Superintendencia del Subsidio Familiar

CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2014

(Mayo 16)

Asunto: Proceso de convergencia a normas de información financiera en las cajas de compensación familiar clasificadas en los grupos 1 y 2.

De conformidad con las facultades de inspección, vigilancia y control establecidas en las normas vigentes, en especial las previstas en el artículo 10, numeral 2º, de la Ley 1314 de 2009 y los numerales 4º, 7º, 11 y 12 del Decreto 2595 de 2012, la Superintendencia del Subsidio Familiar imparte a las entidades bajo su vigilancia, clasificadas en los grupos 1 y 2 las siguientes instrucciones en relación con el proceso de convergencia hacia los estándares de información financiera definidos por el Gobierno Nacional mediante los decretos 2784 de 2012 y 3022 de 2013, reglamentarios de la Ley 1314 de 2009.

1. Clasificación y normatividad contable aplicable.

Después de las consultas aclaratorias presentadas al Consejo Técnico de Contaduría Pública en relación con la clasificación de las cajas de compensación familiar, se establece que estas entidades, de acuerdo con sus características no cumplen con los requisitos del artículo 1º del Decreto 2784 de 2012 (modificado por el D. 3024/2013) para clasificarse dentro del grupo 1, por consiguiente su clasificación corresponde al grupo 2. No obstante, el Decreto 3022 de 2013 consagra la posibilidad de que aquellas entidades que perteneciendo al grupo 2 voluntariamente pueden decidir aplicar la normatividad correspondiente al grupo 1, cumpliendo el cronograma establecido para el grupo 2, lo cual debía informarse a la superintendencia.

Es así que tres (3) cajas de compensación familiar decidieron aplicar voluntariamente la normatividad contable aplicable al grupo 1. Las demás se clasifican en el grupo 2, como se indica en el cuadro:

Cajas de compensaciónGrupo 1Grupo 2
Caja de Compensación Familiar - CompensarX 
Caja de Compensación Familiar - ComfamaX 
Caja de Compensación Familiar del HuilaX 
Las otras cajas de compensación X
Normatividad aplicableDecreto 2784 de 2012Decreto 3022 de 2013
Estándar contable internacionalNIIF PlenasNIIF Para Pymes

2. Cronograma de aplicación.

El cronograma de aplicación para las cajas de compensación familiar corresponde al establecido en el artículo 3º del Decreto 3022 de 2013 para el grupo 2, incluidas las que voluntariamente aplicarán la normatividad del grupo 1, y es el siguiente:

 ActividadPeriodo
1Periodo de preparación obligatoriaDesde el 1º de enero de 2014 hasta el 31 de diciembre de 2014
2Fecha de transición1º de enero de 2015
3Estado de situación financiera de apertura1º de enero de 2015 (fecha de transición)
4Periodo de transiciónDesde el 1º de enero de 2015 hasta el 31 de diciembre de 2015
5Últimos estados financieros conforme al Plan Único de Cuentas para el Sistema de Subsidio Familiar (Res. 537 /2009)31 de diciembre de 2015
6Fecha de aplicación1º de enero de 2016
7Primer periodo de aplicaciónDesde el 1º de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2016
8Fecha de corte del primer reporte con aplicación31 de diciembre de 2016

3. Continuación del plan de preparación e implementación.

Aquellas cajas de compensación familiar que vienen avanzando en la preparación e implementación del proceso de convergencia contable al nuevo marco normativo deben continuar con las actividades que correspondan para atender el cronograma establecido, desarrollando cada una de las etapas de manera adecuada y oportuna, y las que inician deberán establecer aprobar un plan de implementación.

El plan de implementación inicia con la planificación del proyecto corporativo para la transición e implementación aprobado por el consejo directivo, acorde con la estructura financiera y administrativa, el cual debe seguir y contener, entre otros lo siguiente:

• La designación de un responsable del proceso.

• Conformación del equipo de trabajo.

• Definición de un cronograma detallado en consideración a las fechas definidas en la norma respectiva.

• Análisis de los saldos del balance general de la corporación con el fin de ir depurando las cuentas a que haya lugar.

• Diseño de un plan de capacitación para todas las áreas de la corporación para la sensibilización del proceso.

