CIRCULAR EXTERNA 88 DE 1999 

(Junio 24)

Asunto: Reporte periódico de información por parte de las empresas promotoras de salud y de las entidades que se asimilan a éstas, en relación con los empleadores que adeudan aportes al sistema general de seguridad social en salud.

Este despacho en ejercicio de las facultades conferidas en el numeral 6º del artículo 7º del Decreto 1259 de 1994, y en cumplimiento de las funciones señaladas en el numeral 6º del artículo 5º y del literal a) del numeral 11 del artículo 14 del Decreto 1259 de 1994, adopta un mecanismo de control del cumplimiento de los deberes de los empleadores, particularmente el relativo al pago oportuno de los aportes a la seguridad social en salud, para lo cual instruye a las entidades promotoras de salud y a las entidades que se asimilan a éstas, sobre el procedimiento a seguir para la presentación de reportes periódicos sobre los empleadores que adeudan aportes al sistema.

(Nota: Véase Circular Externa 38 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

1. Objetivo.

Mediante la puesta en marcha del sistema de información de empleadores morosos y de la estrategia de selección objetiva de casos, la superintendencia podrá asegurar un eficiente control y vigilancia sobre los aportantes incumplidos, así como apoyar a las entidades promotoras de salud y a las entidades que se asimilan a éstas en el recaudo oportuno de los aportes a la seguridad social en salud.

2. Generalidades.

El sistema de información de empleadores morosos, alimentado en primera instancia y en esta fase, por los reportes que deberán efectuar las empresas promotoras de salud, comprende cinco módulos que permitirán dar cumplimiento al objetivo plasmado y que se relacionan así:

a) Módulo de captura de información;

b) Módulo de procesamiento de información;

c) Módulo de producción de listados de selección;

d) Módulo de control de gestión, y

e) Módulo estadístico.

A través de la presente circular se definen las características del reporte de información sobre empleadores morosos, clasificados como grandes y pequeños aportantes y por sectores económicos, en cuanto a su forma, contenido, periodicidad y fecha límite de envío.

La información deberá ser remitida por todas aquellas entidades promotoras de salud o entidades asimiladas a éstas, en un reporte único nacional con las especificaciones técnicas que más adelante se describen.

Las empresas promotoras de salud y las entidades que se asimilan a éstas, a través de sus representantes legales, revisores fiscales y/o contadores, serán las responsables de la calidad de la información, por consiguiente antes de su envío ésta deberá ser depurada, confirmada y actualizada.

3. Formato para envío de información en medio magnético.

El instructivo contiene la estructura del formato para envío de información en medio magnético cuya aplicación será de carácter obligatorio, con inclusión de todos los datos que aparecen relacionados.

El reporte deberá llevar un registro único reglamentario por empleador, y de manera consolidada por cada uno de ellos y dentro de éste, por departamento y ciudad en donde opera la empresa promotora de salud.

Igualmente todos los campos del registro deben venir diligenciados en su totalidad y deberán estar codificados de acuerdo con los códigos suministrados.

El medio de reporte será en diskette de 3¼ de alta densidad HD formato ASCII, cuando el número de registro es inferior o igual a 7.600; si la cantidad es mayor se tiene la opción de enviar la información en cinta cartridge de 4 mm.

4. Envío de información.

El archivo debe grabarse en formato ASCII, en diskette de 3½ pulgadas, formateado bajo sistema DOS versión 3.0 superior y venir debidamente marcado. Si cuentan con correo E-mail pueden enviar el archivo a la siguiente dirección: snsnquejas@minsalud.gov.co.

4.1. Identificación de archivo.

El diskette debe venir rotulado de la siguiente forma:

• EPSXXX.DAT donde: XXX = Código de la EPS

• ddmmaaaa: Fecha en que se genera el diskette

• Nombre: Nombre del responsable que generó el archivo

• Teléfono: Teléfono del responsable

4.2. Generalidades.

El nombre del archivo debe ser EPSXXX.DAT, donde XXX corresponde al componente numérico del código de la entidad promotora de salud y/o entidad que se le asimile, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud.

