CIRCULAR MINISTERIAL 14 DE 1996 

(Marzo 20)

De acuerdo con lo anunciado en la Circular número 12 del 4 de marzo de 1996, el Ministerio de Educación Nacional se permite proporcionar un conjunto de instrucciones para que las secretarías de educación departamentales y distritales puedan adelantar la tarea de evaluación de las propuestas registradas por los establecimientos educativos privados, con el fin de obtener la autorización determinada en el Decreto 2253 de 1995 para el cobro de tarifas de pensiones y cobros periódicos, durante el período transitorio de 1996.

Ante todo es necesario reiterar que todos los establecimientos educativos privados de calendario A y aquellos de calendario B que pretendieran modificar sus tarifas en lo que resta del año académico 1995-1996, sólo tuvieron plazo improrrogable hasta el pasado 7 de marzo de 1996 para atender y cumplir con los siguientes requerimientos:

a) Haber efectuado la autoevaluación de sus servicios, de acuerdo con el manual de evaluación y clasificación de establecimientos educativos privados y registrado los formularios y la documentación exigidos por el Decreto 2253 de 1995, según se especificó en la Circular Ministerial 12 del 4 de marzo de 1996;

b) Haber aplicado todos los criterios establecidos en el artículo 202 de la Ley 115 de 1994, en especial lo concerniente al cubrimiento de los costos totales de operación, reposición, mantenimiento e inversión relacionados con el servicio ofrecido, sin trasladar a los usuarios los costos de una gestión ineficiente; los principios de solidaridad social y las oportunidades de acceso y permanencia que deben asegurarse para los usuarios de menores ingresos;

c) También se debió tener en cuenta que las tarifas determinadas fueran claras y explícitas, de manera tal que no lleve a equívocos en el cobro de las mismas y se pueda facilitar su comparación con las ofrecidas por otros establecimientos educativos privados y que las mismas se presenten en valores anuales, y

d) Para los establecimientos que aspiran ingresar al régimen de libertad vigilada, haber respetado los compromisos del sector privado de la educación con el pacto social de productividad, precios y salarios que obligan especialmente a deducir cinco (5) puntos del puntaje obtenido en la evaluación y clasificación según el manual.

Si un establecimiento educativo privado de calendario A, no se autoevaluó o no solicitó el ingreso al régimen controlado, la secretaría de educación de la respectiva jurisdicción debió producir el acto administrativo singular o colectivo por el cual se ordenó el ingreso de la institución al régimen controlado y se le autorizó para el cobro de matrícula y pensión por todo el año académico de 1996, las tarifas que aplicó en el año de 1995, incrementadas en el diecisiete por ciento (17%).

En este mismo acto administrativo se debió ordenar la devolución o abono de todas las sumas que por estos conceptos haya cobrado demás, sin perjuicio de la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar.

Si así no se procedió, deberá cumplirse de inmediato con esta instrucción o adicionarse el acto administrativo correspondiente.

La evaluación de las solicitudes de autorización de tarifas que hayan sido registradas, se adelantará en cuatro fases. Si el establecimiento educativo privado cumple satisfactoriamente los requisitos para el ingreso a uno de los dos regímenes ordinarios y su autoevaluación es ratificada a través de dichas fases, se procederá a expedir el acto administrativo que autorice dicho ingreso, con el señalamiento correspondiente de las tarifas de pensiones y de cobros periódicos que puede aplicar en lo que resta del año académico de 1996.

En la alternativa, la evaluación deberá concluir con la expedición del acto administrativo que ordene el ingreso del establecimiento educativo al régimen controlado por lo que resta del presente año académico, sin desmedro de poder ingresar para el próximo al régimen de libertad vigilada, previa autoevaluación y cumplimiento de los demás requisitos reglamentarios.

Este acto administrativo podrá ser un formato previamente adoptado que fácilmente pueda diligenciarse en cada caso particular.

Las fases para la evaluación de las propuestas son la revisión material de la documentación registrada, la evaluación general antes de aplicar el régimen de transición, el ajuste de las tarifas del servicio educativo al régimen de transición para el año de 1996 y la autorización de tarifas propiamente dicha.

Primera fase: revisión material de la documentación registrada. El proceso evaluador se iniciará con una revisión pormenorizada del contenido material de los documentos indicados en el numeral 1º de la Circular Ministerial 12 del 4 de marzo de 1996, titulado revisión de documentos.

