CIRCULAR EXTERNA SOP 1 DE 1999 

(Julio 12)

Asunto: “Reintegros a la dirección del tesoro nacional de recursos del presupuesto nacional no utilizados por los órganos ejecutores”.

Con el fin de que las entidades ejecutoras del presupuesto nacional cumplan con las normas presupuestales vigentes y que los indicadores de ejecución de las cuentas corrientes autorizadas por la DTN no se vean afectados en forma permanente por los saldos de los recursos depositados en ellas, debido a que se han entregado cheques a los beneficiarios y no han sido cobrados por éstos, o porque no han entregado los respectivos cheques y los recursos se encuentran registrados en la cuenta contable “cuentas por pagar - acreedores”, esta dirección se permite establecer lo siguiente:

I. Marco jurídico

1. Normas presupuestales. El estatuto órgano del presupuesto general de la nación contempla:

ART. 89.—“Las apropiaciones incluidas en el presupuesto general de la Nación son autorizaciones máximas de gasto que el Congreso aprueba para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.

Al cierre de la vigencia fiscal cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Las reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen.

Igualmente, cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y a la entrega de bienes y servicios (negrilla fuera del texto).

El Gobierno Nacional establecerá los requisitos y plazos que se deben observar para el cumplimiento del presente artículo (L. 38/89, art. 72, L. 179/94, art. 38, L. 225/95, art. 8º)”.

Por su parte, la Ley 482 de 1998, por la cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1º de enero al 31 de diciembre de 1999, contempla:

ART. 29.—“Constituidas las cuentas por pagar y las reservas presupuestales de la vigencia fiscal de 1998, los dineros sobrantes recibidos de la Nación por todos los órganos que conforman el presupuesto general de la nación serán reintegrados a la dirección del tesoro nacional a más tardar el 25 de enero de 1999. El reintegro será refrendado por el ordenador del gasto y el funcionario de manejo respectivo”.

ART. 30.—“Las reservas presupuestales correspondientes al año fiscal de 1998 que no hubieren sido ejecutadas a 31 de diciembre de 1999 expirarán sin excepción. En consecuencia, los funcionarios de manejo de los respectivos órganos reintegrarán los dineros de la Nación a la dirección del tesoro nacional, antes del 15 de enero del 2000”.

Las leyes anuales del presupuesto general de la Nación de las vigencias pasadas, igualmente, contemplan las disposiciones transcritas anteriormente.

El Decreto 359 de 1995, prevé que los recursos que no estén amparando reservas presupuestales o cuentas por pagar, deben ser reintegrados a la DTN de acuerdo con lo establecido en su artículo 33 que dice: “Los recursos de la Nación provenientes de saldos de vigencias anteriores que no se encuentren amparando reservas presupuestales o las cuentas por pagar, deberán reintegrarse a la dirección del tesoro nacional. Igual procedimiento se aplicará cuando por cualquier causa se cancele una reserva constituida con recursos de la Nación, siempre que se haya efectuado la situación de fondos”. Así las cosas, no deben permanecer en las cuentas corrientes de los órganos dineros de la Nación que correspondan a los conceptos señalados, sino que deben ser reintegrados a la DTN en los términos de las normas señaladas, excepto cuando el órgano haya expedido un cheque y éste haya sido entregado a su beneficiario, caso en el cual, el importe del cheque puede permanecer en la cuenta corriente del órgano por seis (6) meses, contados a partir de la fecha de emisión del cheque. Lo anterior, debido a que con la entrega del cheque se entiende realizado el pago y en consecuencia, que el dinero ya no es de la Nación.

De acuerdo con lo señalado, es obligación de los órganos que conforman el presupuesto general de la Nación:

• Reintegrar a la dirección del tesoro nacional a más tardar el 25 de enero de cada año, los dineros sobrantes recibidos de la Nación, una vez constituidas las cuentas por pagar y las reservas presupuestales de la vigencia fiscal anterior.

• Reintegrar a la DTN antes del 15 de enero de cada año, los dineros de la Nación correspondientes a las reservas de apropiación y de caja que no se ejecuten durante el año de su constitución.

2. Normas comerciales

El Código de Comercio contempla con relación al tema anteriormente tratado lo siguiente:

ART. 721.—“Aun cuando el cheque no hubiere sido presentado en tiempo, el librado deberá pagarlo si tiene fondos suficientes del librador o hacer la oferta de pago parcial siempre que se presente dentro de los seis meses que sigan a su fecha”.

ART. 882.—“La entrega de letras, cheques, pagarés y demás títulos-valores de contenido crediticio, por una obligación anterior, valdrá como pago de ésta si no se estipula otra cosa; pero llevará implícita la condición resolutoria del pago, en caso de que el instrumento sea rechazado o no sea descargado de cualquier manera.

Cumplida la condición resolutoria, el acreedor podrá hacer efectivo el pago de la obligación originaria o fundamental, devolviendo el instrumento o dando caución, a satisfacción del juez, de indemnizar al deudor los perjuicios que pueda causarle la no devolución del mismo.

