CIRCULAR EXTERNA 84 DE 1996 

(Noviembre 19)

En desarrollo de lo establecido en el literal a), numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y de acuerdo con lo establecido en los artículos 102 a 105 de la misma reglamentación sobre prevención de actividades ilícitas, esta superintendencia se permite impartir instrucciones en materia de requisitos para la vinculación de clientes a través de la adquisición de bonos.

En razón a lo expuesto, este despacho se permite ajustar la Circular Básica Jurídica —Circular Externa 007 de 1996— en el capítulo preliminar del título tercero modificando las páginas 1-5 a 1-8, las cuales se anexan.

Dentro de un plazo máximo de seis (6) meses las entidades vigiladas deberán tener actualizada la información de los clientes vinculados antes del 19 de noviembre de 1996.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: esta circular está dirigida a miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

• Dirección, teléfono, fax y ciudad actual de la oficina principal. Si se trata de una sucursal o agencia, la de ésta y la de la oficina principal

• Tipo de empresa: privada, pública, mixta, otras

• Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agro industria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU

2. Información financiera del solicitante

• Origen de los fondos con los cuales abre el CDT

• Ingresos y egresos mensuales

• Total activos y pasivos

3. Anexos

Como anexos a la información enunciada en este literal se debe obtener como mínimo:

• Certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la cámara de comercio o la entidad competente

• Fotocopia del número de identificación tributaria, NIT

• Registro de la firma y huella digital del representante legal y de por lo menos un beneficiario

• Fotocopia del documento de identificación del representante legal y de los beneficiarios

• Declaración voluntaria de origen de fondos

• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo

Disposiciones generales. La entidad debe verificar que el formulario se llene completamente, de manera clara y precisa.

La entidad deberá confirmar la información descrita en el numeral 1º tanto para personas naturales como para personas jurídicas, dejando evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento. En el evento que no pueda confirmarse tal información la operación deberá calificarse como inusual.

La realización de operaciones interbancarias se encuentra exceptuada de la aplicación del presente instructivo.

Cuando el CDT se constituya por intermedio de apoderado se debe recibir el poder por escrito debidamente autenticado con reconocimiento de firma y contenido, documento donde debe aparecer la firma y huella del beneficiario. En caso de ser varios beneficiarios, éstos deben estar registrados en el poder y necesariamente quien firma el poder debe ser uno de los beneficiarios. Para cada uno de los beneficiarios se debe obtener la información y anexos exigidos para persona natural.

Cuando el CDT se constituya por intermedio de comisionistas de bolsa, los mismos deberán estar debidamente inscritos en la Superintendencia de Valores y la entidad financiera debe mantener actualizado:

• El certificado que acredite al comisionista de bolsa como tal

• El registro de la firma del representante legal del comisionista de bolsa y la de los funcionarios facultados a tramitar este tipo de operación.

En los casos de cambio, endoso o inclusión de nuevos beneficiarios, fusiones y fraccionamientos se debe cumplir con los requisitos exigidos en los literales a) y b) del numeral 3º.

Cuando el endoso del título no es registrado con anterioridad a la fecha de pago, se debe obtener la firma y huella de quien cobra el título y la fotocopia del documento de identidad.

El incumplimiento de las instrucciones impartidas sobre este particular, se considera práctica insegura y no autorizada.

4. Bonos

4.1. Requisitos para su constitución. En desarrollo de la atribución contemplada en el literal a), numeral 3º del artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero y a efecto de lo previsto en los artículos 102 a 105 de la misma reglamentación sobre prevención de actividades ilícitas, esta superintendencia se permite impartir las siguientes instrucciones en materia de requisitos mínimos que se deben observar para la vinculación de clientes a través de bonos, mediante el diligenciamiento de un formulario, que deberá contener, por lo menos, la siguiente información:

a) Personas naturales

1. Información del solicitante, representante o beneficiario (s):

• Nombre y apellidos completos

• Número de documento de identidad, lugar y fecha de expedición

• Lugar y fecha de nacimiento

• Dirección y teléfono residencia

• Ocupación, oficio o profesión

• Detalle actividad (independiente, empleado o socio)

