CIRCULAR EXTERNA 9 DE 2005 

(Julio 1º)

Ref.: Modificación Circular 8 de 2005.

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 3 de 2006 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

En desarrollo del artículo 2.4.2.6. de la Resolución 400 de 1995, la Superintendencia de Valores, mediante la expedición de la Circular Externa 8 del 9 de junio de 2005, estableció que las sociedades administradoras de fondos de valores y de inversión deberían remitir con corte diario, para cada uno de los fondos que administren, la información relacionada con los títulos que componen cada portafolio, junto con sus estados financieros. Para tal efecto, impartió instrucciones de carácter técnico a través de los documentos denominados “Definición del sistema de envío de información de portafolios financieros SV-EIP-04” y Definición del sistema de envío de información contable SV-EIC-01”, anexos a la misma.

Con el fin de ampliar la fechas de transmisiones y dar claridad se modifica y adiciona el texto de los numerales 1º, 2.1, , , , , y los anexos 1 y 2 de la Circular 8 de 2005, cuyo texto integral quedará así:

1. Información a reportar.

Las sociedades comisionistas de bolsa y las sociedades administradoras de inversión deberán remitir con corte diario, para cada uno de los fondos de valores o inversión que administren, la siguiente información:

1.1. La relacionada con los títulos que componen el portafolio de cada fondo, incluyendo los compromisos futuros de compra y venta, valor de la unidad, valor del fondo, número de suscriptores y número unidades, observando las instrucciones de carácter técnico que se imparten en el documento técnico anexo, denominado “Definición del sistema de envío de información de portafolios financieros SV-EIP-05” (en adelante SV-EIP-05) anexos 1 y 2 de la presente circular.

1.2. La correspondiente a los estados financieros de cada fondo, de conformidad con lo establecido en el Plan Único de Cuentas, PUC, de acuerdo con las instrucciones de carácter técnico contenidas en el documento anexo denominado “Definición del sistema de envío de información contable SV-EIC-01” (en adelante SV-EIC-01) anexo 3 de la presente circular.

La remisión de los estados financieros se deberá hacer con el tipo de informe 03 (diario-fondos), valor que se deberá seleccionar al momento de la transmisión y que se deberá consignar en el campo 10 del registro tipo-1.

Los anexos al documento técnico SV-EIP-05, el documento técnico SV-EIP-05 y el documento técnico SV-EIC-O1 están contenidos en los anexos 1, 2 y 3 respectivamente y hacen parte integral de la presente circular.

2. Aspectos administrativos y técnicos para el reporte de información.

Las sociedades administradoras de los fondos de valores y de los fondos de inversión deben observar los siguientes procedimientos:

2.1. Dirección electrónica.

En el sitio web de la superintendencia (www.supervalores.gov.co), bajo el icono “Trámites ante la superintendencia”, se encuentra el enlace a la página “Trámites por internet” y allí se escogerá la opción:

“Envío de informes portafolios de inversión”: Para reportar la información requerida en el numeral 1.1. de la presente circular, cuyas instrucciones de carácter técnico se encuentran en el documento técnico SV-EIP-05, anexo 1 y 2 de la presente circular.

“Envío de informes financieros”: Para reportar la información requerida en el numeral 1.2. de la presente circular, cuyas instrucciones de carácter técnico se encuentran en el documento técnico SV- EIC-O1, anexo 3 de la presente circular.

2.2. Usuario y contraseña.

Todas las entidades se deberán identificar ante el sistema de la superintendencia con un código de usuario y una contraseña, los cuales serán asignados por la división de registro nacional de valores e intermediarios de la superintendencia. Las entidades podrán solicitar un nuevo código de usuario y contraseña para este trámite o pedir que se habilite uno de los ya asignados.

El representante legal de la sociedad administradora de los fondos de valores e inversión es el responsable del uso y confidencialidad de la contraseña, la cual podrá cambiar todas las veces que lo requiera utilizando la opción “cambiar contraseña”.

2.3. Procedimiento.

Después de ingresar al sistema de la superintendencia, con el respectivo código de usuario y contraseña asignado para este trámite, se deberá seleccionar la fecha a la cual corresponde el archivo a transmitir.

A continuación se deberá seleccionar el archivo en el computador desde donde se va a hacer la transmisión y proceder a su envío. El computador de la superintendencia validará la información recibida y generará un archivo con los resultados de la misma, que contendrá el código de transmisión, CT, si la validación fue exitosa.

Terminada la validación el sistema informará al usuario para que proceda a consultar el archivo de resultado en su computador.

Las retransmisiones también se deberán hacer por internet, previa autorización de la superintendencia.

Las entidades administradoras de fondos de valores y fondos de inversión no deberán remitir vía módem, por fax, en forma impresa, o por cualquier otro medio, la información transmitida por internet a la Superintendencia de Valores.

2.4. Requisitos técnicos.

Para la transmisión de la información por internet la entidad administradora local deberá estar conectada a la red a una velocidad de al menos 56 kbps, para lograr un tiempo de respuesta adecuado.

La transferencia de archivos se hace con el protocolo FTP, por lo tanto, ese servicio deberá estar disponible para el usuario que realiza la transmisión.

3. Frecuencia y horarios de transmisión.

Las entidades administradoras de fondos de valores y fondos de inversión deberán reportar con corte diario la información establecida en el numeral 1º de la presente circular así:

“Envío de informes portafolios de inversión”, documento técnico SV-EIP-05, anexo 1 y 2 de la presente circular, a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de corte, antes de las 9 a.m.

“Envío de información financiera”, documento técnico SV- EIC-O1, anexo 3 de la presente circular, a más tardar dos días hábiles siguientes a la fecha de corte, antes de las 4 p.m. A partir del 26 de octubre de 2005, se deberá remitir al día siguiente de la fecha de corte antes de las 4 p.m.

4. Transmisiones de prueba.

Del 12 al 27 de julio de 2005 y con fecha de corte inicial 11 de julio de ese mismo año, las entidades administradoras de fondos de valores y fondos de inversión deberán transmitir vía internet, tal como lo dispone la presente circular y sus respectivos documentos técnicos SV-EIP-05, anexos 1 y 2 de la presente circular y SV- EIC-O1, anexo 3 de la presente circular, la información diaria de los fondos por ellas administrados. Todas las entidades deberán hacer las transmisiones que sean necesarias hasta lograr que los archivos reportados obtengan su código de transmisión.

5. Transmisión definitiva.

La información requerida en el numeral 1.1 de la presente circular, correspondiente al corte 27 de julio de 2005, se deberá reportar a más tardar a las 9 a.m. del 28 de julio de 2005.

La información de la cuenta 7 del PUC requerida en el documento técnico SV- EIC-O1, anexo 3 de la presente circular, correspondiente al corte 27 de julio deberá ser reportada a más tardar a las 4 p.m. del 29 de julio de 2005.

A partir de la información con corte 27 de julio de 2005, las sociedades administradoras de fondos de valores y fondos de inversión, deberán transmitir en forma continua la información relacionada en los numerales 1.1. y 1.2., de acuerdo con las instrucciones impartidas en el numeral 3º de la presente circular.

Las transmisiones deberán realizarse contemplando todas y cada una de las instrucciones impartidas en la presente circular y sus documentos técnicos. La información se considerará válida para todos los efectos.

6. Certificación y firma digital.

A partir del 1º de noviembre de 2005, el archivo que se transmita deberá estar firmado digitalmente por el representante legal de la sociedad administradora que tenga la calidad de gerente o administrador del fondo y por el contador, a efectos de certificar que la información reportada corresponde a la real de los estados financieros y de la situación del portafolio.

Las obligaciones contenidas en la Circular Externa 12 de 1994, en lo referente a estados financieros adicionales correspondientes a la actividad de administración de fondos de valores o fondos de inversión, con corte mensual, se cumplirá con la remisión diaria de los estados financieros trasmitidos en cumplimiento de lo ordenado por la presente circular, cuyas instrucciones de carácter técnico se encuentran en el documento técnico SV-EIC-O1, anexo 3 de la presente circular.

Así mismo, la sociedad administradora deberá enviar a la Superintendencia de Valores, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha de corte de fin de mes, una certificación firmada por el representante legal y el contador de cada fondo uno de los fondos administrados donde conste que la información reportada en forma diaria, del mes inmediatamente anterior, bajo el código de transmisión asignado, CT, corresponde a los registros contables de cada fondo. Lo anterior, se hará hasta el 1º de noviembre de 2005, a partir de la fecha en la cual se deberá certificar la información reportada en forma digital.

Los registros fuente de la información transmitida deberán permanecer a disposición de la Superintendencia de Valores en los términos que para el efecto establece el Código de Comercio. La Superintendencia los podrá requerir para comprobar su consistencia con los datos transmitidos.

Adicionalmente se complementan y modifican los anexos 1 y 2 de la Circular 8 de 2005 así:

Se complementa el contenido del anexo-3 denominado “Tabla de clases de títulos”, el cual hace parte del anexo 1 de la circular 8 de 2005, el cual quedará así:

ANEXO 3 del ANEXO 1

Tabla de clases de títulos

Codificación para clase
Código grupoClase
0001Títulos de deuda pública TES pesos
0002Títulos de deuda pública TES UVR
0003Títulos de deuda pública TES dólar
0004Títulos de deuda pública TES IPC
0005Títulos de deuda pública del orden Nacional distintos de TES
0006Títulos de reducción de deuda
0007Títulos emitidos por Fogafín
0008Títulos de desarrollo agropecuario TDA A y B
0009Bonos agrarios
0010Títulos de deuda pública distintos de TES de orden diferente al nacional
0011Títulos emitidos por bancos
0012Títulos emitidos por entidades del sector real
0013Títulos emitidos por entidades multilaterales
0014Títulos titularización Ley 546 con exención tributaria
0015Bonos pensionales de la Nación (tasa real de acuerdo con Res. 550/2002, art. 1.7.3.2.3, de la Supervalores y num. 6.3.1 del cap. I de Circ. Básica y Contable de la Superbancaria)
0016Otras titularizaciones crediticias
0017Titularización Ganar
0018Bonos universidad
0019Titularización Cocelco
0020Titularización Tifis 2002
0021Titularización Postobón
0022Titularización cría de leche
0023Titularización Colsanitas
0024Titularización Corfinsura-Fideicolombia
0025Titularización Notas Codad S.A.
0026Titularización TDZ
0027Titularización cartón SXXI
0028Titularizaciones inmobiliarias
0029Otros títulos
0030Bonos con exención tributaria
0031Bonos de paz extemporáneos
0032Títulos emitidos por otras entidades financieras
0033Títulos estructurados de titularización de cartera hipotecaria Ley 546 con exención tributaria-TECH
0034Títulos deuda pública TES B mixtos

Se aclara y se suprimen algunos campos del documento técnico “Envío de informes portafolios de inversión” SV-EIP-04 del anexo 2 de la Circular 8 de 2005, según se indica a continuación:

1.3. Registro tipo-3.

Se modifican los campos 43, 44 y 46 los cuales quedarán así:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
4317Precio-guión factor de descuentoNúmero real >= Ø
Ø si no aplica
4412MargenNúmero real >= Ø
Ø si no aplica
461Tipo de MargenC Calculado
R Referencia
H Histórico
N No aplica

Registro tipo 6

Se elimina el campo 5 del registro tipo 6 del documento técnico SV-EIP-04 referente a hora de operación.

