Superintendencia de Sociedades, Instituto Colombiano del Deporte

CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA 100-000003 DE 2011 

COLDEPORTES 001 DE 2011 

(Mayo 23)

Referencia: Circular conjunta del Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, y la Superintendencia de Sociedades por medio de la cual se aclaran e ilustran aspectos relacionados con la Ley 1445 de 2011, especialmente sobre el tema de la conversión de los clubes con deportistas profesionales en sociedades anónimas.

(Nota: Derogada por la Circular Externa Conjunta 1 de 2015 de la Superintendencia de Sociedades e Instituto Colombiano del Deporte)

1. Ámbito de aplicación.

Son destinatarios de la presente circular los clubes con deportistas profesionales que busquen adelantar el proceso de conversión de su actual naturaleza como corporación o asociación a sociedad anónima.

Esta circular se expide dentro del marco de facultades legales vigentes otorgadas al Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, y la Superintendencia de Sociedades, y con la finalidad de ilustrar y aclarar aspectos relacionados con el trámite de conversión consagrado en la Ley 1445 de 2011.

Es pertinente señalar, que si bien esta circular determina algunos aspectos de índole contable, la dinámica y detalle de la forma en que se debe presentar la información financiera y el impacto en cuentas particulares, serán desarrollados en una guía de aplicación que referirá los aspectos técnicos.

La guía de aplicación, que se contiene en un documento aparte, tendrá carácter dinámico, se ajustará de acuerdo a las situaciones particulares planteadas y estará a disposición de los interesados en las páginas web de la Superintendencia de Sociedades (www.supersociedades.gov.co) y del Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, (www.coldeportes.gov.co).

2. Quiénes pueden convertirse en sociedad por acciones.

La conversión es el acto consagrado por la ley mediante el cual una corporación o asociación con deportistas profesionales bajo remuneración, puede cambiar su naturaleza y asumir la de una sociedad anónima sometida a las reglas propias del Código de Comercio, en particular a las normas previstas para las sociedades anónimas.

Se trata de un acto de voluntad de la corporación o asociación expresado por la decisión adoptada por la asamblea de asociados, con el lleno de los requisitos legales y estatutarios para tal efecto.

3. Documentación básica para la toma de decisión de la conversión.

3.1 Relación de asociados.

La relación de asociados deberá contener como mínimo la siguiente información:

3.1.1 Nombres y apellidos o razón social del asociado.

3.1.2 Número de documento de identificación.

3.1.3 Número total de aportes.

3.1.4 Valor total del aporte.

3.1.5 Condición actual del asociado.

El numeral 3.1.5. permitirá identificar a los asociados que están determinados plenamente en cuanto a documento de identidad, dirección de notificación, participación en anteriores reuniones, etc., así como aquellos de los cuales se desconoce su dirección, su supervivencia, antecedentes o que registran datos desactualizados.

Ahora bien, la relación que se sugiere preparar también será un soporte para adelantar el trámite de devolución de aportes y será un punto de partida para que los asociados verifiquen y procuren la corrección de los datos registrados en el club, cuando quiera que el interesado entregue la documentación suficiente para proceder a la respectiva aclaración.

3.2 Certificación de la procedencia de capitales de los asociados ante la unidad de información y análisis financiero, UIAF.

La obligación del representante legal del club de certificar la verificación que todos y cada uno de los aportes de quienes conforman el club profesional no provienen o faciliten operaciones de lavado de activos y/o dineros que provengan de actividades ilícitas, establecida en el numeral 1º del artículo 5º de la Ley 1445 de mayo 12 de 2011, se entenderá cumplida con la declaración hecha bajo la gravedad del juramento en la que el representante legal manifieste que de conformidad con las pruebas recaudadas, puede afirmar que los aportes de sus afiliados no provienen o facilitan operaciones de lavado de activos y/o que dichos dineros no provienen de actividades ilícitas.

Es importante resaltar la responsabilidad que queda en cabeza del representante legal, y por lo tanto es necesario que este adopte las medidas y estrategias que le permitan dar cumplimiento con la mencionada certificación y realizar una verificación adecuada con el fin de que su responsabilidad se minimice, acudiendo por ejemplo, a terceros que verifiquen en las centrales de datos la información de sus asociados o a través de intermediarios de bolsa, entre otros.

