CIRCULAR EXTERNA 9 DE 1997

 

CIRCULAR EXTERNA 9 DE 1997 

(Octubre 2)

Asunto: Medidas a tomar para adecuar los sistemas de información para el año 2000.

Ante la proximidad del año 2000 y dado el impacto que ello tendrá en los sistemas de información, la Superintendencia de Valores considera necesario que las entidades sujetas a su inspección y vigilancia, los emisores de valores y los demás intermediarios inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios, adopten las medidas necesarias que garanticen que el cambio de milenio no generará ningún traumatismo en su operación normal.

A continuación se expone la causa que origina el “problema del año 2000” y se imparten las instrucciones pertinentes, a efectos de que las entidades tomen las medidas correspondientes para su solución.

1. Origen del problema. Para ahorrar espacio de almacenamiento y mejorar la eficiencia de los programas de computador, muchos sistemas fueron diseñados para manejar, en toda la aplicación o en parte de ella, sólo 2 dígitos para el año. Con el cambio de siglo (que coincide con el cambio de milenio) estos sistemas presentan errores al realizar operaciones sobre las fechas. A manera de ejemplo, si en uno de estos sistema se calcula el número de años que hay entre el año 2000 y 1997, el computador dirá que hay —97 años, ya que calculará 00-97.

2. Implicaciones del problema. La solución del problema aparentemente es muy fácil: cambiar el campo donde se almacena la fecha por uno de mayor longitud. Sin embargo, la solución no es tan sencilla de implementar por las razones que se exponen a continuación:

1. Según datos estadísticos, el cambio en el formato de la fecha puede afectar a más del 70% de los programas y procesos que conforman las aplicaciones en uso en las organizaciones;

2. El cambio puede implicar la actualización de millones de registros de datos, incluso de archivos con información histórica (copias de respaldo en cinta, copias de archivos almacenados en sitios remotos, etc.);

3. Puede ser necesario actualizar aplicaciones adquiridas a casas de software que ya desaparecieron del mercado, o aplicaciones sobre las cuales no existen contratos de actualización y soporte, así como aplicaciones de las cuales no se tienen los programas fuente;

4. El problema puede afectar al software operativo: sistemas manejadores de archivos, bases de datos, sistemas operacionales, software de red, ambientes de comunicaciones, etc.;

5. El problema también puede afectar a otros sistemas basados en microprocesadores, tales como dispositivos de control de acceso, cámaras de vídeo e incluso algunos microcomputadores cuyo BIOS no es actualizable;

6. El problema puede afectar los planes de contingencia de la entidad, y

7. La documentación de los sistemas de información y la papelería que se usa en procesos relacionados con los sistemas también se puede ver afectada.

Como se ve, el problema del año 2000 no es solo técnico, es un problema que trasciende lo relacionado con el hardware y el software. Por lo tanto, las entidades deben involucrar en su solución a las distintas áreas que la conforman.

3. Plan de trabajo que deberán ejecutar las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Valores para solucionar el problema. Los síntomas del problema del año 2000 no se comenzarán a manifestar solamente a partir del primero de enero del 2000. Es posible que algunas entidades ya lo estén viviendo, como resultado de las operaciones entre fechas que incluyan años del siglo 21. Por lo tanto, es necesario actuar a la brevedad posible.

En desarrollo de lo anterior, cada entidad deberá formular y presentar a su revisor fiscal, a más tardar el 31 de diciembre de 1997, un plan de trabajo a ejecutar con miras a diagnosticar, evaluar y corregir los problemas que se puedan originar por el cambio de milenio. El plan deberá ser discutido y aprobado por la junta directiva de cada entidad.

El revisor fiscal está en la obligación de verificar el cumplimiento del plan e informar a esta superintendencia sobre cualquier hecho o retraso que pudiera afectar la operación normal de la entidad, en este o en los próximos 3 años.

El plan de trabajo y los informes del revisor fiscal deberán estar a disposición de la Superintendencia de Valores, quien los podrá solicitar en cualquier momento, sin perjuicio de las visitas que programe con el fin de verificar el cumplimiento de las instrucciones impartidas.

4. Instrucciones para los emisores de valores y demás intermediarios inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios. Los emisores de valores y demás intermediarios inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios deberán adoptar todas las medidas técnicas y procedimentales necesarias para garantizar que el cambio de milenio no generará ningún traumatismo en su operación normal. En particular, frente a sus obligaciones con la Superintendencia de Valores.

El “problema del año 2000” no es un argumento válido para no transmitir o reportar a tiempo información a la Superintendencia de Valores.

5. Bibliografía. Para obtener mayor información sobre el problema del año 2000, conocer metodologías para su solución, evaluar si los microcomputadores pueden tener problemas, etc. puede consultar las siguientes páginas de Internet:

http://www.intel.com/procs/support/year2000/index.htm. 

http://www.ibm.com/IBM/year2000/. 

Buscando “year 2000”, con cualquier motor de búsqueda, encontrará información adicional.

Esta circular rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular va dirigida a los señores representantes legales y revisores fiscales de las entidades sujetas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Valores, emisores de valores y demás intermediarios inscritos en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios.

_________________________