CIRCULAR EXTERNA 93 DE 2004 

(Junio 24)

Asunto: Implantación módulo de exportaciones del sistema informático aduanero SYGA.

Teniendo en cuenta que el próximo 28 de junio del presente año, entrará a producción el piloto del módulo de exportaciones del sistema informático aduanero, de conformidad con lo previsto en la Resolución 9202 de 2002, modificada por la Resolución 125 del 14 de enero de 2004, me permito precisarles lo siguiente:

a) Las direcciones de acceso al módulo de exportaciones del sistema informático aduanero serán:

http://exportaciones1.dian.gov.co, o http://exportaciones2.dian.gov.co, o http://exportaciones3.dian.gov.co, o http://exportaciones4.dian.gov.co, o http://exportaciones5.dian.gov.co.

b) A partir del 28 de junio, las administraciones de aduanas de Bogotá, servicios aduaneros del aeropuerto internacional El Dorado y Cúcuta, en aras de garantizar el apoyo y soporte permanente al piloto del módulo de exportaciones, deberá contar con un grupo de mesas de ayuda, las cuales operarán de la siguiente manera:

1. Características generales del grupo para la mesa de ayuda.

• Ser un grupo interdisciplinario integrado por funcionarios de la respectiva administración y del proyecto SYGA de la subdirección de comercio exterior, con diferente conocimiento (normatividad y procedimientos aduaneros, técnicos informáticos, navegación en el sistema y sus alcances).

• Tener una ubicación dentro del CESA con el fin de poder ser localizado con facilidad y contar con buenas condiciones logísticas y de comunicaciones.

• Tener la capacidad de analizar la problemática presentada y proponer estandarizar algún nuevo procedimiento para aprobación de la administración.

• Tener el conocimiento para proponer trámites por fuera del sistema, por problemas de software o de información, ajustados al manual de contingencia para aprobación de la administración.

• El horario de atención de las mesas de ayuda será:

— Administración. Dos turnos 7 a.m. a 1 p.m. y 2:00 p.m. a 7:00 p.m. lunes a viernes. Los sábados y domingos debe quedar un funcionario disponible que atienda los problemas que se puedan presentar.

2. Funciones del grupo mesa de ayuda.

• Resolver cualquier inquietud que se presente respecto del módulo de exportaciones del sistema informático aduanero, en la operación del sistema, en los procedimientos y en la norma vigente.

• Proponer trámites por fuera del sistema, por problemas de software o de información para aprobación de la administración (jefe del CESA).

• Canalizar, a las instancias pertinentes (administración, CESA, subdirección de comercio exterior, OSI), la problemática que no pueda ser resuelta por la mesa de ayuda, siguiendo las líneas de soporte establecidas.

• Orientar permanentemente a los diferentes usuarios del módulo de exportaciones del sistema informático aduanero (internos y externos).

• Crear y utilizar mecanismos periódicos de evaluación y seguimiento a la problemática presentada, elaborando informes de ajustes y recogiendo y retransmitiendo inquietudes.

• Crear una bitácora de registro para la recopilación de problemas y soluciones, la cual debe servir como información en las evaluaciones del proceso y se den de esta forma soluciones oportunas a los usuarios.

• Presentar informes y estadísticas a las directivas, sobre cifras de control, volúmenes de datos, avance del proceso y su comportamiento.

3. Personal requerido para las mesas de ayuda.

CESA administración (2 turnos).

— 1 funcionario para soporte técnico y de comunicaciones.

— 1 responsable de CESA por turno.

— 1 funcionarios de apoyo procedimental.

En cada caso el responsable del CESA hará las veces de coordinador de la mesa de ayuda.

4. Requerimientos técnicos y logísticos.

• Una línea Telefónica, con disponibilidad de fax, para atención de llamadas y recepción de fax con inconsistencias en las instalaciones del CESA.

• Línea magneto o extensión, para atención usuarios internos.

• Radio de telecomunicación (por CESA), para el caso de congestión de la línea interna.

• Papelería, fotocopias, formatos para control consultas y estadísticas.

• Dos libros en el CESA, uno para llevar la bitácora y otro para el registro de las solicitudes escritas y autorizaciones de trámites manuales.

• Una mesa de trabajo por Cesa.

• Equipos P.C. conectados a la red.

• Carpetas sobre la normatividad y procedimientos que aplica a cada usuario (transportador - SIAS - depósitos, contingencia, etc.)

5. Procedimiento para servicio de atención de la mesa de ayuda.

La atención de los usuarios internos y externos se dará en dos formas:

• Personalizada en los CESA dentro de los horarios establecidos.

• Telefónica en las líneas habilitadas por la División de Servicio de Aduanas dentro de los mismos horarios en que funcione la mesa de ayuda.

