Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA - DSP -153 DE 2014

(Junio 10)

Manual de Sistemas de Pago

Asunto: 2: Sistema de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago, Cedec

Destinatario: Entidades autorizadas sistema Cedec, oficina principal y sucursales del Banco de la República

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Por medio de la presente estamos remitiendo la Circular Reglamentaria Externa DSP-153, la cual sustituye Hoja 2-A1-53 del anexo 1 y la hoja 2-M3-10 del anexo 3 de mayo 14 de 2014, correspondientes al Asunto 2 - Sistema de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago - Cedec del Manual del Departamento de Sistemas de Pago.

Las citadas hojas se sustituyen con el fin de actualizar la lista de entidades participantes en el sistema Cedec, eliminando el código de compensación 08 correspondiente al Scotianbank el cual se fusionó con el Banco Colpatria el pasado 11 de junio de 2013. Les agradecemos tomar las acciones necesarias en sus sistemas teniendo en cuenta la novedad mencionada.

Las anteriores modificaciones aplican a partir de la primera compensación del 11 de junio de 2013.

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CAPÍTULO 1

Aspectos generales

1. Introducción.

Esta circular tiene por objeto reglamentar los aspectos operativos, técnicos, de seguridad y disciplinarios del servicio de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago prestado por el Banco de la República, tales como la identificación de las entidades participantes, sus obligaciones y responsabilidades, el proceso de la compensación y liquidación, los requisitos tecnológicos y de seguridad, los horarios y las tarifas que se cobrará a las entidades participantes.

2. Marco normativo del Cedec.

El funcionamiento del Cedec, así como los derechos, obligaciones y responsabilidades de las entidades participantes en el mismo, se rigen por lo dispuesto en las normas pertinentes del Código de Comercio, el estatuto orgánico del sistema financiero, la Ley 31 de 1992, el Decreto 2520 de 1993, el Decreto 1207 de 1996, el reglamento operativo del servicio de compensación interbancaria aprobado por el consejo de administración del Banco de la República el 20 de abril de 1998, el Decreto 1400 de 2005, con sus modificaciones y adiciones, esta circular reglamentaria y las demás normas que las modifiquen o sustituyan, así como los contratos de vinculación respectivos. Todas las disposiciones aquí citadas se denominarán en su conjunto normas del Cedec.

3. Definiciones.

A continuación se definen los términos utilizados en esta circular reglamentaria y en los contratos de vinculación, los cuales podrán ser usados en singular o en plural, y tendrán el alcance que aquí se les fija:

a) Archivo: Es un conjunto de registros que cumple con el estándar establecido en el documento titulado “Cedec - Formato para el intercambio electrónico de la información de cheques (NACHAM)”, anexo 1 de esta circular.

b) Calidad de la Información: Es la exactitud con que se graba o transcribe en un registro electrónico la información contenida en un cheque u otro instrumento de pago autorizado.

c) Cedec-Banco de la República o sistema: Es el sistema administrado por el Banco de la República para procesar la información recibida de las entidades autorizadas participantes y/o que se requiera enviar a tales entidades, en relación con los cheques y otros

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Instrumentos de pago autorizados al cobro o en devolución. El Cedec-Banco de la República estará ubicado en la oficina principal del Banco en la ciudad de Bogotá, D.C.

d) Centro consolidador: Es el punto geográfico donde cada entidad autorizada tiene instalada su estación de trabajo, Cedec, para comunicarse desde ella con el Cedec Banco de la República. Cada entidad autorizada tendrá sólo un centro consolidador a nivel nacional.

e) Conjunto de registros: Es la información electrónica correspondiente a un grupo de cheques y/u otros instrumentos de pago: a) presentados al cobro, b) presentados en devolución, c) recibidos al cobro, d) recibidos en devolución, y e) anulados, a través del Cedec. Dichos registros deberán ingresarse al sistema de acuerdo con lo establecido en el numeral 8º del Capítulo I de esta circular.

f) Conjunto de registros de instrumentos de pago enviados al cobro: Es el conjunto de registros electrónicos correspondientes a los cheques y demás instrumentos de pago presentados al cobro por cada entidad presentadora, a cargo de cada una de las entidades libradas, por conducto del Cedec-Banco de la República.

g) Conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro: Es el conjunto de registros electrónicos que una entidad librada toma desde su estación de trabajo - Cedec, proveniente del Cedec - Banco de la República, con la información de los cheques y otros instrumentos de pago que han sido presentados al cobro contra dicha entidad por parte de las entidades presentadoras.

h) Conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución: Corresponde al conjunto de registros electrónicos que contienen la información de los cheques y otros instrumentos de pago que una entidad librada ha decidido no pagar, con fundamento en la ley y en las causales de devolución señaladas en esta circular reglamentaria.

i) Conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución: Es el conjunto de registros electrónicos que el Cedec-Banco de la República remite a las entidades presentadoras con la información correspondiente a los cheques y otros instrumentos de pago cuyo pago fue rechazado por las entidades libradas respectivas.

j) Conjunto de registros de anulaciones: Corresponde al conjunto de registros electrónicos que debe ingresar una entidad presentadora al Cedec para retirar registros electrónicos con errores incluidos en el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados al cobro.

k) Compensación multilateral neta o compensación: Es el procedimiento adelantado por el Banco de la República como administrador del sistema para determinar, al final de cada una de las sesiones de la compensación (al cobro y en devolución), el saldo acreedor (a favor) o deudor (en contra) de cada una de las entidades autorizadas que participaron en la respectiva sesión.

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l) Cuentas de depósito: Son las cuentas de depósito en moneda legal colombiana que las entidades autorizadas tengan abiertas en el Banco de la República, de conformidad a lo previsto en la Resolución Interna 3 de 1997 de la Junta Directiva del Banco de la República, las que la modifiquen o adicionen, sus disposiciones reglamentarias y las demás normas pertinentes.

m) Entidad autorizada o EA: Es el nombre genérico con que se designa a los establecimientos de crédito autorizados para participar en el Cedec.

n) Entidad librada o EL: Es la entidad autorizada que administra las cuentas contra las cuales están girados los cheques y demás instrumentos de pago presentados al cobro a través del Cedec, y a quien le corresponde decidir, de acuerdo con la ley, sobre su pago o rechazo.

o) Entidad presentadora o EP: Es la entidad autorizada que presenta un cheque al cobro a través del sistema, para su pago por parte de una entidad librada.

p) Entrada directa de datos o PO (originador de pagos): Se refiere a la funcionalidad que permite el ingreso de registros al sistema en forma directa.

q) Estación de trabajo- Cedec: Es el conjunto de componentes (equipos y programas) que cada entidad autorizada debe tener en su respectivo centro consolidador para conectarse desde allí al Cedec-Banco de la República, con el fin de enviar y recibir la información prevista en esta circular reglamentaria.

r) Instrumentos de pago: Son los documentos de pago que pueden ser compensados en el Cedec, de conformidad con 10 previsto en el numeral 5.2 del Capítulo I de esta circular.

s) Liquidación: Es el asiento débito o crédito que el Banco de la República como administrador del sistema registra en las cuentas de depósito de cada una de las entidades autorizadas, de acuerdo con el resultado de la compensación multilateral neta al cierre a satisfacción de la segunda sesión de la compensación.

t) Nacham: Se refiere al formato de archivos para la transferencia electrónica de fondos de la Asociación Nacional de Cámaras de Compensación Automatizadas de los Estados Unidos de América, modificado para el caso colombiano en los campos fecha y valor.

u) Registro electrónico o registro: Corresponde a la información electrónica detallada de un cheque u otro instrumento de pago autorizado.

v) Ventanas: Son los períodos establecidos por el Banco de la República en esta circular reglamentaria para enviar archivos o ingresar directamente, mediante la funcionalidad de entrada directa de datos, la información referente a los instrumentos de pago enviados al cobro, en devolución, y anulaciones.

w) Servicio de transferencia de archivos encriptados del Banco de la República: Mecanismo provisto por el Banco de la República para el intercambio de archivos de información entre las entidades autorizadas afiliadas al Cedec.

x) Encripción: Mecanismo para brindar confidencialidad a la información mediante algoritmos matemáticos especiales y elatos privados que garantizan que sólo quien los conozca podrá obtener acceso a dicha información.

y) Firma digital: La firma digital señalada en la Ley 527 de 1999 se define como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de elatos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

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z) Suced: Infraestructura de gran alcance que se basa en conceptos de llaves públicas y privadas.

aa) Certificados digitales: La infraestructura de llaves públicas-PKI del Banco de la República es el sistema que brinda servicios de firma digital y ciframiento para mantener segura la información que se manipula en forma electrónica.

4. Características generales del Cedec.

El Cedec funcionará bajo las siguientes características generales, que se desarrollan en esta circular:

a) El Cedec es un sistema diseñado para procesar la información relacionada con la totalidad de los cheques y otros instrumentos de pago autorizados presentados al cobro y en devolución diariamente, mediante un proceso centralizado en el Banco de la República, el cual estará conectado con el centro consolidador de cada entidad autorizada, para el envío y recepción de la información requerida. El sistema Cedec cuenta con dos componentes Cedec WEB y Cedec PO.

En Cedec WEB se procesa toda la información que es ingresada mediante archivos y en Cedec PO se procesa la información que es ingresada en forma directa o manual.

b) El sistema permite clasificar y totalizar la información recibida en el Cedec-Banco de la

República de cada una de las entidades autorizadas participantes, con el fin de obtener las posiciones multilaterales netas a favor o cargo de las mismas. El resultado multilateral neto obtenido en la primera sesión de la compensación se registra provisionalmente en las cuentas de depósito de las entidades autorizadas; con el resultado multilateral neto de la segunda sesión de la compensación se afectan en forma definitiva dichas cuentas de depósito, con lo cual se efectúa la liquidación, de acuerdo con las condiciones descritas en el numeral 5º del Capítulo III de ésta circular.

c) El proceso se efectúa integralmente con información recibida electrónicamente, sin perjuicio de que los documentos físicos, con excepción de aquellos que en el futuro sean objeto de truncamiento, continúen circulando en forma independiente a la información, bajo las mismas reglas y procedimientos establecidos para ello, o los que se establezcan en el futuro.

