Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DSP – 158 DE 2014

(Diciembre 18)

Manual de Sistemas de Pago

Destinatario: Oficina Principal y Sucursales del Banco de la República y Depositantes del Banco de la República.

Asunto 8: Sistema de cuentas de depósito CUD

Hoja 8-00

Con la presente Circular se sustituyen las Hojas 8-1, 8-3, 8-4, 8-22, 8-23, 8-26 del 24 de febrero de 2010, la Hoja 8-36 del 24 de febrero de 2014, la Hoja 8-24 del 21 de diciembre de 2010, las Hojas 8-29, 8-31, 8-32, del 2 de noviembre de 2010, las Hojas 8-11, 8-12, 8-13, 8-14, 8-21,8-33, 8-34, 8-36 del 24 febrero de 2014 y las hojas 8-2, 8-5, 8-6, 8-7, 8-8, 8-9, 8-10, 8-15, 8-16, 8-17, 8-18, 8-19, 8-20, 8-25, 8-27, 8-28,8-30, 8-35, 8-37 del 9 de junio de 2014 y la hoja 8-A-4-6 del 24 de febrero de 2014, así mismo se adicionan las Hojas 8-38, 8-39 y 8-40 de la Circular Reglamentaria Externa DSP-158, correspondiente al Asunto 8 “sistema cuentas de depósito CUD” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago.

La citada circular se modifica con el objeto de incluir las disposiciones operativas y técnicas para el uso de nuevas funcionalidades que se ponen en Producción en el sistema CUD:

• Condiciones operativas y técnicas para que las entidades participantes y los Sistemas Externos, puedan invocar los servicios WEB disponibles en el CUD para tramitar órdenes de transferencias de fondos, y hacer consultas de saldo, de estados y de notificación de débitos y/o créditos.

• Modificación del uso del registro tipo 7 de tal forma que permita realizar órdenes de transferencia débito enviadas por un sistema externo al CUD para el débito automático de fondos en una cuenta de depósito de una entidad receptora (sin requerir aprobación previa para cada débito) y el crédito respectivo a otra cuenta de depósito, que puede ser la cuenta de depósito de liquidación del sistema externo.

• Inclusión en el manual de contingencia del sistema CUD, anexo 4 de esta circular, del procedimiento de contingencia establecido cuando los Servicios WEB no estén disponibles.

Hoja 8-1

Capítulo I

Aspectos generales

1. Introducción

El Banco de la República administra el sistema de cuentas de deposito (CUD), sistema de pagos de alto valor que liquida en forma bruta y en tiempo real, contra las cuentas de depósito, las órdenes de transferencia de dinero recibidas de las entidades participantes, entre ellas los sistemas externos. Este sistema brinda diversas funcionalidades, tales como consulta en línea de saldos, movimientos y extractos, transferencias en moneda nacional y extranjera en línea y en tiempo real, liquidación por archivos para sistemas externos, impresión de reportes y generación de archivos en formato XML, entre otras.

2. Marco normativo.

El funcionamiento del CUD, así como los derechos, obligaciones y responsabilidades de las entidades Participantes, se rigen por lo dispuesto en las normas pertinentes de la Ley 31 de 1992, la Ley 964 de 2005, el Decreto 2520 de 1993, las resoluciones internas 3 de 1997, 3 de 2003 y 4 de 2004, expedidas por la Junta Directiva del Banco de la República, las resoluciones externas 4 de 2006 y 5 de 2009 dictadas por la misma Corporación, la Circular Reglamentaria Externa DSP- 157, correspondiente al Asunto 7 “cuentas de depósito” del manual del departamento de sistemas de pago, la presente circular reglamentaria y las demás normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.

3. Definiciones.

A continuación se definen los términos utilizados en esta circular reglamentaria, los cuales podrán ser usados en singular o en plural, y tendrán el alcance que aquí se les fija:

a) Administrador de sistema externo: persona jurídica debidamente constituida y autorizada por la superintendencia financiera, o por la autoridad competente, para administrar un sistema externo.

b) Archivo: conjunto de registros informáticos correspondientes a órdenes de transferencia de dinero enviadas al CUD por las entidades participantes a través del servicio de liquidación de transacciones por archivo, así como la respuesta de confirmación que el Banco de la República envía a las respectivas entidades participantes. Estos archivos deben ser generados en formato XML.

c) Archivo de extracto: Archivo en formato XML que contiene información sobre los movimientos y saldos de una o varias cuentas de depósito.

Hoja 8-2

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 30 de Enero de 2016 del Banco de la República)

d) CEDEC: Sistema de compensación electrónica de cheques administrado por el Banco de la República para procesar la información recibida de las entidades que participan en la compensación interbancaria de cheques.

e) CENIT: Sistema de compensación electrónica nacional interbancaria ACH del Banco de la República.

f) Certificados digitales PKI: Infraestructura de llaves públicas PKI del Banco de la República que brinda servicios de firma digital y ciframiento para mantener segura la información que se manipula en forma electrónica.

g) Cola o cola de espera: Funcionalidad del CUD que permite el registro centralizado en el Sistema de transacciones cuya liquidación en línea resulte fallida, a efectos de procurar su posterior liquidación mediante la aplicación de mecanismos de agilización de operaciones.

h) Compensación: En armonía con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 9º de la Ley 964 de 2005 y en el artículo 2º, literal e) de la Resolución Externa 5 de 2009, de la Junta Directiva del Banco de la República, se entenderá por Compensación la determinación de las obligaciones de entrega de valores, divisas, dinero, derivados u otros productos financieros, según el caso, entre los participantes ele un sistema de pagos, incluyendo el CUD, o de un sistema externo, derivadas de las operaciones realizadas entre ellos, ya sea que se utilicen o no mecanismos multilaterales o bilaterales para establecer el valor neto de dichas obligaciones.

i) Contingencia de Sebra: Conjunto de procedimientos operativos y tecnológicos definidos por el Banco de la República para garantizar la continuidad en la prestación del servicio de liquidación del CUD ante situaciones de interrupción temporal del sistema Sebra.

j) Contactos: Funcionalidad del CUD para administrar la comunicación entre el Banco y las entidades participantes, que permite a los usuarios con perfil de aprobación registrar datos básicos de los usuarios autorizados para recibir tanto notificaciones del Banco de la República como archivos de extracto.

k) Cuenta de depósito: Cuentas en moneda legal y/o extranjera que las Entidades Participantes tienen abiertas en el Banco de la República, de conformidad con lo dispuesto en las resoluciones internas 3 de 1997, 3 de 2003 y 4 de 2004 de la Junta Directiva del Banco de la República, y las que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

l) Cuenta de depósito de administración: Cuenta de depósito abierta por los Administradores de Sistemas Externos diferentes de los administrados por el Banco de la República, para manejar sus propios recursos y efectuar los pagos de tarifas, intereses, sanciones y demás cobros administrativos que implique la utilización de los servicios prestados por el Banco.

m) Cuenta de depósito de liquidación: Cuenta de depósito abierta por los Administradores de sistemas externos diferentes de los administrados por el Banco de la República, para efectuar los movimientos de fondos asociados a la liquidación de la compensación (bruta o neta) realizada por los respectivos sistemas externos, incluyendo el manejo o administración de las garantías.

n) Día Bancario: Cualquier día hábil de atención al público del servicio bancario en la ciudad de Bogotá, excluidos los días sábados, domingos y festivos.

o) Doble Intervención: Se refiere a que toda operación de transferencia de fondos exige una intervención de captura y otra de aprobación, antes de afectar los saldos de las cuentas de depósito.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 30 de Enero de 2016 del Banco de la República)

Hoja 8-3

p) Encripción: Mecanismo para brindar confidencialidad a la información mediante algoritmos matemáticos especiales y datos privados que garantizan que solo quien los conozca podrá obtener acceso a dicha información.

