Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA - DSEP -153 DE 2005

(Mayo 2)

Manual de Servicios Electrónicos y Pagos

Asunto: 2: Sistema de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago, Cedec.

Destinatario: Entidades autorizadas sistema Cedec, oficina principal y sucursales del Banco de la República

Hoja 2-00

La presente circular reemplaza las hojas 2-1 a 2-48-A de las circulares reglamentarias externas DSEP-28 de mayo 30 de 2001, DSEP -32 de junio 11 de 2001, DSEP-63 de noviembre 22 de 2001, DSEP-31 de julio 5 de 2002, DSEP-40 de agosto 29 de 2003, DSEP-153 de octubre 3 de 2003, de enero 13 de 2004, marzo 19 de 2004, mayo 17 de 2004, junio 8 de 2004, julio 27 de 2004, agosto 13 de 2004, septiembre 20 de 2004, diciembre 27 de 2004, así corno los anexos 1, 2 y 3, correspondientes al Asunto 2 "Sistema de Compensación Electrónica de Cheques y de Otros Instrumentos de Pago - Cedec" del Manual del Departamento de Servicios Electrónico y Pagos".

La citada circular se sustituye con el fin de ajustarla a los parámetros establecidos para la elaboración y expedición de circulares reglamentarias del Banco de la República.

Adicionalmente, se modifica el numeral 7º del Capítulo III- Retiro voluntario de una entidad autorizada.

Hoja 2-1

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

Capítulo 1

Aspectos generales

1. Introducción.

Esta circular tiene por objeto reglamentar los aspectos operativos, técnicos, de seguridad y disciplinarios del servicio de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago prestado por el Banco de la República, tales como la identificación de las entidades participantes, sus obligaciones y responsabilidades, el proceso de la compensación y liquidación, los requisitos tecnológicos y de seguridad, los horarios y las tarifas que se cobrará a las entidades .participantes.

2. Marco normativo del Cedec.

El funcionamiento del Cedec, así como los derechos, obligaciones y responsabilidades de Ias entidades participantes en el mismo, se rigen por lo dispuesto en las normas pertinentes del Código de Comercio eI Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la Ley 31 de 1992, el Decreto 2520 de1993, el Decreto 1207 de 1996, el Reglamento Operativo del Servicio de Compensación Interbancaria aprobado por el Consejo de Administración del Banco de la República el 20 de abril de 1998, con sus modificaciones y adiciones, esta circular reglamentaria y las demás normas que las modifiquen o sustituyan, así como los contratos de vinculación respectivos. Todas las disposiciones aquí citadas se denominarán en su conjunto Normas del Cedec.

3. Definiciones.

A continuación se definen los términos utilizados en esta circular reglamentaria y en los contratos de vinculación, los cuales podrán ser usados en singular o en plural, y tendrán el alcance que aquí se les fija:

a) Archivo: Es un conjunto de registros que cumple con el estándar establecido en el documento intitulado “Cedec - Formato para el intercambio electrónico de la información de cheques (Nacham)”, anexo 1 de esta circular.

b) Calidad de la información: Es la exactitud con que se graba o transcribe en un registro electrónico la información contenida en un cheque u otro instrumento de pago autorizado.

c) Cedec- Banco de la República o sistema: Es el sistema administrado por el Banco de la República para procesar la información recibida de las entidades autorizadas participantes y/o que se requiera enviar a tales entidades, en relación con los cheques y otros

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

Hoja 2-2

instrumentos de pago autorizados al cobro o en devolución. El Cedec-Banco de la República estará ubicado en la oficina principal del Banco en la ciudad de Bogotá, D.C.

d) Centro consolidador: Es el punto geográfico donde cada entidad autorizada tiene instalada su estación de trabajo - Cedec, para comunicarse desde ella con el Cedec ­ Banco de la República. Cada entidad autorizada tendrá solo un centro consolidador a nivel nacional.

e) Conjunto de registros: Es la información electrónica correspondiente a un grupo de cheques y/u otros instrumentos de pago: a) Presentados al cobro, b) presentados en devolución, c) recibidos al cobro, d) recibidos en devolución y e) anulados, a través del Cedec. Dichos registros deberán ingresarse al sistema de acuerdo con lo establecido en el numeral 8 del capítulo I de esta circular.

f) Conjunto de registros de instrumentos de pago enviados al cobro: Es el Conjunto de registros electrónicos correspondientes a los cheques y demás instrumentos de pago presentados al cobro por cada entidad presentadora, a cargo de cada una de las entidades libradas, por conducto del Cedec-Banco de la República.

g) Conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro: Es el conjunto de registros electrónicos que una entidad librada toma desde su estación de trabajo- Cedec, proveniente del Cedec - Banco de la República, con la información de los cheques y otros instrumentos de pago que han sido presentados al cobro contra dicha entidad por parte de las entidades presentadoras.

h) Conjunto de Registros de Instrumentos de Pago Enviados en Devolución: Corresponde al conjunto de registros electrónicos que contienen la información de los cheques y otros instrumentos de pago que una entidad librada ha decidido no pagar, con fundamento en la ley y en las causales de devolución señaladas en esta circular reglamentaria.

i) Conjunto de registro de instrumento de pagos recibidos en devolución: Es el conjunto de registros electrónicos que el Cedec –Banco de la República remite a las entidades presentadoras con la información correspondiente a los cheques y otros instrumentos de pago cuyo pago fue rechazado por las entidades libradas respectivas.

j) Conjunto de registros de anulaciones: Corresponde a electrónicos que debe ingresar una entidad presentadora al Cedec para retirar registros electrónicos con errores incluidos en el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados al cobro.

k) Conjunto multilateral neta o compensación: Es el procedimiento adelantado por el Banco de la República como administrador del sistema para determinar, al final de cada una de las sesiones de la compensación (al cobro y en devolución); el saldo acreedor (a favor) o deudor (en contra) de cada una de las entidades autorizadas que participaron en la respectiva sesión.

Hoja 2-3

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 30 de 2010 del Banco de la República)

l) Cuentas de depósito: Son las cuentas de depósito en moneda legal colombiana que las entidades autorizadas tengan abiertas en el Banco de la República, de conformidad a lo previsto en la Resolución Interna 3 de 1997 de la Junta Directiva del Banco de la República, las que la modifiquen o adicionen, sus disposiciones reglamentarias y las demás normas pertinentes.

m) Entidad autorizada o EA: Es el nombre genérico con que se designa a los establecimientos de crédito autorizados para participar en el Cedec.

n) Entidad librada o EL: Es la entidad autorizada que administra las cuentas contra las cuales están girados los cheques y demás instrumentos de pago presentados al cobro a través del Cedec, y/a quien le corresponde decidir, de acuerdo con la ley, sobre su pago o rechazo.

o) Entidad presentadora o EP: Es la entidad autorizada que presenta un cheque al cobro a través del sistema, para su pago por parte de una entidad librada.

p) Entrada directa de datos o data entry: Se refiere a la funcionalidad que permite el ingreso de registros al sistema en forma directa.

q) Estación de trabajo - Cedec: Es el conjunto de componentes (equipos y programas) que cada entidad autorizada debe tener en su respectivo centro consolidador para conectarse desde allí al Cedec-Banco de la República, con el fin de enviar y recibir la información prevista en esta circular reglamentaria.

r) Instrumentos de pago: Son los documentos de pago que pueden ser compensados en el Cedec, de conformidad con lo previsto en el numeral 5.2 del capítulo I de esta circular.

s) Liquidación: Es el asiento débito o crédito que el Banco de la República como administrador del sistema registra en las cuentas de depósito de cada una de las entidades autorizadas, de acuerdo con el resultado de la compensación multilateral neta al cierre a satisfacción de la segunda sesión de la compensación.

t) Nacham: Se refiere al formato de archivos para la transferencia electr6nicade fondos de la Asociación Nacional de Cámaras de Compensación Automatizadas de los Estados Unidos de América, modificado para el caso colombiano en los campos fecha y valor.

u) Registro electrónico o registro: Corresponde a la información electrónica detallada de un cheque u otro instrumento de pago autorizado.

v) Ventanas: Son los períodos establecidos por el Banco de la República en esta circular reglamentaria para enviar archivos o ingresar directamente, mediante la funcionalidad de entrada directa de datos, la información referente a los instrumentos de pago enviados al cobro en devolución v anulaciones.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 30 de 2010 del Banco de la República)

Hoja 2-4

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 30 de 2010 del Banco de la República)

4. Características generales del Cedec.

El Cedec funcionará bajo las siguientes características generales, que se desarrollan en esta circular:

a) El Cedec es un sistema diseñado para procesar la información relacionada con la totalidad de los cheques y otros instrumentos de pago autorizados presentados al cobro y en devolución diariamente, mediante un proceso centralizado en el Banco de la República, el cual estará conectado con el centro consolidador de cada entidad autorizada, para el envío y recepción de la información requerida.

b) El sistema permite clasificar y totalizar la información recibida en el Cedec-Banco de la República de cada una de las entidades autorizadas participantes, con el fin de obtener las posiciones multilaterales netas a favor o cargo de las mismas. El resultado multilateral neto obtenido en la primera sesión de la compensación se registra provisionalmente en las cuentas de depósito de las entidades autorizadas; con el resultado multilateral neto de la segunda sesión de la compensación se afectan en forma definitiva dichas cuentas de depósito, con lo cual se efectúa la liquidación, de acuerdo con las condiciones descritas en el numeral 5 del capítulo III de esta circular.

c) El proceso se efectúa integralmente con información recibida electrónicamente, sin perjuicio de que los documentos físicos, con excepción de aquellos que en el futuro sean objeto de truncamiento continúen circulando en forma independiente a la información, bajo las mismas reglas y procedimientos establecidos para ello, o los que se establezcan en el futuro.

El sistema permite operar bajo el truncamiento de cheques y otros instrumentos de pago, en la forma en que está definido en el artículo 3º del Decreto 1207 de 1996, o las normas que lo modifiquen, aclaren o sustituyan. No obstante el truncamiento sólo comenzará a efectuarse cuando se expida el acuerdo interbancario que celebren sobre esta materia los establecimientos de crédito bajo el auspicio de la Asociación Bancaria y de entidades financieras de Colombia, con sujeción a la ley, evento en el cual se dictarán las normas e instrucciones que se requieran para complementar o modificar la presente circular reglamentaria en lo concerniente al truncamiento.

d) El intercambio físico de los instrumentos de pago entre las entidades autorizadas se realiza en las instalaciones de las cámaras de compensación y/o de las compañías de procesamiento de cheques autorizadas por el Banco, y se sujeta al procedimiento previsto para tal efecto en el Manual del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos, Asunto 5: procedimientos operativos de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago físico (Cámaras de compensación).

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 30 de 2010 del Banco de la República)

Hoja 2- 5

e) Las entidades autorizadas, bajo su responsabilidad, podrán contratar con terceros especializados la realización de todos o algunos de los procesos o actividades necesarios para su participación en el Cedec.

5. Alcance del sistema.

5.1. Geográfico.

La cobertura del sistema será nacional. Para tal efecto, las ciudades diferentes de aquellas en las que opera el centro consolidador de cada entidad autorizada, deberán disponer de las comunicaciones adecuadas para remitir la información a su centro consolidador; contar con la disponibilidad de equipos requeridos para grabar la información de los cheques y demás instrumentos de pago autorizados que envían al cobro y en devolución, y, en general contar con la infraestructura que les permita cumplir con los procedimientos operativos de que trata esta circular reglamentaria.

Cuando una ciudad se integre al proceso, la totalidad de las entidades autorizadas que participen del canje en dicha ciudad, deberán procesar los cheques y demás instrumentos de pago al cobro y en devolución a través del sistema previsto en esta circular. Entre tanto, se mantendrá en dicha ciudad el proceso actual de compensación de cheques y otros instrumentos de pago autorizados.

5.2. Instrumentos de pago:

A través del Cedec podrán compensarse cheques pagaderos en Colombia, girados con cargó a una entidad autorizada, y títulos de depósito judicial que correspondan a depósitos constituidos a la orden de organismos o entidades administrativas que ejerzan funciones de cobro coactivo, o depósitos por arrendamientos. Para estos efectos se entiende por cheque el título valor que cumpla con los requisitos establecidos para el mismo en el Código de Comercio.

Los cheques que se cobren a través del Cedec, incluidos los cheques de gerencia, deberán cumplir los estándares técnicos acogidos por la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia mediante acuerdo expedido en noviembre de 1995, el acuerdo sobre la inclusión de dígito de chequeo en la posición 46 y los demás que los modifiquen o adicionen en el futuro, los cuales, para esos efectos, forman parte de esta circular reglamentaria. Sin embargo, cuando una entidad autorizada reciba un cheque que no cumpla los estándares mencionados, deberá proceder a grabar su información para obtener su pago a través del proceso aquí regulado, sin perjuicio de la responsabilidad que le pueda corresponder por ello a la entidad librada respectiva.

Hoja 2-6

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 9 de 2008 del Banco de la República)

6. Participantes.

6.1. Entidades autorizadas.

Podrán acceder a los servicios del Cedec los bancos autorizados para operar en Colombia, siempre y cuando cumplan con la totalidad de condiciones y requisitos previstos en el numeral 6.2 del capítulo I de esta circular reglamentaria. Así mismo, podrán vincularse a este sistema los otros establecimientos de crédito que en el futuro sean expresamente autorizados por el Banco de la República - subgerencia de operación bancaria.

El Banco de la República también participará en la compensación de cheques y otros instrumentos de pago a través del Cedec como entidad autorizada.

PAR.—Las entidades autorizadas podrán contratar los servicios de compañías procesadores de instrumentos de pago, o de otras personas juríicas especializadas que presten servicios requeridos para operar en el Cedec, a las cuales se les permitirá comunicación directa con el Banco de la República, siempre y cuando cumplan los requisitos dispuestos en el numeral 6:2.2. En tal evento, la entidad autorizada respectiva deberá informar al Banco el nombre de la compañía de "outsourcing'' contratada y el servicio o servicios a ella encomendados. Tales firmas actuarán por cuenta de la entidad autorizada que contrate sus servicios, por lo cual la responsabilidad que eventualmente se origine en la realización de las actividades contratadas, frente al Banco de la República, las otras entidades autorizadas y otros terceros, se mantendrá en cabeza de la respectiva entidad autorizada, en los mismos términos previstos en las normas del Cedec.

6.2. Condiciones y requisitos de acceso al Cedec.

6.2.1. Para las entidades autorizadas.

Suscribir el contrato de vinculación respectivo, en el cual, entre otros aspectos, la entidad autorizada se comprometa a cumplir fielmente las normas del Cedec y autorice irrevocablemente al Banco de la República para afectar su Cuenta de Depósito con la posición resultante de la compensación, el valor de las tarifas por la prestación del servicio, los intereses a que haya lugar por el no pago oportuno de las mismas y las sanciones que el Banco de la República llegare a imponerle de conformidad con lo previsto en esta circular reglamentaria.

b) Disponer de una cuenta de depósito y mantenerla abierta durante su participación en el sistema.

c) Disponer de una estación de trabajo con los programas y los equipos informáticos y de comunicaciones requeridos por el Banco de la República.

d) Informar al Banco de la República en el caso de que contraten con una compañía de

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 9 de 2008 del Banco de la República)

Hoja 2 -7

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 9 de 2008 del Banco de la República)

"outsourcing" los servicios necesarios para la compensación de Instrumentos de Pago a través del Cedec, identificando los servicios contratados y la razón social de dicha compañía.

6.2:2. Para las firmas contratistas o de "outsourcing".

Las firmas que presten el servicio de procesamiento de cheques y otros instrumentos de pago, o que realicen otras actividades necesarias para la participación de las entidades autorizadas en el Cedec, serán facultadas por el Banco de la República para contar con comunicación directa al sistema, previo cumplimiento de las siguientes condiciones:

a) Haber sido identificada por una entidad autorizada, por lo menos, como entidad contratada para actuar a su nombre en los servicios del Cedec.

b) Solicitar autorización para tener comunicación directa con el Cedec, mediante el envío de una carta en tal sentido dirigida al Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos del Banco de la República, suscrita por el representante legal de la firma respectiva, en la cual se manifieste que la compañía interesada conoce y acepta las normas del Cedec, y se comprometa a cumplir estrictamente los procedimientos operativos aquí previstos, particularmente en lo que se refiere al manejo, transmisión, integridad y confidencialidad de la información.

c) Enviar un certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente, con una antigüedad no superior a dos (2) meses.

d) Acreditar que cuenta con los equipos y programas requeridos para conectarse al Cedec Banco de la República, con el fin de enviar y recibir la información pertinente

e) Certificar que cuenta con un plan de contingencia que garantice la prestación continua del servicio a sus clientes.

7. Tarifas.

Las tarifas aplicables a los servicios previstos en esta circular de acuerdo con lo decidido por el Consejo de Administración del Banco de la República son las siguientes:

7.1. Tarifa por registro.

Se aplicará una tarifa única de treinta y cuatro pesos m/l ($ 34) por cada registro electrónico que corresponda a un cheque u otro instrumento de pago enviado al cobro o en devolución al Cedec, a través de archivo o de la funcionalidad de Data Entry, independientemente de la hora en que se registre en el sistema Cedec.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 9 de 2008 del Banco de la República)

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(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 9 de 2008 del Banco de la República)

7.2. Tarifa fija mensual.

Cada entidad autorizada deberá cancelar al Banco de la República una tarifa mensual fija con cobertura nacional equivalente a la suma de un millón doscientos sesenta mil pesos m/l ($ 1.260.000), la cual se cobrará por mes o fracción de mes.

7.3. Tarifas por solicitudes de información adicional.

Por la atención de solicitudes de información adicional o especial formuladas por las entidades autorizadas en relación con el Cedec, habrá lugar al pago de las siguientes tarifas no excluyentes, las cuales empezarán a regir el 1º de enero de 2005:

a) $ 525 por hoja de información impresa de cualquier naturaleza.

b) $ 10.500 por archivo electrónico solicitado.

c) $ 21.000 por la primera hora, por consultas que requieran dedicación exclusiva de un analista o profesional del Banco de la Republica para la búsqueda, recolección y/o procesamiento de la información, y de $ 10.500 por cada hora o fracción de hora adicional.

Las tarifas mencionadas en esta circular podrán ser reajustadas por el Consejo de Administración del Banco de la República, caso en el cual el Banco informará a las entidades autorizadas acerca de las nuevas tarifas y de la fecha a partir de la cual entrarán a regir.

7.4. Procedimiento de cobro de las tarifas.

a) Tarifa por registro.

La tarifa señalada en el numeral 7.1 de esta circular se liquidará mensualmente, con base en el número de registros enviados por la entidad autorizada en el mes calendario anterior, y se cargará automáticamente, junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará la factura con el correspondiente cargo, la cual se entenderá aceptada por la entidad autorizada si esta no manifiesta por escrito ninguna objeción u oposición a la misma dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío.

b) Tarifa fija mensual.

La tarifa señalada en el numeral 7.2 de esta circular se liquidará y cobrará mensualmente en forma vencida por el Banco y se cargará automáticamente, junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes, de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará la factura con el

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 9 de 2008 del Banco de la República)

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correspondiente cargo, la cual se entenderá aceptada por la entidad autorizada si esta no manifiesta por escrito ninguna objeción u oposición a la misma dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío.

c) Tarifas por solicitudes de información adicional.

Con respecto al cobro de la tarifa señalada en numeral 7.3 de esta circular, una vez sea procesada la información requerida por la Entidad Autorizada, la sección Cedec del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos calculará la tarifa aplicable, de acuerdo con lo previsto en el numeral mencionado, y la debitará junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes de cualquiera de las Cuentas de Depósito en moneda legal de la entidad autorizada. Una vez efectuado el anterior cargo, se informará a la entidad autorizada que puede recoger su información, a la cual se adjuntará una relación detallada de la tarifa cobrada.

Si el cargo mencionado en el párrafo anterior no pudiere hacerse, por falta de recursos disponibles suficientes de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal de la entidad autorizada, o por otra razón, el Banco de la República comunicará por escrito a dicha entidad que la información y los documentos solicitados se encuentran a su disposición, así como el valor de la suma liquidada. En dicho caso, la información o los documentos requeridos sólo serán entregados por el Banco cuando la entidad autorizada acredite el pago de la tarifa indicada, mediante consignación en cheque o en efectivo, o cargo a cualquiera de sus cuentas de depósito.

8. Estándares.

Los conjuntos de registros podrán ser ingresados al Cedec mediante archivo o entrada directa de datos por las entidades autorizadas. Cuando un conjunto de registros se ingrese a través de archivo, este deberá cumplir con el formato estándar definido por el Banco de la República en el documento intitulado "Cedec - Formato para el intercambio electrónico de la información de cheques (Nacham)", el cual forma parte de la presente circular reglamentaria como anexo I. El Cedec rechazará los archivos que no se identifiquen con tal formato. Cuando un conjunto de registros sea capturado a través de la entrada directa de datos, deberá cumplir con los procedimientos y requisitos previstos para el efecto en el Manual del Usuario Sistema Cedec.

9. Sanciones.

9.1. Suspensión del servicio.

De acuerdo con lo establecido en el numeral 5º del capítulo III de esta circular, el incumplimiento de la obligación establecida en el literal d) del numeral 1º del capítulo II de esta circular, en lo que se refiere a la obligación de la entidad autorizada de disponer de fondos suficientes en su cuenta de depósito para cubrir oportunamente el saldo que resulte a su cargo de la compensación

Hoja 2·10

Multilateral neta a nivel nacional en la segunda sesión de la compensación, hará que la entidad autorizada con insuficiencia de fondos quede automáticamente suspendida del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago del Banco de la República a nivel nacional hasta tanto se superen en forma definitiva los hechos que dieron lugar a dicho incumplimiento.

9.2. Sanciones pecuniarias.

a. Ante el primer incumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas en los literales a), i), j) y m) del numeral 1º del Capítulo II de esta circular el Banco de la República enviará una notificación a la Entidad Autorizada respectiva, para que ésta explique las razones de la falta y detalle las acciones que decida implementar para evitar su repetición, la entidad autorizada dispondrá de un término de diez (10) días calendario, contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación del Banco de la República para radicar su respuesta en el Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos. Si el Banco de la República no encuentra satisfactorias las explicaciones de la entidad autorizada, así se lo hará saber a ésta mediante comunicación escrita que equivaldrá a una amonestación.

b. Ante la primera (1º) reincidencia en el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas, se exigirá nuevamente el reporte citado en el literal a) y, dado el caso, se aplicará, una sanción pecuniaria equivalente a un (1) salario mínimo legal mensual vigente.

c. Ante la segunda (2ª) reincidencia, se exigirá nuevamente el reporte citado en el literal a) y, cuando a ello haya lugar, se aplicará una sanción pecuniaria mensual equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

d. Ante la tercera (3ª) reincidencia, se exigirá nuevamente el citado reporte y, dado el caso, se aplicará una sanción pecuniaria equivalente a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

e. Ante la cuarta (4ª) reincidencia y cualquier reincidencia posterior, se exigirá el reporte antes mencionado y, dado el caso, se aplicará una sanción pecuniaria mensual equivalente a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes hasta tanto se demuestre que ha sido plenamente superado el origen de las faltas.

