Banco de la República

 

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CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA - DSP -153 DE 2011

(Octubre 4)

Manual de Sistemas de Pago

Asunto: 2: Sistema de compensación electrónica de cheques y de otros instrumentos de pago, Cedec.

(Nota: Sustituidas las hojas 2-M3-1 a la 2-M3-10 del Anexo No. 3 y adicionada la hoja 2-A1-53 al Anexo No. 1 por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)

Destinatario: Entidades autorizadas sistema Cedec, oficina principal y sucursales del Banco de la República

Hoja 2-00

La presente circular sustituye las hojas 2-6 de diciembre 9 de 2008, 2-7 y 2-8 de diciembre 23 de 2010 y la totalidad del anexo 3 de septiembre 29 de 2006, diciembre 9 de 2008, noviembre 30 de 2010, de la Circular Reglamentaria Externa DSP- 153, correspondiente al Asunto 2 “Sistema de Compensación Electrónica de Cheques y de otros Instrumentos de Pago - Cedec” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago.

Las citadas hojas se sustituyen y adicionan con el fin de actualizar la información correspondiente a:

— Las condiciones y requisitos de acceso al Cedec para las entidades autorizadas.

— Incorporación de la nueva estrategia de contingencia de última instancia basada en la utilización del aplicativo denominado Mini-Cedec que será implementada a partir de la fecha.

— Ajustes de las estrategias de contingencia ya existentes.

Hoja 2-6

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 5 de 2014 del Banco de la República)

6. Participantes.

6.1. Entidades autorizadas.

Podrán acceder a los servicios del Cedec los bancos autorizados para operar en Colombia, siempre y cuando cumplan con la totalidad de condiciones y requisitos previstos en el numeral 6.2 del Capítulo I de esta circular reglamentaria. Así mismo, podrán vincularse a este sistema los otros establecimientos de crédito que en el futuro sean expresamente autorizados por el Banco de la República- Sub gerencia de Sistemas de Pago y Operación Bancaria.

El Banco de la República también participará en la compensación de cheques y otros instrumentos de pago a través del Cedec como entidad autorizada.

PAR.—Las entidades autorizadas podrán contratar los servicios de compañías procesadoras de instrumentos de pago, o de otras personas jurídicas especializadas que presten servicios requeridos para operar en el Cedec, a las cuales se les permitirá comunicación directa con el Banco de la República, siempre y cuando cumplan los requisitos dispuestos en el numeral 6.2.2. En tal evento, la entidad autorizada respectiva deberá informar al Banco el nombre de la compañía de “outsourcing” contratada y el servicio o servicios a ella encomendados. Tales firmas actuarán por cuenta de la entidad autorizada que contrate sus servicios, por lo cual la responsabilidad que eventualmente se origine en la realización de las actividades contratadas, frente al Banco de la República, las otras entidades autorizadas y otros terceros, se mantendrá en cabeza de la respectiva entidad autorizada, en los mismos términos previstos en las normas del Cedec.

6.2. Condiciones y requisitos de acceso al Cedec.

6.2.1. Para las entidades autorizadas.

a) Suscribir el contrato de vinculación respectivo, en el cual, entre otros aspectos, la entidad autorizada se comprometa a cumplir fielmente las normas del Cedec y autorice irrevocablemente al Banco de la República para afectar su cuenta de depósito con la posición resultante de la compensación, el valor de las tarifas por la prestación del servicio, los intereses a que haya lugar por el no pago oportuno de las mismas y las sanciones que el Banco de la República llegare a imponerle de conformidad con lo previsto en esta circular reglamentaria.

b) Disponer de una cuenta de depósito y mantenerla abie1ia durante su participación en el sistema.

c) Disponer de una Estación de Trabajo con los programas y los equipos informáticos y de comunicaciones requeridos por el Banco de la República.

d) Remitir una comunicación dirigida a la Dirección de Departamento de Sistemas de Pago en Bogotá solicitando la vinculación al servicio de compensación y liquidación de cheques y otros instrumentos de pago, la cual deberá venir firmada por un representante legal, con reconocimiento de texto y firma ante notario público y acompañada de una copia original o fotocopia autenticada del certificado de representación legal expedido por la Superintendencia Financiera con no más de 30 días de expedido. La comunicación deberá

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 5 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2 -7

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 5 de 2014 del Banco de la República)

ser radicada en esta entidad con 15 días hábiles de anticipación a la fecha de iniciación de operaciones; además en la misma se deberá indicar lo siguiente:

—Fecha en la que pretende iniciar su participación en el servicio.

— Ciudades en las que desee iniciar su participación y el nombre de los delegados canjistas que la representarán en cada una de ellas.

— Autorización expresa e irrevocable al Banco de la República para que afecte su cuenta de depósito con el valor resultante de la compensación.

— Si el proceso lo hará directamente o a través de un outsourcing; en este último caso deberá indicar las ciudades donde lo hará a través del outsourcing.

— Si maneja cuenta de cheques nacional.

