CIRCULAR EXTERNA 9 DE 1998 

(Agosto 28)

(Nota: Derogada por la Resolución 497 de 2003 artículo 3º de la Superintendencia de Valores).

Asunto: Por la cual se adecua el plan único de cuentas para las entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores a las actividades desarrolladas por los fondos mutuos de inversión y se dictan otras disposiciones.

Como es de su conocimiento, mediante el artículo 62 de la Ley 454 de 1998, el Congreso de la República determinó asignar la inspección, vigilancia y control de los fondos mutuos de inversión a la Superintendencia de Valores. En este sentido esta entidad reasume la supervisión de estos inversionistas institucionales, la cual había sido trasladada al Dancoop en obedecimiento a lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 35 de 1993.

En virtud del mandato del legislador, la Superintendencia de Valores asume las funciones de supervisión que le han sido encomendadas, con el propósito de coadyuvar al desarrollo de los fondos mutuos de inversión, inversionistas institucionales que, desde su creación en el año de 1960, fueron concebidos como motor fundamental de estímulo al ahorro de los trabajadores y de su canalización hacia el mercado público de valores y por ende, a la financiación de la inversión productiva.

En este orden de ideas, en primer término resulta conveniente informar que la Superintendencia está adelantando las diligencias administrativas de recepción y organización de documentos, de archivo y actuaciones en marcha ante el Dancoop. Una vez culminado este trámite, tales actuaciones continuarán su curso normal ante esta superintendencia.

En segundo lugar, en orden a asumir con la mayor prontitud el desarrollo de las funciones encomendadas, es importante comunicar que las herramientas utilizadas por esta superintendencia para lograr la supervisión prudencial de los diversos agentes del mercado serán extendidas a los fondos mutuos de inversión, como nuevos sujetos de inspección y vigilancia.

No obstante, con el ánimo de procurar los menores inconvenientes en el traslado de competencia de supervisión y a fin de que los fondos mutuos de inversión puedan ajustar su información a los estándares aplicados a la entidades sujetas a inspección y vigilancia de esta superintendencia, se ha considerado procedente establecer el régimen descrito a continuación referente a tres aspectos primordiales, así:

I. Adecuación del plan único de cuentas, PUC. Esta entidad, mediante la Resolución 1530 de 1993, modificada por las circulares externas números 18 de 1994 y 18 de 1995, expidió el plan único de cuentas para las entidades vigiladas y mediante la Resolución 533 del 24 de agosto de 1998, amplió la aplicación del mismo a los fondos mutuos de inversión el cual podrá ser utilizado como documento fuente por estos últimos a partir de la fecha. En todo caso, su aplicación será obligatoria a partir de los estados financieros con corte a 30 de septiembre de 1998.

II. Obligaciones de reporte de información vía modem. Con el propósito de agilizar y modernizar el envío, procesamiento y análisis de los estados financieros de los fondos mutuos de inversión, la remisión de la información contable que periódicamente deben realizar se hará vía modem a partir de los estados financieros con corte al mes de septiembre de 1998, de acuerdo con las instrucciones que mas adelante se imparten.

III. Obligaciones de valoración de inversiones a precios de mercado. Los fondos mutuos de inversión, deberán valorar a precios de mercado todas sus inversiones en títulos o valores, de acuerdo con los lineamientos que se establecen en la presente circular.

A continuación se dictan las instrucciones sobre cada uno de los aspectos mencionados, en el mismo orden en que fueron planteados:

1. Adecuación del plan único de cuentas, PUC. Con el propósito de facilitar el registro de las operaciones realizadas por los fondos mutuos de inversión, este despacho considera necesario habilitar un nuevo usuario, FMI, e introducir algunas modificaciones al mencionado PUC, así como a sus descripciones y dinámicas, entre las cuales vale la pena destacar las siguientes:

1.1. Cuentas por cobrar a empresas patrocinadoras. A fin de que al efectuar la causación de los aportes realizados por los socios del fondo y las contribuciones de la empresa, que son giradas dentro de los diez primeros días del mes siguiente al que se causa, se ha habilitado la cuenta “cuentas por cobrar a empresas patrocinadoras”, código 1318, la cual tiene dos subcuentas que permiten distinguir el valor aportado directamente por los afiliados y el valor de la contribución de la empresa.

