CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2006 

(Febrero 28)

Dependencia: 0000.

Asunto: cursos de capacitación y seminarios.

Atendiendo la competencia de inspección y vigilancia otorgada a este ente de control en el numeral 1º del artículo 3º del Decreto-Ley 2150 del 30 de diciembre de 1992, concordante con el numeral 1º del artículo 24 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002 sobre las cajas de compensación familiar y en cumplimiento de la función estatuida en el artículo 7º, numeral 4º del Decreto 2150 de 1992, de “Instruir a las entidades vigiladas sobre la forma como deben cumplir las disposiciones que regulan su actividad, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimientos para su cabal aplicación”, considera necesario fijar algunos parámetros a los entes vigilados sobre la forma como deben atender las solicitudes de capacitación y seminarios que le sean presentadas a nivel de director administrativo, consejo directivo, revisores fiscales y demás funcionarios que prestan sus servicios a las respectivas corporaciones.

En primer lugar, tener presente que siendo los recursos que administran las cajas de compensación familiar del orden parafiscal y que pertenecen a la seguridad social, le asiste responsabilidad a los órganos de dirección, administración y fiscalización de las corporaciones velar por su adecuado manejo y administración, garantizando por todos los medios que estos cumplan la finalidad prevista por el legislador. Esto es, que se inviertan en la comunidad afiliada al sistema del subsidio familiar y dentro de ellos primordialmente en los trabajadores de medianos y escasos recursos con la finalidad de aliviarles las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad.

En segundo lugar, comoquiera que toda caja de compensación familiar, al tenor de lo dispuesto en los artículos 46 y 48 de la Ley 21 de 1982, “... estará dirigida por la asamblea general de afiliados, el consejo directivo y el director administrativo” y “... tendrá un revisor fiscal y su respectivo suplente elegidos por la asamblea general”. Estos órganos deberán actuar de manera coordinada dentro de la estructura interna de la corporación como parte del engranaje que permite canalizar esfuerzos dirigidos a obtener el objeto social de la prestación social que las cajas de compensación familiar administran, fijando para ello las políticas administrativas y financieras cuando a ello haya lugar.

En este orden de ideas, en atención a que es frecuente en las cajas de compensación familiar el autorizar capacitaciones y seminarios, en algunas ocasiones no solo a nivel nacional sino internacional, tanto a los directores administrativos como a los revisores fiscales, miembros del consejo directivo y demás funcionarios que prestan sus servicios en los entes vigilados, es pertinente que al interior de las corporaciones se fijen de manera clara las políticas administrativas y financieras en las que se establezcan en forma puntual los procedimientos y requisitos que se deben cumplir por parte de los solicitantes para el reconocimiento de estos beneficios.

Por lo anterior, es pertinente que se tengan en cuenta para el efecto los parámetros que a continuación se señalan y que consideramos oportuno deben ser considerados al momento de adoptar los referidos reglamentos, así:

1. Debe existir previamente invitación escrita de la entidad oficial o privada que organiza el evento de capacitación.

2. La invitación deberá contener el temario del curso o seminario respectivo.

3. Al momento de analizarse la solicitud se deberá tener en cuenta que el curso, seminario o la capacitación respectiva debe corresponder a temas relacionados con el funcionamiento y el objeto social que corresponde cumplir a las cajas de compensación familiar.

4. Se deberá tener en cuenta igualmente el beneficio que le reportará la capacitación o el curso al área a la cual presta sus servicios el solicitante.

5. Se deberá tener en cuenta el objeto del curso y el perfil del solicitante, pues este deberá ser afín a su formación profesional.

6. Se deberá tener en cuenta la disponibilidad de recursos y la situación financiera de la corporación, además que los gastos de administración con los que se atienden estos gastos en momento alguno podrán exceder el porcentaje autorizado por el legislador.

7. Se deberá presentar al regreso de la capacitación certificación de asistencia expedida por el organizador del evento.

8. El participante deberá presentar informe en el que dé cuenta de la capacitación recibida tanto al director administrativo como al jefe respectivo, con el objeto de que el mismo sea del conocimiento de los demás colaboradores del área y de esta manera se multipliquen los conocimientos adquiridos. Una copia del informe deberá reposar en la hoja de vida del funcionario.

9. En tratándose del revisor fiscal, este aspecto deberá ser analizado con fundamento en la relación contractual que existe entre este y la caja de compensación familiar, pues si se encuentra vinculado mediante un contrato de prestación de servicios por honorarios, no hay lugar a que las corporaciones asuman los costos de las capacitaciones del mismo.

10. En los eventos a que haya lugar, se deberá contar con la autorización previa del consejo directivo.

De otra parte, en tratándose de los miembros del consejo directivo, es del caso reiterarles que si bien le corresponde a las cajas de compensación familiar proporcionarles los medios necesarios a los consejeros, ello lo debe ser única y exclusivamente en aquellos eventos en que atendiendo a las necesidades de la caja y por determinación de la misma deban cumplir con las funciones propias de sus cargos, puesto que no existe ninguna razón jurídica valedera para que las cajas de compensación realicen ese tipo de gastos si estos no se originan de manera directa con el cumplimiento de las funciones propias de la calidad de consejeros directivos, reconocimientos que en ningún momento pueden exceder los gastos de administración y funcionamiento de la respectiva corporación.

En cuanto al reconocimiento de gastos por parte de las cajas de compensación familiar a los consejeros para atender las continuas invitaciones que les efectúan las centrales obreras, las organizaciones sindicales y el sector empresarial que no corresponden al ejercicio de sus funciones como consejeros directivos, este despacho solicita a las corporaciones abstenerse de dar trámite a las solicitudes que le sean presentadas en tal sentido, pues si se trata de invitaciones cursadas por esos organismos a quienes corresponde asumirlos directamente es a estos o a cada participante, pues los recursos pertenecientes al sistema del subsidio familiar, como ya se ha manifestado, tienen destinación específica.

Además de lo anterior, este despacho solicita que la presente circular sea del conocimiento no solo de los organismos de dirección, administración y fiscalización, sino igualmente de todos y cada uno de los colaboradores que prestan sus servicios a la cajas de compensación familiar, toda vez que en ella se plasman los aspectos generales que deberán observar al momento de presentar peticiones a la administración sobre cursos y seminarios de capacitación.

Espero el cumplimiento estricto por parte de las cajas de compensación familiar con lo dispuesto en la presente circular, pues con ello se busca garantizar no solo el adecuado manejo de los recursos que pertenecen a la seguridad social, sino la organización administrativa en relación con este aspecto.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a los consejos directivos, directores administrativos y revisores fiscales de las cajas de compensación familiar, funcionarios.

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