Modificar el campo 6 el cual quedará así:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
617Número de operaciónNúmero de operación asignado por el sistema de negociación.
Ø si no aplica

Registro tipo 7

Se modifica el campo 15 el cual quedará así:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
1517Valor de precierre del fondoNúmero real >= Ø

Registro tipo 8

Se modifica el campo 11 el cual quedará así:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
1112TIRNúmero real >=0
8 decimales

Se anexan a la presente circular los textos definitivos de los anexos 1, 2, y 3 los cuales hacen parte integral de la misma.

7. Derogatorias y vigencia.

La presente circular deroga las normas que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a administradores de fondos de valores y fondos de inversión.

Anexo 1

Definición del sistema de envío de información de portafolios financieros

SV-EIP-05

Versión 2005

Julio de 2005

Control de cambios

VersiónFechaModificación
2005Julio de 2005Se modificó en el registro tipo 3 los campos 43, 44 y 46
Se eliminó en el registro tipo 6 el campo 5 y se modificó el campo 6
Se modificó en el registro tipo 7 el campo 15
Se modificó en el registro tipo 8 el campo 11

Consulta de este documento

El documento técnico SV-EIP-05 Ver. 2005 y sus posteriores actualizaciones se podrán consultar en el sitio web de la Superintendencia de Valores (www.supervalores.gov.co), bajo el icono, Trámites ante la superintendencia y el enlace documentos técnico de envío de información.

Derechos de autor

La Superintendencia de Valores es la propietaria de los derechos de autor del presente documento. En tal virtud autoriza a todos los interesados a reproducirlo total o parcialmente, citando siempre la fuente.

Introducción

La Superintendencia de Valores cuenta con una aplicación que le permite recibir, vía internet, información de los portafolios de inversión de las entidades inscritas en el registro público nacional de valores e intermediarios.

Este documento titulado “Definición del sistema de envío de información de portafolios financieros SV-EIP-05” va dirigido a los responsables de las áreas de informática de las entidades que deben reportar la información solicitada.

El documento se ha dividido en los siguientes capítulos:

Capítulo 1. Descripción de los registros a transmitir.

Capítulo 2. Reglas de conformación y organización del archivo.

Capítulo 3. Ejemplo de codificación y organización del archivo.

Capítulo 4. Validaciones e inconsistencias.

Capítulo 5. Procedimiento para la transmisión de información.

Anexos:

Anexo-1: Mnemotécnicos de la BVC, La lista de códigos actualizada siempre la podrá bajar de la página de internet de la BVC.

Anexo-2 Períodos de interés

Anexo-3 Tabla de clases de títulos

Anexo-4 Códigos de calificaciones, equivalencias y escala

Anexo-5 Códigos de tipos de tasa

Anexo-6 Códigos de moneda o unidad

Anexo-7 Grupo de tipos de plazo

Anexo-8 Códigos de días al vencimiento

Cualquier duda relacionada con el presente documento será resuelta por la oficina de sistemas de la Superintendencia de Valores

1. Descripción de los registros a transmitir

Se definieron 10 tipos de registros los cuales tienen dos campos comunes: el número consecutivo dentro del archivo y la identificación del tipo de registro. Estos campos son los dos primeros y su longitud es de cinco y un carácter respectivamente.

A continuación se define la estructura de cada registro, los campos asociados, su descripción y los posibles valores que pueden tomar.

1.1. Registro tipo-1

El registro tipo-1 es el registro que encabeza el archivo. Contiene la información de la entidad y de la transmisión.

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivo00001 en este caso
21Tipo de registro1 en este caso
33Tipo de entidadAsignado por la División de Registro Nacional de Valores e Intermediarios
43Código de la entidadAsignado por la División de Registro Nacional de Valores e Intermediarios
58Fecha de corte del reporteDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
65Número de registros enviadosNúmero entero > 0
78Palabra claveAsignada por la Superintendencia de Valores

Total 33 caracteres.

1.2. Registro tipo-2.

Identifica el portafolio financiero que se va a reportar en los registros que aparecen a continuación en el archivo a transmitir. Contiene los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivoDepende de la ubicación del registro.
21Tipo de registro2 en este caso.
35Código del fondo que se reportaAsignado por la Superintendencia de Valores
410NIT del fondo que se reporta 

Total 21 caracteres.

1.3. Registro tipo-3.

Contiene la información de las inversiones realizadas en títulos valores de renta fija del portafolio que se reporta. Está conformado por los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivoDepende de la ubicación del registro.
21Tipo de registro3 en este caso
Condiciones de emisión
312Código del título valorVer anexo 1 o página de internet de la BVC. Códigos utilizados por Sisval
412ISIN DecevalCódigo de título asignado por Deceval
510Fungible DecevalCódigo de título fungible asignado por Deceval
612Nemotécnico DCVCódigo de título asignado por DCV
720Número interno del títuloNúmero de identificación del título que aparece impreso en su portafolio
817Valor nominalNúmero real > 0
98Fecha de emisiónDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
108Fecha de vencimientoDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
113Período base360 ó 365
1212Tasa nominal fijaNúmero real >= 0
8 decimales
131Forma de pago de los intereses-ModalidadP Pagado
C Capitalizado
144Base tasa nominal variableVer anexo 5
151Signo de la variación de la tasa nominal variable.+ Valor positivo
- Valor negativo
N Si la base tasa de interés variable no aplica
1612Variación de la tasa nominal variableNúmero real >= 0
8 decimales
Cero (0) si la base tasa de interés variable no aplica
173Forma de pago del interés-PeriodicidadVer anexo 2
184Moneda o unidadVer anexo 6
193Periodicidad de reintegro de capitalVer anexo 2
Condiciones en la fecha de compra
201MercadoP-Primario
S-Secundario
218Fecha de compraDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
2217Valor de compraNúmero real > 0
2312TIR de compraNúmero real > 0
8 decimales
2412Valor de la moneda en fecha de compraNúmero real >= 0, 0 si se trata de títulos en pesos.
254Plazo en días al vencimientoNúmero de días de la fecha de compra a la fecha de vencimiento
2612Valor indicador de Indexación del día de compraNúmero real >= 0
8 decimales
0 si no aplica
278Fecha indicador de indexación del día de compraDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 Si no aplica
2812Valor indicador de Indexación del inicio del periodoNúmero real >= 0
8 decimales
0 si no aplica
298Fecha indicador de indexación del inicio del periodoDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 Si no aplica
Condiciones en la fecha de valoración
305Plazo en días al vencimientoEntero > 0
Número de días de la fecha de corte del reporte a la fecha de vencimiento
3117Valor presente a precios de mercadoNúmero real > 0
3217Valor presente neto a tasa de compraNúmero real > 0
331Tipo de inversiónC Cuenta propia
R Recuso propio
A Administración de terceros
F Administración de fondos
3412Valor del indicador indexado del día de la valoraciónNúmero real >=0
8 decimales
358Fecha indicador de indexación del día de la valoraciónDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 Si no aplica
361Variable de valoraciónP Precio
B Precio Bloomber
M Margen
T TIR
3712Valor variable de valoraciónNúmero real >= 0
8 decimales
388Fecha variable de valoraciónDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 Si no aplica
Condiciones de valoración diaria
394Clase de títuloVer anexo 3
404CalificaciónVer anexo 4
414Tasa de referenciaVer anexo 5
424MonedaVer anexo 6
4317Precio-Factor de descuentoNúmero real >= 0
0 si no aplica
4412Margen-Valor tasa básica de referenciaNúmero real >= 0
0 Si no aplica
451Signo+ Valor positivo
- Valor negativo
N Si no aplica
461Tipo de margenC Calculado
R Referencia
H Histórico
N No aplica
4717Valor mercado día anteriorNúmero real > 0

Total 387 caracteres

1.4. Registro tipo-4.

Contiene la información de los saldos del portafolio de las inversiones realizadas en acciones o unidades de fondos. El registro está conformado por los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivoDepende de la ubicación del registro.
21Tipo de registro4 en este caso
312Código del título valorVer anexo 1 o página de internet de la BVC. Códigos utilizados por Sisval
412ISIN DecevalCódigo de título asignado por Deceval
510Fungible DecevalCódigo de título fungible asignado por Deceval
612Número de acciones o de unidadesNúmero entero > 0
717Valor de compra de la acción o unidades de fondosNúmero real > 0
817Precio usado para valoraciónNúmero real > 0
91Tipo de precio usado para la valoración
P-Precio promedio
V-Valor patrimonial
A-Valor agente
M-Método alterno
108Fecha del precio usado para la valoraciónDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 Si no aplica
111Clase de inversiónP-Permanente
N-Negociable
V-Negociables al vencimiento
D-Disponibles para la venta
1217Valor de mercadoNúmero real > 0
131Tipo de inversiónC Cuenta propia
R Recuso propio
A Administración de terceros
F Administración de fondos
141Índice de bursatilidad accionaríaA Alta
M Media
B Baja
I Mínima
N No tiene bursatilidad

Total 115 caracteres

1.5. Registro tipo-5.

Contiene la información de cada uno de los flujos de los títulos con plan de pago irregular, complementando la información reportada en el registro tipo-3 de este mismo informe del portafolio que se reporta. Está conformado por los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivoDepende de la ubicación del registro.
21Tipo de registro5 en este caso
312Código del título valorVer anexo 1 o página de internet de la BVC. Códigos utilizados por Sisval
420Número interno del títuloNúmero de identificación del título que aparece impreso en su portafolio
58Fecha del flujoDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 Si no aplica
612Factor de descuentoNúmero real >= 0
0 si no aplica
78Fecha de pago de cada flujoDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 Si no aplica
817Valor del pago interesesNúmero real > 0
2 decimales
917Valor del pago capitalNúmero real > 0
2 decimales
105Días al vencimiento de cada flujoEntero >= 0
1112Valor de factor de descuento para los flujos futurosNúmero real > 0
8 decimales

Total 117 caracteres

1.6. Registro tipo-6.

Contiene la información de las operaciones realizadas en los sistemas de negociación del mercado de valores, para cada fondo el portafolio que se reporta. Está conformado por los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivoDepende de la ubicación del registro.
21Tipo de registro6 en este caso
31Sistemas de negociación1 BVC
2 MEC
3 Inverlace
4 SEN
5 BNA
6 Broker
7 Otro
48Fecha de la operaciónDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
517Número de operaciónNúmero de operación asignado por el sistema de negociación.
0 si no aplica.
612Código del título valorVer anexo 1 o página de internet de la BVC. Códigos utilizados por Sisval
717Valor absoluto de la utilidad o perdida obtenida en la venta del títuloNúmero real >= 0
0 Si la operación fue de compra
81Signo de utilidad o perdida obtenida en la venta del título+ Cuando la utilidad sea > 0
- Cuando la utilidad se < 0
N Cuando no aplica