1.2. Rendimientos decretados por pagar. Dentro de la cuenta dividendos y participaciones por pagar se habilitó la subcuenta “Rendimientos decretados por pagar”, código 233515, en la cual se deben registrar los rendimientos acumulados durante el respectivo período, los cuales serán distribuidos en efectivo o en unidades de inversión, a opción de los beneficiarios, previa autorización de la Superintendencia de Valores.

Los fondos podrán distribuir rendimientos en forma trimestral, semestral o anual conforme lo dispongan los respectivos estatutos.

1.3. Provisión para redención de unidades. Teniendo en cuenta que los socios adquieren unidades de inversión a diferentes precios y que en el momento de efectuar retiros parciales o definitivos, el valor de la unidad ha tenido una variación, bien sea positiva o negativa, se podrá crear una provisión para ajuste en redención de unidades, hasta del 10% de las utilidades obtenidas durante el respectivo período, para lo cual se ha habilitado en la cuenta “pasivos estimados y provisiones para gastos” la subcuenta “provisión para ajustes en redención de unidades”, código 260550, el resto deberá hacerse con cargo a resultados en la cuenta “gastos por redención de unidades”, código 529580.

1.4. Contribuciones especiales de la empresa. Con el fin de atender gastos específicos del fondo, es posible que la(s) empresa(s) patrocinadora(s) efectúe(n) contribuciones especiales a estos. En el momento de recibir los dineros correspondientes a la contribución especial, el fondo deberá registrar un pasivo, en la cuenta “contribuciones especiales de la empresa”, código 280515, la cual se disminuirá en la medida en que se hagan las erogaciones para los gastos especiales para los que fue concedida los ingresos en resultados por este concepto se registrarán, en el momento en que el fondo realice el desembolso, como no operacionales en la cuenta “ingresos contribución especial”, código 429530, y como contrapartida en la cuenta “egresos contribución especial”, código 539530.

1.5. Fondo de perseverancia. Las sumas correspondientes a la contribución de la empresa que no alcancen a ser consolidadas en cabeza de los trabajadores por retiro del socio sin haber cumplido con los requisitos del plan de ahorro, siempre y cuando este retiro obedezca exclusivamente a voluntad del afiliado, se destinarán a la conformación de un fondo de perseverancia, el cual será distributivo anualmente a manera de estímulo, en efectivo o en unidades de inversión, entre los afiliados que completen cinco años en el plan de ahorros, en proporción a sus aportes legales voluntarios.

De conformidad con el artículo 9º del Decreto 739 de 1990, en los casos de terminación del contrato de trabajo por liquidación o clausura definitiva de la empresa o establecimiento, despido sin justa causa, o muerte del trabajador, el fondo mutuo procederá a consolidar la totalidad de las contribuciones de la empresa que ésta haya entregado al fondo a favor del respectivo trabajador, y que aún no se haya consolidado por no haber transcurrido el término previsto para el efecto por la ley o por el acta orgánica.

De acuerdo con dicha regla no es posible pactar en los estatutos que en caso de disolución del fondo por clausura definitiva de la empresa, las contribuciones no consolidadas incrementen el fondo de perseverancia.

Ahora bien, puede suceder que al producirse un despido la empresa sostenga que actuó con justa causa y el trabajador lo contrario. En tales eventos el fondo mutuo deberá abstenerse de consolidar la contribución correspondiente o de trasladar al fondo de perseverancia la parte no consolidada que corresponda al trabajador despedido, hasta tanto se defina la situación, bien sea porque se produzca una sentencia judicial ejecutoriada o porque haya ocurrido la prescripción. En tal caso, las sumas correspondientes se mantendrán en unidades en el patrimonio y a las mismas se les apropiarán las utilidades de cada período, también en unidades. Finalmente, si queda acreditado que el despido fue por justa causa, la suma no causada se entregará al fondo de perseverancia, y, en caso contrario, se pagará al trabajador respectivo.

De otra parte, salvo los eventos mencionados en el Decreto 739 de 1990, no es posible consolidar las contribuciones de la empresa antes de que se cumplan los plazos previstos por el artículo 5º del Decreto 1705 de 1985.

