Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA 9 DE 2018

(Marzo 13)

Asunto: Socialización política sectorial - archivo documental

El Gobierno Nacional expidió la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Su objeto es establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

El artículo 26 del Decreto 2578 de 2012, establece la obligatoriedad por parte de las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado de contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y las normas que regulen a cada sector, así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.

Igualmente, el Decreto 2609 de 2012, en su artículo 35 establece que es responsabilidad de las superintendencias y los ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias.

Por lo anterior, y dada la diversidad de los sujetos de supervisión por parte de esta delegada, es importante que los mismos conozcan algunos de los términos que se utilizarán en el cumplimiento de las normas mencionadas.

La Ley 509 de 2000, define:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que, por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

La Superintendencia de Puertos y Transporte ha expedido las resoluciones 61583 del 10 de noviembre de 2016, “por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos, que deben cumplir los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte”; y la Resolución 57839 del 7 de noviembre de 2017, por la cual se modifica la Resolución 61583 de 10 de noviembre de 2016, se encuentran disponibles en la página web de la Supertransporte en el link http://www.supertransporte.gov.co/index.php/normatividad/resoluciones.html en cada año respectivo.

Se precisa que todos los documentos que son soportes para que esta delegada ejerza su función de vigilancia, inspección y control, deben cumplir con la ley de archivo.

N. del D.: La presente circular va dirigida a sociedades portuarias marítimas, sociedades portuarias fluviales, muelles homologados, licencias portuarias, autorizaciones temporales, empresas de transporte fluvial, empresas de transporte marítimo, operadores portuarios.