Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 142 DE 2013

(Abril 30)

(Nota: Reemplazada por la Circular Reglamentaria Externa 142 de noviembre 29 de 2013 del Banco de la República)

Manual del Departamento de Operaciones y Desarrollo de Mercados

Asunto 4: Control de riesgo para las operaciones de expansión y contracción monetaria.

Destinatarios: Oficina principal y sucursales del Banco de la República, Superintendencia Financiera de Colombia, Bolsa de Valores de Colombia, establecimientos bancarios, corporaciones financieras, compañías de financiamiento comercial, cooperativas financieras, sociedades fiduciarias, sociedades comisionistas de bolsa, sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías, sociedad administradora del régimen solidario de prima media con prestación definida, Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, Bancoldex, Financiera de Desarrollo Nacional, Fogafín, Findeter, Finagro.

La presente circular modifica las hojas 4-12 del 9 de septiembre de 2011, 4-11 del 24 de agosto de 2012 y 4-7, 4-10 y 4-13 del 23 de noviembre de 2012 correspondientes al asunto 4: “Control de riesgo para las operaciones de expansión y contracción monetaria” del Manual Corporativo del Departamento de Operaciones y Desarrollo de Mercados.

En concordancia con la Resolución Externa 4 de 2013 de la Junta Directiva del Banco de la República, se modifican algunos requisitos de ingreso y mantenimiento de los agentes colocadores de OMA relacionados con:

i) las instituciones reguladas por normas especiales, y

ii) el requisito del plazo de expedición de los certificados de constitución y gerencia de la Cámara de Comercio y de existencia y representación legal de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Hoja 4-7

(Nota: Reemplazada por la Circular Reglamentaria Externa 142 de Mayo 3 de 2013 del Banco de la República)

d. Certificado de existencia y representación legal de la SFC, con fecha de vigencia inferior a dos meses.

e. Certificado de constitución y gerencia expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de vigencia inferior a un mes, que incluya la inscripción del nombramiento del revisor fiscal y NIT de la entidad. En aquellos casos en que el revisor fiscal actual no figure aún en el certificado deberá enviar carta de posesión expedida por la SFC y extracto de acta de asamblea donde conste el respectivo nombramiento.

f. Correos electrónicos, teléfonos y fax de los funcionarios autorizados para transmitir y recibir información relacionada con los ACO.

g. El cumplimiento de los requisitos señalados en los numerales 5.2, 5.3, 5.4 y 5.5 de esta CRE, según corresponda.

h. Constancia actualizada de inscripción de la sociedad comisionista de bolsa ante la Bolsa de Valores de Colombia.

i. Certificación del AMV de que la entidad no se encuentra expulsada.

j. Último informe de gestión presentado a la asamblea general de accionistas.

Una vez recibidos los archivos que contienen la carta de solicitud con los documentos e información requerida, estos serán revisados y a la entidad se le informará la decisión. Si la solicitud de ingreso no es recibida en forma completa o no se cumplen todos los requisitos dentro de los 30 días calendario siguientes a la presentación inicial, la entidad deberá enviar una nueva solicitud.

5.1. Requisitos adicionales para establecimientos de crédito.

En adición a los requisitos generales, los establecimientos de crédito deberán atender los siguientes requerimientos, cuyo cumplimiento deberá estar certificado por el representante legal y revisor fiscal, como sigue:

a) No estar insolventes, según la definición del numeral 2º del parágrafo del artículo 1º de la Resolución 6/01 JDBR, con base en los últimos estados financieros transmitidos a la SFC.

b) La relación mínima de solvencia con base en el último reporte de los estados financieros transmitidos a la SFC; o, los programas o planes de ajuste con la SFC, Fogafín o Fogacoop, si los hubiere. Estos compromisos adquiridos deberán involucrar la obligación de efectuar incrementos en el capital de la entidad.

Para efectos del plan o programa de ajuste, el establecimiento de crédito deberá presentar una comunicación de la SFC en la que conste que la entidad está cumpliendo con los compromisos ordenados o acordados para ajustar la relación de solvencia. Adicionalmente, si el establecimiento de crédito está adelantando convenios de desempeño financiero con Fogafín o Fogacoop deberá presentar una comunicación del organismo correspondiente en la que conste el cumplimiento de los mismos; o en caso contrario, se deberá manifestar que no existe ningún convenio.

(Nota: Reemplazada por la Circular Reglamentaria Externa 142 de Mayo 3 de 2013 del Banco de la República)

Hoja 4-10

Cuando una entidad incumpla con los límites descritos en el literal b) de este numeral, según corresponda, y se encuentre en programa o plan de ajuste con la SFC deberá presentar una comunicación de la SFC en la que conste que la entidad está cumpliendo con los compromisos acordados.

Si el cumplimiento de los literales a) y/o b) se ajusta a lo dispuesto en esta circular después de los últimos estados financieros transmitidos a la SFC y antes del plazo dispuesto por dicho organismo para la siguiente transmisión, el BR aceptará comunicación del representante legal y revisor fiscal donde se certifique el respectivo cumplimiento con base en estados financieros de corte diferente al mensual.

