CIRCULAR EXTERNA 81 de 1996 

(Noviembre 13 )

En desarrollo de lo establecido en el literal a), numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y a efecto de lo previsto en los artículos 102 a 105 de la misma reglamentación sobre prevención de actividades ilícitas, esta superintendencia se permite impartir instrucciones en materia de requisitos para la vinculación de clientes a través de negocios fiduciarios.

En razón a lo expuesto, este despacho se permite modificar la Circular Básica Jurídica --Circular Externa 007 de 1996-- en el sentido de adicionar el capítulo preliminar al título quinto y modificar la página 1 del mismo título, por lo cual se anexan las hojas 1 a 1-2 correspondientes.

Dentro de un plazo máximo de seis (6) meses las sociedades fiduciarias deberán tener actualizada la información de los clientes vinculados antes del 15 de noviembre de 1996 a través negocios fiduciarios.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

Título Quinto

Disposiciones especiales relativas a las operaciones de las sociedades fiduciarias y almacenes generales de depósito

Capítulo preliminar

Requisitos para la vinculación de clientes a través de diferentes negocios fiduciarios

1. Negocios fiduciarios. Las sociedades fiduciarias deben diseñar formularios para la constitución de cualquier negocio fiduciario o de cualquiera otra operación autorizada por la ley, que incluyan por lo menos la información a continuación relacionada, tanto del constituyente o adherente como del o los beneficiarios, aún cuando los mismos se encuentren condicionados.

a) Persona natural

-- Nombre completo de los constituyentes, adherentes y beneficiarios.

-- Número del documento de identidad, lugar y fecha de expedición.

-- Lugar y fecha de nacimiento.

-- Dirección y teléfono residencia.

-- Ocupación, oficio o profesión.

-- Nombre, dirección, fax y teléfono de la empresa o negocio donde trabaja.

-- Detalle, actividad (independiente, empleado o socio).

-- Clase de recursos e identificación del bien que se entrega.

-- Origen de los recursos a entregar (rentas, muebles, inmuebles, etc.).

-- Una referencia de carácter financiero y otra de carácter comercial.

A estos formularios se deberá anexar la siguiente información:

-- Fotocopia del documento de identificación: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería.

-- Registro de la huella dactilar del/los fideicomitente(s) o del representante para el caso de menores o incapaces.

-- Registro de la firma del/los fideicomitente(s) o del representante para el caso de menores o incapaces.

-- Original del certificado de ingresos y retenciones, declaración de renta, constancia de honorarios o balance del último año, según el caso.

-- Certificado de libertad y tradición de los inmuebles a entregar en fideicomiso.

-- Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo.

-- Declaración voluntaria del origen de los fondos.

b) Persona jurídica

-- Razón social del constituyente, adherente y beneficiario.

-- Número de identificación tributaria (NIT).

-- Nombre del/los representante(s) legal(es).

-- Número de documento de identidad del/los representante(s) legal(es).

-- Dirección, teléfono, fax y ciudad actual de la oficina principal, así como de sus sucursales y filiales cuando actúen en calidad de fideicomitentes o constituyentes.

-- Tipo de empresa: privada, pública, mixta, otras.

-- Actividad económica principal (comercial, industrial, transporte, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU ).

-- Origen de los recursos a entregar (rentas, muebles, inmuebles, etc.).

-- Clase de recursos e identificación del bien que se entrega.

-- Las cooperativas habilitadas para desarrollar actividades de ahorro y crédito, deberán presentar además un informe sobre sus políticas de conocimiento del cliente y sobre sus mecanismos de control contra el lavado de activos.

-- Una referencia de carácter financiero y otra de carácter comercial.

A los formularios se deberá anexar la siguiente información:

-- Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no mayor a tres meses, expedido por la cámara de comercio o por la entidad competente, teniendo presente que los negocios fiduciarios sólo podrán ser constituidos por parte de los respectivos representantes legales.

-- Fotocopia del NIT.

-- Registro de la firma y huella dactilar del representante legal y de las personas autorizadas con firma registrada.

-- Fotocopia del documento de identificación del representante legal y de las personas autorizadas con firma registrada.

-- Declaración de renta del último período gravable.

-- Declaración voluntaria del origen de los fondos.

-- Lista de los principales socios y/o accionistas cuando esta información no conste en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio y su participación sea del 5% o más del capital social.

-- Autorización para consulta y reporte de centrales de riesgo.

-- Certificado de libertad y tradición de los inmuebles a entregar.

Disposiciones generales

La entidad debe verificar que el formulario se llene completamente, de manera clara y precisa.

Esta información deberá ser suministrada, por cada uno de los clientes que actúen en calidad de adherentes, antes de la celebración del respectivo negocio fiduciario y actualizarse durante la vigencia del mismo.

La entidad deberá confirmar toda la información, dejando evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento y deberá abstenerse de celebrar el contrato cuando la información no pueda verificarse.

Con el objeto de conocer los cambios en los datos del constituyente o adherente de manera clara y oportuna, la entidad deberá procurar mantener siempre actualizada la información de los mismos, para lo cual deberá incluir como cláusula adicional en los nuevos contratos de fiducia --procurando adicionarla en los ya existentes-- la obligación por parte de aquéllos de actualizar por lo menos anualmente la información aquí señalada.