Esta misma sanción se aplicará ante cualquier incumplimiento, cuando la entidad autorizada no entregue en forma oportuna el informe solicitado por el Banco.

Así mismo, se aplicará esta sanción en el evento de que una Entidad Autorizada ingrese, en cualquier oportunidad. Registros electrónicos al cobro o en devolución que no correspondan a ninguno de los instrumentos de pago autorizados en el numeral 5.2 de este capítulo.

f. Ante cualquier reincidencia en la conducta descrita en el último párrafo del literal anterior, se aplicará una sanción pecuniaria equivalente a veinte (20) salarios mínimos legales

Hoja 2-11

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 30 de 2010 del Banco de la República)

mensuales vigentes.

El conteo de los incumplimientos previstos en los literales anteriores, para efectos de determinar las reincidencias, se hará por períodos de un (1) año calendario, del 1º de julio de cada año al 30 de junio del año siguiente empezando ello de julio de 2004.

El valor de las multas impuestas será debitado por el Banco de la República directamente de la cuenta de depósito de la entidad autorizada sancionada, el quinto (5º) día hábil siguiente a la comunicación de la respectiva sanción.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 30 de 2010 del Banco de la República)

(Espacio disponible).

Hoja 2 - 12

Capítulo II

Obligaciones y responsabilidades

1. Obligaciones y responsabilidades de las entidades autorizadas.

Además de lo previsto en otras partes de las normas del Cedec, las entidades autorizadas tendrán las siguientes obligaciones y serán responsables por su incumplimiento:

a) En su condición de entidad presentadora o entidad librada, garantizar la calidad de la información de los instrumentos de pago enviados al cobro y en devolución, respectivamente

b) En su calidad de entidad librada, visar en forma íntegra los cheques y demás Instrumentos de Pago autorizados recibidos al cobro.

c) Acatar los horarios, procedimientos, requisitos y normas técnicas contenidos en esta circular reglamentaria y en las demás disposiciones que integran las normas del Cedec, así como cualquier otra instrucción que el Banco de la República expida para el mejor funcionamiento del sistema.

d) Tener fondos disponibles suficientes en su cuenta de depósito para cubrir oportunamente el saldo que resulte a su cargo de la compensación multilateral neta en las dos sesiones de o la compensación, las tarifas por la prestación del servicio y las sanciones e intereses que eventualmente llegaren a causarse a su cargo.

e) Supervisar que todos los talonarios de cheques entregados a sus clientes cumplan con los estándares técnicos y de seguridad a que hace referencia esta circular incluido el dígito de chequeo en la posición 46, y que la calidad de impresión de los mismos permita la transcripción exitosa de los datos exigidos en los registros electrónicos del Cedec.

f) Pagar oportunamente las tarifas establecidas por el Banco de la República: como remuneración por la prestación del servicio, si por cualquier razón estas tarifas no son descontadas directamente por el banco de su cuenta de depósito.

g) Ingresar los conjuntos de registros de cheques y otros instrumentos de pago autorizados por cualquiera de los dos mecanismos especificados en el numeral 8º del capítulo I.

h) Entrenar satisfactoriamente a los operadores del sistema, los cuales deben asistir al programa de capacitación que dicte el Banco de la República, y participar de las pruebas posteriores que se lleven a cabo en cualquier momento como complemento del servicio.

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i) Conservar todos los registros de cheques y otros instrumentos de pago autorizados en los que haya participado para su compensación, en medio recuperable, por el término que establezca la ley. En caso de un proceso o una investigación judicial o administrativa, el período de conservación debe ampliarse hasta que la investigación o el proceso respectivo haya concluido.

j) Dar respuesta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a los requerimientos de información de sus clientes y de los demás participantes del sistema que hayan tenido algún tipo de relación con la información solicitada, incluyendo el Banco de la República como operador del Cedec. Así mismo, atender los requerimientos que le formulen las autoridades judiciales o administrativas competentes, dentro del término señalado para cada caso por la autoridad respectiva o por la ley, y, en su defecto, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

k) Aceptar los registros y archivos electrónicos del Banco de la República como prueba de las operaciones cursadas a través del Cedec.

l) Informar al Banco de la República en forma inmediata sobre los inconvenientes y fallas que se presenten en la operación del Cedec.

m) Diseñar y mantener un plan de contingencia que asegure en lo que a las entidades autorizadas compete, la presentación al cobro y en devolución de los cheques y demás instrumentos de pago a través del Cedec.

n) Cumplir las normas relacionadas con la prevención y el control del lavado de activos y demás actividades delictivas, aplicando como mínimo los parámetros y disposiciones contenidos en el Código Penal, en el estatuto orgánico del sistema financiero, en las instrucciones expedidas al respecto por la Superintendencia Bancaria y en las demás disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

o) Cuando contrate el proceso con un tercero, asegurarse de que éste tenga la capacidad técnica, financiera y administrativa para responder directamente por los requerimientos formulados por el Banco de la República, las demás Entidades Autorizadas participantes y las autoridades judiciales y administrativas competentes.

p) Abstenerse de cursar por el sistema cualquier operación o pago que no corresponda a un instrumento de pago autorizado, de conformidad con lo previsto en el numeral 5.2 del capítulo I de esta circular

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2. Obligaciones y responsabilidades del Banco de la República como administrador del Cedec

El Banco de la República como operador del Cedec tiene las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del Cedec:

a) Validar los registros y rechazar aquellos que no cumplan con los requisitos establecidos para los mismos o que sean enviados por fuera de los horarios establecidos en esta circular.

b) Efectuar la compensación y liquidación de los instrumentos de pago enviados al cobro y en devolución, con información correcta, en la fecha valor correspondiente, afectando en esa fecha las cuentas de depósito de las entidades autorizadas, a menos que alguna de ellas no disponga de recursos suficientes en su cuenta de depósito en cuyo caso el Banco de la República procederá según lo dispuesto en el numeral 5.3 del Capítulo III de esta circular.

c) Dejar disponibles los conjuntos de registros con la información de los cheques y demás instrumentos de pago al cobro o devueltos, según el caso, para que las entidades autorizadas los tomen, en la misma fecha en que la información respectiva haya sido recibida de las entidades autorizadas.

d) Conservar los registros con la información de los cheques y demás Instrumentos de pago tramitados a través del Cedec, por el término previsto en su régimen legal propio de conservación de sus documentos.

e) Certificar, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, de acuerdo con los términos de conservación y con base en los registros electrónicos del sistema, la infonnación relacionada con el trámite de un instrumento de pago, cuando así se lo solicite una o ambas entidades autorizadas participantes en el cobro o devolución del mismo. Igualmente, a petición de cualquiera de ellas, suministrar copia de los registros electrónicos correspondientes.

f) Atender y responder, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, cualquier comentario, inquietud, queja o solicitud, diferente de la prevista en el literal anterior, que le formule cualquier entidad autorizada en relación con una operación específica o con el funcionamiento del sistema en general.

g) Aceptar los registros electrónicos del Cedec como prueba de las operaciones cursadas a través del sistema.

h) Velar por la integridad y confidencialidad de la información que reciba de las entidades autorizadas o que envíe a ellas en desarrollo de la operación del Cedec.

i) Informar oportunamente a las entidades autorizadas acerca del ingreso o retiro de cualquier entidad autorizada.

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j) Diseñar, probar y poner en ejecución un plan de contingencia tendiente a procurar la operación continua del Cedec.

(Espacio disponible)

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Capítulo III

Procedimientos de operación

1. Descripción general.

De acuerdo con las decisiones y procedimientos internos propios de cada entidad presentadora, ella misma, o la compañía de "outsourcing" contratada para el efecto, debe enviar o ingresar al Cedec - Banco de la República desde su centro consolidador el conjunto de registros de la totalidad de los cheques y demás instrumentos de pago recibidos en sus diferentes oficinas, agencias y sucursales participantes en el Cedec, para su proceso, reagrupación y remisión a las entidades libradas.

Las entidades libradas, directamente o por intermedio de las firmas contratadas, realizarán los procesos internos de visado, afectación contable y devolución, si a ello hubiere lugar. Con la información de los cheques y los otros instrumentos de pago no pagados se constituirá el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución, señalando las causales de devolución respectivas en los campos dispuestos para el efecto.

EI Banco de la República recibirá la información de los cheques y demás instrumentos de pago devueltos la procesará y reagrupará para remitirla a las entidades presentadoras respectivas.

2. Procesos sobre los conjuntos de registros efectuados por las entidades autorizadas y el Banco de la República.

Para la conformación y el envío (o ingreso según el caso) de la información referente a los instrumentos de pago al cobro o en devolución las entidades autorizadas, ya sea que actúen como entidades presentadoras o entidades libradas, deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones, y responderán ante las otras entidades autorizadas, sus clientes u otros terceros por los perjuicios que ocasione su incumplimiento, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables:

2.1. Proceso de cheques y otros instrumentos de pago enviados al cobro.

2.1.1. Arreglo y transmisión de la información.

a) lntegrar en el centro consolidador de la entidad autorizada presentadora la información con·el detalle de los cheques y otros instrumentos de pago autorizados que se hayan recibido con cargo a otras entidades autorizadas para su envío o ingreso al Cedec.

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(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

b) Verificar la calidad de la información de cada registro a incluir en el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados al cobro, especialmente en cuanto a códigos de ruta y tránsito, número del instrumento de pago y número de cuenta, dígito de chequeo (posición 46 de la banda magnética en el caso de cheques) y valor reportado. Para efectos - del valor predomina el especificado en letras, en el caso de los cheques, de conformidad con lo previsto en el artículo 623 del Código de Comercio.

c) Enviar o ingresar al Cedec los conjuntos de registros mediante cualquiera de los dos mecanismos descritos en el numeral 8º del Capítulo l. La entidad presentadora podrá ingresar, mediante archivos o Data Entry, tantos conjuntos de registros de Instrumentos de pago enviados al cobro como desee, dentro de las ventanas previstas para el efecto en esta circular.

2.1.2. Control del movimiento.

Dada la responsabilidad que las entidades presentadoras asumen por la calidad de la información de los instrumentos de pago que presenten al cobro a través del Cedec, éstas deberán establecer procedimientos efectivos de control en cada uno de los procesos, con la periodicidad que se estime conveniente. Para que estos procedimientos garanticen la calidad de la información, deberán contemplar los siguientes aspectos, como mínimo:

a) Efectuar el chequeo y validación del campo valor.

b) Asegurar que el número y valor total de los cheques y demás instrumentos de pago recibidos en un determinado día con cargo a otras entidades autorizadas, coincida con el total de número y valor incorporado en los conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro de ese día.

c) Comprobar que todos los instrumentos de pago correspondientes a conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro que hayan ingresado al sistema, hayan sido marcados con el respectivo sello de canje en el reverso.

d) Controlar que la información de cada instrumento de pago no sea enviada más de una vez.

2.2. Proceso de anulaciones.

La entidad presentadora que después de ingresar al Cedec uno o más conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro encuentre uno o varios errores en alguno de ellos, está facultada para efectuar su retiro, mediante el envío o ingreso de un conjunto de registros de anulaciones.

Los registros electrónicos correspondientes a instrumentos de pago enviados en devolución, no tendrán la psibilidad de ser anulados después de que la entidad librada los haya ingresado al sistema. En caso de error, las entidades que resulten involucradas en el mismo, deberán efectura las respectivas correcciones a través de procedimientos acordados por fuera del sistema.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

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2.3. Proceso en el Cedec de los instrumentos de pago autorizados enviados al cobro.

El Banco de la República recibirá los conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro procedentes de cada entidad presentadora, los validará y procesará con el fin de calcular las posiciones multilaterales netas al cierre de la sesión al cobro de la compensación, y conformará el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro, disponible para cada entidad librada.

El conjunto de registros de anulaciones también forma parte del proceso de compensación correspondiente a la sesión al cobro, por lo cual sus valores se incorporarán en el cálculo de la posición multilateral neta que efectuará el Banco de la República al concluir la primera sesión de la compensación.

A su vez, el Cedec-Banco de la República incluirá el movimiento del conjunto de registros de anulaciones en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro, producido como salida para la entidad librada respectiva.

2.4. Procesos en la recepción de los conjuntos de registros de instrumentos de pago. Recibidos al cobro.

Cada entidad librada tendrá disponible en el Cedec-Banco de la República, y podrá tomar de allí, el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro con la información de todos los instrumentos de pago a su cargo, con el propósito de efectuar el proceso de visado y el cargo en la cuenta corriente respectiva, o su devolución cuando haya causal válida para ello, en los términos establecidos en esta circular.

Como el conjunto de registros que el sistema proveerá a la entidad librada se encuentra en el formato descrito en el documento "Cedec: Formato para intercambio electrónico de la información de cheques (Nacham)", anexo 1 de este documento, corresponde a la entidad librada procesar la información recibida para adaptarla a su organización programas y esquemas internos.

2.4.1. Visado electrónico de cheques y otros instrumentos de pago.

La entidad librada procederá a revisar, con base en la Información recibida, los siguientes aspectos, entre otros:

a) Que la cuenta respectiva exista y esté vigente

b) Que el número de cada Instrumento de Pago esté asignado al número de cuenta contra la cual fue girado.

c) Que el número de cheque o instrumento de pago respectivo no haya sido pagado previamente.

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(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 20 de 2009 del Banco de la República)

d) Que haya fondos disponibles suficientes en la cuenta para autorizar el pago, sin perjuicio de las políticas establecidas por la entidad librada en materia de sobregiros o descubiertos, o lo acordado a este respecto con sus clientes.

e) Que no exista una orden previa de no-pago emitida por el titular de la cuenta o por una autoridad judicial o administrativa competente.

f) Que el dígito de chequeo concuerde con la información recibida.

g) Que el titular de la cuenta no haya iniciado el trámite de su liquidación, con base en los avisos que para el efecto hayan sido publicados.

h) Con relación a los cheques para abono en cuenta, los títulos de depósito judicial especificados en el numeral 5.2 del capítulo 1, y los cheques fiscales, verificar en el reverso del documento la constancia de haber sido consignado en la cuenta del primer beneficiario o de la entidad pública respectiva.

2.4.2 Visado manual de cheques y otros instrumentos de pago autorizados.

Sin perjuicio de lo previsto en el numeral anterior, las entidades libradas, una vez recibidos los instrumentos de pago presentados a su cargo, deben proceder a completar el proceso de visado en los aspectos complementarios que permitan la autorización de pago. Ellos son, como mínimo:

a) Comprobar que el número y valor total de los instrumentos de pago recibidos de cada entidad presentadora coinciden con el número y valor total de los registros de instrumentos de pago al cobro remitidos por esa entidad presentadora a través del Cedec.

b) Verificar que los instrumentos de pago recibidos físicamente estén incluidos en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro.

c) Identificar el origen de las diferencias, en caso de presentarse alguna.

d) Validar en el instrumento de pago la firma y demás elementos de seguridad (sellos y protectores registrados) establecidos por la respectiva entidad autorizada o acordados con su cliente.

e) Verificar que la fecha del cheque no tenga una antigüedad superior a seis (6) meses.

f) Verificar la autenticidad formal o aparente del instrumento de pago y demás aspectos que la entidad librada considere necesarios.

Aunque la entidad presentadora sea responsable de la calidad de la información, ello no libera a la entidad librada de su responsabilidad por el visado de los instrumentos de pago, y de las consecuencias que deba asumir por el pago irregular de un instrumento de pago, de conformidad

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 20 de 2009 del Banco de la República)

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(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 20 de 2009 del Banco de la República)

con lo previsto al respecto en el Código de Comercio y demás normas pertinentes.

Concluido el proceso de visado electrónico y manual, la entidad librada debe tener identificados los registros correspondientes a los instrumentos de pago que deben ser devueltos, con los cuales conformará el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución y los ingresará o enviará al Cedec.

Las entidades autorizadas deben adelantar todas las gestiones necesarias para verificar que la devolución de un instrumento de pago no sea producto de errores en la información de ese día, o de días anteriores, tales como equivocaciones en el número de un instrumento de pago, que lo haga aparecer como ya pagado. De tal forma, cuando una entidad librada tenga dudas acerca de la información, debe confirmarla con el instrumento de pago físico.

2.5. Procesamiento del conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución.

Cada entidad librada debe seguir los siguientes pasos, con el fin de conformar el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución:

a) Cuando se trate de procesamiento mediante archivos, se debe incluir una adenda por cada uno de los registros de cheques u otros instrumentos de pago autorizados que se devuelven, en la cual se especifique la causal o causales de devolución. Cuando se trate de ingreso de la información mediante Data Entry, se deberán grabar las causales de devolución de acuerdo con las especificaciones del Manual del Usuario del Cedec. El incumplimiento de este requisito originará que el Cedec-Banco de la República rechace en su totalidad el archivo correspondiente al conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución, cuando se utilice este mecanismo, o no acepte la transacción, si se realiza por la opción de entrada directa de datos.

b) Integrar en el centro consolidador la información sobre los registros de los cheques y los otros instrumentos de pago que serán enviados en devolución correspondiente a la totalidad de las ciudades vinculadas al sistema.

c) Comprobar que el número de registros y el valor total de los mismos coincide con el número y valor de los cheques y los demás instrumentos de pago enviados en devolución al intercambio físico. La entidad librada no podrá devolver por el Cedec, cheques u otros instrumentos de pago cuya información no haya recibido en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro. Tampoco podrá entregar en la cámara de compensación del Banco de la República ni en las instalaciones de las compañías de "outsourcing" facultadas para ello; cheques u otros instrumentos de pago autorizados cuya información no haya sido incluida en el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución.

d)·Efectuar el envío de la información mediante archivo o su captura a través de la entrada directa de datos, dentro del horario previsto para el efecto.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 20 de 2009 del Banco de la República)

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(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

2.6. Proceso en el Cedec de los cheques y otros instrumentos de pago autorizados enviados en devolución.

El Cedec-Banco de la República recibirá el conjunto de registros de instrumentos de pago enviados en devolución, los procesará con el fin de calcular las nuevas posiciones y conformará los conjuntos de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución, con destino a las respectivas entidades presentadoras.

2.7. Proceso de ajuste por devoluciones.

Cada entidad presentadora tomará del Cedec-Banco de la República el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución que le corresponde, con el fin de efectuar los registros contables que sean procedentes en sus respectivos sistemas de cuentas corrientes.

Cada entidad presentadora verificará que recibió la totalidad de los instrumentos de pago correspondientes a los registros contenidos en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución.

3. Identificación y conciliación de diferencias.

Cuando en desarrollo de los procesos del Cedec se presenten diferencias de información, estas serán tratadas de la forma como se especifica a continuación, según el caso:

a) Se recibe físicamente un cheque u otro instrumento de pago que no se encuentra incluido en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro o en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución, según el caso: Este cheque o documento, al no haber sido incluido en el conjunto de registros respectivo, es considerado como un documento no procesado o, lo que es lo mismo, no presentado al canje, por lo cual debe ser remitido a la entidad presentadora o a la entidad librada, según corresponda, en la siguiente sesión de la compensación, en relación y sobre independientes, con totales por concepto de número y valor.

b) Aparece registrado un instrumento de pago en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos al cobro, pero el documento físico no se recibe: En este caso la entidad librada está obligada a rechazar el registro electrónico por la causal número 24a, equivalente en el Cedec a la 28, recayendo la responsabilidad de la misma en la entidad presentadora. Esta última es responsable de la ubicación del documento y de resolver la diferencia el mismo día, si es posible, o, de lo contrario, de entregar el documento junto con el Registro respectivo a más tardar en la compensación del día siguiente. La entidad presentadora que no entregue un instrumento de pago el día en que lo recibe es responsable, de acuerdo con la ley, por las consecuencias que se deriven de la pérdida del mismo o de su presentación tardía al cobro.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

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c) Aparece registrado un cheque u otro instrumento de pago autorizado en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución, pero el documento físico no se recibe: en este caso la entidad presentadora aceptará la devolución y requerirá por fuera del sistema la entrega del documento, a menos que haya sido devuelto por la causal número 24a (28 para el Cedec) a que se refiere el literal b) anterior. Salvo la excepción mencionada, la entidad librada es responsable de la ubicación del documento y su entrega a la entidad presentadora, e igualmente deberá responder por las implicaciones de no encontrar el mismo, o de su entrega tardía a la entidad presentadora.

d) Información diferente en un campo distinto al del valor: Cuando la diferencia sea en un campo distinto al campo valor en la información sobre cheques u otros instrumentos de pago autorizados que se presentan al cobro, la entidad librada debe, por medio del visado electrónico, encontrar tal diferencia y originar la devolución por la causal que le corresponda, según sea el origen de la diferencia. La responsabilidad por este hecho recae en la entidad presentadora.

e) Información diferente en el campo valor: Si la entidad librada encuentra errores al comparar el registro electrónico con el instrumento de pago en el campo valor, deberá incluir el registro errado como devolución, con la causal 27, cuya responsabilidad recae en la entidad presentadora. Si por cualquier razón válida decide autorizar el pago del documento, la operación se realizará por fuera del sistema, pero de todas formas se registrará la devolución en el conjunto de instrumentos de pago enviados en devolución.

f) Información diferente en las causales de devolución: Cuando la causal de devolución contenida en un registro electrónico incluido en el conjunto de registros de instrumentos de pago recibidos en devolución no corresponda con la anotada físicamente en el respectivo instrumento de pago, se entenderá que éste ha sido devuelto por la causal señalada en forma electrónica. La entidad librada será responsable de las consecuencias que pudieren llegar a derivarse de dicha diferencia y de la aplicación de la regla prevista en el presente literal.

4. Causales de devolución.

4.1. Causales de devolución de cheques:

En el Cedec se aplicarán las causales actualmente vigentes para la devolución de cheques, descritas en el Manual del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos, Asunto 5: “Procedimientos Operativos de Compensación y Liquidación de Cheques y Otros Instrumentos de Pago (Cámaras de Compensación)” y las que la modifiquen, adicionen o sustituyan, salvo las circunstancias que a continuación se establecen:

• Dado que el campo estándar para la identificación de cada causal de devolución en el Cedec es de sólo dos dígitos, las causales 26a, 26b y 26c se redefinen, para efectos del Cedec, como las causales 26, 33 y 34 respectivamente.

