Superintendencia de Industria y Comercio

CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2013 

(Octubre 9)

Asunto: Adicionar el numeral 2.11 en el capítulo II del título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Objeto.

Instruir a las cámaras de comercio, respecto de los requerimientos mínimos que deben adoptar, a fin de prevenir fraudes en los registros públicos que administran en procura de garantizar su seguridad y confiabilidad.

2. Fundamento legal.

El artículo 42 de la Ley 1429 de 2010, por la cual se expide la ley de formalización y generación de empleo, señaló:

“ART. 42.—(...) se presumen auténticas, mientras no se compruebe lo contrario mediante declaración de autoridad competente, las actas de los órganos sociales y de administración de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro, así como sus extractos y copias autorizadas por el secretario o por el representante de la respectiva persona jurídica, que deben registrarse ante las cámaras de comercio. En consecuencia, no se requerirá realizar presentación personal de estos documentos ante el secretario de la cámara de comercio correspondiente, juez o notario” (resaltado fuera de texto).

A su turno, los artículos 4º y 5º del Decreto 489 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1429 de 2010, determinan que, le corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), impartir las instrucciones respecto de los requerimientos mínimos que deben adoptar las cámaras de comercio, a fin de prevenir fraudes en los registros públicos que administran, en procura de garantizar seguridad y confiabilidad de la información que reposa en los mismos, tanto para los usuarios del servicio de registro, como para los terceros a los que le son oponibles dichos actos; que dichas instrucciones serán de obligatorio cumplimiento para las cámaras de comercio y que su inobservancia dará lugar a las sanciones previstas en el ordenamiento jurídico de conformidad con lo dispuesto en el numeral 6º del artículo 11 del Decreto 2153 de 1992 y, demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

Finalmente, en el artículo 6º del Decreto 489 de 2013, se establece que las cámaras de comercio se abstendrán de inscribir los actos, libros y documentos sujetos a registro cuando la ley las autorice para ello y, además en los casos en que la Superintendencia de Industria y Comercio así lo disponga, a fin de prevenir el fraude en los registros públicos que estén a su cargo.

3. Instructivo.

Adicionar el numeral 2.11 en el capítulo II del título VIII de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, el cual quedará así:

2.11. Sistema preventivo de fraudes (Sipref).

2.11.1. Aspectos generales.

Se crea el sistema preventivo de fraudes Sipref, a cargo de las cámaras de comercio, en el cual se reportará la información de las personas autorizadas por el inscrito, para modificar los datos que reposan en estas entidades, y de esta forma prevenir los fraudes que se puedan presentar en los registros públicos que administran y, evitar que terceros ajenos al titular del registro, modifiquen la información que reposa en ellos, con la intención de defraudar a la comunidad.

Para el efecto, las entidades registrales no podrán inscribir un acto o documento sujeto a registro, sin antes verificar que el mismo provenga del titular de la información.

Los mecanismos que integren dicho sistema deben permitir:

— Verificar la procedencia del documento (persona natural o jurídica u órgano), de manera preliminar a la anotación registral.

— Dar a conocer al inscrito de la presentación de la petición de registro, y

— Dejar evidencias concretas frente a los posibles autores de las presuntas actuaciones delictivas.

Los mecanismos y controles que integran el Sipref se implementarán sin perjuicio del control de legalidad que deben ejercer las cámaras de comercio respecto de los actos y documentos sujetos a registro y, no suple los procedimientos previstos en el ordenamiento jurídico para las actuaciones administrativas y la vía gubernativa respecto de los cuales debe darse estricto cumplimiento.

En consecuencia, las cámaras de comercio deberán seguir cumpliendo con lo establecido en el artículo 19 de la Ley 962 de 2005, respecto de todas las peticiones de registro, mediante la publicación de las mismas, en medio electrónico público.

Las controversias suscitadas con ocasión de las peticiones de registro, deberán presentarse en las instancias y, bajo los procedimientos legales pertinentes.

La información que se incluya en el Sipref será confidencial y a ella solamente tendrán acceso los funcionarios delegados por las cámaras para uso exclusivo de lo previsto en la presente circular.

La vinculación de los usuarios al Sipref, será voluntaria y, no generará costo alguno.

Se exceptúan del Sipref las solicitudes y órdenes provenientes de las autoridades judiciales o administrativas como por ejemplo: embargos, inscripciones de la demanda, medidas cautelares, etc.

2.11.2. Implementación.

2.11.2.1. Solicitud de vinculación al Sipref.

Los comerciantes e inscritos que estén interesados en acceder a dicho servicio, deberán manifestarlo de manera expresa ante la cámara de comercio de su domicilio, informando los datos de la (s) persona (s) que autoriza(n) para adelantar los trámites ante la entidad registral.

Una vez recibida la solicitud para acceder al Sipref, las cámaras de comercio deberán poder identificar en su sistema de información quiénes son usuarios de dicho servicio.

Será responsabilidad de los vinculados al Sipref mantener permanentemente actualizada la información de las personas que se hayan autorizado.