Si el acreedor deja caducar o prescribir el instrumento, la obligación originaria o fundamental se extinguirá así mismo; no obstante tendrá acción contra quien se haya enriquecido sin causa a consecuencia de la caducidad o prescripción. Esta acción prescribirá en un año” (negrilla fuera de texto).

Conforme al oficio OJ-77 de noviembre 25 de 1980 de la Superintendencia Bancaria cuando un cheque prescribe, se debe constituir una cuenta acreedores varios por un período de un año, contado a partir de la fecha de la prescripción del título, después de este término, el derecho incorporado en el cheque prescribe en favor del deudor.

II. Aplicabilidad de las normas

Para efectos de establecer los procedimientos que deben adoptar los órganos ejecutores del presupuesto nacional frente a los recursos que mantienen en las cuentas corrientes autorizadas, la DTN clasifica los mencionados recursos en los siguientes grupos:

1. Recursos girados por la DTN al órgano, cuyos cheques han sido entregados al beneficiario y no cobrados por éste.

Estos recursos pueden pertenecer a vigencias expiradas (años 1997, 1996 y anteriores), a la vigencia anterior (año 1998) y a la actual vigencia (año 1999 y rezago de 1998), por lo tanto, la entidad ejecutora deberá tener en cuenta lo siguiente:

a) Si el cheque mediante el cual se han girado los recursos ha prescrito porque no ha sido cobrado dentro del término de seis (6) meses, contados a partir de la fecha de su emisión, salvo que existan normas especiales que dispongan lo contrario, la entidad deberá consignar temporalmente estos recursos en la siguiente cuenta corriente del Banco de la República:

Número de la cuentaDenominación de la cuenta
6101288-6Dirección del tesoro nacional - acreedores varios sujetos a devolución

Estos recursos serán objeto de devolución a la entidad, cuando sean solicitados por ésta a la DTN en razón de que el acreedor cobra su crédito, lo cual sólo procede dentro del año siguiente a la prescripción del título; para estas devoluciones, la entidad debe cumplir con los procedimientos establecidos para tal efecto por la DTN.

Cuando estos recursos no han sido solicitados por el beneficiario dentro del lo siguiente a la prescripción del título, la entidad deberá realizar el proceso de reintegro definitivo de estos recursos a la DTN, de acuerdo con los procedimientos establecidos actualmente, y

b) Si los recursos se encuentran constituidos en la cuenta “acreedores varios”(1) por un término superior a un año, a partir de la fecha de la prescripción del cheque, en cuyo caso se ha extinguido la obligación, tanto para la entidad como para la Nación, deberán ser consignados en la siguiente cuenta del Banco de la República:

Número de la cuentaDenominación de la cuenta
61012829Dirección del tesoro nacional - reintegro acreedores varios

Los recursos a los que se refiere el literal b), no serán objeto de devolución o giro toda vez que se han extinguido la obligación a cargo de la entidad y de la Nación.

(1) Las que se constituyen cuando el cheque entregado al beneficiario prescribe legalmente.

2. Recursos girados por la DTN al órgano, cuyos cheques no han sido entregados por la entidad al beneficiario.

Dentro de este grupo se encuentran los siguientes recursos:

a) Los recursos que perteneciendo a vigencias expiradas (años 1997, 1996 y anteriores), no fueron tramitados por la entidad conforme a las normas presupuestales vigentes y se encuentran registrados en la cuenta contable cuentas por pagar - acreedores, serán reintegrados en las siguientes cuentas corrientes del Banco de la República:

Número de la cuentaDenominación de la cuenta
6101289-4Dirección del tesoro nacional
 - reintegros vigencias
 Expiradas gastos de personal
6101290-2Dirección del tesoro nacional
 - reintegro vigencias
 Expiradas gastos generales
6101291-0Dirección del tesoro nacional
 - reintegros vigencias
 Expiradas transferencias corrientes
6101292-8Dirección del tesoro nacional
 - reintegro vigencias
 Expiradas transferencias de capital
6101293-6Dirección del tesoro nacional
 - reintegros vigencias
 Expiradas deuda externa
6101294-4Dirección del tesoro nacional
 - reintegro vigencias
 Expiradas deuda externa
6101295-1Dirección del tesoro nacional
 - reintegro vigencias
 Expiradas inversión otros recursos de la Nación.