q) Entidad Participante: Nombre genérico con el que se designa a las entidades que sean autorizadas por el Banco de la República para utilizar los servicios del sistema CUD.

r) Entidad Participante Originadora: Entidad participante que envía al CUD una orden de transferencia crédito o débito para su compensación y/o liquidación.

s) Entidad participante receptora: Entidad participante cuya cuenta de depósito es afectada (debitada o acreditada) por concepto de órdenes de transferencia débito o crédito enviadas al CUD por otra entidad participante.

t) Estado de orden de transferencia o estado: Son las fases por la que puede pasar una orden de transferencia de fondos, ver mayor detalle en el “Manual de usuario externo nuevo CUD”, que se encuentra publicado en WSEBRA, opción carteleras electrónicas, menú CUD.

u) Firma digital: La firma digital señalada en la Ley 527 de 1999 se define como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

v) Garantía: Todo activo realizable, incluido el dinero, que haya sido entregado o puesto a disposición del sistema de cuentas de depósito - CUD o de un sistema externo por un participante, ya sea propio o de un tercero, para asegurar la liquidación de las órdenes de transferencia procesadas por dicho sistema.

w) Gestión centralizada de colas: Funcionalidad del CUD que permite la liquidación de las operaciones en cola de espera, mediante un procesamiento automatizado sujeto a la disponibilidad de saldos en las Cuentas de Depósito. Se fundamenta en dos mecanismos para la Liquidación bruta de las operaciones: los repiques FIFO Bypass y la Liquidación bruta en bloque de transacciones.

x) Gestión descentralizada de colas: Funcionalidad del CUD que permite a cada entidad participante consultar su cola de espera y reintentar la liquidación de una o varias de las operaciones que se encuentren en dicha Cola.

y) HTRANS: Servicio de transmisión de archivos del Banco de la República.

z) Instrucción de liquidación en bloque: Información contenida en el encabezado de un Archivo que indica que el grupo de órdenes de transferencia contenidas en el mismo se procesan sí y solo sí todas cumplen con las condiciones para ser realizadas. De lo contrario, no se procesa ninguna y se informa del hecho al respectivo sistema externo.

aa) Liquidación: Cumplimiento definitivo de una orden de transferencia o un conjunto de ellas, mediante cargos y abonos realizados en las cuentas de depósito de las entidades participantes.

bb) Liquidación bruta en bloque de transacciones: Proceso automatizado en el cual se trata de liquidar en forma bruta, pero en conjunto, las operaciones individuales que se encuentren en cola de espera, a efectos de optimizar el uso de los fondos disponibles en las respectivas cuentas de depósito.

Hoja 8-4

cc) Mecanismos de agilización de liquidación de operaciones: Esquemas automatizados de operación del CUD para el procesamiento de las transacciones en la cola de espera, que contemplan tanto la gestión descentralizada como la gestión centralizada de colas.

dd) Normas del servicio: Se refiere, en su conjunto, a las resoluciones internas 3 de 1997, 3 de 2003 y 4 de 2004, expedidas por la Junta Directiva del Banco de la República, las resoluciones externas 4 de 2006 y 5 de 2009 dictadas por la misma Corporación, en su partes pertinentes, la Circular Reglamentaria Externa DSP- 157, correspondiente al Asunto 7 “Cuentas de depósito” del manual del departamento de sistemas de pago, la presente circular reglamentaria y las demás normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.

ee) Orden de transferencia: Instrucción incondicional dada por un participante al sistema de cuentas de depósito - CUD o a un sistema externo para transferir una determinada suma de dinero, valores, divisas u otros activos financieros a uno o varios beneficiarios designados en dicha instrucción.

ff) Orden de transferencia aceptada: Orden de transferencia que ha cumplido con todos los requisitos y controles de riesgo establecidos para el efecto en el presente reglamento o en el reglamento de un sistema externo y que, por ende, de acuerdo con lo establecido en la Ley 964 de 2005, en el Decreto 1456 de 2007 y en las resoluciones externas 4 de 2006 y 5 de 2009 de la Junta Directiva del Banco, según el caso, se considera firme, irrevocable, exigible y oponible a terceros. Esta definición no resulta aplicable a los sistemas de pago de bajo valor, cuya regulación no incorpora el tema de finalidad y aceptación de las órdenes de transferencia.

gg) Orden de transferencia crédito: Es una orden de transferencia de dinero en virtud de la cual se debita la cuenta de depósito de la entidad participante ordenante y se abona o acredita, por el mismo valor, la cuenta de depósito de la entidad participante receptora.

hh) Orden de transferencia débito: Es una orden de transferencia de dinero en virtud de la cual se debita la cuenta de depósito de la entidad participante receptora y se abona o acredita, por el mismo valor, otra cuenta de depósito que puede ser la de la entidad depositante ordenante.

ii) Movimiento: registro electrónico que se genera por cada afectación de los saldos de las cuentas de depósito.

jj) Notificación de créditos: Archivos informativos en formato XML que el CUD envía a las entidades participantes que soliciten el servicio, cuando reciban créditos en sus cuentas de depósito.

kk) Participante de sistema externo: Persona jurídica que, siendo titular de una cuenta depósito en el Banco de la República, se encuentra autorizada para participar en forma directa en algún sistema externo.

ll) PKI: Infraestructura de gran alcance que se basa en conceptos de llaves públicas y privadas.

mm) Prioridad: Identificador numérico que acompaña a todas las transacciones que ingresan al CUD y que define el orden en el cual éstas deben ser liquidadas tanto en el momento de su ingreso al CUD, como en los procesos de repique PIFO Bypass.

Hoja 8-5

nn) Registro: Información electrónica correspondiente a una orden de transferencia que los sistemas externos envían al Banco de la República por el CUD, o la información que éste les genera para informar, confirmar o rechazar operaciones.

oo) Repique FIFO Bypass: Proceso automático del CUD que reintenta periódicamente liquidar en forma bruta las operaciones de las Colas de todas las entidades participantes, respetando sus Prioridades. Si bien trata de liquidar las operaciones en su orden de entrada dentro de cada Prioridad, se denomina Bypass pues intenta liquidar la segunda y las subsiguientes transacciones de una misma Prioridad, en caso de que los fondos no sean suficientes para liquidar la anterior.

pp) Riesgo de Crédito: Riesgo de que una Entidad Participante incumpla definitivamente una obligación a su cargo resultante de la Compensación y/o la Liquidación efectuadas en el CUD, ya sea en forma total o parcial.

qq) Riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT): Riesgo de que el CUD pueda ser utilizado, directa o indirectamente, para el lavado de activos provenientes de actividades delictivas, o para canalizar fondos destinados a la financiación de actividades terroristas.

rr) Riesgo de liquidez: Riesgo de que una entidad participante incumpla la obligación resultante de la compensación y/o liquidación a su cargo en el CUD dentro del plazo estipulado, aunque pueda cumplirla en un momento posterior.

ss) Riesgo legal: Riesgo de que se presenten pérdidas por causas imputables a debilidades, incertidumbres o vacíos en el marco legal vigente, incluyendo los reglamentos, manuales, circulares y contratos utilizados por el CUD. Igualmente supone riesgo legal el riesgo reputacional asociado a la ocurrencia de las anteriores circunstancias.

tt.) Riesgo operativo: Riesgo de que se vea afectado el funcionamiento adecuado, seguro y continuo del CUD por: a) fallas en los equipos, los programas de computación, la infraestructura tecnológica o los canales de comunicación del sistema; b) deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano o los procesos asociados al funcionamiento del sistema, o e) la ocurrencia de acontecimientos externos, entre otros factores. Igualmente supone riesgo operativo el riesgo reputacional asociado a la ocurrencia de los anteriores factores.

uu) Riesgo sistémico: Riesgo que se presenta cuando el incumplimiento total o parcial de una Entidad Participante, en una o varias de las obligaciones a su cargo, o la interrupción o mal funcionamiento del CUD puedan originar, entre otros:

i. Que otras entidades Participantes del CUD no puedan cumplir a su vencimiento con las obligaciones a su cargo;

ii. Que otros participantes de sistemas externos no puedan cumplir a su vencimiento con las obligaciones a su cargo;

iii. Que otras instituciones o personas que operen en el sistema financiero o en el mercado público de valores no puedan cumplir a su vencimiento con las obligaciones a su cargo; o

iv. En general, que tal incumplimiento pueda causar problemas significativos de liquidez o de crédito, y como resultado de ello, amenazar la estabilidad de los mercados financieros.