Esta certificación se remitirá a la unidad de investigación y análisis financiero (UIAF) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público junto con el listado de asociados organizado en un (1) archivo en formato Excel 97-2003, el cual contendrá la siguiente información:

Nombre del campo
Formato
Contenido
NIT equipo reportante
Numérico
Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre los números de la identificación.
Dígito de verificación
Numérico
Este campo debe contener el dígito de verificación. En caso de no poseerlo este campo debe quedar en blanco.
Razón social del equipo
Alfanumérico
Nombre completo. sin tildes, ni caracteres especiales. En mayúsculas.
Tipo de identificación del socio, asociado y/o accionista
Alfanumérico
Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NIT, tarjeta de identidad, pasaporte, carné diplomático, sociedad extranjera sin NIT en Colombia, fideicomiso, registro civil de nacimiento, NIUP, otro tipo de identificación, sin tildes, ni caracteres especiales. En mayúscula.
Número de identificación del socio, asociado y/o accionista
Numérico
Para cualquier tipo de documento no se deben incluir separadores (-) o caracteres entre los números de la identificación.
Nombre completo o razón social del socio, asociado y/o accionista
Alfanumérico
Nombre completo. Formato: apellido1 apellido 2 nombre 1, nombre 2. Sin tildes, ni caracteres especiales. En mayúsculas.
Sexo del socio, asociado y/o accionista
Alfanumérico
Masculino, femenino, otro. Sin tildes, ni caracteres especiales. En mayúscula.
Condición del socio, asociado o accionista
Alfanumérico
Antiguo, nuevo, sin tildes, ni caracteres especiales. En mayúscula.
Dirección de residencia del socio, asociado o accionista
Alfanumérico
Utilizar la nomenclatura catastral.
Número telefónico del socio, asociado o accionista
Alfanumérico
Número completo, sin incluir caracteres adicionales.
Código municipio (al que corresponde la dirección de residencia del suscriptor)
Numérico
— De acuerdo con la codificación del DANE.
Código departamento (al que corresponde la dirección de residencia del suscriptor)
Numérico
— De acuerdo con la codificación del DANE.
Código del país
Alfanumérico
Alfanumérico. Código del país en el cual se encuentra ubicado el socio, asociado o accionista. De acuerdo con el estándar ISO 3166.
Número de acciones
Numérico
Este campo debe contener el dígito de verificación.
Valor de las acciones en pesos
Numérico
Se refiere al monto de la transacción convertido a pesos, Formato ########## El “.” decimal. Se debe incluir.
% De participación
Numérico
Se refiere al monto de la transacción convertido a % Formato ########## El "." Decimal. Se debe incluir.
Fecha de ingreso al club
Numérico
* Formato aaaa mm dd,
* Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0. Ej.: enero 1º de 2010 será 20100101

Una vez la unidad de investigación y análisis financiero (UIAF) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, reciba la mencionada información dará noticia al Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, con el fin de que este último conozca la fecha de envío tanto de la declaración juramentada de verificación de los aportes como del listado de los asociados por parte del representante legal del club, momento a partir del cual puede iniciarse el proceso de conversión.

3.3 Estados financieros de período intermedio.

Deben prepararse los cinco estados financieros básicos (Balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujo de efectivo), debidamente certificados, conforme a lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, incluyendo las notas y el dictamen del revisor fiscal (art. 38 ídem.).

Para ello deben tener en cuenta las siguientes observaciones:

De conformidad con lo previsto en el artículo 29 del Decreto 2649 de 1993, fecha de corte de los estados financieros preparados para decidir sobre conversión, no puede ser anterior a un mes de la fecha de convocatoria a reunión del máximo órgano social respectivo.

Según lo dispuesto en el artículo 115, numeral 15, del Decreto 2649 de 1993, se deben revelar los hechos económicos realizados luego de la fecha de corte, que puedan afectar en forma material la situación financiera y las perspectivas del ente económico, tales como incumplimientos contractuales, eventos o cambios de circunstancias que alteren las bases utilizadas para estimar las contingencias, etc.

3.4. Acuerdo de conversión.

El representante legal deberá preparar un documento que contenga los motivos por los que someten a consideración de la asamblea la conversión, el método de intercambio que servirá de sustento a la forma en que participarán los asociados en la sociedad anónima, el valor nominal que se utilizará para el intercambio y, en general, todos aquellos aspectos que los administradores estimen conveniente para que la decisión que adopten los asociados esté correctamente informada.

3.5 Método de intercambio.

El intercambio de los aportes sociales por acciones, que le corresponderá a cada uno de los nuevos accionistas una vez se perfeccione la conversión del asociación o corporación con deportistas profesionales, se debe adelantar utilizando únicamente el método de capital, el cual es reconocido para este caso como un método de valor técnico por adecuarse a la naturaleza, características específicas y situación actual de las corporaciones o asociaciones con deportistas profesionales

En la guía de aplicación se incluirá un ejemplo del método de intercambio.

3.6 Certificación de la minuta de los estatutos de la sociedad anónima.

El Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, certificará, previamente, que la minuta de los estatutos de la sociedad anónima, se ajusta a las disposiciones legales y reglamentarias de carácter deportivo que le son aplicables. Esta certificación se protocolizará con la escritura que formaliza el acuerdo de conversión. Este trámite se establece para dar cumplimiento al literal b) del numeral 5º del artículo 5º de la Ley 1445 de 2011 y al artículo 6º del Decreto Reglamentario 776 de 1996.