• Nombre, dirección, fax y teléfono de la empresa o negocio donde trabaja

2. Información financiera del solicitante

• Origen de los fondos con los que se constituye el bono

• Ingresos y egresos mensuales

• Total activos y pasivos

3. Referencias

• Una familiar, identificando nombre, parentesco, teléfono y dirección

• Una personal, identificando nombre, teléfono y dirección

4. Anexos

A este formulario se deberá anexar lo siguiente:

• Fotocopia del documento de identificación: cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cédula de extranjería, según el caso

• Registro de la huella dactilar del solicitante

• Registro de la firma del solicitante

• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo

• Declaración voluntaria de origen de fondos, y

b) Personas jurídicas

1. Información del solicitante:

• Razón social

• Número de identificación tributaria, NIT

• Nombre y número de documento de identidad del representante legal

• Dirección, teléfono, fax y ciudad actual de la oficina principal. Si se trata de una sucursal o agencia, la de ésta y la de la oficina principal

• Tipo de empresa: privada, pública, mixta, otras

• Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, etc., de acuerdo con lo establecido en el código internacional CIIU

2. Información financiera del solicitante

• Origen de los fondos con los que se constituye el bono

• Ingresos y egresos mensuales

• Total activos y pasivos

3. Anexos

A este formulario se deberá anexar lo siguiente:

• Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la cámara de comercio o la entidad competente

• Fotocopia del número de identificación tributaria, NIT

• Registro de la firma y huella digital del representante legal

• Fotocopia del documento de identificación del representante legal

• Declaración voluntaria de origen de fondos

• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo

Disposiciones generales. La entidad debe verificar que el formulario se llene completamente, de manera clara y precisa.

La entidad deberá confirmar la información descrita en el numeral 1º, tanto para personas naturales como para personas jurídicas, dejando evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento. En el evento que no puede confirmarse tal información la operación deberá calificarse como inusual.

La realización de operaciones interbancarias se encuentra exceptuada de la aplicación del presente instructivo.

Cuando el bono lo constituyan varios beneficiarios se deberá obtener de todos ellos la información y anexos exigidos en los literales a) y b) del numeral 4º.

Cuando el bono se constituya por intermedio de apoderado se deberá recibir el poder por escrito debidamente autenticado con reconocimiento de firma y contenido, documento donde debe aparecer la firma y huella del beneficiario. En caso de ser varios los beneficiarios, éstos deben estar registrados en el poder y necesariamente quien firma el poder debe ser uno de ellos.

En el evento que se pretenda modificar alguno de los requisitos del título se deberá cumplir con lo establecido en los literales a) y b) del numeral 4º. Igualmente cuando quien redima el título no sea su primer tenedor.

Cuando el bono se constituya por intermedio de comisionistas de bolsa, los mismos deberán estar debidamente inscritos en la Superintendencia de Valores y la entidad financiera deberá mantener actualizado:

• El certificado que acredite al comisionista de bolsa como tal

• El registro de la firma del representante legal del comisionista de bolsa y la de los funcionarios facultados a tramitar este tipo de operación

• Declaración del comisionista de bolsa de que dispone de los mecanismos para el control y la prevención del lavado de activos de que trata la ley.

Cuando el endoso del título no es registrado con anterioridad a la fecha de pago, se debe obtener la firma y huella de quien cobra el título y la fotocopia del documento de identidad.

El incumplimiento de las instrucciones impartidas sobre este particular, se considera práctica insegura y no autorizada.