Hoja 8-6

vv) S3: Servicio de seguridad semántica es la aplicación que integra los diferentes servicios provistos por las aplicaciones corporativas del Banco de la República. Funciona sobre una arquitectura orientada a servicios.

ww) Servicio WEB: Tecnología que utiliza un conjunto de protocolos y estándares para intercambiar datos entre aplicaciones de software, las cuales aún desarrolladas en lenguajes de programación diferentes y ejecutadas sobre cualquier plataforma pueden por su intermedio intercambiar datos en redes de ordenadores como Internet.

xx) Sebra: Plataforma de seguridad y de comunicaciones para el ingreso a los diferentes aplicativos corporativos que ofrece el Banco a las entidades participantes.

yy) Servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos o servicio de liquidación: Se refiere al servicio que el Banco de la República presta a los administradores de sistemas externos y que se encuentra descrito y reglamentado en el capítulo IV de esta circular y en los manuales de operación que se expidan con fundamento en la misma.

zz) Sistema de cuentas de depósito, CUD, o el sistema: Es el sistema de pagos de alto valor del Banco de la República, descrito y reglamentado en esta circular.

aaa) Sistema de pagos: Conjunto organizado de políticas, reglas, acuerdos, instrumentos de pago, entidades y componentes tecnológicos, tales como equipos, software y sistemas de comunicación, que permiten la transferencia de fondos entre los participantes, mediante la recepción, el procesamiento, la transmisión, la compensación y/o la liquidación de órdenes de transferencia y recaudo.

bbb) Sistema de pagos de alto valor: Sistema de pagos que, además de cumplir con las características y requisitos señalados en el literal anterior, procesa órdenes de transferencia por un valor promedio diario superior al indicado en artículo 1º , literal o) del Decreto 1400 de 2005, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

ccc) Sistema externo: Es cualquier sistema de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, sistema de compensación y liquidación de divisas, sistema de compensación y liquidación de futuros, opciones y otros activos financieros, cámara de riesgo central de contraparte o Sistema de Pagos diferente del CUD, debidamente autorizado por la autoridad competente para operar en Colombia.

ddd) Suced: Sistema unificado de certificación digital que permite firmar y validar archivos y órdenes transferencia de fondos en línea.

eee) Tipo de registro: Parte de la estructura de los archivos que determina las condiciones bajo las cuales se deben liquidar en las cuentas de depósito las órdenes de transferencia contenidas en los respectivos registros.

fff) Token Criptografico: Token de seguridad (también token de autenticación o token criptográfico), es un dispositivo electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación, comúnmente denominados tokens USB, los cuales permiten almacenar contraseñas y certificados y, además, llevar la identidad digital de la persona.

ggg) Token de seguridad: Dispositivo electrónico de seguridad para el ingreso a Sebra y a los aplicativos o módulos autorizados para cada usuario.

Hoja 8-7

hhh) Transferencias de fondos por cuenta de terceros: Son las transferencias de fondos contra cuentas de depósito que las entidades participantes realizan por cuenta de un tercero, persona natural o jurídica.

iii) XML (Extensible Markup Language): Estándar internacional utilizado para el intercambio de información financiera

4. Características del sistema de cuentas de depósito.

El CUD es un sistema de liquidación bruta en tiempo real de órdenes de transferencia enviadas por las entidades participantes, para ser cumplidas mediante débitos y créditos a sus cuentas de depósito. El citado esquema de operación consiste en la liquidación individual de cada orden de transferencia en el momento de su recepción, siempre y cuando la entidad participante deudora disponga de saldo suficiente en su cuenta de depósito y no tenga en su cola de espera órdenes de transferencia identificadas con una mayor prioridad.

El descrito esquema controla de manera efectiva los riesgos de crédito y sistémico asociados al funcionamiento de los sistemas de pago, en la medida en que minimiza el lapso transcurrido entre la recepción de las órdenes de transferencia y su cumplimiento definitivo o liquidación.

El control de saldos en línea y la disponibilidad inmediata de los recursos asociados a las órdenes de transferencia liquidadas, debidamente complementados con los mecanismos de liquidez que se mencionan en el párrafo siguiente, ofrecen a las entidades participantes herramientas eficaces para reducir la probabilidad de incumplimientos en las obligaciones a cargo, previniendo el riesgo sistémico

Para el control del riesgo de liquidez, el CUD cuenta con los mecanismos descritos en el numeral 2º del Capítulo III de la presente circular, encaminados a agilizar la liquidación de las órdenes de transferencia y a minimizar la liquidez necesaria para el efecto. En forma adicional, como mecanismo de liquidez, para minimizar trabas en las operaciones y facilitar la realización oportuna de los pagos, los agentes colocadores de OMA, que son entidades participantes del CUD, tienen acceso a los repo intradía del Banco de la República, reglamentados mediante Circular Reglamentaria Externa DFV- 120, Asunto 61 “Repo intradía”, del Manual del Departamento de Fiduciaria y Valores.

De manera general, el CUD cuenta con las siguientes funcionalidades y características operativas:

a) Permite la realización de transferencias de fondos entre cuentas de depósito en moneda nacional y extranjera, en línea y en tiempo real.

b) Maneja diferentes tipos de saldos, a saber: disponible, en canje, reservado, embargado, compensación provisional cheques y compensación provisional CENIT, los cuales pueden ser consultados en línea por pantalla y reporte.

e) Permite el envío de transferencias de fondos con fecha futura. Una transferencia puede ser capturada, aprobada y firmada electrónicamente para ser liquidada en un día bancario posterior.

Hoja 8-8

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 30 de Enero de 2016 del Banco de la República)

d) Permite ordenar en línea transferencias de fondos múltiples, es decir órdenes de transferencia con destino a múltiples cuentas de depósito.

e) Permite a través de servicios WEB, ordenar transferencias de fondos y consultar saldos, estados de las órdenes de trasferencia, notificaciones de crédito y/o débito y el consecutivo de envió (secuencia) del siguiente grupo de operaciones que el CUD espera recibir de un participante o Sistema Externo. Para mayor información sobre la estructura y condiciones de seguridad se pueden consultar los documentos “Mecanismos de intercambio de información con el CUD” y “Documento técnico de servicios no interactivos del BR” que se encuentran publicados en carteleras electrónicas de Sebra opción CUD.

f) Permite el envío de órdenes de transferencia por archivo, protegidos con Suced, para la liquidación de débitos ordenados por el titular de la cuenta de depósito que origina el archivo. La estructura de estos archivos está definida en el documento “Mecanismos de intercambio de información con el CUD” y “Documento técnico de servicios no interactivos del BR” que se encuentra publicado en carteleras electrónicas de Sebra opción CUD.

g) Ofrece el servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos: Mediante un mecanismo de intercambio de Archivos protegidos con Suced con sistemas externos, se presta un servicio de liquidación en lote de órdenes de transferencia de dinero. Este servicio se rige por lo definido en el capítulo IV de la presente circular o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

h) Permite la generación de extractos en archivos con formato XML. La estructura de estos archivos está definida en el documento “Mecanismos de intercambio de información con el CUD” que se encuentra publicado en carteleras electrónicas de Sebra opción CUD. Cuenta con un módulo de tarifas que factura y recauda automáticamente las diferentes tarifas fijadas por el Banco de la República para los servicios prestados por el sistema.

