Superintendencia Financiera

CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2016 

(Febrero 26)

Ref.: Modificación de los plazos para la transmisión de los Estados Financieros de Cierre o Fin de Ejercicio bajo NIIF.

La Ley 1314 de 2009 reguló los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, la cual fue reglamentada mediante el Decreto 2420 de 2015 o Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información y la Resolución 743 de 2013 de la Contaduría General de la Nación - CGN y sus modificatorias. Esta reglamentación estableció el nuevo marco técnico normativo de información financiera para los preparadores de información financiera.

La aplicación de las NIIF para las entidades del Grupo 1 inició a partir del 1º de enero de 2015 de acuerdo con el cronograma establecido en el artículo 1.1.1.3 del Decreto 2420 de 2015 y el artículo 3º de la Resolución 743 de 2013 de la CGN, lo cual continúa generando impactos en los procesos operativos y tecnológicos de las entidades y negocios sujetos a inspección, vigilancia y control de esta Superintendencia.

Así las cosas, en atención a la complejidad y mayores requerimientos para la preparación, presentación y revelación de estados financieros separados y consolidados producto de la aplicación de los nuevos principios, esta entidad considera necesario ampliar los plazos para la transmisión de los estados financieros de cierre o de fin de ejercicio.

Por consiguiente, en ejercicio de la facultad señalada en el numeral 9º del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009 este Despacho considera necesario impartir las siguientes instrucciones:

1. Modificar el numeral 3º de la instrucción Quinta de la Circular Externa 38 de 2015 expedida por la SFC, el cual quedará así:

“3. La transmisión de los Estados Financieros de Cierre o de Fin de Ejercicio de las entidades y negocios sujetos a inspección, vigilancia y control por parte de esta superintendencia deberá realizarse a más tardar dentro de los noventa (90) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio. Sin perjuicio de lo anterior, la SFC en atención al interés de supervisión podrá requerir de manera individual que la transmisión de dichos Estados Financieros se efectúe a más tardar dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio.

2. Modificar los numerales 2, 2.1, 2.2, 5.4, 9.4 y 9.5 del Anexo 1 Capítulo I Título V Parte 3 de la Circular Básica Jurídica.

Se anexan las páginas objeto de modificación.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. de D.: La presente circular externa está dirigida a los representantes legales y revisores fiscales de las entidades y negocios sujetos a inspección, vigilancia y control por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Parte III

Título V

Capítulo I

Anexo I: Manual actualización de información básica de emisores

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1. Informaciones de fin de ejercicio de emisores: Los emisores de valores, deberán presentar y/o publicar ante la Superintendencia Financiera de Colombia como informaciones de fin de ejercicio en los casos a que haya lugar:

1.1. Información Previa a la Asamblea:

Los emisores de valores, deberán publicar como relevante el proyecto de distribución de utilidades o informe de pérdidas del ejercicio y la convocatoria a la asamblea general de accionistas o del órgano que cumpla similares funciones al menos con quince (15) días hábiles de antelación a la fecha fijada para la reunión de la asamblea, y en todo caso, cumpliendo los términos previstos para el suministro de información relevante.

1.2. Información posterior a la asamblea:

Los emisores de valores deberán radicar, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la asamblea general de accionistas o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones en que se aprueben los estados financieros de fin de ejercicio, los siguientes documentos:

i) Copia completa del acta de la Asamblea General o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones con todos sus anexos incorporados, los cuales deben ser como mínimo los siguientes:

- Informe presentado por el representante legal.

- Informe en cumplimiento del numeral 3º del artículo 446 del Código de Comercio.

- Estados financieros individuales y consolidados acompañados de sus respectivas notas, debidamente certificados y dictaminados de conformidad con lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

- Certificación del representante legal en cumplimiento del artículo 46 de la Ley 964 de 2005.

- Informe suscrito por el representante legal del emisor sobre los resultados de la evaluación a los sistemas de control interno sobre los procedimientos de control y revelación de la información financiera en cumplimiento del artículo 47 de la Ley 964 de 2005.

ii) Certificado de existencia y representación, que no debe tener una fecha de expedición anterior a tres (3) meses.

Las titularizadoras deberán remitir junto con sus estados financieros los de las universalidades que administren, en los términos del numeral 3.2 de la presente.

Los emisores de valores deberán publicar en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), a través de la siguiente ruta en la página Web www.superfinanciera.gov.co / icono trámites / servicios y pagos / trámites en línea y remisión de información/opción3/Ingresar/ tema: informe fin de ejercicio, la siguiente información en formato PDF:

- Estados financieros de fin de ejercicio individuales y consolidados debidamente aprobados por la asamblea general de accionistas.