3.6.1 Contenido de la minuta

Para tal fin, la minuta de estatutos que deberá contener como mínimo:

3.6.1.1 El nombre y domicilio del club.

3.6.1.2 La clase de persona jurídica (sociedad anónima).

3.6.1.3 El objeto social, haciendo mención expresa de que se trata de un organismo de derecho privado, con funciones de interés público o social que hace parte del sector asociado del deporte, organizado con el fin de desarrollar actividades y programas de deporte competitivo de alto rendimiento con deportistas bajo remuneración.

3.6.1.4 La modalidad o modalidades deportivas cuya promoción y desarrollo atenderá.

3.6.1.5 El capital autorizado, así como el suscrito y pagado que resulte de la conversión.

En la conversión el capital suscrito y pagado coincidirán y será igual al utilizado en el método de intercambio. Por su parte el capital autorizado, será una cifra que sea suficiente para la posterior colocación prevista en el inciso 4º del artículo 4º de la Ley 1445 de 2011.

Deberá expresarse adicionalmente, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.

En cumplimiento de la ley, en ningún caso los clubes profesionales de fútbol podrán tener un capital suscrito y pagado inferior a mil (1.000) salarios mínimos legales vigentes.

Los clubes con deportistas profesionales de disciplinas diferentes al fútbol, organizados como sociedades anónimas, en ningún caso podrán tener un capital suscrito y pagado inferior a cien (100) salarios mínimos legales vigentes.

3.6.1.6 La estructura del club, atendiendo lo preceptuado por los artículos 15 y 21 del Decreto-Ley 1228 de 1995, con indicación de las facultades, funciones y régimen de responsabilidad de los diferentes órganos (órgano de dirección o asamblea, junta directiva, órgano de control, comisión disciplinaria, comisiones técnica y de juzgamiento), facultades de los administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, así como el periodo para el cual se eligen sus miembros y la fecha a partir de la cual rige la elección.

3.6.1.7 El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados.

En cuanto a esta disposición, el mismo debe responder a la exigencia prevista en la Ley 1445 de 2011, en el sentido de que la sociedad no entregue su operación a una persona jurídica o natural distinta a los órganos de administración elegidos de conformidad con la ley y los estatutos.

3.6.1.8 El revisor fiscal, el período para el cual se hace su elección, así como sus fa­cultades y obligaciones.

3.6.1.9 La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia.

3.6.1.10 Derechos y deberes de los accionistas.

3.6.1.11 Las fechas en que deben hacerse los inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban constituirse.

3.6.1.12 La duración de la sociedad y las causales de disolución.

3.6.1.13 La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación puedan hacerse distribuciones en especie.

3.6.1.14 Las cláusulas que garanticen el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con los organismos deportivos, en especial en los siguientes temas: requisitos mínimos de los estatutos (D.L. 1228/95, art. 22), organización de los clubes con deportistas profesionales (L. 1445/2011, art. 1º), número mínimo de socios o asociados y del fondo social o capital social, (L. 1445/2011, art. 2º), procedencia de capitales (L. 1445/2011, art. 3º), concepto, titularidad, registro de los derechos deportivos (L. 181/95, arts. 32 a 34), convenios de trasferencia de deportistas profesionales (L. 181/95, art. 35).

3.6.1.15 Si las diferencias que se presenten entre los accionistas o entre estos con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores.

4. Convocatoria.

La decisión debe ser adoptada por la asamblea de asociados, reunida de conformidad con los siguientes requisitos:

4.1 Convocatoria.

Es el acto unilateral de citación a los asociados para integrar la asamblea general de asociados, la cual debe ajustarse a los siguientes señalamientos:

4.1.1 Órgano competente para convocar.

Deberá convocar el órgano de administración a quien le haya sido deferida tal facultad por los estatutos, o en su defecto, la hará el representante legal de la corporación o asociación.

4.1.2 Medio.

La convocatoria se hará por el medio determinado en los estatutos. Si bien, el administrador que convoque deberá observar el medio previsto en los estatutos, se sugiere realizar una publicación en un diario de amplia circulación con el objeto de que se logre una participación importante de los asociados en la toma de la decisión.

Se advierte que la publicación a que se hace alusión no sustituye el medio previsto en los estatutos.

4.1.3 Antelación.

Entre la convocatoria y la fecha de la reunión deben mediar no menos de quince (15) días hábiles, sin que en este término se cuente ni el día de la convocatoria ni la fecha de la reunión.

Los días se entienden hábiles, y contarán los sábados cuando la administración de la corporación o asociación labore regularmente el día indicado.

4.1.4 Lugar de la reunión.

La reunión debe llevarse a cabo en un lugar específico ubicado en el domicilio de la corporación o asociación. Puede o no corresponder a la dirección en donde funcione el club con deportistas profesionales.