i) Permite la creación de portafolios dentro de una misma cuenta de depósito, lo cual facilita la clasificación de los movimientos ocasionados por las transferencias de fondos en el CUD, de acuerdo con la operatividad que maneje cada entidad participante.

j) En el caso de las transacciones sujetas al gravamen a los movimientos financieros – GMF (Anexo 1), recauda automáticamente y en línea dicho tributo. Para las operaciones en moneda extranjera, aplica el GMF sobre la cuenta de depósito en moneda legal colombiana, por el valor equivalente en pesos. En el caso de los dólares estadounidenses, utiliza la tasa representativa del mercado (TRM) vigente y para las demás divisas, realiza una primera conversión a dólares de los Estados Unidos de América, utilizando las tasas vigentes, para luego hacer su conversión a pesos utilizando la misma TRM.

k) Para el control del riesgo operativo, cuenta con un mecanismo de control de acceso, soportado por la seguridad del sistema Sebra, el cual exige el uso de un Token de seguridad personalizado para cada usuario. Cuenta, además, con mecanismos de seguridad propios, tales como los perfiles de usuario con los que se administran los permisos de operación, y con un esquema de Doble Intervención que segrega la ejecución de las transferencias de fondos en una función de captura y otra de aprobación.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 30 de Enero de 2016 del Banco de la República)

Hoja 8-9

l) Maneja los siguientes perfiles de operación: captura, aprobación, captura aprobación, captura con gestión de cola y consulta. Los cuatro (4) primeros incorporan la consulta y permiten la realización de operaciones tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. Así mismo, los perfiles de aprobación y captura aprobación tienen la opción de solicitar extensión de horarios de los servicios. Estos dos (2) perfiles y el de captura con gestión de cola incorporan la gestión descentralizada de colas.

m) Como medida de seguridad adicional al momento de aprobar una transferencia de fondos el sistema exige la firma de la transacción utilizando un token criptográfico.

n) Permite a cada entidad participante designar a uno o varios funcionarios como administradores de perfiles, quienes, a través del sistema S3, pueden, desde sus estaciones remotas, realizar la asignación, modificación e inhabilitación de perfiles de los usuarios del sistema.

Opera bajo un ambiente WEB, plataforma tecnológica en la que se invoca la aplicación desde una estación cliente. Los procesos son ejecutados en un servidor intermedio (servidor WEB), consultando directamente la base de datos y mostrando la información al usuario final a través de un navegador. De esta forma, la estación-cliente del usuario no tiene prácticamente ninguna carga de procesamiento, excepto el presentar la información.

p) Permite realizar Transferencias de Fondos por cuenta de Terceros, las cuales, para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 3222 de agosto 29 de 2008, deberán realizarse utilizando los códigos de transacción identificados al final con la palabra “Terceros” y que se encuentran definidos para el efecto en el anexo 2 de esta circular en los cuales aparece como obligatorio el diligenciamiento de los campos de identificación del tercero originador de la operación. Podrá además incluirse en estas operaciones, de manera opcional, información relativa al destinatario final de los fondos.

q) Registra en una cola de espera para cada entidad participante, algunas de las transacciones cuya liquidación en línea y tiempo real resulte fallida (ver numeral 2.1 del capítulo III de esta circular).

r) Para el control del riesgo de liquidez, dispone de mecanismos de agilización de liquidación de operaciones, que permiten la gestión centralizada y/o la gestión descentralizada de las colas de espera, con el fin de acelerar la liquidación de las operaciones y optimizar el uso de los recursos disponibles en las cuentas de depósito (ver numeral 2º del capítulo III de esta circular).

s) Cuenta con el servicio de notificación de créditos y/o débitos, por medio del cual el CUD envía mensajes informativos en formato XML para notificar acerca de créditos a una cuenta de depósito de una entidad que esté vinculada a este servicio. Dichos mensajes detallan, entre otros datos, los siguientes: valor, fecha, sucursal, número de cuenta débito, número de cuenta crédito, portafolio, transacción, referencia y pormenor.

(Espacio en blanco)

Hoja 8-10

5. Alcance del sistema.

5.1. Geográfico.

Puede accederse al sistema de cuentas de depósito desde estaciones remotas conectadas al sistema Sebra y ubicadas en cualquier ciudad del país. Para el efecto, las entidades participantes deberán cumplir con los requisitos de conexión definidos por el Banco de la República.

5.2. Afectación de Cuentas de Depósito.

Los saldos de las Cuentas de Depósito se verán afectados en línea y tiempo real por las transferencias de fondos ordenadas directamente por las entidades participantes y por los Sistemas Externos, así como por aquellas tramitadas por el Banco de la República, tales como notas débito y crédito.

5.3. Tipos de transacciones.

5.3.1. Transacciones para usuarios externos.

Las entidades participantes podrán realizar a través del CUD operaciones de transferencia de fondos entre cuentas de depósito, con la fecha del Día Bancario abierto en el sistema o programar órdenes de transferencia con fecha valor futura, por cuenta propia o en nombre de terceros. En este último caso, podrán incluir como información adicional a la transferencia, la siguiente: a) la cuenta corriente o de ahorros o el número de identificación y el nombre del tercero que ordena la transferencia; b) la cuenta corriente o de ahorros o el número de identificación y el nombre del tercero al que se le deben abonar los recursos.

El Banco de la República podrá autorizar transferencias de fondos con fecha del día bancario anterior, exclusivamente en el evento de que las mismas tengan por finalidad cubrir saldos deficitarios en las cuentas de depósito, ocasionados por la compensación interbancaria de cheques.

En este caso, un funcionario de la entidad que presente el saldo deficitario, que tenga asignado un perfil en el CUD diferente al de consulta y que a su vez sea usuario de la herramienta de seguridad Suced o la que la sustituya en el futuro, deberá informar mediante una comunicación, el nombre de la entidad o entidades participantes que le suministrarán los fondos para cubrir el faltante, así como el valor a transferir, las cuentas de depósito débito y crédito a afectar, el código de la transacción, la fecha de afectación de la transferencia y los motivos que dieron origen al saldo deficitario, dicha comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el literal a) del numeral 1º del Capítulo VI de esta circular.

5.3.2. Transacciones para usuarios del Banco de la República.

Las áreas competentes del Banco de la República podrán afectar a través del CUD los saldos de las cuentas de depósito de las entidades participantes por: a) La realización de transferencias de fondos autorizadas por sus titulares directamente al CUD o por intermedio de otros sistemas del Banco interconectados con aquel; b) La aplicación de esquemas de contingencia de comunicación, y e) La contabilización de notas débito y crédito. Las anteriores afectaciones serán efectuadas

Hoja 8-11

directamente sobre el CUD o a través de los diferentes aplicativos internos, siempre y cuando los movimientos se originen en operaciones realizadas en concordancia con la normatividad y los contratos aplicables a cada uno de ellos.

6. Participantes.

6.1. Entidades participantes.

Podrán acceder a los servicios del sistema de cuentas de depósito-CUD, todas aquellas entidades que mantengan cuentas de depósito en moneda legal colombiana en el Banco de la República, de acuerdo con lo establecido en la resoluciones internas 3 de 1997, 3 de 2003 y 4 de 2004 de la Junta Directiva del Banco.