Del listado que allí se indica, se tendrá que revisar concretamente los documentos descritos en los literales e), f), g), h), y j) que por disposición del Decreto 2253 de 1995, constituyen requisito de base para ingresar a los regímenes ordinarios. La presentación de la documentación mencionada en el literal i), se exigirá solamente cuando el establecimiento educativo privado haya definido en el formulario 3, módulo I capítulo C, la existencia de otros cobros periódicos diferentes de las pensiones, matrículas, transporte escolar, alojamiento escolar y alimentación.

Como se recuerda, los secretarios de educación departamentales y distritales recibieron instrucciones específicas al respecto, en la reunión realizada en Cali durante los días 5 y 6 de febrero del presente año. Los documentos ya mencionados no constituyen requerimientos adicionales que hubieran sido definidos posteriormente por el Decreto 408 de 1996.

Si tras la revisión del contenido material de tales documentos resulta que éstos no reúnen los requerimientos del Decreto 2253 de 1995, debe procederse a dictar el acto administrativo que ordene el ingreso del establecimiento educativo privado al régimen controlado, por incumplimiento de los requisitos y criterios señalados en el reglamento para adoptar uno de los regímenes ordinarios. Como ayuda se remite un modelo para este efecto.

En el mismo acto administrativo deberá indicarse la tarifa de pensiones que podrá aplicarse en lo que resta del año académico. Si no es posible precisar ésta en cifras absolutas bastará con indicar dentro del mencionado acto que dicha tarifa será la que cobró el establecimiento educativo en el año inmediatamente anterior, incrementada en un 17%. Se recomienda de todas formas precisar, mediante un nuevo acto administrativo, la tarifa definitiva antes del 30 de abril del presente año, fecha límite para el caso de los establecimientos clasificados en régimen controlado.

Por estar vigente el régimen transitorio dispuesto en el artículo 31 del Decreto 2253 de 1996 (sic), estos establecimientos educativos podrían ingresar para el próximo año académico al régimen ordinario de libertad vigilada, siempre y cuando cumplan los requisitos que ahora no han satisfecho y que el resultado de su autoevaluación se los permita.

Segunda fase: evaluación general antes de la aplicación del régimen transitorio dispuesto para 1996. Cumplida la fase anterior, las secretarías de educación departamentales y distritales harán el estudio general de la propuesta de régimen y de tarifas formulada por cada establecimiento educativo privado mediante el exámen de los formularios cuya relación se hizo en los literales a), b), c) y d) del numeral 1º de la Circular Ministerial 12 del 4 de marzo de 1996, titulado revisión de documentos.

El objeto de esta fase es definir las tarifas anuales que le corresponderían al establecimiento privado, acorde con el régimen al cual puede acceder según la información suministrada en la autoevaluación, antes de aplicar los ajustes correspondientes al régimen transitorio para el año académico de 1996.

Las instrucciones para la evaluación del régimen al cual puede acceder el establecimiento privado, son las siguientes:

1. Si los formularios 2 y 3 fueron diligenciados de manera defectuosa o en forma incompleta, la secretaría de educación no autorizará el ingreso a los regímenes ordinarios y procederá como si se tratara de sometimiento voluntario al régimen controlado, avisando al establecimiento educativo que no ha sido autorizada su solicitud, de tal manera que debe continuar cobrando las tarifas del año inmediatamente anterior, incrementadas en un 17%, hasta tanto sea evaluado y clasificado. Como ayuda se remite un modelo de aviso. En caso de que el formulario 1 haya sido diligenciado de forma no apropiada, se procederá a aplicar igual tratamiento al de los establecimientos que no presentaron su autoevaluación o la solicitud de evaluación por parte de las secretarías de educación.

2. El establecimiento educativo privado podrá ingresar sólo a uno de los regímenes ordinarios o al régimen controlado. Si como resultado de su evaluación se obtienen puntajes diferentes para los distintos niveles o ciclos del servicio educativo, deberá ingresar al régimen correspondiente al de menor puntaje obtenido, esto es, al régimen de libertad vigilada, si el menor puntaje fue superior a 40 o al régimen controlado, si alguno de los niveles o ciclos obtuvo un puntaje inferior a 40, atendiendo lo indicado en el artículo 8º del Decreto 2253 de 1995.