El sistema permite operar bajo el truncamiento de cheques y otros instrumentos de pago, en la forma en que está definido en el artículo 3º del Decreto 1207 de 1996, o las normas que lo modifiquen, aclaren o sustituyan. No obstante, el truncamiento sólo comenzará a efectuarse cuando se expida el acuerdo interbancario que celebren sobre esta materia los establecimientos de crédito bajo el auspicio de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia, con sujeción a la Ley, evento en el cual se dictarán las normas e instrucciones que se requieran para complementar o modificar la presente circular reglamentaria en lo concerniente al truncamiento.

d) El intercambio físico de los instrumentos de pago entre las entidades autorizadas se realiza en las instalaciones de las cámaras de compensación y/o de las compañías de procesamiento de cheques autorizadas por el Banco, y se sujeta al procedimiento previsto para tal efecto en el Manual del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos, Asunto 5: Procedimientos Operativos de Compensación y Liquidación de Cheques y Otros Instrumentos de Pago Físicos (Cámaras de Compensación).

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e) Las entidades autorizadas, bajo su responsabilidad, podrán contratar con terceros especializados la realización de todos o algunos de los procesos o actividades necesarios para su participación en el Cedec.

5. Alcance del sistema

5.1. Geográfico.

La cobertura del sistema será nacional. Para tal efecto, las ciudades diferentes de aquellas en las que opera el centro consolidador de cada entidad autorizada, deberán disponer de las comunicaciones adecuadas para remitir la información a su centro consolidador; contar con la disponibilidad de equipos requeridos para grabar la información de los cheques y demás Instrumentos de Pago autorizados que envían al cobro y en devolución, y, en general, contar con la infraestructura que les permita cumplir con los procedimientos operativos de que trata esta circular reglamentaria.

Cuando una ciudad se integre al proceso, la totalidad de las Entidades Autorizadas que participen del canje en dicha ciudad, deberán procesar los cheques y demás Instrumentos de Pago al cobro y en devolución a través del Sistema previsto en esta circular. Entre tanto, se mantendrá en dicha ciudad el proceso actual de compensación de cheques y otros instrumentos de pago autorizados.

5.2. Instrumentos de pago:

A través del Cedec podrán compensarse cheques pagaderos en Colombia, girados con cargo a una entidad autorizada, y títulos de depósito judicial que correspondan a depósitos constituidos a la orden de organismos o entidades administrativas que ejerzan funciones de cobro coactivo, o depósitos por arrendamientos. Para estos efectos se entiende por cheque el título valor que cumpla con los requisitos establecidos para el mismo en el Código de Comercio.

Los cheques que se cobren a través del Cedec, incluidos los cheques de gerencia, deberán cumplir los estándares técnicos acogidos por la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia mediante acuerdo expedido en noviembre de 1995, el acuerdo sobre la inclusión de dígito de chequeo en la posición 46 y los demás que los modifiquen o adicionen en el futuro, los cuales, para esos efectos, forman parte de esta circular reglamentaria. Sin embargo, cuando una entidad autorizada reciba un cheque que no cumpla los estándares mencionados, deberá proceder a grabar su información para obtener su pago a través del proceso aquí regulado, sin perjuicio de la responsabilidad que le pueda corresponder por ello a la entidad librada respectiva.

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6. Participantes.

6.1. Entidades autorizadas.

Podrán acceder a los servicios del Cedec los bancos autorizados para operar en Colombia, siempre y cuando cumplan con la totalidad de condiciones y requisitos previstos en el numeral 6.2 del Capítulo I de esta circular reglamentaria. Así mismo, podrán vincularse a este Sistema los otros establecimientos de crédito que en el futuro sean expresamente autorizados por el Banco de la República - subgerencia de operación bancaria.

El Banco de la República también participará en la compensación de cheques y otros instrumentos de pago a través del Cedec como entidad autorizada.

PAR.—Las entidades autorizadas podrán contratar los servicios de compañías procesadoras de instrumentos de pago, o de otras personas jurídicas especializadas que presten servicios requeridos para operar en el Cedec, a las cuales se les permitirá comunicación directa con el Banco de la República, siempre y cuando cumplan los requisitos dispuestos en el numeral 6.2.2. En tal evento, la entidad autorizada respectiva deberá informar mediante comunicación escrita dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago, dando cumplimiento a lo establecido en el literal b) del numeral 6º del capítulo IV de esta circular, el nombre de la compañía de “outsourcing” contratada y el servicio o servicios a ella encomendados. Tales firmas actuarán por cuenta de la entidad autorizada que contrate sus servicios, por lo cual la responsabilidad que eventualmente se origine en la realización de las actividades contratadas, frente al Banco de la República, las otras entidades autorizadas y otros terceros, se mantendrá en cabeza de la respectiva entidad autorizada, en los mismos términos previstos en las normas del Cedec.

6.2. Condiciones y requisitos de acceso al Cedec.

6.2.1. Para las entidades autorizadas.

a) Suscribir el contrato de vinculación respectivo, en el cual, entre otros aspectos, la entidad autorizada se comprometa a cumplir fielmente las normas del Cedec y autorice irrevocablemente al Banco de la República para afectar su cuenta de depósito con la posición resultante de la compensación, el valor de las tarifas por la prestación del servicio, los intereses a que haya lugar por el no pago oportuno de las mismas y las sanciones que el Banco de la República llegare a imponerle de conformidad con lo previsto en esta circular reglamentaria.

b) Disponer de una cuenta de depósito y mantenerla abierta durante su participación en el sistema.

c) Disponer de una estación de trabajo con los programas y los equipos informáticos y de comunicaciones requeridos por el Banco de la República.

d) Remitir una comunicación dirigida a la Dirección del departamento de sistemas de pago en Bogotá solicitando la vinculación al servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago, de acuerdo con lo estipulado en el literal b) del numeral 6º del capítulo IV de la presente circular. La comunicación deberá ser radicada con no menos de

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15 días hábiles de anticipación a la fecha de iniciación de operaciones; además en la misma se deberá indicar lo siguiente:

— Fecha en la que se pretende iniciar su participación en el servicio.

— Ciudades en las que desee iniciar su participación y el nombre de los delegados canjistas que la representarán en cada una de ellas.

— Autorización expresa e irrevocable al Banco de la República para que afecte su cuenta de depósito con el valor resultante de la compensación.

— Si el proceso lo hará directamente o a través de un outsourcing; en este último caso deberá indicar las ciudades donde lo hará a través del outsourcing.

— Si maneja cuenta de cheques nacional.

— Nombre y documento de identidad del representante legal que firmará el contrato.

e) Estar vinculado al sistema denominado servicios electrónicos del Banco de la República - Sebra o al que lo sustituya en el futuro.

f) Dar cumplimiento a lo establecido en la Circular Reglamentaria Externa- SGINF, DCO,

DSEP, DCIN, DTE, DFV, DLEC, DODM, DRI, DDE - 304, Asunto 70, en cuanto al registro ante el departamento de documentación y editorial del Banco de la República de las personas y buzones corporativos o cuentas de correo a las que deben enviarse las circulares reglamentarias externas y sus modificaciones o actualizaciones, y enviar confirmación de este trámite al buzón corporativo cedec@banrep.gov.co

6.2.2. Para las firmas contratistas o de “outsourcing”.

Las firmas que presten el servicio de procesamiento de cheques y otros Instrumentos de Pago, o que realicen otras actividades necesarias para la participación de las entidades autorizadas en el Cedec, serán facultadas por el Banco de la República para contar con comunicación directa al Sistema, previo cumplimiento de las siguientes condiciones:

a) Haber sido identificada por una entidad autorizada, por lo menos, como entidad contratada para actuar a su nombre en los servicios del Cedec.

b) Solicitar autorización para tener comunicación directa con el Cedec, mediante el envío de una carta en tal sentido dirigida a la Dirección del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos del Banco de la República, de acuerdo con lo estipulado en el literal b) del numeral 6º del capítulo IV de la presente circular, manifestando que la compañía interesada conoce y acepta las Normas del Cedec y se compromete a cumplir estrictamente los procedimientos operativos allí previstos, particularmente en lo que se refiere al manejo, transmisión, integridad y confidencialidad de la información.

e) Acreditar que cuenta con los equipos y programas requeridos para conectarse al Cedec Banco de la República, con el fin de enviar y recibir la información pertinente.

d) Certificar que cuenta con un plan de contingencia que garantiza la prestación continua del servicio a sus clientes.

7. Tarifas.

Las tarifas aplicables a los servicios previstos en esta circular a partir de la fecha de firma del contrato, de acuerdo con lo decidido por el consejo de administración del Banco de la República, son las siguientes:

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7.1. Tarifa por registro.

Se aplicará una tarifa única de cuarenta y siete pesos M/L ($ 47,00) por cada registro electrónico que corresponda a un cheque u otro instrumento de pago enviado al cobro o en devolución al Cedec, a través de archivo o de la funcionalidad de PO, independientemente de la hora en que se registre en el sistema Cedec.

7.2. Tarifa fija mensual.

Cada entidad autorizada deberá cancelar al Banco de la República una tarifa mensual fija con cobertura nacional equivalente a la suma de un millón setecientos treinta y tres mil quinientos pesos M/L ($ 1.733.500.00), la cual se cobrará por mes o fracción de mes.

7.3. Tarifas por solicitudes de información adicional.

Por la atención de solicitudes de información adicional o especial formuladas por las entidades autorizadas en relación con el Cedec, habrá lugar al pago de las siguientes tarifas no excluyentes:

a) $ 765,00 por hoja de información impresa de cualquier naturaleza.

b) $ 14.400,00 por archivo electrónico solicitado.

c) $ 28.900,00 por la primera hora, por consultas que requieran dedicación exclusiva de un analista o profesional del Banco de la República para la búsqueda, recolección y/o procesamiento de la información, y de $ 14.400,00 por cada hora o fracción de hora adicional.

Para las solicitudes de información adicional se deberá remitir una comunicación a la Dirección del Departamento de Sistemas de Pago del Banco de la República, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 6 del capítulo IV de la presente circular.

Las tarifas mencionadas en esta circular podrán ser reajustadas por el consejo de administración del Banco de la República, caso en el cual el Banco informará a las entidades autorizadas acerca de las nuevas tarifas y de la fecha a partir de la cual entrarán a regir.