6.2. Condiciones y requisitos de acceso al Sistema de Cuentas de Depósito.

a) Estar vinculados al Sebra y disponer de una estación de trabajo con los programas y los equipos informáticos y de comunicación requeridos por el Banco de la República.

b) Mantener una cuenta de depósito en moneda legal en el Banco de la República, previo el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes para dicho fin.

c) Tramitar el formato de “Novedades usuarios Banco de la República”, diligenciando los campos correspondientes al sistema CUD, para la asignación del perfil de administrador de perfiles de usuarios o para la creación de nuevos usuarios en el sistema, a quienes se les debe solicitar en forma simultánea la asignación del token OTP. El formato en mención se encuentra disponible en http://www.banrep.gov.co/es/Sebra (Novedades de usuarios Sebra).

d) Tramitar el formato de “Novedades de suscriptor CA – BANREP (Formato BR-3-598-0)”, diligenciando los campos correspondientes al sistema CUD, para los usuarios que vayan a aprobar operaciones en línea o a firmar los archivos con órdenes de transferencia de fondos, adicionalmente estos usuarios deben estar registrados en CUD con perfil de aprobación. El formato en mención se encuentra disponible en http://www.banrep.gov.co/temas/6923

e) Tramitar el formato de “Novedades de Suscriptor CA – BANREP (Formato BR-3-598-0)”, diligenciando los campos correspondientes al sistema CUD, para los usuarios que vayan a recibir los extractos de cuenta de depósito vía correo electrónico en escenarios de contingencia. El formato en mención se encuentra disponible en http://www.banrep.gov.co/temas/6923.

f) El Banco de la República no tramitará novedades de usuarios diferentes a la creación inicial de los mismos y a la asignación del perfil de administrador de perfiles de usuarios, toda vez que el funcionario con este último perfil en cada entidad, será responsable de asignar, modificar e inhabilitar los perfiles de los usuarios CUD.

Hoja 8-12

7. Disponibilidad de recursos.

El CUD realiza un control de saldos en línea, de tal forma que solo liquida automáticamente aquellas transacciones ordenadas contra una Cuenta de Depósito cuyos fondos resulten suficientes, incluyendo dentro del valor de la transacción las sumas que se causen por concepto del IV A y el GMF. De esta manera, en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, se concederán sobregiros o descubiertos a las entidades participantes, incluidos los sistemas externos. Dependiendo de los parámetros de la respectiva transacción en el Sistema(1), aquellas que no puedan ser inmediatamente liquidadas serán rechazadas, permaneciendo en estado de “captura” hasta su nueva aprobación por parte de la entidad participante ordenante, rechazadas en forma definitiva si provienen de sistemas externos, o registradas en una Cola de Espera para su administración manual o automatizada en el Sistema, de acuerdo con lo definido en el numeral 2º del capítulo III de la presente circular.

En el caso de las órdenes de transferencia enviadas por sistemas externos para aprobación por parte de las entidades participantes receptoras (Registro tipo 2) o de órdenes de transferencia enviadas por una entidad participante contra su propia cuenta de depósito, con el mismo tipo de registro, a través de archivo, ante la insuficiencia de fondos para su liquidación, la orden de transferencia quedará en estado "pendiente", pudiéndose reintentar dentro del mismo día bancario su posterior aprobación.

Aquellas transacciones que al cierre diario del CUD se encuentren en estado de “captura” o en la cola de espera, serán automáticamente suprimidas.

8. Confirmación y aceptación de las órdenes de transferencia.

8.1 Confirmación de las Órdenes de Transferencia.

Con excepción de las órdenes de transferencia débito enviadas al CUD por sistemas externos o por otras entidades participantes mediante Registros tipo 2, las órdenes de transferencia enviadas al Sistema se entenderán previamente confirmadas, en razón a que, o son enviadas por la Entidad Participante titular de la cuenta de depósito a ser debitada, o son enviadas como débitos por sistemas externos, con autorización previa para el débito automático.

Las órdenes de transferencia débito enviadas al CUD por entidades participantes o sistemas externos mediante registros tipo 2, deberán ser confirmadas por un usuario de la entidad participante con perfil de aprobación o captura-aprobación, en forma previa a su liquidación.

Hoja 8-13

8.2 Aceptación de las Órdenes de Transferencia.

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 10 de la Resolución Externa 5 de 2009 de la Junta Directiva del Banco, y en armonía con los artículos 10 y 19 de la Ley 964 de 2005, y en consideración a que el CUD es un sistema de liquidación bruta, solamente se entenderán como aceptadas las órdenes de transferencia enviadas por las entidades participantes al sistema, después de verificada la existencia de saldos disponibles suficientes en las cuentas de depósito y de realizados los correspondientes asientos contables en las cuentas de depósito de las entidades participantes involucradas, siempre que se haya cumplido con los demás controles de riesgo previstos en esta reglamentación.

Por lo tanto, solo después de ese momento, se considerarán aceptadas las mencionadas órdenes de transferencia y, por ende, se entenderán firmes, irrevocables, exigibles y oponibles a terceros. En forma previa a su liquidación, las órdenes de transferencia enviadas al CUD por la entidad participante respectiva podrán ser retiradas de la cola de espera del sistema o modificada su prioridad.

9. Efectos de las medidas cautelares, de suspensión de pagos, liquidación y otras similares.

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 10 de la Ley 964 de 2005 y 13 de la Resolución Externa 5 de 2009, expedida por la Junta Directiva del Banco de la Republica, o las disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan, las órdenes de embargo, secuestro, confiscación, comiso, congelamiento o bloqueo de fondos, o cualquier otra medida cautelar, así como las medidas de suspensión de pagos, liquidación forzosa o voluntaria y otras medidas similares derivadas de procedimientos de naturaleza concursal, toma de posesión, disolución o acuerdos globales de reestructuración de deudas, no tendrán efecto alguno sobre las órdenes de transferencia que hubieran sido aceptadas por el CUD con anterioridad a la notificación de dichas medidas.

Las medidas de toma de posesión, de suspensión de pagos, de liquidación o de admisión o inicio de cualquier proceso concursal que ordene la Superintendencia Financiera de Colombia u otra entidad competente, sobre una entidad usuaria del sistema de cuentas de depósito - CUD, deberá ser informada al Banco de la República mediante notificación personal, esto es, mediante la entrega de una comunicación escrita a un representante legal en las instalaciones del banco. En consecuencia:

a. Cuando se trate de la toma de posesión de los bienes, haberes y negocios siempre que no conlleve suspensión de pagos, el departamento de sistemas de pago informará de inmediato mediante comunicación dirigida al funcionario responsable de la toma de posesión (funcionario designado para la ejecución de la medida) sobre los usuarios y perfiles que se encuentran autorizados por la respectiva entidad y, por ende, habilitados para acceder al sistema CUD, informando el procedimiento para modificar dichas autorizaciones.

Hora 8-14

Cuando tenga conocimiento de la designación posterior del agente especial, el departamento de sistemas de pago le remitirá a éste una comunicación en la cual se informe que salvo que se reciban instrucciones en contrario, se mantendrán los usuarios y perfiles vigentes en ese momento.

b. Cuando se trate de una orden de suspensión de pagos, de la liquidación o de la admisión o inicio de cualquier otro proceso concursal o de una medida judicial o administrativa que tenga los mismos efectos legales, el departamento de sistemas de pago - DSP procederá en el horario en que ello sea técnica y operativamente posible a inhabilitar los usuarios registrados previamente por la entidad participante intervenida en el sistema de cuentas de depósito y en Sebra, a efectos de evitar que dicha entidad envíe nuevas órdenes de transferencia para utilizar los recursos disponibles en su cuenta de depósito. Dado que las órdenes de transferencia que se encuentren en la cola de espera de la entidad participante intervenida no están aceptadas aún en el CUD, serán bloqueadas en dicha cola. Las demás entidades participantes podrán seguir enviando a través del CUD Órdenes de Transferencia para acreditar o abonar la cuenta de depósito de la entidad participante intervenida.

