CIRCULAR EXTERNA CONJUNTA 36 DE 2009 

(Mayo 18)

Asunto: Por la cual se señala el procedimiento para la revisión de carácter formal, radicación, trámite y pago de las declaraciones de renta y complementarios, correspondientes al año gravable 2008 para personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte.

1. Objetivos.

1.1. Facilitar a los contribuyentes personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte, la presentación y pago de la declaración de renta y complementarios por el año gravable 2008 o fracción 2009, en caso de sucesiones.

1.2. Garantizar la contabilización e inclusión de las declaraciones en la cuenta obligación financiera del contribuyente.

1.3. Fijar el procedimiento que deben observar los agentes consulares para la revisión de carácter formal, radicación y trámite de las declaraciones de renta y complementarios, correspondientes al año gravable 2008, para personas naturales residentes en el exterior y sucesiones ilíquidas de causantes sin residencia en el país al momento de su muerte.

2. Fundamento legal.

Artículo 9º inciso 3º, del estatuto tributario.

Artículo 579 del estatuto tributario: Lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias.

Artículos 592, 593, 594-1 y 594-3 del estatuto tributario.

Decreto 4680 de diciembre 12 de 2008: Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones tributarias y para el pago de los impuestos, anticipos y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones.

3. Aspectos normativos.

3.1. Obligación de presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios.

Están obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios por el año gravable 2008, todos los contribuyentes sometidos a dicho impuesto, con excepción de los siguientes, siempre y cuando no sean responsables del impuesto sobre las ventas y cumplan además la totalidad de los siguientes requisitos:

1. Contribuyentes de menores ingresos. Los contribuyentes personas naturales y sucesiones ilíquidas, que en el año 2008 hayan obtenido ingresos brutos inferiores a mil cuatrocientas (1.400) UVT equivalentes a treinta millones ochocientos setenta y seis mil pesos ($ 30.876.000) y cuyo patrimonio bruto en el último día del mismo año no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT equivalentes a noventa y nueve millones doscientos cuarenta y tres mil pesos ($ 99.243.000).

2. Asalariados. Cuyos ingresos brutos provengan por lo menos en un ochenta por ciento (80%) de pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria, no hayan obtenido durante el año 2008 ingresos totales superiores a tres mil trescientas (3.300) UVT equivalentes a setenta y dos millones setecientos setenta y ocho mil pesos ($ 72.778.000) y cuyo patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2008 no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT, equivalentes a noventa y nueve millones doscientos cuarenta y tres mil pesos ($ 99.243.000).

3. Trabajadores independientes. Cuyos ingresos brutos se encuentren debidamente facturados y de los mismos un ochenta por ciento (80%) o más se originen en honorarios, comisiones y servicios, sobre los cuales se haya practicado retención en la fuente, no hayan obtenido durante el año 2008 ingresos totales superiores a tres mil trescientas (3.300) UVT, equivalentes a setenta y dos millones setecientos setenta y ocho mil pesos ($ 72.778.000) y cuyo patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2008 no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT, equivalentes a noventa y nueve millones doscientos cuarenta y tres mil pesos ($ 99.243.000).

4. Otros requisitos para no obligados a presentar declaración del impuesto sobre la renta. Sin perjuicio de lo establecido en los numerales 1º, 2º y 3º del numeral 3.1 de la presente circular, para no estar obligado a presentar declaración de renta y complementarios se tendrán en cuenta los siguientes requisitos:

a) Que los consumos mediante tarjeta de crédito durante el año 2008 no excedan de dos mil ochocientas (2.800) UVT, equivalentes a la suma de sesenta y un millones setecientos cincuenta y un mil pesos ($ 61.751.000).

b) Que el valor total de compras y consumos durante el año 2008 no superen dos mil ochocientas (2.800) UVT, equivalentes a la suma de sesenta y un millones setecientos cincuenta y un mil pesos ($ 61.751.000).

c) Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año 2008, no exceda de cuatro mil quinientas (4.500) UVT, equivalentes a noventa y nueve millones doscientos cuarenta y tres mil pesos ($ 99.243.000).

Notas

Ingresos base para el cómputo

Dentro de los ingresos base de los asalariados, no deben incluirse los correspondientes a la enajenación de activos fijos, ni los provenientes de loterías, rifas, apuestas o similares.

