CIRCULAR EXTERNA 9 DE 2003 

(Junio 24)

Asunto: Instrucciones sobre el fondo de liquidez para cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, fondos de empleados y asociaciones mutualistas en desarrollo de lo previsto en el Decreto 790 de marzo 31 de 2003.

El Gobierno Nacional,

en uso de las facultades que le confiere el numeral 25 del artículo 189 de la Constitución Política, y en desarrollo de los literales h) y f) del numeral 1º del artículo 48 del estatuto orgánico del sistema financiero, dictó normas en materia de manejo, aprovechamiento e inversión de recursos captados del público.

Mediante el Decreto 790 de 31 de marzo, se determinó el monto, las características y los elementos necesarios para el funcionamiento del fondo de liquidez, así como se expidieron algunas normas sobre gestión y administración de riesgo de liquidez, e igualmente obligó a los fondos de empleados y a las asociaciones mutuales a tener fondo de liquidez, por cuanto estas entidades captan recursos de conformidad con lo previsto en los artículos 22 y 23 del Decreto 1481 de julio 7 de 1989 y en el artículo 46 del Decreto 1480 de julio 7 de 1989.

De conformidad con lo previsto en el artículo 10 del Decreto 790 de marzo 31 de 2003, esta Superintendencia fija los procedimientos a que deben sujetarse las entidades objeto de la presente circular para la constitución y manejo del fondo de liquidez. Para el efecto, se imparte las siguientes instrucciones:

1. Porcentaje y base para el cálculo.

Las cooperativas de ahorro y crédito, las secciones de ahorro y crédito de las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados y las asociaciones mutualistas con el fin de mantener liquidez necesaria para atender retiros y con el propósito de proteger los depósitos, deberán mantener constante y en forma permanente, un fondo de liquidez, por un monto equivalente a por lo menos el 10% de los depósitos y exigibilidades de la entidad.

De conformidad con el artículo 6º del Decreto 790 de 2003, el monto del fondo para cada mes se establecerá tomando para el efecto, el saldo de las cuentas del grupo 21 “depósitos” y aquellos otros recursos de captación registrados en cuentas por pagar que son consideradas como “exigibilidades” correspondiente a los estados financieros del mes objeto de reporte, cifras que serán verificadas y certificadas en forma permanente por el revisor fiscal o quién haga sus veces.

La base para determinar el monto del fondo de liquidez que deberán constituir las entidades a las que se refiere la presente circular, será la sumatoria de las cuentas registradas en el grupo 21 del Plan Único de Cuentas, PUC, compuestas por las siguientes cuentas:

Cuenta 2105-Depósitos de ahorro.

Cuenta 2110-Certificados de depósito de ahorro a término.

Cuenta 2125-Depósitos de ahorro contractual.

Cuenta 2130-Depósitos de ahorro permanente.

Otras cuentas que se consideren captación de recursos.

Para el caso de la cuenta 2130 —“Depósitos de ahorros permanentes”, en los fondos de empleados, en consideración a que su definición permite establecer que tiene una menor volatilidad, en la medida en que estos depósitos permanentes solo son devueltos a sus asociados al momento de su desvinculación definitiva de la entidad y se puede considerar que en principio no generan desembolsos frecuentes que den lugar a la posibilidad de incluir en el riesgo de liquidez de que trata los mencionados decretos, no deberán hacer parte de la base para la constitución del fondo de liquidez.

Si en los estatutos de los fondos de empleados establecen la posibilidad de efectuar retiros parciales de estos depósitos, denominados “ahorros permanentes” deberá ser tenido en cuenta como base para mantener en el fondo de liquidez incluyendo los saldos de las demás cuentas según las diferentes modalidades de captación, en un porcentaje equivalente al 10% del total de estos depósitos.

Las asociaciones mutuales deberán constituir el fondo de liquidez en cumplimiento con el artículo 7º del Decreto 790 de 2003 solamente cuando posean saldos en las cuentas de captación “depósitos” en cumplimiento con el artículo 46 del Decreto 1480 de 1989.

Los recursos que acrediten la constitución del fondo de liquidez será la sumatoria de las cuentas mayores códigos 1120 y 1210 del plan único de cuentas, que deberá quedar registrado en el mismo mes objeto del reporte, es decir, que las entidades de que trata la presente circular deberán calcular el 10% del total de los saldos de los recursos captados del mes y constituir dicho fondo. El monto del fondo de liquidez deberá coincidir con los saldos de los extractos, de las cuentas de ahorros y títulos adquiridos para tal fin.

2. Entidades receptoras.

2.1. Las entidades de que trata la presente circular, deberán mantener constante y en forma permanentemente el fondo de liquidez en cualquiera de las siguientes entidades:

2.1.1. Bancos comerciales y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, vigilados por la Superintendencia Bancaria. Para el efecto, los recursos se deberán mantener en cuentas de ahorro, certificados de depósito a término, certificados de ahorro a término o bonos ordinarios, emitidos por la entidad receptora, es decir, bonos ordinarios expedidos por el establecimientos de crédito y organismos cooperativos de grado superior de carácter financiero, vigilados por la Superbancaria.

2.1.2. En un patrimonio autónomo administrado por sociedades fiduciarias vigiladas por la Superintendencia Bancaria, o en fondos de valores administrados por sociedades comisionistas de bolsa sometidos a la vigilancia de la Superintendencia de Valores, en ambos casos los recursos se deberán mantener en títulos de máxima liquidez y seguridad, condiciones que quedarán estipuladas en los contratos respectivos.