— Nombre y documento de identidad del representante legal que firmará el contrato.

e) Estar vinculado al sistema denominado servicios electrónicos del Banco de la República, Sebra o al que lo sustituya en el futuro.

f) Dar cumplimiento a lo establecido en la Circular Reglamentaria Externa- SGINF, DCO, DSP, DCIN, DTE, DFV, DLEC, DODM, DRI, DDE - 304, Asunto 70, en cuanto al registro ante el departamento de documentación y editorial del Banco de la República de las personas y buzones corporativos o cuentas de correo a las que deben enviarse las circulares reglamentarias externas y sus modificaciones o actualizaciones, y enviar confirmación de este trámite al buzón corporativo cedec@bamep.gov.co

6.2.2. Para las firmas contratistas o de “outsourcing”.

Las firmas que presten el servicio de procesamiento de cheques y otros instrumentos de pago, o que realicen otras actividades necesarias para la participación de las entidades autorizadas en el Cedec, serán facultadas por el Banco de la República para contar con comunicación directa al sistema, previo cumplimiento de las siguientes condiciones:

a) Haber sido identificada por una entidad autorizada, por lo menos, como entidad contratada para actuar a su nombre en los servicios del Cedec.

b) Solicitar autorización para tener comunicación directa con el Cedec, mediante el envío de una carta en tal sentido dirigida al Departamento de Sistemas de Pago del Banco de la República, suscrita por el representante legal de la firma respectiva, en la cual se manifieste que la compañía interesada conoce y acepta las normas del Cedec, y se comprometa a cumplir estrictamente los procedimientos operativos aquí previstos, particularmente en lo que se refiere al manejo, transmisión, integridad y confidencialidad de la información.

c) Enviar un certificado de existencia y representación legal expedido por la autoridad competente, con una antigüedad no superior a dos (2) meses.

d) Acreditar que cuenta con los equipos y programas requeridos para conectarse al Cedec Banco de la República, con el fin de enviar y recibir la información pertinente

e) Certificar que cuenta con un plan de contingencia que garantice la prestación continua del servicio a sus clientes.

7. Tarifas.

Las tarifas aplicables a los servicios previstos en esta circular a partir de la fecha de firma del contrato, de acuerdo con lo decidido por el Consejo de Administración del Banco de la República, son las siguientes:

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Marzo 5 de 2014 del Banco de la República)

Hoja 2-8

7.1. Tarifa por registro.

Se aplicará una tarifa única de cuarenta y tres pesos mil ($ 43,00) por cada registro electrónico que corresponda a un cheque u otro instrumento de pago enviado al cobro o en devolución al Cedec, a través de archivo o de la funcionalidad de Data Entry, independientemente de la hora en que se registre en el sistema Cedec.

7.2. Tarifa fija mensual.

Cada entidad autorizada deberá cancelar al Banco de la República una tarifa mensual fija con cobertura nacional equivalente a la suma de un millón quinientos ochenta y seis mil cuatrocientos pesos mil ($ 1.586.400.00), la cual se cobrará por mes o fracción de mes.

7.3 Tarifas por solicitudes de información adicional.

Por la atención de solicitudes de información adicional o especial formuladas por las entidades autorizadas en relación con el Cedec, habrá lugar al pago de las siguientes tarifas no excluyentes:

a) $ 700,00 por hoja de información impresa de cualquier naturaleza.

b) $ 13.250.000,00 por archivo electrónico solicitado.

e) $ 26.550,00 por la primera hora, por consultas que requieran dedicación exclusiva de un analista o profesional del Banco de la República para la búsqueda, recolección y/o procesamiento de la información, y de $ 13.250,00 por cada hora o fracción de hora adicional.

Las tarifas mencionadas en esta circular podrán ser reajustadas por el consejo de administración del Banco de la República, caso en el cual el Banco informará a las entidades autorizadas acerca de las nuevas tarifas y de la fecha a partir de la cual entrarán a regir.

7.4. Procedimiento de cobro de las tarifas.

a) Tarifa por registro

La tarifa señalada en el numeral 7.1 de esta circular se liquidará mensualmente, con base en el número de registros enviados por la entidad autorizada en el mes calendario anterior, y se cargará automáticamente, junto con el IV A y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes, de cualquiera de las Cuentas de Depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará el documento de liquidación con el correspondiente cargo, el cual se entenderá aceptado por la entidad autorizada si ésta no manifiesta por escrito ninguna objeción u oposición al mismo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su envío.

b) Tarifa fija mensual.

La tarifa señalada en el numeral 7.2 de esta circular se liquidará y cobrará mensualmente en forma vencida por el Banco y se cargará automáticamente, junto con el IVA y demás impuestos a que haya lugar, según las normas tributarias vigentes, de cualquiera de las cuentas de depósito en moneda legal colombiana de la entidad autorizada dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. El Banco enviará el documento de liquidación con el

(Nota: Sustituidas las hojas 2-M3-1 a la 2-M3-10 del Anexo No. 3 y adicionada la hoja 2-A1-53 al Anexo No. 1 por la Circular Reglamentaria Externa 153 de Mayo 14 de 2014 del Banco de la República)