Superintendencia de Puertos y Transporte

CIRCULAR EXTERNA 94 DE 2016

(Diciembre 29)

Asunto: Buenas prácticas empresariales para la competitividad.

La presente circular tiene por objeto socializar y promover dentro de los vigilados, la aplicación de una serie de modelos de Buenas Prácticas Empresariales (BPE) y sus indicadores asociados, a manera de acción preventiva y correctiva buscando optimizar la competitividad del sector, para lo cual se tienen en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Fundamentos de carácter legal.

En virtud de lo dispuesto en el artículo 42 del Decreto 101 de 2000, modificado por el artículo 4º del Decreto 2741 de 2001, el Presidente de la República delegó a la Superintendencia de Puertos y Transporte la facultad de vigilar a quienes prestan servicios relacionados con el transporte y el tránsito terrestre, las concesiones y su infraestructura, así como los puertos.

El artículo 44 del mencionado decreto señala una serie de funciones de la Superintendencia dentro de las cuales, para fines de esta circular, se destaca la de velar por el desarrollo de los principios de libre acceso, calidad y seguridad, en la prestación del servicio de transporte.

La Superintendencia de Puertos y Transporte busca además implementar acciones de prevención para evitar que los riesgos en la prestación del servicio se materialicen o al menos lograr que se disminuyan sus efectos.

Por otra parte, de acuerdo a la disponibilidad de recursos, la Superintendencia de Puertos y Transporte realiza la planificación de las actividades que desarrollará. Teniendo en cuenta lo establecido en el inciso segundo del artículo 29 de la Ley 152 de 1994, Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, “Los organismos de la administración pública nacional deberán elaborar, con base en los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo, un Plan Indicativo cuatrienal con planes de acción anuales”, instrumentos que se constituyen en la base para evaluar los resultados del Plan Nacional de Desarrollo. El seguimiento anual a este plan permite establecer los resultados obtenidos frente a las metas previstas por la superintendencia para el cuatrienio. De esta forma es posible: Evaluar el cumplimiento de los compromisos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo para el sector; Hacer seguimiento a la ejecución del Plan de acción, y así tomar decisiones oportunas para el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas; Medir los avances del plan de acción de la entidad.

Adicionalmente, la Ley 190 de 1995, “por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”, en su artículo 48, establece que todas las entidades públicas de la Rama Ejecutiva deberán establecer, a más tardar el treinta y uno de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos, de tal manera que los mismos puedan ser evaluados de acuerdo con los indicadores de eficiencia que se diseñen para cada caso.

En virtud de lo anterior la Superintendencia de Puertos y Transporte, dentro del Plan Estratégico Institucional, PEI, tiene la meta de desarrollar e implementar acciones preventivas y correctivas que optimicen la competitividad por tipo de vigilado del sector transporte, mediante modelos de Buenas Prácticas Empresariales (BPE) para los supervisados y la estructuración de indicadores de Competitividad Empresarial que midan la implementación de los modelos de BPE.

2. Concepto de buena práctica empresarial para la competitividad.

Una Buena práctica Empresarial (BPE) se refiere a las actuaciones de iniciativa propia o no reglamentadas, que logran mejorar significativamente productos, procesos o situaciones de una organización, en aspectos como la rentabilidad y el equilibrio financiero, pero también la creación de beneficios tangibles a los actores que la rodean, desde el medio ambiente hasta sus trabajadores y colaboradores.

Independientemente del tipo de operación que las empresas vigiladas realicen, no solo es importante que estas se apeguen a las regulaciones vigentes, sino que sus actuaciones tengan como cimiento la ética y las buenas prácticas empresariales, de manera que se contribuya al desarrollo sostenible de largo plazo del sector en el que operan, redundando esto en un beneficio para la misma empresa y el resto de los actores involucrados, especialmente los usuarios de los servicios.

La implementación de BPE puede ayudar a las organizaciones y empresas a:

• Ser más competitivos.

• Incrementar sus ventas e ingresar a nuevos mercados.

• Reducir costos y ser más eficientes.

• Reducir los riesgos.

• Mejorar las habilidades de su fuerza de trabajo.

• Utilizar la tecnología de manera más efectiva.

• Adaptarse rápidamente a las innovaciones en el sector.

• Reducir y mitigar el impacto al medio, reducir residuos.

• Mejorar la calidad en todo sentido.