Total 62 caracteres

1.7. Registro tipo-7.

Contiene los valores de cierre del portafolio que se reporta. El registro esta conformado por los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivoDepende de la ubicación del registro.
21Tipo de registro7 en este caso
312Número de unidades totales del fondo al final del díaNúmero entero > 0
417Valor de la unidadNúmero real > 0
6 decimales
512Número de suscriptores totales del fondos al final del díaNúmero entero > 0
612Rentabilidad a 30 díasNúmero real > 0
6 decimales
712Rentabilidad a 180 díasNúmero real > 0
6 decimales
812Rentabilidad a 360 díasNúmero real > 0
6 decimales
917Número de unidades retiradas durante el díaNúmero real >= 0
6 decimales
1017Valor de los retiros durante el díaNúmero real >= 0
1112Número de suscriptores retirados en el díaNúmero entero >= 0
1217Número de unidades incluidas en el díaNúmero real >= 0
6 decimales
1317Valor de los ingresos durante el díaNúmero real >= 0
1412Número de suscriptores incluidos en el díaNúmero entero >= 0
1517Valor de precierre del fondoNúmero real >= 0
1617Valor del fondo del día t=0Número real > 0
1717Valor de la comisión cobrada en el díaNúmero real >= 0

Total 226 caracteres

1.8. Registro tipo-8.

Contiene la información de las inversiones en títulos no inscritos en el RNVeI del portafolio que se reporta. El registro esta conformado por los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivoDepende de la ubicación del registro
21Tipo de registro8 en este caso
31Tipo de inversiónFondo mutuo-Cartera colectiva nacional
Fondo de inversión-Cartera colectiva internacional
Fondo de índices extranjeros
Valores emitidos por entidades bancarias del extranjero
Valores emitidos por entidades no bancarias.
Bonos del sector real emitidos por empresas extranjeras, cuyas acciones están inscritas en bolsa de valores internacionalmente reconocidas
Bonos emitidos por organismos multilaterales de crédito
Bonos emitidos por gobiernos extranjeros
Bonos emitidos por entidades públicas del exterior, con garantía de su gobierno
Acciones emitidas por sociedades colombianas o bonos de riesgo de los que trata la ley 550 de 1999
Títulos de deuda pública nacional en el extranjero
Divisas
Sociedades calificadoras
Títulos inscritos en las Bolsas agropecuarias
Facturas
Saldo en cuentas de ahorro
Saldo en cuentas corrientes
Inversiones en fiduciarias
Otros
430Nombre del títuloNombre con el que se conoce el título en el mercado
517Valor de la inversiónNúmero real > 0
61Clase de inversiónP Participativo
M Mixto
C Crédito
71Clasificación de la inversiónC Conservadora
A Alto riesgo
88Fecha de vencimiento de la inversiónDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 si no aplica
98Fecha de emisión de la inversiónDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 si no aplica
1030Nombre de la bolsa en la que se encuentra inscrita la inversiónSi no se encuentra inscrita en ninguna bolsa-Enviar espacios en blanco
1112TIRNúmero real >= 0
8 decimales

Total 114 caracteres

1.9. Registro tipo-9.

Contiene la información de las operaciones de cumplimiento futuro de títulos de renta fija y variable del portafolio que se reporta. El registro esta conformado por los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivoDepende de la ubicación del registro.
21Tipo de registro9 en este caso
31Sistemas de negociación1 BVC
2 MEC
3 Inverlace
4 SEN
417Número de operaciónNúmero de operación asignado por el sistema de negociación.
512Código del título valorVer anexo 1 o página de internet de la BVC. Códigos utilizados por Sisval
612Valor nominal en la unidad o moneda de emisiónNúmero real > 0
78Fecha de emisión del título sobre el que versa el compromisoDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
88Fecha de vencimiento del título sobre el que versa el compromisoDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
00000000 si no aplica
912Interés nominalNúmero real > 0
8 decimales
104Base tasa de interés variableVer anexo 5
111Signo de la variación del interés+ Valor positivo
- Valor negativo
N Si la base tasa de interés variable no aplica
1212Variación interés variableNúmero real
8 decimales
Cero (0) si la base tasa de interés variable no aplica
131Forma de pago de los intereses-ModalidadP Pagado
C Capitalizado
141Clase de operaciónA Activa
P Pasiva
151Tipo de operaciónP Opciones
R Repo
C Carrusel
G Fondeos
E A plazo de cumplimiento efectivo
V Simultáneas
168Fecha de registro del compromisoDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
178Fecha de cumplimiento del compromisoDDMMAAAA
DD-Día
MM-Mes
AAAA-Año
1817Valor de la operación inicialNúmero real >= 0
1917Valor establecido para el cumplimientoNúmero real >= 0
2017Valor de la prima pagada o recibidaNúmero real >= 0
211Tipo de identificación de la contraparte1 Cédula
2 NIT
3 Tarjeta de identidad
4 Pasaporte
5 Cédula de extranjería
6 NUIP
9 Otro
2215Número de identificación de la contraparteNúmero real >= 0
2330Nombre de la contraparte
Razón social
241Tipo de posiciónC Corta
L Larga
251Tipo de títuloA TES-Denominados en pesos
B TES-Denominados en dólares americanos
C TES-Denominados en UVR
D TES-Tasa variable o indexados al IPC
E Bonos Yankees, globales, eurobonos y otros representativos de deuda pública externa
F Renta fija de títulos emitidos por entidades distintas a la Nación
G Títulos de renta variable

Total 211 caracteres

1.10. Registro tipo-F.

Identifica el final del archivo. Por lo tanto, los registros que vengan a continuación de este no se tendrán en cuenta.

El número consecutivo del registro debe coincidir con el número total de registros reportados definido en el registro tipo-1.

CampoLongitudContenidoPosibles valores
15Número consecutivoDepende de la ubicación del registro.
21Tipo de registroF en este caso

Total 6 caracteres

2. Reglas de conformación y organización del archivo.

2.1. Envío de la información.

— La información deberá reportarse en un archivo plano con la representación de sus caracteres en formato ASCII.

— Cada registro del archivo plano debe terminar con el carácter LF (line feed) o CR (carriage return).

— La información se debe reportar en el siguiente orden:

Registro tipo-1

Registro tipo-2

Registros tipo-3

Registros tipo-4

Registros tipo-5

Registros tipo-6

Registros tipo-7

Registros tipo-8

Registro tipo 9

Registro tipo F

— En el caso de que la entidad envié varios portafolios en el mismo archivo, cada portafolio se identificará con un registro tipo-2 como inicio y el orden del archivo será:

Registro tipo-1

Registro tipo-2

Registros tipo-3

Registros tipo-4

Registros tipo-5

Registros tipo-6

Registros tipo-7

Registros tipo-8

Registros tipo-9

Registro tipo-2

Registros tipo-3

Registros tipo-4

Registros tipo-5

Registros tipo-6

Registros tipo-7

Registros tipo-8

Registros tipo-9

:

:

Registro tipo F

— En caso que no apliquen los registros tipo-3, tipo-4, tipo-5, tipo-6, tipo-7, tipo-8 o tipo-9, no se deberá enviar este grupo de registros.

— El registro tipo F de fin de archivo deberá ser el último registro transmitido. Su número de registro deberá coincidir con el número de registros enviados, consignado en el registro tipo-1.

— La información contenida en cada campo numérico deberá estar justificada hacia la derecha.

— Los caracteres remanentes en un campo numérico deberán completarse con tantos ceros a la izquierda como sea necesario para alcanzar la longitud definida para el campo.

— Toda la información alfanumérica que se reporte deberá estar justificada hacia la izquierda y los caracteres remanentes deberán completarse con tantos espacios en blanco como sea necesario para alcanzar la longitud definida para el campo.

— El valor de compra se debe reportar en pesos colombianos.

— El valor nominal siempre se debe reportar en la unidad que corresponde al código de la moneda.

— Para los valores numéricos se deben reportar los valores decimales, en la cantidad definida para cada campo. Se debe incluir el punto decimal. Ejemplos: los porcentajes 10,5%, 53%, 198,633476829% y el valor nominal 190.5024 se deberán reportar como 010.50000000, 053.00000000, 198.63347683 y 000000000190.5024, respectivamente.

— Si los valores a reportar se manejan con un número mayor de decimales que el solicitado, este se debe redondear por el último decimal significativo solicitado.

— Todas las fechas se deben reportar en el formato numérico DDMMAAAA. Ejemplo: El 6 de marzo de 2005 se deberá reportar como 06032005.

— La longitud de cada registro debe corresponder a la definida en el presente documento.

— Los tipos y códigos de entidad, para las nuevas entidades, serán asignados por la Superintendencia de Valores e informados directamente a cada una de ellas.

— La palabra clave será proporcionada por la Superintendencia de Valores a cada entidad. Así mismo, la Superintendencia será la encargada del mantenimiento (asignación, modificación) de esta clave.

— La recepción de información se hará a través de la página web de la superintendencia www.supervalores.gov.co.

— Después de recibido el archivo, la superintendencia lo someterá a los procesos de validación e informará a la entidad las inconsistencias detectadas. Las entidades recibirán en línea un reporte relacionando estas inconsistencias (de estructura o códigos empleados, si se presentan) o un archivo que contiene el código de transmisión, CT, y un resumen de la información recibida.

2.2. Nombre del archivo.

El nombre del archivo deberá estar conformado de la siguiente manera:

Nombre: PTTTCCCDDMMAAAA

El nombre contiene la siguiente información:

P El nombre del archivo siempre deberá comenzar con la letra P, lo cual le indica al sistema de recepción de la Superintendencia que se trata de información de portafolios de inversión.

TTT Tipo de entidad

CCC Código de entidad

DD Día del período reportado

MM Mes del período reportado

AAAA Año del período reportado.

Ejemplo: La entidad PRIN XYZ, con el tipo de entidad 032 y el código de entidad 004, debe transmitir el portafolio al 30 de octubre de 2005. La información deberá ser reportada con el siguiente nombre de archivo: P03200430102005.

2.3. Palabra clave.

Será entregada por la Superintendencia de Valores a cada entidad. Así mismo, la superintendencia será la encargada de su mantenimiento y asignación. La palabra clave tiene una longitud de 8 caracteres alfanuméricos y será usada únicamente en el registro tipo-1, como confirmación de la identidad de la sociedad que transmite. Para ingresar al sistema de comunicaciones de la Superintendencia no se requiere esta palabra clave.

2.4. Retransmisión.

Si durante la validación del archivo se detecta alguna inconsistencia, la entidad deberá transmitir nuevamente la totalidad de la información reportada en el archivo rechazado, con sus correspondientes modificaciones, dentro de los plazos establecidos por la Superintendencia de Valores.

3. Ejemplo de codificación y organización del archivo.

La entidad PRIN XYZ, que pertenece al tipo de entidad PRIN, debe reportar su portafolio de inversión al 30 de junio de 2005.

