Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DSP – 158 DE 2015

(Agosto 10)

Manual de Sistemas de Pago

Destinatario: Oficina Principal y Sucursales del Banco de la República y Depositantes del Banco de la República.

Asunto 8: Sistema de cuentas de depósito CUD

Hoja 8-00

Con la presente circular se modifica las Hojas 8-4, 8-11 y 8-42 del 3 de julio de 2015 y se adiciona la Hoja 8-43, de la Circular Reglamentaria Externa DSP-158, correspondiente al Asunto 8: “sistema cuentas de depósito CUD” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago.

Con esta Circular se adicionan los siguientes tópicos:

Se incluye la Política de Tratamiento de Datos Personales para el Sistema de Cuentas de Depósito CUD.

Se incluye referencia a la Resolución Interna 3 de 2015 en reemplazo de las Resoluciones Internas 3 de 1997, 3 de 2003 y 4 de 2004 de la Junta Directiva, las cuales fueron derogadas.

Hoja 8-4

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de noviembre 23 de 2015 del Banco de la República)

cc) Mecanismos de agilización de liquidación de operaciones: Esquemas automatizados de operación del CUD para el procesamiento de las transacciones en la Cola de Espera, que contemplan tanto la Gestión Descentralizada como la Gestión Centralizada de Colas.

dd) Normas del Servicio: Se refiere, en su conjunto, a las Resoluciones Internas Nos. 3 de2015, expedida por la Junta Directiva del Banco de la República, las Resoluciones Externas 4 de 2006 y 5 de 2009 dictadas por la misma Corporación, en su partes pertinentes, la Circular Reglamentaria Externa DSP- 157, correspondiente al Asunto 7 “Cuentas de Depósito” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago, la presente Circular Reglamentaria y las demás normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.

ee) Orden de Transferencia: Instrucción incondicional dada por un participante al sistema de cuentas de depósito - CUD o a un sistema externo para transferir una determinada suma de dinero, valores, divisas u otros activos financieros a uno o varios beneficiarios designados en dicha instrucción.

ff) Orden de transferencia aceptada: Orden de transferencia que ha cumplido con todos los requisitos y controles de riesgo establecidos para el efecto en el presente reglamento o en el reglamento de un sistema externo y que, por ende, de acuerdo con lo establecido en la Ley 964 de 2005, en el Decreto 1456 de 2007 y en las resoluciones externas 4 de 2006 y 5 de 2009 de la Junta Directiva del Banco, según el caso, se considera firme, irrevocable, exigible y oponible a terceros. Esta definición no resulta aplicable a los sistemas de pago de bajo valor, cuya regulación no incorpora el tema de finalidad y aceptación de las órdenes de transferencia.

gg) Orden de Transferencia Crédito: Es una orden de transferencia de dinero en virtud de la cual se debita la cuenta de depósito de la entidad participante ordenante y se abona o acredita, por el mismo valor, la cuenta de depósito de la entidad participante receptora.

hh) Orden de transferencia débito: Es una orden de transferencia de dinero en virtud de la cual se debita la cuenta de depósito de la entidad participante receptora y se abona o acredita, por el mismo valor, otra cuenta de depósito que puede ser la de la entidad depositante ordenante.

ii) Movimiento: Registro electrónico que se genera por cada afectación de los saldos de las cuentas de depósito.

jj) Notificación de crédito y/o débito, o notificación: Archivos informativos en formato XML que el CUD envía a las entidades participantes que soliciten el servicio, cuando reciban créditos y/o débitos en sus Cuentas de Depósito. Igualmente a la notificación de créditos y/o débitos se puede acceder mediante la invocación de un Servicio WEB.

kk) Participante de sistema externo: Persona jurídica que, siendo titular de una cuenta depósito en el Banco de la República, se encuentra autorizada para participar en forma directa en algún sistema externo.

ll) PKI: Infraestructura de gran alcance que se basa en conceptos de llaves públicas y privadas.

mm) Prioridad: Identificador numérico que acompaña a todas las transacciones que ingresan al CUD y que define el orden en el cual éstas deben ser liquidadas tanto en el momento de su ingreso al CUD, como en los procesos de Repique FIFO Bypass.

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de noviembre 23 de 2015 del Banco de la República)

8-11

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de noviembre 23 de 2015 del Banco de la República)

directamente sobre el CUD o a través de los diferentes aplicativos internos, siempre y cuando los movimientos se originen en operaciones realizadas en concordancia con la normatividad y los contratos aplicables a cada uno de ellos.

6. Participantes.

6.1. Entidades participantes.

Podrán acceder a los servicios del Sistema de Cuentas de Depósito-CUD, todas aquellas entidades que mantengan Cuentas de Depósito en moneda legal colombiana en el Banco de la República, de acuerdo con lo establecido en la Resolución Interna 3 de 2015 de la Junta Directiva del Banco.

