CIRCULAR EXTERNA 9 DE 1992 

(Febrero 3)

Con el propósito de coadyuvar al debido cumplimiento de las disposiciones que regulan la actividad de las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía, este despacho se permite impartir las siguientes instrucciones:

1. En adición a los datos a que hace referencia el numeral 1.2 de la Circular Externa No 060 del 28 de noviembre de 1991, en las proformas de consignación debera indicarse si el trabajador cuyo auxilio de cesantía se consigna se encuentra cobijado por el régimen especial a que hace referencia el numeral 2 del artículo 98 de la Ley 50 de 1990 o si, por el contrario, ha decidido acogerse voluntariamente a dicho régimen, de conformidad con lo previsto en el parágrafo del mismo artículo.

Las sociedades administradoras comunicarán mensualmente a la Superintendencia Bancaria, como anexo a los estados financieros de los fondos administrados, el número de afiliados a los mismos, indicando cuántos de ellos se han acogido voluntariamente al nuevo sistema de cesantías. Respecto de las personas que a la fecha de entrar en vigencia la presente circular se encuentren ya afiliadas a un fondo, la respectiva administradora obtendrá la información pertinente y la remitirá a esta superintendencia a más tardar el último día hábil del mes de febrero de 1992.

Para estos efectos deberán referenciar el trámite 30 (balances intermedios) o 16 (balances corte de ejercicio), según las instrucciones impartidas en la Circular Externa 057 de 1991.

2. Las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía quedan autorizadas para recibir la información de que trata el numeral 1.2. de la Circular Externa 060 del 28 de noviembre de 1991 por cualquier medio magnético, sin perjuicio de cumplir con la obligación que les asiste de exigir de los respectivos empleadores la remisión inmediata de la relación de trabajadores cuyo auxilio de cesantía se consigna, firmada por cada uno de ellos, acompañada de fotocopia del documento de identidad de cada trabajador.

No obstante lo anterior, se hace necesario aclarar que la firma del trabajador en la relación que debe acompañar la correspondiente consignación no se requerirá cuando sea el empleador quien escoja el respectivo fondo de cesantía, ante el silencio de aquel sobre el particular.

3. Los requisitos y exigencias a que se refiere la Circular Externa 060 de 1991 podrán satisfacerse por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y de cesantía mediante la utilización de una o más proformas diseñadas e impresas, en cada caso, para tal efecto.

4. Como es de su conocimiento, el numeral tercero del artículo 99 de la Ley 50 de 1990, en concordancia con el artículo 2.1.3.2.16 del estatuto orgánico del sistema financiero, establece como plazo para realizar, por parte del empleador, la consignación del valor liquidado anualmente por concepto de auxilio de cesantía hasta “antes del 15 de febrero del año siguiente”. Por lo tanto, este despacho estima que las consignaciones que se realicen hasta la media noche del día 14 de febrero deben entenderse efectuadas dentro de dicho plazo legal.

Sin embargo, resulta pertinente advertir que, para los exclusivos efectos de calcular la rentabilidad, las consignaciones que se lleven a cabo por fuera de los horarios básicos de prestación de servicio al público establecidos en el artículo primero de la Resolución 2052 de 1982 expedida por esta superintendencia, es decir, dentro de los horarios adicionales o extendidos a los que se refiere el artículo tercero de la citada resolución, se tendrán por efectuadas el día bancario hábil siguiente a aquel en que se realicen.

5. En relación con la previsión contenida en el numeral XIX “Comisión de manejo” de la Circular Externa 061 de 1991, mediante la cual se impartieron instrucciones sobre el régimen de aprobación de reglamentos de funcionamiento de los fondos de cesantía, ese despacho se permite precisar que la comisión que la sociedad administradora tendrá derecho a cobrar por la administración del fondo, será la que determine la misma sociedad, con sujeción a lo señalado al efecto por la Superintendencia Bancaria.

En relación con este mismo particular y en concordancia con lo previsto en el numeral 1 de la Circular Externa 070 de 1991, esta superintendencia se permite instruir a las sociedades administradoras en el sentido de que toda información sobre cambios en la comisión de manejo debe ser remitida a la última dirección registrada de cada afiliado, con la antelación prevista en la citada circular, asi como publicada en carteleras dispuestas para el efecto en las oficinas de la propia administradora y en las de la red de oficinas de los establecimientos de crédito contratada para la atención al cliente.

De otra parte, respecto de los subnumerales 1.1. “Sobre el valor del fondo” y 1.2. “Sobre el valor de cada retiro anticipado” de la Circular Externa 070 de 1991, por medio de la cual se determinó el procedimiento para el cobro diario de la comisión de manejo, la valoración diaria del fondo de cesantía y el cierre trimestral, cabe observar que en ellos quedó consignado erróneamente en la definición de las fórmulas para el cobro de la comisión que “X%” es el “porcentaje determinado por la junta directiva”, cuando en realidad es la sociedad administradora de fondos de pensiones y de cesantía quien determinara la comisión a cobrar, sin que necesariamente deba hacerlo por conducto de su junta directiva como quedó expresado.

En consecuencia, resulta procedente aclarar que la definición correcta del término “X%” es:

"X% = Porcentaje determinado por la sociedad administradora de fondos de pensiones y de cesantía''''.

La presente circular modifica en lo pertinente las circulares externas 060 y 070 de 1991, y rige desde la fecha de su publicación.

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