CIRCULAR EXTERNA 9 DE 2009 

(Abril 13)

Ref.: Excepción a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista.

A través de la presente circular, la Superintendencia Financiera de Colombia en uso de sus facultades y en especial la prevista en el numeral 9º del artículo 11 del Decreto 4327 de 2005, se permite adicionar un nuevo literal al numeral 4.2.2.1.1.2 “Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevistas” del título primero, capítulo décimo primero de la Circular Básica Jurídica “instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo”, para extender dicha excepción a las carteras colectivas en las que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008 y demás normas que lo que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

La presente circular rige a partir de su publicación y deroga todas las normas que le sean contrarias.

N. del D.: Miembros de junta directiva, representantes legales y revisores fiscales de las entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia

TÍTULO I

CAPÍTULO XI-Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo

Página 82

i) Los productos o servicios financieros abiertos a nombre de los beneficiarios del programa “Familias en acción” y “Familias guardabosques” que hacen parte del programa “contra cultivos ilícitos” administrados por la agencia presidencial para la acción social y la cooperación internacional (acción social), siempre que estén destinadas exclusivamente al manejo de los recursos provenientes de dichos programas.

j) Aquellas operaciones, productos o servicios financieros en los cuales la información del potencial cliente se suministre directamente por una caja de compensación legalmente constituida y contenga cuando menos, la información de que trata el numeral 4.2.2.1.1.

k) Cuentas de ahorro abiertas exclusivamente para el pago de nómina. Cuando se manejen otros recursos en tales cuentas, no se aplicará dicha excepción.

l) Cuentas de ahorro electrónicas de que trata el Decreto 4590 de 2008 y demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

m) Las carteras colectivas en las que se inviertan los recursos recuperados que se restituyan a los afectados por los captadores o recaudadores no autorizados, a que se refiere el Decreto 4334 de 2008 y demás normas que lo que lo modifiquen, sustituyan o adicionen. Dicha excepción se aplicará exclusivamente para la inversión de los citados recursos.

Las anteriores excepciones no eximen a las entidades vigiladas de llevar a cabo el conocimiento de sus clientes de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente capítulo.

4.2.2.1.1.3. Personas públicamente expuestas

El Sarlaft debe prever procedimientos más exigentes de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, tales como: personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público.

En tal sentido, el Sarlaft debe contener mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar los casos de clientes que responden a tales perfiles, así como procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que realizan.

En todo caso, el estudio y aprobación de la vinculación de tales clientes deberá llevarse a cabo por una instancia o empleado de jerarquía superior al que normalmente aprueba las vinculaciones en la entidad.

El evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente numeral, deberá informarse a la instancia o empleado de jerarquía superior encargado de tales vinculaciones.

4.2.2.1.1.4. Parámetros de los procedimientos de conocimiento del cliente

Los procedimientos que implementen las entidades vigiladas para el conocimiento del cliente deben atender los siguientes parámetros mínimos:

a) Permitir la realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario de solicitud de vinculación de clientes que por su naturaleza puedan variar (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.). Para el caso de productos inactivos la actualización se llevará a cabo cuando el producto deje de tener tal condición. En el evento en que cambie la participación de los accionistas o asociados en los términos exigidos en el formulario de vinculación, corresponderá a las entidades determinar una periodicidad menor para la actualización la información, atendiendo el nivel de riesgo de cada cliente.

b) Salvo lo dispuesto en el siguiente numeral, contemplar la realización de una entrevista presencial al potencial cliente de la cual deberá dejarse constancia documental, indicando el empleado de la entidad que la realizó, la fecha y hora en que se efectuó, así como los resultados de la misma.

c) El diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de

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