CIRCULAR EXTERNA 80 DE 1999 

(Enero 27)

Asunto. Certificación de las pruebas, cumplimiento de planes de acción y planes de contingencia del proyecto año 2000.

De conformidad con lo estipulado en el Decreto 1259 de 1994, artículo 3º, numeral 6º, le corresponde a la Superintendencia Nacional de Salud la adopción de políticas de inspección y vigilancia encaminadas a permitir que los entes vigilados centren su actividad en la evolución de sanas prácticas y desarrollos tecnológicos que aseguren un crecimiento adecuado de las mismas. Como complemento a la Circular 50 del 10 de diciembre de 1997 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud y oficio de fecha 20 de febrero de 1998, con el propósito que la entidad que usted dirige esté preparada para la llegada del año 2000, esta superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones:

1. Las entidades vigiladas deberán remitir a la Superintendencia Nacional de Salud a más tardar el 30 de mayo de 1999 una certificación suscrita por el representante legal (y el revisor fiscal)* donde indique que se implementó el plan de acción y se realizaron las pruebas necesarias para garantizar que el hardware, el software, los sistemas de información, los equipos biomédicos, de comunicaciones, las redes, equipos industriales, de oficina y demás dispositivos tecnológicos se encuentran debidamente preparados para soportar el cambio al año 2000. Para esta certificación se deben tener en cuenta las siguientes pruebas las cuales se realizarán conjuntamente:

• Prueba individual de todos los equipos que usen un microchip (hardware, telecomunicaciones, equipos industriales, de oficina).

• Pruebas al software.

• Pruebas a los equipos biomédicos que usen microchip, los cuales pueden presentar fallas con la llegada del año 2000.

• Pruebas en conjunto con los proveedores de servicios que permitan verificar que los equipos no presentarán fallas con la llegada del año 2000.

2. Las entidades vigiladas deben remitir a más tardar el 30 de junio de 1999, un certificado suscrito por el representante legal (y el revisor fiscal)* donde se informe que los planes de contingencia han sido probados, se encuentran en funcionamiento, disponibles para garantizar la normal prestación de los servicios y asegurar que los equipos están listos para afrontar el cambio al año 2000.

3. Adicionalmente, en la misma fecha, deben enviar un informe ejecutivo suscrito por el representante legal (y el revisor fiscal)*, de los planes de contingencia que han dispuesto las instituciones para contrarrestar el cambio al año 2000.

4. En caso que la entidad no pueda expedir alguna de las certificaciones solicitadas deberá señalar expresamente en qué incumple, los motivos del incumplimiento y los posibles problemas que se generarán. Además la institución informará por escrito qué planes de contingencia adoptará para solucionar dicha deficiencia.

5. Una vez valoradas las certificaciones y los documentos remitidos, la Superintendencia Nacional de Salud los pondrá a disposición de los usuarios.

6. La información y certificaciones solicitadas se deben enviar a la oficina de planeación y estudios económicos carrera 13 Nº 32-76 Piso 9º.

7. Informe detallado de los equipos biomédicos que a la fecha no se encuentran preparados para la llegada del año 2000 y las medidas que tomará la institución para subsanar dicha falencia deben ser enviados a la dirección de desarrollo científico y tecnológico del Ministerio de Salud carrera 13 Nº 32-76, piso 6º.

La inobservancia de las instrucciones aquí impartidas, dará lugar a las sanciones de que trata el artículo 5º numeral 23 del Decreto 1259 de 1994.

*(Nota: La sección primera del Consejo de Estado en Sentencia 5622 del 17 de agosto de 2000. M.P. Gabriel Eduardo Mendoza Martelo, Declaró la nulidad de la expresión: “y el revisor fiscal” contenidas en los numerales 1, 2 y 3 de la presente circular).

Vigencia.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales y/o jefe de control interno de las entidades sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud.

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