• La mesa de ayuda, en cada caso, recepcionará las solicitudes presentadas por los usuarios, diligenciando el “formato de atención SYGA”. Una vez analizado el tema en cuestión y de acuerdo a la complejidad, lo resolverá inmediatamente o dentro del menor tiempo posible, informando de ello al solicitante.

Cuando la respuesta no sea inmediata, la mesa de ayuda acudirá a las instancias superiores, de acuerdo con el documento de esquema de soporte, que tengan que ver con el particular y tomará los datos del usuario con el fin de poder enviar la respuesta en un momento posterior.

Para casos especiales que no pueda resolver la mesa de ayuda, un comité conformado al interior de la administración decidirá en cada caso el procedimiento a seguir, sea este trámite por el sistema informático aduanero o contingencia manual. En este último caso la autorización deberá ir firmada por el jefe de la División de servicio de comercio exterior o el coordinador de CESA respectivo.

6. Comité de implantación SYGA.

Deberá crearse la figura de comité implantación SYGA, el cual tendrá como función principal analizar los casos pendientes de la mesa de ayuda y definir el procedimiento a seguir en cada uno de los casos. El comité estará conformado por las siguientes integrantes:

• Jefe de División de servicio de comercio exterior o su delegado.

• Coordinador de CESA.

• Funcionarios de la mesa de ayuda.

• Otros: jefes de división que se requieran dependiendo del caso.

7. Tiempo de vigencia.

De acuerdo con la experiencia y grado actual de desarrollo de la aplicación se hace un estimativo que las mesas de ayuda deben prestar el servicio por el término de 15 días inicialmente, a partir de la hora cero, y una vez cumplido, los CESA deben asumir tales funciones en los términos y horarios que la administración delegada disponga.

8. Seguimiento - reportes.

Semanalmente la mesa de ayuda consolidará la información de las consultas de los usuarios y presentará un reporte al jefe de división de comercio exterior para que este a su vez lo reporte ante las instancias pertinentes y se analicen los principales problemas y las soluciones dadas. Del mismo informe se decidirá la permanencia de la mesa de ayuda.

Reportes sugeridos:

• Número de consultas por tipo de medio.

• Número de consultas por tipo de usuario.

• Número de consultas de acuerdo a la oportunidad de respuesta.

• Reporte por clasificación del problema

— Procedimiento.

— Funcionalidad del sistema.

— Técnico.

— Otros.

c) Se ha establecido como principio general que a partir del 28 de junio del año 2004, a la hora cero definida para las 14:00 horas, todas las operaciones de exportación previstas en la Resolución de Implantación 9202 de 2002 y documento de alcances, se deberán realizar por el sistema informático aduanero SYGA. Los trámites que se presenten en forma manual con posterioridad a la fecha del inició de la implantación del sistema de exportaciones y que correspondan a operaciones contempladas en él, serán rechazadas por el funcionario competente de la división de comercio exterior.

Las operaciones que se hayan iniciado manualmente con anterioridad a la hora cero, se tramitarán y terminarán en forma manual.

Los declarantes que tengan aprobada por acto administrativo inspección en zona secundaria para un período determinado, con antelación a la entrada en producción, deberán presentar nuevamente la solicitud de inspección en zona secundaria a través del sistema informático, incorporando tanto la justificación como el número de la resolución vigente a la fecha, a efecto de que el funcionario competente autorice dicha inspección por el sistema informático y el usuario pueda continuar con sus operaciones.

La numeración de los documentos diferentes a la declaración de exportación , es decir, para autorizaciones de embarque, solicitudes de inspección en zona secundaria, avisos de ingreso, planillas de traslado, manifiestos de carga, actas de inspección, etc., van a empezar con un consecutivo a partir del 01, de acuerdo con la codificación prevista para cada uno de ellos, para las operaciones que se realicen en la jurisdicción de las aduanas de Bogotá, servicios aduaneros del aeropuerto internacional El Dorado y Cúcuta, con vigencia 2004.

La numeración de los trámites que vienen manual seguirán manual (sic), y se continuará con el mismo consecutivo tal y como quedo descrito en el manual de procedimientos.

La numeración de la declaración de exportación convencional deberá empezar por el número consecutivo 50.000 y las de declaración de exportación simplificada por 13.000.

N del D.: Esta circular externa va dirigida a administradores especiales de aduanas de Bogotá, servicios aduaneros aeropuerto internacional El Dorado y administrador de aduanas de Cúcuta.

Jefes de división de comercio exterior de las administraciones especiales de aduanas de Bogotá, servicios aduaneros aeropuerto internacional El Dorado y de Cúcuta.

Usuarios de las operaciones de comercio exterior en el régimen de exportación en las juridiscciones de la administración de aduanas de Bogotá, servicios aduaneros aeropuerto internacional Eldorado y de Cúcuta.

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