CIRCULAR EXTERNA 98 DE 2002 

(Diciembre 20)

(Nota: Derogada por la Circular 50 de 2003 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo).

Asunto: Trámite en línea registro nacional de exportadores de bienes y servicios.

Para su conocimiento y aplicación y con el fin de facilitar y agilizar el trámite que realizan los exportadores para la inscripción, renovación y modificación del registro nacional de exportadores de bienes y servicios, dando cumplimiento a la denominada agenda de conectividad del gobierno en línea de la directiva presidencial número dos (2), fase II, trámites en línea, se ha dispuesto a través de internet el mencionado trámite.

La inscripción, renovación o modificación del registro, utilizando el “servicio en línea” es obligatoria; el exportador no la podrá efectuar por el medio físico tradicional a partir del primero de enero de 2003.

Para obtener la inscripción “en línea” en el registro nacional de exportadores de bienes y servicios, se debe seguir rigurosamente el procedimiento que se describe a continuación:

1. El usuario debe entrar a la página web del Ministerio de Comercio Exterior, portal universal www.mincomex.gov.co, luego debe acceder por trámites y operaciones, trámites en línea, donde dará click en “solicitar clave al registro nacional de exportadores” deberá registrarse como usuario web, diligenciando el formato allí dispuesto.

El Ministerio a través de la subdirección de registros verificará los datos diligenciados en la solicitud y posteriormente le suministrará dentro de las 24 horas siguientes, por correo electrónico el número de usuario, así como la clave que le dará acceso al registro nacional de exportadores en línea.

Recibida la anterior clave, el usuario deberá nuevamente entrar por el portal universal, trámites y operaciones y elegir la opción “registro nacional de exportadores en línea” allí podrá radicar su solicitud como nuevo exportador, renovar su inscripción o modificar datos relacionados con su registro. Por último, la dirección general de comercio exterior evaluará las solicitudes e informará el resultado del trámite, por esta misma opción, en el término de un día.

Señor exportador, recuerde: Cuando usted reciba el “usuario y la clave” asignados por Mincomex y acceda por primera vez al trámite en línea del registro, el sistema le solicitará automáticamente modificar esta clave por una nueva personal, la cual deberá contener 8 dígitos y quedará bajo la responsabilidad total de quien la recibe y modifica.

2. El sistema le presentará las siguientes opciones: Radicación, consulta trámite, consulta registro nacional de exportadores y consulta tablas generales.

2.1. Radicación: El usuario podrá realizar las siguientes operaciones:

2.1.1. Inscripción: Es el trámite mediante el cual, una persona natural o jurídica solicita ser incluida en el registro nacional de exportadores de bienes y servicios por primera vez, cumpliendo con lo señalado en el Decreto 2681 de 1999 y normas complementarias. Si se elige esta opción, el sistema mostrará la forma 001 para ser diligenciada de manera completa y correcta.

2.1.2. Renovación: Es el trámite mediante el cual, una persona natural o jurídica actualiza la información del registro nacional de exportadores de bienes y servicios, con el fin de darle un nuevo año de vigencia. La nueva vigencia se empieza a contar a partir de la fecha en que la solicitud de renovación quede efectivamente registrada y aprobada por parte de Mincomex. Lo anterior en cumplimiento a lo señalado en el Decreto 2681 de 1999 y normas complementarias. Las renovaciones deben ser efectuadas durante el mes once (11 ) de vigencia del registro.

Cuando el trámite consiste en renovación, el sistema pedirá el número de aprobación del último registro y mostrará la información para que el exportador proceda a realizar los correspondientes cambios en las casillas pertinentes, en especial la información de la forma 001 relacionada con los numerales: 2. “Información financiera”; 3. “Información de los bienes producidos, exportados o facturados a exportadores”; 4. “Características de los servicios exportados o facturados a exportadores”, datos que corresponden a operaciones del año inmediatamente anterior. La información que esté vigente y actualizada hasta ese momento, de acuerdo a los requerimientos de cada casilla, no será objeto de cambio.

2.1.3. Modificación: Es el trámite mediante el cual, una persona natural o jurídica reporta algún cambio en la información suministrada en la última solicitud de inscripción o renovación. Solicitud que debe hacer según lo establecido en la Circular Externa Mincomex 21 de marzo 1º de 2002. La modificación no genera nuevo número ni nueva fecha de vigencia al registro nacional de exportadores, puesto que tal vigencia se cuenta a partir de la fecha de inscripción o de la última renovación del registro.