La solicitud de vinculación al Sipref, deberá ser presentada personalmente por el inscrito o el representante legal —en caso de las personas jurídicas—, o a través de los mecanismos electrónicos establecidos al efecto ante la respectiva cámara de comercio, para lo cual, se dejará evidencia fotográfica y/o biométrica del solicitante, así como de quienes este autorice.

Tanto para modificar la información reportada en el Sipref, como para la desvinculación al sistema, se deberá surtir el mismo procedimiento previsto para la vinculación.

2.11.2.2. Operación del Sipref.

En la operación del Sipref se pueden presentar las siguientes modalidades:

2.11.2.2.1. Que las solicitudes que modifiquen la información de los registros públicos(1) únicamente puedan ser radicadas(2) en las cámaras de comercio por el titular del registro o por la(s) persona(s) que él autorice. 

El inscrito o usuario puede solicitar que las cámaras de comercio únicamente reciban las solicitudes cuando él las radique personalmente o, también puede autorizar de manera exclusiva a una persona para que las radique ante estas.

Recibida una solicitud de inscripción que modifique la información de los registros, la cámara de comercio exigirá la presentación personal o a través de los mecanismos electrónicos establecidos al efecto, de la persona autorizada para radicar la solicitud de conformidad con la información que exista en el Sipref, quien dejará evidencia fotográfica y/o biométrica de dicha actividad.

Surtido el trámite previsto en el numeral anterior, la cámara de comercio radicará la solicitud de inscripción o petición de modificación de información y realizará el trámite correspondiente.

Las cámaras de comercio deberán abstenerse de realizar la radicación de la solicitud de inscripción o modificación de información cuando esta no haya sido radicada por quien de acuerdo a la información del Sipref esté autorizado para ello.

2.11.2.2.2. Que las solicitudes que modifiquen la información de los registros públicos puedan ser radicadas por cualquier persona, pero al momento en que la cámara vaya a afectar el registro, debe tener autorización previa de su titular.

El usuario o inscrito puede solicitar además a la cámara de comercio, que para proceder a la inscripción de un acta o documento o para modificar la información de los registros públicos, se le solicite previamente su autorización.

Lo anterior significa que radicada una solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, la cámara de comercio realizará el control formal previsto para cada caso y, de ser procedente la inscripción, solicitará confirmación de la solicitud al usuario o inscrito.

La solicitud de autorización se enviará por cualquiera de los medios que estime el usuario (mensaje de datos, mensaje de texto, llamada telefónica, correo electrónico, fax) y que le haya sido informado a la Cámara al momento de la vinculación al Sipref. Se entenderá que la cámara de comercio cumplió con esta obligación, cuando los datos de envío corresponden con los datos suministrados en la solicitud, por lo cual la entidad registral no asumirá ninguna responsabilidad si el mensaje es devuelto o si la información se modificó y no se reportó a la cámara de comercio.

Las cámaras de comercio deberán dejar constancia, tanto del envío del mensaje, como de las respuestas que reciban del mismo.

Si el documento es reconocido por cualquiera de los destinatarios del mensaje, se procederá a efectuar su registro en los términos establecidos en la ley, informando de la inscripción a las mismas personas y por el mismo medio.

Si dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al envío del mensaje, no se recibe ninguna respuesta, ni la cámara de comercio logra la autorización de alguno de los destinatarios del mensaje, se abstendrá de efectuar el registro del documento para lo cual proferirá el respectivo acto administrativo atendiendo el procedimiento establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Si en el término previsto en el inciso anterior, los destinatarios manifiestan expresamente desconocer el documento presentado para el registro, la cámara de comercio procederá a proferir el respectivo acto administrativo, en el que se abstendrá de inscribir el documento y compulsará copias al interesado, para que inicie el trámite correspondiente ante las autoridades competentes.

Se entiende por “desconocimiento” cuando el titular manifieste expresamente que el documento no ha sido elaborado por el matriculado o inscrito, o por alguno de los socios o miembros del cuerpo colegiado. Las demás inconsistencias que pueda presentar el documento, diferentes al “desconocimiento” deberán alegarse en las instancias legales pertinentes (recursos, demandas de impugnación, entre otros).

En caso de remoción del representante legal se deberá tener la autorización personal de al menos uno de los socios, accionistas o asociados que adoptaron la decisión.

2.11.2.2.3. Que las solicitudes sean efectuadas por medio virtual.

El usuario o inscrito podrá solicitar a la cámara de comercio que acepte únicamente la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, por medios virtuales, provenientes de mensajes de datos, cuando cuente para ello con firma digital o electrónica, en los términos previstos en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y demás normas vigentes.

En este caso, las cámaras de comercio se abstendrán de efectuar el registro del documento que no haya sido radicado por el medio virtual, cuando el usuario o inscrito lo haya dispuesto, para lo cual proferirá el respectivo acto administrativo atendiendo el procedimiento establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

2.11.3. Publicidad del Sipref.

Para la implementación del Sipref, las cámaras de comercio deberán enviar a todos los inscritos, una comunicación a la última dirección electrónica o física reportada, en la que se informe sobre la finalidad del Sipref y, el procedimiento para acceder a dicho servicio, con el objeto de que quien esté interesado, así lo manifieste por escrito.