1.6. Valor neto. Dada la forma especial del patrimonio de los fondos, se hace necesario crear dentro del grupo de capital social una cuenta para el registro de los valores que lo conforman, la cual se denomina “valor neto” y se le asignó el código 3108.

El fondo mutuo, por definición es una institución de inversión, el cual debe redimir sus unidades con base en el valor neto de sus activos. El valor de sus unidades de inversión dependen del valor en el mercado del portafolio de inversiones y sus rendimientos en un momento determinado. Dependiendo del origen de los aportes que conforman el valor neto se ha asignado una subcuenta para cada rubro así:

1.6.1. Aportes legales ordinarios, código 310805. Son las sumas entregadas por los trabajadores, que en los términos pactados en el acta de constitución del fondo, generan para la empresa la obligación de contribuir en una suma, que como mínimo debe ser igual al 50%. En el acta orgánica se pueden establecer categorías de trabajadores para efectos de determinar la contribución de la empresa. En este caso es necesario tener en cuenta que, de acuerdo con el numeral 3º de la Circular Externa 6 de 1990 de la Superintendencia de Valores “Las categorías que se establezcan no deben dar lugar a que los trabajadores de mayores ingresos reciban beneficios del fondo proporcionalmente mayores a los que se otorguen a los trabajadores de menores ingresos.

1.6.2. Aportes legales extraordinarios, código 310810. Se incluirán en este rubro, los aportes adicionales voluntarios que el socio se obliga a ahorrar en adición al aporte legal voluntario, sin que exceda el 10% de su asignación básica mensual. Igualmente se registrarán los aportes extraordinarios adicionales que, por voluntad del trabajador sin previa obligación, efectúa de sus ingresos laborales.

1.6.3. Utilidades reinvertidas, código 310815. En esta cuenta se registrarán los rendimientos decretados que el socio haya decidido reinvertir, una vez aprobada la distribución por parte de la Superintendencia de Valores.

1.6.4. Contribución de la empresa consolidada, código 310820. Se incluirán los aportes que la empresa se ha obligado a efectuar y que, de acuerdo con la permanencia de cada afiliado en el fondo, tiene derecho a que se le consolide.

1.6.5. Fondo de perseverancia, código 310825. Se registrarán los valores que previamente han sido trasladados al pasivo, de acuerdo con el punto 5 de la presente circular, que al haber sido puestos a disposición de los socios, estos decidieron reinvertirlos.

1.6.6. Contribución de la empresa extraordinaria sin condición, código 310830. Se registrarán las sumas que voluntariamente haya entregado la empresa, sin previa obligación, para ser consolidadas en cabeza de cada socio y que no requieren de ninguna condición especial, así mismo, cuando existan contribuciones y hayan sido entregadas por la empresa bajo algunas condiciones especiales, se trasladarán a esta cuenta cuando se agoten dichos requisitos.

1.6.7. Contribución de la empresa por consolidar, código 310835. Esta dada por el valor total de las contribuciones recibidas de la empresa, en virtud del acuerdo de constitución del fondo.

La consolidación de estos aportes se realizará anualmente, durante los tres primeros años de permanencia del socio y a partir de esta fecha con la misma periodicidad con que la empresa efectúa su contribución. Su monto se trasladará a la cuenta de socios en unidades por su valor promedio.

1.6.7.(sic). Contribuciones extraordinarias de la empresa con condición, código 310840. Están representadas por los aportes no obligatorios que efectúa la empresa y que requieren el cumplimiento de ciertas condiciones para ser abonados en cabeza de los socios.

1.6.8. Rendimientos por aportes extraordinarios con condición, código 310845. Al momento de distribuir los rendimientos, una parte corresponderá al valor de las contribuciones voluntarias adicionales de la empresa, a las cuales se les ha establecido una condición para que puedan ser consolidadas en cabeza de cada afiliado, dichos rendimientos deberán cumplir la misma condición y, entre tanto, deben contabilizarse en la cuenta de rendimientos por aportes extraordinarios con condición.

1.6.9. Fondo de perseverancia en tránsito, código 310850. Cuando existan dudas sobre las causas de terminación del contrato laboral que tiene suscrito el socio con la empresa patrocinadora del fondo y éste no haya reunido los requisitos para que el 100% de la contribución de la empresa sea consolidada en cabeza suya, esta suma no puede ser entregada al fondo de perseverancia sino que se registrará como en tránsito, llevando un registro que les permita controlar siempre el posible beneficiario. En el momento en que la sentencia judicial sea ejecutoriada o se prescriba la acción, se le entregará bien al beneficiario o bien al fondo de perseverancia, según sea el caso, junto con los rendimientos de que trata el numeral 1.6.11 de la presente circular.