El código de transmisión de la entidad es:

— Tipo de entidad (PRIN): 032

— Código de entidad (XYZ): 004

La palabra clave es: XYZPRIN1

Reg.Tipo Contenido
#11|00001|1|032|004|15092005|00150|XYZPRIN1| 
#22|00002|2|00001|8008569318| 
#33|00003|3|BBAV049BV___I000078758945|0100000000|00DCV1503203| 
|12122003252645897801|00000000000045360|31101998|28022006|360| 
|00000009,456|P|DTFE|+|006,52345789|MV_|EURO|MA_|S| 
|15072003|00000000608458724|005,45621452|000003352,25| 
|0275|007,41251452|06011998|005,45872359|12072002|00128| 
|00000000056854212|00000000042624212|R|008,45872359|16122004| 
|M|007,46972359|16012004|0021|BBB+|TBSB|PESO|000078698523| 
|000025846318|-|H|00000000000052,56| 
#44|00004|4|COABAVO00005|000100000000|0000009800|000000009900| 
|00000000125458256|00000000000028500|P|15082004|N| 
|00000000000027753|R|A| 
#355|00005|5|COABAVO00005|00000000012510092003|16122004| 
|00000000011|15122004|00000000012451236|00000000034651236| 
|00289|005,45872359| 
#406|00040|6|3|16042005|00000000002354656|COABAVO00005| 
|00000000005623056|+| 
#457|00045|7|000001120400|0000001549,400157|000000000525| 
|012,12345687|010,12345687|009,15345687|0000005285,189752| 
|00008452823897525|000000000012|0000002282,897525| 
|00001132823234589|000000000082|00751132823897428| 
|00052392823897738|00000000823897738| 
#608|00060|8|AIACCIONESORDINARIASHELADOSFRIOS| 
|00001132823897525|P|A|15122005|21022004| 
|BOLSADEVALORESDELIMAPERU______|009,12345879| 
#619|00061|9|4|00000000000000016|COABAVO00005|000000000156| 
|12122000|00000000|009,12254897|DTFE|+|006,54645879|P|A|G| 
|28102004|12122005|00000000700000000|00000000710000000| 
|00000000000115000|2|000000079263145| 
|EMPRESADEENLATADOSDELSURDECALI|L|D| 
#150F|00150|F| 

En el ejemplo anterior aparece:

— Un registro tipo-1, que identifica la entidad que envía la información.

— Enseguida aparece un registro tipo-2, que identifica el portafolio financiero.

— Enseguida aparece un registro tipo-3, que contienen la información de inversiones realizadas en renta fija.

— Enseguida aparece un registro tipo-4, que contiene la información de las inversiones realizadas en acciones o unidades de fondo.

— Enseguida aparece un registro tipo-5 con la información de los flujos de los títulos con plan de pago irregular.

— Enseguida aparece un registro tipo-6 con la información de las operaciones realizadas en los sistemas de negociación.

— Enseguida un registro tipo-7. con los valores de cierre del portafolio que se reporta.

— Enseguida aparece un registro tipo-8 con las inversiones de títulos no inscritos en RNVI.

— Enseguida un registro tipo-9 con las operaciones de cumplimiento futuro para títulos de renta fija y variable.

— Por último, se incluye el registro tipo-F que indica el final del archivo.

Nota: El carácter “|” es un delimitador que facilita la lectura del ejemplo. Este no debe formar parte del archivo.

4. Validaciones e inconsistencias.

La superintendencia someterá los archivos recibidos a los siguientes procesos de validación:

— Validación de la estructura.

— Validación aritmética.

A continuación se describen los procesos de validación y las posibles inconsistencias que se pueden generar.

4.1. Validaciones.

4.1.1. Validación de la estructura.

Este proceso se encarga de verificar la existencia, ubicación y características de cada registro transmitido, validando:

— Que los registros conserven el orden definido en el presente documento.

— Que existan los registros y su longitud sea la apropiada.

— Que los valores reportados correspondan a las características de cada campo y a los posibles valores que pueden tomar.

4.1.2. Validación aritmética.

Este módulo se encarga de verificar algunos cálculos matemáticos sobre la información reportada, en particular:

Para los títulos de renta fija: que la fecha de venta o vencimiento sea mayor que la fecha de emisión.

— La fecha de emisión debe ser menor a la fecha de vencimiento.

— La fecha de emisión debe ser menor a la fecha de compra

— La fecha de compra debe ser menor a la fecha de venta (Cuando exista compromiso de venta)

— Para las inversiones en acciones o unidades de fondos: que la cantidad por el precio promedio usado para la valoración sea igual al valor de mercado.

4.1.3. Macroalgoritmo para la validación del archivo.

Como ejemplo de una posible forma de realizar la validación del archivo transmitido, se incluye un macroalgoritmo que puede ser tomado como base para el desarrollo del programa de validación, por parte de las entidades, y que se asemeja al utilizado por la Superintendencia de Valores.

Datos de entrada:

— Códigos de títulos valores

— Posibles valores que puede tomar cada campo

— Archivo de datos transmitido

Datos de salida:

— Archivo de datos validado

— Archivo resultado de la validación

El macroalgoritmo del proceso de validación es el siguiente:

Proceso principal
 Validar (Tipo de registro = Tipo-1)
Validar (Tipo de entidad, código, palabra clave, fecha)
MQ registro <> Tipo-9 o Haya-Registros HAGA
 Lea (registro)
CASE (registro = Tipo-2)
 Validar (Código del fondo que se reporta)
CASE (registro = Tipo-3)
 Validar (código del título valor, período base, tasa de interés, signo, forma de pago, mercado, moneda, indicador, periodicidad, tipo de inversión, variable de valoración, clase de título, calificación, tipo de margen)
CASE(registro = Tipo-4)
 Validar (Código del título valor, tipo de inversión, clase de inversión, tipo de precio, IBA)
CASE(registro = Tipo-5 )
 Validar (Título valor)
CASE(registro = Tipo-6 )
 Validar (código del sistema de negociación, signo)
CASE(registro = Tipo-7)
 Validar (Tipo de registro)
CASE(registro = Tipo-8)
 Validar (Tipo de inversión, clase de inversión, clasificación de la inversión)
CASE(registro = Tipo-9)
 Validar (sistema de negociación, título valor, forma de pago de los intereses, tipo de operación, clase de operación, tipo de identificación de la contraparte, tipo de posición, tipo de título)
FINCASE
FINMQ
Validar (Tipo de registro = Tipo-F)
FIN-PROCESO

4.2. Inconsistencias.

Los siguientes son los códigos y los mensajes de error que generan los procesos de validación:

4.2.1. Inconsistencias en la estructura del archivo

001 Primer registro debe ser ‘tipo-1’

002 Formato de campo debe ser numérico

003 No se encontró registro ‘tipo-2’

004 Tipo de registro no debe ser nulo

005 El último registro debe ser ‘tipo-f’

006 Tipo de registro no encontrado

007 Número contiene un punto decimal o un signo

008 Registro esta repetido

009 Cantidad de registros enviados no corresponde con la secuencia

El calculado es ####### el reportado es ########

010 Longitud del registro no corresponde con la especificada

011 Número consecutivo no corresponde

012 Formato de fecha inválido debe ser ‘ddmmyyyy’

013 Fecha de emisión debe ser menor a fecha de vencimiento

014 Fecha de compra debe ser menor a fecha de venta

015 Fecha de emisión debe ser menor a fecha de compra

016 Fecha de corte del reporte es mayor a hoy

4.2.2. Inconsistencias en la validación de códigos

101 Tipo de entidad no corresponde con el nombre del archivo

102 Código de la entidad no corresponde con el nombre del archivo

103 Palabra clave no corresponde

104 Código del portafolio no existe

105 Código del título valor no existe

106 Periodo base no existe

107 Código de forma de pago no existe

108 Código de base tasa nominal no existe

109 Signo de la variación de la tasa nominal no existe

110 Código de forma de pago del interés-Periodicidad no existe

111 Código de la moneda no existe

112 Código de periodicidad de reintegro de capital no existe

113 Código de mercado no existe

114 Código de tipo de inversión no existe

115 Código de variable de valoración no existe

110 Código de clase de título no existe

111 Código de calificación no existe

112 Código de tasa de referencia no existe

113 Código de tipos de plazo no existe

114 Código de rengo de días al vencimiento no existe

115 Código de tipo de precio usado para valoración no existe

116 Código de clase de inversión no existe

117 Código de índice de bursatilidad accionaria no existe

118 Código de sistema de negociación no existe

119 Código de signo de utilidad no existe

120 Código de clase de operación no existe

121 Código de tipo de operación no existe

122 Código de tipo de título no existe

4.2.3. Inconsistencias en la validación aritmética

200 Fecha de venta es mayor a la fecha de emisión más plazo

La fecha de venta es XXXXXXXX la fecha de emisión más plazo es YYYY

201 Cantidad por precio promedio difiere de valor de mercado

Cantidad por precio es XXXXX valor de mercado es YYYYY

5. Procedimiento para la transmisión de información

5.1. Ambiente de comunicaciones

5.1.1. Medio de transmisión

El envío de información se hará a través de la página de internet de la superintendencia de valores www.supervalores.gov.co.

5.1.2. Nombre del archivo a transmitir

El archivo a transmitir tiene la siguiente estructura: PTTTCCCDDMMAAAA

P Portafolios de inversión

TTT Tipo de entidad

CCC Código de entidad

DD Día del período reportado

MM Mes del período reportado

AAAA Año del período reportado.

5.1.3. Nombre del archivo con el estado de la transmisión

Una vez terminado el proceso, el sistema le indica que se debe recibir el archivo de estado de transmisión. El nombre del archivo tiene la siguiente estructura: PTTTCCCDDMMAAE.

P Portafolios de inversión

TTT Tipo de entidad

CCC Código de entidad

DD Día del periodo reportado

MM Mes del período reportado

AAAA Año del período reportado.

E Letra E, que indica que se trata del archivo de Estado de la transmisión.

Definición del sistema de envío de información contable

Documento técnico

SV-EIC-01

Versión 2005

Control de cambios

VersiónFechaModificación
2004Diciembre de 2003Se definen los códigos para los informes en moneda legal y extranjera.
Se incluye el concepto de firma digital.
Se actualiza el capítulo correspondiente al medio de envío del archivo.
2005Abril de 2005Se adicionó el tipo de informe 3 correspondiente a la información diaria de fondos

Consulta de este documento

El documento técnico SV-EIC-01 Ver. 2005 y sus posteriores actualizaciones se podrán consultar en el sitio web de la Superintendencia de Valores, www.supervalores.gov.co, bajo el icono, trámites ante la superintendencia y el enlace guía básica vigilados y anexos financieros.

Derechos de autor

La Superintendencia de Valores es la propietaria de los derechos de autor del presente documento. En tal virtud autoriza a todos los interesados a reproducirlo total o parcialmente, citando siempre la fuente.

Introducción

La Superintendencia de Valores cuenta con una aplicación que le permite recibir, a través de internet, o por correo electrónico en caso de contingencia, información contable y financiera de las entidades sometidas a su inspección, vigilancia y control.

Este documento titulado “Definición del sistema de envío de información contable SV-EIC-01”, en su versión 2005, reglamenta la forma como se debe reportar la información a la Superintendencia. Se anexan listados con los códigos que usará el sistema.

