CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2004 

(Agosto 6)

Asunto: Suministro de información de operaciones a la Superintendencia de Valores.

En cumplimiento de lo previsto en el numeral 30 del artículo 3º del Decreto 2739 de 1991 y considerando los cambios estructurales y tecnológicos sucedidos en el mercado en los últimos años, se hace necesario establecer unos nuevos lineamientos en materia de suministro de la información de las operaciones que los agentes realicen a través de los sistemas de negociación administrados por las bolsas de valores y de los sistemas centralizados de operaciones.

Para lograr este objetivo, los destinatarios de la presente circular, deberán reportar la información de todas las operaciones que se registren o realicen a través de los sistemas que ellas administran, de acuerdo a las instrucciones que se imparten a continuación.

1. Información a reportar.

Las entidades a quienes esta dirigida la presente circular, como mínimo, deberán reportar la siguiente información, para cada unas de las operaciones que se efectúen o registren a través de los sistemas electrónicos que administran:

a) Datos básicos de las especies negociadas:

— Identificación de la especie negociada;

— Información y clasificación sectorial del emisor;

— Características faciales de la especie negociada;

— Características o condiciones especiales de la especie (período exdividendo); e

— Identificación de la sesión o módulo en el cual se efectúa la operación.

b) Información de la operación y su respectiva complementación:

— Fecha y hora de realización y/o registro de la operación;

— Condiciones de la negociación;

— Información de comisiones;

— Identificación de los intermediarios o afiliados y sus respectivos operadores;

— Identificación de modalidad de participación del intermediario;

— Identificación de los beneficiarios finales de la operación;

— Identificación e información de modificaciones y anulaciones;

— Condiciones y fecha de cumplimiento de la operación; e

— Información de los depósitos en los cuales se efectúa el cumplimiento de la operación.

c) Información de Indicadores y monedas:

— Información de todos los indicadores de mercado calculados por la sociedad administradora; e

— Información de tasa y monedas de referencia empleadas en las negociaciones.

d) Información sobre operaciones con divisas:

— Identificación de la divisa negociada;

— Información de las condiciones de la operación;

— Identificación de los intermediarios o afiliados y sus respectivos operadores;

— Identificación de modalidad de participación del intermediario;

— Identificación de los beneficiarios finales de la operación; y

— Condiciones y fecha de cumplimiento de la operación.

En todo caso, las entidades a quienes esta dirigida la presente circular deberán mantener a disposición permanente de la Superintendencia de Valores, toda la información relacionada con las operaciones que se celebren o registren en sus ruedas o en los sistemas que ellas administran.

2. Oportunidad de reporte.

La información de las operaciones a que se refiere la presente circular deberá ser remitida a la Superintendencia de Valores en tiempo real, respecto de la hora de ejecución de la operación o de la hora de registro en el sistema, según sea el caso. La información relativa a la complementación, es decir la adición de información a las transacciones celebradas o registradas durante el día por parte de los agentes que en ellas participen como compradores o vendedores, deberá remitirse antes de finalizar el día en que éstas se realizaron.

3. Mecanismo de transmisión de la información.

3.1. Condiciones generales del mecanismo.

El mecanismo a través del cual las entidades a quienes está dirigida la presente circular, remitirán la información de las operaciones realizadas o registradas en los sistemas que administran, deberá cumplir las siguientes condiciones:

— Garantizar la seguridad y confidencialidad de la información que este siendo remitida a la superintendencia;

— Contar con un software que almacene en las bases de datos de la Superintendencia de Valores la información a que se refiere la presente circular;

— Contar con medios para reportar cualquier dato adicional o modificación de la información;

— Contar con herramientas que permitan el envío de información histórica; y

— Contar con mecanismos de contingencia, en caso de fallas en la remisión de información, el cual deberá contemplar al menos los siguientes aspectos: i) contar con procesos de retransmisión automática por fallas del sistema; ii) contar con procedimientos eficientes y oportunos para restablecer el funcionamiento del sistema; iii) contar con un sistema automático de envío de información de las operaciones que se hayan generado en el sistema transaccional durante la interrupción del mecanismo y que no hayan sido reportadas a la superintendencia;

3.2. Documento para aprobación de la Superintendencia de Valores.

Las entidades a quienes esta dirigida la presente circular, deberán elaborar un manual para el envío de información a la Superintendencia de Valores, donde se defina la estructura de los registros que será utilizada para la transmisión de la información a que se refiere esta circular, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

— Descripción detallada de las condiciones de transmisión de la información a que hace referencia el numeral 3.1. de la presente circular;

— Definición detallada de cada uno de los registros de la estructura de información que será empleada;

— Descripción detallada de cada uno de los campos que conforman los diferentes registros;

— Definición de los códigos que se utilizarán en los diferentes registros, incluyendo aquellos correspondientes a los títulos, agentes y operadores iniciales;

— Detalle de tiempos de transmisión de los diferentes registros y

— Persona responsable del cumplimiento del manual.