1.6.11.(sic) Rendimiento fondo de perseverancia en tránsito, código 310855. Los rendimientos que correspondan a la cuenta de fondo de perseverancia en tránsito se registrarán igualmente dentro del valor neto y se debe efectuar un registro que les permita identificar en todo momento el nombre de los posibles beneficiarios.

1.7. Reserva para estabilización de rendimientos, código 331530. De acuerdo con el parágrafo del artículo 6º del Decreto 1705 de 1985, los fondos pueden constituir una reserva para estabilización de rendimientos y protección de activos. Como dicha reserva no es obligatoria sino opcional, se considera indispensable que los fondos que la creen le den un manejo adecuado, para lo cual será necesario convertirla en unidades en el momento de constituirse. Pues de no ser así, la misma se distribuiría entre los socios que efectúen retiros parciales o definitivos. Los fondos podrán constituir esta reserva, previa autorización de la junta directiva y deberán, así mismo, especificar claramente los casos en que se podrá afectar. En el momento de aplicarla se utilizará el costo promedio de adquisición para el retiro de las unidades correspondientes.

1.8. Resultados del ejercicio. Para registrar los rendimientos no decretados los fondos mutuos de inversión pueden optar por alguno de los siguientes métodos:

1.8.1. El procedimiento que consiste en llevar mensualmente las utilidades a esta cuenta, código 360505, trasladándola posteriormente al rubro “rendimientos decretados por pagar”, código 233515, al cierre de cada período, sea éste trimestral o anual. El monto de las utilidades no se convierte en unidades y hace parte del valor neto del fondo y, por ende, de la unidad.

1.8.2. Los fondos mutuos que distribuyen utilidades en forma trimestral también podrán convertir a unidades el valor de los rendimientos mensuales, llevando un registro que les permita identificar los rendimientos que correspondan a cada socio en ese mes. Trimestralmente se deberá cancelar esta cuenta, tanto en pesos como en unidades, trasladando su valor al rubro “rendimientos decretados por pagar”, código 233515.

Los fondos mutuos de inversión que opten por este último procedimiento deberán adjuntar a la certificación de la transmisión de los estados financieros que se envía mensualmente a la Superintendencia de Valores, una discriminación de los rendimientos de cada mes con su respectiva distribución.

Cuando el resultado, al cierre de un período sea negativo, el saldo que arroje el grupo “resultados del ejercicio”, código 36, deberá trasladarse a la cuenta “pérdidas acumuladas”, código 371005, y en la medida en que el fondo obtenga utilidades, éstas deberán destinarse a absorber las pérdidas acumuladas.

1.9. Ingresos. Los ingresos de los fondos mutuos de inversión corresponden básicamente a los rendimientos generados por el portafolio, los cuales incluyen tanto la causación exponencial como los generados por efectos de la valoración de inversiones a precios de mercado, los cuales deben ser registrados en las cuentas que en el grupo “ingresos operacionales”, código 41, se han habilitado para cada caso.

Adicionalmente dada la fluctuación del valor de la unidad se pueden presentar ingresos debido a que el valor de la misma, al momento de efectuar retiros parciales o definitivos, se encuentre desvalorizada frente al valor promedio de los aportes efectuados por el beneficiario de los retiros, evento en el cual se ha previsto que dicha diferencia se registre en la cuenta “ingresos por redención de unidades”, código 415005.

Con el propósito de registrar los aportes efectuados por las empresas patrocinadoras de los fondos para cubrir gastos especiales, se ha habilitado la cuenta “ingresos contribución especial”, código 429530, la cual tiene una correlativa en otros egresos denominada “egresos contribución especial”, código 539530.

1.10. Gastos deducibles. Del total de los ingresos se deducirán los gastos que afecten directamente los bienes y operaciones del fondo tales como: custodias, transferencias bancarias, gastos notariales, timbres, impuesto de industria y comercio, pérdida en venta de papeles, depreciaciones y provisiones. Con el propósito de registrar éstos, se ha habilitado el grupo “gastos deducibles”, código 52.

