Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DSP-153 DE 2014

(Marzo 5)

Manual de sistemas de pago

Asunto 2: Sistema de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago - Cedec.

Destinatarios: Entidades autorizadas sistema Cedec, oficina principal y sucursales del Banco de la República.

Por medio de la presente estamos remitiendo la Circular Reglamentaria Externa DSP-153, la cual sustituye las hojas 2-6 y 2-7 de octubre 4 de 2011, la hoja 2-8 de diciembre 18 de 2013, las hojas 2-10, 2-11, 2-28, 2-29, 2-30 y 2-31 de octubre 24 de 2013 y se adiciona la hoja 2-32, correspondientes al Asunto 2-“Sistema de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago-Cedec” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago.

Los cambios se introducen con el siguiente propósito:

— Las hojas 28 a la 31 se sustituyen con el fin de complementar en el Capítulo IV con la descripción de los procedimientos aplicables ante procesos de toma de posesión de las entidades participantes en el servicio del CEDEC por parte de autoridades competentes.

— La hoja 32 se crea con el fin de incluir en el Capítulo IV el numeral 6 relacionado con los requisitos para solicitar trámites reglamentarios, notificaciones y solicitudes de información.

— Las hojas 6 a la 8, 10 a la 11 y 28 a la 31 se sustituyen con el fin de incorporar en ellas referencia al nuevo numeral 6 del Capítulo IV.

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6. Participantes.

6.1. Entidades autorizadas.

Podrán acceder a los servicios del CEDEC los bancos autorizados para operar en Colombia, siempre y cuando cumplan con la totalidad de condiciones y requisitos previstos en el numeral 6.2 del Capítulo I de esta circular reglamentaria. Así mismo, podrán vincularse a este sistema los otros establecimientos de crédito que en el futuro sean expresamente autorizados por el Banco de la República - Subgerencia de Operación Bancaria.

El Banco de la República también participará en la compensación de cheques y otros instrumentos de pago a través del CEDEC como entidad autorizada.

PAR.—Las entidades autorizadas podrán contratar los servicios de compañías procesadoras de Instrumentos de Pago, o de otras personas jurídicas especializadas que presten servicios requeridos para operar en el CEDEC, a las cuales se les permitirá comunicación directa con el Banco de la República, siempre y cuando cumplan los requisitos dispuestos en el numeral 6.2.2. En tal evento, la entidad autorizada respectiva deberá informar mediante comunicación escrita dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago, dando cumplimiento a lo establecido en el literal b) del numeral 6 del capítulo IV de esta circular, el nombre de la compañía de “outsourcing” contratada y el servicio o servicios a ella encomendados. Tales firmas actuarán por cuenta de la entidad autorizada que contrate sus servicios, por lo cual la responsabilidad que eventualmente se origine en la realización de las actividades contratadas, frente al Banco de la República, las otras entidades autorizadas y otros terceros, se mantendrá en cabeza de la respectiva entidad autorizada, en los mismos términos previstos en las normas del CEDEC.

6.2. Condiciones y requisitos de acceso al CEDEC.

6.2.1. Para las entidades autorizadas.

a) Suscribir el contrato de vinculación respectivo, en el cual, entre otros aspectos, la entidad autorizada se comprometa a cumplir fielmente las normas del CEDEC y autorice irrevocablemente al Banco de la República para afectar su cuenta de depósito con la posición resultante de la compensación, el valor de las tarifas por la prestación del servicio, los intereses a que haya lugar por el no pago oportuno de las mismas y las sanciones que el Banco de la República llegare a imponerle de conformidad con lo previsto en esta circular reglamentaria.

b) Disponer de una cuenta de depósito y mantenerla abierta durante su participación en el sistema.

c) Disponer de una estación de trabajo con los programas y los equipos informáticos y de comunicaciones requeridos por el Banco de la República.

d) Remitir una comunicación dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago en Bogotá solicitando la vinculación al servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago, de acuerdo con lo estipulado en el literal b) del numeral 6 del capítulo IV de la presente circular. La comunicación deberá ser radicada con no menos de

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15 días hábiles de anticipación a la fecha de iniciación de operaciones; además en la misma se deberá indicar lo siguiente:

— Fecha en la que se pretende iniciar su participación en el servicio.