4.2 Contenido de la convocatoria.

La convocatoria debe contener los siguientes puntos:

4.2.1 Fecha y hora de la reunión;

4.2.2 Lugar donde se realizará la asamblea, especificando en detalle la ubicación del lugar donde deliberarán y decidirán, esto es deberán incluir no sólo la dirección sino precisar el salón, edificio o similar, cuando fuere el caso;

4.2.3 Expresar que se trata de una asamblea extraordinaria;

4.2.4 La convocatoria debe incluir el orden del día.

4.3 Contenido del orden del día

4.3.1 Llamado a lista y verificación del quórum.

4.3.2 Elección de presidente y secretario de la reunión.

4.3.3 Consideración y aprobación de los estados financieros que servirán de base para la decisión de conversión.

4.3.4 Estudio y aprobación del acuerdo de conversión a sociedad anónima: Deliberación y aprobación.

4.3.5 Oportunidad para que los asociados disidentes expresen la intención de ejercer su derecho de retiro.

4.3.6 Aprobación de los estatutos de sociedad anónima.

4.3.7 Aprobación de la capitalización para lograr el mínimo de capital exigido por el artículo 2º de la Ley 1445 de 2011 para la conversión.

4.3.8 Orden de emisión de acciones a la junta directiva, de conformidad con el inciso 4º del artículo 4º de la Ley 1445 de 2011, la cual contendrá el plazo en el cual deberá expedirse el reglamento y realizar la oferta.

4.3.9 Autorización al representante legal para otorgar la escritura pública de conversión.

La convocatoria debe expresar el derecho de retiro que les asiste a favor de los asociados ausentes o disidentes.

5. Realización de la asamblea general de asociados.

5.1. Instalación.

Se hará por quien convocó, en el lugar y hora indicados previamente, una vez se verifique que existe quórum para la reunión.

5.2 Determinación de la calidad de asociado para participar en la reunión.

El representante legal y el revisor fiscal prepararán el listado de asociados determinado con base en sus registros. El listado permitirá verificar la asistencia en forma personal o representada del asociado.

Todo asociado, puede hacerse representar en la reunión del máximo órgano social, mediante poder que deberá reunir los requisitos previstos en los estatutos, y en su defecto los siguientes:

5.2.1 Que Conste por escrito, pudiendo utilizarse cualquier mecanismo para tal efecto. (Carta, telegrama, fax, e-mail, etc.).

5.2.2 Que indique expresamente el nombre de la persona a la cual se otorga el poder, y si se concede la facultad de sustituir, el nombre del posible sustituto. No se pueden recibir de los asociados, poderes para las respectivas reuniones en donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo apoderado, ni aquellos en los que se observen espacios en blanco con el fin de que los administradores o un tercero, establezcan el respectivo representante.

5.2.3 La fecha o época de la reunión para la cual se confiere el respectivo poder, a menos que se trate de un poder general otorgado por escritura pública.

5.2.4 No se requiere que dichos poderes sean autenticados ante juez o notario, o ele­vados a escritura pública, salvo el poder general. Los poderes otorgados en el exterior, deben cumplir con los mismos requisitos señalados, toda vez que la legislación no exige formalidades adicionales.

5.2.5 Existe la posibilidad de otorgar poderes a personas jurídicas, caso en el cual podrá actuar el representante legal de dicha persona, de conformidad con la inscripción en el respectivo certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio social.

5.2.6 Los socios pueden revocar el poder otorgado en cualquier momento.

5.2.7 No pueden participar conjuntamente el socio y su apoderado.

La Ley 222 de 1995, en su artículo 19, estableció la posibilidad de participar en las deliberaciones y decisiones de las reuniones del máximo órgano social, a través de comunicación simultánea o sucesiva en forma no presencial, siempre que esta situación se pueda probar, señalándose por la citada norma, que la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado para tal efecto. En la situación descrita, de conformidad con el artículo 20 de la Ley 222 de 1995, las actas deberán elaborarse y asentarse en el respectivo libro, dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyó el acuerdo.

5.3 Orden del día.

En las reuniones extraordinarias no es procedente la aprobación del orden del día, ya que el órgano social debe ocuparse del temario expuesto en la respectiva convocatoria, sin embargo, una vez tratados estos aspectos, se pueden proponer otros temas, siempre y cuando así lo decida la asamblea por la mayoría de los votos presentes.

5.4 Quórum deliberatorio, sistema de votos y mayorías.

Al comienzo de toda reunión debe verificarse el quórum necesario para deliberar de acuerdo con lo pactado en los estatutos.

El quórum se define como el número mínimo de derechos o participaciones que deben estar representadas en la reunión, para poder sesionar, deliberar y decidir válidamente, de lo que se concluye que este lo conforman, únicamente los asociados o apoderados debida­mente autorizados.

El quórum y la mayorías (deliberatorias y decisorias), de esta reunión del máximo órgano social, será el señalado en el numeral 2º del artículo 5º de la Ley 1445 de 2011.

5.5 Determinación de la forma en que se aprobará el acta.

De acuerdo al orden del día establecido, se deberán agotar cada uno de los puntos propuestos. Así mismo, resulta conveniente establecer si la asamblea se ocupará de la aprobación del acta, para lo cual se sugiere hacer un receso y proceder en la misma reunión a impartir la aprobación. También existe la posibilidad de designar una comisión para la aprobación del acta con posterioridad, caso en el cual la aprobación del acta debe ser impartida por todos los miembros de la comisión designada para tal efecto y en prueba de ello firmarán dicho documento.