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• Se incorpora la actualización de las causales de devolución aprobada por la Junta Directiva de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia el 12 de mayo de 1999, en los términos que se describen a continuación:

La causal 24. Mal remitido, no es a nuestro cargo cambia su nombre por "Mal remitido" y se subdivide en los literales a), b), c), d) y e).

Causal 24. Mal remitido Se aplicará cuando el cheque no es a cargo de la entidad librada (EL) que lo está recibiendo o cuando la Entidad Librada (EL) encuentre inconsistencias en la información contenida en el registro electrónico del archivo Cedec.

24a- Mal remitido - Registro Electrónico sin documento físico Operará cuando la entidad presentadora (EP) transmita un registro electrónico al Cedec y no remite el cheque físico, estando obligada a hacerlo. (Será para el Cedec la causal 28).

24b-Mal remitido - Cuenta errada Se aplicará cuando la Entidad Presentadora (EP) transmita en el registro electrónico del archivo Cedec un número de cuenta errado. (Será para el Cedec la causal 29).

24c- Mal remitido - Número de cheque errado. Se utilizará cuando la entidad presentadora (EP) transmita en el registro electrónico del Cedec, un número de cheque errado. (Será para el Cedec la causal 30).

24d - Mal remitido - Código de ruta errado o de otra plaza. Se empleará cuando la entidad presentadora (EP) transmita en el registro electrónico del Cedec, un código de ruta errado. (Será para el Cedec la causal 31).

24e - Mal remitido - Código de tránsito errado o de otro banco. Operará cuando la entidad presentadora (EP) transmita en el registro electrónico del Cedec, un código de tránsito errado. (Será para el Cedec la causal 32).

Causal 27. Valor inconsistente entre el registro y el cheque. Se aplicará cuando se presenten diferencias entre el valor del cheque y el transmitido en el registro electrónico. (Será para el Cedec la causal 27).

PAR.—Las causales aprobadas por la asociación bancaria y de entidades financieras de Colombia el 12 de mayo de 1999 se aplican únicamente dentro del procedimiento interbancario del canje a través del Cedec, razón por la cual no dan lugar a la devolución material del cheque al depositante.

4.2. Causales de devolución de títulos de depósito judicial.

Se incorpora como Anexo 2 el documento aprobado por la Junta Directiva de la Asociación

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Bancaria y de entidades financieras de Colombia el 29 de marzo de 2001, que contiene las causales de devolución para los títulos de depósito judicial especificados en el numeral 5.2 del capítulo I.

En dicho anexo se mencionan las causales 24a a 24e que tienen su equivalencia en el Cedec de la siguiente forma:

24a será para el Cedec la 28,

24b será para el Cedec la 29,

24c será para el Cedec la 30,

24d será para el Cedec la 31 y

24e será para el Cedec la 32.

5. Compensación y liquidación.

5.1. Compensación multilateral neta.

Aunque el Cedec tiene un proceso continuo de monitoreo de las posiciones multilaterales netas, para efectos de realizar las anotaciones respectivas en las cuentas de depósito sólo se tendrán en cuenta los resultados de la compensación efectuada en los siguientes dos momentos:

a) Al cierre de la sesión correspondiente a los registros de cheques y otros instrumentos de pago enviados al cobro.

b) Al cierre de la sesión correspondiente a los registros de cheques y otros Instrumentos de pago enviados en devolución.

La compensación calculada por el Cedec sólo tiene en cuenta los instrumentos de pago autorizados contenidos en los registros validados, aceptados y procesados por el sistema, lo cual significa que quedan excluidos de la compensación y liquidación los instrumentos de pago que el Cedec rechace por cualquier motivo.

5.2. Liquidación.

Con las posiciones multilaterales netas calculadas al cierre de la segunda sesión de la compensación, el Banco de la República, actuando como operador del Cedec, procederá a realizar la liquidación, efectuando el asiento contable definitivo a favor o a cargo de cada entidad autorizada, según el caso. Efectuada dicha liquidación, los recursos respectivos quedarán disponibles en las cuentas de depósito de las entidades autorizadas.

La liquidación se registrará con la misma fecha valor de la sesión de cheques y otros instrumentos de pago presentados al cobro.

Sin perjuicio de lo anterior, con las posiciones multilaterales netas calculadas al cierre de la sesión al cobro, se efectuará una afectación provisional de las cuentas de depósito, en virtud de la cual

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los recursos correspondientes a las posiciones de cada entidad son congelados hasta el cierre final de la compensación. Dado lo anterior, las entidades autorizadas no podrán disponer de los recursos correspondientes a sus respectivas posiciones, débito o crédito, antes de que se haya realizado la liquidación al cierre de la segunda sesión de la compensación.

5.3. Disponibilidad de fondos.

La liquidación estará siempre sujeta a la existencia de recursos suficientes disponibles en las cuentas de depósito, de tal manera que el Banco de la República en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, concederá sobregiros o descubiertos a las entidades autorizadas para efectuar la liquidación.

Para controlar su liquidez, las Entidades Autorizadas disponen, entre otros recursos, de un sistema de monitoreo en su estación de trabajo, Cedec, desde la cual pueden consultar las posiciones multilaterales netas. Las posiciones multilaterales netas finales para cada una de las sesiones de la compensación estarán disponibles para consulta una hora después de la hora fijada para cada uno de los respectivos cierres.

Si por cualquier razón los recursos disponibles de una entidad autorizada son insuficientes con relación a la posición a su cargo resultante al cierre de las sesiones al cobro o en devolución a nivel nacional, es decir teniendo en cuenta tanto el Cedec como el movimiento tramitado a través de las cámaras de compensación del país, se procederá de la siguiente manera:

a) Al concluir la sesión al cobro, el Banco de la República informará sobre la situación presentada a la entidad autorizada cuya disponibilidad de fondos en su cuenta de depósito sea insuficiente para cubrir su posición neta a cargo, para que proceda a la consecución de los recursos necesarios con otra entidad que tenga cuenta de depósito en el Banco de la República. Para tal efecto, un funcionario de la entidad deficitaria, con firma autorizada para el manejo de su cuenta de depósito, informará, mediante fax dirigido a la sección de cuentas de depósito del departamento de servicios electrónicos y pagos, el nombre de la entidad que le transferirá los fondos, el valor y la transacción a habilitar, con fecha valor de la Compensación que se está liquidando. Con esta información, el administrador del CUD del Banco de la República habilitará la fecha para la transacción solicitada y coordinará con la entidad que entrega los fondos el traslado de los mismos en forma automática por ese sistema.

b) Como mecanismo adicional para el cubrimiento de faltantes registrados al cierre de la primera sesión de la compensación, la entidad autorizada que registre el faltante podrá acudir a la realización de operaciones de expansión transitoria mediante una ventanilla de "repos overnight por compensación", cuya operatividad se encuentra reglamentada en el Asunto 1 “Procedimientos para las operaciones de expansión y contratación monetaria del Manual de la Unidad de Operaciones de Mercado, y en el asunto 3 del Manual del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos. El citado mecanismo de “Repos Overnight por Compensación" operará igualmente para el caso de aquellas entidades que, sin registrar saldos deficitarios al cierre de la primera sesión de la

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compensación consideren necesario aumentar el saldo de su cuenta de depósito, a efectos de prever posibles faltantes al cierre de la segunda sesión de la compensación.

c) Si la insuficiencia de fondos tiene lugar o se mantiene al concluir la sesión de documentos en devolución, el Banco de la República otorgará un plazo de una (1) hora a la entidad autorizada en cuestión, para que cubra el faltante en su cuenta de depósito mediante el mecanismo descrito en el literal a, postergándose el cierre final de la Compensación y su respectiva liquidación. Si al concluir dicho plazo persiste la insuficiencia de fondos, el Banco de la República efectuará el reproceso total de la compensación (al cobro y en devolución) a nivel nacional, excluyendo a la Entidad Autorizada deficitaria.

Para estos efectos, el Banco de la República procederá a reprocesar las planillas correspondientes al cierre de la primera y de la segunda sesiones de la compensación en el Cedec y en las cámaras de compensación, para excluir de las planillas multilaterales los documentos presentados y recibidos al cobro y en devolución por la entidad autorizada deficitaria y recalcular las nuevas posiciones multilaterales netas, con las que se efectuará la liquidación, siempre y cuando todas las demás entidades autorizadas cuenten para ello con los recursos necesarios en sus cuentas de depósito. Por efectos del reproceso, los instrumentos de pago presentados y recibidos al cobro por la entidad autorizada que haya dado lugar al mismo, se considerarán por fuera de la respectiva compensación.

d) Si como resultado del anterior reproceso, una o más entidades resultan con saldo deficitario en su cuenta de depósito con fecha valor de la compensación que se está liquidando, dichas entidades deberán cubrir el respectivo faltante dentro de la hora siguiente, por cualquiera de los siguientes mecanismos, a su elección: 1) El suministro de recursos por parte de otra entidad con cuenta de depósito en el Banco de la República, en las condiciones y con el procedimiento descrito en el literal a) anterior; 2) acudir a un "apoyo transitorio de liquidez por defecto en la cuenta de depósito", en las condiciones establecidas en el Asunto 2 del Manual del Departamento de Operaciones y Desarrollo de Mercado, o 3) utilizar el mecanismo de "Repo Ovemight por Compensación", en las mismas condiciones descritas en el literal b) anterior. El Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos informará por teléfono a los tesoreros de las respectivas Entidades Autorizadas el valor del faltante y el cupo disponible de "Repo Ovemight" por compensación con el fin de que dichas entidades determinen el mecanismo del cual harán uso para cubrir el faltante.

Si alguna de las entidades autorizadas deficitarias no cubre su faltante dentro del plazo señalado en el párrafo anterior, por cualquiera de los mecanismos previstos en el mismo se representará de nuevo la compensación, excluyendo de la misma a la(s) entidad(es) autorizada(s) deficitaria(s), y así, sucesivamente, hasta que se pueda realizar la liquidación de la respectiva compensación.

El faltante de recursos registrado en cualquiera de las sesiones de la compensación originará, por parte del Banco de la República, un requerimiento a la respectiva entidad autorizada para el envío de un informe escrito a la subdirección de cuentas de depósito y pagos del Departamento de Servicio Electrónicos y Pagos, en el cual se expliquen las razones del incumplimiento. Además, se

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comunicará el hecho en forma inmediata a la Superintendencia Bancaria. Este requerimiento y el reporte a la Superintendencia Bancaria no operarán cuando el faltante haya sido cubierto, en su totalidad mediante la utilización de un "Repo Ovemight por compensación", o haya sido originado en el reproceso de la compensación.

Cuando sea necesario efectuar el reproceso de la compensación, la entidad autorizada deficitaria que haya dado lugar al reproceso, se considerará automáticamente suspendida del servicio de compensación .y liquidación de cheques y otros Instrumentos de Pago del Banco de la República a nivel nacional, debiendo proceder a acordar con las demás entidades autorizadas el procedimiento a seguir en adelante para el intercambio de los documentos físicos y la realización dejos respectivos pagos por fuera del Cedec y de las Cámaras de Compensación del Banco y sin su intervención.

No obstante lo anterior, en la sesión siguiente a aquella en la cual se realice un reproceso, el Banco dela República podrá permitir el acceso del delegado canjista de la entidad autorizada suspendida al recinto de las cámaras de compensación, a efectos de facilitar la restitución recíproca de los documentos físicos intercambiados antes del reproceso.

La entidad autorizada que por tener faltantes en su cuenta de depósito dé lugar a demoras y/o al reprocesamiento de la compensación, será responsable de acuerdo con la ley, por los perjuicios que con ello ocasione a otras entidades autorizadas a sus propios clientes o a otros terceros.

6. Horarios.

6.1. Horarios para la transmisión ingreso de los Conjuntos de Registros al Cedec - Banco de la República.

Los horarios para la transmisión o ingreso de los conjuntos de registros al Cedec son los descritos en el cuadro siguiente:

Horario para el envío o ingreso de los conjuntos de registros

Sesión y ventanaDías hábiles
Al cobro (día t)14:00:00:00 – 20:30:00:00
En devolución (día t+1)21:30:00:01 día d- 11:30:00:00 día d+1

6.2. Horario de transmisión de archivos del Cedec-Banco de la República a las estaciones de trabajo de las entidades autorizadas.

EL Cedec – Banco de la República liberará y dejará disponibles los conjuntos de registros procesados en las sesiones al cobro y en devolución para que las entidades autorizadas los tomen, dentro de la hora siguiente a la establecida para el cierre de cada sesión, o dentro de igual periodo

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de tiempo luego del respectivo cierre cuando se presente retraso de alguna naturaleza en la ejecución del mismo.

7. Retiro voluntario de una entidad autorizada.

La entidad autorizada que desee retirarse del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago, deberá enviar al Banco de la República una carta en la cual le comunique tal decisión, con una antelación mínima de 15 días bancarios a la fecha efectiva de su retiro, indicando en ella el nombre de otra entidad autorizada que vaya a actuar como su corresponsal temporal para el pago de los Instrumentos de Pago que se presenten a su cargo con posterioridad al retiro. A dicha comunicación deberá acompañarse la aceptación escrita de la entidad autorizada corresponsal, por un término mínimo de un (1) año contado a partir de la fecha de retiro de la primera entidad, suscrita por un representante legal competente de la entidad autorizada corresponsal, con reconocimiento de contenido y firma ante notario (a menos que dicho funcionario tenga su firma registrada en el Banco de la República) y un certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Bancaria con una antigüedad no superior a 30 días.

Sin embargo, podrá prescindirse de este último requisito (designación y aceptación de una entidad autorizada corresponsal) en los siguientes casos:

1. Cuando la entidad autorizada se retire porque deja de operar como establecimiento de crédito, siempre que el representante legal y el revisor fiscal de la misma certifiquen por escrito, antes de hacerse efectivo su retiro, que dicha entidad autorizada ha cerrado la totalidad de las cuentas corrientes de sus clientes y no existen cheques de gerencia pendientes de pago.

2. Cuando la entidad autorizada que se retira transfiera a otra entidad autorizada la totalidad de sus cuentas corrientes y de los pasivos asociados a las mismas, como resultado de una fusión, escisión, cesión total o parcial de activos, pasivos y contratos, u otro mecanismo que legal o contractualmente produzca los mismos efectos, siempre que el retiro efectivo de la entidad autorizada no se produzca antes de que se perfeccione la respectiva figura.

En cualquier caso, la entidad autorizada que se retire del servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago deberá dar aviso de ello a sus clientes con la misma antelación señalada en el párrafo inicial, indicando la fecha y el nombre de la entidad autorizada que seguirá atendiendo el pago de los instrumentos de pago a su cargo, cuando ello corresponda. El Banco de la República informará al respecto a las demás entidades autorizadas participantes en el servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago.

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Capítulo IV

Disposiciones finales

1. Plan de contingencia.

El Banco de la República dispondrá de un plan de contingencia, cuyos procedimientos se detallan en el Manual de Contingencia del Cedec (Anexo 3), para permitir el funcionamiento continuo del sistema cuando se presenten fallas de comunicación u otros problemas técnicos que hagan imposible el envío, recepción y/o procesamiento de la información por los medios ordinarios.

2. Solución de controversias.

Las controversias o discrepancias que se presenten entre las entidades autorizadas, o entre estas y los clientes, serán resueltas exclusivamente por ellas y no implicarán la participación o la responsabilidad del Banco de la República como administrador del Cedec.

Las entidades autorizadas buscarán la manera más rápida, efectiva y económica de solucionar los conflictos que surjan entre ellas o con sus clientes, acudiendo preferiblemente al arreglo directo y demás métodos alternativos de solución de conflictos, sin perjuicio del derecho que les asiste de acudir ante la justicia ordinaria.

3. Efectos de la intervención de una entidad autorizada.

Cuando la Superintendencia Bancaria o la entidad que en el futuro sea competente ordene la suspensión de pagos o la liquidación de una entidad autorizada, o se decrete sobre ella otra medida judicial o administrativa que tenga los mismos efectos legales, la respectiva entidad quedará automáticamente suspendida del Cedec a partir del momento en que el Banco de la República sea oficialmente notificado de la medida o tenga certeza de la misma por algún medio fidedigno. En el evento de que ello ocurra antes del cierre de la segunda sesión de la compensación, el Banco de la República, una vez terminada dicha sesión, procederá a efectuar el reproceso de Ias dos sesiones de compensación respectivas, para excluir el movimiento completo de cheques y otros instrumentos de pago autorizados a nivel nacional de la entidad autorizada afectada con la medida, según el procedimiento descrito en el numeral 5.3 del capítulo III de esta circular.

En cualquier caso, El Banco de la República comunicará esta situación a la entidad autorizada que haya sido objeto de la medida, indicándole el momento a partir del cual queda suspendida, para que se abstenga de participar en la compensación desde dicho momento, así como a las demás entidades autorizadas, para que se abstengan de enviar conjuntos de registros de instrumentos de pago enviados al cobro a cargo de la entidad autorizada suspendida.

Hoja 2 -30

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 20 de 2009 del Banco de la República)

PAR.—Lo previsto en este numeral se entenderá sin perjuicio de las órdenes, directrices o instrucciones especiales que señale para cada caso la Superintendencia Bancaria, la autoridad judicial o administrativa que hubiere decretado la medida, el funcionario designado para supervisar la medida, o el respectivo liquidador, según el caso.

4. Limite máximo de los cheques y otros instrumentos de pago.

El valor máximo individual de los cheques y otros instrumentos de pago compensados a través del Cedec será el equivalente en pesos colombios a la suma de cien millones de dólares americanos (US$ 100 millones). Para determinar el valor equivalente en moneda legal colombiana, se tomará como base la tasa representativa del mercado TRM certificada y publicada por la Superintendencia Bancaria el primer día hábil de cada semana.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 20 de 2009 del Banco de la República)

(Espacio disponible).

Hoja 2-A1-1

Formato para el intercambio electrónico de la información de cheques (Nacham)

Hoja 2-A1-2

Introducción

Con el propósito de aprovechar la tecnología ya existente en las entidades financieras e incrementar la eficiencia del proceso de compensación de los cheques, se definió el formato para el intercambio electrónico de la información del canje, lo cual se constituye en una herramienta, para aquellas entidades bancarias interesadas en automatizar sus procesos.

El formato de intercambio que se presenta en este documento está diseñado bajo los parámetros de la Asociación Nacional de Cámaras de Compensación Automatizadas de Estados Unidos, Nacha, y además está de acuerdo con las definiciones del sistema de compensación electrónica de cheques, Cedec, del Banco de la República. En donde quiera que la definición o interpretación difiera deberá prevalecer la de este documento. Las demás definiciones e interpretaciones deberán seguir estrictamente las originales de Nacha.

1. Objeto.

El objeto de esta norma es establecer el formato de los archivos para el intercambio rápido y eficiente de información de la operación del canje de las entidades bancarias.

Las entidades que realicen el intercambio de información del canje de manera electrónica obtienen las siguientes ventajas; reducción del tiempo empleado en este proceso, disminución de las cargas operativas, reducción de los costos de operación, incremento de procesos automáticos, optimización de recursos, la eliminación de procesos y mejor utilización de la capacidad instalada. Además se mejora la calidad, oportunidad, control y seguridad de la información del canje.

2. Terminología.

Terminología Cedec
 TérminoDefinición
 ACHAutomated Clearing House
Red de pagos la cual efectúa procedimientos de transacciones electrónicas entre diferentes entidades financiera, para este caso Cedec.
 NACHANational Automated Clearing House Association
Asociación Nacional de Cámaras Automatizadas de los Estados Unidos de América (www.nacha.org). Entidad que asocia y define los estándares de las cámaras de compensación automatizadas de los E.E.U.U.

Hoja 2-A1- 3

Terminología Cedec
 TérminoDefinición
ParticipantesEntidad presentadora (EP)La Entidad Presentadora, se entenderá como la entidad que recibe los cheques en consignación y los presenta al cobro.
Entidad librada (EL)La Entidad Librada, se entenderá como la entidad contra la cual están girados los cheques presentados al cobro a través del Cedec.
TransaccionesTransacción débito (cheques al cobro)Transacción monetaria, mediante la cual el Cliente Originador ordena a su Entidad Financiera Originadora enviar una transacción a través del sistema Cedec, a la entidad financiera receptora, para debitar la cuenta receptora y abonar la cuenta originadora. Corresponde a los cheques enviados al cobro.
Devolución (cheques devueltos)Transacción mediante la cual, la Entidad Financiera Receptora informa a la Entidad Financiera Originadora a través del sistema Cedec, que la transacción débito no fue aceptada por no cumplir con las condiciones establecidas o porque no fue aceptada por el cliente receptor.
Rechazados Transacciones originadas por el operador ACH (Cedec) por causa de errores en la información o en el formato (errores formales) los cuales son detectados antes de ser enviados a la EL (o EP) ypor lo tanto deben ser retornados al originador EP (o EL).
RetirosTransacción mediante la cual una entidad presentadora puede efectuar la anulación de un cheque enviado al cobro bien sea para efecto de una corrección o para retirar definitivamente del canje el registro correspondiente.

3. Estructura de los archivos.

La EP debe hacer llegar el archivo de los cheques enviados al cobro a la EL a través de un operador ACH, ya sea que presente directamente los archivos o use algún tercero (outsourcing).

Toda la información manejada en el sistema Cedec debe ser en formato estándar Nacha-M. Un archivo Nacha-M tiene seis (6) diferentes tipos de registros, cada uno con 106 caracteres de longitud sin caracter de fin de línea y las siguientes características.

Hoja 2-A1-4

Función principal de registros Nacha - M
 Tipo de registroDefinición
 Registro de encabezado de archivo (registro tipo 1)Identifica las entidades de origen y destino inmediatos de las transacciones contenidas en el archivo. Incluye además la fecha, la hora y el identificador del archivo, que determinan al archivo de manera única.
 Registro de encabezado de lote (registro Tipo 5)Identifica el Cliente Originador y describe brevemente el contenido del lote. La información de este registro aplica uniformemente a los registros incluidos en ese lote. La fecha efectiva para las transacciones en este lote también está en este registro
 Registro detallado de transacciones. (Registro tipo 6)Contiene la información suficiente para aplicar los débitos (cheques al cobro), devoluciones o retiros, tal como: Código de la entidad financiera receptora o entidad librada, número de la cuenta, tipo de transacción, valor, entre otros. La información del registro de encabezado de lote incorporada con la información de este registro, describe completamente la transacción. Cada registro de detalle debe llevar un número de control o de secuencia.
 Registro adenda (Registro tipo 7)Este registro es utilizado para describir con mayor información un Registro de Detalle de Transacciones. El Registro Adenda es de uso obligatorio cuando se envían transacciones de devolución.
 Registro de control de lote (Registro tipo 8)Este registro está compuesto de los contadores y los totales de control de las transacciones contenidas en un lote.
 Registro de Control de archivo (registro tipo 9)Contiene los contadores y totales de control de las transacciones incluidas en el archivo. Así mismo, contiene el número de lotes y el número de bloques en un archivo. Se deben utilizar los registros de relleno que sean necesarios para completar bloques en múltiplos de diez (10) al final del archivo.