— Ciudades en las que desee iniciar su participación y el nombre de los delegados canjistas que la representarán en cada una de ellas.

— Autorización expresa e irrevocable al Banco de la república para que afecte su cuenta de depósito con el valor resultante de la compensación.

— Si el proceso lo hará directamente o a través de un outsourcing; en este último caso deberá indicar las ciudades donde lo hará a través del outsourcing.

— Si maneja cuenta de cheques nacional.

— Nombre y documento de identidad del representante legal que firmará el contrato.

e) Estar vinculado al sistema denominado Servicios Electrónicos del Banco de la República - SEBRA o al que lo sustituya en el futuro.

f) Dar cumplimiento a lo establecido en la Circular Reglamentaria Externa-SGINF, DCO, DSEP, DCIN, DTE, DFV, DLEC, DODM, DRI, DDE - 304, asunto 70, en cuanto al registro ante el Departamento de Documentación y Editorial del Banco de la República de las personas y buzones corporativos o cuentas de correo a las que deben enviarse las Circulares Reglamentarias Externas y sus modificaciones o actualizaciones, y env1ar confirmación de este trámite al buzón corporativo cedec@banrep.gov.co

6.2.2. Para las firmas contratistas o de “outsourcing”.

Las firmas que presten el servicio de procesamiento de cheques y otros instrumentos de pago, o que realicen otras actividades necesarias para la participación de las entidades autorizadas en el CEDEC, serán facultadas por el Banco de la República para contar con comunicación directa al sistema, previo cumplimiento de las siguientes condiciones:

a) Haber sido identificada por una entidad autorizada, por lo menos, como entidad contratada para actuar a su nombre en los servicios del CEDEC.

b) Solicitar autorización para tener comunicación directa con el CEDEC, mediante el envío de una carta en tal sentido dirigida a la dirección del departamento de servicios electrónicos y pagos del Banco de la República, de acuerdo con lo estipulado en el literal b) del numeral 6 del capítulo IV de la presente circular, manifestando que la compañía interesada conoce y acepta las normas del CEDEC y se compromete a cumplir estrictamente los procedimientos operativos allí previstos, particularmente en lo que se refiere al manejo, transmisión, integridad y confidencialidad de la información.

c) Acreditar que cuenta con los equipos y programas requeridos para conectarse al Cedec-Banco de la República, con el fin de enviar y recibir la información pertinente.

d) Certificar que cuenta con un plan de contingencia que garantiza la prestación continua del servicio a sus clientes.

7. Tarifas.

Las tarifas aplicables a los servicios previstos en esta circular a partir de la fecha de firma del contrato, de acuerdo con lo decidido por el consejo de administración del Banco de la República, son las siguientes:

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7.1. Tarifa por registro.

Se aplicará una tarifa única de cuarenta y siete pesos m/l ($47) por cada registro electrónico que corresponda a un cheque u otro instrumento de pago enviado al cobro o en devolución al CEDEC, a través de archivo o de la funcionalidad de Data Entry, independientemente de la hora en que se registre en el sistema CEDEC.

7.2. Tarifa fija mensual.

Cada entidad autorizada deberá cancelar al Banco de la República una tarifa mensual fija con cobertura nacional equivalente a la suma de un millón setecientos treinta y tres mil quinientos pesos m/l ($1.733.500), la cual se cobrará por mes o fracción de mes.

7.3. Tarifas por solicitudes de información adicional.

Por la atención de solicitudes de información adicional o especial formuladas por las entidades autorizadas en relación con el CEDEC, habrá lugar al pago de las siguientes tarifas no excluyentes:

a) $ 765 por hoja de información impresa de cualquier naturaleza.

b) $ 14.400 por archivo electrónico solicitado.

c) $ 28.900 por la primera hora, por consultas que requieran dedicación exclusiva de un analista o profesional del Banco de la República para la búsqueda, recolección y/o procesamiento de la información, y de $14.400 por cada hora o fracción de hora adicional.

Para las solicitudes de información adicional se deberá remitir una comunicación a la dirección del departamento de sistemas de pago del Banco de la República, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 6 del capítulo IV de la presente circular.