Plan de contingencia.

El manual deberá ser sometido a consideración y aprobación de la Superintendencia de Valores.

4. Procedimiento para reporte de nuevos códigos.

La creación de nuevos códigos por efecto de nuevas especies que se negocien, nuevos tipos de operaciones, así como cualquier otro cambio de codificación de las variables de las cuales se reporte información, deberá informarse de manera escrita a la Superintendencia de Valores con una antelación de al menos 48 horas a su primer envío.

Cuando se trate de especies de inscripción automática el reporte del mencionado código se deberá realizar con una hora de anticipación al primer envío de información de operaciones, a través del sistema de transmisión de información a que se refiere la presente circular.

5. Actualización de afiliados y operadores.

Las entidades a quienes esta dirigida la presente circular deberán informar a la Superintendencia de Valores cualquier novedad respecto de los códigos, números de identificación y nombres de los afiliados así como de los operadores que estén activos en el sistema.

6. Modificación a los mecanismos de transmisión.

Cualquier modificación a los medios de transmisión de información o a los procedimientos establecidos, deberá ser aprobada por la Superintendencia de Valores con antelación a su puesta en operación. La superintendencia fijará la fecha a partir de la cual regirán tales modificaciones.

7. Controles a la calidad de la información.

Las entidades a quienes esta dirigida la presente circular deberán implementar los controles necesarios para que la información se remita oportunamente a la Superintendencia y sea consistente, precisa, confiable e idéntica a la información registrada y producida en los sistemas electrónicos de negociación y registro.

Si la superintendencia lo considera necesario, podrá definir y solicitar la transmisión de registros de control, que deberán ser enviados a más tardar dentro de los quince (15) días corrientes siguientes a su solicitud.

8. Funcionario designado.

Las entidades a quien esta dirigida la presente circular deberán informar a la Superintendencia de Valores el nombre del funcionario encargado de velar por que el reporte de información a la superintendencia tenga las condiciones de oportunidad y calidad establecidas en la presente circular. Adicionalmente, deberá brindar soporte técnico permanente al proceso de transmisión.

9. Pantalla de consulta en la Superintendencia de Valores.

Las entidades a quienes está dirigida la presente circular deberán garantizar el acceso, a nivel de consulta, desde las instalaciones de la Superintendencia de Valores, a todos los módulos de negociación y/o registro de los sistemas electrónicos que administran.

10. Validación de la consistencia de la información.

Las entidades a que quienes está dirigida la presente circular deberán verificar las inconsistencias que le reporte la Superintendencia de Valores y dar respuesta dentro de las 48 horas siguientes. Dentro de este mismo plazo deberá corregirse la información respecto de las inconsistencias comprobadas.

11. Período de transición.

La Superintendencia de Valores le indicará por escrito a las entidades a quienes está dirigida la presente circular, de manera individual, hasta cuando deberán continuar con la transmisión de información, tal como se hace a la fecha, a la Superintendencia de Valores.

Las entidades en funcionamiento deberán remitir el manual de que trata el numeral 3.2. dentro de los 15 días siguientes a la entrada en vigencia de la presente circular. Las observaciones de la superintendencia deberán ser acogidas y resueltas en un plazo no mayor a los 15 días después de ser formuladas.

Cuando se trate de la entrada en operación una de bolsa de valores o de un sistema centralizado de operaciones, el manual de que trata el numeral 3.2. de la presente circular deberá ser remitido con al menos 90 días de antelación a su entrada en operación.

Las entidades a quienes esta dirigida la presente circular deberán remitir la información histórica de las operaciones efectuadas desde el 1 de enero de 2003 de acuerdo con lo previsto en el numeral 3.2 de la presente circular, a más tardar dentro de los 120 días corrientes siguientes a la aprobación del manual.

12. Vigencia y derogatorias.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las circulares externas 4, 8 y 21 de 1994; 4 y 20 de 1995; y 2 y 10 de 1996.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales de las bolsas de valores y de sociedades administradoras de sistemas centralizados de operaciones.

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