Hoja 2-A1-5

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 153 DE MAYO 2 DE 2005 1

4. Especificaciones del formato Nacha-M

4.1. Tipos de datos.

Los caracteres usados para la elaboración de archivos en formato Nacha-M están restringidos a 0-9, A-Z y espacios. Los valores EBCDIC entre “00” – “3F” y ASCII “00” – 1F no son válidos. Los campos establecidos en el formato Nacha-M tienen las siguientes características:

Alfanuméricos: Deben ser justificados a la izquierda, y completados con espacios a la derecha.

Numéricos: Deben ser justificados a la derecha, sin signo y completados con ceros a la izquierda

Hoja 2-A1-6

Para cada campo se indica el tipo de inclusión dentro del formato, la cual puede ser:

Mandatoria (M): Indica uso obligatorio. Campo requerido y validado por el sistema Cedec para enrutar y procesar las transacciones correctamente.

Requerida (R): Campo requerido y validado por la Entidad Financiera Receptora para procesar y aplicar con éxito la transacción. El sistema Cedec no verifica el contenido del campo, pero verifica que el campo esté contenido en el registro que se procesa.

Opcional (O): Indica uso opcional a discreción del cliente originador o de la entidad financiera que origina la transacción; puede brindar complemento a la información de la transacción.

No disponible (N/D): Existen campos "reservados" cuya inclusión es "No disponible" siempre indica que su uso está supeditado a lo que establezca el administrador Cedec.

4.2. Descripción de campos.

El formato Nacha-M que se observa en este anexo detalla el contenido de los formatos de los registros y define los valores requeridos y los elementos de datos. Los requerimientos y especificaciones como contenido y longitud de los elementos se ilustran en estos formatos.

El formato Nacha-M para este caso hace referencia a transacciones, causales y códigos que aplican para servicios TRC (Truncated Entry).

4.3. Validaciones de campos.

El sistema Cedec, realiza validaciones sobre el nombre del archivo enviado, y sobre cada registro· contenido en el archivo en formato estándar Nacha-M, teniendo en cuenta el tipo de inclusión, y el contenido especificado para cada campo. Los tipos de errores que se presentan por invalidez en Ios campos son:

Errores fatales: Rechazo total de un archivo que no pudo ser procesado por el sistema ACH, al detectar errores de nombre, de formato o invalidez en algunos de sus campos. En este caso, el sistema ACH no procederá el archivo y la entidad financiera debe corregir el error y reenviar el archivo.

Errores formales: Rechazo generado por el operador ACH de una transacción que no fue aceptada por el sistema ACH, por no cumplir con las condiciones establecidas. Únicamente algunas validaciones producirán la generación de una transacción de rechazo por

Hoja 2-A1-7

parte del sistema ACH, con causales específicas, según la tabla de causales de rechazo por operador ACH. En este caso, el sistema ACH procesará las transacciones correctas y generará los rechazos correspondientes, indicando para cada transacción la causal del error; la entidad financiera puede corregir las transacciones con error y enviarlas nuevamente. Existe un número máximo de errores formales en un mismo archivo, que define el operador de ACH. Si este número es superado, el error formal se convierte en error fatal del archivo.

En las tablas 1A y 1B se observan las causales de devolución o rechazo y el tipo de error que se puede presentar durante el envío de archivos, para cada uno de los campos que componen los registros del formato Nacha-M.

5. Manejo del número de secuencia.

Las entidades financieras originadoras al enviar transacciones deben siempre preparar archivos de manera que los registros de detalle dentro de los lotes estén en orden ascendente, consecutivos por archivo, sin embargo pueden existir saltos entre archivos, de acuerdo con el número de secuencia asignado a cada transacción. Este número debe ser reiniciado diariamente. La entidad financiera­originadora no podrá asignar secuencias repetidas o secuencias no ascendentes en un mismo día ya que esto será causal de rechazo por parte del operador ACH.

La secuencia de los registros es independiente para cada ruta, por lo que esta puede comenzar en 1 para el primer archivo de todas las plazas, siendo consecutiva dentro de cada una de ellas para el resto del día de compensación.

Es importante que la entidad financiera originadora determine el mecanismo para identificar de manera única las transacciones originadas y las transacciones de devolución que reciba, ya que esto le permitirá administrar adecuadamente las transacciones originadas, clasificar, devolver las· respuestas a sus clientes originadores y aplicar las operaciones a los clientes originadores por concepto de devoluciones.

Las transacciones de devolución generadas por las entidades financieras receptoras, mantienen el número de la secuencia de la transacción original en la adenda, y otros campos como la fecha de transmisión o la fecha efectiva, que permitirán a la entidad financiera originadora localizar transacción original y los datos relativos al cliente originador de la transacción. La entidad financiera podrá seleccionar el mecanismo más adecuado para identificar las transacciones que procesa.

6. Recomendaciones para conformación de archivos

La entidad financiera originadora o receptora debe tener en cuenta los siguientes aspectos al generar o recibir archivos de transacciones ACH en formato Nacha-M:

Hoja 2-A1- 8

6.1. Para el nombre del archivo.

• El nombre del archivo debe tener la siguiente nomenclatura: RRRRTTT.SSS.1, donde RRRR es el código de ruta de la institución financiera, TTT es el código de transito de la misma institución financiera, y SSS consecutivo diario empezando por 1 para cada archivo enviado al administrador ACH. Una institución financiera puede enviar un máximo de 36 archivos en un día.

• El sistema ACH verifica que el número consecutivo SSS corresponda con el campo 7 - Identificador del archivo, del registro de encabezado de archivo, teniendo en cuenta la tabla de identificador de archivo, que se muestra a continuación:

Tabla de identificador de archivo
Identificador de archivoNúmero consecutivo (ZZZ)
‘A’- ‘Z’001-026
‘0’ - ‘9’027-036

6.2. Para el contenido del formato.

La entidad financiera debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones al generar o recibir archivos en formato Nacha-M:

Archivos:

• La entidad financiera puede enviar máximo 36 archivos y/o recibir más de un archivo en el día, tantos como ciclos de operación se ejecuten en el sistema ACH. Así mismo, al cierre de cada día operacional se publica el archivo ADV (resumen financiero y contable).

• Todos los registros que se presentan en este formato son consistentes para todos los tipos de transacciones: débito) devoluciones) rechazos por operador, el sistema Cedec y retiros.

• Se deben diligenciar los campos según el tipo de inclusión y el contenido especificado en el formato.

• Se debe respetar la secuencia de los registros establecida.

Lotes:

• Cada lote debe agrupar información relacionada entre sí, de un mismo cliente originador (compañía o tipo de canal de originación), identificado de acuerdo con lo recomendado en la tabla de descripciones de lote.

• Los lotes de rechazos por operador, se incluyen en los archivos que se publican al término de cada ciclo operacional.

Hoja 2-A1-9

Transacciones:

• Los registros de detalle deben estar relacionados con la descripción del lote.

• Dentro de los lotes, los registros de detalle no obedecen a ningún tipo de ordenamiento específico. Deben conformarse de acuerdo con los parámetros y campos establecidos.

7. Flujo grama de transacciones.

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 153 DE MAYO 2 DE 2005 2
CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 153 DE MAYO 2 DE 2005 2

8. Transacciones generadas por una entidad financiera.

Una entidad financiera originadora puede iniciar archivos de transacciones débito o canje enviado al cobro, de acuerdo con el siguiente formato:

8.1. Transacciones de canje.

La EP hará llegar al Cedec, el archivo de los cheques enviados al cobro de forma directa o indirecta (si usa outsourcing). Se deberán tener en cuenta las siguientes características básicas.

Hoja 2-A1-10

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

1. Si hay “outsourcing” y una entidad presta servicio de "outsourcing' a varias EP, entonces esta deberá producir un archivo independiente por cada una de ellas. Lo anterior ocasiona que en todos los registros de encabezado de lotes, el campo de identificación de la entidad presentadora, EP, campo 12, tenga el mismo valor de código de ruta y tránsito para cada uno de los lotes. Dicha identificación corresponderá a la EP que envía el archivo. De hecho, lo que se ha definido es que cada EP tendrá una terminal en la compañía de outsourcing y trabajará desde esta terminal como si estuviera en su propia instalación, de tal forma que para el Cedec la intervención de la compañía de outsourcing es "transparente".

2. Si hay "outsourcing", la compañía de "outsourcing" deberá indicar en el encabezado de registro, campo 4, la identificación de la entidad financiera (EP) que origina las transacciones (los cheques) dentro del archivo. Esto difiere de la definición de Nacha donde se dice que en este campo deberá ir el origen inmediato del archivo. Es decir la entidad que está enviando el archivo independiente de si es la misma compañía que origina las transacciones dentro del archivo.

3. Cuando no exista "outsourcing", y el origen inmediato del archivo sea el centro consolidador de la EP, el registro de encabezado de archivo en su campo 4, origen inmediato, deberá ser la identificación de la EP. Adicionalmente este será igual al campo 12, entidad financiera originadora, de cada uno de los registros de encabezado de lote.

4. La estructura general de este archivo es como se presenta a continuación:

Registro de encabezado de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“1”11Valor válido para este campo “1”
2Código de prioridadR“01”22-3Valor válido "01"
3Código entidad destino inmediatoMb0RRRRTTTC104-13Código del Cedec (011111111).
4Código entidad origen inmendiatoMb0RRRRTTTC1014-23Código de la entidad financiera originadora que envía el archivo
5Fecha de creación del archivoMAAAAMMDD824-31Fecha de creación del archivo
6Hora de creación del archivoOHHMM432-35Hora en la cual es transmitido o creado el archivo
7Identificador del archivoMA-Z / 0-9136-36Identificación de la secuencia del archivo
8Tamaño del registroM‘106’337-39Indica el número de caracteres contenidos en cada registro. Se debe usar el valor ‘106’.
9Factor de ablocamientoM‘10’240-41Define el número de registros dentro de un bloque
10Código de formatoM‘1’142-42Permite futuras variaciones de formato. Debe contener el valor ‘1’
11Nombre destino inmediatoOAN2343-65Nombre del ACH (Cedec)

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1-11

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Registro de encabezado de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
12Nombre entidad origen inmediatoOAN2366-68Nombre de la entidad financiera originadora.
13Código de referenciaOAN889-96Para el Cedec llevará un cero en la posición más a la izquierda
14ReservadoN/DBlancos1097-106Campo reservado. Este campo debe ir en blancos.

Registro de encabezado de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“9”11Valor válido para este campo “9”
2Contador de lotesMN62-7Número de lotes incluidos en el archivo
3Contador de bloquesMN68-13Número de bloques físicos en el archivo de 10 registros cada uno.
4Número de transacciones y de registros adenda (devolución)MN814-21Número total de registro de detalle en el archivo
5Hash de entrada: totales de controlMN1022-31Sumatoria de los códigos de las entidades financieras receptoras de los registros de detalle de transacciones.
6Valor total de débitosM$$$$$$$$$$$$$$$$cc1832-49Suma de los valores de transacciones tipo débito del archivo
7Valor total de créditosM$$$$$$$$$$$$$$$$cc1850-67Para el Cedec se completará con 18 ceros.
8ReservadoN/DBlancos3968-106Campo reservado no disponible.

Registro de encabezado de archivo
Para transacciones de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“5”11Valor válido para este campo “5".
2Código clase de servicioMN32-4Código de acuerdo con la tabla 7.
3Nombre de la compañía o loteMAN165-20Nombre de la entidad originadora para propósitos descriptivos
4Datos discrecionales de la compañíaOAN2021-40Datos de la entidad originadora (opcionales).
5Identificación de la compañíaMAN1041-50Número de identificación de la entidad originadora.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1·-12

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Registro de encabezado de archivo
Para transacciones de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
6Código estándar de clase de entrada.MAN351-53Debe llevar las letras TCR
7Descripción de loteMAN1054-63Llevará la expresión CANJECHEQUE
8Fecha descriptivaOAN864-71Fecha de carácter informativo asignada por la entidad originadora
9Fecha efectiva de la transacciónRAAAAMMDD872-79Fecha en la cual se deben aplicar las transacciones de lote.
10Fecha de compensación julianaON380-82Fecha de compensación o liquidación de las transacciones
11Código estado de la entidad originadoraMAN183-83El valor válido es “1” correspondiente a una entidad financiera
12Código entidad financiera originadoraM0RRRRTTT884-91Código de la entidad financiera originadora.
13Número de loteMN792-98Secuencial ascendente único para cada lote en el archivo.
14ReservadoN/DBlancos899-106Campo reservado.

Registro de encabezado de archivo
Para transacciones de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“8”11Valor válido para este campo “8”
2Código clase de servicioMN32-4Código de acuerdo con la tabla 7
3Número de transacciones detalladas y de registros adenda MN65-10Número de registros de detalle en el lote.
4Hash de entrada: totales de controlMN1011-20Sumatoria de los código de las entidades financieras receptoras de los registros de detalle de transacciones
5Valor total de débitosM$$$$$$$$$$$$$$$$cc1821-38Suma de los valores de las transacciones débito del lote.
6Valor total de créditosM$$$$$$$$$$$$$$$$cc1839-56Para el Cedec se completará con 18 ceros.
7Identificación de la entidad originadoraRAN1057-66Número de identificación de la entidad originadora.
8Código de autenticación de mensajesOAN1967-85Campo reservado para un algoritmo de seguridad. Es opcional.
9ReservadoN/DBlancos686-91Campo reservado no disponible.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1--13

Registro de encabezado de archivo
Para transacciones de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
10Identificación de la entidad financiera originadoraM0RRRRTTT892-99Código de la entidad financiera originadora que inicia la transacción
11Número de loteMN7100-106Número del lote

Registro de encabezado de archivo
Para transacciones de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“6”11Valor válido para este campo “6”
2Código de transacciónMN22-3Debe traer el valor ‘27’ para registros de canje.
3Código entidad financiera receptoraMORRRRTTT84-11Número de ruta y tránsito de la entidad financiera receptora.
4Dígito de chequeoMN112-12En este campo debe ir el dígito de chequeo del campo 3.
5Número de cuenta de la entidad libradaRAN1713-29Número de cuenta del cliente receptor en la entidad financiera receptora o librada.
6Valor de la transacciónM$$$$$$$$$$$$$$$$cc1830-47Se deberá anotar el valor del cheque a cargo.
7Número serial del chequeOAN1548-62Corresponde a la identificación del número serial del cheque, como aparece en el campo a cargo de la banda magnética.
8-9Campo a cargoRAN2263-84Contendrá el dígito de chequeo y el campo a cargo a cargo de la banda magnética del doumento físico, campos 46 y 14-32 respectivamente. Para el efecto se concatenaron los campos 8 y 9 originales de Nacha. Si el campo contiene menos de siete dígitos el validador reporta el error: Registro 3 Campo 9 Error E02001 – falta un campo mandatario –. Si el campo está vacio el validaro reporta los errores: registro 3 campo 8 error E02001 – falta un campo mandatario-. Registro 3 campo 9 error E02001 -falta un campo mandatario-.
10Indicador de tipo de ÍtemOAN285-86Valor “01” para truncados, valor “02” para no truncados y “03” valor menor a truncamiento pero no se trunca porque de todas formas se enviará el documento físico. Esto sucede cuando se presentan errores o sospechas sobre el documento físico que ameriten su aviso a la EL.
11Indicador de adendaMN187Debe traer un ‘0’ para registros de canje.

Hoja 2-A1-14

Registro de encabezado de archivo
Para transacciones de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
12Número de secuenciaMN1588-102En las primeras 8 posiciones se debe registrar el código de la entidad originadora y en las siguientes 7 posiciones, un consecutivo secuencial.
13ReservadoN/DBlancos4103-106Campo reservado

Hoja 2-A1-15

8.1.1. Dígito de chequeo.

El dígito de chequeo será calculado como se indica a continuación:

1. Multiplique cada dígito en el número de ruta y tránsito por un favor de peso. Los blancos deberán ser convertidos a ceros. Los factores de peso por cada dígito son:

 0RRRRTTT
Posición12345678
Pesos37137137

Sume los resultados de los ocho cálculos

Substraiga la suma del próximo número más alto múltiple de 10. El resultado es el dígito de chequeo.

Ejemplo Nº de ruta:07640125 
Multiplique por:37137137 
Suma:04961201635= 109
Dígito de chequeo= 1 (110-109)

Validación: Se validará el algoritmo anterior sobre el campo 4

8.1.2. Conformación del campo a cargo o de investigación de ítem.

A continuación se explica cómo se diligencian los campos 8 y 9 del registro de detalle de transacciones TRC, a partir de la información contenida en la banda magnética del cheque.

Los campos mencionados conforman el campo a cargo del formato Nacha-M, no obstante la validación que efectúa el sistema es sobre cada uno de ellos. Debido a esto y por estar conformados los campos originales por seis y dieciséis espacios respectivamente, en el campo a cargo deben venir mínimo 7 caracteres consignados, es decir al menos un espacio diligenciado en el campo 9 original.

Hoja 2-A1-16

8.1.2.1. Cheque con dígito de chequeo de campo a cargo.

Campo a cargo (posición 14 a 32)

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 153 DE MAYO 2 DE 2005 3

8.1.2.2. Cheque sin dígito de chequeo de campo a cargo.

karibolivar

Ante la posibilidad de tener un dígito de chequeo con valor cero y teniendo en cuenta que algunas lectoclasificadoras convierten espacios a ceros, es importante diferencias cuando el citado dígito es originalmente espacio (no tiene) y cuando efectivamente es cero producto del cálculo del mismo. Así, como se ilustro en el ejemplo 2, en caso de que el dígito de chequeo del campo a cargo (posición 46) no esté incluida en el cheque, se debe poner la letra B (B mayúscula).

Hoja 2-Al - 17

Si el cheque contiene dos dígitos antes del primer separador de la banda magnética, se debe tomar siempre el dígito correspondiente a la posición 46. En este caso, el indicador de tipo de Ítem debe ser “03" (campo 10 del registro de detalle de transacciones TRC - numeral 4.6).

Si el dígito calculado por la lectoclasificadora difiere del dígito de chequeo de la banda magnética del cheque, se debe incluir el valor del dígito contenido en el documento físico. En este caso, el indicador de tipo de Ítem debe ser "03" (campo 10 del registro de detalle de transacciones TRC - numeral 4.6).

8.2. Retiro de transacciones de canje.

La entidad financiera originadora puede enviar a la entidad financiera receptora, a través del sistema Cedec, una transacción de reversión, para retirar transacciones erradas. Esta transacción tendrá un efecto contrario a la transacción original enviada y será la notificación de un registro o más que presentan algún tipo de inconsistencia o error. El código de la transacción original se mantiene en el lote de reversiones a enviar. La entidad financiera receptora debe aplicar el lote Reversal afectando la cuenta del cliente receptor de forma contraria a la transacción originalmente recibida o eliminando ambos registros (el erróneo y su correspondiente retiro).

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de retiro
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“5”11Valor válido para este campo “5"
2Código clase de servicioMN32-4Código de acuerdo con la tabla 7
3Nombre de la compañía o loteMAN165-20Nombre de la entidad originadora para propósitos descriptivos
4Datos discrecionales de la compañíaOAN2021-40Datos de la entidad originadora (opcionales)
5Identificación de la compañíaMAN1041-50Número de identificación de la entidad originadora.
6Código estándar de clase de entradaMAN351-53TRC
7Descripción de loteMAN1054-63Llevará la expresión reversal justificado a la izquierda
8Fecha descriptivaOAN864-71Fecha de carácter informativo asignada por la entidad originadora.
9Fecha efectiva de la transacciónRAAAAMMDD872-79Fecha en la cual se deben aplicar las transacciones del lote.
10Fecha de compensación julianaON380-82Fecha de compensación o liquidación de las transacciones.

Hoja 2-A1 - 18

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de retiro
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
11Código estado de la entidad originadoraMAN183-83El valor válido es “1” correspondiente a una entidad financiera.
12Código entidad financiera originadoraMORRRRTTT884-91Código de la entidad financiera originadora.
13Número de loteMN792-98Secuencial ascendente único para cada lote en el archivo.
14ReservadoN/OBlancos899-106Campo reservado.

Registro de control de lote
Para transacciones de retiro
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“8”11Valor válido para este campo “8”.
2Código clase de servicio.MN32-4Código de acuerdo con la tabla 7
3Número de transacciones detalladas y de registros adenda.MN65-10Número de registros de detalle en el lote.
4Hash de entrada: totales de controlMN1011-20Sumatoria de los códigos de las entidades financieras receptoras de los registros de detalle de transacciones
5Valor total de débitosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1821-38Suma de los valores de las transacciones débito del lote.
6Valor total de créditosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1839-56Para el Cedec se rellenará con 18 ceros.
7Identificación de las entidad originadoraRAN1057-66Número de identificación de la entidad originadora.
8Código de autenticación de mensajesOAN1967-85Campo reservado para un algoritmo de seguridad. Es opcional.
9ReservadoN/DBlancos686-91Campo reservado no disponible
10Identificación de la entidad financiera originadoraMORRRRTTT892-99Código de la entidad financiera originadora que inicia la transacción.
11Número del loteMN7100-106Número del lote

Hoja 2-A1 - 19

Registro de detalle de transacciones
Para transacciones de retiro
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“6”11Valor válido para este campo “6”
2Código de transacciónMN22-3Debe traer el valor ‘27’ para registros de retiro
3Código entidad financiera receptoraMORRRRTTT84-11Número de ruta y tránsito de la entidad financiera receptora igual al del registro que se desea retirar.
4Dígito de chequeoMN112-12En este campo debe ir el dígito de chequeo del campo tres.
5Número de cuenta de la entidad libradaMAN1713-29Número de cuenta del cliente receptor de la entidad financiera receptora o librada, igual al del registro que se desea retirar.
6Valor de la transacciónM$$$$$$$$$$$$$$$cc1830-47Se deberá anotar el valor del cheque a cargo, igual al del registro que se desea retirar.
7Número serial del chequeMAN1548-62Igual al dato consignado en el registro que se desea registrar.
8-9Campo a cargoRAN2263-84Igual al dato consignado en el registro que se desea retirar.
10Indicador de tipo ItemOAN285-86Igual al dado consignado en el registro que se desea retirar
11Indicador de adendaMN187Debe traer in ‘0’ par registros de retiro
12Número de adendaMN1588-102En las primeras 8 posiciones se debe registrar el código de la entidad originadora y en las siguientes 7 posiciones, un consecutivo secuencial, que tampoco debe cruzarse con el del canje.
13ReservadoN/DBlancos4103-106Campo reservado.