El documento se ha dividido en los siguientes capítulos:

Capítulo 1. Conceptos generales.

Capítulo 2. Descripción de los registros a transmitir.

Capítulo 3. Estructura y nombre del archivo.

Capítulo 4. Ejemplo de codificación y organización del archivo.

Capítulo 5. Validaciones e inconsistencias.

Capítulo 6. Procedimiento para la transmisión de información.

Los formatos que aplican a cada tipo de entidad, las ecuaciones contables que se usarán para validar la información, las cuentas cuyos saldos deben sumar o restar a su cuenta mayor, los mensajes de error del sistema, los códigos de las entidades y, en general, cualquier información que sea necesaria para la operación del sistema de recepción de información contable y financiera por internet, se podrá consultar en el sitio web de la Superintendencia de Valores (www.supervalores.gov.co), bajo el icono, trámites ante la superintendencia y el enlace guía básica vigilados y anexos financieros.

Cualquier duda relacionada con el presente documento será resuelta por la división de sistemas y estadística de la Superintendencia de Valores.

1. Conceptos generales

La Superintendencia de Valores ha diseñado y desarrollado un sistema de información que le permitirá recibir, validar y almacenar la información contable y financiera que le deben reportar periódicamente las entidades sometidas a su inspección, vigilancia y control.

El sistema recibe información de las siguientes fuentes:

• Balance general

• Estado de resultados

• Formatos o anexos contables

El balance general y el estado de resultados utiliza la codificación de las cuentas dada por el PUC para cada usuario o tipo de entidad. Los formatos o anexos contables utilizan una representación matricial como se indica más adelante.

A continuación se describe la estructura bajo la cual se reportará la información y las reglas a seguir para la conformación y transmisión del archivo.

1.1. Plan único de cuentas, PUC.

1.1.1. Definición.

El Plan único de cuentas está integrado por el catálogo de cuentas, la descripción, dinámica y los grupos de entidades o usuarios que pueden utilizar las cuentas. Cada cuenta se identifica de acuerdo al sistema de codificación decimal por considerarlo el más idóneo para implementar el procesamiento automatizado de la información.

El PUC está estructurado sobre la base de los siguientes niveles:

Clase: Primer dígito

Grupo: Dos primeros dígitos

Cuenta: Cuatro primeros dígitos

Subcuenta: Seis primeros dígitos.

Para efectos de la conformación y transmisión del archivo se ha definido la siguiente convención:

Clase: Primer dígito

Grupo: Segundo dígito

Cuenta: Tercer y cuarto dígito.

Subcuenta: Quinto y sexto dígito.

1.1.2. Reglas para la codificación.

• Las cuentas o códigos del plan deberán ser reportados con signo positivo independientemente de su naturaleza. Si el saldo de la cuenta es negativo se debe reportar negativo.

• Las cuentas del PUC se deberán reportar en el orden que establece su codificación, es decir, en el orden como aparecen en el catálogo correspondiente.

• Los códigos de las cuentas del PUC siempre se reportarán con una longitud de 6 caracteres. Es decir, se deben adicionar tantos ceros a la derecha del código de la cuenta como sean necesarios para completar los 6 dígitos.

1.2. Formatos.

1.2.1. Definición.

Los formatos son una representación matricial de información, adicional al balance general, al estado de resultados o a cualquier reporte que se haga bajo la estructura del PUC. La organización física de los formatos bajo una estructura matricial permite asignar códigos a los diferentes conceptos que se deben reportar. Para ilustrar las definiciones que se harán en este numeral se trabajará con el formato de ejemplo 888. Los elementos asociados a esta estructura de información son:

Formato: Unidad lógica global. Comprende todas las columnas, unidades de captura y renglones que conforman la matriz. Por ejemplo, el formato 888.

Columna: Relación vertical de cada matriz o formato. El formato 888 posee tres columnas: la columna 01, correspondiente al período 1; la columna 02, correspondiente al período 2 y la columna 03, o de total, donde se consolidan los valores reportados en las dos primeras columnas.

Unidad de captura: Relación horizontal de un formato que agrupa varios conceptos.

Existen tres clases de unidades de captura. Estas son:

— La unidad de captura que posee un renglón de total (Renglón 999) y varios renglones adicionales, tal como las unidades de captura 01 y 02 del formato 888.

— La unidad de captura que no posee subtotal (simplemente es una relación de varios renglones). Por ejemplo, la unidad de captura 04 del formato 888.

— La unidad de captura que solo posee un renglón donde se totalizan las unidades de captura precedentes (renglón 999), tal como la unidad de captura 03, donde se consolidan los subtotales de las unidades de captura 01 y 02.

Renglón: o filas que se agrupan en cada unidad de captura. La unidad de captura 01 posee los renglones 001, 002, ...,020 y 999.

Celda: Punto de intersección entre los renglones y las columnas de cada formato. Por ejemplo, el punto de cruce entre la columna 01 y el renglón 020 de la unidad de captura 01, que aparece sombreado en el formato, ya que no se debe diligenciar ni reportar.

Formato 888

Formato del ejemplo

Unidad de capturaCódigo renglónConceptoColumna 01Columna 02Columna 03
Período 1Período 2Total
01001Concepto A   
 002Concepto B   
 ....................   
 020Concepto W   
 999Subtotal Conceptos   
02001Concepto 1   
 002Concepto 2   
 003Concepto 3   
 ....................   
 022Concepto 22   
 999Subtotal conceptos   
03999Total conceptos   
04005Línea 1   
 010Línea 2   
 ....................   
 090Línea 15   
 095Línea 16   
 La celda sombreada no debe ser diligenciada 

La relación que existe entre estos cinco elementos es la siguiente:

 

• Los formatos se componen de una o varias columnas y de una o varias unidades de captura.

• Una unidad de captura se compone de uno o varios renglones.

• Cada renglón se cruza con las columnas del correspondiente formato para conformar una celda.

1.2.2. Reglas para la codificación.

• Todos los renglones de total deberán llevar el código 999.

• Todo renglón con código 999 contendrá el valor acumulado de los renglones precedentes de la unidad de captura.

• Cuando sea necesario acumular los totales de varias unidades de captura, se usará otra unidad de captura con un único renglón cuyo código será 999.

• El código de una celda está dado por los respectivos códigos del formato, columna, unidad de captura y renglón, estrictamente en ese orden.

• Las celdas deberán ser reportadas con signo positivo siempre y cuando el saldo del concepto al cual hace referencia sea positivo.

1.3. Tipos de informe.

Las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Valores deberán reportar la información de los estados financieros con los saldos de las cuentas a las fechas de corte que se establezcan.

Los tipos de informe definidos para entidades vigilados son:

• 01 Individual. Para reportar los estados financieros mensuales.

• 03 Diario Fondos. Para reportar los informes diarios de fondos.

• 04 Diario. Para reportar los informes financieros diarios.

El código correspondiente al tipo de informe se deberá reportar en el registro tipo-1, tal como se establece en el numeral 2.1 de este documento.

1.4. Tipos de moneda.

Los siguientes son los tipos de moneda definidos para el sistema:

• 0 Para reportar estados financieros en moneda total o consolidada. Los saldos de cada una de las cuentas reportadas bajo este tipo de moneda deberán ser iguales a la suma de los saldos de las respectivas cuentas reportadas en moneda legal y en moneda extranjera, cuando la entidad esté obligada a reportar sus estados financieros en estos tipos de monedas.

• 1 Para reportar estados financieros en moneda legal. Los estados financieros bajo este tipo de moneda solo lo deberán reportar las entidades a las que explícitamente se les indique que deben hacerlo. Cuando se reporten informes financieros en moneda legal también se deberán reportar los estados financieros en moneda extranjera.

• 2 Para reportar estados financieros en moneda extranjera. Los estados financieros bajo este tipo de moneda solo lo deberán reportar las entidades a las que explícitamente se les indique que deben hacerlo. Cuando se reporten informes financieros en moneda extranjera también se deberán reportar los estados financieros en moneda legal.

El código correspondiente al tipo de moneda se deberá reportar en el registro tipo-2, tal como se establece en el numeral 2.2 de este documento.

2. Descripción de los registros a transmitir

La información deberá reportarse en un archivo plano con la representación de sus caracteres en formato ASCII. Este archivo contendrá 5 tipos de registro que facilitarán la interpretación y validación de la información.

Estos 5 tipos de registro tendrán dos campos comunes: el consecutivo y el tipo de registro. Estos campos son los dos primeros y su longitud es de cinco y un carácter respectivamente. Todos los registros deberán estar separados por los caracteres de salto de línea LF o CR.

A continuación se define la estructura de cada registro, los campos asociados, su descripción y los posibles valores que pueden tomar.

2.1. Registro tipo-1.

El registro tipo-1 es el registro que encabeza el archivo. Contiene la información de la entidad y de la transmisión.

CampoLongitudContenidoPosibles valoresExplicación
15Número del registro dentro del archivo (consecutivo)00001Primer registro del archivo
21Tipo de registro1Solo para este registro
33Tipo de entidad. Tres primeros dígitos del código que identifica a la entidad ante Supervalores. Consultar datos básicos de la entidad en el sitio web de la Superintendencia
42Campo nulo00Siempre se debe reportar 00
53Código de entidad. Tres últimos dígitos del código que identifica a la entidad ante Supervalores. Consultar datos básicos de la entidad en el sitio web de la Superintendencia
68Fecha de corte a reportarDDMMAAAADD: día
MM: mes
AAAA: año
75Número de registros que conforman el archivo> 00003Siempre deberá ser un número mayor que 3
88Palabra clave. Asignada por Supervalores Combinación de 8 caracteres
95Campo nulo00000Siempre se debe reportar 00000
102Tipo de informe, para Entidades Vigiladas01
03
04
Individual/mensual
Diario-Fondos
Diario

Total: 42 caracteres

2.2. Registro tipo-2.

Identifica el tipo de información consignada en los siguientes registros del archivo, la cual puede corresponder a información financiera de la entidad en cualquiera de las tres monedas (total, legal o extranjera), el balance correspondiente a una actividad o negocio que se realice con recursos de terceros, o, los formatos de la sociedad.