3. En cualquier caso, si al efectuarse la evaluación se encuentra que el establecimiento educativo privado incurrió en algunas de las infracciones contempladas en los literales a), b) y c) del artículo 19 del Decreto 2253 de 1995, deberá ordenarse su ingreso al régimen controlado como sanción y dicho establecimiento deberá permanecer en él por el término de dos (2) años académicos.

Las instrucciones para la evaluación de la tarifa anual, antes de aplicar los ajustes correspondientes al régimen transitorio para el año académico de 1996, son las siguientes:

1. La tarifa del servicio educativo es un valor anual que se distribuirá en tarifa de matrícula (máximo 10% del valor anual) y tarifa de pensiones, de acuerdo con el sistema de matrículas y pensiones adoptado en el proyecto educativo institucional del establecimiento educativo.

2. La tabla para el cálculo anual de tarifas en el régimen de libertad vigilada que hace parte del manual, establece las tarifas máximas a que podría llegar el establecimiento educativo privado, según el puntaje obtenido. Se debe usar sólo como parámetro máximo para el nivel de servicios que ofrece o proyecta ofrecer y no constituye necesariamente y por sí sola, la tarifa única y obligatoria que se debe adoptar para su cobro.

3. En el régimen de libertad vigilada, la propuesta de tarifas del establecimiento no podrá superar la que corresponde en dicha tabla al puntaje que haya alcanzado según el manual, después de efectuada la deducción de los cinco (5) puntos acordados en el pacto social y del posterior ajuste según jornada.

Si esto ocurriere, de acuerdo con el parágrafo del artículo 19 del Decreto 2253 de 1995, el establecimiento deberá ingresar al régimen controlado para que la secretaría de educación analice dicha situación y fije la tarifa.

4. La propuesta de tarifas que un establecimiento educativo privado clasificado en un régimen ordinario puede presentar, debe ser como máximo la financieramente justificada (L. 115/94, art. 202, lit. a)), esto es, la tarifa que le permite operar de manera solvente y mejorar la calidad. Pero debe a su vez ser socialmente cobrable (L. 115/94, art. 202, lit. b)), esto es que atienda y respete la capacidad de pago de la comunidad a quien le presta el servicio educativo.

5. La tarifa financieramente justificada se estima con datos del formulario 3 del manual y resulta de:

a) Calcular el costo total anual por alumno;

b) Másel margen de remuneración razonable a la actividad empresarial, en el caso de los establecimientos educativos con ánimo de lucro;

c) Menos los ingresos diferentes a pensiones, matrículas y cobros periódicos que han venido financiando al establecimiento educativo, y

d) Si reporta otros cobros periódicos en el formulario 3, módulo I y éstos se encontraron debidamente recogidos en el PEI al evaluar la propuesta en la primera fase, deben sumarse a la tarifa, para efectos de analizar la capacidad de pago.

Para aplicar el criterio establecido en el artículo 202 de la Ley 115 de 1994, concerniente a la remuneración razonable a la actividad empresarial reconocida para los establecimientos educativos privados con ánimo de lucro, se calcula ésta en un máximo de cinco por ciento (5%) sobre el costo anual por alumno.

5. Calculada la tarifa financieramente justificada se debe confrontar con la capacidad de pago de la comunidad educativa atendida, teniendo en cuenta las tarifas que por todo concepto (matrículas, pensiones y otros cobros periódicos) tenía el establecimiento en el año inmediatamente anterior, el estado de la cartera de difícil cobro (formulario 3, módulo II.A, renglón 65) y la magnitud absoluta del incremento.

6. El análisis de tarifa financieramente justificada versus tarifa socialmente cobrable puede visualizar las siguientes situaciones:

Caso 1: La tarifa que financieramente requiere el establecimiento educativo privado para pagar los costos del servicio educativo y de otros servicios relacionados que van a ser cubiertos por matrícula, pensiones y otros cobros periódicos, es menor o igual a la capacidad de pago de la comunidad educativa atendida.

En este evento, el establecimiento educativo privado podrá ser autorizado para cobrar dicha tarifa, ajustada de acuerdo con el régimen de transición para el año académico de 1996. La forma de calcularla se ilustra en el numeral 7º de la tercera fase.

Caso 2: La tarifa que financieramente requiere el establecimiento educativo supera la capacidad de pago de la comunidad educativa atendida.

En este caso, se procederá de acuerdo con las instrucciones otorgadas para las fases tres y cuatro.