El monto de la provisión para ajuste en redención de unidades también forma parte de los gastos deducibles y se registrará en la cuenta “gastos por redención de unidades”, código 529580, como contrapartida de la cuenta “provisión para ajustes en redención de unidades”, código 260550 y cuando ésta se haya agotado o no esté constituida, se utilizará directamente la cuenta en el estado de resultados.

1.11. Gastos de administración. Los gastos de administración son los destinados a las erogaciones que deba realizar necesariamente el fondo para desarrollar su actividad, entre otros, se encuentran los gastos de personal, alquileres y útiles y papelería.

Los gastos de administración no podrán exceder de los ingresos netos, los cuales están dados por la diferencia entre los ingresos operacionales y los gastos deducibIes, en los porcentajes que a continuación se indican: durante el primero, segundo y tercer año de funcionamiento del fondo en el veinte por ciento (20%), quince por ciento (15%) y trece por ciento (13%), respectivamente, y a partir del cuarto año no podrán superar el diez por ciento (10%).

1.12. Movimiento de unidades de inversión. Es de vital importancia que los fondos mutuos de inversión tengan una clara comprensión del manejo de unidades a fin de que se registren correctamente las operaciones y los estados financieros reflejen su situación financiera.

Cada una de las subcuentas que conforman los aportes de los socios y la contribución de la empresa deberán llevarse en unidades y en pesos, para lo cual los fondos deben diseñar un formato que contenga estos conceptos para cada uno de los socios, ya sea en forma manual o sistematizada.

Para efectos de control y facilidad en los cálculos de las operaciones del fondo, el registro individual señalado en el párrafo anterior también debe contener el valor promedio de la unidad y el valor de la unidad vigente para cada uno de los cargos o abonos.

Tanto el número de unidades totales del fondo e individuales de cada socio como el valor de la unidad deberá ser calculado con seis (6) decimales, no obstante, para la transmisión vía modem se tendrán en cuenta solamente dos dígitos.

En el extracto individual que presenta periódicamente cada fondo a sus socios, se mostrarán los abonos y retiros efectuados de los aportes legales, voluntarios y adicionales, las utilidades reinvertidas, el fondo de perseverancia reinvertido, los aportes consolidados de la empresa y los aportes extraordinarios de la empresa, indicando su movimiento tanto en unidades como en pesos.

En las columnas “entradas” y “salidas” del formato 120, se debe reflejar, tanto en unidades de inversión como en pesos, el movimiento del mes de cada una de las cuentas que conforman los aportes de socios y la contribución de la empresa.

El valor de la unidad de inversión es susceptible de aumentar o disminuir según el desarrollo de las actividades del fondo y las variaciones que tenga el mercado de valores. La valuación de las unidades de inversión se hará el último día de cada mes calendario, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

La valuación será el resultado de la suma del efectivo en caja y bancos; los valores del fondo que se negocien en bolsa, valorados a precios de mercado; el valor de las cuentas por cobrar que tenga el fondo a la fecha de la valuación; y los demás bienes del fondo tomados por su valor en libros. De la cifra así obtenida, se deducirán los pasivos del fondo, incluyendo los gastos pendientes de pago. El resultado será el valor neto del fondo. Este valor se dividirá por el total de unidades en circulación y el cuociente que resulte corresponderá al valor de cada unidad en ese momento.

El valor de la unidad del fondo regirá para todas las operaciones de éste durante la vigencia de la respectiva valuación, exceptuando los traslados internos de las cuentas que conforman el valor neto y el paso de la contribución de la empresa por consolidar al fondo de perseverancia, previstos en esta circular. Cada valuación será sometida a consideración de la junta directiva y sólo tendrá validez después de que ésta la apruebe. En todo caso la fecha de determinación de la unidad deberá ser el último día hábil de cada mes, a fin de que cubra períodos iguales durante los cuales estará vigente.

1.13. Activos diferentes a títulos o valores y préstamos a socios y operaciones de endeudamiento. Tratándose de activos, diferentes a los que conforman el portafolio de inversión de los fondos mutuos de inversión y los préstamos de que trata el numeral 4º del artículo 2º del Decreto 652 de 1988, estos deben corresponder exclusivamente a los indispensables para el desarrollo de su objeto social, tratándose de bienes inmuebles la inversión será procedente cuando tenga como finalidad la utilización del bien, objeto de la inversión, para el funcionamiento del mismo.