7.4. Procedimiento de cobro de las tarifas.

a) Tarifa por registro

La tarifa señalada en el numeral 7.1 de esta circular se liquidará mensualmente, con base en el número de registros enviados por la entidad autorizada en el mes calendario anterior, y se cargará automáticamente, junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes, de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará el documento de liquidación con el correspondiente cargo, el cual se entenderá aceptado por la entidad autorizada si ésta no manifiesta por escrito ninguna objeción u oposición al mismo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío.

b) Tarifa fija mensual.

La tarifa señalada en el numeral 7.2 de esta circular se liquidará y cobrará mensualmente en forma vencida por el banco y se cargará automáticamente, junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes, de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará el documento de liquidación con el

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Correspondiente cargo, el cual se entenderá aceptado por la entidad autorizada si esta no manifiesta por escrito ninguna objeción u oposición al mismo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío.

a) Tarifas por solicitudes de información adicional.

Con respecto al cobro de la tarifa señalada en numeral 7.3 de esta circular, una vez sea procesada la información requerida por la entidad autorizada, la sección Cedec del Departamento de Sistemas de Pago calculará la tarifa aplicable, de acuerdo con lo previsto en el numeral mencionado, y la debitará junto con el IV A y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes de cualquiera de las cuenta de depósito en moneda legal de la entidad autorizada. Una vez efectuado el anterior cargo, se informará a la entidad autorizada que puede recoger su información, a la cual se adjuntará una relación detallada de la tarifa cobrada.

Si el cargo mencionado en el párrafo anterior no pudiere hacerse, por falta de recursos disponibles suficientes de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal de la entidad autorizada, o por otra razón, el Banco de la República comunicará por escrito a dicha entidad que la información y los documentos solicitados se encuentran a su disposición, así como el valor de la suma liquidada. En dicho caso, la información o los documentos requeridos sólo serán entregados por el banco cuando la entidad autorizada acredite el pago de la tarifa indicada, mediante consignación en cheque o en efectivo, o cargo a cualquiera de sus cuentas de depósito.

8. Estándares.

Los conjuntos de registros podrán ser ingresados al CEDEC mediante archivo o entrada directa de datos por las entidades autorizadas. Cuando un conjunto de registros se ingrese a través de archivo, éste deberá cumplir con el formato estándar definido por el Banco de la República en el documento intitulado “Cedec - Formato para el intercambio electrónico de la información de cheques (NACHAM)”, el cual forma parte de la presente circular reglamentaria como anexo l. El Cedec rechazará los archivos que no se identifiquen con tal formato. Cuando un conjunto de registros sea capturado a través de la entrada directa de datos, deberá cumplir con los procedimientos y requisitos previstos para el efecto en el manual del usuario sistema Cedec.

9. Consecuencias por incumplimientos

9.1. Suspensión del servicio.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 5º del Capítulo III de esta circular, el incumplimiento de la obligación establecida en el literal d) del numeral 1º del Capítulo II de esta circular, en lo que se refiere a la obligación de la entidad autorizada de disponer de fondos suficientes en su cuenta de depósito para cubrir oportunamente el saldo que resulte a su cargo de la compensación

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Multilateral Neta a nivel nacional en la segunda sesión de la compensación, hará que la entidad autorizada con insuficiencia de fondos quede automáticamente suspendida del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago del Banco de la República a nivel nacional, hasta tanto se superen en forma definitiva los hechos que dieron lugar a dicho incumplimiento.

9.2 Consecuencias pecuniarias.

Cada vez que el Banco de la República tenga conocimiento de un posible incumplimiento de las obligaciones establecidas en los literales a), e), i), j) y m) del numeral 1 o del Capítulo II de esta circular, el Banco de la República solicitará un informe escrito sobre los hechos que lo motivaron, para evaluar las circunstancias de la situación. La entidad autorizada dispondrá de un término de diez (10) días calendario, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación del Banco de la República, para dar respuesta escrita a la dirección del departamento de sistemas de pago justificando el hecho reportado y de ser el caso, explicando las acciones a implementar para evitar su repetición, dando cumplimiento a los procedimientos establecidos en el numeral 6º del capítulo IV de la presente circular. Si la entidad autorizada no da respuesta o el Banco de la República encuentra que hubo incumplimiento por no resultar satisfactorias las explicaciones, así se lo hará saber a la entidad autorizada mediante comunicación escrita en la cual le informe de las consecuencias que se derivan del respectivo incumplimiento a las obligaciones y responsabilidades del Cedec, según se define a continuación:

a. Cuando el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones anteriores ocurra por primera vez, se generará una amonestación, cuando a ello haya lugar.

b. Ante la primera (1ª) reincidencia en el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas, se generará una consecuencia pecuniaria equivalente a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, cuando a ello haya lugar.

c. Ante la segunda (2ª) reincidencia, se generará una consecuencia pecuniaria equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, cuando a ello haya lugar.

d. Ante la tercera (3ª) reincidencia, se generará una consecuencia pecuniaria equivalente a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, cuando a ello haya lugar.

e. Ante la cuarta (4ª) reincidencia y cualquier reincidencia posterior, se generarán consecuencias pecuniarias mensuales consecutivas equivalentes a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes hasta tanto se demuestre que ha sido plenamente superado el origen de las faltas.

f. Esta misma consecuencia pecuniaria se aplicará en el evento de que una entidad autorizada ingrese, en cualquier oportunidad, registros electrónicos al cobro o en devolución que no correspondan a ninguno de los instrumentos de pago autorizados en el numeral 5.2 de este capítulo.

g. Ante cualquier reincidencia en la conducta descrita en el párrafo del literal anterior, se aplicará una consecuencia pecuniaria equivalente a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

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En la misma comunicación en la cual el Banco de la República informe de la aplicación de la consecuencia respectiva o posteriormente en inscrito independiente, el Banco de la Republica podrá solicitar a la entidad autorizada el informe por escrito sobre las acciones que implementará para evitar la repetición del hecho que generó el incumplimiento. La entidad autorizada tendrá un plazo inmodificable de cinco (5) días hábiles para dar respuesta al requerimiento de información, de acuerdo con lo dispuesto en el literal j) del numeral del Capítulo II de esta circular y teniendo en cuenta lo estipulado en el numeral 6º del capítulo IV de la presente circular. Si la entidad autorizada no da respuesta en el plazo antes mencionado, el Banco de la República podrá aplicar la consecuencia prevista en el literal a), y así sucesivamente en caso de requerir nuevamente a la entidad autorizada por escrito y cuantas veces lo considere necesario, según se reincida en la ausencia de respuesta. El conteo de los incumplimientos previstos en los literales anteriores, para efectos de determinar las reincidencias, se hará por períodos de un (1) año calendario, del 1º de julio de cada año al 30 de junio del año siguiente.

El valor de las consecuencias pecuniarias será debitado por el Banco de la República directamente de la cuenta de depósito de la entidad autorizada sancionada, el quinto (5º) día hábil siguiente a la comunicación de la respectiva sanción.

10. Aspectos de seguridad.

Esquema de firma digital y encripción con la CA BANREP (entidad certificadora cerrada)

El envío y recepción de los archivos desde y hacia las entidades autorizadas en el sistema Cedec se hará con la ejecución del cliente Suced para la utilización manual o automática de la firma y cifrado digital de los archivos intercambiados. El anterior mecanismo se establece como de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades autorizadas para que puedan operar con el Cedec. La descripción del mecanismo definido por el Banco de la República para el uso del esquema seguro con Suced se encuentra en el documento “declaración de prácticas de certificación de la CA BANREP” del Departamento de Seguridad Informática, el cual se encuentra publicado en página web del Banco www.banrep.gov.co, a través de la ruta servicios bancarios.

En caso de presentarse alguna falla que no permita la correcta funcionalidad del esquema descrito, la entidad autorizada deberá aplicar la estrategia de contingencia “Envío o recepción de archivos con Suced” descrita en el anexo 3 de la presente circular.

(Espacio en blanco).

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CAPÍTULO II

Obligaciones y responsabilidades

1. Obligaciones y responsabilidades de las entidades autorizadas.

Además de lo previsto en otras partes de las normas del Cedec, las entidades autorizadas tendrán las siguientes obligaciones y serán responsables por su incumplimiento:

a) En su condición de entidad presentadora o entidad librada, garantizar la calidad de la información de los instrumentos de pago enviados al cobro y en devolución, respectivamente.

b) En su calidad de entidad librada, visar en forma íntegra los cheques y demás instrumentos de pago autorizados recibidos al cobro.

c) Acatar los horarios, procedimientos, requisitos y normas técnicas contenidos en esta circular reglamentaria y en las demás disposiciones que integran las normas del Cedec, así como cualquier otra instrucción que el Banco de la República expida para el mejor funcionamiento del sistema.

d) Tener fondos disponibles suficientes en su cuenta de depósito para cubrir oportunamente el saldo que resulte a su cargo de la compensación multilateral neta en las dos sesiones de la compensación, las tarifas por la prestación del servicio y las sanciones e intereses que eventualmente llegaren a causarse a su cargo.

e) Supervisar que todos los talonarios de cheques entregados a sus clientes cumplan con los estándares técnicos y de seguridad a que hace referencia esta circular, incluido el dígito de chequeo en la posición 46, y que la calidad de impresión de los mismos permita la transcripción exitosa de los datos exigidos en los registros electrónicos del Cedec.

f) Pagar oportunamente las tarifas establecidas por el Banco de la República como remuneración por la prestación del servicio, si por cualquier razón estas tarifas no son descontadas directamente por el Banco de su Cuenta de Depósito.

g) Ingresar los conjuntos de registros de cheques y otros instrumentos de pago autorizados por cualquiera de los dos mecanismos especificados en el numeral 8º del Capítulo I.

h) Entrenar satisfactoriamente a los operadores del Sistema, los cuales deben asistir al programa de capacitación que dicte el Banco de la República, y participar de las pruebas posteriores que se lleven a cabo en cualquier momento como complemento del servicio.

