CIRCULAR EXTERNA 9 DE 1998 

(Enero 28)

Ref.: Comités de auditoría-Circular Externa 007 de 1996.

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 22 y 23 de la Ley 222 de 1995 y en el numeral 3º del 73 del estatuto orgánico del sistema financiero, le corresponde a las juntas directivas de las entidades administrar de manera diligente los negocios de la sociedad; por consiguiente, les compete, entre otras funciones, ordenar y vigilar que los procedimientos de control interno de la entidad se ajusten a las necesidades de la misma.

No obstante, este despacho considera que es necesario concretar y hacer más efectiva la responsabilidad que tienen las juntas directivas en la definición de la estructura y la supervisión de la operación de los sistemas de control interno, razón por la cual resulta necesario que las juntas directivas de las entidades vigiladas conformen entre sus miembros comités de auditoría, los cuales desarrollarán las tareas que se señalan mediante el presente instructivo.

En consecuencia, con la presente circular se adiciona el capítulo noveno del título I de la Circular Externa 007 de 1996 (circular básica jurídica) creando el numeral 7º denominado “comités de auditoría”, para lo cual se adjuntan las páginas 55-6 y 55-7.

Las entidades contarán con un plazo de treinta (30) días calendario, a partir de la fecha de publicación de la presente circular, para constituir los comités y para que estos empiecen a ejercer sus funciones.

6.9.3. Reporte de transacciones sospechosas a la fiscalía. El reporte de las transacciones sospechosas detectadas en cada mes calendario, debe ser entregado a la Fiscalía General de la Nación dentro del mes calendario siguiente en un informe consolidado.

En el evento de que una entidad vigilada no detecte operaciones sospechosas deberá informarlo a la fiscalía en el mismo plazo.

Los mecanismos de control implementados por la entidad deberán permitirle detectar las operaciones inusuales a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia.

6.9.4. Informes sobre actualización de manuales de procedimiento. Todas las entidades deberán enviar a más tardar dos meses después de la entrada en vigencia de la presente circular, a la unidad especializada para la prevención de lavado de activos, una carta en la que se informe sobre el número del acta de la junta directiva en la que se haya aprobado la actualización de los manuales de acuerdo a lo dispuesto en la presente circular.

Las entidades que se creen después de entrada en vigencia esta circular, deberán informar a más tardar un mes después de iniciar operaciones, el número del acta de junta directiva en la cual se haya adoptado el manual de procedimientos.

La información sobre posteriores actualizaciones de esos manuales deben hacerse llegar a la superintendencia dentro de los cinco (5) días siguientes a su adopción.

Los manuales deben permanecer en cada entidad a disposición de esta superintendencia.

6.10. Práctica Insegura. La Superintendencia Bancaria podrá calificar como práctica insegura la realización de operaciones con entidades financieras, nacionales o extranjeras, que no se protejan adecuadamente contra el lavado de activos.

7. Comités de auditoría

7.1. Aspectos generales. De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 22 y 23 de la Ley 222 de 1995 y en el numeral 3º del artículo 73 del estatuto orgánico del sistema financiero, le corresponde a las juntas directivas de las entidades la obligación de administrar diligentemente los negocios de la sociedad; por consiguiente, dicho órgano colegiado es el encargado de ordenar y vigilar que los procedimientos de control interno se ajusten a las necesidades de la entidad. Lo dispuesto en las normas mencionadas no exime a los funcionarios encargados de ejecutar las directrices emanadas de la junta directiva, de la responsabilidad que les cabe como directos responsables de implementar las medidas y procedimientos de control interno que les permitan salvaguardar los activos de la entidad y conducir ordenadamente los negocios.

Ahora bien, esta superintendencia ha considerado que para el adecuado cumplimiento de la labor que le corresponde a las juntas directivas de las entidades vigiladas en el sentido de supervisar la operación de los sistemas de control interno de forma tal que sus esfuerzos conduzcan a un correcto desarrollo de su objeto social, se deben conformar comités de auditoría dependientes de las mismas, los cuales desarrollarán las tareas que se señalan en el presente instructivo.

Con todo, es de advertir que los comités de auditoría en momento alguno sustituyen la responsabilidad que le corresponde a la junta directiva y a la administración sobre la supervisión e implementación del control interno de la entidad; su responsabilidad quedará limitada a servir de apoyo a la junta directiva en la toma de decisiones atinentes al control y mejoramiento de aquel.