El funcionario competente (funcionario designado o responsable de ejecutar la medida, agente especial, liquidador, etc.) podrá, luego de haber autorizado el desbloqueo de la cuenta de depósito de la entidad participante intervenida, de acuerdo con el procedimiento descrito en numeral 16 del capítulo 11 de la Circular Reglamentaria Externa DSP-157 (Asunto 7 del Manual del departamento de sistemas de pago – “cuentas de depósito”), autorizar la habilitación de usuarios en el CUD, quienes podrán eliminar las órdenes de transferencia previamente bloqueadas en la cola de espera, o permitir que continúe su proceso de liquidación. Estas instrucciones se aplicarán hasta tanto se reciba comunicación en contrario por parte del mismo agente designado o del que lo sustituya legalmente, con el cumplimiento de los requisitos antes indicados.

c. Sin perjuicio de lo anterior y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 de la Resolución Externa 5 de 2009 de la Junta Directiva del Banco de la República, incluso después de notificado personalmente el Banco acerca de la toma de posesión de los bienes, haberes y negocios de una entidad participante, de su liquidación o de otra medida similar adoptada sobre ella en desarrollo de un proceso concursal, por orden de la Superintendencia Financiera o de otra autoridad competente, el sistema continuará recibiendo órdenes de transferencia provenientes de sistemas externos diferentes a los sistemas de pago de bajo valor y que hayan sido previamente aceptadas por éstos, aun cuando impliquen débito a la cuenta de depósito de la entidad participante intervenida, siempre y cuando el respectivo sistema externo se encuentre vinculado al servicio de liquidación, las órdenes de transferencia aceptadas no correspondan a cargos por concepto de tarifas, impuestos, sanciones, ajustes o cualquier otro cobro administrativo, se haya dado cumplimiento al envío de la comunicación a la que se hace referencia en el penúltimo párrafo del literal b) del numeral 16 de la Circular Reglamentaria Externa DSP 157 Asunto 7 “cuentas de depósito”, y se envíen mediante Registros tipo 7 o tipo 2 (ver numeral 4.1.3 del capítulo IV de la presente circular). Las Órdenes de Transferencia Débito enviadas al CUD mediante

Hoja 8-15

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 30 de Enero de 2016 del Banco de la República)

Registros tipo 7, por no requerir la autorización previa e individual de la entidad participante receptora, tratarán de ser cumplidas en forma automática por el sistema. Las órdenes de transferencia débito enviadas mediante registros tipo 2, por requerir la autorización previa e individual de la entidad participante receptora, quedarán capturadas y pendientes de aprobación por parte de dicha entidad participante, una vez se autorice la habilitación de nuevos usuarios por parte del funcionario comisionado para ejecutar la medida de toma de posesión, el agente especial o el liquidador de la entidad intervenida, según el caso.

En el caso de los sistemas externos no vinculados al servicio de liquidación o vinculados a dicho servicio pero que no cuenten con la autorización de sus participantes para enviar órdenes de transferencia débito mediante registros tipo 2 o 7 la entidad participante intervenida solamente podrá ordenar débitos contra su propia cuenta de depósito para efectuar la liquidación de las órdenes de transferencia que hubieran sido previamente aceptadas por el sistema externo del cual forma parte, una vez que el funcionario comisionado para ejecutar la medida de toma de posesión, el agente especial o el liquidador de la entidad participante intervenida, según el caso, autorice la habilitación de los nuevos usuarios de dicha entidad en el CUD y en Sebra, con los perfiles necesarios para ordenar transferencias de fondos.

De conformidad con el parágrafo primero del artículo 18 de la Resolución Externa 5 de 2009 de la Junta Directiva, el Banco de la República, en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, verificará, confirmará o validará el cumplimiento previo de los requisitos que el sistema externo deba exigir para aceptar la(s) orden(es) de transferencia enviada(s) al cud, lo cual será responsabilidad exclusiva del administrador del sistema externo respectivo. Así mismo, el Banco de la República tampoco garantizará el cumplimiento efectivo o la liquidación de la respectiva orden de transferencia, lo cual estará sujeto a la existencia de los recursos disponibles suficientes en las cuentas de depósito de los participantes y/o en la cuenta de liquidación del respectivo sistema externo, según el caso.

10. Límite máximo de las transacciones.

El valor máximo individual de las transacciones que se realicen en el CUD, será el equivalente en pesos colombianos a ciento cincuenta millones de dólares de los Estados Unidos de América (US $150 millones). Para determinar el valor equivalente en moneda legal colombiana, se tomará la tasa representativa del mercado, TRM, certificada y publicada por la Superintendencia Financiera para el día en que se realice determinada transacción.

Cualquier orden de transferencia u otra transacción que se envíe al CUD o se intente realizar en el mismo por un valor superior al indicado, será automáticamente rechazada por el Sistema, sin responsabilidad alguna por parte del Banco de la República.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 30 de Enero de 2016 del Banco de la República)

Hoja 8-16

11. Servicio de notificación de créditos y/o débitos.

Este servicio adicional se ofrece opcionalmente a cualquier entidad participante y consiste en el envío automático, por parte del CUD, de Archivos con mensajes de notificación en formato XML, cada vez que se contabilicen créditos y/o débitos en sus cuentas de depósito.

Para la vinculación a este servicio, la entidad participante interesada deberá realizar la solicitud correspondiente mediante una comunicación en la cual indique las transacciones y cuentas sobre las que requiere recibir notificaciones de crédito, débito o ambas. Esta comunicación deberá estar suscrita por un representante legal, venir con reconocimiento de contenido y firma ante notario y estar acompañada de copia auténtica o fotocopia autenticada del certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera o la autoridad competente, con no más de 30 días de antigüedad, la cual podrá ser radicada en el Banco teniendo en cuenta alguno de los mecanismos indicados en el numeral 1 del capítulo VI de esta circular.

12. Servicios web.

Las entidades participantes o las entidades administradoras de sistemas externos podrán tramitar órdenes de transferencia y hacer consultas de saldo, de estados y de notificación de débitos y/o créditos mediante el uso de Servicios web, los cuales son consumidos a través de canales dedicados. Todas las peticiones que se hagan a CUD a través de estos mecanismos deberán venir firmadas digitalmente con un certificado empresarial, utilizando Suced, a fin de garantizar la autenticidad y el origen de la información.

En el caso de los administradores de sistemas externos, este servicio se regirá por las disposiciones establecidas en el capítulo IV de esta circular - Servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos.

Para mayor información sobre la estructura y condiciones de seguridad de estos servicios WEB se pueden consultar los documentos “Mecanismos de intercambio de información con el CUD” y “Documento técnico de servicios No interactivos del BR” que se encuentran publicados en WSEBRA, opción carteleras electrónicas, menú CUD.

13. Funcionalidad de contactos.

Para administrar la comunicación entre el Banco de la República y las Entidades Participantes, éstas deberán registrar en la funcionalidad de Correspondencia del CUD, como mínimo tres (3) usuarios que estarán autorizados para recibir extractos y notificaciones. Para tal efecto, deberán indicar algunos datos básicos obligatorios, tales como el nombre, el número de identificación, nombre de la entidad, nombre del usuario, dirección física, teléfono fijo dirección de correo electrónico y cargo. Igualmente, podrán registrar otros datos opcionales, tales como el número de teléfono celular y el número del fax.

Hoja 8-17

Los 3 usuarios autorizados para recibir extractos deben tener un certificado digital e intercambio de llaves públicas con el Banco de la República, toda vez que los extractos en mención se remiten a cada Entidad Autorizada, firmados y encriptados con Suced.

Esta información es de crucial importancia, especialmente cuando se apliquen esquemas de contingencia y el Banco requiera enviar a la entidad participante extractos o información relacionada con los movimientos de su(s) cuenta(s) de depósito.

14. Tarifas.

Las tarifas establecidas para los servicios ofrecidos por el sistema de cuentas de depósito CUD, incluido el Servicio de Liquidación, serán aquellas establecidas en la Circular Reglamentaria Externa DSP-272, Asunto 16 del manual del departamento de sistemas de pago - “tarifas por la administración de las cuentas de depósito y por operaciones en el CUD”, o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan, y se cobrarán de acuerdo con lo dispuesto en tales normas.