5.6 Actas.

Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto, firmadas por el presidente y el secretario de la misma.

Las actas deberán encabezarse con su número, y expresar cuando menos: el lugar, la fecha y hora de la reunión; el número de derechos o participaciones que tomaron parte en la reunión; la forma y antelación de la convocatoria; la lista de asistentes con la indicación del número de derechos propios o ajenos que representan; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos a favor, en contra o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes; las designaciones efectuadas y fecha y hora de su clausura.

Cuando se omitan datos exigidos por ley, el presidente o secretario de la reunión podrá asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Cuando se trate de hacer constar de­cisiones de los órganos, dicha acta adicional, deberá ser aprobada por el órgano o por las personas designadas para tal efecto. Los simples errores de transcripción, deben salvarse mediante anotación al pie de la página respectiva.

6. Ejercicio del derecho de retiro.

Los asociados ausentes o que votaron en contra de la decisión de convertir la corporación o asociación en sociedad anónima, tendrán el derecho a retirarse de la corporación y en consecuencia a no hacer parte de la sociedad anónima a la que se convierte aquella.

En la asamblea para la aprobación del acuerdo de conversión el asociado disidente deberá manifestar expresamente su voluntad de no participar en la sociedad anónima.

El asociado ausente podrá manifestar en forma expresa su decisión de no participar en la sociedad anónima, antes del perfeccionamiento de la conversión.

Por su parte, en virtud del artículo 38 de la Constitución Política de Colombia, que se refiere al derecho de asociación, aquellos asociados ausentes que no manifiesten expresamente su voluntad de ser accionistas de la sociedad anónima a la que se convierta, se entenderá que hacen uso del derecho de retiro, sin embargo, no procederá la devolución hasta tanto no se verifique la procedencia del capital y esté debidamente acreditada la calidad de socio de quien no expresó su voluntad de retirarse.

7. Devolución de los aportes.

En los casos señalados en el numeral anterior, los aportes serán devueltos al valor efectivamente pagado a la fecha de su entrega, siempre que el representante legal del club haya verificado la procedencia del capital.

Una vez verificada la procedencia del capital, dentro de los dos (2) meses siguientes al perfeccionamiento de la conversión, la administración debe realizar las gestiones necesa­rias para devolver los aportes a los socios que hayan manifestado el deseo de no integrar la sociedad anónima.

El mismo procedimiento de devolución será utilizado frente a aquellos asociados que no asistieron a la reunión y no manifestaron expresamente su interés de hacer parte de la sociedad anónima.

La guía de aplicación ilustrará la descripción contable que reflejará la devolución de los aportes en las condiciones anotadas.

8. Número mínimo de socios o asociados y capital social.

8.1 Para clubes con deportistas profesionales de fútbol organizados como sociedades anónimas.

Los clubes profesionales de fútbol deben estar constituidos por un mínimo de 5 accionistas y en ningún caso podrán tener un capital suscrito y pagado inferior a mil (1.000) salarios mínimos legales vigentes.

8.2 Para clubes con deportistas profesionales de otros deportes organizados como sociedades anónimas

Los clubes con deportistas profesionales de disciplinas diferentes al fútbol, organizados como sociedades anónimas, en ningún caso podrán tener un capital suscrito y pagado inferior a cien (100) salarios mínimos legales vigentes.

El monto del capital deberá mantenerse durante la vigencia de la sociedad. Si se evidencia que el capital se ha disminuido por debajo del monto señalado en la ley, Coldeportes ordenará de inmediato la suspensión del reconocimiento deportivo. Así mismo, la reincidencia por más de noventa (90) días en la disminución del capital por debajo del tope mínimo exigido por la ley para su constitución o conversión, dará lugar a la revocatoria del reconocimiento deportivo.

Si al momento de la conversión el capital de la asociación o corporación con deportistas profesionales diferentes al fútbol no cumple con los topes mínimos de capital que señala la ley, los asociados estarán en la obligación de cubrir el faltante de acuerdo con las decisiones adoptadas en la reunión en la que se apruebe la conversión de la asociación o corporación con deportistas profesionales, lo cual deberá quedar claramente determinado y señalado en el acta que se elabore con ocasión de tal reunión, estableciendo la forma y detalle en que se realizará su cubrimiento.

9. Capitalización mínima a la fecha de la conversión de clubes profesionales de fútbol.

Si al momento de la conversión el capital de la asociación o corporación con deportistas profesionales de fútbol no cumple con los topes mínimos que señala la ley, los asociados estarán en la obligación de cubrir el faltante, a través de capitalización de aportes en dinero, especie, acreencias y/o revalorización del patrimonio. Lo anterior de conformidad con las decisiones adoptadas en la reunión en la que se apruebe la conversión de la asociación o corporación con deportistas profesionales de fútbol y será necesario que quede claramente determinado y señalado en el acta que se elabore con ocasión de tal reunión, estableciendo la forma y detalle en que se realizará su cubrimiento.

