CIRCULAR EXTERNA 85 DE 1999 

(Marzo 12)

(Nota: Derogada por la Circular Externa 13 de 2005 de la Superintendencia Nacional de Salud)

Objeto y alcance. La Superintendente Nacional de Salud expide la presente circular con el objeto de solicitar a las empresas o fábricas de licores o a aquéllas a quienes se haya concedido la explotación del monopolio y a sus distribuidores, la información establecida en el literal c) del artículo 39 de la Ley 10 de 1990, la cual es requerida con el fin de ejercer la función de inspección, vigilancia y control conforme a las atribuciones legales otorgadas a través de Decreto 1259 de 1994, en especial la de velar por la oportuna y adecuada liquidación, recaudo, giro, transferencia, cobro y utilización de los recursos fiscales y demás arbitrios rentísticos, cualquiera que sea su origen, con destinación a la prestación de servicios de salud.

Información contable financiera que deben reportar las empresas productoras de licores.

1. Estados financieros de naturaleza cuantitativa que deben remitir a la superintendencia. Independiente de los estados financieros exigidos para el ente público y privado en las respectivas normas, los destinatarios de la circular deben enviar a la Superintendencia Nacional de Salud en los formatos diseñados para tal fin, los siguientes estados financieros con sus correspondientes notas, debidamente certificados y dictaminados:

• Estado de balance general.

• Estado de resultados o estado de actividad financiera, económica y social para el ente público.

• Estado de flujos del efectivo o estado de ahorro, inversión y financiamiento para el ente público.

Los formatos conteniendo la información financiera deberán ser diligenciados de conformidad con las instrucciones contenidas en la cartilla guía, cuyo archivo se anexa en el disquete que forma parte integral de la presente circular.

2. Estados e informes complementarios.

A la Superintendencia Nacional de Salud deben ser remitidos en las mismas fechas de los estados financieros, los siguientes informes complementarios, debidamente certificados y dictaminados:

• Movimiento anual del IVA.

• Discriminación de cuentas.

• Discriminación de materias primas e insumos para la producción de licores.

3. Plazo para la presentación de los informes.

La información financiera solicitada en la presente circular debe ser presentada a esta superintendencia a más tardar el último día hábil del mes de abril, debidamente aprobada por el máximo órgano social.

El plazo será improrrogable, máxime si se tiene en cuenta que de conformidad con las normas contables vigentes, los registros en los libros deben hacerse a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieran realizado (D. 2649/93, art. 56) y que el plazo para reunirse el máximo organismo vence el primer día hábil del mes de abril (C. Co., art. 422).

Sanciones. El no cumplimiento al plazo establecido mediante esta circular externa, dará lugar a imponer multas sucesivas a las entidades y organismos vigilados hasta por una suma equivalente a diez mil (10.000) salarios mínimos diarios legales vigentes en la fecha de expedición de la resolución sancionatoria y a los representantes legales, administradores, empleados, revisor fiscal y demás funcionarios de las entidades vigiladas multas sucesivas graduadas según la gravedad de la falta, entre 100 y 1000 salarios mínimos diarios legales vigentes en la fecha de expedición de la resolución sancionatoria.

4. Responsabilidad por los estados financieros.

La preparación, presentación y contenido de los Estados Financieros, es responsabilidad del administrador del ente económico o representante legal. Los estados financieros deben estar certificados y dictaminados.

El incumplimiento al presente instructivo, dará lugar a imponer las sanciones y multas establecidas en el numeral 23 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994.

5. Formas de reportar la información.

La información solicitada debe ser remitida a esta superintendencia en medio magnético (disquete), o enviada por correo certificado o por correo electrónico acompañada de la carta remisoria, la certificación y el dictamen debidamente firmados por el representante legal, el revisor fiscal y el contador dirigidas a la dirección general para el control de las rentas cedidas-división de licores y cervezas a la siguiente dirección carrera 13 Nº 32-76 piso 9º (snsrent2@bogota.minsalud.gov.co).

Los formatos a contener la información a suministrar, se anexan en el medio magnético anexo a la presente circular y se encuentra en la modalidad del programa Excel (XL?). No se pueden hacer modificaciones a los formatos contenidos en él, en razón de que la información contenida será objeto de validación sistematizada. Si durante el proceso de validación que realiza la Superintendencia Nacional de Salud se detecta alguna inconsistencia técnica, se considerará como no recibida la información.

6. Características de la información en disquete.

La información debe estar contenida en un disquete de 3.5” de alta densidad, identificado con un rótulo autoadhesivo, que contendrá el nombre, NIT y código de la entidad reportante.

El código está compuesto de diez (10) caracteres más tres (3) de la extensión que identifica la hoja electrónica utilizada: Excel (XL?). La conformación del código es la siguiente:

• Los cuatro primeros caracteres indicarán el año.

• Los cinco caracteres siguientes identificarán la entidad reportante y serán suministrados por la división de licores y cervezas de la Superintendencia Nacional de Salud, vía telefónica o fax.

• El último caracter se reserva para cuando se modifica la información suministrada en cuyo caso se identificará con la letra M, de lo contrario quedará vacío.

La información enviada deberá venir como un documento que pueda ser utilizado sólo para lectura. La entidad reportante debe conservar una copia en su poder. No se aceptarán copias de seguridad (bakup).

Se considerarán como no recibidos los siguientes disquetes:

• Presentados en blanco.

• Dañados.

• No contengan el archivo con toda la información.

• Carezcan de las validaciones necesarias.

• No permitan su lectura en la Superintendencia Nacional de Salud.

7. Carta remisoria.

La entidad reportante debe enviar la carta remisoria suscrita por el representante legal, el revisor fiscal (el cual están obligadas a tener en virtud de lo dispuesto en el literal c) del artículo 39 de la Ley 10 de 1990) y el contador público, en la cual de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 43 de 1990 y del artículo 37 de la Ley 225 de 1995, declaran que:

1. La información contenida en el disquete es la misma que aparece en los archivos de la entidad y ha sido verificada previamente.

2. La información ha sido tomada fielmente de los libros y refleja la realidad de la situación financiera y de las operaciones realizadas.

8. Consultas.

Se atenderán en la división de licores y cervezas de la Superintendencia Nacional de Salud, carrera 13 Nº 32-76 piso 9º, telefónos 3364600, extensión 3078 ó 2829974 o en el fax 3364600 o en la siguiente dirección electrónica e-mail: snsrent2@bogota.minsalud.gov.co.

9. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Circular Externa 23 de 1993.

N. del D.: Esta circular está dirigida a representantes legales, contadores y revisores fiscales de las empresas productoras y distribuidoras de licores.

(Nota: Derogada por la Circular Externa 13 de 2005 de la Superintendencia Nacional de Salud)

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