Ingresos que se entienden incorporados

Dentro de los ingresos originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, se entienden incorporadas las pensiones de jubilación, vejez, invalidez y muerte.

Obligación de conservar certificados de retención en la fuente

Los contribuyentes deberán conservar en su poder los certificados de retención en la fuente expedidos por los agentes retenedores y exhibirlos cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales así lo requiera.

Contribuyentes que reúnen la calidad de asalariado y de trabajador independiente

Cuando en un mismo año gravable un contribuyente reúna la calidad de asalariado y de trabajador independiente, para establecer si cumple la condición referida al monto máximo de ingresos brutos señalado en la ley para considerarlo no declarante por el respectivo año, deberá sumar los ingresos correspondientes a los dos conceptos (E.T., art. 594-1, inc. 2º).

3.2. Lugares y plazos de presentación y pago de la declaración

Las personas naturales residentes en el exterior, podrán presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios en el país de residencia, ante el cónsul respectivo o deberán presentarla en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio. Igualmente el pago del impuesto y el anticipo, podrán efectuarlo en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano o en el país de residencia cuando los bancos ante los cuales se realice el pago, tengan convenios con bancos autorizados en Colombia para recibir el pago de impuestos nacionales.

En las ciudades en donde no exista embajada o consulado, los contribuyentes declarantes podrán remitir por correo los formularios (original y 2 copias), a la embajada o consulado de su circunscripción, anexando copia del certificado definitivo de inscripción en el RUT en donde conste la leyenda “certificado”. En este evento, la fecha de recepción de la declaración será la del sello de recibido en la embajada o consulado correspondiente.

El plazo para presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios del año gravable 2008 en el exterior, vence en las fechas del mismo año que se indican a continuación, atendiendo el último dígito del NIT del declarante que conste en el certificado del registro único tributario (sin tener en cuenta el dígito de verificación), sin perjuicio de los tratados internacionales vigentes. (D. 4680/2008, art. 15, par. 1º, inc. 2º), así:

Si el último dígito del NIT es:Hasta el día
08 de septiembre de 2009
99 de septiembre de 2009
810 de septiembre de 2009
711 de septiembre de 2009
614 de septiembre de 2009
515 de septiembre de 2009
416 de septiembre de 2009
317 de septiembre de 2009
218 de septiembre de 2009
121 de septiembre de 2009

El plazo para cancelar, en una sola cuota, el valor a pagar por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios y del anticipo de las declaraciones presentadas en el exterior por el año gravable 2008, vence en las fechas que se indican a continuación, atendiendo el último dígito del NIT del declarante que conste en el certificado del registro único tributario (sin tener en cuenta el dígito de verificación), sin perjuicio de los tratados internacionales vigentes. (D. 4680/2008, art. 15, par. 1º, inc. 3º), así:

Si el último dígito del NIT es:Hasta el día
08 de octubre de 2009
99 de octubre de 2009
813 de octubre de 2009
714 de octubre de 2009
615 de octubre de 2009
516 de octubre de 2009
419 de octubre de 2009
320 de octubre de 2009
221 de octubre de 2009
122 de octubre de 2009

4. Declaración del impuesto sobre la renta y complementarios (E.T., art. 596).

La declaración del impuesto sobre la renta y complementarios debe contener:

4.1. El formulario 110 “Declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio para personas jurídicas y asimiladas, personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad” – año 2008 o el formulario 210 “Declaración de renta y complementarios personas naturales y asimiladas no obligadas a llevar contabilidad” año 2008, debidamente diligenciado.

4.2. La información necesaria para la identificación del contribuyente.

4.3. La discriminación de los factores necesarios para determinar las bases gravables del impuesto sobre la renta y complementarios.

4.4. La liquidación privada del impuesto sobre la renta y complementarios, incluidos el anticipo y las sanciones, cuando fuere del caso.

4.5. La firma de quien cumpla el deber formal de declarar.

4.6. Cuando el contribuyente se encuentre obligado a llevar libros de contabilidad también deberá presentar la declaración de renta y complementarios firmada por contador público, vinculado o no laboralmente a la empresa, cuando el patrimonio bruto a 31 de diciembre de 2008 o los ingresos brutos del mismo año sean superiores a cien mil (100.000) UVT, equivalentes a dos mil doscientos cinco millones cuatrocientos mil pesos ($ 2.205.400.000), e indicar el nombre y número de matrícula de quien, en calidad de contador público, suscribe la declaración. (E.T., art. 596, num. 6º).