Las tarifas mencionadas en esta circular podrán ser reajustadas por el Consejo de Administración del Banco de la República, caso en el cual el Banco informará a las entidades autorizadas acerca de las nuevas tarifas y de la fecha a partir de la cual entrarán a regir.

7.4. Procedimiento de cobro de las tarifas.

a) Tarifa por registro.

La tarifa señalada en el numeral 7.1 de esta circular se liquidará mensualmente, con base en el número de registros enviados por la entidad autorizada en el mes calendario anterior, y se cargará automáticamente, junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes, de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará el documento de liquidación con el correspondiente cargo, el cual se entenderá aceptado por la entidad autorizada si esta no manifiesta por escrito ninguna objeción u oposición al mismo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío.

b) Tarifa fija mensual.

La tarifa señalada en el numeral 7.2 de esta circular se liquidará y cobrará mensualmente en forma vencida por el Banco y se cargará automáticamente, junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes, de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará el documento de liquidación con el

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multilateral neta a nivel nacional en la segunda sesión de la compensación, hará que la entidad autorizada con insuficiencia de fondos quede automáticamente suspendida del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago del Banco de la República a nivel nacional, hasta tanto se superen en forma definitiva los hechos que dieron lugar a dicho incumplimiento.

9.2. Consecuencias pecuniarias.

Cada vez que el Banco de la República tenga conocimiento de un posible incumplimiento de las obligaciones establecidas en los literales a), e), i), j) y m) del numeral 1 del Capítulo II de esta circular, el Banco de la República solicitará un informe escrito sobre los hechos que lo motivaron, para evaluar las circunstancias de la situación. La entidad autorizada dispondrá de un término de diez (10) días calendario, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación del Banco de la República, para dar respuesta escrita a la Dirección del Departamento de Sistemas de Pago justificando el hecho reportado y de ser el caso, explicando las acciones a implementar para evitar su repetición, dando cumplimiento a los procedimientos establecidos en el numeral 6 del capítulo IV de la presente circular. Si la entidad autorizada no da respuesta o el Banco de la República encuentra que hubo incumplimiento por no resultar satisfactorias las explicaciones, así se lo hará saber a la entidad autorizada mediante comunicación escrita en la cual le informe de las consecuencias que se derivan del respectivo incumplimiento a las obligaciones y responsabilidades del CEDEC, según se define a continuación:

a) Cuando el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones anteriores ocurra por primera vez, se generará una amonestación, cuando a ello haya lugar.

b) Ante la primera (1ª) reincidencia en el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas, se generará una consecuencia pecuniaria equivalente a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, cuando a ello haya lugar.

c) Ante la segunda (2ª) reincidencia, se generará una consecuencia pecuniaria equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, cuando a ello haya lugar.

d) Ante la tercera (3ª) reincidencia, se generará una consecuencia pecuniaria equivalente a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, cuando a ello haya lugar.

e) Ante la cuarta (4ª) reincidencia y cualquier reincidencia posterior, se generarán consecuencias pecuniarias mensuales consecutivas equivalentes a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes hasta tanto se demuestre que ha sido plenamente superado el origen de las faltas.

f) Esta misma consecuencia pecuniaria se aplicará en el evento de que una entidad autorizada ingrese, en cualquier oportunidad, registros electrónicos al cobro o en devolución que no correspondan a ninguno de los Instrumentos de pago autorizados en el numeral 5.2 de este capítulo.

g) Ante cualquier reincidencia en la conducta descrita en el párrafo del literal anterior, se aplicará una consecuencia pecuniaria equivalente a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

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En la misma comunicación en la cual el Banco de la República informe de la aplicación de la consecuencia respectiva o posteriormente en inscrito independiente, el Banco de la Republica podrá solicitar a la entidad autorizada el informe por escrito sobre las acciones que implementará para evitar la repetición del hecho que generó el incumplimiento. La entidad autorizada tendrá un plazo inmodificable de cinco (5) días hábiles para dar respuesta al requerimiento de información, de acuerdo con lo dispuesto en el literal j) del numeral del capítulo II de esta circular y teniendo en cuenta lo estipulado en el numeral 6 del capítulo IV de la presente circular. Si la entidad autorizada no da respuesta en el plazo antes mencionado, el Banco de la República podrá aplicar la consecuencia prevista en el literal a), y así sucesivamente en caso de requerir nuevamente a la entidad autorizada por escrito y cuantas veces lo considere necesario, según se reincida en la ausencia de respuesta. El conteo de los incumplimientos previstos en los literales anteriores, para efectos de determinar las reincidencias, se hará por períodos de un (1) año calendario, del 1º de julio de cada año al 30 de junio del año siguiente.