• Diseño de un plan de capacitación específico en la normatividad aplicable a cada corporación para las áreas financieras y contables y demás áreas involucradas.

• Definir las políticas contables que correspondan en armonía con lo definido por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

• Adelantar el monitoreo y control para el cumplimiento de las actividades.

• Informar a la Superintendencia del Subsidio Familiar en la oportunidad requerida.

4. Presentación de avances del proceso.

Todas las cajas de compensación familiar deben informar, mediante oficio el estado de avance del proceso de implementación y el cumplimiento del respectivo cronograma. En el oficio se debe señalar:

• Responsable del proceso.

• Conformación del equipo.

• Plan de capacitación desarrollado y por desarrollar.

• Descripción general de los principales impactos.

• Principales dificultades para la definición de las políticas contables aplicables.

• Si la Corporación tiene contratado el proceso señalar.

• Nombre del contratista (s) persona (natural o jurídica).

• Fecha del contrato (inicio – terminación).

• Objetivo general.

Las fechas de presentación de los avances del proceso son: Agosto 19 y noviembre 9 de 2014.

5. Elaboración del balance de apertura.

Como se señala en el cronograma de implementación, el balance de apertura se elaborará con fecha 1º de enero de 2015, tanto para las cajas clasificadas en el grupo 2 como las clasificadas voluntariamente en el grupo 1. La fecha de reporte de este balance se informará oportunamente.

Para las cajas que se acogieron voluntariamente a clasificarse en el grupo 1 y que están en proceso de elaborar un balance de apertura con corte al 1º de enero de 2014 se les solicita que éste sea remitido en el informe de avance del día 19 de agosto de 2014 con el propósito de adelantar un ejercicio práctico que permita establecer los principales aspectos a tener en cuenta en este proceso, para una retroalimentación hacia las demás cajas.

Se solicita tener en cuenta la guía expedida por el Comité Super 10, “Guía de orientación para la aplicación por primera vez del marco técnico normativo para preparadores de información financiera pertenecientes al grupo 1”.

6. Responsabilidades.

El consejo directivo y directores administrativos de las cajas de compensación familiar son los responsables del desarrollo y culminación del proceso de convergencia, por tanto deben verificar en forma permanente su avance, el cumplimiento de las actividades, los ajustes necesarios y su adecuada documentación.

El comité de auditoría y la revisoría fiscal harán el seguimiento al proceso, verificarán y evaluarán, dentro de sus competencias, el cumplimiento de las actividades que se derivan de la preparación e implementación del nuevo marco normativo aplicable a cada caja.

7. Participación en comités.

Durante el 2014 se han reiniciado las labores del Comité Técnico Contable del Sistema del Subsidio Familiar como un espacio de estudio, análisis, aclaración y de propuestas sobre la normativa contable que afecta o afectará a las cajas de compensación familiar. En el comité tienen asiento todas las cajas de compensación, pero su participación se hace por invitación previa. Los resultados de las reuniones, así como la programación se pueden encontrar en la página web de la Superintendencia del Subsidio Familiar, como se indica más adelante.

La Superintendencia del Subsidio Familiar participa del Comité Super 10 en el cual las Superintendencias vienen trabajando en el análisis de la normatividad contable y de aseguramiento aplicable para sus vigilados, para la definición y producción de documentos de interés general y el diseño de propuestas para el Consejo Técnico de la Contaduría Pública y el Gobierno Nacional que faciliten el proceso de convergencia.

8. Información a través de la página web.

La Superintendencia ha habilitado en la página web el LINK “NIIF-Comité Técnico Contable” en el cual ha publicado y publicará información de interés relacionada con el proceso de convergencia contable, tales como normatividad, pronunciamientos, documentos, proyectos de normas y artículos, y los desarrollos, propuestas, actas, programación y avances del Comité Técnico Contable.

La forma de acceder a este Link es ingresando por: www.ssf.gov.co, al ingresar hacer Clik en el Link de la parte superior denominado “Quienes somos” e inmediatamente le despliega al lado izquierdo de la página el Link señalado.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida para consejos directivos, directores administrativos, revisores fiscales, auditores internos y contadores de las cajas de compensación familiar.