- Notas a los estados financieros.

- Dictamen del revisor fiscal.

- Certificación del representante legal y contador público, en los términos del artículo 37 de la Ley 222 de 1995.

- Certificación del representante legal, en cumplimiento del artículo 46 de la Ley 964 de 2005.

La anterior información deberá publicarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de la asamblea general de accionistas o de la reunión del órgano que cumpla similares funciones, en que se aprueben los estados financieros de fin de ejercicio.

2. Transmisión de la información: Las entidades emisoras de títulos inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), deberán transmitir a la Superintendencia Financiera de Colombia los estados financieros y los anexos de información financiera, dentro de los términos que a continuación se indican y de conformidad con la guía del Anexo 1 de Parte III Título V Capítulo I de la CBJ:

2.1. La información financiera con corte a 31 de diciembre, incluyendo las notas a los estados financieros debe transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) a más tardar, dentro de los noventa (90) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio. Sin perjuicio de lo anterior, la SFC en atención al interés de supervisión podrá requerir de manera individual que la transmisión de dichos Estados Financieros se efectúe a más tardar dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio.

2.2. La información financiera de fin de ejercicio, cuyo período contable corresponde a una fecha de cierre diferente a 31 de diciembre, debe transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), en los mismos plazos y condiciones del numeral anterior.

2.3 La información financiera trimestral con corte a marzo, junio y septiembre, deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), dentro de los dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la fecha de corte del respectivo período.

2.4. La información financiera de las entidades que reportan a la Contaduría General de la Nación definidas en el parágrafo 1º del artículo 2º de la Resolución 743 de 2013 expedida por dicha institución, será suministrada a la Superintendencia Financiera directamente por dicho organismo del Estado. No obstante lo anterior, las referidas entidades y negocios deberán radicar en la SFC, en forma trimestral, los formatos de información complementaria que hasta la fecha han venido presentando.

Parte III

Título V

Capítulo I

Anexo I: Manual actualización de información básica de emisores

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2.5. Derogado por la Circular Externa 38 de 2015 de la Superintendencia Financiera.

3. Información de fin de ejercicio de procesos de titularización, fideicomisos y patrimonios autónomos emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE): Los agentes de manejo de procesos de titularización, voceros, administradores de fideicomisos y sociedades fiduciarias administradoras de patrimonios autónomos emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), deberán radicar en la titularización, voceros, administradores de fideicomisos y sociedades fiduciarias administradoras de patrimonios autónomos emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), deberán radicar en la Superintendencia Financiera de Colombia, a más tardar el 30 de marzo de cada año, la siguiente información de fin de ejercicio:

3.1. Formulario para Inscripción y Actualización en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE).

3.2. Estados Financieros del patrimonio autónomo al cierre del 31 de diciembre: balance general, estado de resultados y estado de flujos de efectivo, debidamente certificados y acompañados de sus respectivas notas, de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 y el artículo 46 de la Ley 964 de 2005.

3.3. Informe sobre el estado de los bienes que conforman el patrimonio autónomo.

3.4. La actualización del avalúo técnico de los bienes que conforman el patrimonio autónomo.

3.5. En los casos de titularización inmobiliaria, si los bienes titularizados se encuentran arrendados, un informe sobre el estado de los contratos de arrendamiento y de las prórrogas de los mismos que se hubieren solicitado y otorgado.

La información mencionada en el numeral 3.2 deberá publicarse, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la fecha de su aprobación por parte del órgano competente, a través de la siguiente ruta en la página Web www.superfinanciera.gov.co/ icono trámites/ servicios y pagos/ trámites en línea y remisión de información/opción 3/ingresar/ tema: informe fin de ejercicio, en formato PDF.

4. Informes de fin de ejercicio de gobiernos y entidades públicas territoriales. Las entidades públicas colombianas y extranjeras y los gobiernos extranjeros, además del deber de cumplir con el envío de la información relevante de que trata el artículo 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010, deberán presentar anualmente en esta Superintendencia, una copia del informe de gestión, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su presentación ante el organismo estatal competente del respectivo país.

El informe de gestión señalado en el inciso anterior deberá transmitirse, en el mismo plazo, al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), a través de la siguiente ruta en la página web www.superfinanciera.gov.co/ icono Trámites/ Servicios y Pagos/ Trámites en línea y remisión de información/opción 3/Ingresar/ Tema: Informe Fin de Ejercicio, en formato PDF.