El valor de las consecuencias pecuniarias será debitado por el Banco de la República directamente de la cuenta de depósito de la entidad autorizada sancionada, el quinto (5º) día hábil siguiente a la comunicación de la respectiva sanción.

10. Aspectos de seguridad.

Esquema de firma digital y encripción con la CA Banrep (entidad certificadora cerrada)

El envío y recepción de los archivos desde y hacia las entidades autorizadas en el sistema CEDEC se hará con la ejecución del cliente SUCED para la utilización manual o automática de la firma y cifrado digital de los archivos intercambiados. El anterior mecanismo se establece como de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades autorizadas para que puedan operar con el CEDEC. La descripción del mecanismo definido por el Banco de la República para el uso del esquema seguro con SUCED se encuentra en el documento “Declaración de prácticas de certificación de la CA BANREP” del Departamento de seguridad informática, el cual se encuentra publicado en página web del Banco www.banrep.gov.co, a través de la ruta servicios bancarios.

En caso de presentarse alguna falla que no permita la correcta funcionalidad del esquema descrito, la entidad autorizada deberá aplicar la estrategia de contingencia “Envío o recepción de archivos con SUCED” descrita en el anexo 3 de la presente circular.

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(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

6.2. Horario de transmisión de archivos del CEDEC-Banco de la República a las estaciones de trabajo de las entidades autorizadas.

El CEDEC-Banco de la República liberará y dejará disponibles los conjuntos de registros procesados en las sesiones al cobro y en devolución para que las entidades autorizadas los tomen, dentro de la hora siguiente a la establecida para el cierre de cada sesión, o dentro de igual período de tiempo luego del respectivo cierre cuando se presente retraso de alguna naturaleza en la ejecución del mismo.

6.3. Ampliación de horarios.

Cuando se presenten circunstancias que impidan el envío de los archivos dentro de los horarios establecidos, se podrá autorizar para la sesión que se encuentre en proceso la ampliación de los horarios normales señalados anteriormente; la solicitud deberá ser realizada por funcionarios de las entidades autorizadas que requieran la ampliación de horario, o por funcionarios de las firmas de outsourcing en representación de éstas. En cualquiera de los casos, se deberá proporcionar al funcionario del Banco de la República el nombre y cargo de quién realiza la solicitud y explicar el motivo por el cual se solicita la ampliación.

La solicitud de ampliación se podrá realizar como máximo con 10 minutos de antelación a la hora límite para la transmisión del conjunto de registros de cada sesión. El incumplimiento de los horarios sin la debida autorización, será tratado de acuerdo con lo establecido en el numeral 9.2 del capítulo I de esta circular.

6.4. Otros horarios.

El sistema CEDEC no estará disponible para las entidades autorizadas de lunes a viernes entre las 3:00 y las 7:00 horas, ni los fines de semana o días festivos. El call center del CEDEC atenderá a los usuarios del sistema para consultas de tipo operativo, de lunes a viernes entre las 8:15 y las 21:00 horas. El centro de soporte informático atenderá a los usuarios del CEDEC, para consultas de tipo técnico, de lunes a viernes entre las 6:00 y las 21:00 horas.