Para el caso de inversión - recurso 1, fuente específica, el reintegro debe realizarse en la en la cuenta corriente del Banco de la República:

Número de la cuentaDenominación de la cuenta
6101296-9Dirección del tesoro nacional - otros recursos de crédito externo en moneda nacional vigencias expiradas

Estos recursos podrán girarse de nuevo a las entidades una vez hayan cumplido el proceso presupuestal correspondiente, es decir, que deberán ser solicitados a la dirección general de presupuesto como vigencias expiradas;

b) Los recursos que perteneciendo a la vigencia anterior (año 1998) no fueron tramitados por la entidad conforme a las leyes presupuestales vigentes y se encuentran registrados en la cuenta contable cuentas por pagar - acreedores, deberán ser reintegrados de inmediato en las siguientes cuentas corrientes del Banco de la República:

Número de la cuentaDenominación de la cuenta
61011581Dirección del tesoro nacional - reintegros vigencias anteriores gastos de personal
61011599Dirección del tesoro nacional - reintegros vigencias anteriores gastos generales
61011607Dirección del tesoro nacional – reintegros vigencias anteriores transferencias corrientes
61011615Dirección del tesoro nacional – reintegros vigencias anteriores transferencias de capital
61011623Dirección del tesoro nacional – reintegros vigencias anteriores deuda interna
61011631Dirección del tesoro nacional – reintegros vigencias anteriores deuda externa
61011649Dirección del tesoro nacional - reintegros vigencias anteriores inversión otros recursos de la Nación

Para el caso de inversión - recurso 1, fuente específica, el reintegro debe realizarse en la cuenta corriente del Banco de la República.

Número de la cuentaDenominación de la cuenta
6101116-9Dirección del tesoro nacional - otros recursos de crédito externo en moneda nacional

Estos recursos serán objeto de giro a las entidades como rezago, una vez hayan cumplido el proceso presupuestal correspondiente, es decir, que deberán constituir ante la dirección general de presupuesto las cuentas por pagar correspondientes.

* Así mismo, a partir de la publicación de la presente circular, las entidades ejecutoras que hayan girado cheques dentro de la vigencia y al 15 de enero de la vigencia siguiente, estos títulos no hayan sido entregados al beneficiario, el órgano ejecutor debe anular el cheque, reintegrar los recursos a la DTN y constituir la cuenta por pagar respectiva, ante la dirección general de presupuesto nacional - DGPN, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

* Se debe tener en cuenta que los recursos correspondientes a cheques girados durante la vigencia de 1998 y no entregados a la fecha, previa anulación del título, deberán ser reintegrados a la DTN, solicitando los respectivo ajustes a las cuentas por pagar ante la DGPN, y

c) Para los recursos que pertenecen a la actual vigencia (año 1999 y rezago de 1998); por los cuales no se entregaron cheques a los beneficiarios, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Si estos recursos se encuentran registrados en la cuenta contable cuentas por pagar - acreedores y fueron reintegrados temporalmente a la DTN, serán objeto de giro a las entidades dentro de la vigencia fiscal, en el mes que sea solicitado por éstas, siempre y cuando se haya informado en forma oportuna de su reintegro a las divisiones de giros y PAC de la DTN.

* En el evento de que la entidad no informe a tiempo sobre la realización de este reintegro, la división de PAC le aplicará las siguientes medidas:

• Si el reintegro no informado corresponde a rezago, el PAC correspondiente será enviado al mes de diciembre de la vigencia fiscal.

• Si el reintegro no informado corresponde a la actual vigencia, el PAC correspondiente será recortado.

Los recursos de esta vigencia que correspondan a retenciones en la fuente, retenciones de IVA, retenciones de ICA, registrados en la cuenta contable cuentas por pagar - acreedores, no serán objeto de reintegro.

En el caso de que los recursos pertenecientes a la actual vigencia o al rezago, hayan sido reintegrados temporalmente a la DTN, y no sean solicitados por la entidad dentro de esta vigencia, de acuerdo con las normas presupuestales, la entidad deberá realizar los trámites correspondientes.

III. Consignación y reporte de información a la DTN

1. Consignación de los recursos

Dependiendo de la clasificación dada a los recursos, éstos deben reintegrarse en alguna de las cuentas anteriormente referenciadas, diligenciando el formato de consignación del Banco de la República en su totalidad, teniendo en cuenta que:

• En la parte de concepto se debe indicar que se trata de uno de los siguientes conceptos:

• Reintegros por acreedores varios.

• Reintegros —nombre de la vigencia y año a la cual corresponde— objeto del gasto.

• En la parte de depositante debe registrar en forma clara los nombres de la entidad ejecutora a la cual pertenece.

2. Reportes de información a la DTN

Una vez efectuado el respectivo reintegro, la entidad ejecutora debe enviar de forma inmediata a la división de giros de la DTN los siguientes documentos:

• Oficio remisorio en el que indique la operación efectuada, con la fecha, el objeto del gasto, el monto y vigencia.

• Copia de las consignaciones efectuadas en el Banco de la República.

Cuando se trate de reintegros de recursos pertenecientes a la actual vigencia, bien sea de 1999 o rezago de 1998, la entidad también debe informar de este hecho inmediatamente a la división de PAC de la DTN.

N. del D.: Esta circular va dirigida a tesoreros, ordenadores del gasto, órganos que correspondan a secciones del presupuesto general de la Nación.

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