8.3. Transacciones de devolución.

Este archivo se usa para realizar devoluciones desde la EL por cualquier causal, o para los rechazos originados en el sistema Cedec (operador) por causa de errores formales en el registro original. En cualquier caso el registro de encabezado de lote contendrá el código TRC en el código de clase estándar.

Las devoluciones se originan por la EL como producto de inconsistencias en la cuenta giradora o a criterio de la EL. Los rechazos son originados por el Cedec (operador) por causa de errores en la información o en el formato (errores formales) los cuales son detectados antes de ser enviados a la EL (o EP) y por lo tanto deberán ser retornados al originador EP (o EL) para transacciones de cualquier tipo.

Hoja 2-A1 - 20

Cuando una EL presenta su archivo de cheques enviados en devolución al Cedec, se debe tener en cuenta que a cada registro de detalle se anexa el registro adicional (adenda) que indica las causales de devolución del registro original (campo 7).

Registro de encabezado de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“1”11Valor válido para este campo “1”
2Código de prioridadR“01”22-3Valor válido “01”.
3Código destino inmediatoMB0RRRTTTC104-13Código del Cedec (011111111)
4Código entidad origen inmediatoMB0RRRRTTTC1014-23Código de la entidad librada que envía el archivo
5Fecha de creación del archivoMAAAAMMDD824-31Fecha de creación del archivo
6Hora de creación del archivoOHHMM432-35Hora en la cual es trasmitido o creado el archivo
7Identificador del archivoMA-Z/0-9136-36Identificación de la secuencia del archivo
8Tamaño del registroM‘106’337-39Indica el número de caracteres contenidos en cada registro
9Factor de ablocamientoM‘10’240-41Define el número de registros dentro de un bloque
10Código de formatoM‘1’142-42Permite futuras variaciones de formato. Debe contener el valor ‘1’
11Nombre destino inmediatoOAN2343-65Nombre del ACH (Cedec)
12Nombre entidad origen inmediatoOAN2366-88Nombre de la entidad librada
13Código de referenciaOAN889-96Para el Cedec llevará un cero en la posición más a la izquierda
14ReservadoN/DBlancos1097-106Campo reservado. Este campo debe ir en blancos.

Registro de control de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“9”11Valor válido para este campo “9”
2Cantidad de lotesMN62-7Número de lotes incluidos en el archivo
3Número de bloquesMN68-13Número de bloques físicos en el archivo de 10 registros de cada uno.
4Número de transacciones y de registros adenda (devolución)MN814-21Número total de registros de detalle en el archivo
5Hash de entrada: Totales de controlMN1022-31Sumatoria de los códigos de las entidades libradas de los registros de detalle de transacciones.

Hoja 2-A1 - 21

Registro de control de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
6Valor total de débitosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1832-49Suma de los valores de la transacciones tipo débito del archivo.
7Valor total de créditosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1850-67Para el Cedec se rellenará con 18 ceros
8ReservadoN/DBlancos3968-106Campo reservado no disponible.

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de devolución
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“5”11Valor válido para este campo “5
2Código clase de servicioMN32-4Código de acuerdo con la tabla 7
3Nombre de la compañía o loteMAN165-20Nombre de la entidad originadora para propósitos descriptivos.
4Datos discrecionales de la compañíaOAN2021-40Datos de la entidad originadora (opcionales).
5Identificación de la compañíaMAN1041-50Número de identificación de la entidad originadora.
6Código estándar de clase de entradaMAN351-53TRC
7Descripción de loteMAN1054-63Llevará la expresión devolución.
8Fecha descriptivaOAN864-71Fecha de carácter informativo asignada por la entidad originadora opcional.
9Fecha efectiva de la transacciónRAAAAMMDD872-79Fecha en la cual se deben aplicar las transacciones del lote.
10Fecha de compensación JulianaON380-82Fecha de compensación o liquidación de las transacciones.
11Código estado de la entidadMAN183-83El valor válido es “1” correspondiente a una entidad financiera.
12Código entidad financiera originadoraM0RRRRTTT884-91Código de la entidad financiera originadora
13Número de lotesMN792-98Secuencial ascendente único para cada lote en el archivo.
14ReservadoN/DBlancos899-106Campo reservado.

 

Hoja 2-A1-22

Registro de control de lote
Para transacciones de devolución
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“8”11Valor válido para este campo “8”.
2Código clase de servicioMN32-4Código de acuerdo con la tabla 7
3Número de transacciones detalladas y de registros adendaMN65-10Número de registros de detalle en el lote
4Hash de entrada: totales de controlMN1011-20Sumatoria de los códigos de las entidades libraras de los registros de detalle de transacciones.
5Valor total de débitosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1821-38Suma de los valores de las transacciones débito del lote.
6Valor total de créditosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1839-56Para el Cedec se rellenará con 18 ceros.
7Identificación de la entidad originadoraRAN1057-66Número de identificación de la entidad originadora. Se valida contra el campo 5 del encabezado del lote.
8Código de autenticación de mensajesOAN1967-85Campo reservado para un algoritmo de seguridad, es opcional.
9ReservadoN/DBlancos686-91Campo reservado no disponible.
10Identificación de la entidad financiera originadoraM0RRRRTTT892-99Código de la entidad financiera originadora que inicia la transacción.
11Número de loteMN7100-106Número del lote.

Registro de detalle de transacciones
Para transacciones de devolución
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“6”11Valor válido para este campo “6”.
2Código de transacciónMN22-3Debe traer el valor ‘26’ para los registros de devolución.
3Código entidad presentadoraM0RRRRTTT84-11Número de ruta y tránsito de la entidad presentadora.
4Dígito de chequeoMN112-12En este campo debe ir el dígito de chequeo del campo.
5Número de cuenta de la entidad libradaRAN1713-29Número de cuenta del cliente receptor en la entidad financiera receptora o librada.
6Valor de la transacciónM$$$$$$$$$$$$$$$cc1830-47Se deberá anotar el valor del cheque a cargo.
7Número serial del chequeMAN1548-62Corresponde a la identificación del número serial del cheque, como aparece en el campo a cargo de la banda magnética.

Hoja 2-A1-23

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Registro de detalle de transacciones
Para transacciones de devolución
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
8-9Campo a cargoRAN2263-84Contendrá el dígito de chequeo y el campo a cargo de la banda magnética del documento físico, campos 46 y 14-32 respectivamente. Para el efecto se concatenaron los campos 8 y 9 originales de Nacha.
10Indicador de tipo de ítemOAN285-86Contendrá el mismo valor que en este campo trae el registro original.
11Indicador de adendaMN187Debe traer un ‘1’ para registros de devolución y rechazo.
12Número de secuenciaMN1588-102En las primeras 8 posiciones se deben registrar el Código de la entidad librada para este caso y en las siguientes 7 posiciones, un consecutivo secuencial que no debe cruzarse con los registros del canje de esta entidad.
13ReservadoN/DBlancos4103-106Campo reservado.

Registro adenda - información adicional
Para transacciones de devolución o rechazos de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“7”11Valor válido para este campo “7”.
2Código tipo de registro adendaMN22-3Valor válido para este campo “99”.
3Razón de devoluciónMAN34-6Contendrá el código correspondiente a la causal de rechazo cuando se trate de devoluciones hechas por el Cedec como consecuencia de errores en el registro original o el código correspondiente cuando se trate de una devolución efectuada por la entidad librada. Ver tabla.
4Número de secuencia de transacción del registro originalMN157-21Su valor debe coincidir con las 7 últimas posiciones del campo 11, registro tipo 6, al cual hace referencia.
5Fecha de muerteOAAAAMMDD822-29Este campo estará en blanco porque la EL no contiene una causal de devolución por muerte del cuentahabiente.
6Identificación de la EP originalR0RRRRTTT830-37Código de ruta y tránsito de acuerdo con el estándar dado en el campo de registro de entrada de la EP.
7Información adicionalOAN4438-81La EL detallará en este campo las razones de la devolución a la EP. Estas causales serán acordes a las definidas en el reglamento de operación del Cedec. Esta información vendrá siempre que el campo 3 tenga el código R69. Las causales siempre se colocarán en cifras de dos dígitos, así si la causal es la 2 se colocará como 02.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1-24

Registro adenda - información adicional
Para transacciones de devolución o rechazos de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
8Número de secuenciaMN1582-96Es el número del registro adicional dentro de un posible grupo de registros adicionales asociados a un solo registro de detalle. Generalmente y por venir solo una adenda por registro de detalle se coloca la misma secuencia que tiene este último.
9ReservadoN/DBlancos1097-106Campo reservado. Este campo debe ir en blancos.

9. Transacciones para aplicar: archivos de canje y devolución recibidos.

El archivo generado por parte del sistema Cedec es organizado de igual manera como son recibidas las transacciones de las diferentes entidades de tal forma que se conforma un lote por cada entidad financiera originadora. Se conserva el formato de detalle y de adenda según el tipo de transacción que fue originada.

Estructura de un archivo de canje recibido a continuación:

Registro de encabezado de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“1”11Valor válido para este campo “1”.
2Código de prioridadR“01”22-3Valor válido “01”
3Código entidad destino inmediatoMb0RRRRTTTC104-13Código de la entidad fiananciera originadora que envía el archivo.
4Código entidad origen inmediatoMb0RRRRTTTC1014-23Código del Cedec.
5Fecha de creación del archivoMAAAAMMDD824-31Fecha de creación del archivo.
6Hora del creación del archivoOHHMM432-35Hora en la cual es trasmitido o creado el archivo.
7Identificador del archivoMA-Z/0-9136-36Identificación de la secuencia del archivo.
8Tamaño del registroM“106”337-39Indica el número de caracteres contenidos en cada registro.
9Factor de ablocamientoM“10”240-41Define el número de registros dentro de un bloque.
10Código de formatoM“1”142-42Permito futuras variaciones de formato. Debe contener el valor “1”.
11Nombre destino inmediatoOAN2343-65Es opcional y el sistema no lo coloca.

Hoja 2-A1-25

Registro de encabezado de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
12Nombre entidad orgien inmediato.OAN2366-88Es opcional y el sistema no coloca
13Código de referenciaOAN889-96Es opcional y el sistema no lo coloca
14ReservadoN/DBlancos1097-106Campo reservado. Este campo debe ir en blancos.

Registro de control de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“9”11Valor válido para este campo “9”.
2Cantidad de lotesMN62-7Número de lotes incluidos en el archivo.
3Número de bloquesMN68-13Número de bloque físicos en el archivo de 10 registros cada uno.
4Número de transacciones y de registros adenda (devolución)MN814-21Número total de registros de detalle en el archivo
5Totales de controlMN1022-31Sumatoria de los códigos de las entidades financieras receptoras de los registros de detalle de transacciones.
6Valor total de débitosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1832-49Suma de los valores de las transacciones tipo débito del archivo.
7Valor total créditosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1850-67Se completará con 18 ceros.
8ReservadoN/DBlancos3968-106Campo reservado no disponible.

El sistema genera uno o más lotes por cada EP que origine registros para una EL y por cada sucursal inclusive.

Hoja 2-A1- 26

 

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“5”11Valor válido para este campo “5”.
2Código clase de servicioMN32-4Código de acuerdo con la tabla 7
3Nombre de la compañía o loteMAN165-20Nombre de la entidad originadora para propósitos descriptivos.
4Datos discrecionales de la compañíaOAN2021-40Datos de la entidad originadora (opcionales).
5Identificación de la compañíaMAN1041-50Número de identificación de la entidad originadora.
6Código Estándar de clase de entradaMAN351-53TRC
7Descripciones de loteMAN1054-63Llevará la expresión Canjecheque.
8Fecha descriptivaOAN864-71Fecha de carácter informativo.
9Fecha efectiva de la transacciónRAAAAMMDD872-79Fecha en la cual se deben aplicar las transacciones del lote.
10Fecha de compensación Juliana ON380-82Fecha de compensación o liquidación de las transacciones, asignada por el sistema Cedec.
11Código Estado de la entidad generadoraMAN183-83El valor válido es “1” correspondiente a una entidad financiera.
12Código entidad financiera originadoraM0RRRRTTT884-91Código de la entidad financiera originadora.
13Número de loteMN792-98Secuencial ascedente único para cada lote en el archivo.
14ReservadoN/DBlancos899-106Campo reservado.

Registro de control de lote
Para transacciones de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“8”11Valor válido para este campo “8”.
2Código clase de servicioMN32-4Código de acuerdo con la tabla Nº 7
3Número de transacciones detalladas y de registros adendaMN65-10Número de registros de detalle en el lote.
4Totales de controlMN1011-20Sumatoria de los códigos de las entidades financieras receptoras de los registros de detalle de transacciones.
5Valor total de débitosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1821-38Suma de los valores de las transacciones débito del lote.
6Valor total de créditosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1839-56Se rellenará con 18 ceros.

Hoja 2-A1 - 27

Registro de control de lote
Para transacciones de canje
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
7Identificación de la entidad originadoraRAN1057-66Número de identificación de la entidad originadora.
8Código de autenticación de mensajesOAN1967-85Campo reservado para un algoritmo de seguridad. Es original.
9ReservadoN/DBlancos686-91Campo reservado no disponible.
10Identificación de la entidad financiera originadoraM0RRRRTTT892-99Código de la entidad financiera originadora que inicia la transacción.
11Número de loteMN7100-106Número del lote.

El registro de detalle de transacciones para el canje es entregado a la EL tal cual es remitido por la EP.

Nota

Para los registros que son capturados por la entrada directa de datos o Data-Entry el sistema genera una secuencia automática en un rango igualo mayor que 9000000, independientemente de que se trate de registros de canje, retiros o devolución. Debido a esto un registro que sea devuelto por Data-Entry no llevará la secuencia original del registro de canje sino la asignada.

Estructura de un archivo de devolución recibido a continuación:

Registro de encabezado de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“1”11Valor válido para este campo “1”.
2Código de prioridadR“01”22-3Valor válido “1”
3Código destino inmediatoMB0RRRRTTTC104-13Código de la entidad librada que libra el archivo
4Código entidad origen inmediatoMB0RRRRTTTC1014-23Código del Cedec (011111111)
5Fecha de creación del archivoMAAAAMMDD824-31Fecha de creación del archivo.
6Hora de creación del archivoOHHMM432-35Hora en la cual es trasmitido o creado el archivo
7Identificador del archivoMA-Z/0-9136-36Identificación de la secuencia del archivo.
8Tamaño de registroM‘106’337-39Indica el número de caracteres contenidos en cada registro.

Hoja 2-A1 - 28

Registro de encabezado de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
9Factor de ablocamientoM‘10’240-41Define el número de registros dentro de un bloque
10Código de formatoM‘1’142-42Permite futuras variaciones de formato. Debe contener el valor ‘1’
11Nombre destino inmediatoOAN2343-65Nombre del ACH (Cedec). Opcional
12Nombre entidad origen inmediatoOAN2366-88Nombre de la entidad librada. Opcional.
13Código de referenciaOAN889-96Para el Cedec llevará un cero en la posición más a la izquierda.
14ReservadoN/DBlancos1097-106Campo reservado. Este campo debe ir en blancos.

Registro de control de archivo
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“9”11Valor válido para este campo “9”.
2Cantidad de lotesMN62-7Número de lotes incluidos en el archivo.
3Número de bloquesMN68-13Número de bloques físicos en el archivo de 10 registros cada uno.
4Número de transacciones y de registros adenda (devolución)MN814-21Número total de registros de detalle en el archivo.
5Totales de controlMN1022-31Sumatoria de los códigos de las entidades libradas de los registros de detalles transacciones.
6Valor total de débitosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1832-49Suma de los valores de transacciones tipo débito del archivo
7Valor total de créditosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1850-67Para el Cedec se llenará con 18 ceros.
8ReservadoN/DBlancos3968-106Camp reservado no disponible.

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de devolución
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“5”11Valor válido para este campo “5”.
2Código clase de servicioMN32-4Código de acuerdo con la tabla 7
3Nombre de la compañía loteMAN165-20Nombre de la entidad originadora para propósitos descriptivos.

Hoja 2-A1 – 29

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de devolución
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
4Datos discrecionales de la compañía0AN2021-40Datos de la entidad originadora (opcionales).
5Identificación de la compañíaMAN1041-50Número de identificación de la entidad originadora.
6Código estándar de clase entradaMAN351-53TRC
7Descripción de loteMAN1054-63Llevará la expresión devolución
8Fecha descriptivaOAN864-71Fecha de carácter informativo asignada por la entidad originadora opcional.
9Fecha efectiva de la transacciónRAAAAMMDD872-79Fecha en la cual se deben aplicar las transacciones del lote.
10Fecha de compensación JulianaON380-82Fecha de compensación o liquidación de las transacciones.
11Código estado de la entidadMAN183-83El valor válido es “1” correspondiente a una entidad financiera
12Código entidad financiera originadoraM0RRRRTTT884-91Código de la entidad financiera originadora.
13Número de loteMN792-98Secuencial ascendente único para cada lote en el archivo.
14ReservadoN/DBlancos899-106Campo reservado.

Registro de control de lote
Para transacciones de devolución
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“8”11Valor válido para este campo “8”.
2Código clase de servicioMN32-4Código de acuerdo con la tabla nº 7
3Número de transacciones detalladas y de registros adendaMN65-10Número de registros de detalle en el lote.
4Totales de controlMN1011-20Sumatoria de los códigos de las entidades libradas de los registros detalles de transacciones.
5Valor total de débitosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1821-38Suma de los valores de las transacciones débito del lote.
6Valor total de créditosM$$$$$$$$$$$$$$$cc1839-56Para el Cedec se rellenará con 18 ceros
7Identificación de la entidad originadoraRAN1057-66Número de identificación de la entidad originadora. Se valida contra el campo 5 del encabezado del lote.

Hoja 2-A1 - 30

Registro de control de lote
Para transacciones de devolución
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
8Código de autenticación de mensajesOAN1967-85Campo reservado para un algoritmo de seguridad. Es opcional.
9ReservadoN/DBlancos686-91Campo reservado no disponible.
10Identificación de la entidad financiera originadoraM0RRRRTTT892-99Código de la entidad financiera originadora que inicia la transacción.
11Número de loteMN7100-106Número del lote.

10. Rechazos por el sistema Cedec.

Aquellas transacciones que no cumplan con las condiciones definidas, son rechazadas por el sistema Cedec mediante errores formales utilizando el mismo formato usado para la generación de devoluciones desde la entidad financiera receptora. Esta transacción es vista como propia, por cuanto los códigos de enrutamiento son los códigos propios de la Entidad Financiera que envía los archivos.

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de rechazo por el sistema Cedec
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“5”11Valor válido para este campo “5”.
2Código clase de transacciones por loteMN32-4Código de acuerdo con la tabla Nº 7
3Nombre del cliente originadorMAN165-20Nombre de la entidad financiera originadora del canje o la devolución.
4Datos discrecionales del cliente originadorOAN2021-40Datos discrecionales de la transacción original.
5Identificador del cliente originadorMAN1041-50Identificación del cliente originador de la transacción original
6Tipo de transacciónMAN351-53TCR
7Descripción de loteMAN1054-63Descripción del lote de la transacción original.
8Fecha descriptivaOAAAAMMDD864-71Fecha informativa de la transacción original
9Fecha efectiva de la transacciónRAAAAMMDD872-79Fecha en la cual se generan los rechazos por operador

Hoja 2-A1 - 31

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de rechazo por el sistema Cedec
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
10Fecha de compensación JulianaInsertado por el sistema CedecN380-82Fecha de compensación o liquidación de las transacciones
11Código estado del cliente originadorMAN183-83El valor válido es “1” e indica el estado del cliente originador.
12Código entidad financiera originadoraM0RRRRTTT884-91Código de la entidad financiera que envió el archivo original, es decir es igual al campo 3 —Código entidad destino inmediato del registro de encabezado de archivo.
13Número de loteMN792-98Secuencial ascendente único para cada lote en el archivo
14ReservadoN/DBlancos899-106Campo reservado.

Registro de detalle de transacciones
Para transacciones de rechazo por el sistema Cedec
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“6”11Valor válido para este campo “6”.
2Código de transacciónMN22-3Llevará el valor ‘26’ para los rechazos del Cedec.
3Código entidad financiera receptoraM0RRRRTTT84-11EL para el canje o EP para la devolución.
4Dígito de chequeoMN112-12En este campo debe ir el dígito de chequeo.
5Número de cuentaRAN1713-29Contiene la misma información del registro rechazado.
6Valor de la transacciónM$$$$$$$$$$$$$$$cc1830-47Contiene la misma información del registro rechazado.
7Número serial del chequeOAN1548-62Contiene la misma información del registro rechazado.
8-9Campo a cargoRAN2263-84Contiene la misma información del registro rechazado.
10Indicador de tipo de ítemOAN285-86Contiene la misma información del registro rechazado.
11Indicador de adendaMN187Contiene un ‘1’
12Número de secuenciaMN1588-102Contiene la misma información del registro rechazado.
13ReservadoN/DBlancos4103-106Campo reservado

Hoja 2-A1 - 32

Registro Adenda
Rechazos por sistema Cedec de transacciones que se envíen
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“7”11Valor válido para este campo “7”.
2Código tipo de registro adendaM“99”22-3Valor válido “99”
3Causal de devoluciónMAN34-6Generalmente con el código R26 ‘Error en campo mandatorio’
4Número de secuencia de la transacción originalMN157-21Contendrá la misma información que el registro rechazado.
5Fecha de muerteOAAAAMMDD822-29El Cedec lo completa con 8 ceros.
6Código entidad financiera receptora de la transacción originalR0RRRRTTT830-37Registra el código de la entidad financiera receptora de la transacción original (campo 3, registro tipo “6” de la transacción original)
7Información adicionalOAN4438-81Descripción estándar de la causal con el mayor detalle posible.
8Número de secuencia del registro adendaMN1582-96Es el número del registro adicional dentro de un posible grupo de registros adicionales asociados a un solo registro de detalle, generalmente y por venir solo una adenda por registro de detalle se coloca la misma secuencia que tiene este último.
9ReservadoN/DBlancos1097-106Campo reservado no disponible.

11. Transacciones de aviso ADV (Resumen financiero y contable).

El archivo de avisos se refiere a información concerniente al extracto de una entidad financiera vinculada. Cada uno de los registros de este extracto refleja las operaciones netas totales efectuadas sobre la cuenta de la entidad financiera producto de operaciones realizadas en el sistema Cedec en un día de compensacó6. Este archivo es publicado a las entidades al cierre de cada día operacional.