7. Retiro voluntario de una entidad autorizada.

La entidad autorizada que desee retirarse del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago, deberá enviar a la Dirección del departamento de sistemas de pago del Banco de la República una carta en la cual le comunique tal decisión, con una antelación mínima de 15 días bancarios a la fecha efectiva de su retiro, indicando en ella el nombre de otra entidad autorizada que vaya a actuar como su corresponsal temporal para el pago de los instrumentos de pago que se presenten a su cargo con posterioridad al retiro. A dicha comunicación deberá acompañarse la aceptación escrita de la entidad autorizada corresponsal, por un término mínimo de un (1) año contado a partir de la fecha de retiro de la primera entidad. Las anteriores comunicaciones deberán tener presente el cumplimiento de los requisitos estipulados en el literal b) del numeral 6 del capítulo IV de la presente circular.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

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Sin embargo, podrá prescindirse de la designación y aceptación de una entidad autorizada corresponsal en los siguientes casos:

1. Cuando la entidad autorizada se retire porque deja de operar como establecimiento de crédito, siempre que el representante legal y el revisor fiscal de la misma certifiquen por escrito, con el cumplimiento de los requisitos contemplados en el literal b) del numeral 6 del capítulo IV de la presente circular, antes de hacerse efectivo su retiro, que dicha entidad autorizada ha cerrado la totalidad de las cuentas corrientes de sus clientes y no existen cheques de gerencia pendientes de pago.

2. Cuando la entidad autorizada que se retira transfiera a otra entidad autorizada la totalidad de sus cuentas corrientes y de los pasivos asociados a las mismas, como resultado de una fusión, escisión, cesión total o parcial de activos, pasivos y contratos, u otro mecanismo que legal o contractualmente produzca los mismos efectos, siempre que el retiro efectivo de la entidad autorizada no se produzca antes de que se perfeccione la respectiva figura.

En cualquier caso, la entidad autorizada que se retire del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago deberá dar aviso de ello a sus clientes con la misma antelación señalada en el párrafo inicial, indicando la fecha y el nombre de la entidad autorizada que seguirá atendiendo el pago de los Instrumentos de pago a su cargo, cuando ello corresponda. El Banco de la República informará al respecto a las demás entidades autorizadas participantes en el servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago.

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CAPÍTULO IV

Disposiciones finales

1. Plan de contingencia.

El Banco de la República dispondrá de un plan de contingencia, cuyos procedimientos se detallan en el Manual de Contingencia del CEDEC (anexo 3), para permitir el funcionamiento continuo del Sistema cuando se presenten fallas de comunicación u otros problemas técnicos que hagan imposible el envío, recepción y/o procesamiento de la información por los medios ordinarios.

2. Solución de controversias.

Las controversias o discrepancias que se presenten entre las entidades autorizadas, o entre éstas y los clientes, serán resueltas exclusivamente por ellas y no implicarán la participación o la responsabilidad del Banco de la República como administrador del CEDEC.

Las entidades autorizadas buscarán la manera más rápida, efectiva y económica de solucionar los conflictos que surjan entre ellas o con sus clientes, acudiendo preferiblemente al arreglo directo y demás métodos alternativos de solución de conflictos, sin perjuicio del derecho que les asiste de acudir ante la justicia ordinaria.

3. Efectos de la intervención de una entidad autorizada.

Las medidas de toma de posesión, de suspensión de pagos, de liquidación o de admisión o inicio de cualquier proceso concursal que ordene la Superintendencia Financiera de Colombia u otra entidad competente, sobre una entidad titular de El Servicio, deberá ser informada al Banco de la República mediante notificación personal, esto es, mediante la entrega de una comunicación escrita a un representante legal en las instalaciones del Banco. Cuando ello suceda se aplicará el siguiente procedimiento, según el caso:

a) Cuando se trate de la toma de posesión de los bienes, haberes y negocios, siempre que no conlleve suspensión de pagos, el Departamento de Sistemas de Pago informará de inmediato mediante comunicación dirigida al funcionario responsable de la toma de posesión (funcionario designado para la ejecución de la medida) sobre los usuarios y perfiles que se encuentran autorizados por la respectiva entidad y, por ende, habilitados para acceder a EL SERVICIO, informando el procedimiento para modificar dichas autorizaciones.

Cuando tenga conocimiento de la designación posterior del agente especial, el Departamento de Sistemas de Pago remitirá a éste una comunicación en la cual se informe que salvo que se reciban instrucciones en contrario, se mantendrán los usuarios y perfiles vigentes en ese momento.

