CIRCULAR INSTRUCTIVA 507 DE 2003 

(Julio 15)

Asunto: Cumplimiento del artículo 18 de la Ley 790 de 2002.

Dentro del programa de renovación de la administración pública y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 790 de 2002, los cargos de los organismos o entidades de la rama ejecutiva del orden nacional que quedaren vacantes como consecuencia de la jubilación o pensión de sus titulares, deberán ser suprimidos de las plantas de personal, salvo que como resultado de la respectiva justificación técnica los empleos se requieran para la prestación del servicio, de acuerdo con la presente circular.

De conformidad con lo establecido en el parágrafo 3º del artículo 33 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 9º de la Ley 797 de 2003, cumplidos los requisitos legales exigidos para acceder a la pensión de jubilación o de vejez, el servidor público deberá solicitar el reconocimiento de la misma.

Si transcurridos treinta (30) días después de que el servidor público cumpla con los requisitos exigidos para tener derecho a la pensión y este no la hubiere solicitado, la entidad a la cual se encuentre vinculado iniciará los trámites para el reconocimiento. Si el beneficiario no ha acreditado las certificaciones requeridas para el trámite de la pensión, la entidad las solicitará a los organismos correspondientes.

En firme el reconocimiento de la pensión de jubilación o de vejez, el servidor público será retirado del servicio y su cargo suprimido.

Con la finalidad de dar cumplimiento a lo anteriormente señalado, se establecen las siguientes reglas:

1. Supresión de cargos vacantes.

Generada la vacante como consecuencia del retiro del titular por habérsele reconocido la pensión de jubilación o de vejez, la entidad deberá proceder a suprimir el cargo.

Si excepcionalmente el organismo o entidad considera que el cargo vacante por retiro del funcionario con derecho a la pensión de jubilación o de vejez debe conservarse, elaborará una justificación técnica que demuestre tal necesidad, teniendo en cuenta lo siguiente:

1.1. El empleo tiene asignadas funciones de dirección, conducción y orientación que implican la adopción de políticas o directrices.

1.2. El cargo tiene asignadas funciones de asesoría, asistencial o de apoyo, cuyo ejercicio implique funciones de manejo y confianza, está al servicio directo e inmediato de los empleados que desempeñen los cargos de que trata el numeral anterior y se encuentra adscrito a sus respectivos despachos.

1.3. El empleo tiene asignadas funciones de dirección, supervisión y control de las unidades o áreas internas encargadas de ejecutar y desarrollar las políticas, los planes, los programas y los proyectos de las entidades.

1.4. El cargo tiene asignadas funciones de responsabilidad, confianza y manejo directo de bienes, dineros y valores del Estado y no está adscrito a los despachos de que trata el numeral 1.1.

2. Responsables.

Serán responsables del cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 de la Ley 790 de 2002 y del presente instructivo, las siguientes personas:

2.1. Responsable sectorial: Cada ministro o director de departamento administrativo quien designará un responsable del nivel directivo, encargado de dar cumplimiento en su sector a lo establecido en la Ley 790 de 2002 y en la presente circular.

2.2. Responsable institucional: Cada jefe de entidad quien designará un responsable del nivel directivo, encargado de dar cumplimiento en su respectiva institución a lo establecido en la Ley 790 de 2002 y en la presente circular.

3. Información.

3.1. Información inicial.

3.1.1. Los destinatarios de la presente circular deberán informar al Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, dentro de los siete (7) días siguientes a la expedición de la presente, el nombre del responsable sectorial y de los responsables institucionales de cada una de las entidades centralizadas o descentralizadas que hacen parte de su sector.

3.1.2. Los responsables institucionales remitirán a los responsables sectoriales una relación de los servidores públicos que cumplieron o cumplan los requisitos legales para el reconocimiento de la pensión de jubilación o de vejez entre el 1º de septiembre de 2002 y el 6 de agosto de 2006, en el término de dos (2) meses contados a partir de la expedición de la presente circular.

Dicha información deberá discriminarse año a año y contener los datos contenidos en el Anexo 1.

3.2. Información periódica.

Dentro de los cinco (5) primeros días hábiles d e cada bimestre, a partir de la expedición de esta circular, los responsables institucionales deberán informar al responsable sectorial el número de servidores públicos jubilados o pensionados retirados del servicio durante el mes inmediatamente anterior y la consecuente supresión del cargo.

4. Seguimiento.

4.1. Dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada bimestre, a partir de la expedición de esta circular, los responsables sectoriales deberán enviar al Departamento Administrativo de la Función Pública, un informe consolidado de su respectivo sector, acompañado de los correspondientes decretos de supresión de cargos o de la justificación técnica que respalda la no supresión del mismo, sobre el cual este departamento impartirá su concepto.

4.2. Dicha información periódica deberá hacerse llegar al Departamento Administrativo de la Función Pública, certificada por el responsable institucional de cumplimiento y los destinatarios de la presente circular, por escrito, en mensaje de datos vía Internet (dgeneral@dafp.gov.co) o en medio magnético.

5. Consecuencias en caso de inobservancia.

La inobservancia de las instrucciones impartidas constituirá violación de las disposiciones de la ley disciplinaria y demás normas aplicables en la materia y dará lugar a las sanciones allí establecidas, previo el procedimiento establecido en la ley.

N. del D.: La presente circular instructiva va dirigida a los ministros, directores de departamentos administrativos, superintendentes, directores de unidades administrativas, directores, gerentes y presidentes de entidades descentralizadas del orden nacional.

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