CIRCULAR EXTERNA 8 DE 2008 

(Octubre 1º)

Asunto: Adicionar un numeral 6.8. —Registro de audiencias— al capítulo VI, título primero de la circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Objeto.

Determinar con base en la ley, los requisitos técnicos y jurídicos para un adecuado registro de las audiencias que se celebran en la Superintendencia de Industria y Comercio, en ejercicio de funciones jurisdiccionales y administrativas.

2. Fundamento legal.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 95 de la Ley 270 de 1996, en los procesos jurisdiccionales se debe propender por la incorporación de tecnología de avanzada al servicio de la administración de justicia, encaminada principalmente a mejorar la práctica de las pruebas, la formación, conservación y reproducción de los expedientes, entre otras, señalando que la autoridades jurisdiccionales podrán utilizar cualquier medio técnico, electrónico, informático y telemático, para el cumplimiento de sus funciones.

Así mismo, establece el artículo mencionado, que los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

En consecuencia, los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley.

Por su parte, según lo disponen los capítulos 1 y 2 de la Ley 527 de 1999, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.

Igualmente, prevé dicha ley, que cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta.

Así, en toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el solo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.

Ahora bien, la Corte Constitucional, en Sentencia C-831 de 2001, manifestó que el campo de aplicación de la Ley 527 de 1999 no se restringe a las operaciones comerciales, sino que esta hace referencia en forma genérica al acceso y uso de los mensajes de datos, lo que obliga a una comprensión sistemática de sus disposiciones con el conjunto de normas que se refieren a este tema dentro de nuestro ordenamiento jurídico y, en particular, con las disposiciones que como el artículo 95 de la Ley Estatutaria de Administración de Justicia, se han ocupado de esta materia.

En la misma sentencia, la Corte Constitucional afirmó que los documentos electrónicos están en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel, siempre que se cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley.

Finalmente, de acuerdo con lo previsto por la Ley 962 de 2005, el fortalecimiento tecnológico es un principio rector de la política de racionalización, estandarización y automatización de trámites, con base en el cual se debe incentivar en la administración pública el uso de medios tecnológicos integrados. Esto, con el fin de articular la actuación de la administración pública y de disminuir los tiempos y costos de realización de los trámites por parte de los administrados.

Señala igualmente dicha ley, que la sustanciación de las actuaciones, así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes y que para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y actos, podrán adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas.

De acuerdo con lo anterior, la Ley 962 de 2005 a la que anteriormente se aludió, dispuso que la utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del capítulo 8 del título XIII, sección tercera, libro segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento.

3. Instructivo.

Adicionar un numeral 6.8 al capítulo VI, título primero de la circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio, el cual quedará así:

6.8. Registro de audiencias.

6.8.1. Registro de las audiencias. La Superintendencia de Industria y Comercio cuenta con equipos de grabación que permiten reproducir fidedignamente el desarrollo de las audiencias que deben celebrase con ocasión del ejercicio de sus funciones tanto administrativas como jurisdiccionales. Para ello se utilizan discos “CD-R”, los cuales luego de grabados por una única vez, solo permiten su posterior lectura.

6.8.2. Actas de audiencias. De las audiencias que se celebran en la Superintendencia de Industria y Comercio se deberá levantar un acta que deberá ser suscrita por quienes intervinieron en ellas, el mismo día de su práctica.

El disco o CD que contenga la grabación de la audiencia correspondiente, hará parte integral del contenido del acta a la que se refiere el presente numeral.

El acta, junto con los discos o CD, constituyen el soporte o documento que contiene la memoria de la actuación adelantada en las audiencias.

6.8.3. Contenido del acta. En el acta a la que se refiere el numeral anterior, se dejará constancia de lo siguiente:

• La referencia del proceso o el número de radicación que corresponda a la actuación y que lo identifique en cada caso.

• La dependencia que realiza la audiencia.

• El nombre completo de todos los intervinientes y de la calidad en que actúan.

• La fecha de la audiencia, la hora exacta de inicio y terminación.

• Los documentos que se aporten durante la actuación o a los que se haga alusión.

• La suspensión de la audiencia o diligencia si es del caso.

• El número de elementos, discos, CD o equivalentes que se hayan utilizado, en los que conste la grabación.

6.8.4. Reglas para las grabaciones de las audiencias. El funcionario a cargo de la audiencia procederá de la siguiente manera:

6.8.4.1. Le dará inicio indicando la fecha, hora, clase de diligencia, objeto, número de referencia del proceso o de radicación de la actuación a que se refiera y se identificará con su nombre completo, manifestando la calidad en la que actúa.

6.8.4.2. A continuación, el funcionario hará una presentación del sistema de grabación, realizando todas las advertencias relacionadas con las condiciones técnicas necesarias para un adecuado uso del equipo, tales como:

• Descripción de objetos o personas respecto de los cuales se requiera una explicación verbal.

• Desplazamientos de la persona que habla, para que no se aleje del micrófono.

• Hábitos o costumbres que impidan un adecuado registro, como mantener las manos delante de la boca mientras se está hablando o ruidos producidos por el movimiento de expedientes, documentos o libros frente al micrófono.

6.8.4.3. Agotado lo anterior, dará el uso de la palabra a cada uno de los intervinientes, los cuales deberán también identificarse y señalar la calidad en que actúan.

6.8.4.4. El funcionario a cargo de la audiencia pronunciará con precisión durante la grabación, las decisiones que se adopten si es del caso.

6.8.4.5. Finalizará la audiencia o diligencia, indicando la hora de culminación.

6.8.5. Seguridad y copias de respaldo. Una vez terminada la audiencia o actuación correspondiente, el funcionario a cargo de la misma deberá sacar una copia del CD o disco que contiene la respectiva grabación, medio que deberá ser conservado en un sitio alterno que la entidad señalará para el efecto, el cual no podrá ser el mismo en el que reposa el expediente”.

4. Vigencia.

La presente circular externa rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a todos los usuarios de la Superintendencia de Industria y Comercio.

_____________________________________