Al momento de matricularse un comerciante o inscribirse una entidad sin ánimo de lucro, la cámara de comercio, deberá suministrarle la información respectiva del Sipref y el procedimiento para acceder a dicho servicio, con el objeto de que quien esté interesado manifieste por escrito su intención de vincularse al mismo.

Las cámaras de comercio de forma permanente deberán fijar en sus seccionales y oficinas, avisos visibles que suministren información respecto de los beneficios de acceder al Sipref, la forma de vincularse a dicho sistema y la gratuidad del mismo. De igual manera, deberán hacer publicidad a través de internet, boletines y certificados, entre otros.

Finalmente, las cámaras de comercio deberán adelantar trimestralmente, campañas publicitarias preventivas, que permitan a los usuarios estar informados sobre la importancia de mantener actualizada la información de los registros en las cámaras de comercio y la necesidad de revisar periódicamente sus registros.

2.11.4. Procedimiento general aplicable en todos los casos en que se pretenda modificar la información de los registros públicos, sin necesidad de que su titular se encuentre vinculado al Sipref.

Cuando se radique la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos, el funcionario que recepciona los documentos en las cajas, oficinas de radicación o recepción de documentos, debe dejar evidencia de los datos del solicitante, como son nombre completo, identificación y registro fotográfico y/o biométrico.

Recibidos los datos de quien radica los documentos, el funcionario de la cámara de comercio deberá validar el número de cédula de ciudadanía, con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de verificar que el documento de identificación, no corresponda a una persona fallecida, en cuyo caso la cámara de comercio deberá abstenerse de recibir la solicitud de inscripción o la petición de modificar información de los registros públicos.

En todos los casos, radicada la solicitud de modificación de información, la cámara de comercio deberá enviar una “alerta”, al último correo electrónico que haya reportado el matriculado o inscrito o mediante mensaje de datos o texto, a través de los cuales se informará de la presentación de la solicitud a fin de salvaguardar los intereses del titular.

Cuando la cámara de comercio se abstenga de realizar una inscripción o de modificar la información de los registros públicos, debe enviar una comunicación a la última dirección electrónica reportada en el registro correspondiente a la persona natural, sociedad o entidad sin ánimo de lucro. El mismo procedimiento se seguirá cuando la cámara de comercio proceda al registro solicitado.

Adicionalmente a las anteriores medidas, las cámaras de comercio podrán adoptar otros mecanismos que estimen pertinentes para todos los inscritos, siempre y cuando se ajusten a la normatividad vigente previa autorización por parte de la SIC.

2.11.5. Procedimiento para solicitudes que modifiquen los registros de matrículas inactivas.

En el caso de que los matriculados o los inscritos en el registro de entidades sin ánimo de lucro, no hayan realizado actualización de sus datos, bien por la inscripción de actos o documentos o bien por la no renovación de la matrícula mercantil, en un término de tres años, las cámaras de comercio deberán abstenerse realizar la renovación, la inscripción de actos o documentos o la modificación de información de la matrícula o inscripción, hasta tanto el representante legal, solicite de forma presencial o a través del mecanismo electrónico establecido para el efecto en las cámaras de comercio, la inscripción o la modificación. Esta solicitud también podrá efectuarla directamente el ente, que ejerza la vigilancia y control.

2.11.6. Seguridad en los certificados expedidos por medios virtuales o físicos.

Para efectos de evitar la defraudación a terceros, mediante la adulteración de los certificados de los registros públicos, las cámaras de comercio deberán adoptar mecanismos de seguridad.

Estos mecanismos de seguridad permitirán que los terceros (notarías, compañías de telefonía móvil, bancos, entre otros) puedan verificar que el certificado reúna unas condiciones mínimas o que la información pueda ser corroborada.

2.11.7. Para efectos de implementar el Sipref, las cámaras de comercio deberán adecuar sus sistemas de información, mecanismos electrónicos y, demás herramientas a fin de poder prestar dicho servicio. Así mismo, deberán efectuar la publicidad correspondiente a todos sus usuarios, con el objeto de que los mismos puedan decidir si acceden o no a dicho servicio. Para lo anterior las cámaras de comercio tendrán un término de seis (6) meses contados desde la entrada en vigencia de la presente circular.

3. Vigencia. La presente circular entrará a regir a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a cámaras de comercio.

(1) Se debe entender como modificación de información de los registros, la actualización de la inscripción, la renovación de la matrícula mercantil, la renovación en el registro único empresarial y social (RUES), cambios de nombre, cambios de actividad, cambios en la dirección comercial o de notificación judicial, teléfono, correo electrónico, entre otros registros y actuaciones.

(2) Radicar una solicitud o petición de registro, consiste en la operación que se efectúa en cualquiera de los canales presenciales o virtuales dispuestos por las cámaras de comercio, con el objeto de modificar alguno de los datos del registro.