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i) Conservar todos los registros de cheques y otros instrumentos de pago autorizados en los que haya participado para su compensación, en medio recuperable, por el término que establezca la ley. En caso de un proceso o una investigación judicial o administrativa, el período de conservación debe ampliarse hasta que la investigación o el proceso respectivo haya concluido.

j) Dar respuesta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a los requerimientos de información de sus clientes y de los demás participantes del Sistema que hayan tenido algún tipo de relación con la información solicitada, incluyendo el Banco de la República como operador del Cedec. Así mismo, atender los requerimientos que le formulen las autoridades judiciales o administrativas competentes, dentro del término señalado para cada caso por la autoridad respectiva o por la ley, y, en su defecto, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

k) Aceptar los registros y archivos electrónicos del Banco de la República como prueba de las operaciones cursadas a través del Cedec.

l) Informar al Banco de la República en forma inmediata sobre los inconvenientes y fallas que se presenten en la operación del Cedec.

m) Diseñar y mantener un plan de contingencia que asegure, en lo que a las entidades autorizadas compete, la presentación al cobro y en devolución de los cheques y demás instrumentos de pago a través del Cedec.

n) Cumplir las normas relacionadas con la prevención y el control del lavado de activos y demás actividades delictivas, aplicando, como mínimo, los parámetros y disposiciones contenidos en el código penal, en el estatuto orgánico del sistema financiero, en las instrucciones expedidas al respecto por la Superintendencia Financiera y en las demás disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

o) Cuando contrate el proceso con un tercero, asegurarse de que éste tenga la capacidad técnica, financiera y administrativa para responder directamente por los requerimientos formulados por el Banco de la República, las demás entidades autorizadas participantes y las autoridades judiciales y administrativas competentes.

p) Abstenerse de cursar por el sistema cualquier operación o pago que no corresponda a un instrumento de pago autorizado, de conformidad con lo previsto en el numeral 5.2 del Capítulo I de esta circular.

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2. Obligaciones y responsabilidades del Banco de la República como administrador del Cedec.

El Banco de la República como operador del Cedec tiene las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del Cedec:

a) Validar los registros y rechazar aquellos que no cumplan con los requisitos establecidos para los mismos o que sean enviados por fuera de los horarios establecidos en esta circular.

b) Efectuar la compensación y liquidación de los instrumentos de pago enviados al cobro y en devolución, con información correcta, en la fecha valor correspondiente, afectando en esa fecha las cuentas de depósito de las entidades autorizadas, a menos que alguna de ellas no disponga de recursos suficientes en su cuenta de depósito, en cuyo caso el Banco de la República procederá según lo dispuesto en el numeral 5.3 del Capítulo III de esta circular.

c) Dejar disponibles los conjuntos de registros con la información de los cheques y demás instrumentos de pago al cobro o devueltos, según el caso, para que las entidades autorizadas los tomen, en la misma fecha en que la información respectiva haya sido recibida de las entidades autorizadas.

d) Conservar los registros con la información de los cheques y demás Instrumentos de pago tramitados a través del Cedec, por el término previsto en su régimen legal propio de conservación de sus documentos.

e) Certificar, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, de acuerdo con los términos de conservación y con base en los registros electrónicos del sistema, la información relacionada con el trámite de un instrumento de pago, cuando así se lo solicite una o ambas entidades autorizadas participantes en el cobro o devolución del mismo.

Igualmente, a petición de cualquiera de ellas, suministrar copia de los registros electrónicos correspondientes.

f) Atender y responder, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, cualquier comentario, inquietud, queja o solicitud, diferente de la prevista en el literal anterior, que le formule cualquier entidad autorizada en relación con una operación específica o con el funcionamiento del sistema en general.

g) Aceptar los registros electrónicos del Cedec como prueba de las operaciones cursadas a través del sistema.

h) Velar por la integridad y confidencialidad de la información que reciba de las entidades autorizadas o que envíe a ellas en desarrollo de la operación del Cedec.

i) Informar oportunamente a las entidades autorizadas acerca del ingreso o retiro de cualquier entidad autorizada.

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j) Diseñar, probar y poner en ejecución un plan de contingencia tendiente a procurar la operación continua del Cedec.

El Banco de la República como operador del servicio de compensación electrónica de cheques - Cedec, se abstendrá de revisar y ajustar archivos cuyo contenido corresponda a registros de cheques al cobro o en devolución de las entidades autorizadas. Dichas entidades deberán por ende adoptar las medidas necesarias para validar internamente el formato y el contenido de sus archivos Cedec.

(Espacio disponible)

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CAPÍTULO III

Procedimientos de operación

1. Descripción general.

De acuerdo con las decisiones y procedimientos internos propios de cada entidad presentadora, ella misma, o la compañía de “outsourcing” contratada para el efecto, debe enviar o ingresar al Cedec, Banco de la República desde su centro consolidador el conjunto de registros de la totalidad de los cheques y demás instrumentos de pago recibidos en sus diferentes oficinas, agencias y sucursales participantes en el Cedec, para su proceso, reagrupación y remisión a las entidades libradas.

Las entidades libradas, directamente o por intermedio de las firmas contratadas, realizarán los procesos internos de visado, afectación contable y devolución, si a ello hubiere lugar. Con la información de los cheques y los otros Instrumentos de Pago no pagados, se constituirá el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución, señalando las causales de devolución respectivas, en los campos dispuestos para el efecto.

El Banco de la República recibirá la información de los cheques y demás instrumentos de pago devueltos, la procesará y reagrupará para remitirla a las entidades presentadoras respectivas.

2. Procesos sobre los conjuntos de registros efectuados por las entidades autorizadas y el Banco de la República.

Para la conformación y el envío (o ingreso, según el caso) de la información referente a los instrumentos de pago al cobro o en devolución, las entidades autorizadas, ya sea que actúen como entidades presentadoras o entidades libradas, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones, y responderán ante las otras entidades autorizadas, sus clientes u otros terceros por los perjuicios que ocasione su incumplimiento, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables:

2.1. Proceso de cheques y otros instrumentos de pago enviados al cobro.

2.1.1. Arreglo y transmisión de la información.

a) Integrar en el centro consolidador de la entidad autorizada presentadora la información con el detalle de los cheques y otros instrumentos de pago autorizados que se hayan recibido con cargo a otras entidades autorizadas, para su envío o ingreso al Cedec Banco de la República.

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Verificar la calidad de la información de cada registro a incluir en el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados al cobro, especialmente en cuanto a códigos de ruta y tránsito, número del instrumento de pago y número de cuenta, dígito de chequeo (posición 46 de la banda magnética en el caso de cheques) y valor reportado. Para efectos del valor predomina el especificado en letras, en el caso de los cheques, de conformidad con lo previsto en el artículo 623 del Código de Comercio.

c) Enviar o ingresar al Cedec los Conjuntos de Registros mediante cualquiera de los dos mecanismos descritos en el numeral 8º del Capítulo l. La entidad presentadora podrá ingresar, mediante archivos o el originador de pagos, PO, tantos conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro como desee, dentro de las ventanas previstas para el efecto en esta circular.

2.1.2. Control del movimiento.

Dada la responsabilidad que las entidades presentadoras asumen por la calidad de la información de los instrumentos de pago que presenten al cobro a través del Cedec, estas deberán establecer procedimientos efectivos de control en cada uno de los procesos, con la periodicidad que se estime conveniente. Para que estos procedimientos garanticen la Calidad de la Información, deberán contemplar los siguientes aspectos, como mínimo:

a) Efectuar el chequeo y validación del campo valor.

b) Asegurar que el número y valor total de los cheques y demás instrumentos de pago recibidos físicamente en un determinado día con cargo a otras entidades autorizadas, coincida con el total de número y valor incorporado en los conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro de ese día.

e) Comprobar que todos los instrumentos de pago correspondientes a conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro que hayan ingresado al sistema, hayan sido marcados con el respectivo sello de canje en el reverso.

d) Controlar que la información de cada instrumento de pago no sea enviada más de una vez.

2.2. Proceso de anulaciones.

La entidad presentadora que después de ingresar al Cedec uno o más conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro encuentre uno o varios errores en alguno de ellos, está facultada para efectuar su retiro, mediante el envío o ingreso de un conjunto de registros de anulaciones.

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2.3. Proceso en el Cedec de los instrumentos de pago autorizados enviados al cobro.

El Banco de la República recibirá los conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro procedentes de cada entidad presentadora, los validará y procesará con el fin de calcular las posiciones multilaterales netas al cierre de la sesión al cobro de la compensación, y conformará el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro, disponible para cada entidad librada.

El conjunto de registros de anulaciones también forma parte del proceso de compensación correspondiente a la sesión al cobro, por lo cual sus valores se incorporarán en el cálculo de la posición multilateral neta que efectuará el Banco de la República al concluir la primera sesión de la compensación.

A su vez, el Cedec-Banco de la República incluirá el movimiento del conjunto de registros de anulaciones en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro, producido como salida para la entidad librada respectiva.

2.4. Procesos en la recepción de los conjuntos de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro.

Cada entidad librada tendrá disponible en el Cedec-Banco de la República, y podrá tomar de allí, el Conjunto de Registros de Instrumentos de pago recibidos al cobro con la información de todos los instrumentos de pago a su cargo, con el propósito de efectuar el proceso de visado y el cargo en la cuenta corriente respectiva, o su devolución cuando haya causal válida para ello, en los términos establecidos en esta circular.

Como el conjunto de registros que el sistema proveerá a la entidad librada se encuentra en el formato descrito en el documento “Cedec: Formato para intercambio electrónico de la información de cheques (Nacham)”, Anexo 1 de este documento, corresponde a la Entidad Librada procesar la información recibida para adaptarla a su organización, programas y esquemas internos.

2.4.1. Visado electrónico de cheques y otros instrumentos de pago.

La entidad librada procederá a revisar, con base en la información recibida, los siguientes aspectos, entre otros:

a) Que la cuenta respectiva exista y esté vigente

b) Que el número de cada instrumento de pago esté asignado al número de cuenta contra la cual fue girado.

c) Que el número de cheque o instrumento de pago respectivo no haya sido pagado previamente.