Si por algún motivo, llegare el fondo a adquirir bienes que no sean utilizados en el desarrollo del objeto social, estos deberán ser desmontados de inmediato, no obstante lo cual, previa solicitud motivada, la superintendencia, por intermedio de la delegatura de intermediarios y demás entidades vigiladas, podrá conceder plazos especiales para la enajenación de dichos bienes.

Salvo los casos contemplados en el artículo 1º del Decreto 739 de 1990 y los pasivos adquiridos en el desarrollo normal de las operaciones de los fondos, éstos no podrán recibir préstamos ni financiación alguna.

II. Transmisión vía modem

2.1. (Modificado).* Información a transmitir. Los fondos mutuos de inversión deberán reportar mensualmente vía modem los estados financieros a esta entidad. Adicionalmente, transmitirán los formatos denominados “valor neto”, número 120, y “número de afiliados”, número 122, con la misma periodicidad y el formato denominado “reporte de rendimientos”, número 121, siempre que haya cierre de período. En todo caso el cierre deberá efectuarse por lo menos una vez al año con corte a 31 de diciembre.

Dicha información deberá remitirse entre los días 20 y 25 siguientes al cierre de cada mes.

Adicionalmente, dentro de los dos (2) días siguientes de haberse efectuado una transmisión sin errores de ningún tipo, el representante legal, el contador y el revisor fiscal, deberán enviar a la superintendencia una comunicación en donde conste que la información reportada bajo el código de transmisión asignado, CT, corresponde a los registros contables del fondo.

La comunicación de que trata el inciso anterior, debe contener adicionalmente el valor de la unidad con seis decimales. Con igual número de decimales, en las fechas de cierre de período, se debe incluir el valor por unidad de los rendimientos decretados por pagar.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 1 de 2004 de la Superintendencia de Valores)

2.2. Pruebas y recepción oficial de los estados financieros. Los fondos mutuos de inversión deberán transmitir en calidad de prueba los estados financieros correspondientes a los meses de septiembre y octubre de 1998, entre los días 20 al 25 de noviembre de 1998. Cabe aclarar que dentro de dichas fechas podrán efectuarse todas las transmisiones que se consideren necesarias, hasta lograr una transmisión libre de errores, la cual se considerará válida para todos los efectos.

No obstante lo anterior, los fondos mutuos de inversión que deseen transmitir los estados financieros de septiembre de 1998 con antelación al término previsto lo podrán hacer entre el 20 y el 25 de octubre de 1998.

2.3. Código de transmisión, CT. A cada transmisión que se efectúe sin errores de comunicación, estructura del archivo, aritméticos o contables, el sistema le asignará un código de transmisión, CT, el cual identifica en forma única el archivo de datos recibido. Una vez el fondo transmita la información financiera y se le haya asignado el código de transmisión, CT, no será posible retransmitir sin previa autorización de la delegatura para intermediarios y demás entidades vigiladas de la Superintendencia de Valores.

2.4. (Modificado).* Horario de transmisión. La recepción vía modem de los estados financieros tanto para las pruebas como para la transmisión definitiva a la Superintendencia de Valores, se hará las 24 horas del día, teniendo en cuenta que para el último día límite, ésta se recepcionará únicamente hasta las 5:30 p.m.

*(Nota: Modificado por la Circular Externa 1 de 2004 de la Superintendencia de Valores)

2.5. Teléfonos de transmisión. 4270411 (PBX).

2.6. Documento técnico. El documento “definición del sistema de envío de información contable”, SV-EIC 04, que se adjunta a la presente circular, explica todos los aspectos técnicos relacionados con la nueva modalidad de envío de la información vía modem.

2.7. Remisión de información en papel. Hasta tanto la Superintendencia no lo disponga de otra forma, los fondos mutuos de inversión enviarán, con la misma periodicidad establecida para la transmisión de los estados financieros, un anexo en forma impresa, en donde se detalle la composición del portafolio, el cual debe contener como mínimo la siguiente información:

2.7.1. Para títulos o valores de renta fija

— Valor nominal.

— Emisor y especie.