En el evento que el máximo órgano social decida cubrir el faltante con la capitalización de aportes en especie y/o acreencias, tal procedimiento es viable siempre y cuando cumplan con los requisitos legales, según se trate de bienes en especie, acreencias y/o revalorización del patrimonio. Se reitera que, de los rubros del patrimonio únicamente podrá capitalizarse la revalorización del patrimonio.

Las mencionadas capitalizaciones deberán hacerse en proporción al valor del capital aportado por cada uno de los asociados y no en proporción a sus derechos.

Estas mismas reglas se deben seguir en todos los clubes que pretendan aumentar su capital.

10. Procedimiento de formalización y efectos de la conversión.

La conversión se formalizará cuando la correspondiente escritura pública se inscriba en la cámara de comercio del domicilio social. Dicha inscripción deberá efectuarse dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su otorgamiento. Efectuado el registro, dentro de los cinco (5) días siguientes se remitirá a la Superintendencia de Sociedades copia de la escritura y un certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva Cámara de Comercio.

11. Publicidad de la decisión de conversión.

Una vez adoptada la decisión, dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de la reunión en que se tomó la decisión de la conversión, el representante legal dará a conocer al público en general mediante aviso publicado en un diario de amplia circulación que el club respectivo adoptará la forma de una sociedad anónima.

El aviso debe contener:

11.1 Nombre y domicilio de la corporación o asociación deportiva.

11.2 El valor de los activos, pasivos y patrimonio de la corporación o asociación deportiva.

11.3 Las razones que motivan la conversión.

11.4 El capital de la corporación o asociación deportiva.

12. Efectos patrimoniales de la conversión.

Una vez formalizada, la conversión tendrá los siguientes efectos:

12.1 No producirá la disolución ni la liquidación de la asociación o corporación convertida. Por consiguiente no habrá solución de continuidad en la persona jurídica y esta continuará siendo titular de pleno derecho de la totalidad de los bienes, derechos y obligaciones que venían afectando su patrimonio, sin necesidad de trámite adicional alguno ni de autorizaciones especiales.

12.2 Los pagarés, las garantías y otras seguridades otorgadas, se entenderán otorgadas o recibidas por la asociación o corporación convertida, sin que sea necesario trámite o reconocimiento alguno.

12.3 La conversión en ningún caso implica transferencia o enajenación, así las cosas los bienes sujetos a registro requerirán de la aclaración respectiva pero no de un título traslaticio de dominio. En consecuencia, se sugiere que los bienes sujetos a registro se identifiquen claramente en la escritura de conversión o en escrituras adicionales a esta incluyendo en la misma los números de folio de matrícula inmobiliaria o que identifiquen el registro del bien o derecho respectivo. Las oficinas de registro de instrumentos públicos o quien tenga a cargo el registro o inscripción del bien o derecho respectivo, según su naturaleza, efec­tuarán las anotaciones correspondientes con la sola presentación de copia de la escritura pública de conversión.

13. Efectos contables derivados de la conversión

13.1 Superávit por conversión.

El proceso de conversión en sociedades anónimas de los clubes con deportistas profesionales dará lugar a la reclasificación de valores que traía la corporación, obtenidos como consecuencia de hechos económicos pasados y que venían presentándose dentro del patrimonio en rubros diferentes a los aportes sociales. Dichos valores estaban soportados en el régimen legal que le era aplicable como clubes sociales y se encontraban registrados en rubros diferentes a los aportes sociales y la revalorización del patrimonio.

13.2 Prima por conversión.

La diferencia resultante del capital de la corporación o asociación frente al capital de la sociedad anónima obtenida como consecuencia de la depuración de los valores entregados por los asociados a título de aporte o derecho en la organización que inicialmente se constituyó, generará la necesidad de realizar el respectivo ajuste en el nuevo patrimonio social.

En la guía de aplicación se establecerá el rubro, la descripción y la dinámica.

13.3. Ajuste por fraccionamiento

Establecido el valor nominal si llegare a presentarse alguna diferencia que no dé lugar a la entrega en el intercambio de una acción completa, los asociados deben acordar que las fracciones se aproximarán por exceso o defecto a la unidad.

Se reitera que los anteriores conceptos serán desarrollados en una guía de aplicación que referirá los aspectos técnicos, que por necesidades y características de los temas incluidos en esta circular por alguna circunstancia y en el proceso de conversión, requieran ampliación o un mayor cubrimiento.

14. Capitalización de la sociedad anónima — inciso 4º del artículo 4º de la Ley 1445 de 2011.

Las sociedades anónimas, a partir de la fecha de la conversión, deberán aumentar su capital en un monto no inferior al doble del capital que resulte del método de intercambio de aportes por acciones.