En este caso, varias organizaciones solidarias obligadas a dar cumplimiento a lo establecido en la presente circular, podrán participar en un mismo patrimonio autónomo o fondo de valores.

3. Cumplimiento del fondo de liquidez.

Los fondos de empleados y las asociaciones mutualistas que no hayan constituido el fondo de liquidez en los términos previstos en el Decreto 790 de 2003, deberán constituirlo, así:

El 20% del total del fondo quedará conformado en el mes de junio de 2003.

El 40% del total del fondo quedará conformado en el mes de julio de 2003.

El 60% del total del fondo quedará conformado en el mes de agosto de 2003.

El 80% del total del fondo quedará conformado en el mes de septiembre de 2003.

El 100% del total del fondo quedará conformado en el mes de octubre de 2003.

Los ajustes del fondo de liquidez en caso de ser necesario, deberán hacerse dentro del mismo mes objeto del reporte.

Para todos los casos, el fondo se deberá mantener constante y en forma permanente durante el respectivo período, entendiéndose por este el lapso comprendido entre la fecha de constitución o ajuste y la fecha del siguiente ajuste.

4. Disminución del fondo de liquidez.

El fondo de liquidez solo podrá ser disminuido en una proporción inferior a la establecida en el punto 1 de la presente circular, en los siguientes casos:

4.1. Por la utilización de tales recursos para atender necesidades de liquidez originadas en la atención de retiros o reintegros derivados de los depósitos y exigibilidades de la entidad.

En este evento el representante legal deberá, antes de su utilización, dar aviso a la Superintendencia de la Economía Solidaria, informando el motivo de tal decisión. Al día siguiente de cada utilización, el representante legal y el revisor fiscal o quien haga sus veces, deberán suministrar la siguiente información:

a) Saldo del fondo de liquidez antes de la utilización;

b) Monto de la utilización;

c) Fecha de la operación, y

d) Fecha probable de reposición.

4.2. La utilización del fondo de liquidez no deberá obedecer a imprevisiones de la administración de la entidad en el manejo del flujo de caja.

Los motivos que originen la utilización del fondo en los términos previstos, sólo serán válidos para el respectivo período, de tal manera que el siguiente ajuste del fondo de liquidez debe corresponder, nuevamente, como mínimo al 10% de los depósitos captados teniendo en cuenta los saldos registrados en los estados financieros del mismo mes.

La obligación de avisar previamente sobre la utilización del fondo de liquidez, no implica que esta superintendencia deba impartir autorización, sin perjuicio de que mediante controles posteriores, esta superintendencia pueda pronunciarse sobre el particular.

5. Traslado de cuentas.

5.1. En el caso que las cooperativas y las asociaciones mutuales adopten por trasladar los ahorros permanentes ya existentes a los aportes sociales y estos estaban constituidos por estatutos o mandatos de asamblea, la misma asamblea general podrá tomar la decisión de dicho traslado ya sea parcial o total, o por reforma estatutaria, siempre y cuando cada asociado manifieste la voluntad expresa por escrito del traslado y se le indique al ahorrador que el valor se le convierte en un capital de riesgo.

5.2. Para los fondos de empleados la asamblea general mediante reforma estatutaria sería el único organismo que podrá autorizar que a partir de la fecha de la aprobación de la reforma, la distribución del compromiso “aporte y ahorro” se efectúe mediante una distribución menor para ahorros permanentes y el resto para aportes sociales. Los ahorros ya constituidos permanecerán en dichos depósitos y seguirán con el mismo tratamiento, toda vez que fueron decisiones imperativas de asambleas anteriores, cuando estas entidades deben mantener por mandato legal según lo contemplado en el artículo 16 del Decreto 1481 de 1989, ahorros permanentes.

6. Presentación de informes.

De conformidad con lo previsto en el numeral 5º, capítulo décimo primero, título quinto de la Circular Básica Jurídica 7 del 14 de abril de 2003, expedida por esta superintendencia, las entidades objeto de la presente circular, deben informar el monto y composición del fondo de liquidez en el formato 27, que para el efecto ha sido diseñado.

El reporte del fondo de liquidez en el formato 27, se hará a través de Confecoop, con las mismas especificaciones de los reportes habituales.

Adicionalmente, y de conformidad con lo previsto en el Decreto 790 de 2003, en la misma fecha deberá remitir en medio impreso a esta superintendencia en el nuevo formato 27, el cual se anexa, adjuntando copia de los extractos de las cuentas de ahorro, fotocopia de los títulos correspondientes a CDT, CDATs, bonos ordinarios y/o extracto de cuenta expedido por la sociedad fiduciaria y comisionistas de bolsa según sea el caso. Este informe deberá presentarse debidamente validado y auditado por parte del revisor fiscal de la entidad, o quien haga sus veces.

7. Control y sanciones.

En cumplimiento de las funciones atribuidas por la ley, la Superintendencia de la Economía Solidaria verificará la estricta aplicación de lo previsto en la presente circular y su incumplimiento dará lugar a las sanciones legales pertinentes.

8. Vigencia.

La presente circular deroga la Circular Externa 7 de 2002 y rige a partir de la fecha de su publicación.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de los órganos de administración y vigilancia y revisores fiscales de las cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, fondos de empleados y asociaciones mutualistas.

NOTA: El formato 27 “Fondo de liquidez” puede ser consultado en la obra Legisnet Financiero de nuestra casa editorial LEGIS o en el Diario Oficial.

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