Tercera fase: Ajuste de las tarifas de prestación del servicio educativo al régimen de transición dispuesto para el año académico de 1996. Cumplida la fase anterior, las secretarías de educación departamentales y distritales harán el estudio específico de la propuesta de tarifas formulada por cada establecimiento educativo privado.

El objeto de esta fase es evaluar el valor de la tarifa de prestación del servicio educativo a autorizar por lo que resta del año académico de 1996 o de 1995-1996, según sea el caso, atendiendo lo ordenado en el artículo 31 del Decreto 2253 de 1995 y de acuerdo con la clasificación del establecimiento educativo privado en uno de los tres regímenes dispuestos en la Ley 115 de 1994.

Las instrucciones para la evaluación en esta fase, son las siguientes:

1. Los establecimientos educativos privados de calendario A, sólo estaban autorizados a cobrar por la matrícula y la pensión del mes de febrero, los mismos valores que se pagaron en el año académico de 1995, incrementados en un diecisiete por ciento (17%).

Los establecimientos de calendario B que hayan presentado su autoevaluación, deberán mantener la tarifa adoptada con fundamento en la Resolución 2380 de 1995, hasta el momento en que les sea autorizado el ingreso al régimen ordinario y la tarifa de pensiones correspondiente.

2. Aquéllos que ingresen al régimen de libertad vigilada, deberán además cobrar la pensión del mes de marzo con el diecisiete por ciento (17%) y sólo a partir del mes de abril cobrarán las tarifas autorizadas, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 408 de 1996 y la Circular Ministerial 12, antes anotada. Podrán también a partir del 1º de abril cobrar retroactivamente el ajuste de marzo, esto es la suma que exceda el 17%, de acuerdo con la tarifa de pensiones autorizadas, pero diferida en las pensiones mensuales que se cancelen en lo que resta del año académico.

3. Los establecimientos educativos que ingresan al régimen de libertad regulada, a partir del 1º de abril de 1996, sólo podrán cobrar las tarifas propuestas y no objetadas, al término de los sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de registro de la solicitud de autorización, tal como lo dispone el artículo 31 del Decreto 2253 de 1995, en armonía con el Decreto 408 de 1996. Las pensiones de los meses anteriores a la fecha en que entren en vigencia las nuevas tarifas, deberán ser cobradas únicamente con el 17% y no se podrá cobrar retroactivamente suma alguna adicional por tales pensiones.

4. Los establecimientos que se sometan voluntariamente al régimen controlado, deberán cobrar la pensión de los meses de marzo y abril con el 17%. Sólo a partir del mes de mayo cobrarán la tarifa que se les autorice, junto con la retroactividad de marzo y abril, en la misma forma ya indicada para el régimen de libertad vigilada.

5. Los establecimientos educativos de calendario A que en los períodos antes mencionados cobren más del 17%, deberán devolver o abonar el excedente para los cobros de los meses posteriores y si se configura infracción, ingresarán al régimen controlado, sin perjuicio de las demás sanciones a que dé lugar.

6. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 2253 de 1995, durante la vigencia de este régimen transitorio podrían configurarse infracciones en los siguientes eventos:

a) Si por exigencia del establecimiento educativo privado, la pensión del mes de febrero fue pagada después del 22 de diciembre de 1995 con un ajuste superior al 17%, en relación con la tarifa de 1995;

b) Si la pensión del mes de marzo fue cobrada con un ajuste superior al 17%, en relación con la tarifa de 1995;

c) Si la pensión del mes de abril fue cobrada con un ajuste superior al 17%, pese a que el establecimiento educativo privado solicitó voluntariamente el ingreso al régimen controlado, o no obstante haber sido informado por la secretaría de educación, sobre la no autorización de ingreso al régimen de libertad vigilada, por defectos en el diligenciamiento de los formularios;

d) Si en el caso de los establecimientos educativos privados que ingresen al régimen de libertad regulada, se producen cobros de pensiones superiores al 17%, respecto a la tarifa de 1995, antes de poder aplicar las propuestas que formuló en la solicitud de autorización registrada en la correspondiente secretaría de educación departamental o distrital, y

e) Si se cobra un ajuste a la matrícula y a las pensiones que según el reglamento debieron cubrirse y fueron ya pagadas con un incremento del 17%, respecto de la tarifa de 1995.