5. Declaración presentada por fuera del término legal.

Si la declaración se presenta después de vencido el plazo legal para declarar, debe liquidarse y pagarse una sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo equivalente al 5% del total del impuesto a cargo, sin exceder del 100% del impuesto a cargo, sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios que se originen por efectuar el pago fuera del plazo establecido.

Cuando en la declaración tributaria no resulte impuesto a cargo, la sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo, será equivalente al medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el período objeto de declaración, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el cinco por ciento (5%) a dichos ingresos, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de dos mil quinientas (2.500) UVT, equivalentes a cincuenta y nueve millones cuatrocientos ocho mil pesos ($ 59.408.000) (valor 2009), cuando no existiere saldo a favor. (E.T., art. 641, inc. 3º).

En caso de que no haya ingresos en el periodo, la sanción por cada mes o fracción de mes será del uno por ciento (1%) del patrimonio líquido del año inmediatamente anterior, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el diez por ciento (10%) al mismo, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de dos mil quinientas (2.500) UVT, equivalentes a cincuenta y nueve millones cuatrocientos ocho mil pesos ($ 59.408.000) (valor 2009), cuando no existiere saldo a favor. (E.T., art. 641, inc. 3º).

6. Corrección de las declaraciones de renta.

En los siguientes eventos la declaración puede ser corregida, presentando la corrección en: las entidades financieras autorizadas en Colombia, ante el cónsul respectivo o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio.

Caso 1. Sin perjuicio de que pueda corregirse la declaración con ocasión de la respuesta al requerimiento especial o a su ampliación, del emplazamiento para corregir o dentro del término para interponer el recurso de reconsideración, la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios podrá corregirse presentando la declaración de corrección ante el cónsul o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio, dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término para declarar y antes de que se haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos, en los siguientes eventos:

— Cuando con la corrección se aumente el valor a pagar o se disminuya el saldo a favor, deberá liquidarse una sanción equivalente al 10% de la diferencia entre el total a pagar o total saldo a favor que resulte entre la declaración de corrección y la declaración anterior, y se realice antes de que se produzca emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspección. Cuando la corrección se realice después de notificado el emplazamiento para corregir o auto que ordene visita de inspección tributaria, deberá liquidarse una sanción equivalente al 20% de la diferencia entre el total a pagar o total del saldo a favor que resulte entre la declaración de corrección y la declaración anterior.

— Cuando no se varíe el valor a pagar o el saldo a favor, en cuyo caso no será necesario liquidar sanción de corrección.

Caso 2. Cuando la declaración presente los errores que se señalan a continuación que dan lugar a tenerla como no presentada, podrá corregirse presentando la declaración de corrección ante el cónsul o en forma electrónica, si están señalados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como obligados a presentarla por ese medio, dentro del término de cinco años, siempre y cuando no se haya impuesto sanción por no declarar:

— Cuando no se presente firmada por quien deba cumplir con el deber formal de declarar,

— Cuando se omita la firma del contador público o revisor fiscal, existiendo la obligación legal.

En estos casos deberá liquidarse una sanción equivalente al dos por ciento (2%) de la sanción por extemporaneidad de que trata el artículo 641 del estatuto tributario, sin que exceda de mil trescientas (1.300) UVT, equivalentes a treinta millones ochocientos noventa y dos mil pesos ($ 30.892.000 valor año 2009) (E.T., art. 588, par. 2º).

Notas

El valor de la sanción que debe liquidar el contribuyente, incluidas las sanciones reducidas, en ningún caso podrá ser inferior a la mínima establecida por el Gobierno Nacional de diez (10) UVT, equivalentes a la suma de doscientos treinta y ocho mil pesos ($ 238.000 valor año 2009) (E.T., art. 639).