— Fecha de emisión.

— Fecha de vencimiento.

— Tasa nominal.

— Fecha de adquisición o compra.

— Interés nominal pactado y modalidad para el pago de los rendimientos.

— Precio de adquisición.

— Días al vencimiento a la fecha de compra.

— Días al vencimiento al cierre de cada mes.

— Valor final o de redención del título.

— Tasa efectiva de compra y tasa básica en la fecha de compra.

— Valor de la tasa básica, margen por emisor y tasa de mercado empleada para la valoración a la fecha de los estados financieros.

— Valor de los títulos que conforman el portafolio de inversiones al último día de cada mes, valorados a precios de mercado.

— Valor de los títulos valorados por el método exponencial, a la tasa de compra.

Si el portafolio del fondo se valora bajo la metodología alterna contemplada en la Circular Externa 023 de 1995 de la Superintendencia de Valores, es necesario que adicionalmente se informe el ajuste al índice calculado.

2.7.2. (Modificado).* Para los valores de renta variable

— Emisor.

— Número de acciones.

— Clasificación según la bursatilidad.

— Promedio utilizado para la valoración.

— Valor de mercado de las acciones, al último día del mes.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 17 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

2.7.3. Si el fondo al cierre de cada mes, tiene pactados compromisos futuros de compra o venta de títulos derivados de la celebración de compromisos a futuro, los cuales se registran en la cuenta “compromisos de reventa inversiones negociadas, repos y carruseles”, código 1290, se requiere remitir la siguiente información:

— Número de la operación si es del caso.

— Fecha de registro.

— Especie de emisor sobre la que versa el compromiso.

— Número de acciones, si el compromiso u operación versa sobre acciones.

— Fecha establecida para el cumplimiento.

— Tasa de interés pactada para la operación, si es del caso.

— Valor establecido para el cumplimiento.

— Clase de operación (compra o venta).

Sobre los títulos o valores objeto de operaciones de reporto pasivas, es decir, aquellos títulos sobre los cuales el fondo mutuo haya suscrito compromisos de recompra y que de acuerdo con las instrucciones expedidas en el PUC se deben registrar en la cuenta “derechos de recompra de inversiones negociadas”, código 1280, se debe incluir la información de que tratan los numerales 2.7.1 y 2.7.2 de la presente circular, según sean inversiones de renta fija o de renta variable. Es necesario tener en cuenta que estos títulos se deben mantener dentro del portafolio del fondo y el costo de las operaciones se debe registrar como un gasto deducible en la cuenta “gastos operaciones repo”, código 529510.

III. Valoración de inversiones

Los fondos mutuos de inversión, deberán acogerse al método de valoración a precios de mercado establecido por el título 7º de la parte primera de la Resolución 1200 de 1995, las circulares externas 8ª, 10, 11 y 23 de 1995 y la Circular Externa 05 de 1998, expedidas por la Superintendencia de Valores, y demás normas que las modifiquen, aclaren o complementen. Dicha valoración deberá efectuarse y contabilizarse con una periodicidad mensual, con corte al último día de cada mes.

La primera valoración de las inversiones, por parte de los fondos mutuos de inversión, deberá efectuarse a más tardar con corte al 31 de diciembre de 1998 y sus resultados registrarse en la misma fecha.

La utilidad o pérdida derivada de la primera valoración, se determinará como la diferencia entre el valor de mercado y el valor registrado a la misma fecha, incluyendo los saldos de valorizaciones y provisiones existentes.

Para los fines anteriormente expuestos y a elección de cada uno de los fondos, se podrán considerar los siguientes procedimientos de transición:

(Nota: Modificado por la Circular Externa 17 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

3.1. (Modificado).* Transición entre la contabilidad actual y la contabilidad a precios de mercado en inversiones de renta fija. Los fondos mutuos de inversión, podrán continuar causando los rendimientos y valorando, de acuerdo con el método que establecía la Circular Externa 14 de 1989 expedida por esta entidad, todo o parte del portafolio de renta fija que posean a 31 de diciembre de 1998, hasta por un plazo máximo de seis (6) meses contados a partir de la vigencia de la presente circular.

En el evento previsto en el inciso anterior, los fondos deberán estimar mensualmente y llevar un registro de la diferencia entre el valor en libros de tales títulos y el valor de mercado de los mismos, enviando, con la periodicidad mencionada, a esta superintendencia las relaciones de que trata el punto 2.7 de la presente circular.