Para tal efecto, la asamblea que decidió la conversión ordenará la capitalización te­niendo en cuenta que la misma, por mandato expreso de la ley, no respetará el derecho de preferencia, ni establecerá límites máximos de adquisición, por parte de los accionistas, aportantes o nuevos inversionistas,

14.1 Reglas a seguir para la capitalización.

De conformidad con el inciso sexto, del artículo 4º, de la Ley 1445 de 2011, “La suscripción y pago de acciones de esta capitalización se hará en las condiciones, proporciones y plazos previstos para las sociedades anónimas en el Código de Comercio”, sin importar el número de acciones que serán emitidas o que sus destinatarios sean determinados o indeterminados.

Para tal efecto, dicha colocación observará las reglas del ordenamiento mercantil, y en particular las que a continuación se describen:

14.2 Elaboración y aprobación del reglamento de colocación

La junta directiva elaborará y aprobará el reglamento de colocación que deberá contener:

14.2.1. La cantidad de acciones que se ofrezca, que no podrá ser inferior al doble del número total de acciones resultantes en el método de intercambio.

14.2.2 El plazo de la oferta, que no será menor de quince días ni excederá de tres meses.

14.2.3 El precio a que es ofrecida la acción, que debe ser igual al valor nominal de la acción. En todo caso, la sociedad debe verificar al momento de su transformación que el valor nominal no sea superior a una unidad de valor tributario - UVT.

14.2.4 Los plazos para el pago de las acciones que no podrá ser superior a un año.

Esta capitalización no admite prima en colocación, toda vez que el objetivo de la misma es democratizar la participación accionaria permitiendo el acceso del mayor número de personas posible a la propiedad de la sociedad.

14.3 Publicidad de la oferta.

El representante legal de la sociedad anónima garantizará la amplia difusión de la oferta de acciones, para lo cual utilizará por lo menos dos publicaciones en diarios de amplia circulación nacional, sección deportiva o económica, tres avisos radiales en horarios de amplia audiencia y en las páginas web de Coldeportes y de la Superintendencia de Sociedades.

14.4 Aceptación de la oferta y pago de las acciones.

El reglamento establecerá la forma en que debe aceptarse la oferta, así como el mecanismo utilizado para recibir el pago de la acción.

Si el pago del precio de la suscripción se realiza en instalamentos, la primera cuota debe cubrir por lo menos la tercera parte del valor de cada acción suscrita. El plazo para el pago total de las cuotas pendientes no excederá de un año, contado desde la fecha de la suscripción.

14.5 Mecanismo para el pago de la suscripción.

Para el pago de las acciones suscritas la sociedad anónima deberá contratar los servicios de una sociedad fiduciaria que se encargará del recaudo de los dineros que consignen en cuenta corriente los suscriptores de las acciones.

En el evento que el reglamento contemple pagos por instalamentos, la sociedad fiduciaria deberá recaudar el pago total de la suscripción realizada, de lo cual deberá informar a la Superintendencia de Sociedades.

14.6 Expedición de títulos como consecuencia de la suscripción

Una vez cancelada la primera cuota de la suscripción, la administración de la sociedad anónima deberá expedir un certificado provisional. Una vez cancelado el monto total, la sociedad, a través del órgano competente entregará el respectivo título de acciones.

15. Obligaciones para los clubes con deportistas profesionales.

Como consecuencia de la promulgación de la Ley 1445 de 2011, los clubes deportivos profesionales tendrán las siguientes obligaciones:

15.1 Debe remitirse a la unidad de información y análisis financiero (UIAF) del Ministerio de Hacienda y Crédito Público la información correspondiente a los reportes de operaciones sospechosas (ROS), reporte de transferencia y derechos deportivos de jugadores, y el reporte de accionistas y asociados, de conformidad con los parámetros y requisitos que esta entidad señale.

15.2 Dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas por el club profesional, y en especial las de carácter laboral, de seguridad social, aportes parafiscales y obligaciones impositivas.

15.3 Mantener el número mínimo de asociados y el mínimo de capital previsto para los clubes organizados como corporaciones o asociaciones.

16. Prohibiciones para los clubes con deportistas profesionales.

Como consecuencia de la promulgación de la Ley 1445 de 2011, los clubes deportivos profesionales tendrán las siguientes prohibiciones:

16.1 Ninguna persona natural o jurídica podrá tener el control en más de un club del mismo deporte, directamente o por interpuesta persona. Para los efectos de esta prohibición, se aplicarán las presunciones de control establecidas en el artículo 27 de la Ley 222 de 1995, que modificó el artículo 261 del Código de Comercio.

16.2 La administración de los clubes con deportistas profesionales no se podrá delegar en otra persona natural o jurídica diferente del mismo club.

Cuando la norma prohíbe la delegación de la administración de un club en otra persona jurídica o natural distinta del club con deportistas profesionales, implica que únicamente los administradores del mismo, (es decir, los miembros de la junta directiva y el representante legal), podrán administrarlo, y por lo tanto no se podrán celebrar contratos, convenios, acuerdos de cooperación, o cualquier negocio jurídico en el que se faculte, se encargue, se autorice, se comisione, o se apodere, directa o indirectamente la administración o gestión del club a cualquier persona natural o jurídica distinta al club mismo.