En cuanto a los modelos de buenas prácticas empresariales a implementar, relacionados con la misión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, que pueden generar cambios positivos en la competitividad empresarial, según la literatura y estándares internacionales, se pueden considerar las siguientes áreas o categorías:

• Sistema de gestión de la calidad.

• Sistema de gestión de la seguridad vial.

• Uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

• Servicio al cliente.

• Reducción y/o mitigación de riesgos.

• Sistema de gestión ambiental.

• Logística e intermodalidad.

• Infraestructura.

• Gobierno corporativo y condiciones laborales.

• Responsabilidad social empresarial (RSE).

3. Alcance.

Los modelos de buenas prácticas empresariales (BPE) aquí descritos, están dirigidos a las empresas y organismos u organizaciones objeto de supervisión, control y vigilancia de la Superintendencia de Puertos y Transporte, así como a sus directores, gerentes y cualquier otro empleado independientemente de su naturaleza. Fueron diseñados por un equipo multidisciplinario de la Superintendencia, con base en asesoría experta, informes de otros organismos supervisores y reguladores de carácter nacional e internacional, de manera que independiente de la legislación y regulación vigente, estas puedan utilizarlos como base de su actuar diario e incluso como punto de partida para la creación de políticas y procedimientos internos relacionados con la ética y la competitividad.

La meta es que las empresas y organizaciones del sector transporte apliquen las presentes BPE de manera voluntaria, debido a la naturaleza de las mismas. Se habrán de hacer todos los esfuerzos necesarios para que las BPE sean aplicadas en la práctica por los diferentes actores del sector, ya que esto redundará en un beneficio para todos, al facilitar el proceso de supervisión y se invita a las entidades vigiladas a mantener los más altos grados de integridad y honestidad, elevando su prestigio de ser organizaciones confiables, éticas y transparentes pero a la vez, muy competitivas y sólidas.

4. Modelos de BPE.

4.1. Modelos de BPE propuestos para implementación.

Con el objetivo de dar cumplimiento al plan de acción institucional, se propone a los vigilados la implementación de los siguientes modelos de BPE, según corresponda:

Cód. Nombre de la BPE Descripción general
001 Certificación en ISO9001 - Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Certificación de la empresa en ISO9001 -Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), aplicable a los diferentes procesos y servicios ofrecidos
002 Certificación en OHSAS 18001 - Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Certificación de la empresa en OHSAS 18001 - Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), aplicable a los diferentes procesos y servicios ofrecidos con el objetivo de que la organización controle sus riesgos para la SST y mejore su desempeño de la SST.
003 Certificación en ISO 14001 - Sistema de Gestión Ambiental (SGA). Certificación de la empresa en ISO 14001 - Sistema de Gestión Ambiental (SGA), con el objetivo de identificar, priorizar y gestionar los riesgos ambientales propios de la actividad de la organización.
004 Certificación en ISO39001 - Gestión de la Seguridad Vial (SGSV). Certificación de la empresa en ISO39001 - Gestión de la Seguridad Vial, aplicable a los diferentes procesos y servicios ofrecidos (incluye condición técnico-mecánica y de seguridad de los vehículos).
005 Certificación en ISO28000 - Sistema de Gestión de Seguridad de la Cadena de Suministro (SGSCS). Certificación de la empresa en ISO28000 - Gestión de Seguridad de la Cadena de Suministro, aplicable a los diferentes procesos y servicios ofrecidos por las empresas dedicadas a la industria logística, con el fin de identificar y gestionar riesgos y aspectos críticos en procesos como la producción, gestión de información e instalaciones, almacenaje, y el traslado de productos.
006 Implementación de Líneas Telefónicas de Atención Permanente para el transporte terrestre de pasajeros. Con la implementación de líneas telefónicas de atención permanentes atendidas por profesionales capacitados al interior de la empresa y con infraestructura móvil en vehículos y en distintas zonas de cobertura, se logrará prestar un servicio personalizado e integral a los clientes y conductores, con servicios complementarios como llamadas nacionales e internacionales, información general del estado de rutas, tarifas, acceso a reserva y compra de tiquetes, solución de inconvenientes presentados en materia de accidentalidad y seguridad en la vía, programación de itinerarios, quejas y reclamos, entre otros.
007 Sistema virtual para la Gestión de Flota de Pasajeros. Uso de un sistema virtual para que los clientes puedan conocer de forma remota (online) las rutas y horarios disponibles, sillas, y precios, además reservar y comprar tiquetes. Además las empresas puedan contar con registros que hagan más efectiva la distribución de las rutas. Adicionalmente, la herramienta podrá contener un sistema de rastreo y ubicación de vehículos con tecnología GPS, para hacer seguimiento a los viajes, control de buses, rutas, velocidades e incidentes en la vía.
008 Fidelización de usuarios del transporte de pasajeros. Las estrategias y campañas de fidelización generan cambios positivos en las actitudes y comportamiento de los usuarios de transporte e incrementan la fidelidad de los mismos a la empresa.
009 Mejoramiento en la percepción de la Seguridad y el Civismo en el transporte terrestre automotor. Se pretende mejorar la percepción que los usuarios tienen sobre el servicio de transporte en materia de seguridad y civismo a través de la reducción de accidentes e incidentes, mediante la presencia de elementos de seguridad visibles y en buenas condiciones en los vehículos.
010 Mejores condiciones en vehículos de transporte terrestre de pasajeros. Se trata de incentivar en las empresas la utilización de vehículos de transporte de pasajeros con altas condiciones y prestaciones en todo sentido. Lo anterior con el objetivo de brindar un servicio integral y mucho más confiable a los usuarios y de esta forma, lograr que seleccionen y prefieran este tipo de servicio.
011 Capacitación a conductores de transporte terrestre de carga. Mejorar el desempeño de los conductores de transporte terrestre de carga, por medio de programas de capacitación, algunos de los cuales tiene instaurado el SENA desde hace varios años, y que consisten en:
a) Programa de Formación Titulada según Ley 336 de 1996, con una duración de 52 horas y entrega de diploma de asistencia;
b) Programa de Certificación por Competencias Laborales: que tiene una duración de seis meses y entrega al conductor capacitado el título de tecnólogo, el cual le servirá para adelantar una carrera técnica profesional y/o universitaria.
012 Formación y profesionalización de Inspectores y personal técnico en CRC’s, CDA’s, CIAC’s y CEA’s. Los diversos tipos de Centros (CRC’s, CDA’s, CIAC’s y CEA’s) promoverán que su personal, técnicos e inspectores lleven a cabo programas de formación y profesionalización de sus actividades con el objetivo de mejorar la calidad del servicio, estandarizar procesos y obtener mejores resultados en los análisis y certificaciones.
013 Seguimiento a la calidad en la prestación del Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Individual de Pasajeros en Vehículos Taxi. Implementación de estrategias y mecanismos eficaces para garantizar la buena prestación del servicio de taxi, mejorando la percepción de calidad, seguridad y eficiencia.
014 Estrategias y mecanismos eficaces para aumentar la transparencia y credibilidad en la función de los agentes de tránsito. Implementación de estrategias y mecanismos eficaces por parte de autoridades y organismos de tránsito, para aumentar la calidad, transparencia y credibilidad en el desarrollo de las actividades propias de los Agentes de Tránsito, tales como la regulación, vigilancia, control e intervención para el cumplimiento de normas de tránsito y transporte, así como en la imposición de comparendos por infracciones de tránsito.
015 Sistema de planificación de rutas de servicio de transporte terrestre de carga. Implementación de un sistema que permita la planificación de las rutas diarias de la flota de vehículos para operaciones de carga, facilitando calcular rutas óptimas teniendo en cuenta diversos factores. Requiere el uso de TIC.
016 Provisión de infraestructura física orientada a resolver cuellos de botella en las principales cadenas logísticas. La infraestructura logística se define como el conjunto de terminales, instalaciones y obras especializadas que facilitan los movimientos de carga en combinaciones intermodales, posibilitando el vínculo entre los centros de acopio, producción y consumo.
017 Prestación de servicios logísticos eficientes para resolver cuellos de botella en las principales cadenas logísticas. Promover que los privados implementen prácticas que les permitan contar con estándares de calidad para la contratación y prestación del servicio de carga tales como adecuar la planeación logística, establecer procedimientos especiales y contar con la infraestructura apropiada para atender al transportador en los sitios de cargue y descargue.
018 Distribución nocturna de mercancías en ciudades. Implementación de cargue y descargue nocturno entre generadores de carga, empresas de retail y transportistas para obtener beneficios tanto para las ciudades en materia de movilidad, impacto ambiental y para las empresas participantes en materia de optimización de la operación logística y reducción de tiempos y costos.
019 Transporte terrestre automotor de carga limpio y sostenible. Esta BPE busca impulsar sostenibilidad en la red de valor a través de mejoras en eficiencia, modernización de flota de transporte y responsabilidad extendida a proveedores, lo cual se refleja en disminución de los impactos ambientales del transporte reduciendo la problemática del efecto Invernadero y el Cambio Climático.
020 Uso de vehículos de carga de alto rendimiento (Bitrenes). Uso de vehículos de carga de alto rendimiento, los cuales cuentan con longitudes y capacidades superiores a los que actualmente se emplean en Colombia, trayendo beneficios como la movilización de un mayor número de tonelaje por unidad tractora y a su vez una menor congestión vehicular en las vías (requiere aprobación previa de la autoridad de transporte)
021 Uso/Generación de bolsas de carga o bolsas de rutas para optimizar uso de la flota y reducir viajes vacíos. Utilización o generación de bolsas de carga para optimizar la oferta y búsqueda de mercancía, carga e incluso camiones por parte de las empresas de transporte carretero y propietarios de vehículos en Colombia.
022 Asociatividad entre empresas de transporte carretero para incursionar en el transporte fluvial o férreo. Esquemas asociativos entre empresas de transporte de carga por modo carretero, ya sea para la adquisición de flotas fluviales o férreas e incursionar como operadores, propietarios o concesionarios en proyectos fluviales o férreos, buscando una reducción de los costos logísticos, una mayor rentabilidad y finalmente mejores tarifas y competitividad para los productores y la sociedad en general.