5. Informe trimestral, de fin de ejercicio y relevante de Organismos Multilaterales de Crédito. Los organismos multilaterales de crédito deberán presentar a esta Superintendencia la siguiente información de fin de ejercicio y de periodos intermedios:

5.1. Informe anual y estados financieros anuales auditados, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que ellos sean aprobados por el directorio u órgano competente para tal efecto, de acuerdo con sus reglamentos internos.

5.2. El acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o del órgano equivalente en que se autorizaron los estados financieros del ejercicio, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su celebración, así como un certificado de existencia y representación o documento con el que se acredite la representación legal, que no deberá tener una fecha de expedición superior a tres (3) meses, salvo causa justificada.

5.3. Estados financieros trimestrales no auditados dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la terminación del respectivo trimestre calendario, cuando el organismo tenga la obligación de prepararlos de acuerdo con su propio régimen.

5.4. La información de que trata el numeral 5.1. deberá transmitirse, en el mismo plazo allí contemplado, al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), a través de la siguiente ruta en la página Web www.superfinanciera.gov.co/ icono Trámites/ Servicios y Pagos/ Trámites en línea y remisión de información/opción 3/Ingresar/ Tema: Informe Fin de Ejercicio.

5.5. La información relevante relacionada con aquellos cambios en la situación financiera o en las operaciones del correspondiente organismo emisor que sea susceptible de afectar de manera significativa su capacidad para pagar el capital y los intereses de los valores que haya colocado en Colombia, deberá presentarse dentro de los quince (15) días siguientes a aquél en que el organismo emisor tenga conocimiento de la ocurrencia del respectivo evento.

6. Emisores de bonos de riesgo. Las entidades emisoras de bonos de riesgo inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), además de cumplir con la información trimestral, deberán enviar un informe sobre la evolución del acuerdo de reestructuración, suscrito por el representante legal, el revisor fiscal y el promotor del acuerdo.

7. Las entidades emisoras, en el caso de que sus emisiones estén avaladas o garantizadas por entidades que no sean emisores de valores o que dejen de serlo, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio del garante dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su aprobación por parte del órgano competente, si el garante es una entidad con domicilio en Colombia.

En caso de que la garantía sea otorgada por una entidad extranjera, la información a que se refiere el inciso anterior deberá remitirse dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes al cierre del respectivo ejercicio.

Parte III

Título V

Capítulo I

Anexo I: Manual actualización de información básica de emisores

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8. Para efectos de los reportes de información relevante de que trata el artículo 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010, los emisores de valores deberán utilizar los formatos y los medios dispuestos para tal efecto, y en todo caso cuando en tales formatos o medios se haga mención a “información eventual” deberá entenderse “información relevante.

9. Reporte de información de emisores extranjeros. Los emisores extranjeros deberán cumplir con lo dispuesto en este numeral y en los numerales 1.1 y 8 de la presente y la 2 de la Parte III Título V Capítulo I de la CBJ.

La información financiera de fin de ejercicio y trimestral de las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) deberá radicarse en la Superintendencia Financiera de Colombia con el objeto de ser incorporada al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), de conformidad con las siguientes instrucciones:

9.1. Las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) cuyos valores se negocien en el mercado principal deberán presentar su información financiera de fin de ejercicio y de periodos intermedios según las normas contables de origen, siempre que se ajusten a estándares internacionales de contabilidad. Esta deberá presentarse en el idioma de origen y con traducción al español, y deberá revelarse en la moneda funcional y en dólares de los Estados Unidos de América.

9.2. Las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) cuyos valores se negocien en el segundo mercado de que trata el artículo 5.2.3.1.1 del Decreto 2555 de 2010 deberán presentar su información financiera de fin de ejercicio y de periodos intermedios según las normas contables de origen, siempre que se ajusten a estándares internacionales de contabilidad. Ésta deberá ser presentada en el idioma de origen y en inglés, y deberá revelarse en la moneda funcional y en dólares de los Estados Unidos de América.

9.3. En adición a la información financiera de fin de ejercicio las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) deberán remitir a esta Superintendencia una copia del informe de gestión de fin de ejercicio, el acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o del órgano equivalente en que se autorizaron los estados financieros del ejercicio, el proyecto de distribución de utilidades, cuando a ello haya lugar.

Para dar cumplimiento a este numeral, las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) cuyos valores se negocien en el mercado principal deberán presentar la información en el idioma de origen y con traducción al español, y para las entidades extranjeras inscritas en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) cuyos valores se negocien en el segundo mercado deberán presentar la información en el idioma de origen y en inglés.