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(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

b) Cuando se trate de una orden de suspensión de pagos, de la liquidación o de la admisión o inicio de cualquier otro proceso concursal o de una medida judicial o administrativa que tenga los mismos efectos legales y esta ocurra antes del cierre de la segunda sesión de la compensación, el Departamento de Sistemas de Pago procederá en el horario en que ello sea técnica y operativamente posible, a efectuar el reproceso de las dos sesiones de la compensación respectiva, para excluir el movimiento completo de cheques y otros Instrumentos de pago autorizados a nivel nacional de la entidad autorizada afectada con la medida, según el procedimiento descrito en el numeral 5.3 del capítulo III de esta circular, situación que será informada por el Departamento de Sistemas de Pago al funcionario designado para la ejecución de la medida y a las demás Entidades Participantes de EL SERVICIO.

Las comunicaciones a las que se hace referencia en este punto, se remitirán a la dirección de la entidad autorizada objeto de la toma de posesión.

PAR.—Lo previsto en este numeral se entenderá sin perjuicio de las órdenes, directrices o instrucciones especiales que señale para cada caso la Superintendencia Financiera, la autoridad judicial o administrativa que hubiere decretado la medida, el funcionario designado para la aplicación de la medida, o el respectivo liquidador, según el caso. La suspensión de El Servicio en cuestión no aplicará en casos de toma de posesión o toma de posesión para administración en los que no se decrete medida de suspensión de pagos.

4. Límite máximo de los cheques y otros instrumentos de pago.

El valor máximo individual de los cheques y otros instrumentos de pago compensados a través del CEDEC será el equivalente en pesos colombianos a la suma de cien millones de dólares americanos (US$ 100 millones). Para determinar el valor equivalente en moneda legal colombiana, se tomará como base la Tasa Representativa del Mercado TRM certificada y publicada por la Superintendencia Financiera el primer día hábil de cada semana.

5. Códigos de compensación.

El Banco de la República asignará un código de compensación a todas las entidades autorizadas, en el momento de su aceptación para participar en el servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago. El numeral 10 del Capítulo I de la Circular Reglamentaria Externa DSP-155, correspondiente al Asunto 5 - Procedimientos operativos de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago físicos (cámaras de compensación) del manual del departamento de sistemas de pago, contiene el detalle de la asignación, uso y desactivación de los códigos asignados a las entidades autorizadas.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

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6. Trámites reglamentarios, notificaciones y solicitudes de información.

Para gestionar ante el Banco de la República los trámites reglamentarios citados en esta circular, solicitar información, efectuar notificaciones o adelantar cualquier otro trámite relacionado con El Servicio, las entidades podrán utilizar una de las dos siguientes modalidades:

a) Remitir los documentos mediante correo electrónico a la lista CEDEC@banrep.gov.co, con el lleno de los siguientes requisitos:

• La solicitud debe ser presentada por el funcionario indicado para cada caso, a través de una comunicación en la que se indique el trámite requerido, su nombre, cargo y firma manuscrita.

• La comunicación debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad.

• Con la comunicación con el cumplimiento de requisitos y documentos requeridos para cada caso, se debe crear un archivo PDF que debe ser firmado digitalmente con la herramienta de seguridad SUCED (o la que la sustituya en el futuro).

• El archivo firmado digitalmente debe ser encriptado a una lista que contenga como destinatarios a los profesionales de la Sección CEDEC que sean informados y ser remitido preferiblemente desde correos personales corporativos y únicamente a la dirección de correo CEDEC@bam·ep.gov.co . Si la solicitud se remite desde un correo corporativo (ej. tesoreria@ xxx.com.co), en el texto de la carta se deberá informar el correo personal corporativo del usuario al cual se le informará sobre el resultado de su solicitud, lo cual de ser necesario se remitirá firmado digitalmente.

• En el asunto del correo se debe mencionar en forma resumida el trámite requerido (ej. solicitud de archivos- ciudad-entidad xx).

• No se tramitarán solicitudes que sean remitidas a direcciones de correo diferentes a la antes indicada o que no cumplan con los demás requisitos.

b) Radicar los respectivos documentos en la ventanilla de correspondencia del Banco, caso en el cual:

• La comunicación deberá ser suscrita por un representante legal con reconocimiento de texto y firma ante notario.

• Debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad.

• Se le deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal de la entidad que los vigile con vigencia no superior a treinta (30) días.

(Espacio en blanco)