Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA - DSEP -153 DE 2009

(Marzo 20)

Manual de Sistemas de Pago

Asunto: 2: Sistema de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago, Cedec.

Destinatario: Entidades autorizadas sistema Cedec, oficina principal y sucursales del Banco de la República

Hoja 2-00

Por medio de la presente estamos remitiendo la Circular Reglamentaria Externa DSEP – 153 del 20 de marzo de 2009, la cual sustituye las hojas 2-19, 2-20 y 2-30, de la Circular Reglamentaria Externa DSEP-153 de mayo 2 de 2005, correspondiente al Asunto 2 “Sistema de Compensación Electrónica de Cheques y de otros Instrumentos de Pago - Cedec” del Manual del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos.

Las citadas hojas se sustituyen con el fin de actualizar la información correspondiente a los procedimientos de visado manual de cheques y otros instrumentos de pago autorizados, así como a la asignación, uso y desactivación de los códigos de compensación.

Hoja 2 -19

d) Que haya fondos disponibles suficientes en la cuenta para autorizar el pago, sin perjuicio de las políticas establecidas por la entidad librada en materia de sobregiros o descubiertos, o lo acordado a este respecto con sus clientes.

e) Que no exista una orden previa de no-pago emitida por el titular de la cuenta o por una autoridad judicial o administrativa competente.

f) Que el dígito de chequeo concuerde con la información recibida.

g) Que el titular de la cuenta no haya iniciado el trámite de su liquidación, con base en los avisos que para el efecto hayan sido publicados.

h) Con relación a los cheques para abono en cuenta, los títulos de depósito judicial especificados en el numeral 5.2 del capítulo I, y los cheques fiscales, verificar en el reverso del documento la constancia de haber sido consignado en la cuenta del primer beneficiario o de la entidad pública respectiva.

2.4.2. Visado manual de cheques y otros instrumentos de pago autorizados.

Sin perjuicio de lo establecido en el numeral anterior, las entidades libradas, una vez recibidos los instrumentos de pago presentados a su cargo, deben proceder a completar el proceso de visado en los aspectos complementarios que permitan la autorización de pago, de conformidad lo previsto al respecto en el Código de Comercio y demás normas pertinentes.

Aunque la entidad presentadora sea responsable de la calidad de la información, ello no libera a la entidad librada de su responsabilidad por el visado de los instrumentos de pago, y de las consecuencias que deba asumir por el pago irregular de un instrumento de pago.

Concluido el proceso de visado electrónico y manual, la entidad librada debe tener identificados los registros correspondientes a los instrumentos de pago que deben ser devueltos, con los cuales conformará el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución y los ingresará o enviará al Cedec.

Las entidades autorizadas deben adelantar todas las gestiones necesarias para verificar que la devolución de un instrumento de pago no sea producto de errores en la información de ese día, o de días anteriores, tales como equivocaciones en el número de un instrumento de pago, que lo haga aparecer como ya pagado. De tal forma, cuando una entidad librada tenga dudas acerca de la información, debe confirmarla con el instrumento de pago físico.

Hoja 2 -20

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

2.5. Procesamiento del conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución.

Cada entidad librada debe seguir los siguientes pasos, con el fin de conformar el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución:

a) Cuando se trate de procesamiento mediante archivos, se debe incluir una adenda por cada uno de los registros de cheques u otros instrumentos de pago autorizados que se devuelven, en la cual se especifique la causal o causales de devolución. Cuando se trate de ingreso de la información mediante Data Entry, se deberán grabar las causales de devolución de acuerdo con las especificaciones del manual del usuario del Cedec. El incumplimiento de este requisito originará que el Cedec-Banco de la República rechace en su totalidad el archivo correspondiente al conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución, cuando se utilice este mecanismo, o no acepte la transacción, si se realiza por la opción de entrada directa de datos.

b) Integrar en el centro consolidador la información sobre los registros de los cheques y los otros instrumentos de pago que serán enviados en devolución, correspondiente a la totalidad de las ciudades vinculadas al sistema.

c) Comprobar que el número de registros y el valor total de los mismos coincida con el número y valor de los cheques y los demás instrumentos de pago enviados en devolución al intercambio físico. La entidad librada no podrá devolver por el Cedec, cheques u otros instrumentos de pago cuya información no haya recibido en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro. Tampoco podrá entregar en la Cámara de Compensación del Banco de la República ni en las instalaciones de las compañías de “outsourcing” facultadas para ello, cheques u otros instrumentos de pago autorizados cuya entonación no haya sido incluida en el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución.

d) Efectuar el envío de la entonación mediante archivo o su captura a través de la entrada directa de datos, dentro del horario previsto para el efecto.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-30

PAR.—Lo previsto en este numeral se entenderá sin perjuicio de las órdenes, directrices o instrucciones especiales que señale para cada caso la Superintendencia Bancaria, la autoridad judicial o administrativa que hubiere decretado la medida, el funcionario designado para supervisar la medida, o el respectivo liquidador, según el caso.

4. Límite máximo de los cheques y otros instrumentos de pago.

El valor máximo individual de los cheques y otros instrumentos de pago compensados a través del Cedec será el equivalente en pesos colombianos a la suma de cien millones de dólares americanos (US$ 100 millones). Para determinar el valor equivalente en moneda legal colombiana, se tomará como base la tasa representativa del mercado TRM certificada y publicada por la Superintendencia Bancaria el primer día hábil de cada semana.

5. Códigos de compensación.

El Banco de la República asignará un código de compensación a todas las entidades autorizadas, en el momento de su aceptación para participar en el servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago. El numeral 10 del Capítulo I de la Circular Reglamentaria Externa DSEP-155, correspondiente al Asunto 5 - procedimientos operativos de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago físicos (cámaras de compensación) del manual del departamento de servicios electrónicos y pagos, contiene el detalle de la asignación, uso y desactivación de los códigos asignados a las entidades autorizadas.