(Espacio disponible)

Hoja 8-18

Capitulo ll

Obligaciones y responsabilidades

1. Obligaciones y responsabilidades de las entidades participantes.

Además de lo previsto en otras partes de las normas del servicio, las entidades participantes tendrán las siguientes obligaciones y responsabilidades:

a) Acatar los horarios, procedimientos, requisitos y normas técnicas contenidos en esta circular reglamentaria y en las demás disposiciones que integran las normas del servicio, así como cualquier otra instrucción que el Banco de la República expida para el mejor funcionamiento del sistema.

b) Tener los fondos disponibles suficientes en sus cuentas de depósito para cumplir de manera oportuna con las obligaciones previamente pactadas con el Banco de la República.

e) Monitorear en forma permanente las operaciones en cola de espera, con el fin de efectuar una eficiente gestión descentralizada sobre las respectivas transacciones. En dicho monitoreo es fundamental tener en cuenta que el Sistema liquidará en forma automática solo las operaciones que en la cola de espera se encuentren en estado “activa”.

d) Hacer que sus operadores del sistema participen en los programas de capacitación que organice el Banco de la República y participar en las pruebas que se programen como parte del servicio.

e) Informar al Banco de la República en forma inmediata sobre los inconvenientes y fallas que se presenten en la operación del sistema de cuentas de depósito, CUD.

f) Mantener disponible, al menos un usuario con perfil de aprobación y su correspondiente token criptográfico como respaldo para la aprobación y firma de operaciones cuando los usuarios aprobadores principales no se encuentren disponibles.

g) Diseñar y mantener en debido funcionamiento esquemas internos de contingencia que garanticen la continuidad en su interacción con el Sistema de cuentas de depósito o con los demás sistemas que lo utilicen para liquidar las órdenes de transferencia de dinero originadas en las respectivas transacciones.

h) Utilizar el plan de contingencia establecido por el Banco de la República, cuando sea necesario, según el escenario que se presente. Ver anexo 4.

i) Informar oportunamente al Banco de la República acerca de la asignación o retiro del perfil de “Administrador de perfiles de usuarios” del sistema CUD y sobre la creación de nuevos usuarios, diligenciando para el efecto el formato “Novedades usuarios Banco de la República” disponible en el vínculo http://www.banrep.gov.co/es/Sebra (Novedades de usuarios Sebra).

j) Mantener actualizada, a través de la funcionalidad de correspondencia, la lista de usuarios autorizados, con su dirección de correo electrónico corporativo, para recibir los extractos de cuenta y las notificaciones del Banco de la República, en los términos establecidos en el numeral 11 del capítulo I de esta circular. Cada usuario autorizado debe tener asociado un certificado digital, el cual se debe mantener vigente. Ver “Novedades de Suscriptor CA – BANREP (Formato BR-3-598-0)” publicado en htttp://www.banrep.gov.co/temas/6923

Hoja 8-19

k) No asignar al administrador de perfiles de usuarios de CUD, mediante la utilización de diferentes Tokens, funciones de captura, aprobación o consulta. Delegar en un tercero diferente del administrador de perfiles de usuarios, la periódica revisión de los usuarios autorizados y sus respectivos perfiles, así como de los respectivos registros o “logs”, a fin de corroborar que los usuarios y las asignaciones de perfiles se ajustan a la estructura organizacional de cada entidad.

1) El delegado mencionado en el literal anterior debe controlar que la lista de contactos se mantenga actualizada. Adicionalmente, garantizar que los certificados digitales de estos contactos estén en todo momento vigentes.

m) Informar al Banco de la República en caso de que se presente alguna fusión, escisión, transformación, cesión total o parcial de activos, pasivos y contratos, cambio de razón social o de domicilio social, disolución, liquidación voluntaria, terminación definitiva de la actividad económica o cualquier otro fenómeno jurídico o económico similar.

n) Dar respuesta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a los requerimientos de información de sus clientes y de los demás participantes del Sistema que hayan tenido algún tipo de relación con la información solicitada, incluyendo el Banco de la República como operador del CUD. Así mismo, atender los requerimientos que le formulen las autoridades judiciales o administrativas competentes, dentro del término sefíalado para cada caso por la autoridad respectiva o por la ley.

o) Dar oportuna aplicación a las modificaciones que sobre la reglamentación y/o la operatividad del Sistema informe el Banco de la República a través de cartas circulares masivas o circulares reglamentarias, las que serán además publicadas en Sebra – Servicios informativos - Sistema cuentas de depósito CUD.

p) Conocer y acatar el esquema de funcionamiento de las Prioridades aplicables a las operaciones tramitadas en el CUD, según lo dispuesto en esta circular y en sus anexos.

q) Dar cumplimiento a las instrucciones de registro de direcciones de correo electrónico para notificación de circulares reglamentarias, definidas en la circular DDE-304.

2. Obligaciones y responsabilidades del Banco de la República como administrador del sistema de cuentas de depósito.

El Banco de la República, como administrador del sistema de cuentas de depósito - CUD, tiene las siguientes obligaciones, además de las previstas en los contratos y en otras partes de las normas del servicio:

a) Atender y responder en forma oportuna las inquietudes, quejas o solicitudes presentadas por la entidades participantes en relación con el sistema CUD y con las transacciones cursadas en él.

b) Garantizar la integridad y confidencialidad de la información que reciba de las entidades participantes, a partir de su recepción, o que envíe a éstas en desarrollo de la operación del sistema de cuentas de depósito.

e) Disefíar, probar y poner en ejecución un plan de contingencia tendiente a procurar la continuidad en la operación del Sistema de Cuentas de Depósito-CUD.

d) Efectuar la Liquidación de las operaciones ordenadas por las Entidades Participantes a través del CUD, de acuerdo con el esquema de funcionamiento de sus Prioridades y con los procedimientos descritos en esta circular y en su anexos (incluyendo el manejo de Colas de

Hoja 8-20

Espera), siempre que existan recursos disponibles suficientes en sus Cuentas de Depósito. El Banco de la República no será responsable por el hecho de que, ·al aplicar los procedimientos y mecanismos de gestión de transacciones y de agilización de la Liquidación previstos en esta circular, una o varias operaciones ordenadas por una Entidad Participante no puedan ser liquidadas en forma inmediata o dentro del ciclo de funcionamiento del sistema en un día determinado.

e) Informar oportunamente a las entidades participantes sobre modificaciones al software, a la reglamentación vigente o a las condiciones técnicas y operativas del Sistema, a través de actualizaciones periódicas de sus manuales de usuario y de su reglamentación.

f) Notificar a las entidades autorizadas acerca de novedades reglamentarias, aplicando los procedimientos definidos en la circular DDE-304.

No obstante lo anterior, el Banco no será responsable por las interrupciones, demoras, errores o fallas que se presenten en el CUD, así como en cualquier otro sistema informático del Banco que interactúe con éste o que afecte las cuentas de depósito, siempre que tales interrupciones, demoras, errores o fallas:

a) Sean ocasionadas por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, o

b) Tengan una causa desconocida o que no pueda ser establecida técnicamente, o

e) No sean imputables al Banco a título de dolo, culpa grave o leve.