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de aviso ADV
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“5”11Valor válido para este campo “5”.
2Código clase de transacción por loteM“280”32-4280 –Avisos de contabilidad automática
3Código entidad financiera receptoraMAN165-20Nombre del cliente originador para propósitos descriptivos.

Hoja 2-A1·33

Registro de encabezado de lote
Para transacciones de aviso ADV
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
4Datos discrecionales del cliente originador.0AN2021-40Datos del originador.
5Identificador del cliente originadorMAN1041-50El código 1111111 del Cedec justificado a la izquierda.
6Tipo de servicioMAN351-53ADV
7Descripción de loteMAN1054-63Descripción del lote según la tabla 4 de descripciones.
8Ficha descriptivaOAN864-71Campo no diligenciado por el sistema.
9Fecha efectiva de la transacciónRAAAAMMDD872-79Campo no diligenciado por el sistema.
10Fecha de compensación julianaOInsertado por el operador ACH380-82Campo no diligenciado por el sistema.
11Código estado del cliente originadorMAN183-83Campo no diligenciado por el sistema.
12Código entidad financiera originadoraM0RRRRTTT884-91Campo no diligenciado por el sistema.
13Número de loteMN792-98Secuencial ascedente único para cada lote del archivo.
14ReservadoN/DBlancos899-106Campo reservado.

Registro de control de lote
Para transacciones de Aviso ADV
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“8”11Valor válido para este campo “8”.
2Código clase de transacción por loteM“280”32-4280 – avisos de contabilidad automática
3Número de transacciones detalladas y de registros adendaMN65-10Número de registros de detalle y de adenda en el lote.
4Totales de controlMN1011-20Suma de los códigos de las entidades financieras receptoras
5Valor total de débitosM$$$$$$$$$cc1821-38Sumas de los valores de las transacciones débito del lote.
6Valor total de créditosM$$$$$$$$$cc1839-56Suma de los valores de las transacciones crédito del lote.
7Datos del operador ACHOAN3557-91Información patinete al sistema Cedec y definida por él.
8Identificación de la entidad financiera originadoraM0RRRRTTT892-99El campo se completa con 8 ceros.
9Número del loteMN7100-106Número del lote.

Hoja 2-A1 34

Registro de detalle de transacciones
Para transacciones de Aviso ADV
#Nombre de campoInclusiónContenidoLongitudPosiciónDescripción
1Tipo de registroM“6”11Valor válido para este campo “6”.
2Código de transacciónMN22-3Código de acuerdo con la tabla 5
3Código entidad financiera receptoraM0RRRRTTT84-11Código de la entidad financiera receptora a la cual se le está enviando los avisos de contabilidad.
4Dígito de chequeoMN112-12En este campo debe ir el dígito de chequeo del campo 3.
5Número de cuenta transitoria de la entidad financieraRAN1513-27Número de la cuenta transitoria de la entidad financiera en el Banco de la República.
6Valor de la transacciónM$$$$$$$$$cc1828-45Valor total afectado en la cuenta de depósito.
7Número de ruta del aviso de contabilidadMN946-54Contiene el número de ruta con su dígito de chequeo de la entidad financiera receptora a la cual se le está enviando los avisos de contabilidad, se repite la información del campo 3.
8Identificación del archivoOAN555-59Fecha de creación del archivo y el modificador del archivo del registro de encabezado de archivo asociado con el aviso de contabilidad que se está enviando.
9Datos del operador ACHOAN160-60Datos discrecionales del operador ACH.
10Nombre de la entidad financiera receptoraRAN2261-82Nombre de la entidad financiera receptora de los avisos de contabilidad.
11Datos discrecionalesOAN283-84Datos discrecionales registrados por el operador ACH.
12Indicador de registro adendaMN185-85Valor “I” si se requiere anexar información adicional relacionada con el pago. Valor “0” en caso contrario.
13Número de ruta operador ACHM0RRRRTTT886-93Contiene el código del sistema Cedec que está enviando los avisos de contabilidad
14Fecha juliana de creación del aviso de contabilidadInsertado por el operador ACHN394-96Fecha juliana de creación del aviso de confiabilidad
15Número de secuencia en el loteMN497-100Número de secuencia diaria asignada por el sistema Cedec
16ReservadoN/DBlancos6101-106Campo reservado

Hoja 2-A1 - 35

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

12. Anexos validaciones especificaciones Nacham V.1.1.

12.1. Depósitos judiciales.

Los depósitos judiciales que se presenten en el Cedec deberán cumplir con el formato descrito en este documento. Para el efecto, cada Entidad Presentadora deberá grabar en el registro electrónico:

En el campo 5 número de cuenta de la entidad librada: El número de cuenta corriente designado por el banco pagador de los depósitos judiciales.

En el campo 7 número serial del cheque: El número preimpreso del título de depósito judicial.

En los campos 8 y 9 campo a cargo: Como dígito de chequeo la letra B (mayúscula), seguido del número de cuenta corriente designado por el banco pagador de los depósitos Judiciales y por último el número preimpreso del título.

Las cuentas corrientes designadas por el Banco Agrario para la grabación de depósitos judiciales por parte de los bancos en el Cedec son:

Plaza Cuenta número
Bogotá1111-111111-5
Medellín2222-222222-0
Cali3333-333333-5
Barranquilla4444-444444-0
Bucaramanga5555-555555-0
Cartagena8888-888888-5

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

Hoja 2-A1 - 36

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

Tabla 1.A Causales de rechazo de archivos – capa de transporte
Este documento pretende mostrar una descripción detallada de los errores más frecuentes que se les presenta a las entidades participantes en el envío de archivos de canje enviado al cobro de devolución enviada, al sistema Cedec (en todos los casos el sistema indica el número del error, el cual puede ser consultado por la opción QERC9 en las capas de transporte y de negocios)
Código errorDescripción estándarCausas del rechazoSolución
67Archivo ya existente para la fecha de compensación.El archivo ya se envió durante el día de compensación.Revisar la secuencia del último archivo enviado durante el día de operación del sistema. Colocar la siguiente secuencia tanto en el nombre del archivo (externo) como en el modificador de identificador de archivo (interno).
70Usuario no autorizado para el envío, archivo eliminado.El usuario que mandó el archivo no está autorizado para enviar archivos al sistema.- El archivo debe ser enviado por el usuario autorizado.
-Solicitar autorización a Sebra.
72Origen no correspondiente en nombre del archivo o registro.El campo de ruta/tránsito, en el nombre del archivo, no corresponde con el campo de origen inmediato del registro de encabezado de archivo.- Renombrar el archivo, si el campo de ruta/tránsito no corresponde con el campo 4 del registro de encabezado de archivo, siendo este último campo 4 correcto en su contenido.
-Modificar el campo 4 del registro de encabezado de archivo y el de ruta/tránsito en el nombre del archivo, si estos no corresponden con el código de ruta y tránsito del banco originador de las transacciones.
-Verificar el nombre del archivo de acurdo al siguiente formato RRRRTTT.SSS.S. Donde RRRR corresponde a la ruta, TTT al tránsito. SSS a la secuencia del archivo, N al código del sistema.
165Origen no correspondiente en nombre de archivo o registro.El contenido del campo 4 (origen inmediato) del encabezado de archivo no coincide con el primer campo del nombre del archivo.-Renombrar el archivo, si el campo de Ruta/Tránsito no corresponde con el campo 4 del registro de encabezado de archivo, siendo este último campo 4 correcto en su contenido.
-Modificar el campo 4 del registro de encabezado de archivo y el de ruta/tránsito en el nombre del archivo, si estos no corresponde con el código de ruta y tránsito del banco originador de las transacciones.
166La fecha de creación es demasiado antigua.En el campo 5 del registro de encabezado de archivo, la fecha es menor a la actual en el sistema.Verificar la fecha de compensación del sistema con el operador de ser necesario y cambiarla en el archivo tanto en el registro de encabezado del mismo como en el (los) registro (s) de encabezado de lote (s).
167Fecha de creación en el futuro.En el campo 5 del registro de encabezado de archivo, la fecha es mayor a la actual en el sistema.Verificar la fecha de compensación del sistema con el operador de ser necesario y cambiarla en el archivo tanto en el registro de encabezado del mismo como en el (los) registro (s) de encabezado de lote (s).
180Formato de fecha diferente a AAAAMMDDLa fecha lleva un formato diferente a AAAAMMDD.Cambiar la fecha en el campo 5 del registro de encabezado de archivo, y en los campos 8 y 9 del registro de encabezado de lote según el formato AAAAMMDD. Donde A se refiere al año, M al mes y D al día.
190Receptor desconocido. No existe en el sistema.En el campo de la identificación del receptor de una transacción, el código del banco o sucursal es desconocido para el sistema.Verificar que el código de ruta y tránsito en los campos 3 y 12 del registro de entrada tipo 6 son válidos dentro del sistema.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

Hoja 2-A1- 37

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1A Causales de rechazo de archivos – capa de transporte
Este documento pretende mostrar una descripción detallada de los errores más frecuentes que se les presenta a las entidades participantes en el envío de archivos de canje enviado al cobro de devolución enviada al sistema Cedec (en todos los casos el sistema indica el número del error, el cual puede ser consultado por la opción QERC9 en las capas de transporte y de negocios).
Código errorDescripción estándarCausa del rechazoSolución
201Monto de la transacción mayor al permitidoEl monto que contiene la transacción es superior al monto máximo permitido por el sistema.Verificar con el operador del sistema el valor del monto máximo permitido
208Secuencia de registros internos duplicada.- Dentro de un mismo archivo hay dos o más transacciones cuyos números de secuencia son el mismo.
- Entre dos o más archivos, hay transacciones que tiene el mismo número de secuencia.
- Validar el archivo.
- Revisar las secuencias de las transacciones entre los archivos.
251El archivo contiene caracteres inválidosEl archivo contiene caracteres extraños como ñ ‘ s, tildes, apóstrofes, etc.Revisar el archivo manualmente.
312Se excedió el número de errores formales (100)El número de errores formales que acepta el sistema se ha sobrepasado.Revisar los archivos .REJ y .VAL generados por el sistema.
315Fecha de creación diferente a fecha compensaciónLa fecha de creación del archivo (campo 5) es diferente a la fecha de compensación del sistema.Verificar la fecha de compensación del sistema con el operador de ser necesario y cambiarla en el archivo tanto en el registro de encabezado del mismo como en el/los registro/s de encabezado de lote/s.
316Monto de la transacción mayor al permitidoEl monto de la transacción supera el máximo permitido por el sistema.Verificación el operador del sistema Cedec el valor del monto máximo permitido.
326El monto de la transacción debe ser mayor a cero.El monto debe ser mayor que cero.Validar el archivo.
373Receptor desconocido. No existe en el sistema.En el campo de la identificación del receptor de una transacción, el código del banco o sucursal es desconocido para el sistema.Verificar que el código de ruta y tránsito en los campos 3 y 12 del registro de entrada tipo 6 son válidos dentro del sistema.
485Número de lotes diferente al contador de lotes.El número de lotes es superior o inferior al que se encuentra en el campo 2 del registro de control de archivo.Validar el archivo.
486Número de bloques diferente al contador de bloquesEl número de bloques es superior o inferior al que se encuentra en el campo 3 del registro de control de archivo.Validar el archivo.
487Número de adendas diferentes al contador de adendasEl número de registros de adenda es superior o inferior al que se encuentra en el campo 4 del registro de control de archivo.Validar el archivo.
488No corresponde HASH en registro de control de archivoLa suma de los valores del campo de identificación del receptor es diferente al valor del campo 5 del registro de control de archivos.Validar el archivo.
490Dígito de chequeo inválido, campo 4 registro de entrada.El campo 4 del registro de entrada de una transacción no corresponde con el campo 5 (identificación del receptor) del mismo.Validar el archivo.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1- 38

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1A Causales de rechazo de archivos – capa de transporte
Este documento pretende mostrar una descripción detallada de los errores más frecuentes que se les presenta a las entidades participantes en el envío de archivos de canje enviado al cobro de devolución enviada, al sistema Cedec (en todos los casos el sistema indica el número del error, el cual puede ser consultado por la opción QERC9 en las capas de transporte y de negocios).
Código errorDescripción estándarCausa del rechazoSolución
493No se encontró registro de adenda (campo 11)En el registro de entrada de una transacción se especifica la inclusión de un registro adenda (en el campo 11), pero este no se encuentra en el archivo.Validar el archivo.
496Se esperaba otro tipo de registroCuando se espera un registro consecutivo a otro. Por ejemplo, si no se coloca el registro de control de archivo al final del mismo.Validar el archivo.
498No corresponde HASH en registro de control de lote.La suma de los valores del campo de identificación del receptor es diferente al valor del campo 4 del registro de control del lote.Validar el archivo.
499No corresponde suma débitos en registro de control lote.La suma de las cantidades débito incluidas en las transacciones del lote es diferente a la contenida en el campo 5.Validar el archivo.
501No corresponde suma débitos en registro de control archivo.La suma de las cantidades débito incluidas en las transacciones del lote es diferente a la contenida en el campo 6.Validar el archivo.
506Origen diferente en encabezado de archivo y lote.El código contenido en el campo de origen inmediato en el registro de encabezado de archivo no corresponde con el que se encuentra en el campo 12 del registro de encabezado de lote.Validar el archivo.
507Clase servicio difiere en encabezado y control de lote.El campo de código de clase de servicio en el registro de encabezado de lote no corresponde con el campo 2 del registro de control de lote.Revisar manualmente los códigos de clase de servicio de los registros de encabezado y de control del/los lotes.
508Rechazo en Cedec. Ver capa de negocios (OIRP9)El archivo fue rechazado en la capa de negocios (Cedec).Revisar en la capa de negocios el error por el cual fue rechazado.
513Se encontró un carácter no esperadoSe encontró un espacio, un tabulador o un carácter no numérico en un campo para caracteres numéricos.Validar el archivo.
514Originador errado en secuencia de registro de entrada.En el campo de secuencia, en las entradas de transacciones, la ruta y el tránsito no son conocidos por el sistema.Revisar el campo del número de secuencia del registro de entrada tipo 6 respecto al campo 12 del registro de encabezado de lote.
515Tipo de ítem invalido en registro de entradaEl indicador de tipo de ítem solo acepta los códigos 01 (truncado). 02 (no truncado) y 03 (otro tipo) para especificar los tipos de cheque.Revisar el campo del indicador de tipo de ítem del registro de entrada tipo 6.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1· 39

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo de archivos – Capa de negocios Cedec
Este documento pretende mostrar una descripción detallada de los errores más frecuentes que se les presenta a las entidades participantes en el envío de archivos de canje enviado al cobro y de devolución enviada, al sistema Cedec (en todos los casos el sistema indica el número del error, el cual puede ser consultado por la opción QERC9 en las capas de transporte y de negocios).
Registro de encabezado de archivo
104Archivo ya existe para la fecha de compensación.El archivo ya se envió durante el día de compensación.Revisar la secuencia del último archivo enviado durante el día de operación del sistema. Colocar la siguiente secuencia tanto en el nombre del archivo (externo) como en el modificador de identificador de archivo (interno)
165Origen no corresponde en nombre de archivo o registro.El contenido del campo 4 (origen inmediato) del encabezado de archivo no coincide con el primer campo del nombre del archivo.- Renombrar el archivo, si el campo de ruta/tránsito no corresponde con el campo 4 del registro de encabezado de archivo, siendo este campo correcto en su contenido.
-Modificar el campo 4 del registro de encabezado de archivo y el de ruta/tránsito en el nombre del archivo, si estos no corresponden con el código de ruta y tránsito del banco originador de las transacciones.
166La fecha de creación es demasiado antigua.En el campo 5 del registro de encabezado de archivo, la fecha es menor a la actual en el sistema.Verificar la fecha de compensación del sistema con el operador Cedec de ser necesario y cambiarla en el archivo tanto en el registro de encabezado del mismo como en el/los registro/s de encabezado de lote/s.
167Fecha de creación en el futuro.En el campo 5 del registro de encabezado de archivo, la fecha es mayor a la actual en el sistema.Verificar la fecha de compensación del sistema con el operador de ser necesario y cambiarla en el archivo tanto en el registro de encabezado del mismo como en el /los registro/s de encabezado de lote/s.
182Fecha diferente en encabezado de archivo y lote.No se permite que un mensaje tena una fecha superior a la fecha de creación del archivo.Revisar a la fecha de entrada efectiva (campo 9 del registro de encabezado de lote) respecto a la fecha contendía en el campo 5 del registro de encabezado del archivo.
188Numeración de registros de entrada no consecutiva.Los números de secuencia de cada una de las entradas que corresponde a las transacciones no son consecutivos.Revisar las secuencias de las transacciones dentro y entre el archivo a enviar.
190Receptor desconocido. No existe en el sistema.En el campo de la identificación del receptor de una transacción, el código del banco o sucursal es desconocido para el sistema.Verificar que el código de ruta y tránsito en los campos 3 y 12 del registro de entrada tipo 6 son válidos dentro del sistema.
208Secuencia de registros internos duplicada.- Dentro de un mismo archivo hay dos o más transacciones cuyos números de secuencia son el mismo.
- Entre dos o más archivos, hay transacciones que tienen el mismo número de secuencia.
- Validar el archivo.
- Revisar las secuencias de las transacciones entre los archivos.
222Causal de devolución invalido en adenda.En el registro de adenda el campo 7 contiene códigos de adenda no identificables.Revisar que los causales de devolución en el campo 7 de la adenda estén escritos con números de dos dígitos y sin espacios intermedios entre causal y causal.
251El archivo contiene caracteres inválidos.El archivo contiene caracteres extraños como ñ‘s, tildes, apóstrofes. Etc.Revisar los archivos .REJ y .VAL generados por el sistema.
312Se excedió el número de errores formales (100)El número de errores formales que acepta el sistema se ha sobrepasado.Solicitar al operador del sistema el listado de errores encontrados en el archivo enviado.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

Hoja 2-A1 - 40

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo de archivos – Capa de negocios Cedec
Este documento pretende mostrar una descripción detallada de los errores más frecuentes que se les presenta a las entidades participantes en el envío de archivos de canje enviado al cobro y de devolución enviada, al sistema Cedec (en todos los casos el sistema indica el número del error, el cual puede ser consultado por la opción QERC9 en las capas de transporte y de negocios).
Registro de encabezado de archivo
462Fecha diferente en encabezado de archivo y loteNo se permite que un mensaje tenga una fecha inferior a la fecha de creación del archivo.Revisar la fecha de entrada efectiva (campo 9 del registro de encabezado de lote) respecto a la fecha contenida en el campo 5 del registro de encabezado de archivo.
536Formato de fecha diferente a AAAAMMDDLa fecha de creación del archivo o la fecha descriptiva (campo 8 del registro de encabezado de lote) o la fecha de entrada efectiva (campo 9 del registro de encabezado de lote) tiene un formato diferente al establecido para las fechas dentro de los archivos .ddCambiar la fecha en el campo 5 del registro de encabezado de archivo, y en los campos 8 y 9 del registro de encabezado de lote según el formato AAAAMMDD, si para todos es necesario. Donde A se refiere al año, M al mes y D al día.

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de encabezado de archivo
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
1Código tipo de registroMValor válido para este campo “1”. Indica que es un registro de encabezado de archivo• Valor diferente de “1”
• Secuencia dentro del archivo inválido.
Fatal
2Código de prioridadRUsando para manejar un esquema de prioridades. Valor válido “01”.• N/AN/A
3Código entidad destino inmediatoMCódigo del Cedec o de la entidad financiera a donde se envía el archivo, expresado en formato b0RRRRTTTC donde:
B espacio en blanco
0RRRR según tabla 2 de códigos de ruta
TTT según tabla 3 de códigos de tránsito.
C dígito de chequeo módulo base 10.
• El código de ruta es diferente a los establecidos en la tabla 2 de códigos de ruta.
• El código de tránsito es diferente a los establecidos en la tabla 3 de códigos de tránsito del ACH.
• Dígito de chequeo inválido.
Formal R13
Formal R28
4Código entidad origen inmediatoMCódigo de la entidad financiera que envía el archivo o código del Cedec, expresado en formato b0RRRRTTTC donde:
B espacio en blanco
0RRRR según tabla 2 de códigos de ruta.
TTT según tabla 3 de códigos de tránsito.
C dígito de chequeo módulo base 10.
• El código de ruta es diferente a los establecidos en la tabla 2 de códigos de ruta.
• El código de tránsito es diferente a los establecidos en la tabla 3 de códigos de tránsito del ACH.
• Dígito de chequeo inválido.
Formal R13
Formal R28

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1 - 41

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de encabezado de archivo
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
5Fecha de creación del archivoMFecha de creación del archivo. Expresada en formado “AAAAMMDD” donde: AAAA es el año; MM es el mes y DD es el día de creación del archivo.Año, mes o día no corresponden con la fecha de proceso en el ACH o son inválidos.Fatal
6Hora de creación del archivoOHora en la cual es trasmitido o creado el archivo. Expresada en el formato “HHMM” donde: HH es la hora
(24 horas) y MM son los minutos.
Hora o mes inválidos de acuerdo con el reloj de 24 horas o carácter diferente a espacios.Fatal
7Identificador del archivoMEste campo permite identificar archivos creados en la misma fecha (máximo 36 archivos en la misma fecha). Los valores válidos para este campo son letras mayúsculas de la “A” a la “Z” y dígitos del “0” al “9”.El identificador del archivo debe corresponder con el número consecutivo registrado en el nombre del archivo enviado (ver numeral 6.1 documento técnico formato Nacham).Fatal
8Tamaño del registroMIndica el número de caracteres contenidos en cada registro. El valor válido es “106”.Valor diferente de ‘106’Fatal
9Factor de ablocamientoMDefine el número de registros dentro de un bloque (un bloque son 1060 caracteres). El número de registro en el archivo deber ser múltiplo de 10: en caso de que los registros de un archivo no sean múltiplo de diez, se debe completar con números nueve. El valor válido es “10”.Valor diferente de “10”Fatal
10Código de formatoMPermite futuras variaciones de formato. El valor válido es “1”.Valor diferente de “Fatal
11Nombre entidad destino inmediatoONombre del Cedec o de la entidad financiera receptora a donde se envía el archivo. Este nombre corresponde al código del campo 3 de este registro.N/AN/A
12Nombre entidad origen inmediatoONombre de la entidad financiera originadora que envía el archivo o del Cedec. Este nombre corresponde al código del campo 4 de este registro.N/AN/A
13Código de referenciaOIdentifica el código del sistema y es definido por el operador Cedec. Debe llevar 0 en su primera posición y blancos a la derecha (0bbbbbbb).Valor diferente a “0bbbbbbb”Fatal
14ReservadoN/DCampo reservado. Este campo debe ir en blancos.N/AN/A