9.4. La información de que tratan los numerales 9.1 a 9.3 deberá remitirse en los siguientes plazos:

Los estados financieros de fin de ejercicio, la copia del acta de la reunión de la asamblea general de accionistas o del órgano equivalente en que se autorizaron los estados financieros del ejercicio, la copia del informe de gestión de fin de ejercicio, y el proyecto de distribución de utilidades, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que éstos sean aprobados por el órgano competente para el efecto.

En este mismo plazo se deben publicar el informe de gestión y los estados financieros de fin de ejercicio con sus notas, certificaciones y dictamen en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), a través de la siguiente ruta en la página web www.superfinanciera.gov.co/ icono trámites/ servicios y pagos/ trámites en línea y remisión de información/opción 3/ingresar/ tema: informe fin de ejercicio.

Cuando la información financiera deba ser divulgada en el país de origen en plazos inferiores a los establecidos en el presente numeral, ésta deberá divulgarse como información relevante de forma inmediata, y en todo caso deberá radicarse en la Superintendencia Financiera de Colombia dentro de los cinco (5) días siguientes a la divulgación en ese país.

9.5. La información financiera con corte a 31 de diciembre, incluyendo las notas a los estados financieros debe transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) a más tardar, dentro de los noventa (90) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio. Sin perjuicio de lo anterior, la SFC en atención al interés de supervisión podrá requerir de manera individual que la transmisión de dichos Estados Financieros se efectúe a más tardar dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha de cierre del respectivo ejercicio.

La información financiera de fin de ejercicio, cuyo período contable corresponde a una fecha de cierre diferente a 31 de diciembre, deberá remitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), en los mismos plazos y condiciones del párrafo anterior.

La información financiera trimestral con corte a marzo, junio y septiembre, deberá transmitirse al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE), dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la fecha de corte del respectivo período.

Adicional a la información financiera, con cortes a marzo, junio, septiembre y diciembre los emisores extranjeros deberán remitir el Formato 34 a que hace referencia la guía del anexo 1 de Parte III Título V Capítulo I de la CBJ.

9.6 Para efectos de lo dispuesto en el presente numeral se consideran estándares internacionales de contabilidad los siguientes: los Estándares Internacionales de Información Financiera o “IFRS”.

9.7 Los emisores extranjeros deberán reportar al Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE) toda la información, tanto relevante como periódica, que tenga que divulgar al mercado de valores en su lugar de origen como emisor.

10. Se exceptúan de la obligación del suministro de información de períodos intermedios a los emisores de bonos pensionales.

Parte III

Título V

Capítulo I

Anexo I: Manual actualización de información básica de emisores

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11. La información que publiquen las sociedades emisoras en su página Web deberá cumplir con las mismas condiciones de calidad, suficiencia y oportunidad requeridas para su publicación en la página web de la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con la presente.

“13. Los emisores de valores que se encuentren sometidos a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia continuarán remitiendo a esta entidad la información financiera junto con los respectivos anexos financieros, por los mismos medios y con la periodicidad con que se ha venido haciendo hasta la fecha. Así mismo, deberán cumplir con la obligación de actualización de información básica de emisores de conformidad con el numeral 2 de la Parte III Título V Capítulo I de la CBJ.

En este sentido, estos emisores no tendrán que reportar la información financiera al SIMEV (RNVE), con corte trimestral en razón a que la misma se tomará directamente de la información contable que remiten mensualmente a esta entidad.

Sin perjuicio de lo anterior y de la obligación de remisión de información señalada en el numeral 9 del literal b) del artículo 5.2.4.1.5 del Decreto 2555 de 2010 y aquellas establecidas en la Parte III Título V Capítulo II de la CBJ, los emisores de valores vigilados por esta Superintendencia e inscritos en el Registro Nacional de Agentes del Mercado de Valores (RNAMV) que correspondan a las entidades descritas en el inciso primero del numeral 1º del parágrafo tercero del artículo 75 de la ley 964 de 2005, deberán publicar sus veinte (20) principales accionistas a través del formato 190, en los términos y condiciones establecidos en el numeral 2º de la presente”.

CE 37 de 2013

Crea el formato 190 a través del cual las entidades emisoras de valores que se encuentren sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia y que correspondan a las entidades descritas en el inciso primero del numeral 1º del parágrafo tercero del artículo 75 de la Ley 964 de 2005 deberán publicar la información de sus veinte (20) principales accionistas registrados en el libro de accionistas como titulares.