7.2. Concepto de control interno. El control interno se define como un proceso realizado por la junta directiva, administradores y demás personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable en búsqueda del cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

— Efectividad y eficiencia en las operaciones.

— Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.

— Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

7.3. Funciones del comité. El comité de auditoría tendrá como funciones primordiales las siguientes:

— Supervisar la estructura del control interno de la entidad de forma tal que se pueda establecer si los procedimientos diseñados protegen razonablemente los activos de la entidad y si existen controles para verificar que las transacciones están siendo adecuadamente autorizadas y registradas.

— Supervisar las funciones y actividades de auditoría interna y/o contraloría, con el objeto de determinar su independencia en relación con las actividades que auditan y verificar que el alcance de sus labores satisfacen las necesidades de control de la entidad.

— Velar por la transparencia de la información financiera que prepara la entidad y su apropiada revelación. Para ello, deberá vigilar que existen los controles necesarios y los instrumentos adecuados para verificar que los estados financieros revelan la situación de la empresa y el valor de sus activos.

— Velar porque existan los controles necesarios para evitar que la entidad sea utilizada como instrumento para la realización de actividades delictivas, en especial para el lavado de activos.

— Evaluar los informes de control interno practicados por los auditores internos y/o contraloría y los revisores fiscales, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones.

— Servir de apoyo a la Superintendencia Bancaria y a la revisoría fiscal evaluando constantemente los procedimientos establecidos para determinar la suficiencia del control interno.

— Solicitar los informes que considere convenientes para el adecuado desarrollo de sus funciones.

Para el adecuado cumplimiento de sus funciones el comité de auditoría deberá conocer y/o evaluar cuando menos el siguiente material documental:

— El borrador de los estados financieros de la entidad.

— El dictamen de los estados financieros emitido por los revisores fiscales.

— Los informes de control interno emitidos por los revisores fiscales y/o las cartas de recomendaciones u observaciones emitidas por los mismos.

— El plan de auditoría del auditor interno y/o de contraloría y de los revisores fiscales.

— Los oficios de observaciones que remita la Superintendencia Bancaria a la entidad como consecuencia de deficiencias detectadas.

— Las actas donde conste la evaluación periódica de la cartera de créditos de la entidad.

7.4. Conformación del comité

El comité deberá estar conformado por tres (3) miembros de la junta directiva elegidos por la misma; su presidente, quien será designado por la junta, citará a las sesiones y coordinará las actividades del comité.

A las reuniones del comité pueden ser citados, con la frecuencia necesaria y con el fin de suministrar las explicaciones pertinentes acerca de asuntos de control interno, el presidente o gerente de la entidad, el vicepresidente financiero o quien detente el cargo equivalente, el auditor interno o contralor, el revisor fiscal, así como cualquier otro funcionario que el comité considere conveniente.

Con todo, las personas mencionadas en el párrafo anterior deberán ser citadas siempre que éste órgano se reúna para conocer y/o evaluar los documentos a que hace referencia la parte final del numeral 7.3 capítulo noveno, título I de la presente circular.

Los miembros de la junta directiva elegidos para conformar el comité de auditoría permanecerán en sus funciones por un período mínimo de un (1) año. No obstante, se deberá procurar que los períodos de permanencia no sean coincidentes, de forma tal que el comité pueda contar con un miembro experimentado en la funciones del mismo.

7.5. Periodicidad de las reuniones

El comité deberá reunirse como mínimo seis (6) veces al año y, adicionalmente, cuantas veces sea necesario cuando se detecten deficiencias en el sistema de control interno que requieran una evaluación y correctivos urgentes o cuando existan cambios significativos en las políticas de la entidad o en la normatividad que regula las operaciones de la misma.

7.6. Informes sobre las tareas desarrolladas y las conclusiones alcanzadas por el comité

Las observaciones que presente el comité y los informes que se produzcan deberán quedar consignados en actas que serán presentadas ante la junta directiva. Cuando se detecten situaciones que revistan importancia significativa se deberá remitir un informe especial a la administración de la entidad.

La junta directiva deberá presentar a la asamblea general de accionistas o asociados, al cierre del ejercicio económico, un informe sobre las labores desarrolladas por el comité.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a miembros de juntas directivas, representantes legales y revisores fiscales de las entidades vigiladas.

 

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