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1- 42

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de encabezado de lote
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
1Código tipo de registroMValor válido para este campo “5”. Indica que es un registro de encabezado de lote.• Valor diferente de “5”.
• Secuencia dentro del archivo inválida.
Fatal
2*Código clase de servicioMIdentifica el tipo de transacciones que contiene el lote. Los valores válidos se observan en la tabla 7 de códigos de clases de transacciones.• Valor diferente a los establecidos en la tabla 7 de códigos de clases de transacciones.Fatal
3*Nombre de la compañía o loteMEl valor de este campo es establecido por el cliente originador para propósitos de identificar el origen de la transacción o para describir la misma al cliente receptor.Campo en blanco o en ceros.Fatal
4*Datos discrecionales del cliente originadorOPermite al cliente originador y/o a la entidad financiera originadora incluir códigos o datos (unos o más) de significado únicamente para ellos, referencia especialmente para manejo de las transacciones contenidas en el lote. No hay una estandarización para la interpretación del valor de este campo.N/AN/A
5*Identificación de la compañíaMNúmero de identificación del cliente originador. El cliente originador puede ser la misma entidad financiera originadora.N/AN/A
6*Código estándar de clase entradaMEste campo es nemónico, permite identificar los diferentes tipos de servicio, según la tabla 8 de tipos de servicio.Valor diferente a los establecidos en la tabla 8 de tipos de servicioFatal
7*Descripción de loteMPara el Cedec llevará las expresiones canjecheque, reversal o devolución. Tabla 4.Campo blanco o cerosFatal
8*Fecha descriptiva para el cliente originadorOEl cliente originador establece este campo como la fecha que desea mostrar al cliente receptor. Esta fecha es solo de carácter informativo. Este campo no se valida.N/AN/A
9Fecha efectiva de la transacciónRFecha en la cual se deben aplicar las transacciones contenidas en el lote. Está expresada en formato “AAAAMMDD”, donde: AAAA es el año; MM es el mes y DD es el día de aplicación del lote. Esta fecha debe ser igual a la fecha de compensación del proceso.• Años, mes o día menor a la fecha de proceso en el Cedec o son inválidos.Formal R18

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1 - 43

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de encabezado de lote
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
10Fecha de compensación julianaOFecha de compensación o liquidación de las transacciones. Es la fecha en que las cuentas de las entidades financieras serán afectas en el Banco de la República.Fecha juliana inválida, es decir, no corresponde a un valor comprendido entre 0 y 365, o un carácter diferente de espacios.Fatal
11Código de estado de la entidad originadoraMEste código hace referencia al cliente originador que inicia la transacción. El valor válido es “1”.Valor diferente de “1”.Fatal
12Código entidad financiera originadoraMRegistra el número de ruta y tránsito de la entidad financiera originadora, expresado en 0RRRRTTT donde: 0RRRR según tabla 2 de códigos de ruta TTT según tabla 3 de códigos de tránsito.• El código de ruta es diferente a los establecidos en la tabla 2 de códigos de ruta.
• El código de tránsito es diferente a los establecidos en la tabla 3 de códigos de tránsito del Cedec.
• Código diferente del registrado en el registro encabezado de archivo.
Fatal
13Número del loteMSecuencial ascendente único, se incrementa en uno cada vez que ingrese un nuevo registro tipo “5”. Este mismo valor se debe registrar en el campo 11 del registro tipo “8”. Este número indica el orden del lote dentro de un archivo.• Valor no numérico, en ceros o duplicado en otro lote del mismo archivo.
• Secuencia de números de lote incorrecta en el archivo.
Fatal
14ReservadoN/DCampo reservado. Este campo debe ir en blancos.N/AN/A

* Campo que debe ser devuelto intacto, sin modificación alguna, en cualquier tipo de transacción de devolución.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1 - 44

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de detalle de transacciones
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
1Tipo de registroMValor válido para este campo “6”. Indica que es un registro de detalle de transacciones.• Valor diferente de “6”.
• Secuencia dentro del archivo inválida.
Fatal
2Código de transacciónMIdentifica el tipo de transacción y el tipo de cuenta que se envía, según la tabla 5 de códigos de transacción.
Si el ACH usa los avisos de contabilidad automática (ADV), los valores válidos para este campo son los especificados en la tabla 6 de códigos de avisos de contabilidad.
El código de transacción es diferente a los establecidos en la tabla 5 de códigos de transacción.Fatal
3Código entidad financiera receptoraMRegistra el número de ruta y tránsito de la entidad financiera receptora de la transacción, expresado en 0RRRRTTT donde:
0RRRR según tabla 2 de códigos de ruta TTT según tabla 3 de códigos de tránsito.
• El código de ruta es diferente a los establecidos en la tabla 2 de códigos de ruta del ACH.
• El código de tránsito es diferente a los establecidos en la tabla 3 de códigos de tránsito del ACH.
Formal R13
4Dígito de chequeoMEn este campo debe ir el dígito de chequeo del campo 3 de este registro (base 10, con los factores de cálculo 7, 3, 1 de derecha a izquierda).Dígito de chequeo inválido.Formal R28
5*Número de cuenta de la entidad libradaRNúmero de cuenta del cliente receptor en la entidad financiera receptora. Justificado a la izquierda, con espacios a la derecha. Si la cuenta tiene ceros a la izquierda, deben ser escritos; este campo no debe contener caracteres diferentes a números.N/AN/A
6*Valor de la transacciónMEste campo registra el valor monetario de la transacción. Valor entero con dos (2) decimales. Expresado en $$$$$$$$$$$$$$$cc• Campo no numérico
• Valor diferente de “0” en una transacción de prenotificación o en una notificación de cambio.
• Valor igual a “0” en una transacción débito o crédito.
• Límite por el tipo de transacción excedido.
Formal R19
Formal R26
7*Número serial del cheque.OCorresponde a la identificación del número serial del cheque, como aparece en el campo a cargo de la banda magnética.N/AN/A

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Hoja 2-A1 - 45

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Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de detalle de transacciones
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
8-9*Campo a cargoRContendrá el dígito de chequeo y el campo a cargo de la banda magnética del documento físico, campos 46 y 14-32 respectivamente. Para el efecto se concatenaron los campos 8 y 9 originales de Nacha.N/AN/A
10*Indicador de tipo de ítemOValor “01” para truncados, valor “02” para no truncados y “03” valor menor a truncamiento pero no se trunca porque de todas formas se enviará el documento físico.
Esto sucede cuando se presentan errores o sospechas sobre el documento físico que ameriten su aviso a EL.
N/AN/A
11Indicador de adendaMIndica la existencia de registro adenda, (1) se incluye, (0) si no tiene registro adicional.• Valor diferente de “1” o “0”.
• Valor igual a “0”, pero existe un registro adenda asociado.
• Valor igual a “1”, pero no existe un registro adenda asociado.
Formal R25
12Número de secuenciaMEn las primeras 8 posiciones se debe registrar la ruta y tránsito de la entidad financiera originadora y en las siguientes 7 posiciones. Ver numeral 5 de este anexo documento técnico formado Nacham. De este anexo.• Primeras ocho (8) posiciones contienen un valor diferente del código de la entidad financiera originadora contenido en el registro de encabezado de lote.
• Número de secuencia no ascendente en el archivo o en el día de proceso.
• Número de secuencia duplicado.
Fatal
13ReservadoN/DCampo reservado. Este campo debe ir en blancos.N/AN/A

*Campo que debe ser devuelto intacto, sin modificación alguna, en cualquier tipo de transacción de devolución.

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Hoja 2-A1-46

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de adenda- devolución o rechazo
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
1Tipo de registroMValor válido para este campo “7”. Indica que es registro adenda.• Valor diferente de “7”.
• Secuencia dentro del archivo inválida.
Fatal
2Código tipo de registro adendaMDefine la interpretación específica y el formato de información adicional contenida en este mismo registro, según se define en la tabla 13 de códigos de tipo de registro adenda.El código tipo de registro adenda es diferente al establecido en la tabla de códigos de tipo de registro adenda para información adicional de transacciones crédito, débito y de prenotificaciones, es decir “99”.Fatal
3Razón de devolución o rechazoMContendrá el código correspondiente a la causal de rechazo cuando se trate de devoluciones hechas por el Cedec como consecuencia de errores en el registro original o el código correspondiente cuando se trate de una devolución efectuada por la entidad librada.Contendrá un código de acuerdo a las causales Cedec.Fatal
4Número de secuencia de la transacción originalMSu valor debe coincidir con las siete últimas posiciones del campo 11, registro tipo “6”, al cual hace referencia.Valor diferente.Fatal
5Fecha de muerteOEste campo estará en blanco porque EL no contiene una causal de devolución por muerte del cuentahabiente.N/AN/A
6Identificación de la EP original.RCódigo de ruta y tránsito de acuerdo con el estándar dado en el campo del registro de entrada de la EPN/AN/A
7Información adicionalOLa EL detallará en este campo las razones de la devolución a la EP. Esas causales serán acordes a las definidas en el reglamento de operación del Cedec. Esta información vendrá siempre que el campo 3 tenga el código R69. Las causales siempre se colocarán en cifras de dos dígitos, así si la causal es la 2 se colocará como 02.El no diligenciar las causales en parejas de dígitos.Fatal
8Número de secuenciaMEs el número del registro adicional dentro de un posible grupo de registros adicionales asociados a un solo registro de destalle. Generalmente y por venir solo una adenda por registro de detalle se coloca la misma secuencia que tiene este último.• Primeras ocho (8) posiciones contiene un valor diferente del código de la entidad financiera originadora de la devolución contenido en el registro de encabezado de lote.
• Número de secuencia no ascendente en el archivo o en el día de proceso.
• Número de secuencia duplicado.
Fatal
9ReservadoN/DCampo reservado. Este ampo debe ir en blancos.N/AN/A

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Hoja –A1-47

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de control de lote
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
1Código tipo de registroMValor válido para este campo “8”. Indica que es registro adenda.• Valor diferente de “8”.
• Secuencia dentro del archivo inválida.
Fatal
2*Código clase de servicioMIdentifica el tipo de transacciones que contiene el lote. Los valores válidos se observan en la tabla 7 de códigos de clases de transacciones por lote.• Valor diferente a los establecidos en la tabla 7 de código de clases de transacciones por lote.
• Código no acorde con las transacciones contenidas en el lote.
• Valor no corresponde con el registro en el campo código clase de transacciones por lote del registro de encabezado de lote.
Fatal
3Número de transacciones detalladas y de registros adendaMNúmero total de registros de detalle de transacciones y registros adenda contenidos en el lote.Valor en blanco o valor que no concuerda con el conteo de registro en el lote.Fatal
4Totales de controlMSumatoria de los códigos de ruta y tránsito de las entidades financieras receptoras de los registros de detalle de transacciones, ignorando el dígito de chequeo, si es el caso. Los registros adenda no son sumados.Valor en blanco o valor que no concuerda con la suma de los códigos de ruta y tránsito de las transacciones contenidas en el lote.Fatal
5Valor total de débitosMSuma de los valores de las transacciones tipo débito contenidas en el lote. Valor entero con dos (2) decimales, expresado en $$$$$$$$$$$$$$$$CCValor en blanco o valor que no concuerda con la suma de las transacciones débito contenidas en el lote.Fatal
6Valor total de créditosMSuma de los valores de las transacciones tipo crédito contenidas en el lote. Valor entero con dos (2) decimales, expresado en $$$$$$$$$$$$$$$$CC. Debe venir con 18 ceros para el Cedec.• Campo en blanco
• Valor diferente de cero.
Fatal
7*Identificación de la entidad originadoraRNúmero de identificación de la entidad originadora. El cliente originador puede ser la misma entidad financiera originadora. Es el mismo asignado en el registro de encabezado de lote.Campo en blanco o en ceros o valor no coincide con la identificación registrada en el registro de encabezado de lote.Fatal
8Código de autenticación de mensajesOCampo reservado para un algoritmo de seguridad.N/AN/A
9ReservadoN/DCampo reservado no disponible. Debe ir en blancos.N/AN/A

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1 - 48

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de control de lote
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
10Identificación de la entidad financiera originadoraMRegistra el número de ruta y tránsito de la entidad financiera originadora, expresado 0RRRRTTT, donde:
0RRRR según tabla 2 de códigos de ruta.
TTT según tabla 3 de códigos de tránsito.
Campo en blanco o en ceros o valor no coincide con la identificación registrada en el registro de encabezado de lote.Fatal
11Número del loteMNúmero del lote. Es el mismo asignado en el registro de encabezado de lote.• Valor no numérico, en ceros o duplicado en otro lote del mismo archivo.
•Secuencia de número del lote incorrecta en el archivo.
• Valor no coincide con el número de lote registrado en el registro encabezado lote.
Fatal

* Campo que debe ser devuelto intacto, sin modificación alguna, en cualquier tipo de transacción de devolución.

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de control de archivo
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
1Tipo de registroMValor válido para este campo “9”. Indica que es un registro de control de archivo.• Valor diferente de “9”.
• Secuencia dentro del archivo inválida.
Fatal
2Cantidad de lotesMNúmero de lotes incluidos en el archivo. Debe ser igual al número de registros de encabezado de lote en el archivoValor en blanco o valor que no concuerda con el conteo de lotes en el archivo.Fatal
3Número de bloquesMNúmero de bloques físicos en el archivo de 10 registros cada uno, contando todos los tipos de registros usados (de encabezado y control de relleno) para completar bloques. Cada vez que el contador de registros sea igual a 10 se debe sumar 1 al contador de bloques y restaurar el contador de registros hasta completar el archivo.Valor no coincide con el número de bloques en el archivoFatal

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2·A1 - 49

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1.B Causales de rechazo a nivel de campos de los registros Nacha-M
Este documento establece una descripción detallada de los campos que componen los diferentes tipos de registros que maneja el formato Nacha-M, así como el tipo de errores que pueden representar anomalías contenidas dentro de los citados campos.
Registro de control de archivo
#Nombre del campoInclusiónDescripciónCausa de invalidez en CedecTipo de rechazo
4Número de transacciones detalladas y de registros adendaMNúmero total de registros de detalle de transacciones y de registros adenda contenidos en el archivoValor en blanco o valor que no concuerda con el conteo de registros de detalle y de registros adenda en el archivo.Fatal
5Totales de controlMSumatoria de los códigos de ruta y tránsito de las entidades financieras receptoras de los registros de detalle de transacciones, ignorando el dígito de chequeo, si es el caso. Los registros adenda no son sumados.Valor en espacios o valor que no concuerda con la suma de los totales de control de los registros de control lote.Fatal
6Valor total de débitosMSuma de los valores de las transacciones tipo débito contenidas en el archivo.
Valor entero con dos (2) decimales, expresado en $$$$$$$$$$$$$$$$CC
• Valor en espacios o valor que no concuerda con la suma de las transacciones débito contenidas en el archivo.Fatal
7Valor total de créditosMSuma de los valores de las transacciones tipo crédito contenidas en el archivo.
Valor entero con dos (2) decimales, expresado en $$$$$$$$$$$$$$$$CC.
Para el Cedec debe venir con 18 ceros.
• Campo completado con espacios.
•Valor diferente de cero.
Fatal
8ReservadoN/DCampo reservado no disponible, debe ir en blancos.N/AN/A

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1· 50

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 1 Causales de rechazo por operador Cedec para el servicio TRC
CausalDescripción estándar
R01- Fondos insuficientes: la transacción no puede ser liquidada debido a que la cuenta de depósito de la entidad financiera en el Banco de la República no tiene fondos suficientes.
R13- Entidad financiera receptora no vinculada: Entidad financiera receptora no vinculada al sistema Cedec o número de ruta y tránsito inválido.
R18Fecha de entrada efectiva impropia
• La fecha no corresponde a la fecha de compensación.
R25Error en adenda.
R26Error en campo mandatorio:
• El campo “causal de devolución” para transacciones devolución, no contiene una causa válida.
• Cualquier tipo de inconsistencia con el formato permitido para los campos mandatorios.
R27Error en número de secuencia.
R28Dígito de chequeo de identificación de entidad errado.
R30EL no participante del programa de truncamiento.
R32EL no pudo liquidar.
R34Participación limitada de la entidad financiera receptora:
• La entidad financiera receptora ha sido bloqueada por un ente regulador.
• La entidad financiera participante está bloqueada tanto para enviar como para recibir.
R69Múltiples errores de la EL/EP. Existe más de una causal de devolución con información incorrecta: ruta y tránsito, número de secuencia, valor, número de identificación del cliente receptor, código de transacción, número de identificación del cliente originador, etc.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A1 - 51

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

Tabla 2 Códigos de ruta
CódigoOficinaDepartamento
1BogotáCundinamarca
2MedellínAntioquia
3CaliValle
4BarranquillaAtlántico
5BucaramangaSantander
6ManizalesCaldas
7CartagenaBolívar
8PereiraRisaralda
10IbaguéTolima
11ArmeniaQuindío
12CúcutaNorte de Santander
13NeivaHuila
14Santa MartaMagdalena
15VillavicencioMeta
18TunjaBoyacá
20PopayánCauca
22ValleduparCesar
23PastoNariño
25MonteríaCórdoba
27SincelejoSucre
32FlorenciaCaquetá
37AraucaArauca
40San AndrésIsla
43RiohachaGuajira
48QuibdóChocó
49LeticiaAmazonas
50YopalCasanare

Tabla 3. Códigos de tránsito
CódigoNombre entidad financiera
00Banco de la República
01Banco de Bogotá
02Banco Popular
03Banco de Colombia
05Bancafé
06Banco Santander Colombia S.A.
07Bancolombia
08ABN AMRO Bank
09Banco Citibank Colombia
10Banitsmo
11Caja Agraria
12Banco Sudameris Colombia
13BBVA
14Banco de Crédito
19Red Multibanca Colpatria S.A.
22Banco Unión Colombiano
23Banco de Occidente
24Banco Estándar Chartered
26Bank of America Colombia
29Banco Tequendama
30Banco Cooperativo
31Banco de Comercio Exterior de
32Banco Caja Social
34Banco Superior – Diners
35Interbanco
36Megabanco
37BankBoston
40Banco Agrario
48Banco Aliadas
50Granbanco S.A.
51Banco Davivienda S.A.
52AV Villas
54Banco Granahorrar
55Conavi
57Colmena

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de noviembre 6 de 2009 del Banco de la República)

Hoja 2-A1- 52

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Tabla 4 Códigos de descripción de lote
Canjecheque
Reserval
Devolución
Tabla 5 Códigos de transacción
TransacciónDébito a cuenta corriente
TRC débito27
Devolución o rechazo26

Tabla 6 Códigos de avisos de contabilidad (ADV)
Transacción aviso automático ADVDescripción
81Movimiento crédito debito a débitos propios
82Movimiento débito crédito a créditos propios
83Movimiento crédito debido a créditos recibidos
84Movimiento débito debido a débitos recibidos
85Movimiento crédito por mensajes rechazados
86Movimiento débito por mensajes rechazados
87Movimiento crédito
88Movimiento débito

Tabla 7. Código de clases de transacciones por lote
CódigoDescripción
200Transacciones débito y crédito
225Transacciones débito
280Avisos de contabilidad automáticos

Tabla 8. Código de indicador de registro adenda
DescripciónCódigo
La transacción SI contiene registro adenda1
La transacción NO contiene registro Adenda0

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-A2 - 1

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 153 DE MAYO 2 DE 2005 4

Hoja 2-A2-2

Introducción

El cobro interbancario de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento se viene realizando mediante un procedimiento paralelo al que se utiliza para el de los cheques a través del sistema Cedec (Compensación Electrónica de Cheques), lo que implica mayores costos y cargas operativas, tanto para las entidades financieras como para el Banco de la República.

Con el fin de mejorar esta situación, el Banco de la República involucró los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento dentro del reglamento operativo del Cedec para que sean presentados al cobro a través de este sistema y definió el procedimiento para este propósito.

Para poner en práctica esta iniciativa, se requiere adicionalmente formalizar el procedimiento de verificación en ventanilla que los bancos consignatarios deben aplicar sobre los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento, así como las causales de devolución propias para estos títulos, para lo cual se desarrolló el presente acuerdo interbancario.

Hoja 2-A2-3

La Junta Directiva de la Asociación Bancaria y de Entidades Financieras de Colombia, Asobancaria

Considerando:

1. Que las entidades financieras han venido modernizando y mejorando sus procesos, a través del empleo de la infraestructura tecnológica existente, de forma que sean siempre más eficientes;

2. Que a los títulos judiciales y a los depósitos de arrendamiento se les puede dar un tratamiento operativo similar al de los cheques en cuanto a su cobro interbancario;

3. Que el proceso de cobro interbancario de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento es una operación susceptible de manejarse a través del intercambio electrónico de la información;

4. Que el proceso de cobro interbancario de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento incrementa la utilización de las cámaras automáticas de compensación;

ACUERDA:

1. Aplicar el procedimiento que a continuación se describe el cual define las verificaciones que deben aplicar los bancos a nivel nacional sobre los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento, en el momento en el que los están recibiendo en consignación en cuenta del cliente beneficiario de estos títulos, buscando que se minimice el volumen de devoluciones por deficiencias en los requisitos formales para el pago efectivo de los mismos.

Verificación previa para la recepción de títulos judiciales

Debe tenerse en cuenta que los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento no son documentos negociables, por lo tanto sólo pueden ser aceptados cuando se consignan en la cuenta del primer beneficiario.

Hoja 2·A2-4

El cajero recibe las consignaciones y:

Verifica que exista por lo menos una firma del juzgado o ente coactivo, en el espacio designado para tal fin, al reverso del título judicial.

Verifica que en el reverso del título, donde está la leyenda “páguese a la orden de” el endoso de la autoridad competente incluya el nombre e identificación del beneficiario (titular de la cuenta a la cual se está consignando el documento) y que éste a su vez coincida con el nombre e identificación del beneficiario y que además aparezca la firma del beneficiario.

Coloca los sellos de canje y de certificación de consignación a la cuenta del primer beneficiario.

Verificación previa depósitos de arrendamiento

El cajero recibe las consignaciones y:

• Verifica que tanto en el anverso como en el reverso del depósito de arrendamiento, los nombres y apellidos e identificación del beneficiario sean iguales.

• Verifica que los títulos tengan firmas autorizadas del banco emisor del depósito de arrendamiento.

• Verifica que exista el sello de recibido por el cajero del banco emisor del depósito de arrendamiento.

• Verifica que en el reverso del depósito de arrendamiento aparezca beneficiario (titular de la cuenta a la cual se está consignando).

• Coloca los sellos de canje y el de certificación de consignación a la cuenta beneficiario.