El error o la omisión en la identificación del declarante a que hace referencia el literal b) del artículo 580 del estatuto tributario (cuando no se suministre la identificación del declarante o se haga en forma equivocada), es susceptible de corregirse sin sanción, de oficio por la administración tributaria o a solicitud del contribuyente. También podrá corregirse de oficio o a petición de parte la omisión o errores en el código de la actividad económica sin que haya lugar a sanción. (L. 962/2005 y Circular DIAN 00118, oct. 7/2005).

7. Procedimiento general de recepción.

7.1. Revisión formal.

Al recibir una declaración inicial o una corrección personalmente del contribuyente declarante, o por correo desde cualquier lugar de su circunscripción, el cónsul debe verificar que la declaración cumpla los siguientes requisitos:

1. Formulario: Debe presentarse en original y dos copias con idéntica información, el formulario 110 “Declaración de renta y complementarios o de ingresos y patrimonio para personas jurídicas y asimiladas, personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad” – año 2008 o el formulario 210 “Declaración de renta y complementarios personas naturales y asimiladas no obligadas a llevar contabilidad” – año 2008, debidamente diligenciado.

2. Documento de identificación: Certificado definitivo de inscripción en el RUT en donde conste la leyenda “certificado”.

La información relativa al documento de identificación que figure en dicho certificado, debe verificarse con la que aparece en el pasaporte o número de la misión del contribuyente declarante. El cónsul deberá verificar que el número de identificación registrado en la declaración, coincida con el señalado en el documento de identificación presentado.

3. Actividad económica: Debe indicarse el código de la actividad económica de acuerdo con la Resolución DIAN 432 del 19 de noviembre de 2008, publicada en la página web de la entidad, en el menú de normatividad técnica.

4. Valores: Las casillas correspondientes a valores que no lleven cifras, deben diligenciarse con cero (0). No deben admitirse leyendas, renglones sin diligenciar, tachaduras o enmendaduras.

Los valores diligenciados en los formularios de las declaraciones tributarias deben aproximarse al múltiplo de mil más cercano.

5. Legibilidad: El formulario debe diligenciarse a máquina o en manuscrito con letra imprenta y clara que permita su fácil lectura.

6. Firma: El formulario debe estar firmado por el contribuyente o su representante, y por contador público, cuando sea del caso, en las casillas correspondientes, según lo indicado en los numerales 4.5 y 4.6 de la presente circular.

7. Pagos: No se deben escribir valores en la sección de pagos, frente a los números 85, 86, 87 y 980 del formulario 110 para personas jurídicas y asimiladas, personas naturales y asimiladas obligadas a llevar contabilidad – año 2008, ni de los renglones 70, 71, 72 y 980 del formulario 210 para personas naturales y asimiladas no obligadas a llevar contabilidad – año 2008; estos renglones deben estar diligenciados en cero (0).

Notas

El pago oportuno, en una sola cuota vence en los plazos señalados en el numeral “3.2 lugares de presentación y pago de la declaración” de la presente circular, y debe efectuarse, en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano o en el país de residencia cuando los bancos ante los cuales se realice el pago, tengan convenios con bancos autorizados en Colombia para recibir el pago de impuestos nacionales. (D. 4680/2008, art. 15, par. 1º).

El pago extemporáneo causa intereses moratorios, por cada día calendario de retardo en el pago.

Para efectos tributarios, la tasa de interés moratorio será la tasa equivalente a la tasa efectiva de usura vigente, certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia para el respectivo mes de mora. La Superintendencia Financiera de Colombia fija la tasa aplicable para cada trimestre, de acuerdo con la variación mensual de la tasa de interés corriente.

8. Aproximación de valores: Los valores diligenciados en los recibos de pago deberán aproximarse al múltiplo de mil (1.000) más cercano (E.T., art. 802).

Ejemplos:

$ 11.400 se aproxima a $ 11.000.

$ 11.650 se aproxima a $ 12.000.

Nota

La declaración inicial o de corrección, que no cumpla con estos requisitos debe devolverse al contribuyente indicándole las inconsistencias para que sean subsanadas, a menos que el interesado insista en su recepción, en cuyo caso debe dejarse constancia de que se le advirtió sobre las consecuencias que puede originar su mal diligenciamiento.

7.2. Radicación.

Una vez efectuada la revisión formal a que se refiere el numeral 7.1, el cónsul debe observar el siguiente procedimiento:

1. Recepcionar la declaración mediante la colocación de la fecha y la asignación de un número consecutivo de cinco dígitos (iniciando con el 00001 para la primera declaración y copias) en el original y las dos copias, en la parte inferior (espacio exclusivo para el sello de la entidad recaudadora), con sello del consulado y firma del cónsul.