CampoLongitudContenidoPosibles valoresExplicación
15Número del registro dentro del archivo (consecutivo) Depende de la ubicación del registro
21Tipo de registro2Siempre será 2 para este tipo de registro
35Campo nulo00000Siempre se debe reportar 00000
41Tipo de moneda0
1
2
Moneda total
Moneda legal
Moneda extranjera
51Tipo de información0
1
Si a continuación se reporta información bajo el PUC.
Si a continuación se reportan formatos
65Valor numérico00000
XXXXX
Si a continuación se reporta información de la sociedad bajo el PUC
Corresponde al código del patrimonio o del formato que se reporta, en cualquiera de los dos casos es asignado por Supervalores

Total: 18 caracteres

2.3. Registro tipo-3.

Usado para reportar los valores de las cuentas del PUC de la sociedad o de los balances que deba llevar la sociedad en virtud de la actividad o negocio que se realice con recursos de terceros. El registro está conformado por los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valoresExplicación
15Número del registro dentro del archivo (consecutivo) Depende de la ubicación del registro
21Tipo de registro3Siempre será 3 para este tipo de registro
31Código de la claseVer PUCDebe estar definido en el PUC y aplicar a la sociedad que reporta
41Código del grupoVer PUCDebe estar definido en el PUC y aplicar a la sociedad que reporta
52Código de la cuentaVer PUCDebe estar definido en el PUC y aplicar a la sociedad que reporta
62Código de la subcuentaVer PUCDebe estar definido en el PUC y aplicar a la sociedad que reporta
71Signo+
-
Valor positivo
Valor negativo
817Valor reportado> = 0Valor numérico mayor o igual a cero. Corresponde al saldo de la cuenta que se reporta

Total: 30 caracteres

En el campo valor reportado se debe consignar el valor absoluto del saldo de la cuenta. Si el saldo de la cuenta es positivo el campo signo debe llevar el carácter “+”, de lo contrario llevará el carácter “-”. En todos los casos la información de este campo se debe reportar en pesos colombianos, aun cuando se trate de información financiera en moneda extranjera, para lo cual se deberá hacer la conversión usando las respectivas tasas de cambio.

2.4. Registro tipo-4.

Usado para reportar los valores del cruce entre un renglón y una columna, según la definición de cada formato. El registro está conformado por los siguientes campos:

CampoLongitudContenidoPosibles valoresExplicación
15Número del registro dentro del archivo (consecutivo) Depende de la ubicación del registro
21Tipo de registro4Siempre será 4 para este tipo de registro
33Código del formatoVer formatosDebe estar definido y aplicar a la sociedad que reporta
42Código de la columnaVer formatosDebe estar definido y aplicar a la sociedad que reporta
52Código del renglónVer formatosDebe estar definido y aplicar a la sociedad que reporta
63Código de la unidad de capturaVer formatosDebe estar definido y aplicar a la sociedad que reporta
71Signo+
-
Valor positivo
Valor negativo
817Valor reportado> = 0Valor numérico mayor o igual a cero.

Total: 34 caracteres

En el campo valor reportado se debe consignar el valor absoluto de la cifra. Si el saldo es positivo el campo signo debe llevar el carácter “+”, de lo contrario llevará el carácter “-”.

2.5. Registro tipo-5.

Identifica el final del archivo. Por lo tanto, los registros que vengan a continuación de este no se tendrán en cuenta.

El número del registro dentro del archivo debe coincidir con el número total de registros reportados, tal como se indica en el registro tipo-1.

CampoLongitudContenidoPosibles valoresExplicación
15Número del registro dentro del archivo (consecutivo) Depende de la ubicación del registro
21Tipo de registro5Siempre será 5 para este tipo de registro

Total: 6 caracteres

3. Estructura y nombre del archivo.

3.1. Estructura del archivo.

El archivo con la información financiera se deberá generar considerando el orden que se establece a continuación e incluyendo los registros que le apliquen a cada entidad:

Tipo de informaciónTipo de registroObligatorio
Registro de encabezadoRegistro tipo-1Si
Registro que identifica la información de los siguientes registrosRegistro tipo-2Si
Información de la sociedad, reportada bajo el PUC, en moneda totalRegistros tipo-3.Cuando aplique
Información de la sociedad, reportada bajo el PUC, en moneda legalRegistros tipo-3 con su correspondiente registro tipo-2Cuando aplique
Información de la sociedad, reportada bajo el PUC, en moneda extranjeraRegistros tipo-3 con su correspondiente registro tipo-2Cuando aplique
Información de los patrimonios administrados por la sociedad, reportados bajo el PUC, en moneda totalUn grupo de registros tipo-3 con su correspondiente registro tipo-2, por cada patrimonio que se deba reportarCuando aplique
Formatos que aplican a la sociedadUn grupo de registros tipo-4 con su correspondiente registro tipo-2, por cada formato que se deba reportarCuando aplique
Registro de fin de archivoRegistro tipo-5Si

• Si la entidad no debe reportar alguno de los tipos de información mencionados, no se deberán incluir los registros correspondientes en el archivo.

• El tipo y código de entidad son asignados por la Superintendencia de Valores e informados directamente a cada sociedad.

• Las fechas de corte del período reportado deben corresponder al último día del período. Para el tipo de informe es 1 (individual), será el último día calendario del mes; para el tipo de informe 3 (diario fondos) y 4 (diario), deberá corresponder a la fecha del reporte (no a la fecha en que se transmite a la Superintendencia de Valores.

• Todas las palabras claves necesarias para la conexión y transmisión de los archivos, son proporcionadas por la Superintendencia de Valores.

• No es necesario reportar las cuentas que tenga un saldo igual a cero (0), a menos que este valor se obtenga de realizar la sumatoria de las subcuentas que la conforman.

• Todas las cuentas a nivel de clase, grupo, cuenta y subcuenta, que posean saldo, deberán ser reportadas.

• La información contenida en cada campo deberá estar justificada hacia la derecha, siempre y cuando la longitud del campo supere la longitud del dato.

• Los caracteres remanentes en un campo numérico deberán completarse con tantos ceros a la izquierda como sea necesario para alcanzar la longitud definida para el campo.

• Los valores monetarios de las cuentas del PUC y de los formatos deberán reportarse en pesos colombianos, a menos que se indique lo contrario. Los saldos de las cuentas de los informes en moneda extranjera también deberán estar expresados en pesos colombianos. La entidad que reporta deberá hacer las conversiones del caso, usando las tasas de cambio vigentes para la fecha a la que corresponde la información a transmitir.

• Los decimales, dentro de los valores de las cuentas del PUC, pueden ser reportados con uno o dos dígitos máximo, incluyendo como delimitador un punto “.”. No es necesario incluir los decimales en aquellas cuentas que no poseen valores decimales.

• Por cada patrimonio a transmitir se debe incluir un registro tipo-2 que preceda a los registros tipo-3 en cuestión.

• Por cada formato a transmitir se debe incluir un registro tipo-2 que preceda a los registros tipo-4 en cuestión.

• Los códigos para identificar a los patrimonios autónomos administrados por las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Valores son de cinco dígitos y serán asignados por la Superintendencia previa solicitud de la respectiva entidad antes de la transmisión. Los códigos son únicos e indefinidos para cada sociedad. El mismo código no se asignará dos veces.

• El registro de fin de archivo deberá ser el último registro transmitido. Su número de registro deberá coincidir con el número de registros enviados tal como se indica en el registro tipo-1.

Por la manera como se puede conformar el archivo es factible reportar, con cualquier periodicidad, la siguiente información:

• Parte del balance de una sociedad: por ejemplo la cuenta 12 ó el activo.

• El balance y el estado de resultados de una sociedad, bajo la estructura del PUC, para una o varias monedas (total, legal y extranjera).

• Los balances de los patrimonios administrados por una sociedad.

• Uno o varios de los formatos que aplican a una sociedad.

• Cualquier combinación de todo lo anterior.

3.2. Nombre del archivo

El nombre del archivo debe estar conformado tal como se indica a continuación:

3.2.1. Nombre del archivo antes de ser firmado digitalmente

Nombre: TTTCCCMM

Extensión: AAS

Archivo: TTTCCCMM.AA1

El nombre contiene la siguiente información:

• TTT Tipo de entidad.

• CCC Código de la entidad

• MM.AA Mes y año del período reportado

• 1 Valor constante.

Ejemplo: La entidad PRIN XYZ, con el tipo de entidad 085 y el código de entidad 004, debe retransmitir el balance general a 31 de marzo del 2004, ya que fue necesario que hiciera algunos ajustes contables. Está transmisión será la segunda que realice para dicho período. La información deberá ser reportada con el siguiente nombre de archivo:

08500403.041

La estructura del nombre aplica para todos los informes financieros que se reporten, sin importar el tipo de informe (individual o mensual, diario fondos y diario ) o el tipo de moneda que se usará (total, legal o extranjera).

El mes y el año que forman parte del nombre del archivo deben corresponder al último día del período a reportar, es decir:

• Para el tipo de informe 1 (individual), al último día calendario del mes que se reporta.

• Para el tipo de informe 3 (diario fondos), al del día que se reporta.

• Para el tipo de informe 4 (diario), al del día que se reporta.

3.2.2. Nombre del archivo después de ser firmado digitalmente

Después de generar el archivo como se explicó anteriormente, y de validarlo con la opción existente para tal efecto en el sitio web de la Superintendencia, el mismo se deberá firmar digitalmente para su envío definitivo.

El archivo firmado digitalmente tendrá el nombre inicial más la extensión .p7z. Es decir, el nombre del archivo tendrá la siguiente estructura:

TTTCCCMM.AAS.p7z

Continuando con el ejemplo anterior, el nombre del archivo firmado digitalmente sería:

08500403.042.p7z

4. Ejemplo de codificación y organización del archivo.

La entidad PRIN XYZ, que pertenece al tipo de entidad PRIN, debe reportar los estados financieros con corte al 30 de noviembre del 2003.

La superintendencia debe recibir la información financiera de la entidad, a través del PUC, en las tres monedas: total, legal y extrajera. Adicionalmente, la entidad debe reportar el balance del Fondo de Valores “ACME”, al cual se le asignó el código 00001 y los formatos 007, 023, 025, 201.

El código de transmisión de la entidad es:

— Tipo de entidad (PRIN): 085

— Código de entidad (XYZ): 004

El archivo de ejemplo que se muestra a continuación tiene los campos de cada registro separados por el símbolo “|”, para facilitar su lectura. Este símbolo no se puede incluir en los registros de los archivos que se envían a la superintendencia.

00001|1|085|00|004|30112003|01550|XYZPRIN1|00000|01|

00002|2|00000|0|0|00000|

00003|3|100000+00026764547148.48|

00004|3|110000+00001067411594.98|

00005|3|110500+00000000200000.00|

00006|3|110510+00000000200000.00|

00007|3|111000+00000003928553.58|

00008|3|111005+00000003928553.58|

00009|3|112000+00001063283041.40|

00010|3|112005+00001063283041.40|

00011|3|120000+00025697135553.50|

00012|3|121400+00000444838999.66|

00013|3|121495+00000444838999.66|

00271|2|00000|1|0|000000|

00272|3|100000+00001416873553.80|

00273|3|110000+00000610959475.61|

00274|3|110500+00000000200000.00|

00275|3|110510+00000000200000.00|

00276|3|111000+00000000703185.54|

00277|3|111005+00000000703185.54|

00278|3|112000+00000610056290.07|

00279|3|112005+00000610056290.07|

00280|3|120000+00000805914078.19|

00281|3|121400+00000805914078.19|

00282|3|121495+00000805914078.19|

00389|2|00000|2|0|000000|

00390|3|100000+00025347673594.68|

00391|3|110000+00000456452119.37|

00392|3|110500+00000000000000.00|

00393|3|110510+00000000000000.00|

00394|3|111000+00000003225368.04|

00395|3|111005+00000003225368.04|

00396|3|112000+00000453226751.33|

00397|3|112005+00000453226751.33|

00398|3|120000+00024891221475.31|

00399|3|121400+00024891221475.31|

00403|3|121495+00024891221475.31|

00510|2|00000|0|0|00001|

00511|3|100000+00022070121603.03|

00512|3|110000+00000251647429.27|

00513|3|111500+00000251647429.27|

00514|3|111505+00000251647429.27|

00515|3|130000+00021818474173.76|

00516|3|130500+00021812077616.57|

00517|3|130505+00021812077616.57|

00518|3|131000+00000006396557.19|

00519|3|131005+00000006396557.19|

00520|3|200000+00022070121603.03|

00980|2|00000|0|1|00023|

00981|4|023|01|01|005|+00000091000000.00|

00982|4|023|01|01|010|+00000000150000.00|

00983|4|023|01|01|999|+00000091150000.00|

00984|4|023|02|01|005|+00000092041949.00|

00985|4|023|02|01|010|+00000183963995.74|

00986|4|023|02|01|999|+00000276005944.74|

00987|4|023|03|01|005|+000000000001.7164|

00988|4|023|03|01|010|+00001226.42663827|

01550|5|

En el ejemplo anterior aparece:

• Un registro tipo-1, que identifica la entidad que envía la información.