Segundo. Teniendo en cuenta la decisión del sector financiero y del Banco de la República de tramitar los títulos judiciales y los depósitos de arrendamiento (instrumento) a través del sistema Cedec (Compensación Electrónica de Cheques), y con el ánimo de formalizar el proceso de devolución cuando estos títulos resulten impagados, se definen a continuación las causales devolución y los respectivos códigos

Hoja 2-A2-5

Causales de devolución de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento
CódigoCausalAplicación
08Hay orden de no pagoSe utiliza cuando el juzgado envía oportunamente un oficio solicitando el no pago del instrumento
11Instrumento aparentemente falsificado 
12Firma no registradaSe aplica cuando la firma de un juez, secretario o funcionario autorizado no aparece registrada en la tarjeta de firmas correspondiente al despacho judicial.
13Firma no concordante con la registradaSe utiliza cuando la firma que aparece en el instrumento es diferente a la registrada.
14Faltan firmas de…Se aplica cuando falta firma del juez, secretario o funcionario autorizados, o cuando falta firma del juez y secretario o funcionario autorizados.
16Falta sello ante firma registrada 
17Falta endosoSe utiliza cuando el juzgado no ha diligenciado la orden de pago en el reverso del instrumento
21Instrumento enmendado 
23Falta sello de canje 
24Mal remitidoSe aplicará cuando el instrumento no es a cargo de la entidad librada que lo está recibiendo o cuando la entidad librada encuentre inconsistencias en la información del registro electrónico del archivo Cedec; para este último caso esta causal se subdivide en los literales a), b), c), d) y e).
24ªMal remitido –registro electrónico sin documento físicoOperará cuando la entidad presentadora (EP) trasmite un registro electrónico en el archivo Cedec y no remite el instrumento físico, estando obligada a hacerlo. Corresponde a la causal 28 para el sistema Cedec.
24bMal remitido – cuenta errada o no válidaSe aplicará cuando la entidad presentadora (EP) transmite en el registro electrónico del archivo Cedec, un número de cuenta errado. Corresponde a la causal 29 para el sistema Cedec.
24cMal remitido – número de instrumento errado o no válidoSe utilizará cuando la entidad presentadora (EP) transmite en el registro electrónico del archivo Cedec, un número de instrumento errado. Corresponde a la causal 30 para el sistema Cedec.
24dMal remitido – código de ruta errado o de otra plazaSe empleará cuando la entidad presentadora (EP) transmite en el registro electrónico del archivo Cedec, un código de ruta errado. Corresponde a la causal 31 para el sistema Cedec.
24eMal remitido – código de tránsito erradoOperará cuando la entidad presentadora (EP) trasmite en el registro electrónico del archivo.

Hoja 2-A2 - 6

Causales de devolución de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento
CódigoCausalAplicación
  Cedec, un código de tránsito errado. Corresponde a la causal 32 para el sistema Cedec
25Preséntese en nuestras oficinasSe aplica cuando no se tiene evidencia de la expedición del instrumento
26Falta certificación en forma expresa de abono del instrumento en cuenta de la entidad pública beneficiaria 
27Valor inconsistente entre el registro y el instrumentoSe aplicará cuando se presente diferencias entre el valor del instrumento y el trasmitido en el registro electrónico al Cedec
33Falta certificación en forma expresa de consignación del instrumento en cuenta del primer beneficiario 
35Falta confirmación del juzgado o entidadDe acuerdo con el convenio con el Consejo Superior de la Judicatura, el instrumento que supere los (15) quince SMLV, requiere la confirmación personal del juez, y el que no supere los (15) quince SMLV requiere la confirmación telefónica del despacho judicial correspondiente.

Tercero: Aun cuando el presente acuerdo tiene como finalidad hacer más eficiente el cobro interbancario de los títulos judiciales y de los depósitos de arrendamiento mediante el intercambio electrónico de información y las cámaras automáticas de compensación, es decir el Cedec, lo aquí dispuesto aplica igualmente en las plazas de canje en donde no esté implementado el sistema Cedec del Banco de la República.

El presente acuerdo fue aprobado por la Junta Directiva de la Asociación Bancaria y de entidades Financieras de Colombia, en la sesión ordinaria celebrada el 29 de marzo de 2001.

Hoja 2-M3-1

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de septiembre 29 de 2006 del Banco de la República)

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 153 DE MAYO 2 DE 2005 5

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de septiembre 29 de 2006 del Banco de la República)

Hoja 2-M3-2

Manual de contingencia usuarios externos

1. Introducción.

Este documento tiene como fin informar acerca de los diferentes mecanismos existentes para que Entidades puedan resolver situaciones que no les permitan generar o transmitir los archivos al sistema Cedec. En él se describen brevemente las normas, los elementos y los procedimientos que deben adoptarse para poder garantizar la continuidad del servicio mencionado.

El plan que a continuación se detalla, presenta el procedimiento de contingencia para el envío y recepción de los archivos por parte de las Entidades a la aplicación Cedec, en el evento en que se presenten incidentes que les desvíen su operación normal de trabajo. Adicionalmente, presenta el procedimiento a seguir en caso de presentarse una falla que impida al Cedec procesar el canje.

Dependiendo de la amenaza que en un momento dado se presente, se describen en este documento las estrategias de contingencia que se deberán adoptar para cada caso en particular.

Antes de aplicar los procedimientos descritos en este manual, se debe leer en su totalidad y tener claro el esquema de certificación digital del Banco de la República publicado en la dirección de Internet http://www.banrep.gov.co/ca-banrep/documentos/pdc.pdf con sus modificaciones y adiciones y las demás normas que la modifiquen o sustituyan.

En este documento se incluyen los siguientes temas:

• La parte inicial explica los procedimientos de contingencia a seguir dependiendo del tipo de falla registrada.

El apéndice 1, describe el procedimiento de códigos de autorización Cedec.

• El apéndice 2, describe el procedimiento para la inscripción y firma de los archivos con PKI.

El apéndice 3, registra el directorio telefónico y las cuentas de correo Internet con las que pueden comunicarse los usuarios en casos de fallas que impidan el funcionamiento del servicio.

• El apéndice 4, describe el procedimiento a seguir cuando se presentan novedades de usuarios autorizados para operar en el sistema Cedec.

2. Estrategias de contingencia.

Durante la operación normal de generación, envío y recepción de archivos al sistema Cedec se pueden presentar diferentes tipos de fallas técnicas que impidan a las entidades el envío y

Hoja 2-M3-3

recepción de los mismos. Las fallas pueden estar relacionadas con: a) Daños en los sistemas de procesamiento de la entidad; b) Daños en la comunicación interna de la entidad; c) Daños en las líneas de comunicación Sebra; d) Problemas en las estaciones de trabajo o en la herramienta de transmisión de archivos.

Para cada uno de los anteriores tipos de fallas, se define a continuación un procedimiento de contingencia; ahora bien, cuando por inoperancia en los planes de contingencia las entidades autorizadas no puedan generar los archivos electrónicos, la cámara de compensación se constituye en el último nivel de contingencia del sistema Cedec.

La orden para utilizar el mecanismo de contingencia a través del módulo de compensación en la cámara CUD solamente la podrá impartir la dirección y/o subdirección del departamento de servicios electrónicos y pagos, previo análisis y evaluación de cada caso en particular.

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CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 153 DE MAYO 2 DE 2005 6
CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 153 DE MAYO 2 DE 2005 6

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Previendo la ocurrencia de cualquiera de estas situaciones, el Banco de la República ha diseñado una serie de procedimientos detallados, de manera que las entidades recurran a ellos como estrategias de contingencia, con el fin de asegurar la disponibilidad permanente del servicio. A continuación se especifican, para cada posible falla, las diferentes estrategias que podrán aplicar las entidades, dependiendo de las condiciones técnicas físicas y logísticas que tenga en el momento de su ocurrencia.

2.1. Problemas comunicación en el cliente.

Cuando no se puede establecer comunicación con el Banco y se asume que tampoco tiene posibilidad de salir por canales a Internet, es decir, que sus canales de comunicación están fuera de servicio, la entidad deberá comunicarse telefónicamente con el centro de soporte informático del Banco de la República para confirmar la activación del plan de contingencia, en estos casos deberá seguirse una de las siguientes estrategias:

2.1.1. Estrategia 1: Operar en una estación de una entidad vecina.

La persona encargada en la entidad, que servirá de contingencia a la Entidad con problemas deberá enviar una carta con código de autorización (ver apéndice 1 numeral 2) al centro de soporte informático del Banco de la República. Fax. 343-07-77, informando que prestará su estación para el envío o recepción de archivos; deberá enviar el nombre o nombres de los usuarios y las direcciones IP que prestará, a fin de que en el centro de soporte realice la autorización respectiva en el sistema Sebra.

Los demás procedimientos serán los mismos que se ejecutan cuando se trabaja desde la estación propia del Banco.

2.1.2. Estrategia 2: Operar en el centro de soporte del Banco de la República.

La persona encargada en la entidad deberá enviar una carta con código de autorización (ver apéndice 1 numeral 2) al Centro de Soporte Informático del Banco de la República, Fax 343-07-77, solicitándoles presten contingencia en una estación Sebra en las instalaciones del Banco de la República para el envío o recepción de sus archivos a través del sistema de transferencia de archivos e indicando los funcionarios de la entidad que trabajarán este esquema de contingencia. Los archivos de entrada y salida serán físicamente transportados en disquete por la entidad, bajo su propia responsabilidad.

Los demás procedimientos serán los mismos que se ejecutan cuando se trabaja desde la estación propia de la entidad.

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2.1.3. Estrategia 3: Envío o recepción de archivos con PKI por disquete de la entidad autorizada.

Archivo de entrada

La persona encargada en la Entidad deberá encriptar y firmar los archivos con PKI al usuario “Genérico Cedec” y "genérico archivo general" copiarlos en disquete y enviarlos con un funcionario de dicha Entidad, con una carta con código de autorización ( ver apéndice 1º numeral 4), a la sección Cedec. Una vez recibidos los archivos de la entidad, serán procesados por el Banco de la República. Si persiste la falla, el funcionario de la Entidad deberá esperar el archivo de salida, el cual se generará con los mismos mecanismos de seguridad. La sección Cedec del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos deberá esperar la conformidad de la Entidad sobre la desencripción y aplicación exitosa del archivo.

Archivo de salida

En caso de requerirse únicamente el archivo de salida, la Entidad deberá autorizar a un funcionario para la recepción del disquete mediante carta con código de autorización CEDEC (ver apéndice 1 numeral 4º).

Es responsabilidad de la entidad desencriptar y aplicar el archivo de salida recibido en el disquete.

2.2. Problema Sebra.

Cuando se presentan problemas con SEBRA y la Entidad no puede enviar su archivo desde sus estaciones de trabajo, esta deberá comunicarse telefónicamente con el centro de soporte informático del Banco de la República para confirmar la activación del plan de contingencia. En estos casos deberá seguirse una de las siguientes estrategias, según la prioridad descrita:

2.2.1. Estrategia 1: Operar en una estación de una Entidad vecina

Se deberá aplicar el procedimiento descrito en el numeral 2.1.1.

2.2.2. Estrategia 2: Operar en el centro de soporte del Banco de la República.

Se deberá aplicar el procedimiento descrito en el numeral 2.1.2.

2.2.3. Estrategia 3: Envío o recepción de archivos vía Internet con PKI.

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Cuando se considere esta estrategia, los encargados de la entidad deberán haber intentado las estrategias anteriores, en razón a que los tiempos de transmisión de los mensajes vía internet dependen de los tipos de nodos que utilice cada entidad, por lo que el envío y recepción de los archivos puede ser bastante demorado en algunos casos.

Archivo de entrada

La persona encargada en la Entidad deberá encriptar y firmar los archivos con PKI al usuario “genérico Cedec” y “genérico archivo general”, y enviarlos vía correo Internet a la cuenta CEDEC@BANREP.GOV.CO.

Archivo de salida

“En caso de requerirse el archivo de salida, la entidad deberá esperar el archivo de salida por el mismo medio, el cual será enviado por parte de los funcionarios del Cedec a la cuenta de correo CEDECXXXXXXX@YYYYYYYYY de cada entidad autorizada, en donde XXXXXXXXX corresponde al nombre o descripción de la entidad destino del archivo y YYYYYYY a la dirección estándar utilizada por la misma. Para lo anterior, la entidad deberá crear por única vez una cuenta de correo genérico con el nombre descrito e informarla a la sección Cedec del Banco de la República para su registro y asociar a la misma la lista de los correos de los funcionarios que la entidad determine para efectos de notificar y atender adecuadamente las contingencias que se realicen haciendo uso de este mecanismo.

Tanto la creación y notificación de la cuenta de correo como la actualización de la lista de correos de los usuarios será responsabilidad de cada entidad autorizada.

2.2.4. Estrategia 4: Envío o recepción de archivos con PKI por disquete de la entidad autorizada.

Se deberá aplicar el procedimiento descrito en el numeral 2.1.3.

2.3. Problema sistema de transferencia de archivos

Cuando se presenten problemas con el sistema de transferencia de archivos y la entidad no pueda enviar el archivo desde sus estaciones de trabajo, deberá comunicarse telefónicamente con el centro de soporte informático del Banco de la República para confirmar la activación del plan de contingencia. En estos casos deberá seguirse una de las siguientes estrategias, según la prioridad descrita:

2.3.1. Estrategia 1: Envío o recepción de archivos vía internet con PKI.

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Se deberá aplicar el procedimiento descrito en el numeral 2.2.3.

2.3.2. Estrategia 2: Envío o recepción de archivos con PKI por disquete de la entidad autorizada.

Se deberá aplicar el procedimiento descrito en el numeral 2.1.3.

2.4. Fallas en la entidad que le impidan procesar el canje.

Este plan de contingencia, que consiste en procesar la Información de la compensación a través del módulo de Compensación en el Sistema de Cuentas de Depósito, CUD, resultará aplicable cuando una entidad autorizada no pueda generar o transmitir los archivos correspondientes a la primera o segunda sesiones del canje al sistema Cedec por inoperancia total en sus planes de contingencia. Se describe a continuación el procedimiento a seguir por parte de la entidad afectada:

1. La entidad autorizada afectada deberá informar de manera inmediata al centro de soporte informático del Banco de la República y/o al Cedec sobre la situación.

2. El Departamento de Servicios Electrónicos evaluará la situación y, en caso de ser aprobada la solicitud, deberá enviar una carta con código de autorización (ver apéndice 1 numeral. 2), al centro de soporte informático del Banco de la República, al fax 343-07-77. En dicha carta, la entidad informará acerca de la necesidad de utilizar la contingencia de Cámara de Compensación, indicando las ciudades cuyo canje se procesará por este mecanismo, el tiempo estimado para enviar la información a cada una de las respectivas Cámaras de Compensación y el nombre del funcionario que se hará presente en cada una de ellas.

3. El Banco de la República informará a todos los participantes en el canje a través de noticias Cedec y de correo Internet acerca de la respectiva contingencia, con el fin de que en cada ciudad involucrada se adopten las medidas pertinentes para asegurar el procesamiento de los cheques y demás documentos constitutivos del canje enviado al cobro -o en devolución por la entidad afectada, los cuales, como ya se comentó, no se procesarán a través del Cedec.

4. La entidad afectada deberá presentar en la Cámara de Compensación de cada una de las ciudades reportadas la respectiva planilla bilateral del canje presentado al cobro o en la devolución, según sea el caso, con las firmas autorizadas y registradas en cada una de ellas.

5. Como ocurre hoy en día, el delegado canjista de la entidad afectada deberá asistir a la sesión del canje al cobro y la devolución enviada para entregar los documentos y recibir los que las otras entidades le entreguen.

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6. En cada cámara de compensación, el funcionario del Banco de la República capturará en el sistema de compensación y liquidación del CUD las planillas bilaterales entregadas por la Entidad afectada y las imprimirá para obtener el visto bueno del respectivo delegado canjista.

7. Una vez se cumpla este proceso y se realice el intercambio de los documentos, todos los delegados podrán retirarse de la Cámara.

8. Este procedimiento podrá aplicarse tanto en la primera como en la segunda sesión del canje; sin embargo, cuando se aplique en la primera sesión, las respectivas devoluciones deberán tramitarse por parte de las demás Entidades a través de éste mismo mecanismo y no por el Cedec, toda vez que dicho sistema valida las devoluciones contra el canje recibido.

9. Toda vez que este procedimiento de contingencia afecta el normal proceso del canje recibido al cobro o en devolución de todas las Entidades Autorizadas, por hacerse necesario el procesamiento de los documentos físicos recibidos de la Entidad en contingencia, el Banco de la República no se hace responsable por posibles perjuicios que se causen en dichas entidades libradas.

2.5. Fallas en el sistema Cedec.

Existe la posibilidad de que los Servidores del sistema Cedec tanto el principal como el de respaldo, se encuentren fuera del servicio, y sin embargo la comunicación con el Banco de la República a través de Sebra se encuentre estable. En este caso el procedimiento a seguir es el que se describe a continuación:

• El Banco de la República informará a través de noticias Cedec y de correo de Internet, acerca de la respectiva contingencia a todos los participantes en el canje.

Las entidades del Cedec por su parte, deberán diligenciar las planillas bilaterales con la información del cange correspondiente al día en curso y dirigirse a la cámara de compensación de cada una de las ciudades respectivas, a efectos de que el funcionario del Banco de la República incluya la información correspondiente en el módulo de compensación del CUD. Una vez terminada la operación en la Cámara, deberán llevar los cheques físicos a su centro de proceso para registrarlos en sus sistemas internos.

• Por último, en caso de que se registren fallas en el módulo de compensación del CUD que impidan su utilización como contingencia del Cedec, se aplicará el mecanismo de contingencia contingencia último, consistente en el procesamiento manual de las planillas bilaterales, de acuerdo con lo definido al respecto en la Circular Reglamentaria Externa correspondiente al Asunto 5 –Procedimientos operativos de compensación y liquidación de cheques y otros

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(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 9 de 2008 del Banco de la República)

Instrumentos de pago físicos (cámaras de compensación) del Manual del Departamento de Servicios Electrónicos y Pagos.

3. Apéndice.

Apéndice 1 Códigos de autorización Cedec

Apéndice 2 Encripción y firma de los archivos con PKI

Apéndice 3 Directorio telefónico y cuentas de correo Internet

Apéndice 4 Novedades de usuarios autorizados

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Diciembre 9 de 2008 del Banco de la República)

(Espacio disponible)

Hoja 2-M3-11

Apéndice 1

Códigos de autorización

Los códigos de autorización han sido creados como un esquema de seguridad que garantiza el origen de quien remite. Hasta el momento, han sido utilizados para los fines descritos a continuación:

1. Trámites administración de usuarios.

2. Trámites administración Sebra.

— Habilitar nuevo punto

— Cambio estación IP — contingencia

— Autorización contingencia en el Banco de la República

— Solicitud de claves.

3. Contingencia PKI

— Servicio Cedec – Cenit (contingencia en disquete)

—Servicio provisión efectivo - alistamiento

—Servicio Swift

—Servicio transferencia archivos fiduciaria y valores

4. Administración de encargos fiduciarios.

5. Transferencia de fondos GAC – Código autorización.

Como el uso de estos códigos de autorización se ha ido extendiendo, el Banco de Ia República decidió entregar códigos de autorización por servicio prestado, es decir, se entregarán sobres diferentes por los servicios de:

— Cedec- Cenit

— Provisión de efectivo

— Swift

— Administración de títulos

— Cuentas de depósito.

Hoja 2-M3-12

Esta asignación se hace con el fin de independizar el uso de las diferentes áreas y de que exista confidencialidad de los códigos entre las mismas.

El manejo del sistema de códigos de autorización al interior de cada una de las entidades, está en cabeza del funcionario que sea designado por las mismas, el cual debe estar debidamente registrado ante el Banco de la República y autorizado por un representante legal. Para todos los efectos, este funcionario quedará registrado como administrador (responsable) de las claves y será a través del mismo que se deberán canalizar todos los trámites relacionados con este sistema ante el Banco de la República - Unidad de Protección y Continuidad Informática UPCI.

(Espacio disponible)

Hoja 2-M3-13

Apéndice 2

Encripción y firma de archivos con PKI

1. Obtener los certificados de los usuarios genéricos para uso de contingencia, procedimiento ejecutado por la Entidad.

El usuario usando su cliente Entelligence debe buscar los certificados "Genérico Cedec" y “genérico archivo general”, posteriormente debe añadirlos a la lista local de certificados y mantenerlos vigentes.

celular
 

Hoja 2-M3-14

2. Encripción y firma del archivo para enviar por contingencia.

Cuando la entidad autorizada aplique el plan de contingencia para transmitir archivos, deberá enviarlos al Cedec encriptados y firmados al usuario "Genérico Cedec" y "genérico archivo general".

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El usuario que está enviando debe ser un usuario autorizado en el Cedec para envío de archivos.

El archivo después del proceso quedará identificado con la extensión .ent

(Espacio disponible).

Hoja 2.M3-15

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA 153 DE MAYO 2 DE 2005 9

El archivo anterior deberá enviarse a los funcionarios del Cedec por el medio autorizado. (Correo Internet, Disquete, etc.).

(Espacio disponible)

Hoja 2-M3-16

Apéndice 3

Directorio telefónico

ÁreaTeléfono Call centerFax
Sección Cedec343-23-53281-99-08
Centro de soporte informático3-43-06-11343-07-77

Cuenta de correo internet:

CEDEC@BANREP.GOV.CO

(Espacio disponible)

Hoja 2-M3-17

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de septiembre 29 de 2006 del Banco de la República)

Apéndice 4

Novedades de usuarios autorizados

En el caso de presentarse novedades relacionadas con la inclusión, eliminación o retiro de los usuarios autorizados para operar en estas situaciones de contingencia, la respectiva entidad deberá reportarlas al área de Centro de Soporte Informático del Banco de la República.

Para tal efecto, siempre que se autorice el ingreso de un nuevo usuario para el sistema Cedec, la Entidad deberá cumplir los siguientes requisitos:

— Generar y autenticar las llaves ante el Banco de la República para la utilización del software de encriptación PKI.

— Efectuar prueba de los diferentes procedimientos de contingencia establecidos así:

— Envío y recepción de archivos encriptados vía Internet

— Envío y recepción de archivos encriptados en disquete

— Tramitar ante la sección Cedec la certificación sobre el cumplimiento de las pruebas a los procedimientos de contingencia.

Cabe mencionar que es responsabilidad de cada Entidad el garantizar la debida funcionalidad de todos los procedimientos de contingencia descritos. Para el efecto, deberá tener debidamente actualizados los usuarios autorizados y los códigos de autorización, mantener los certificados vigentes y cumplir con las demás condiciones establecidas. Será responsabilidad de cada entidad el autorizar o no para contingencia a los mismos usuarios que operan el sistema Cedec.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de septiembre 29 de 2006 del Banco de la República)