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d) Que haya fondos disponibles suficientes en la cuenta para autorizar el pago, sin perjuicio de las políticas establecidas por la entidad librada en materia de sobregiros o descubiertos, o lo acordado a este respecto con sus clientes.

e) Que no exista una orden previa de no-pago emitida por el titular de la cuenta o por una autoridad judicial o administrativa competente.

f) Que el dígito de chequeo concuerde con la información recibida.

g) Que el titular de la cuenta no haya iniciado el trámite de su liquidación, con base en los avisos que para el efecto hayan sido publicados.

h) Con relación a los cheques para abono en cuenta, los títulos de depósito judicial especificados en el numeral 5.2 del capítulo I, y los cheques fiscales, verificar en el reverso del documento la constancia de haber sido consignado en la cuenta del primer beneficiario o de la entidad pública respectiva.

2.4.2. Visado manual de cheques y otros Instrumentos de Pago autorizados.

Sin perjuicio de lo establecido en el numeral anterior, las entidades libradas, una vez recibidos los instrumentos de pago presentados a su cargo, deben proceder a completar el proceso de visado en los aspectos complementarios que permitan la autorización de pago, de conformidad lo previsto al respecto en el Código de Comercio y demás normas pertinentes.

Aunque la entidad presentadora sea responsable de la calidad de la información, ello no libera a la entidad librada de su responsabilidad por el visado de los instrumentos de pago, y de las consecuencias que deba asumir por el pago irregular de un instrumento de pago.

Concluido el proceso de visado electrónico y manual, la entidad librada debe tener identificados los registros correspondientes a los instrumentos de pago que deben ser devueltos, con los cuales conformará el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución y los ingresará o enviará al Cedec.

Las entidades autorizadas deben adelantar todas las gestiones necesarias para verificar que la devolución de un instrumento de pago no sea producto de errores en la información de ese día, o de días anteriores, tales como equivocaciones en el número de un instrumento de pago, que lo haga aparecer como ya pagado. De tal forma, cuando una entidad librada tenga dudas acerca de la información, debe confirmarla con el instrumento de pago físico.

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2.5. Procesamiento del conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución.

Cada entidad librada debe seguir los siguientes pasos, con el fin de conformar el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución:

a) Cuando se trate de procesamiento mediante archivos, se debe incluir una adenda por cada uno de los registros de cheques u otros instrumentos de pago autorizados que se devuelven, en la cual se especifique la causal o causales de devolución. Cuando se trate de ingreso de la información mediante el originador de pagos - PO, se deberán grabar las causales de devolución de acuerdo con las especificaciones del manual del usuario del sistema Cedec WEB. El incumplimiento de este requisito originará que el Cedec-Banco de la República rechace en su totalidad el archivo correspondiente al conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución, cuando se utilice este mecanismo, o no acepte la transacción, si se realiza por la opción de entrada directa de datos.

b) Integrar en el centro consolidador la información sobre los registros de los cheques y los otros instrumentos de pago que serán enviados en devolución, correspondiente a la totalidad de las ciudades vinculadas al sistema.

c) Comprobar que el número de registros y el valor total de los mismos coincida con el número y valor de los cheques y los demás instrumentos de pago enviados en devolución al intercambio físico. La entidad librada no podrá devolver por el Cedec, cheques u otros instrumentos de pago cuya información no haya recibido en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro. Tampoco podrá entregar en la cámara de compensación del Banco de la República ni en las instalaciones de las compañías de “Outsourcing” facultadas para ello, cheques u otros instrumentos de pago autorizados cuya información no haya sido incluida en el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución.

d) Efectuar el envío de la información mediante archivo o su captura a través de la entrada directa de datos, dentro del horario previsto para el efecto.

2.5.1. Validaciones de duplicados.

El sistema Cedec efectuará las siguientes validaciones frente a duplicados:

a) Se rechazaran todos los registros de cheques (así se hayan posicionado) que sean enviados por entidades diferentes y que vayan dirigidos a una misma entidad, a un mismo número de cuenta y con el mismo serial.

b) Si el cheque es remitido nuevamente por la misma entidad originadora, no se realiza el rechazo automático del cheque ya posicionado.

c) El Banco de la República liberará y dejará disponibles los conjuntos de registros procesados en las sesiones al cobro y en devolución para que las entidades autorizadas los tomen, dentro de la hora siguiente a la establecida para el cierre de cada sesión, o dentro de igual período de tiempo luego del respectivo cierre cuando se presente retraso de alguna naturaleza en la ejecución del mismo.

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2.6. Proceso en el Cedec de los cheques y otros instrumentos de pago autorizados enviados en devolución.

El Cedec-Banco de la República recibirá el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución, los procesará con el fin de calcular las nuevas posiciones y conformará los conjuntos de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución, con destino a las respectivas entidades presentadoras.

2.7. Proceso de ajuste por devoluciones.

Cada entidad presentadora tomará del Cedec-Banco de la República el Conjunto de Registros de Instrumentos de pago recibidos en devolución que le corresponde, con el fin de efectuar los registros contables que sean procedentes en sus respectivos sistemas de cuentas corrientes.

Cada entidad presentadora verificará que recibió físicamente la totalidad de los instrumentos de pago correspondientes a los registros contenidos en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución.

2.8. Proceso de retiros de devolución.

El sistema permite realizar retiros de devoluciones enviadas y procesadas por el sistema. En este caso, el registro original enviado al cobro queda nuevamente en compensación y procesado.

El retiro de devolución funciona bajo el mismo esquema de retiros de canje: tipo TRCREVERSAL y se debe enviar el registro original de devolución incluyendo la adenda.

3. Identificación y conciliación de diferencias.

Cuando en desarrollo de los procesos del Cedec se presenten diferencias de información, éstas serán tratadas de la forma como se especifica a continuación, según el caso:

a) Se recibe físicamente un cheque u otro instrumento de pago que no se encuentra incluido en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro o en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución, según el caso: Este cheque o documento, al no haber sido incluido en el conjunto de registros respectivo, es considerado como un documento no procesado o, lo que es lo mismo, no presentado al canje, por lo cual debe ser remitido a la entidad presentadora o a la entidad librada, según corresponda, en la siguiente sesión de la compensación, en relación y sobre independientes, con totales por concepto de número y valor.

b) Aparece registrado un instrumento de pago en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro, pero el documento físico no se recibe: En este caso la entidad librada está obligada a rechazar el registro electrónico por la causal número 24a, equivalente en el Cedec a la 28, recayendo la responsabilidad de la misma en la entidad presentadora. Esta última es responsable de la ubicación del documento y de resolver la diferencia el mismo día, si es posible, o, de lo contrario, de entregar el documento junto con el registro respectivo a más tardar en la compensación del día siguiente. La entidad presentadora que no entregue un instrumento de pago el día en que lo recibe es responsable, de acuerdo con la ley, por las consecuencias que se deriven de la pérdida del mismo o de su presentación tardía al cobro.

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c) Aparece registrado un cheque u otro instrumento de pago autorizado en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución, pero el documento físico no se recibe: En este caso la entidad presentadora aceptará la devolución y requerirá por fuera del sistema la entrega del documento, a menos que haya sido devuelto por la causal número 24a (28 para el Cedec) a que se refiere el literal b) anterior. Salvo la excepción mencionada, la entidad librada es responsable de la ubicación del documento y su entrega a la entidad presentadora, e igualmente deberá responder por las implicaciones de no encontrar el mismo, o de su entrega tardía a la entidad presentadora.

d) Información diferente en un campo distinto al del valor: Cuando la diferencia sea en un campo distinto al campo valor en la información sobre cheques u otros Instrumentos de pago autorizados que se presentan al cobro, la entidad librada debe, por medio del visado electrónico, encontrar tal diferencia y originar la devolución por la causal que le corresponda, según sea el origen de la diferencia. La responsabilidad por este hecho recae en la entidad presentadora.

d) Información diferente en un campo distinto al del valor: Cuando la diferencia sea en un campo distinto al campo valor en la información sobre cheques u otros Instrumentos de pago autorizados que se presentan al cobro, la entidad librada debe, por medio del visado electrónico, encontrar tal diferencia y originar la devolución por la causal que le corresponda, según sea el origen de la diferencia. La responsabilidad por este hecho recae en la entidad presentadora.

e) Información diferente en el campo valor: Si la entidad librada encuentra errores al comparar el registro electrónico con el instrumento de pago en el campo valor, deberá incluir el registro errado como devolución, con la causal 27, cuya responsabilidad recae en la entidad presentadora. Si por cualquier razón válida decide autorizar el pago del documento, la operación se realizará por fuera del sistema, pero de todas formas se registrará la devolución en el conjunto de instrumentos de pago enviados en devolución.

f) Información diferente en las causales de devolución: Cuando la causal de devolución contenida en un registro electrónico incluido en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución no corresponda con la anotada físicamente en el respectivo instrumento de pago, se entenderá que éste ha sido devuelto por la causal señalada en forma electrónica. La entidad librada será responsable de las consecuencias que pudieren llegar a derivarse de dicha diferencia y de la aplicación de la regla prevista en el presente literal.

4. Causales de devolución.

4.1. Causales de devolución de cheques:

En el Cedec se aplicarán las causales actualmente vigentes para la devolución de cheques, descritas en el manual del departamento de servicios electrónicos y pagos, Asunto 5: “procedimientos operativos de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago (cámaras de compensación)” y las que la modifiquen, adicionen o sustituyan, salvo las circunstancias que a continuación se establecen:

• Dado que el campo estándar para la identificación de cada causal de devolución en el Cedec es de sólo dos dígitos, las causales 26a, 26b y 26c se redefinen, para efectos del Cedec, como las causales 26, 33 y 34 respectivamente.

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Se incorpora la actualización de las causales de devolución aprobada por la junta directiva de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia el 12 de mayo de 1999, en los términos que se describen a continuación:

La causal 24. Mal remitido, no es a nuestro cargo cambia su nombre por “Mal remitido” y se subdivide en los literales a), b), c), d) y e).

Causal 24. Mal remitido Se aplicará cuando el cheque no es a cargo de la entidad librada (EL) que lo está recibiendo o cuando la entidad librada (EL) encuentre inconsistencias en la información contenida en el Registro electrónico del archivo Cedec.

24a- Mal remitido - Registro electrónico sin documento físico Operará cuando la entidad presentadora (EP) transmita un registro electrónico al Cedec y no remite el cheque físico, estando obligada a hacerlo. (Será para el Cedec la causal 28).