• Enseguida aparece un registro tipo-2 y un grupo de registros tipo-3, los cuales hacen referencia al balance general de la sociedad, en moneda total, reportados bajo la estructura del PUC.

• A continuación se ve otro grupo, conformado por un registro tipo-2 y un conjunto de registros tipo-3, los cuales hacen referencia al balance general de la sociedad, en moneda legal, reportados bajo la estructura del PUC.

• Después se puede observar un registro tipo-2, con su correspondiente grupo de registros tipo-3, donde se reporta el balance general de la sociedad, en moneda extranjera, utilizando la estructura del PUC.

• Enseguida aparece el grupo de registros correspondiente al balance general y el estado de resultados del fondo de valores “ACME”. Como siempre, aparece un registro tipo-2 y sus correspondientes registros tipo-3.

• Luego aparece el grupo de registros donde se reporta el formato 023. En el extremo derecho del registro tipo-2 se observa el número del formato y a continuación un grupo de registros tipo-4, donde se reportan los valores de cada una da las celdas que lo conforman.

• Por último, se incluye el registro tipo-5 que indica el final del archivo.

5. Validaciones e inconsistencias.

La superintendencia someterá los archivos recibidos a los siguientes procesos de validación:

• Validación de la estructura.

• Validación aritmética.

• Ecuaciones contables (igualdades y condicionales).

• Control de información reportada

A continuación se describen los procesos de validación y las posibles inconsistencias que se pueden generar.

5.1. Validaciones.

5.1.1. Validación de la estructura.

Este proceso se encargará de verificar la existencia, ubicación y características de cada registro transmitido, validando:

• Que los registros conserven el orden definido en el capítulo 2 del presente documento.

• Que existan los registros y su longitud sea la apropiada.

• Que los valores reportados sean consistentes con las características del campo correspondiente y con los posibles valores que pueden tomar.

5.1.2. Validación aritmética.

La sumatoria de los valores reportados en las cuentas de nivel inferior se compara con el valor reportado de la cuenta de nivel superior. Es decir, la sumatoria de los valores reportados en las subcuentas debe coincidir con el valor de la respectiva cuenta, la sumatoria de los valores reportados en las cuentas debe coincidir con el valor del respectivo grupo y la sumatoria de los valores reportados en los grupos con el valor de la clase.

Para los formatos se valida que la suma de los renglones coincida con el respectivo subtotal y que la suma de los subtotales coincida con el total.

5.1.3. Ecuaciones contables.

Las ecuaciones contables son operaciones aritméticas que utilizan como operandos los códigos del PUC y de los formatos.

Si la información reportada no cumple con alguna de estas ecuaciones, se generará un listado de inconsistencia y se rechazará el archivo.

5.1.4. Control de información reportada.

Este proceso verifica que las entidades reporten la información que están autorizadas a transmitir. Por ningún motivo se recibirá información adicional, a menos que la Superintendencia imparta la autorización correspondiente. De otro lado, si no se reporta la totalidad de la información solicitada, los procesos de validación podrán generar inconsistencias.

5.1.5. Macroalgoritmo para la validación del archivo.

Como ejemplo de una posible forma de realizar la validación del archivo de información contable, se incluye a continuación el macroalgoritmo que puede ser tomado como base para el desarrollo del programa de validación, por parte de las entidades, y que se asemeja al que será utilizado por la Superintendencia de Valores.

Datos de entrada :

— Cuentas del balance general.

— Tipos de formatos.

— Columnas.

— Unidades de captura.

— Renglones por unidades de captura.

— Archivo de datos.

El archivo de datos es el generado por la entidad una vez procesada la información de los estados financieros de cada período.

Datos de salida :

— Archivo de datos validado que será enviado a la Superintendencia de Valores.

El siguiente es el macroalgoritmo del proceso de validación:

Proceso pincipal
 Validar (Tipo de registro = Tipo-1)
Validar (Tipo de entidad, código, palabra clave, fecha)
MQ registro <> Tipo-5 ó haya-Registros HAGA
 Lea (registro)
SI registro = Tipo-2 ENT
 Validar (Tipo de moneda)
Validar (Indicador de tipo de información enviada)
suma subt = 0
suma_total = 0
suma_clase = 0
suma_grupo = 0
suma_cuenta = 0
Sino
 En caso de registro
Tipo-3:
 suma clase = 0
Validar (Códigos de grupo, clase, cuenta, subcuenta)
SI error ENT corrija (o reporte error)
FSI
MQ Clase sea la misma HAGA
 MQ Grupo sea el mismo HAGA
 MQ Cuenta sea la misma HAGA
 suma cuenta = suma cuenta + subcuenta
FMQ
Compare cuenta contra suma cuenta
Si Comparación errada ENT corrija (o reporte error)
FSI
suma cuenta = 0
suma_grupo = suma grupo + cuenta
FMQ
Compare grupo contra suma grupo
SI Comparación errada ENT corrija (o reporte error)
FSI
suma grupo = 0
suma_clase = suma clase + Grupo
FMQ
Compare clase contra suma clase
SI Comparación errada ENT corrija (o reporte error)
FSI
Rompa
Tipo-4:
 Validar (Código de formato, unidad de captura, código de columna, código de renglón)
SI error ENT corrija (o reporte error) FSI
MQ columna sea la misma
 SI no es el total de la columna ENT
 MQ Unidad de Captura sea la misma HAGA
Haga
 SI código de subcuenta = 999 ENT compare con suma-subt
 SI comparación errada ENT corrija (o reporte error) FSI
Sino
 suma subt = suma subt + valor leído
FSI
FMQ
suma total = suma total + suma subt
suma_subt = 0
Sino
 compare suma total con TOTAL leído
SI comparación errada ENT corrija (o reporte error) FSI
FSI
FMQ
Rompa
FCASODE
FSI
FMQ
Validar (Tipo de Registro = Tipo-5)
Fin-Proceso

5.2. Inconsistencias.

El listado completo de las inconsistencias generadas por el sistema se puede consultar en el sitio web de la superintendencia, bajo el icono trámites ante la superintendencia, en el enlace guía básica vigilados y anexos financieros.

Los siguientes son algunos ejemplos de los mensajes de error que generan los procesos de validación:

5.2.1. Inconsistencias en la estructura del archivo

001 Palabra clave no corresponde

002 No viene registro tipo-1

003 Tipo entidad no corresponde

004 Código entidad no corresponde

005 Total registros no coincide con los reportados

.YYYYYYYYYYYYYYYYYYYYY

5.2.3. Inconsistencias en la validación aritmética.

101 Sumatoria del valor reportado en las subctas es diferente al valor reportado en la cuenta

102 Sumatoria del valor reportado en las cuentas es diferente al valor reportado en el grupo

103 Sumatoria del valor reportado en los grupos es diferente al valor reportado en la clase

104 Sumatoria de los renglones es diferente al subtotal

105 Sumatoria de los subtotales es diferente al total

5.2.3. Inconsistencias en las ecuaciones contables.

201 Validación ### presenta error

5.2.4. Inconsistencias en el control de recepción.

301 Fecha no corresponde

302 Tipo informe no autorizado

303 Falta información en alguna moneda

304 Información reportada no esperada

305 Información esperada y no reportada

5.2.5. Validaciones previas al envío definitivo.

Para facilitar en envío de información a la superintendencia, el sistema de recepción cuenta con una opción para validar la consistencia de los archivos transmitidos, la cual puede ser usada todas las veces que sea necesario. El uso de esta opción no genera código de transmisión ni graba en el sistema de la superintendencia la información transmitida.

Cuando el archivo pase todas las validaciones se deberá firmar digitalmente y enviar de manera definitiva.

6. Procedimiento para la transmisión de información.

La transmisión de información se deberá hacer a través de internet, usando la opción “Envío de Informes Financieros”, existente bajo el icono trámites ante la superintendencia.

6.1. Usuario y contraseña.

Todas las entidades se deberán identificar ante el sistema de transmisión con un código de usuario y una contraseña, los cuales son asignados por la división de registro nacional de valores e intermediarios de la superintendencia. Las entidades podrán solicitar un nuevo código de usuario y contraseña para este trámite o pedir que se habilite uno de los ya asignados.

El representante legal de la sociedad es el responsable de la administración y confidencialidad de la contraseña, la cual podrá cambiar todas las veces que lo requiera utilizando la opción “cambiar contraseña”.

6.2. Procedimiento.

Después de ingresar al sistema de la superintendencia, con el respectivo código de usuario y contraseña asignado para éste trámite, se deberá seleccionar el tipo de informe a reportar, el período al cual pertenece y determinar si el archivo a transmitir corresponde a informes financieros o a notas sobre los mismos (para los tipos de entidades que deban remitir sus notas por internet) .

A continuación se deberá seleccionar el archivo a remitir y proceder a su envío. El computador de la superintendencia validará la información recibida y generará un archivo con los resultados de la misma, que contendrá el código de transmisión, CT, si la validación fue exitosa, o la lista de los errores encontrados, en caso contrario.

Terminada la validación el sistema informará al usuario para que proceda a consultar el archivo de resultado en su computador.

Un archivo puede ser transmitido todas las veces que sea necesario hasta que pase el proceso de validación. Si la transmisión fue definitiva y no se detectó ningún error, el sistema genera el código de transmisión y no permitirá una retransmisión, a menos que sea autorizada por la superintendencia.

Las entidades no deberán remitir por fax, en forma impresa, o por cualquier otro medio, la información transmitida por internet a la superintendencia.

6.3. Horarios de transmisión.

El sistema de recepción de información de la superintendencia funciona 24 horas al día, los 365 días del año. Sin embargo, la transmisión de información se deberá hacer dentro de los horarios establecidos para cada tipo de entidad y cada tipo de informe.

