CIRCULAR EXTERNA 93 DE 1999 

(Noviembre 2)

Asunto: Instrucciones para presentación de la Circular 1 de 1996, a partir del año 2000.

La Superintendente Nacional de Salud en ejercicio de la facultad de “instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad en cuanto a sujetos vigilados, fijar los criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de las normas que le compete aplicar y señalar los procedimientos para su cabal aplicación” (D. 1259/94, art. 7º, num. 6º), y teniendo en cuenta la necesidad de manejar cuatro dígitos en los datos que hacen referencia a años, en cuanto a equipos de computo y aplicaciones de software se refiere con el cambio de milenio, se permite establecer las siguientes modificaciones a las instrucciones impartidas en el anexo técnico que hace parte de la Circular Externa 1 de 1996:

1. Modificar el registro de control del archivo, el cual quedará con la siguiente estructura:

CampoNombreContenidoLongitud del campoColumna de inicio y finalización del campo
1Tipo de registroTipo de registro o formato, dos caracteres numéricos, siempre 0021 - 2
2Fecha de generación del archivoFecha de generación del archivo, en formato DD/MM/AAAA103 - 12
3Hora de generación del archivoHora de generación del archivo, en formato HH:MM:SS813 - 20
4Código de la entidadCódigo asignado a la entidad por la Superintendencia Nacional de Salud, en formato XXXNNN621 - 26
5Número de registros del archivoNúmero de total de registros reportados en el archivo, en formato RRRRRR627 - 32
 Longitud total del registro de control de archivo32

El registro de control de archivo se visualizará en forma general:

00DD/MM/AAAAHH:MM:SSXXXNNNRRRRRR

Ejemplo: La entidad promotora de salud, ISS EPS, para reportar el cuarto trimestre del año 1999 genera el archivo el día 25 de enero a las 9:45:30 con 5064 registros, visualizándose el registro de control así:

0025/01/200009:45:30EPS006005064

2. Modificar el registro de control de formatos, el cual quedará con la siguiente estructura:

Columna

CampoNombreContenidoLongitud del campoColumna de inicio y finalización del campo
1Tipo de registroEl número del tipo de registro o formato, dos caracteres numéricos (FF).21 - 2
2Período reportadoTrimestre reportado, según la tabla de períodos (TT).23 - 4
3Año del período reportadoCuatro dígitos del año del período reportado, en formato AAAA45 - 8
4Número de registrosNúmero de registros que contiene el formato (RRRRRR).69 - 14
 Longitud total del registro de control de archivo14

El registro de control de archivo se visualizará en forma general:

FFTTAAAARRRRRR

Ejemplo: La entidad promotora de salud ISS EPS, para reportar el formato 5 del cuarto trimestre del año 1999 con 2568 registros, construye el registro de control del formato así:

05041999002568

3. Validación.

La Superintendencia Nacional de Salud, entregará a las entidades promotoras de salud un nuevo programa de la malla de validación de la circular donde se ha modificado la estructura de tablas que carga la información de los formatos y funciones de validación de la estructura de los registros de control respecto al manejo de cuatro dígitos cuando hacen referencia al año.

4. Primer reporte con la modificación.

El primer reporte que las entidades promotoras de salud deberán enviar con la presente modificación será el correspondiente al corte 31 de diciembre de 1999, que deberá ser presentado máximo el 25 de enero del año 2000.

5. Vigencia.

La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica la Circular 1 de enero 10 de 1996 únicamente en lo pertinente a los registros de control que hacen referencia a años.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a los representantes legales, juntas directivas, contadores, revisores fiscales de entidades promotoras de salud, EPS.

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