24b-Mal remitido - Cuenta errada Se aplicará cuando la entidad presentadora (EP) transmita en el registro electrónico del archivo Cedec un número de cuenta errado. (Será para el Cedec la causal 29).

24c Mal remitido - Número de cheque errado. Se utilizará cuando la entidad presentadora (EP) transmita en el registro electrónico del Cedec, un número de cheque errado. (Será para el Cedec la causal 30).

24d - Mal remitido - Código de ruta errado o de otra plaza. Se empleará cuando la entidad presentadora (EP) transmita en el registro electrónico del Cedec, un código de ruta errado. (Será para el Cedec la causal 31).

24e - Mal remitido - Código de tránsito errado o de otro banco. Operará cuando la entidad presentadora (EP) transmita en el registro electrónico del Cedec, un código de tránsito errado. (Será para el Cedec la causal 32).

Causal 27. Valor inconsistente entre el Registro y el cheque. Se aplicará cuando se presenten diferencias entre el valor del cheque y el transmitido en el registro electrónico.

(Será para el Cedec la causal 27).

PAR.—Las causales aprobadas por la asociación bancaria y de entidades financieras de Colombia el 12 de mayo de 1999 se aplican únicamente dentro del procedimiento interbancario del canje a través del Cedec, razón por la cual no dan lugar a la devolución material del cheque al depositante.

4.2. Causales de devolución de títulos de depósito judicial.

Se incorpora como anexo 2 el documento aprobado por la junta directiva de la asociación.

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Bancaria y de entidades financieras de Colombia el 29 de marzo de 2001, que contiene las causales de devolución para los títulos de depósito judicial especificados en el numeral 5.2 del capítulo I.

En dicho anexo se mencionan las causales 24a a 24e que tienen su equivalencia en el Cedec de la siguiente forma:

24a será para el Cedec la 28,

24b será para el Cedec la 29,

24c será para el Cedec la 30,

24d será para el Cedec la 31 y

24e será para el Cedec la 32.

5. Compensación y liquidación.

5.1. Compensación multilateral neta.

Aunque el Cedec tiene un proceso continuo de monitoreo de las posiciones multilaterales netas, para efectos de realizar las anotaciones respectivas en las cuentas de depósito sólo se tendrán en cuenta los resultados de la compensación efectuada en los siguientes dos momentos:

a) Al cierre de la sesión correspondiente a los registros de cheques y otros instrumentos de pago enviados al cobro.

b) Al cierre de la sesión correspondiente a los registros de cheques y otros Instrumentos de Pago enviados en devolución.

La compensación calculada por el Cedec sólo tiene en cuenta los instrumentos de pago autorizados contenidos en los registros validados, aceptados y procesados por el sistema, lo cual significa que quedan excluidos de la compensación y liquidación los instrumentos de pago que el Cedec rechace por cualquier motivo.

5.2. Liquidación.

Con las posiciones multilaterales netas calculadas al cierre de la segunda sesión de la compensación, el Banco de la República, actuando como operador del Cedec, procederá a realizar la liquidación, efectuando el asiento contable definitivo a favor o a cargo de cada entidad autorizada, según el caso. Efectuada dicha liquidación, los recursos respectivos quedarán disponibles en las cuentas de depósito de las entidades autorizadas.

La liquidación se registrará con la misma fecha valor de la sesión de cheques y otros instrumentos de pago presentados al cobro.

Sin perjuicio de lo anterior, con las posiciones multilaterales netas calculadas al cierre de la sesión al cobro, se efectuará una afectación provisional de las cuentas de depósito, en virtud de la cual

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Los recursos correspondientes a las posiciones de cada entidad son congelados hasta el cierre final de la compensación. Dado lo anterior, las entidades autorizadas no podrán disponer de los recursos correspondientes a sus respectivas posiciones, débito o crédito, antes de que se haya realizado la Liquidación, al cierre de la segunda sesión de la compensación.

5.3. Disponibilidad de fondos.

La liquidación estará siempre sujeta a la existencia de recursos suficientes disponibles en las cuentas de depósito, de tal manera que el Banco de la República, en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, concederá sobregiros o descubiertos a las entidades autorizadas para efectuar la liquidación.

Para controlar su liquidez, las entidades autorizadas disponen, entre otros recursos, de un sistema de monitoreo en su estación de trabajo-Cedec, desde la cual pueden consultar las posiciones multilaterales netas. Las posiciones multilaterales netas finales para cada una de las sesiones de la compensación estarán disponibles para consulta una hora después de la hora fijada para cada uno de los respectivos cierres.

Si por cualquier razón los recursos disponibles de una entidad autorizada son insuficientes con relación a la posición a su cargo resultante al cierre de las sesiones al cobro o en devolución a nivel nacional, es decir teniendo en cuenta tanto el Cedec como el movimiento tramitado a través de las cámaras de compensación del país, se procederá de la siguiente manera:

a) Al concluir la sesión al cobro, el Banco de la República informará sobre la situación presentada a la entidad autorizada cuya disponibilidad de fondos en su cuenta de depósito sea insuficiente para cubrir su posición neta a cargo, para que proceda a la consecución de los recursos necesarios con otra entidad que tenga cuenta de depósito en el Banco de la República. Para tal efecto, un funcionario de la entidad con saldo deficitario, deberá remitir vía correo electrónico a la cuenta cuentadedeposito@banrep.gov.co la información del nombre de la entidad que le transferirá los fondos, el valor y la transacción a habilitar, con fecha valor de la compensación que se está liquidando. Con esta información, el administrador del CUD del Banco de la República habilitará la fecha para la transacción solicitada y coordinará con la entidad que entrega los fondos el traslado de los mismos en forma automática por ese sistema.

b) Como mecanismo adicional para el cubrimiento de faltantes registrados al cierre de la primera sesión de la compensación, la entidad autorizada que registre el faltante podrá acudir a la realización de operaciones de expansión transitoria mediante una ventanilla de “repos overnight por compensación”, cuya operatividad se encuentra reglamentada en el Asunto 10 “Procedimientos para las Operaciones de Expansión y Contracción Monetaria” del Manual de la Unidad de Operaciones de Mercado, y en el Asunto Nº 3 del Manual del Departamento de Sistemas de Pago. El citado mecanismo de “Repos

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Overnight por compensación” operará igualmente para el caso de aquellas entidades que, sin registrar saldos deficitarios al cierre de la primera sesión de la compensación, consideren necesario aumentar el saldo de su cuenta de depósito, a efectos de prever posibles faltantes al cierre de la segunda sesión de la compensación.

c) Si la insuficiencia de fondos tiene lugar o se mantiene al concluir la sesión de documentos en devolución, el Banco de la República otorgará un plazo de una (1) hora a la entidad autorizada en cuestión, para que cubra el faltante en su cuenta de depósito mediante el mecanismo descrito en el literal a), postergándose el cierre final de la compensación y su respectiva liquidación. Si al concluir dicho plazo persiste la insuficiencia de fondos, el Banco de la República efectuará el reproceso total de la compensación (al cobro y en devolución) a nivel nacional, excluyendo a la entidad autorizada deficitaria.

Para estos efectos, el Banco de la República procederá a reprocesar las planillas correspondientes al cierre de la primera y de la segunda sesiones de la compensación en el Cedec y en las cámaras de compensación, para excluir de las planillas multilaterales los documentos presentados y recibidos al cobro y en devolución por la entidad autorizada deficitaria y recalcular las nuevas posiciones multilaterales netas, con las que se efectuará la liquidación, siempre y cuando todas las demás entidades autorizadas cuenten para ello con los recursos necesarios en sus cuentas de depósito. Por efectos del reproceso, los instrumentos de pago presentados y recibidos al cobro por la entidad autorizada que haya dado lugar al mismo, se considerarán por fuera de la respectiva compensación.

d) Si como resultado del anterior reproceso, una o más entidades resultan con saldo deficitario en su cuenta de depósito con fecha valor de la compensación que se está liquidando, dichas entidades deberán cubrir el respectivo faltante dentro de la hora siguiente, por cualquiera de los siguientes mecanismos, a su elección: 1) El suministro de recursos por parte de otra entidad con cuenta de depósito en el Banco de la República, en las condiciones y con el procedimiento descrito en el literal a) anterior; 2) acudir a un “apoyo transitorio de liquidez por defecto en la cuenta de depósito”, en las condiciones establecidas en el Asunto 2 del Manual del Departamento de Operaciones y Desarrollo de Mercado, o 3) utilizar el mecanismo de “Repo Overnight por Compensación”, en las mismas condiciones descritas en el literal b) anterior. El departamento de sistemas de pago informará por teléfono a los tesoreros de las respectivas entidades autorizadas el valor del faltante y el cupo disponible de “Repo Overnight por Compensación”, con el fin de que dichas Entidades determinen el mecanismo del cual harán uso para cubrir el faltante.

Si alguna de las entidades autorizadas deficitarias no cubre su faltante dentro del plazo señalado en el párrafo anterior, por cualquiera de los mecanismos previstos en el mismo, se reprocesará de nuevo la compensación, excluyendo de la misma a la(s) entidad(es) autorizada(s) deficitaria(s), y así, sucesivamente, hasta que se pueda realizar la liquidación de la respectiva compensación.

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El faltante de recursos registrado en cualquiera de las sesiones de la compensación originará, por parte del Banco de la República, un requerimiento a la respectiva entidad autorizada para el envío de un informe escrito a la subdirección de cuentas de depósito y pagos del Departamento de Sistemas de Pago, en el cual se expliquen las razones del incumplimiento. Además, se comunicará el hecho en forma inmediata a la Superintendencia Financiera. Este requerimiento y el reporte a la Superintendencia Financiera no operarán cuando el faltante haya sido cubierto, en su totalidad, mediante la utilización de un “Repo Overnight por Compensación”, o haya sido originado en el reproceso de la Compensación.

Cuando sea necesario efectuar el reproceso de la compensación, la entidad autorizada deficitaria que haya dado lugar al reproceso, se considerará automáticamente suspendida del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago del Banco de la República a nivel nacional, debiendo proceder a acordar con las demás entidades autorizadas el procedimiento a seguir en adelante para el intercambio de los documentos físicos y la realización de los respectivos pagos por fuera del Cedec y de las cámaras de compensación del Banco y sin su intervención.