6.2. Condiciones y requisitos de acceso al sistema de cuentas de depósito.

a) Estar vinculados al Sebra y disponer de una estación de trabajo con los programas y los equipos informáticos y de comunicación requeridos por el Banco de la República.

b) Mantener una cuenta de depósito en moneda legal en el Banco de la República, previo el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes para dicho fin.

c) Tramitar el formato de “Novedades usuarios Banco de la República”, diligenciando los campos correspondientes al Sistema CUD, para la asignación del perfil de administrador de perfiles de usuarios o para la creación de nuevos usuarios en el sistema, a quienes se les debe solicitar en forma simultánea la asignación del token OTP. El formato en mención se encuentra disponible en http://www.banrep.gov.co/es/sebra (Novedades de usuarios Sebra).

d) Tramitar el formato de “Novedades de Suscriptor CA – BANREP (Formato BR-3-598-0)”, diligenciando los campos correspondientes al sistema CUD, para los usuarios que vayan a aprobar operaciones en línea o a firmar los archivos con órdenes de transferencia de fondos, adicionalmente estos usuarios deben estar registrados en CUD con perfil de aprobación. El formato en mención se encuentra disponible en http://www.banrep.gov.co/temas/6923

Tramitar el formato de '“Novedades de Suscriptor CA – BANREP (Formato BR-3-598-0)”, diligenciando los campos correspondientes al sistema CUD, para los usuarios que vayan a recibir los extractos de cuenta de depósito vía correo electrónico en escenarios de contingencia. El formato en mención se encuentra disponible en http://www .banrep.gov .co/temas/6923.

El Banco de la República no tramitará novedades de usuarios diferentes a la creación inicial de los mismos y a la asignación del perfil de administrador de perfiles de usuarios, toda vez que el funcionario con este último perfil en cada entidad, será responsable de asignar, modificar e inhabilitar los perfiles de los usuarios CUD.

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de noviembre 23 de 2015 del Banco de la República)

Hoja 8-42

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

No obstante lo anterior, las entidades participantes y el Banco estarán obligados a suministrar la información que las autoridades judiciales o administrativas competentes les soliciten para el desarrollo de sus funciones y de acuerdo con la ley, sobre las instrucciones dadas o recibidas y las órdenes de transferencia cursadas a través del CUD.

5. Política de tratamiento de datos personales.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 20 12, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, el Banco de la República informa su política sobre el tratamiento de los datos personales suministrados por las Entidades Participantes en el sistema de cuentas de depósito:

Datos generales - responsable: Banco de la República, NIT 8600052167, oficina principal: Bogotá D.C. Contacto: A través del correo electrónico administradorcud@banrep.gov.co o del sistema de atención al ciudadano (SAC): Puntos de atención presencial, centro de atención telefónica (Línea gratuita nacional: 01 8000 911745), atención vía web. Para mayor información, consulte la página Web del Banco de la República http://www.banrep.gov.co/atencion-ciudadano en la sección “Sistema de atención al ciudadano (SAC)”.

Finalidad del tratamiento: Los datos personales que las Entidades Participantes suministren al Banco de la República serán objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) con la finalidad de cumplir adecuadamente con los servicios del Sistema de Cuentas de Depósito descritos en la presente circular, incluyendo la construcción de indicadores y estadísticas para el seguimiento y control de la prestación de dichos servicios; y, en todo caso, dentro de sus funciones constitucionales y legales.

El Banco de la República está comprometido con la seguridad y protección de los datos personales, y sus sistemas de gestión para manejo de información cuentan con las certificaciones vigentes ISO 9001 e ISO/lEC 27001, ésta última referida a la seguridad de la información. De esta manera, buena parte de las políticas y estándares del sistema de gestión de la información de la Entidad están enfocadas a proteger la confidencialidad de la información: dispositivos de control de acceso y/o autenticación a la red, software para manejar niveles de autorización, monitorización de actividad en los sistemas y registro de estas actividades son algunos de los mecanismos que soportan estas políticas y estándares. La conservación de los documentos e información se efectúa en cumplimiento y dentro de los términos señalados en el artículo 55 de la Ley 31 de 1992.

Ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales: Los titulares de los datos personales, podrán acceder, conocer, actualizar y rectificar dichos datos; ser informados sobre el uso dado a los mismos; presentar consultas y reclamos sobre el manejo de tales datos; revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, en los casos en que sea procedente, y los demás derechos que le confiere la Ley. Para ejercer tales derechos podrá emplear los mecanismos de contacto antes mencionados. Los procedimientos y términos para la atención de consultas, reclamos y demás peticiones referidas al ejercicio del derecho de habeas data seguirán lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008 y los principios sobre protección de datos contemplados en la Ley 1581 de 2012.

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

Hoja 8-43

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

Políticas o lineamientos generales de tratamiento de los datos personales: Puede consultarse en la página web del Banco de la República http://www.banrep.gov.co/proteccion-datos-personales en la sección “Protección de datos personales habeas data”.

6. Información adicional.

El Banco de la República suministrará información adicional en el departamento de sistemas de pago, en el “call center” 3430353, o en la dirección de correo electrónico sistemacud@banrep.gov.co.

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

(Espacio disponible)