Para los casos de procesos de reorganización institucional, en los términos del artículo 23 de la Resolución 6/01 JDBR, los literales a) y b) de este numeral se certificarán con base en los estados financieros integrados con los cuales se formalizó el proceso de reorganización, aprobados por la SFC y certificados por el revisor fiscal y el representante legal de la entidad.

5.4. Requisitos adicionales para entidades del grupo C.

En adición a los requisitos generales, las entidades del grupo C deberán cumplir con los siguientes requerimientos, cuyo cumplimiento deberá estar certificado por el representante legal y el revisor fiscal, como sigue:

a) No estar insolventes, según la definición del numeral 2º del parágrafo del artículo 1º de la Resolución 6/01 JDBR, con base en los últimos estados financieros transmitidos a la SFC.

b) La relación mínima de solvencia con base en el último reporte de los estados financieros transmitidos a la SFC; o, el programa de ajuste, si lo hubiere. Este compromiso adquirido deberá involucrar la obligación de efectuar incrementos en el capital de la entidad.

Para efectos del programa de ajuste, las entidades del grupo C deberán presentar una comunicación de la SFC en la que conste que la entidad está cumpliendo con los compromisos ordenados o acordados para ajustar la relación de solvencia.

5.5. Requisitos adicionales para la DGCPTN y las EAPM.

La DGCPTN solo deberá cumplir con estar afiliado al Sebra, o al sistema que lo sustituya.

En adición a los requisitos generales, las EAPM deberán cumplir con la relación de patrimonio total a capital pagado igual o mayor a uno, cuyo cumplimiento deberá estar certificado por el representante legal y el revisor fiscal.

6. Requisitos de mantenimiento como agente colocador de OMA.

Para mantener la calidad de ACO las entidades deberán cumplir de manera permanente con los requisitos establecidos en el numeral 5º de esta CRE, cuya acreditación se realizará conforme a lo dispuesto en el presente numeral.

Hoja 4-11

6.1. Requisitos adicionales para operaciones de expansión y contracción.

Para efectos de mantener la disponibilidad de acceso a las operaciones de expansión y contracción, transitoria y definitiva, los ACO deberán actualizar el numeral 5.1, así:

a) trimestralmente la información correspondiente al literal d. y e.

b) anualmente, con los requisitos de corte a junio, el literal c.

c) los literales f. siempre que se presente alguna novedad.

d) el literal j. siempre que lo requiera el BR.

6.2. Requisitos adicionales para operaciones de expansión realizadas por establecimientos de crédito.

En adición a los requisitos generales y para mantener la disponibilidad de acceso a las operaciones de expansión, los establecimientos de crédito deberán cumplir con los requisitos del numeral 5.2 de esta CRE. El procedimiento para acreditar su cumplimiento es el siguiente:

a) Mensualmente:

Los literales a) y b) del numeral 5.2, conforme a la información mensual suministrada por la SFC al BR.

b) Trimestralmente, según la certificación del representante legal y revisor fiscal:

1. El literal c) del numeral 5.2, con base en el corte de los estados financieros a marzo, junio, septiembre y diciembre.

2. Los literales d) al i) del numeral 5.2, a la fecha de la certificación.

6.3. Requisitos adicionales para operaciones de expansión realizadas por sociedades fiduciarias y sociedades comisionistas de bolsa.

En adición a los requisitos generales y para mantener la disponibilidad de acceso a las operaciones de expansión, las sociedades fiduciarias y las sociedades comisionistas de bolsa deberán cumplir con los requisitos del numeral 5.3 de esta CRE. El procedimiento para acreditar su cumplimiento es el siguiente:

a) Mensualmente:

El literal a) del numeral 5.3, conforme a la información mensual suministrada por la SFC al BR.

Sin embargo, cuando este indicador se encuentre por dos meses consecutivos en un rango igual o mayor a 0.8 y menor a 1.0, la entidad podrá realizar operaciones de expansión. Si al tercer mes, de acuerdo con los estados financieros transmitidos por la SFC al BR, la entidad continúa en dicho rango será suspendida para operaciones de expansión hasta que certifique su cumplimiento igual o mayor a 1.0.

Cuando la entidad presente un nivel inferior a 0.8 en el indicador, se suspenderá para operaciones de expansión hasta que certifique su cumplimiento igual o mayor a 1.0.

Hoja 4-12

b) Trimestralmente, según la certificación del representante legal y revisor fiscal:

1. El literal b) del numeral 5.3, según corresponda, con base en el corte de los estados financieros a marzo, junio, septiembre y diciembre.

2. Los literales c) al h) del numeral 5.3, a la fecha de la certificación.

6.4. Requisitos adicionales para operaciones de expansión realizadas por entidades del grupo C.

En adición a los requisitos generales y para mantener la disponibilidad de acceso a las operaciones de expansión las entidades del grupo C deberán cumplir con el numeral 5.4, conforme a la información mensual suministrada por la SFC al BR.