La realización de operaciones interbancarias se encuentra exceptuada de la aplicación del presente instructivo. No constituye operación interbancaria la utilización de la red de oficinas de un establecimiento financiero para el recaudo de los pagos o consignaciones efectuadas por los clientes de otra entidad.

Las sociedades fiduciarias deberán tener en cuenta, en el momento de la elaboración de los contratos, independientemente del producto fiduciario de que se trate, la importancia que reviste la determinación precisa del objeto y finalidad de los mismos, en aras de procurar la mayor transparencia de las operaciones que se realicen con ocasión de su ejecución.

El incumplimiento de las instrucciones impartidas sobre este particular, se considera práctica insegura y no autorizada.

2. Fondos comunes en moneda extranjera. En el caso de los fondos comunes en moneda extranjera, las sociedades fiduciarias están en la obligación de obtener la siguiente información, además de la general para cualquier negocio fiduciario:

-- Indicación precisa de las cuentas corrientes y de ahorro en moneda extranjera (número de cuenta, banco, ciudad y país, tipo de moneda).

Capítulo primero

Operaciones autorizadas a las sociedades fiduciarias

1. Modelos de contratos fiduciarios. De acuerdo con lo previsto en el numeral 4º del artículo 146 del estatuto orgánico del sistema financiero, la Superintendencia Bancaria tiene la función de evaluar los tipos o modelos de contratos que se pretenden utilizar en el desarrollo de la actividad fiduciaria, siempre que éstos constituyan contratos de adhesión o se utilicen para la prestación masiva de servicios.

Para los efectos de esta circular se entienden por contratos de adhesión aquellos por virtud de los cuales una persona se obliga para con una institución fiduciaria en los términos y condiciones que en lo sustancial sean fijados por ésta última; así mismo, se entiende que un contrato se utiliza para la prestación masiva de servicios cuando se use indistintamente con diferentes personas en varias y futuras negociaciones y su contenido uniforme se utilice generalmente en formularios o documentos idénticos o similares, respondiendo en la mayoría de los casos al concepto de contrato adhesivo.

La facultad señalada en relación con esta clase de contratos tiene por objeto procurar la protección de los derechos de los usuarios de los servicios fiduciarios, en orden a velar porque las condiciones generales de los contratos se ajusten a las disposiciones legales, así como, evitar que estén provistos de cláusulas predispuestas que puedan afectar sus intereses más allá de lo que es normalmente previsible en cualquier relación contractual. De otra parte, el control así ejercido permitirá a las entidades fiduciarias ofrecer libremente sus productos, estando únicamente obligadas a respetar los parámetros generales que se enuncian.

Para el logro de un efectivo y racional control se considera necesario que los modelos o tipos de contrato de negocios fiduciarios se ajusten a los siguientes lineamientos e instrucciones:

1.1. Concepto de negocios fiduciarios.

Para los efectos de esta circular, se entienden por negocios fiduciarios aquellos actos de confianza en virtud de los cuales una persona entrega a otra uno o más bienes determinados, transfiriéndole o no la propiedad de los mismos con el propósito de que ésta cumpla con ellos una finalidad específica, bien sea en beneficio del fideicomitente o de un tercero. Si hay transferencia de la propiedad de los bienes estaremos ante la denominada fiducia mercantil regulada en el artículo 1226 y siguientes del Código de Comercio, fenómeno que no se presenta en los encargos fiduciarios, también instrumentados con apoyo en las normas relativas al mandato, en los cuales sólo existe la mera entrega de los bienes.

1.2. Requisitos y contenido.

Los tipos o modelos de contrato deben ceñirse a las normas que regulan el negocio fiduciario y a las demás disposiciones imperativas aplicables. Así mismo, se evitará consignar cláusulas que desnaturalicen el negocio fiduciario, desvíen su objeto original, o se traduzcan en menoscabo ilícito de algún derecho ajeno. Debe recordarse que, tratándose de contratos de adhesión, las cláusulas ambiguas se interpretarán a favor del fideicomitente y/o beneficiario.

Las ofertas comerciales destinadas a perfeccionar los contratos al momento de su aceptación, desde luego quedarán incluidas en la presente reglamentación.

El negocio fiduciario no podrá servir de instrumento para realizar actos o contratos que no pueda celebrar directamente el fideicomitente de acuerdo con las disposiciones legales.

1.3. Redacción y presentación.

Los contratos deben redactarse en términos sencillos, de forma tal que sean de fácil comprensión para los usuarios; los caracteres tipográficos deben ser fácilmente legibles y reflejar con claridad, fidelidad y precisión las condiciones jurídicas y económicas que se deriven del contrato.

Las limitaciones a los derechos de los fideicomitentes y/o beneficiarios deberán presentarse en caracteres destacados, en la primera página del contrato.

1.4. Condiciones inequitativas e ilegales.

En los respectivos modelos de contrato no se podrán estipular cláusulas que signifiquen la imposición de condiciones inequitativas e ilegales tales como:

a) Previsiones con las cuales se aminoren las obligaciones legales impuestas al fiduciario o se acrecienten sus facultades legales en aspectos importantes para el fideicomitente y/o

(...).

(Nota: La Circular Externa 18 de 1997 Modificó el plazo establecido para actualizar la información de los clientes vinculados a través de cuentas corrientes, cuentas de ahorro, depósitos a término y negocios fiduciarios).

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