El reporte deberá llevar un registro único reglamentario por empleador ordenado ascendentemente por el NIT.

Todos los registros del mismo tipo deben tener la misma longitud.

El archivo magnético deberá tener en cuenta que cuando el documento menciona “campo” significa, que hace referencia al contenido de una casilla.

Esta casilla está descrita en la columna “Descripción” de cada uno de los diseños de los registros que aparecen más adelante en detalle.

Para el diligenciamiento de cada campo se debe tener en cuenta contenido, tipo y longitud del registro correspondiente.

Los datos numéricos se indicarán en valores enteros, justificados a la derecha del campo correspondiente. Si la longitud del dato es inferior a la longitud del campo, se completará con ceros a la izquierda.

Los datos alfanuméricos se diligenciarán en mayúsculas y se justificarán a la izquierda del campo correspondiente con espacios en blanco (‘ ’) a la derecha.

En el total de registros debe incluirse el registro cabecera, es decir que si la información es de 30 empleadores morosos, el total de registros será de 31.

No es permitido enviar registros con algún campo en blanco.

Entendiendo que para 1999 los campos 8 y 9 tendrán una estructura flexible, lo que permitirá su diligenciamiento con ceros: los campos 11, 13 y 15 se diligenciarán siempre en ceros (ver siguiente cuadro).

Número campo Descripción
8Tipo de persona (1 = Natural, 2 = Jurídica)
9Tipo de empleador (1 = Oficial, 2 = Particular)
11Zona postal del empleador (Aplica solamente en Bogotá)
13Número indicativo del teléfono de la ciudad
15Número de fax del empleador

La estructura del archivo plano no contiene un registro “fin de archivo”, por lo tanto al concluir el registro de datos no se deben dar espacio adicionales.

4.3. Descripción del archivo plano para enviar en medio magnético.

A continuación se hace una descripción de los registros que componen el archivo de envío de información:

Registro Tipo 1: Información de cabecera para la EPS. En él se envían los datos básicos que identifican la EPS que reporta a los empleadores morosos.

Número campoLongitud Posición inicialPosición finalTipo campoDescripción
1111NuméricoRegistro de cabecera (constante =1)
2324NuméricoCódigo de la EPS
340544AlfanuméricoNombre de la EPS
4114555NuméricoNIT de la EPS (sin dígito de verificación)
5405695AlfanuméricoNombre representante legal de la EPS
64096135AlfanuméricoDirección de la EPS que reporta
78136143NuméricoReporte desde (formato fecha ddmmaaaa)
88144151NuméricoReporte hasta (formato fecha ddmmaaaa)
98152159NuméricoFecha del reporte (formato ddmmaaaa)
108160167NuméricoCantidad total de registros
1114168181NuméricoValor total de aportes sin cancelar en el período reportado (estimado)
Total181

Registro Tipo 2: Información detallada de empleadores morosos. En él se envían la información detallada de los empleadores reportados.

Número campoLongitud Posición inicialPosición finalTipo campoDescripción
1111NuméricoRegistro de cabecera (Constante = 2)
2324NuméricoCódigo de la EPS
3559NuméricoCódigo del departamento y municipio EPS
4111020NuméricoNIT del empleador (sin dígito de verificación)
5402160AlfanuméricoNombre del empleador
646164NuméricoCódigo de la actividad económica del empleador (según DANE)
716565AlfanuméricoClase de aportante (1= Pequeño; 2= Grande)
816666AlfanuméricoTipo de persona (1= Natural, 2= Jurídica)
916767AlfanuméricoTipo de empleador (1= Oficial, 2= Particular)
104068107AlfanuméricoDirección del empleador
114108111NuméricoZona postal del empleador (aplica solamente en Bogotá)
125112116NuméricoCódigo del departamento y municipio del empleador
135117121NuméricoNúmero indicativo del teléfono de la ciudad
147122128NuméricoNúmero de teléfono del empleador
157129135NuméricoNúmero de fax del empleador
165136140NuméricoNúmero total de empleados
165141145NuméricoNúmero de empleados afiliados cotizantes
175146150NuméricoNúmero de beneficiarios por empleador
182151152NuméricoNúmero de meses sin pago de aportes
1913153165NuméricoValor estimado de aportes sin cancelar del período reportado por empleador
2027166192NuméricoRelleno
Total192