CAPÍTULO I

Disposiciones especiales relativas a las operaciones de los establecimientos bancarios

1. Cuentas corrientes

1.1. Con entidades públicas. Los bancos al celebrar el contrato de cuenta corriente con entidades públicas deberán dar cumplimiento a las instrucciones que adelante se señalan y acatar las disposiciones contenidas en la Ley 1ª de 1980 en relación con el cheque fiscal. En tal virtud, se reitera a los establecimientos bancarios que las únicas personas autorizadas para celebrar contratos de cuenta corriente a nombre de las entidades públicas son su representante legal o jefe de la entidad respectiva y en su defecto, las personas en quienes deleguen, previo visto bueno de la Tesorería General de la República o de los tesoros departamentales o municipales, según el caso y con el lleno de los requisitos establecidos o que establezcan las autoridades fiscalizadoras del orden nacional, departamental o municipal.

Además de lo anterior y para efectos de que se ejerza un estricto control sobre la apertura de cuentas corrientes a nombre de entidades oficiales, dichas cuentas deben ser autorizadas por el presidente del establecimiento de crédito, o un vicepresidente especialmente designado para tal efecto o aquellos funcionarios que conforme a la estructura interna desempeñen atribuciones de esta naturaleza, previo el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 3º de la misma ley.

Ahora bien, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1ª de 1980 en relación con el cheque fiscal, debe advertirse que se encuentra legalmente prohibido negociar y abonar en cuentas corrientes de particulares, cheques girados a favor de entidades públicas, ya que el banco sólo está autorizado para abonar el importe de tales cheques en las cuentas de la entidad pública correspondiente.

Por lo anteriormente expuesto, es necesario recordar el estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1ª de 1980, toda vez que la misma dispone que los establecimientos bancarios que pagaren o negociaren cheques fiscales en contravención a lo que ella prescribe, responderán en su totalidad por pago irregular.

1.2. Con entidades que manejan el presupuesto nacional. Se considera pertinente indicar algunos de los parámetros que deberán cumplir los bancos para la apertura de cuentas corrientes a las entidades que reciban recursos del presupuesto nacional, de tal manera que se colabore con la Dirección del Tesoro Nacional en su objetivo de controlar el nivel de ejecución del presupuesto general de la Nación.

Los documentos mínimos que deben exigir para dar trámite a la solicitud de apertura de una cuenta corriente con autorización de la Dirección del Tesoro Nacional, conforme a lo establecido en el artículo 21 del Decreto 359 de 1995, deberán ser:

1. Acta de posesión de los funcionarios autorizados para el manejo de la cuenta.

2. Póliza de manejo en los términos establecidos por la Contraloría General de la República.

3. Documento que acredite la personería jurídica cuando se trate de entidades descentralizadas.

4. Los demás que se requieran por disposición interna y conforme a otras disposiciones legales.

De otra parte, los establecimientos bancarios deberán efectuar un reporte a la Dirección del Tesoro Nacional relacionados con algunos datos de las cuentas corrientes o de ahorros que manejan dineros del presupuesto nacional. Dichos reportes deberán contener: saldo inicial, valor total de los débitos, valor total de los créditos y el saldo promedio mensual calculado con base diaria y saldo final. Se deberá reportar la información del mes inmediatamente anterior, dentro de los cinco primeros días de cada mes y debe ser transmitida en medio magnético de común acuerdo con las especificaciones técnicas que se detallan en el formato diseñado para tal fin.

Finalmente, y en los términos del Decreto 359 de 1995 la Dirección del Tesoro Nacional podrá solicitar información sobre cuentas corrientes y/o de ahorro que manejen recursos de la Nación, con las características que especifique cuando ésta lo considere necesario.

2. Prohibiciones y limitaciones

2.1. Apertura de cuentas corrientes a nombre de establecimientos de comercio. Este despacho se permite señalar las consideraciones de orden jurídico que impiden la apertura de cuentas corrientes a nombre establecimientos de comercio.

(Nota: La Circular Externa 18 de 1997 modificó el plazo establecido para actualizar la información de los clientes vinculados a través de cuentas corrientes, cuentas de ahorro, depósitos a término y negocios fiduciarios).

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