El sistema solamente le permitirá modificar datos dentro del mes primero al mes undécimo de la vigencia del registro, no obstante, deben realizarse por motivos necesarios como, el cambio de razón social, dirección, teléfono, representante legal, clase de persona, clase de empresa. Modifique solamente los campos que usted requiere, los otros deberán permanecer como aparecen en el sistema.

Se debe tener en cuenta que la Inscripción en el registro es para las personas naturales o jurídicas y no para los bienes o servicios. En consecuencia, no será necesario presentar modificación para agregar nuevos productos del numeral 3º, o servicios del numeral 4º, en la forma 1 durante el año de vigencia del registro, tales bienes o servicios se relacionarán en la siguiente renovación.

Terminado el procedimiento de diligenciamiento de la forma 001, ya sea para inscripción, renovación o modificación, se debe elegir el botón “grabar”; en ese momento el sistema genera un número de radicación. El Ministerio de Comercio Exterior revisará la solicitud y la aprobará o devolverá, según la exactitud y verificación en su diligenciamiento.

Señor exportador, para radicar en Iínea el registro nacional de exportadores, usted deberá cumplir con los requisitos señalados en el Decreto 2681 de 1999, la verificación la realizará el funcionario del ministerio que aprueba o rechaza el trámite con bases de datos históricos, así como interinstitucionales (Confecámaras). Sin embargo, en caso de no existir el NIT en la base de datos de Confecámaras, o que se trate de una solicitud de inscripción, es decir registro por primera vez, usted deberá remitir vía fax a la dirección territorial que está atendiendo su radicación, los siguientes documentos:

Para personas naturales:

• Fotocopia de la cédula de ciudadanía

Para personas jurídicas:

• Fotocopia del NIT de la sociedad y de la cédula de ciudadanía del representante legal

• Para las personas jurídicas y comerciantes, certificado de existencia y representación legal o registro mercantil expedido por la cámara de comercio donde se encuentra domiciliada la sede principal de las actividades de la sociedad o del comerciante con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses a la fecha de presentación".

El número de fax al que deben enviar estos documentos lo encontrarán en el icono de consulta a tablas generales, como "fax. of. Mincomex"

La sola radicación de la solicitud a través de la WEB por parte del usuario, no significa la inscripción, renovación o modificación del registro nacional de exportadores correspondiente. Estas solicitudes quedarán en firme, solamente cuando el ministerio asigne el número de aprobación al registro.

Cuando la inscripción se realice por parte de un usuario exportador que tenga como objetivo el ejercicio de las profesiones liberales, no necesita certificado de cámara de comercio, por cuanto no son comerciantes de acuerdo con lo establecido por el Código de Comercio en el numeral 5º del artículo 23, “No son comerciantes... La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales”. Para este caso, además de radicar vía WEB la forma 001, deberá enviar vía fax fotocopia de la cédula de ciudadanía únicamente.

2.2. Consulta trámite. Por esta opción, el usuario podrá ingresar y verificar el avance en el estudio de su solicitud digitando el número de radicación entregado inicialmente por el sistema

En caso de ser aprobado el registro, el exportador encontrará en esta opción la forma 001 con número y fecha de aprobación y tendrá la alternativa de imprimirlo por medio del navegador que utilice; de no ser aprobado encontrará el icono “causales de devolución” donde se indicarán los motivos por los cuales se rechazó la solicitud para que se corrija y se envíe nuevamente, este nuevo envió conservará el número de radicación original. La solicitud devuelta contará con 15 días para su corrección, si ésta no se efectúa será borrada del sistema.

2.3. Consulta registro nacional. Esta opción permite a los usuarios consultar por razón social o por el NIT del exportador.

2.4. Tablas generales. En esta opción se puede consultar el arancel, la clasificación industrial internacional uniforme (CIIU), códigos y descripción de países, los códigos de la clasificación central de productos (CPC) y FAX. Of Mincomex.

NOTA: Señor exportador, recuerde que tanto el número de la clave personal como el número de radicación de sus solicitudes es confidencial. Por lo tanto, queda bajo su entera responsabilidad la difusión de éstos. El sistema por seguridad le permitirá cambiar con regularidad su clave personal, ésta le servirá los próximos años para las renovaciones o modificaciones que realice en su registro.

N. del D.: Esta circular externa va dirigida a usuarios y funcionarios Ministerio de Comercio Exterior.

(Nota: Derogada por la Circular 50 de 2003 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo).

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