*** Fin documento técnico SV-EIC-01 Ver. 2005 ***

ANEXOS

Formatos

Anexo 2. (Ecuaciones contables)

Validaciones del formato 23

Inversiones obligatorias en acciones y unidades

1. UC01, R05, COL01 * UC 01, R05, COL03 =UC01, R05, COL04

2. UC01, R10, COL01 * UC 01, R10, COL03 =UC01, R10, COL04

3. SI, UC01, R05, COL04 > UC01, R05, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R05, COL05, SI NO, VALOR UC01, R05, COL06

4. SI, UC01, R10, COL04 > UC01, R10, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R10, COL05, SI NO, VALOR UC01, R10, COL06

5. UC01, R999, COL01 = SUMA (R05+R10), COL01, UC01

6. UC01, R999, COL02 = SUMA (R05+R10), COL02, UC01

7. UC01, R999, COL03 = SUMA (R05+R10), COL03, UC01

8. UC01, R999, COL04 = SUMA (R05+R10), COL04, UC01

9. UC01, R999, COL05 = SUMA (R05+R10), COL05, UC01

10. UC01, R999, COL06= SUMA (R05+R10), COL06, UC01

Validaciones del formato número 24

Activos intangibles

1. SI, UC01, R05, COL02 > UC01, R05, COL01, ENTONCES, VALOR UC01, R05, COL04, SI NO, VALOR UC01, R05, COL05

2. SI, UC01, R90, COL02 > UC01, R90, COL01, ENTONCES, VALOR UC01, R90, COL04, SI NO, VALOR UC01, R90, COL05

3. UC01, R999, COL01 = SUMA (R05+R90), COL01, UC01

4. UC01, R999, COL02 = SUMA (R05+R90), COL02, UC01

5. UC01, R999, COL04 = SUMA (R05+R90), COL04, UC01

6. UC01, R999, COL05 = SUMA (R05+R90), COL05, UC01

Validaciones del formato número 25

Inversiones permanentes voluntarias

1. UC01, R05, COL01 * UC 01, R05, COL03 =UC01, R05, COL04

2. UC01, R10, COL01 * UC 01, R10, COL03 =UC01, R10, COL04

3. UC01, R15, COL01 * UC 01, R15, COL03 =UC01, R15, COL04

4. UC01, R20, COL01 * UC 01, R20, COL03 =UC01, R20, COL04

5. UC01, R25, COL01 * UC 01, R25, COL03 =UC01, R25, COL04

6. UC01, R30, COL01 * UC 01, R30, COL03 =UC01, R30, COL04

7. UC01, R35, COL01 * UC 01, R35, COL03 =UC01, R35, COL04

8. UC01, R90, COL01 * UC 01, R90, COL03 =UC01, R90, COL04

9. SI, UC01, R05, COL04 > UC01, R05, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R05, COL05, SI NO, VALOR UC01, R05, COL06

10. SI, UC01, R10, COL04 > UC01, R10, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R10, COL05, SI NO, VALOR UC01, R10, COL06

11. SI, UC01, R15, COL04 > UC01, R15, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R15, COL05, SI NO, VALOR UC01, R15, COL06

12. SI, UC01, R20, COL04 > UC01, R20, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R20, COL05, SI NO, VALOR UC01, R20, COL06

13. SI, UC01, R25, COL04 > UC01, R25, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R25, COL05, SI NO, VALOR UC01, R25, COL06

14. SI, UC01, R30, COL04 > UC01, R30, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R30, COL05, SI NO, VALOR UC01, R30, COL06

15. SI, UC01, R35, COL04 > UC01, R35, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R35, COL05, SI NO, VALOR UC01, R35, COL06

16. SI, UC01, R90, COL04 > UC01, R90, COL02, ENTONCES, VALOR UC01, R90, COL05, SI NO, VALOR UC01, R90, COL06

17. UC01, R999, COL01 = SUMA (R05+…R90), COL01, UC01

18. UC01, R999, COL02 = SUMA (R05+..R90), COL02, UC01

19. UC01, R999, COL05 = SUMA (R05+…R90), COL05, UC01

20. UC01, R999, COL06 = SUMA (R05+…R90), COL06, UC01

NOTA:

1. Para los formatos 023, 024 y 025 se requiere eliminar para todas las columnas, los decimiles, excepto la columna “valor unitario valuación” que contienen los formatos 23 y 25. el número de decimales para dicha columna es cuatro (4). es de aclarar que en los formatos se les debe permitir digitar hasta cuatro (4) decimales, pero que nos muestre únicamente los decimales de la columna “valor unitario valuación”

2. El formato 024, columna 03, “Fecha avalúo” debe ser día/mes/año, dd/mm/yy

Equivalencias:

R: Código de renglón

UC: Unidad de captura

COL: Columna

Anexo 3 (Cuentas doble signo)

Anexo 8

Código de días a vencimiento

Tabla de días de vencimiento

CódigoPlazoDescripción
 DeATítulos con días al vencimiento
0015030De 0 a 30 días
00163161De 31 a 61 días
00176292De 62 a 92 días
001893181De 93 a 181 días
0019182273De 182 a 273 días
0020274365De 274 a 365 días
0021366548De 366 a 548 días
0022549730De 549 a 730 días
00047311095De 731 a 1095 días
000510961460De 1096 a 1460 días
000614611825De 1461 a 1825 días
000718262190De 1826 a 2190 días
000821912555De 2191 a 2555 días
000925562920De 2556 a 2920 días
001029213285De 2921 a 3285 días
001132863650De 3286 a 3650 días
001236514015De 3651 a 4015 días
001340164380De 4016 a 4380 días
0014438199999999De 4381 días más

Cuentas doble signo para PUC entidades vigiladas
ClaseGrupoCuentaSubcta.Nombre cuentaSignoFecha_inicial
1200Inversiones y derivados+/-01/01/2001
12498Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
12698Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
121698Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
122098Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
122598Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
123098Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
12860Utilidad o perdida en valoración+/-30/11/2001
12865Calls sobre divisas+/-30/11/2001
128610Calls sobre tasas de interés+/-30/11/2001
128615Calls sobre títulos+/-30/11/2001
128620Calls - otras+/-30/11/2001
128625Puts sobre divisas+/-30/11/2001
128630Puts sobre tasas de interés+/-30/11/2001
128635Puts - sobre+/-30/11/2001
128640Puts- otras+/-30/11/2001
12910Contratos forward+/-30/11/2001
12920Operaciones carrusel+/-30/11/2001
12930Operaciones a plazo acciones+/-30/11/2001
12940Operaciones a plazo dec cumplimiento financiero+/-30/11/2001
129698Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
129798Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
129898Ajuste por valorización de inversión a precios de mercado+/-30/11/2001
1900Valorizaciones+/-30/11/2001
2400Impuestos, gravámenes y tasas+/-01/11/2000
2440Impuestos a sobre las ventas por pagar+/-01/11/2000
3000Patrimonio+/-01/11/2000
3100Capital social+/-01/11/2000
34200Resultados del ejercicio anterior+/-01/11/2000
3600Resultados del ejercicio+/-01/11/2000
3700Resultados del ejercicio anterior+/-01/11/2000
3800Superávit por valorización+/-30/11/2001
4000Ingresos+/-01/11/2000
4100Operacionales+/-01/11/2000
41120Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado- cta propia y recurs+/-01/11/2000
41125Acciones+/-01/11/2000
411210Derechos+/-01/11/2000
411215Bonos convertibles en acciones+/-01/11/2000
411220Bonos+/-01/11/2000
411225Renta fija y descuento - sector público+/-01/11/2000
411230Renta fija y descuento - sector privado+/-01/11/2000
411235Valores obtenidos en proceso de titularización+/-01/11/2000
411242Renta fija y descuento títulos emitidos por residentes en el exterior+/-01/11/2000
411252Renta fija y descuento moneda legal indexados a moneda extranjera+/-01/11/2000
411295Otros+/-01/11/2000
41130Utilidad o pérdida en venta de inversiones cta propia y recursos propios+/-01/11/2000
41135Acciones+/-01/11/2000
411310Derechos+/-01/11/2000
411315Bonos convertibles en acciones+/-01/11/2000
411320Bonos+/-01/11/2000
411325Renta fija y descuentos - sector público+/-01/11/2000
411330Renta fija y descuentos - sector privado+/-01/11/2000
411335Valores obtenidos en proceso de titularización+/-01/11/2000
411342Renta fija y descuento títulos emitidos por residentes+/-01/11/2000
411352Renta fija y descuentos moneda legal indexados a moneda extranjera+/-01/11/2000
411395Otros+/-01/11/2000
41320Cambios+/-01/11/2000
413235Por reexpresión de activos+/-01/11/2000
4200No operacionales+/-01/11/2000
42150Ajuste por valoración de inversiones a prec+/-01/11/2000
42155Acciones+/-01/11/2000
421510Derechos+/-01/11/2000
421515Bonos convertibles en acciones+/-01/11/2000
421520Bonos+/-01/11/2000
421525Renta fija y descuentos - sector público+/-01/11/2000
421530Renta fija y descuentos - sector privado+/-01/11/2000
421535Valores obtenidos en proceso de titularización+/-01/11/2000
421542Renta fija y descuento títulos emitidos por residentes en el exterior+/-01/11/2000
421552Renta fija y descuento moneda legal indexados a moneda extranjera+/-01/11/2000
421595Otros+/-01/11/2000
42250Utilidad o perdida en venta de inversiones+/-01/11/2000
42255Utilidad en venta de inversiones - recursos propios+/-01/11/2000
422542Renta fija y descuento títulos emitidos por residentes en el exterior+/-01/11/2000
422552Renta fija y descuento moneda legal indexados a moneda extranjera+/-01/11/2000
42320Cambios+/-01/11/2000
423235Reexpresión de activos+/-01/11/2000
4700Ajustes por inflación+/-01/11/2000
4750Corrección monetaria+/-01/11/2000
47540Patrimonio+/-01/11/2000
5000Gastos+/-01/11/2000
51320Cambios+/-01/11/2000
513235Reexpresión de pasivos+/-01/11/2000
53320Cambios+/-01/11/2000
533235Por reexpresión de pasivos+/-01/11/2000
5900Ganancias y pérdidas+/-01/11/2000
       
       
Cuentas doble signo para PUC patrimonio entidades vigiladas
CLASEGrupoCuentaSubctaNombre CuentaSignoFecha_inicial
12598Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
12698Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
121098Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
121598Ajuste por valorización de inversiones de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
124098Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
23305Compras y ventas+/-01/11/2000
2404Impuestos sobre las ventas por pagar+/-01/11/2000
31520Utilidades no transferidas de ejercicios anteriores+/-01/11/2000
31525Utilidades y pérdidas+/-01/11/2000
4000Ingresos+/-01/11/2000
4100Operacionales+/-01/11/2000
41120Ajuste por valorización de inversiones a precios de mercado+/-01/11/2000
41125Acciones+/-01/11/2000
411215Bonos convertibles en acciones+/-01/11/2000
411220Renta fija y descuento - sector privado+/-01/11/2000
411225Renta fija y descuento - sector público+/-01/11/2000
411230Valores emitidos en procesos de titularización+/-01/11/2000
411295Otros+/-01/11/2000
5000Gastos+/-01/11/2000
5100Operacionales+/-01/11/2000
5900Gastos y pérdidas+/-01/11/2000

(Nota: Modificada en lo pertinente por la Circular Externa 3 de 2006 de la Superintendencia Financiera de Colombia)

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