17. Prohibiciones especiales para los clubes de fútbol organizados como corporaciones o asociaciones.

Transcurrido seis (6) meses contados desde la entrada en vigencia de la Ley 1445 de 2011, esto es, a partir del 12 de noviembre de 2011, ninguna persona natural o jurídica tendrá derecho a más de un (1) voto, sin importar el número de títulos de afiliación, aportes o derechos que posea. En consecuencia se aplicará íntegramente el régimen contenido en el Código Civil para las asociaciones y corporaciones, salvo para los casos de insolvencia en los cuales la Ley 1445 de 2011 remite directamente a la Ley 550 de 1999.

18. Reconocimiento deportivo

18.1 Inscripción del reconocimiento deportivo en el registro mercantil.

Los clubes con deportistas profesionales constituidos como sociedades anónimas, deberán remitir dentro de los quince (15) días calendario siguiente, copia auténtica de dicho reconocimiento deportivo a la respectiva cámara de comercio para efectos de su correspondiente anotación en el registro mercantil.

El incumplimiento de esta disposición dará lugar a la imposición de sanciones por parte del Instituto Colombiano del Deporte (Coldeportes).

18.2 Suspensión del reconocimiento deportivo.

El Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, procederá a suspender el reconocimiento deportivo en los siguientes eventos:

18.2.1 Cuando se viole la prohibición de mantener el monto mínimo exigido como fondo social o capital suscrito y pagado.

18.2.2 Cuando los clubes deportivos profesionales incumplan con el pago de obligaciones laborales, pago de aportes a la seguridad social, pagos parafiscales u obligaciones impositivas por un período superior a sesenta (60) días, previa actuación administrativa.

Esta suspensión se mantendrá hasta tanto el club demuestre al Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, el pago de las obligaciones que por estos conceptos se encuentren pendientes de cancelar.

18.3 Pérdida del reconocimiento deportivo.

El Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, procederá a suspender el reconocimiento deportivo a los clubes deportivos profesionales cuando se presente alguna de las siguientes situaciones:

18.3.1 La reincidencia en el incumplimiento del pago de obligaciones laborales, pago de aportes a la seguridad social, pagos parafiscales u obligaciones impositivas, por un período superior a sesenta (60) días.

18.3.2 Cuando los clubes con deportistas profesionales dejen de participar en forma ininterrumpida durante la totalidad de un campeonato oficial organizado por la respectiva federación nacional a la cual se encuentren afiliados, o por su respectiva división que maneja el deporte profesional, salvo causas atribuibles a fuerza mayor, caso fortuito o a una sanción impuesta por el Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes.

El Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, verificará el cumplimiento de esta participación, y adoptará las medidas administrativas que resulten necesarias para evitar e impedir que dichos clubes con deportistas profesionales continúen desarrollando actividades y programas del deporte competitivo.

19. Funciones de Coldeportes.

El Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, en cumplimiento de la Ley 1445 de mayo 12 de 2011, además de las propias de la Inspección, Vigilancia y Control, tendrá las siguientes funciones:

19.1 Verificar la procedencia de los capitales que acreditan los clubes con deportistas profesionales de los particulares o personas jurídicas que adquieran aportes y/o acciones en los mismos.

Esta función se ejercerá sin perjuicio de que esta información pueda ser requerida a los clubes con deportistas profesionales por la Superintendencia de Sociedades o la Superintendencia Financiera en desarrollo de sus funciones de supervisión.

La información a que se hace referencia será reservada y se mantendrá por parte del Instituto Colombiano del Deporte, Coldeportes, o por cualquier otra entidad del Estado, con tal carácter.

19.2 Establecer los niveles de patrimonio líquido adecuados para los clubes deportivos con deportistas profesionales para efecto de garantizar la sostenibilidad de los mismos.

Para tal efecto, contará con un plazo de tres (3) meses contados a partir de la entrada en vigencia de Ley 1445 de 2011, para establecer los niveles de patrimonio liquido, tiempo durante el cual, estará vigente la restricción prevista en el artículo 16 del Decreto-Ley 1228 de 19951.

19.3 Mantener vigentes un número igual de reconocimientos deportivos al número de clubes profesionales afiliados a la federación respectiva.

19.4 Verificar, previo a la renovación del reconocimiento deportivo, que el club profesional afiliado y cuyo derecho de afiliación va a utilizar un nuevo club profesional, haya cancelado la totalidad de las obligaciones laborales, fiscales y parafiscales.

La presente circular rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular va dirigida a los representantes legales y administradores de los clubes de fútbol con deportistas profesionales en los términos señalados en la Ley 1445 de 2011.

(Nota: Derogada por la Circular Externa Conjunta 1 de 2015 de la Superintendencia de Sociedades e Instituto Colombiano del Deporte)