En los reportes se deberá tener en cuenta la siguiente información:

• Número de identificación representado con el NIT o cédula del empleador sin incluir el dígito de verificación.

• Nombre completo del empleador representado en la razón social de la empresa o nombre de la persona natural.

• Dirección del empleador.

La dirección de la empresa (oficina principal para el caso de filiales).

• La actividad económica estará definida por la clasificación del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, según Resolución 56 del 23 de enero de 1998.

• Clase de aportante:

Grande. Aquellos que a partir del 1º de enero de 1998 tengan veinte (20) o más trabajadores a su servicio.

Pequeño. Aquellos que no tengan el número de trabajadores previsto anteriormente.

• El nombre y código de la ciudad y el departamento estará definida por los códigos de la división político-administrativa del Departamento Nacional de Estadística, DANE.

• Zona postal del empleador según codificación de la Administración Postal Nacional, Adpostal (sólo aplica en la ciudad de Santafé de Bogotá).

• Número indicativo telefónico ciudad según el discado directo nacional DDN.

• Para 1999 el primer reporte incluirá los empleadores morosos que a 31 de octubre presenten una deuda acumulada en aportes por 6 meses o menos. A partir del año 2000 el reporte se ajustará conforme a las fechas de presentación e información por meses que aparecen en el numeral 4.5 de la presente circular.

• En concordancia con el punto anterior y de acuerdo con la normatividad vigente después de 6 meses de no pago de aportes queda cancelada la afiliación al SGSSS, por lo tanto no se debe remitir información que supere los 6 meses.

No obstante lo anterior, es posible incluir en reportes posteriores empleadores con deudas acumuladas en aportes, que en todo caso no podrán superar el tope de los 6 meses a que se refiere la presente circular.

4.4. Periodicidad.

El reporte deberá ser remitido cada cuatro (4) meses y se presentará en un solo registro el valor de los 4 meses (consolidado).

4.5. Fecha límite de envío.

El reporte se enviará para su radicación antes del día 15 del mes correspondiente al plazo fijado.

A continuación se fija el calendario para el envío de los reportes, así:

Reportes Fechas Información por meses
Primer reporte15 de marzoNoviembre, diciembre, enero y febrero
Segundo reporte15 de julioMarzo, abril, mayo y junio
Tercer reporte15 de noviembreJulio, agosto, septiembre y octubre

Para 1999, el primer reporte se presentará el 15 de noviembre y comprenderá los últimos 6 meses contados desde el 31 de octubre hacia atrás.

4.6. Obligatoriedad para los representantes legales, revisores fiscales y/o contadores de respaldar con su firma el informe reportado de que trata la presente circular.

Los reportes de información deberán estar firmados en todos los casos por el representante legal, revisor fiscal y/o contador.

4.7. Sanciones.

El no envío de la información, la remisión de información no validada, desactualizada o extemporánea, dará lugar a la imposición de las sanciones de que trata el numeral 23 del artículo 5º del Decreto 1259 de 1994.

5. Vigencia.

La presente circular rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales, revisores fiscales y contadores de las entidades promotoras de salud y entidades que se asimilan a éstas.

(Nota: Véase Circular Externa 38 de 2006 de la Superintendencia Nacional de Salud)

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