7. La pensión mensual máxima que puede cobrar un establecimiento educativo privado a partir del momento en que oficialmente pueda hacerlo, de acuerdo con los reglamentos y lo señalado en esta circular, resulta de dividir por once (11) la tarifa anual determinada. Una suma superior deberá ser ajustada, si se trata de ingreso al régimen de libertad vigilada u objetada, si la propuesta es para ingreso al régimen de libertad regulada.

Cuarta fase: Autorización de tarifas. En el momento de proceder a la autorización de tarifas de pensiones, las secretarías de educación tendrán en cuenta lo siguiente:

1. Si la propuesta responde al caso 1, analizado en el numeral 6º de la segunda fase, se podrá proceder a la autorización de las tarifas calculadas en la fase anterior.

2. Si por el contrario, la propuesta se encuadra dentro del caso 2 del mismo numeral, las secretarías de educación procederán a analizarla, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a) La incidencia o efecto de las nuevas tarifas determinadas por el establecimiento educativo privado, sobre la capacidad de pago de la comunidad atendida;

b) La existencia de costos que pueden ser perfectamente diferidos en más de un año sin que se afecte el funcionamiento del establecimiento educativo, tales como el valor de uso de los activos que ya eran de su propiedad y los costos de reposición;

c) La consistencia y justificación de la propuesta de tarifas y de las metas, recursos y costos definidos en el plan operativo del proyecto educativo institucional;

d) La coherencia entre el programa de inversiones y la capacidad de pago de la comunidad educativa atendida que podrá conducir a la revisión de las metas del proyecto educativo institucional, y

e) Las posibilidades del establecimiento educativo privado de disponer de otros ingresos estables, diferentes al cobro de tarifas por concepto de matrícula, pensiones y cobros periódicos.

3. Si después de este análisis se considera que la gradualidad adoptada en el PEI del establecimiento educativo privado no guarda concordancia con la capacidad de pago de la comunidad atendida, las secretarías de educación deberán comunicarlo al Ministerio de Educación y esperar las instrucciones específicas que éste otorgue para tales casos particulares, a través de la secretaría técnica, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6º del Decreto 408 de 1996.

4. Cuando la secretaría de educación departamental o distrital objete las tarifas definidas por un establecimiento educativo privado como consecuencia de su solicitud de ingreso al régimen de libertad regulada, deberá ordenarle al respectivo establecimiento la adopción del régimen de libertad vigilada, por no haberse configurado la excepción contemplada en el parágrafo primero del artículo 31 del Decreto 2253 de 1995.

En este caso el acto administrativo que objeta determinará la tarifa del régimen de libertad vigilada que puede aplicar.

Finalmente parece conveniente ilustrar a las secretarías de educación en relación con los costos educativos que pudieran originarse en la prestación del servicio educativo a niños menores de cinco años para aprestarlos al ingreso al preescolar.

Este servicio no se encuentra regulado por el artículo 202 de la Ley 115 de 1994 y sus decretos reglamentarios.

Los cobros que se hagan al respecto, deben someterse a lo dispuesto en el Decreto 114 de 1996 o reglamento de instituciones de educación no formal y cumplir lo allí dispuesto, de tal manera que el incremento de sus tarifas para todo el año de 1996, sólo podrá ser del 17%.

Las secretarías de educación departamentales y distritales deberán ordenar en caso de cobros excesivos, su revisión y ajuste, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 27 del decreto arriba mencionado.

Las anteriores instrucciones se imparten con fundamento en lo dispuesto en los artículos 2º del Decreto 2253 de 1995 y 6º del Decreto 408 de 1996. Pretenden facilitar el trabajo de evaluación que debe adelantar cada secretaría de educación departamental o distrital, complementan las otorgadas en la Circular 12 del 4 de marzo de 1996 y a su vez quieren asegurar un tratamiento justo tanto para los padres de familia, como para los establecimientos educativos privados.

Para cualquier consulta o información adicional, rogamos comunicarse con la secretaría técnica de este ministerio, a los teléfonos 2224839 y 2220004 o a la dirección de apoyo a la administración educativa, en los teléfonos 2221187 y 2224769.

NOTA: Esta circular ministerial está dirigida a las secretarías de educación departamentales y distritales.

Los formatos anexos que hacen parte de esta circular se pueden solicitar directamente en las oficinas del Ministerio de Educación Nacional.

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