No obstante lo anterior, en la sesión siguiente a aquella en la cual se realice un reproceso, el Banco de la República podrá permitir el acceso del delegado canjista de la entidad autorizada suspendida al recinto de las cámaras de compensación, a efectos de facilitar la restitución recíproca de los documentos físicos intercambiados antes del reproceso.

La Entidad autorizada que por tener faltantes en su cuenta de depósito dé lugar a demoras y/o al reprocesamiento de la compensación, será responsable, de acuerdo con la ley, por los perjuicios que con ello ocasione a otras entidades autorizadas, a sus propios clientes o a otros terceros.

6. Horarios.

6.1. Horarios para la transmisión o ingreso de los Conjuntos de Registros al Cedec - Banco de la República.

Los horarios para la transmisión o ingreso de los conjuntos de registros al Cedec son los descritos en el cuadro siguiente:

Sesión y ventanaDías hábiles
Al cobro (día t)14:00:00:00-20:30:00:00
En devolución (día t+1)21:30:00:01 día d- 11:30:00:00 día d+ 1

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6.2. Horario de transmisión de archivos del Cedec-Banco de la República a las estaciones de trabajo de las entidades autorizadas.

El Cedec-Banco de la República liberará y dejará disponibles los conjuntos de registros procesados en las sesiones al cobro y en devolución para que las entidades autorizadas los tomen, dentro de la hora siguiente a la establecida para el cierre de cada sesión, o dentro de igual período de tiempo luego del respectivo cierre cuando se presente retraso de alguna naturaleza en la ejecución del mismo.

6.3. Ampliación de horarios.

Cuando se presenten circunstancias que impidan el envío de los archivos dentro de los horarios establecidos, se podrá autorizar para la sesión que se encuentre en proceso la ampliación de los horarios normales señalados anteriormente; la solicitud deberá ser realizada por funcionarios de las entidades autorizadas que requieran la ampliación de horario, o por funcionarios de las firmas de outsourcing en representación de éstas. En cualquiera de los casos, se deberá proporcionar al funcionario del Banco de la República el nombre y cargo de quién realiza la solicitud y explicar el motivo por el cual se solicita la ampliación.

La solicitud de ampliación se deberá realizar hasta 10 minutos antes a la hora límite para la transmisión del conjunto de registros de cada sesión. El incumplimiento de los horarios sin la debida autorización, será tratado de acuerdo con lo establecido en el numeral 9.2 del capítulo I de esta circular.

6.4. Otros horarios.

El sistema Cedec no estará disponible para las entidades autorizadas de lunes a viernes entre las 3:00 y las 7:00 horas, ni los fines de semana o días festivos. El Call Center del Cedec atenderá a los usuarios del Sistema para consultas de tipo operativo, de lunes a viernes entre las 8:15 y las 21:00 horas. El centro de soporte informático atenderá a los usuarios del Cedec, para consultas de tipo técnico, de lunes a viernes entre las 6:00 y las 21:00 horas.

6.4.1. Horario para días cívicos.

El servicio del sistema Cedec se podrá suspender en una ciudad cuando la autoridad competente decrete día cívico. Para suspender el servicio, en este caso, la entidad coordinadora del proceso de canje de la respectiva ciudad deberá elaborar un acta en la que todas las entidades autorizadas participantes en esa plaza o ciudad estén de acuerdo en no prestar el servicio de compensación de cheques para los días decretados como cívicos. El acta deberá estar firmada por todos los gerentes de las entidades autorizadas, entendiéndose que dicha decisión cuenta con el aval de sus oficinas principales y deberá remitirse debidamente firmada como mínimo con dos días de anticipación al inicio de las festividades a la cuenta de correo CEDEC@banrep.gov.co.

Hoja 2-29

La citada suspensión del servicio de canje en una ciudad aplicará para el canje al cobro del día cívico y para sus devoluciones al siguiente día hábil, debiéndose sin embargo tramitar en los horarios normales del día cívico, las devoluciones del canje del día inmediatamente anterior.

7. Retiro voluntario de una entidad autorizada.

La entidad autorizada que desee retirarse del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago, deberá enviar a la dirección del departamento de sistemas de pago del Banco de la República una carta en la cual le comunique tal decisión, con una antelación mínima de 2 meses a la fecha efectiva de su retiro, indicando en ella el nombre de otra entidad autorizada que vaya a actuar como su corresponsal temporal para el pago de los instrumentos de pago que se presenten a su cargo con posterioridad al retiro. A dicha comunicación deberá acompañarse la aceptación escrita de la entidad autorizada corresponsal, por un término mínimo de un (1) año contado a partir de la fecha de retiro de la primera entidad. Las anteriores comunicaciones deberán tener presente el cumplimiento de los requisitos estipulados en el literal b) del numeral 6 del capítulo IV de la presente circular.

Sin embargo, podrá prescindirse de la designación y aceptación de una entidad autorizada corresponsal en los siguientes casos:

1. Cuando la entidad autorizada se retire porque deja de operar como establecimiento de crédito, siempre que el representante legal y el revisor fiscal de la misma certifiquen por escrito, con el cumplimiento de los requisitos contemplados en el literal b) del numeral 6º del capítulo IV de la presente circular, antes de hacerse efectivo su retiro, que dicha entidad autorizada ha cerrado la totalidad de las cuentas corrientes de sus clientes y no existen cheques de gerencia pendientes de pago.

2. Cuando la entidad autorizada que se retira transfiera a otra entidad autorizada la totalidad de sus cuentas corrientes y de los pasivos asociados a las mismas, como resultado de una fusión, escisión, cesión total o parcial de activos, pasivos y contratos, u otro mecanismo que legal o contractualmente produzca los mismos efectos, siempre que el retiro efectivo de la entidad autorizada no se produzca antes de que se perfeccione la respectiva figura.

En cualquier caso, la entidad autorizada que se retire del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago deberá dar aviso de ello a sus clientes con la misma antelación señalada en el párrafo inicial, indicando la fecha y el nombre de la entidad autorizada que seguirá atendiendo el pago de los instrumentos de pago a su cargo, cuando ello corresponda. El Banco de la República informará al respecto a las demás entidades autorizadas participantes en el Servicio de Compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago.

Hoja 2-30

CAPITULO IV

Disposiciones finales

1. Plan de contingencia.

El Banco de la República dispondrá de un plan de contingencia, cuyos procedimientos se detallan en el Manual de Contingencia del Cedec (Anexo 3), para permitir el funcionamiento continuo del sistema cuando se presenten fallas de comunicación u otros problemas técnicos que hagan imposible el envío, recepción y/o procesamiento de la información por los medios ordinarios.

2. Solución de controversias.

Las controversias o discrepancias que se presenten entre las entidades autorizadas, o entre éstas y los clientes, serán resueltas exclusivamente por ellas y no implicarán la participación o la responsabilidad del Banco de la República como administrador del Cedec.

Las entidades autorizadas buscarán la manera más rápida, efectiva y económica de solucionar los conflictos que surjan entre ellas o con sus clientes, acudiendo preferiblemente al arreglo directo y demás métodos alternativos de solución de conflictos, sin perjuicio del derecho que les asiste de acudir ante la justicia ordinaria.

3. Efectos de la intervención de una entidad autorizada.

Las medidas de toma de posesión, de suspensión de pagos, de liquidación o de admisión o inicio de cualquier proceso concursal que ordene la Superintendencia Financiera de Colombia u otra entidad competente, sobre una entidad titular de el servicio, deberá ser informada al Banco de la República mediante notificación personal, esto es, mediante la entrega de una comunicación escrita a un representante legal en las instalaciones del Banco. Cuando ello suceda se aplicará el siguiente procedimiento, según el caso:

a) Cuando se trate de la toma de posesión de los bienes, haberes y negocios, siempre que no conlleve suspensión de pagos, el Departamento de Sistemas de Pago informará de inmediato mediante comunicación dirigida al funcionario responsable de la toma de posesión (funcionario designado para la ejecución de la medida) sobre los usuarios y perfiles que se encuentran autorizados por la respectiva entidad y, por ende, habilitados para acceder a el servicio, informando el procedimiento para modificar dichas autorizaciones.

Cuando tenga conocimiento de la designación posterior del agente especial, el Departamento de Sistemas de Pago remitirá a éste una comunicación en la cual se informe que salvo que se reciban instrucciones en contrario, se mantendrán los usuarios y perfiles vigentes en ese momento.

Hoja 2-31

b) Cuando se trate de una orden de suspensión de pagos, de la liquidación o de la admisión o inicio de cualquier otro proceso concursal o de una medida judicial o administrativa que tenga los mismos efectos legales y esta ocurra antes del cierre de la segunda sesión de la compensación, el Departamento de Sistemas de Pago procederá en el horario en que ello sea técnica y operativamente posible, a efectuar el reproceso de las dos sesiones de la compensación respectiva, para excluir el movimiento completo de cheques y otros instrumentos de pago autorizados a nivel nacional de la entidad autorizada afectada con la medida, según el procedimiento descrito en el numeral 5.3 del capítulo III de esta circular, situación que será informada por el Departamento de Sistemas de Pago al funcionario designado para la ejecución de la medida y a las demás entidades participantes de el servicio.

Las comunicaciones a las que se hace referencia en este punto, se remitirán a la dirección de la entidad autorizada objeto de la toma de posesión.

PAR.—Lo previsto en este numeral se entenderá sin perjuicio de las órdenes, directrices o instrucciones especiales que señale para cada caso la Superintendencia Financiera, la autoridad judicial o administrativa que hubiere decretado la medida, el funcionario designado para la aplicación de la medida, o el respectivo liquidador, según el caso. La suspensión del servicio en cuestión no aplicará en casos de toma de posesión o toma de posesión para administración en los que no se decrete medida de suspensión de pagos.

4. Límite máximo de los cheques y otros instrumentos de pago.

El valor máximo individual de los cheques y otros instrumentos de pago compensados a través del Cedec será el equivalente en pesos colombianos a la suma de cien millones de dólares americanos (US$ 100 millones). Para determinar el valor equivalente en moneda legal colombiana, se tomará como base la tasa representativa del mercado TRM certificada y publicada por la Superintendencia Financiera para el día de la compensación.