4.2. Ficha estándar y campos que contiene.

Para la implementación de las BPE, por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte, se diseñó una ficha estándar donde se relacionan diferentes aspectos a considerar por parte de los vigilados que vayan a desarrollar e implementar la BPE:

• Categoría de la BPE: Se refiere a las áreas o categorías en las que mejor se enmarca el modelo de BPE.

• Nombre, código y descripción de la BPE: Se refiere al nombre y la descripción general de la BPE, a partir de la cual el vigilado podrá identificarla y aplicarla.

• Antecedente y justificación: Se señalan los aspectos históricos que enmarcan la propuesta de BPE, así como la necesidad de aplicarla con el fin de corregir o mejorar situaciones desfavorables que se pudieran estar presentando.

• Beneficios esperados: a partir de estos beneficios, el vigilado podrá identificar incentivos o aspectos positivos que puedan influir en la implementación de la práctica en mayor o menor grado.

• Acciones y requerimientos: Se mencionan de manera general aquellos requisitos que tanto el sector privado, así como en algunos casos el sector público, deberán seguir y cumplir con el objetivo de poder desarrollar e implementar las BPE.

• Indicadores de medición: Se trata de una fórmula o condición a medir, la cual establece el nivel de cumplimiento de la BPE o de sus componentes. A partir de estos indicadores, los vigilados y la superintendencia, podrá evaluar el nivel de implementación y la efectividad de la BPE.

• Principales vigilados y delegada correspondiente: se señalan aquellos vigilados que se considera tienen mayor incidencia y relación con la BPE señalada en la ficha, y de los cuales se espera mayor participación para implementar las prácticas. Igualmente, las delegadas de la superintendencia que tienen relación con estos.

NOTA: Las fichas de modelos BPE, se encuentran en el anexo a esta circular.

5. Implementación y seguimiento de las BPE.

Por tratarse de buenas prácticas, no regidas o reguladas por normas de obligatorio cumplimiento, sino provenientes de una libre iniciativa de las empresas y organizaciones, el desarrollo, implementación y seguimiento de los modelos de BPE no tiene un plazo o fecha límite establecido.

No obstante, la Superintendencia de Puertos y Transporte observará de manera favorable a aquellas empresas y organizaciones que avancen constantemente y de manera decidida en la adopción de las buenas prácticas aquí establecidas, para lo cual se solicita a los vigilados informar, vía oficio, sobre los avances en este sentido.

La presente circular rige a partir de su expedición y se publicará en la página web de la Superintendencia de Puertos y Transporte y en el Diario Oficial.

N. del D.: La presente circular va dirigida a los vigilados de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

C94SPT A
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C94SPT B
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C94SPT C
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C94SPT D
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R252 F
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