2. Devolver al contribuyente la segunda copia que en su tráfico dice: contribuyente.

3. Remitir a la Dirección General de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior, del Ministerio de Relaciones Exteriores de Bogotá, el original de la declaración (que en su tráfico dice: Dirección Seccional U.A.E. DIAN) y la primera copia (que en su tráfico dice: Banco o entidad recaudadora) una vez grapada.

4. Diligenciar la “Planilla de radicación y envío de documentos”, DIAN-56.048.2009 (anexa), en original y copia, así:

N° Casilla Nombre

1. Año: Registre 2009.

4. Número de planilla: Asigne un número consecutivo de cuatro dígitos a las planillas iniciando con el 0001.

24. Cód. Tipo de documento: Registre el número “13”, si el documento de identificación del cónsul es la cédula de ciudadanía, de no ser así, los códigos a utilizar son:

22. Cédula de extranjería.

41. Pasaporte.

21. Tarjeta de extranjería.

31. NIT.

42. Documento de identificación extranjero.

25. Número documento de identificación: Corresponde al número de identificación del cónsul, según la selección de la casilla anterior. Si está registrado en el RUT, escriba, sin el dígito de verificación el número de identificación tributaria asignado por la DIAN. En ningún caso escriba puntos, guiones o letras.

26. D.V.: Corresponde al dígito de verificación del número de identificación del cónsul, de la casilla anterior.

27. Primer apellido:

28. Segundo apellido:

29. Primer nombre:

30. Otros nombres: Corresponden a los apellidos y nombres del cónsul, los cuales se deben transcribir tal como aparecen en el documento de identificación.

31. País: El nombre del país al que corresponde el consulado.

32. Estado: El nombre del estado al que corresponde el consulado.

33. Consulado: Nombre del consulado.

34. y 35. Período: Indicar en DE: la fecha de inicio y en A: La fecha de cierre mensual de la planilla.

Diligencia las columnas, así:

Ítem: Número de orden, está preimpreso en la planilla.

36. Nº radicación: El número de radicación asignado por el cónsul a la declaración.

37. Nº formulario: Registre los 13 números del formulario de declaración de renta que aparecen en la parte superior derecha, frente a la “Casilla 4. Número de formulario”.

38. NIT: Escriba el número de identificación tributaria del contribuyente declarante.

39. Apellidos y nombres: Registre los apellidos y nombres del contribuyente declarante.

40. Observaciones: Fuera de las propias observaciones que estime convenientes el cónsul, se utiliza también para registrar de los formularios recibidos por correo, aquellos casos en que por error del contribuyente diligenció las casillas de pago, indicando que no se recibió pago en el consulado.

Firma del cónsul: El cónsul firma y sella la planilla.

7.3. Trámite de los documentos.

1. Cónsul.

Con el original y copia de las declaraciones correspondientes y la planilla (original y copia), conformará paquetes y los enviará mensualmente a la Dirección General de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior del Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá.

2. Dirección General de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior.

Esta dirección dentro del mes siguiente a su recepción, enviará mediante una relación los paquetes de originales y copias, tanto de las declaraciones como de las planillas, a la coordinación de control a entidades recaudadoras de la subdirección de gestión de recaudo y cobranzas, carrera 8ª Nº 6-64, piso 4º, Bogotá, D.C., unidad que en coordinación con una entidad bancaria se encarga de los trámites para la transcripción, contabilización e inclusión en la obligación financiera de los contribuyentes.

Cualquier consulta al respecto podrá efectuarse a la subdirección de gestión de recaudo y cobranzas, coordinación de control a entidades recaudadoras de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, teléfonos: 607 9223, 607 9224, 607 8083, y 607 9489 de Bogotá.

Publíquese y cúmplase.

N. del D.: La presente circular externa conjunta va dirigida a embajadores, cónsules de Colombia, directores seccionales de impuestos, directores seccionales de aduanas y directores seccionales de impuestos y aduanas, subdirección de gestión de recaudo y cobranzas y subdirección de gestión de asistencia al cliente.

 

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