5. Códigos de compensación.

El Banco de la República asignará un código de compensación a todas las entidades autorizadas, en el momento de su aceptación para participar en el servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago. El numeral 10 del Capítulo I de la Circular Reglamentaria Externa DSP-155, correspondiente al Asunto 5 - Procedimientos Operativos de Compensación y Liquidación de Cheques y Otros Instrumentos de Pago Físicos (Cámaras de Compensación) del Manual del Departamento de Sistemas de Pago, contiene el detalle de la asignación, uso y desactivación de los códigos asignados a las entidades autorizadas.

Hoja 2-32

6. Trámites reglamentarios, notificaciones y solicitudes de información.

Para gestionar ante el Banco de la República los trámites reglamentarios citados en esta circular, solicitar información, efectuar notificaciones o adelantar cualquier otro trámite relacionado con el servicio, las entidades podrán utilizar una de las dos siguientes modalidades:

a) Remitir los documentos mediante correo electrónico a la lista CEDEC@banrep.gov.co, con el lleno de los siguientes requisitos:

• La solicitud debe ser presentada por el funcionario indicado para cada caso, a través de una comunicación en la que se indique el trámite requerido, su nombre, cargo y firma manuscrita.

• La comunicación debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad.

• Con la comunicación con el cumplimiento de requisitos y documentos requeridos para cada caso, se debe crear un archivo PDF que debe ser firmado digitalmente con la herramienta de seguridad Suced (o la que la sustituya en el futuro).

• El archivo firmado digitalmente debe ser encriptado a una lista que contenga como destinatarios a los profesionales de la Sección Cedec que sean informados y ser remitido preferiblemente desde correos personales corporativos y únicamente a la dirección de correo CEDEC@bam·ep.gov.co . Si la solicitud se remite desde un correo corporativo (ej. tesoreria@ xxx. com.co), en el texto de la carta se deberá informar el correo personal corporativo del usuario al cual se le informará sobre el resultado de su solicitud, lo cual de ser necesario se remitirá firmado digitalmente.

• En el asunto del correo se debe mencionar en forma resumida el trámite requerido (ej.

Solicitud de archivos- ciudad- entidad xx).

• No se tramitarán solicitudes que sean remitidas a direcciones de correo diferentes a la antes indicada o que no cumplan con los demás requisitos.

b) Radicar los respectivos documentos en la ventanilla de correspondencia del Banco, caso en el cual:

• La comunicación deberá ser suscrita por un representante legal con reconocimiento de texto y firma ante notario.

• Debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad .

• Se le deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal de la entidad que los vigile con vigencia no superior a treinta (30) días.

(Espacio en blanco).

Hoja 2-A2 – 1

Acuerdo interbancario procedimiento de verificación para la consignación de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento, y sus causales de devolución

Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia

Bogotá, D.C., Marzo de 2001

Hoja 2-A2 – 2

Introducción

El cobro interbancario de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento se viene realizando mediante un procedimiento paralelo al que se utiliza para el de los cheques a través del sistema Cedec (compensación electrónica de cheques), lo que implica mayores costos y cargas operativas, tanto para las entidades financieras como para el Banco de la República.

Con el fin de mejorar esta situación, el Banco de la República involucró los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento dentro del reglamento operativo del Cedec para que sean presentados al cobro a través de este sistema y definió el procedimiento para este propósito.

Para poner en práctica esta iniciativa, se requiere adicionalmente formalizar el procedimiento de verificación en ventanilla que los bancos consignatarios deben aplicar sobre los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento, así como las causales de devolución propias para estos títulos, para lo cual se desarrolló el presente acuerdo interbancario.

Hoja 2-A2 – 3

La Junta Directiva de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia, Asobancaria

CONSIDERANDO:

1. Que las entidades financieras han venido modernizando y mejorando sus procesos, a través del empleo de la infraestructura tecnológica existente, de forma que sean siempre más eficientes;

2. Que a los títulos judiciales y a los depósitos de arrendamiento se les puede dar un tratamiento operativo similar al de los cheques en cuanto a su cobro interbancario;

3. Que el proceso de cobro interbancario de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento es una operación susceptible de manejarse a través del intercambio electrónico de la información;

4. Que el proceso de cobro interbancario de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento incrementa la utilización de las cámaras automáticas de compensación;

ACUERDA

1. Aplicar el procedimiento que a continuación se describe, el cual define las verificaciones que deben aplicar los bancos a nivel nacional sobre los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento, en el momento en el que los están recibiendo en consignación en cuenta del cliente beneficiario de estos títulos, buscando que se minimice el volumen de devoluciones por deficiencias en los requisitos formales para el pago efectivo de los mismos.

Verificación previa para la recepción de títulos judiciales

Debe tenerse en cuenta que los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento no son documentos negociables, por lo tanto sólo pueden ser aceptados cuando se consignan en la cuenta del primer beneficiario.

Hoja 2-A2 – 4

El cajero recibe las consignaciones y:

• Verifica que exista por lo menos una firma del juzgado o ente coactivo, en el espacio designado para tal fin, al reverso del título judicial.

• Verifica que en el reverso del título, donde está la leyenda “páguese a la orden de”, el endoso de la autoridad competente incluya el nombre e identificación del beneficiario (titular de la cuenta a la cual se está consignando el documento) y que éste a su vez coincida con el nombre e identificación del beneficiario y que además aparezca la firma del beneficiario.

• Coloca los sellos de canje y de certificación de consignación a la cuenta del primer beneficiario.

Verificación previa depósitos de arrendamiento

El cajero recibe las consignaciones y:

• Verifica que tanto en el anverso como en el reverso del depósito de arrendamiento, los nombres y apellidos e identificación del beneficiario sean iguales.

• Verifica que los títulos tengan firmas autorizadas del banco emisor del depósito de arrendamiento.

• Verifica que exista el sello de recibido por el cajero del banco emisor del depósito de arrendamiento.

• Verifica que en el reverso del depósito de arrendamiento aparezca la firma del beneficiario (titular de la cuenta a la cual se está consignando).

• Coloca los sellos de canje y el de certificación de consignación a la cuenta del primer beneficiario.

2. Teniendo en cuenta la decisión del sector financiero y del Banco de la República de tramitar los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento (instrumento) a través del sistema Cedec (compensación electrónica de cheques), y con el ánimo de formalizar el proceso de devolución cuando estos títulos resulten impagados, se definen a continuación las causales de devolución y los respectivos códigos:

Hoja 2-A2 – 5

Causales de devolución de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento
CódigoCausalAplicación
08Hay orden de no pagoSe utiliza cuando el juzgado envía oportunamente un oficio solicitando el no pago del instrumento.
11Instrumento aparentemente falsificado 
12Firma no registradaSe aplica cuando la firma de un juez, secretario o funcionario autorizado no aparece registrada en la tarjeta de firmas correspondiente al despacho judicial.
13Firma no concordante con la registradaSe utiliza cuando la firma que aparece en el instrumento es diferente a la registrada.
14Faltan firmas de …Se aplica cuando falta firma del juez, secretario o funcionario autorizados, o cuando falta firma del juez y secretario o funcionario autorizados.
16Falta sello ante firma registrada 
17Falta endosoSe utiliza cuando el juzgado no ha diligenciado la orden de pago en el reverso del instrumento.
21Instrumento enmendado 
23Falta sello de canje 
24Mal remitidoSe aplicará cuando el instrumento no es a cargo de la entidad librada que lo está recibiendo o cuando la entidad librada encuentre inconsistencias en la información del registro electrónico del archivo Cedec; para este último caso esta causal se subdivide en los literales a), b), c), d) y e).
24aMal remitido — Registro electrónico sin documento físicoOperará cuando la entidad presentadora (EP) transmite un registro electrónico en el archivo Cedec y no remite el instrumento físico, estando obligada a hacerlo. Corresponde a la causal 28 para el sistema Cedec.
24bMal remitido - Cuenta errada o no válidaSe aplicará cuando la entidad presentadora (EP) transmite en el registro electrónico del archivo Cedec, un número de cuenta errado. Corresponde a la causal 29 para el sistema Cedec.
24cMal remitido -Número de instrumento errado o no válidoSe utilizará cuando la entidad presentadora (EP) transmite en el registro electrónico del archivo Cedec, un número de instrumento errado. Corresponde a la causal 30 para el sistema Cedec.
24dMal remitido - Código de ruta errado o de otra plazaSe empleará cuando la entidad presentadora (EP) transmite en el registro electrónico del archivo Cedec, un código de ruta errado. Corresponde a la causal 31 para el sistema Cedec.
24eMal remitido - Código de tránsito erradoOperará cuando la entidad presentadora (EP) transmite en el registro electrónico del archivo

Hoja 2-A2 – 6

Causales de devolución de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento
CódigoCausalAplicación
  Cedec, un código de tránsito errado. Corresponde a la causal 32 para el sistema Cedec.
25Preséntese en nuestras oficinasSe aplica cuando no se tiene evidencia de la expedición del instrumento.
26Falta certificación en forma expresa de abono del instrumento en cuenta de la entidad pública beneficiaria 
27Valor inconsistente entre el registro y el instrumentoSe aplicará cuando se presenten diferencias entre el valor del instrumento y el transmitido en el registro electrónico al Cedec.
33Falta certificación en forma expresa de consignación del instrumento en cuenta del primer beneficiario 
35Falta confirmación del juzgado o entidadDe acuerdo con el convenio con el Consejo Superior de la Judicatura, el instrumento que supere los (15) quince SMLV requiere la confirmación personal del juez, y el que no supere los (15) quince SMLV requiere la confirmación telefónica del despacho judicial correspondiente.

3. Aún cuando el presente acuerdo tiene como finalidad hacer más eficiente el cobro interbancario de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento mediante el intercambio electrónico de información y las cámaras automáticas de compensación, es decir el Cedec, lo aquí dispuesto aplica igualmente en las plazas de canje en donde no esté implementado el sistema Cedec del Banco de la República.

El presente acuerdo fue aprobado por la Junta Directiva de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia, en la sesión ordinaria celebrada el 29 de marzo de 2001.