6.5. Procedimiento para el cumplimiento de los requisitos trimestrales.

Para el caso de los requisitos de cumplimiento con periodicidad trimestral estipulados en los numerales 6.1 y 6.2 o 6.3, según corresponda, se deberá observar lo siguiente:

a) Dichos requisitos se deberán diligenciar en los formatos que se encuentran disponibles en la web del BR www.banrep.org en la sección reglamentación, monetaria, expansión y contracción monetaria, asunto 4.

b) La transmisión de los formatos y anexos correspondientes se realizará a través del sistema de transferencia de archivos del BR (WSEBRA-HTRANS) o el que lo sustituya, utilizando el link correspondiente a “novedades de los agentes del sistema financiero - envío” para transmitir el archivo comprimido. Para conocer el estado de su envío deberá consultarse el link “novedades de los agentes del sistema financiero - recepción”.

c) Para el envío de la información, los formatos y anexos deberán estar firmados por el representante legal y el revisor fiscal, atendiendo los pasos descritos en los anexos de esta CRE.

d) La información trimestral debe corresponder al corte de los estados financieros a marzo, junio, septiembre y diciembre. Dicha información deberá ser enviada a más tardar dentro de los 10 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo de transmisión de estados financieros a la SFC. Esta fecha se publicará en la web del BR, en la cartelera electrónica ACO en W-Sebra, y/o en los medios que considere pertinente el BR.

e) Cuando la SFC extienda a una entidad el plazo de transmisión de estados financieros, esta última deberá enviar al BR una comunicación expedida por la SFC hasta la fecha límite de cumplimiento trimestral. En este caso, los 10 días hábiles se contarán a partir del nuevo plazo fijado por la SFC.

f) Únicamente para los casos en que se presenten fallas que no permitan la correcta funcionalidad del esquema descrito, el ACO, previa autorización del BR, podrá utilizar cualquiera de los mecanismos de contingencia descritos a continuación, dentro de los plazos establecidos en esta CRE, en el siguiente orden de preferencia: i) enviar los documentos al correo corporativo DODM_ACO@banrep.gov.co en los formatos y anexos descritos y firmados digitalmente, o ii) radicar la documentación física en el BR.

Hoja 4-13

6.6. Procesos de reorganización.

Cuando se adelante un proceso de reorganización institucional, definido en los términos del artículo 23 de la Resolución 6/01 JDBR, el ACO deberá cumplir con el envío de la siguiente documentación legal al correo corporativo DODM_ACO@banrep.gov.co:

a) El representante legal de la entidad absorbente o adquirente, por lo menos con tres días hábiles de anticipación a la protocolización de la operación, enviará una comunicación dirigida a la dirección del DODM firmada digitalmente en la que se establezca que a partir de la fecha de protocolización asumirá las obligaciones por concepto de operaciones de mercado abierto que puedan tener las entidades que absorbe o adquiere, incluidas las sanciones que a dicha fecha recaigan sobre las entidades involucradas en el proceso.

b) Extracto de las actas de las asambleas generales de accionistas de las entidades, en las cuales se haya aprobado el compromiso del proceso de reorganización.

c) Copia de la resolución o comunicación mediante la cual la SFC manifiesta su conformidad con el proceso de reorganización.

d) Adicionalmente, una vez formalizado el proceso de reorganización, la entidad absorbente o adquirente deberá enviar a la brevedad posible los siguientes documentos del numeral 5.1, donde se refleje dicho proceso de reorganización.

i) Certificado de constitución y gerencia actualizado, expedido por la Cámara de Comercio en el que figure el proceso de reorganización correspondiente, con fecha de expedición inferior a un mes.

ii) Certificado de existencia y representación legal expedido por la SFC, donde conste la inscripción del proceso de reorganización, con fecha de expedición inferior a un mes.

iii) Copia de la nueva relación de accionistas o asociados con participación superior al 1% en el capital de la entidad, firmada por el representante legal.

Si como resultado de un proceso de reorganización institucional nace una entidad con nuevo número de NIT, esta deberá cumplir con todos los requisitos contemplados en el numeral 5º de esta CRE para ingresar al grupo de ACO.

7. Suspensión y reactivación para agentes colocadores de OMA.

7.1. Suspensión y reactivación para operaciones de expansión y contracción.

El BR suspenderá a los ACO cuando incumplan con los requisitos de mantenimiento establecidos en el numeral 6.1, cuando no envíe la información correspondiente dentro de los plazos señalados o se presente alguno de los siguientes eventos:

a) Se determine que se ha suministrado información falsa, incompleta o no vigente.

b) La entidad realice un proceso de reorganización institucional y el mismo no sea informado al BR en los términos previstos en el numeral 6.6.

(Nota: Reemplazada por la Circular Reglamentaria Externa 142 de noviembre 29 de 2013 del Banco de la República)