Los títulos que se adquieran con posterioridad al 31 de diciembre de 1998, deberán ser valorados a precio de mercado, conforme lo dispone el inciso primero del presente numeral.

Con el fin de poder registrar las causaciones de rendimientos y los intereses recibidos por anticipado, por efectos de la aplicación de la Circular 14 de 1989, se habilitan temporalmente las cuentas “ingresos por cobrar —intereses”, código 134010, e “ingresos recibidos por anticipado— intereses”, código 270520.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 17 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

3.2. (Modificado).* Procedimiento de transición para el tratamiento contable de las inversiones de renta variable. Con motivo de la primera valoración, el saldo que arrojen las cuentas “provisiones de inversiones, código 1299, y “valorización de inversiones negociables”, código 1908, se deben trasladar a la cuenta, “ajuste por valoración a precio de mercado”, código 120498.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 17 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

3.2.1. (Modificado).* Si el resultado de la primera valoración genera una utilidad, ésta se registrará como “superávit por valoración de inversiones negociables”, código 3808, incrementando el ya existente por dichas inversiones, si es del caso, con cargo a la cuenta de “ajuste por valoración de inversiones, código 120498.

El valor total de ese superávit se podrá amortizar en alícuotas mensuales a partir del mes siguiente a aquel en el cual se efectúe la primera valoración, correspondiendo la última amortización al mes de diciembre del año 1999.

Cuando el fondo decida realizar la inversión y sobre la misma exista un “superávit por valorización”, se deberá cancelar el saldo que corresponda a esa inversión.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 17 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

3.2.2. (Modificado).* Si el resultado de la primera valoración genera pérdidas, y existe registrada una valorización para la correspondiente inversión, la pérdida se imputará contablemente, para cada uno de los siguientes eventos, así:

a) Cuando la pérdida es mayor a la valorización se imputará en la cuenta “superávit por valorización de inversiones negociables”, código 3808, contra la cuenta “ajustes por valoración de inversiones”, código 120498, y la diferencia se registrará en la cuenta de resultados “ajuste por valoración a precios de mercado”, código 411205, y

b) Cuando la pérdida es menor a la valorización, se debe cancelar el saldo de la cuenta “superávit por valorización”, código 3808, y la diferencia cargarla a resultados en la cuenta “ajuste por valoración de inversiones a precios de mercado”, código 120498. Para el saldo que, luego de aplicar este procedimiento, arroje la cuenta “superávit por valorización”, se seguirán las instrucciones indicadas en el punto 3.2.1 de la presente circular.

(Nota: Modificado por la Circular Externa 17 de 1998 de la Superintendencia de Valores).

IV. Actualización PUC

Las entidades interesadas en obtener una copia de las modificaciones al PUC para las entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores, deberán hacer llegar a la división de sistemas y estadística dos (2) disquetes 3½, alta densidad, compatibles en formato DOS versión 3 en adelante o bajar de la página de internet de la superintendencia, www.supervalores.gov.co, icono plan único de cuentas.

Finalmente, con el ánimo de coadyuvar en el proceso de ajuste de los fondos mutuos a los requerimientos derivados del traslado de competencia producido por la Ley 454 de 1998, esta entidad ha dispuesto un servicio temporal para facilitar la transmisión inicial, conforme al cual podrán acudir a la biblioteca de la Superintendencia de Valores con la información en un disquete, en donde se les permitirá un computador para que efectúen dicha transmisión. Tal servicio se podrá utilizar por los fondos mutuos en el horario de trabajo ordinario de la superintendencia (8:30 a.m. a 5:30 p.m.).

V. Vigencia y derogatorias

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación, y su aplicación se efectuará desde la fecha indicada en cada uno de los capítulos, y deroga la Circular Externa 14 de 1989, los puntos 6º y 8º de la Circular Externa 6ª de 1990 expedidas por la Comisión Nacional de Valores (hoy Superintendencia de Valores), y todas las normas que le sean contrarias.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a los representantes legales y revisores fiscales, fondos mutuos de inversión.

(Nota: Derogada por la Resolución 497 de 2003 artículo 3º de la Superintendencia de Valores).

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