(Espacio disponible)

Hoja 8-21

Capitulo iii

Procedimientos de operación

Descripción general

a) Toda transferencia de fondos ordenada en el sistema CUD se liquida, en línea y en tiempo real, con excepción de aquellas que hayan sido programadas como transferencias de fondos con fecha futura, si existen los fondos disponibles suficientes para ello en la respectiva cuenta de depósito, siempre que no se encuentren en la cola de espera de la entidad participante operaciones con mayor prioridad. Para la realización de operaciones se ha dispuesto en el Sistema códigos de transacción clasificados por “conceptos”, cada uno de ellos identificados para efectos tributarios, como “gravados” o “exentos” del gravamen a los movimientos financieros GMF de acuerdo con los anexos 1 y 2 de esta circular. La entidad participante titular de una Cuenta de depósito es la responsable de seleccionar en forma veraz el código de transacción aplicable a cada operación, para lo cual deberá tener en cuenta las tablas de conceptos gravados y exentos contenidas en los anexos antes indicados.

b) Las Transferencias de fondos con fecha futura se liquidarán automáticamente el día bancario en que han sido programadas, aplicando los controles mencionados en el literal anterior.

c) Las entidades participantes pueden llevar a cabo la conciliación de su cuenta de depósito utilizando los archivos XML de extractos y movimientos que diariamente transmite el Banco de la República a través del servicio de transmisión de archivos HTRANS o el que lo reemplace en el futuro. Dado que cada entidad participante puede obtener del sistema sus extractos diarios, el Banco de la República no emitirá estos reportes en forma impresa. Las entidades participantes destinatarias de transferencias de fondos por cuenta de terceros, recibirán durante el día, en archivo plano, la información correspondiente a este tipo de operaciones, con el fin de que los fondos puedan ser aplicados con mayor prontitud en la cuenta del tercero.

d) Cada entidad podrá obtener en pantalla, a través del menú de consulta y reportes, submenú reporte de transferencias opción reporte extracto oficial mensual, el cual podrá ser impreso o guardado electrónicamente. Esta información estará disponible durante todo el mes siguiente al que esté finalizando. Si una entidad requiere de un extracto que ya no se encuentre disponible en el Sistema, la solicitud correspondiente deberá tramitarse a través del departamento de sistemas de pago del Banco de la República, teniendo en cuenta lo indicados en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular. El costo de las copias correspondientes será cargado a la Cuenta de Depósito de la entidad solicitante.

e) Cuando se realice la apertura de una cuenta de depósito en el sistema CUD, se asignará por defecto un portafolio cero (0), dentro del cual quedarán clasificados todos los Movimientos ocasionados por las transferencias de fondos liquidadas. Sin embargo, el representante legal de la entidad participante podrá solicitar la apertura de códigos de portafolio adicionales,

Hoja 8-22

enviando una comunicación dirigida a la dirección departamento de sistemas de pago del Banco, teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1 del capítulo VI de esta circular. Esta funcionalidad permitirá la clasificación de los movimientos de las transferencias de fondos dentro de una misma cuenta de depósito. La forma de utilizar los portafolios en cuestión, se describe en el capítulo “portafolio y cuenta contraparte” del manual del usuario del sistema.

f) Para utilizar el “servicio de liquidación de transacciones por archivo” cada Entidad debe realizar la construcción de los archivos en formato XML y las pruebas para lograr la certificación respectiva de su correcto funcionamiento. Una vez logrado este objetivo, un funcionario de la entidad interesada que tenga asignado un perfil en el CUD diferente al de consulta y que a su vez sea usuario de Suced o la que la sustituya en el futuro, deberá remitir vía correo electrónico a la dirección "cuentadedepósito@banrep.gov.co" una comunicación firmada digitalmente, informando de la culminación exitosa de las pruebas, de la certificación de funcionamiento del servicio y relacionando los usuarios que van a remitir los archivos en ambiente de CUD producción.

g) Los archivos a través de los cuales se tramitan transferencias de fondos utilizando el Servicio de Liquidación de Transacciones por Archivo deben ser firmados con Suced por un usuario con perfil de aprobación en el sistema CUD. En el caso de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional DGCPTN, los archivos deberán ser firmados con las condiciones especiales de seguridad acordadas con el Banco de la República. La Dirección General de crédito público y del tesoro nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es responsable de la actualización del repositorio de certificados de confianza de acuerdo con el mecanismo establecido en el documento “procedimiento para la administración de certificados digitales por parte de la DGCPTN”.

h) La administración de los perfiles de los usuarios del sistema CUD será responsabilidad directa de cada entidad participante. Esta labor debe ser realizada por un funcionario designado como administrador, quien únicamente podrá actualizar los perfiles de los usuarios de su entidad y en ningún caso estará autorizado para actuar en el sistema con perfil de captura, aprobación, provisión de efectivo o consulta de operaciones

i) De conformidad con las normas de seguridad definidas por el Banco de la República, es de suma importancia que el perfil de captura de transferencias sea asignado a persona diferente a aquella a la que se asigne el perfil de aprobación, con el fin de garantizar una adecuada segregación de funciones en la intervención realizada para el trámite de las operaciones; sin embargo, es potestad de cada entidad participante asignar el perfil que permite la captura y la aprobación de las transacciones a un solo funcionario, sin que el Banco de la República se haga responsable de las posibles repercusiones que en términos de seguridad se deriven de tal hecho.

El usuario al que se asigne un perfil de captura o de aprobación en CUD, puede, según su perfil, capturar o aprobar operaciones tanto en la cuenta de depósito en moneda nacional como en la cuenta de depósito en moneda extranjera.

Hoja 8-23

j) El CUD efectúa en forma automática un control que permite verificar, en el momento de la aprobación de la operación, que la sucursal a la que pertenece el usuario con perfil de aprobación, corresponda a la sucursal elegida por el usuario con perfil de captura.

2. Mecanismos de agilización de liquidación de operaciones.

Para agilizar el cumplimiento de las operaciones que resulten en cola de espera, el CUD cuenta con diferentes funcionalidades que permiten de manera manual o automática reintentar su Liquidación

2.1 Envío de Transacciones a la Cola: Los mecanismos de agilización de liquidación de operaciones están fundamentados en el previo registro de las transacciones fallidas en una cola de espera. En general, se registrarán en la cola de espera aquellas transferencias de fondos ordenadas directamente por las entidades participantes que resulten fallidas por insuficiencia de fondos disponibles o por la existencia en su cola de espera de transacciones pendientes de liquidar con mayor prioridad.

No serán registradas en la cola de espera y, por lo tanto, serán automáticamente rechazadas en casos de insuficiencia de fondos para su liquidación o de la existencia en la cola de espera de transacciones pendientes de liquidar con mayor prioridad, aquellas órdenes de transferencia que las entidades participantes ingresen al sistema por concepto de retiros para provisión de efectivo y de la liquidación de sistemas externos. Igualmente, se rechazarán, en caso de insuficiencia de fondos o de la existencia en la cola de espera de la respectiva entidad de transacciones pendientes de liquidar con mayor prioridad, las órdenes de transferencia enviadas por sistemas externos y por el sistema de operaciones internacionales - SOI del Banco de la Republica. Las órdenes de transferencia originadas por sistemas externos vinculados al servicio de liquidación mediante registros tipo 2 (aprobación previa), serán automáticamente rechazadas en casos de insuficiencia de fondos para su liquidación o de la existencia en su Cola de Espera de transacciones pendientes de liquidar con mayor prioridad, al momento de su confirmación

Tampoco irán a la cola de espera y, por ende, serán rechazadas automáticamente en caso de insuficiencia de recursos disponibles, o de existir en la cola de espera de la respectiva entidad transacciones pendientes de liquidar con mayor prioridad, las órdenes de transferencia en monedas diferentes al peso y aquellas originadas por el Banco de la Republica para el cobro de tarifas y por concepto de ajustes o corrección de operaciones. Para mayor ilustración sobre este asunto, podrá consultarse lo dispuesto en el Anexo 3 de esta circular.

Las órdenes de transferencia que con base en lo anterior se pongan en la cola de espera, se registrarán en estado “activa” y, por ende, serán tenidas en cuenta en los procesos de gestión centralizada de colas del sistema. En la cola de cada entidad participante se podrán igualmente registrar operaciones en estado “pendiente por afectar saldos”, las cuales corresponderán a aquellas a las que la entidad, en el momento de su aprobación, haya marcado con este parámetro para indicar que no se quiere su liquidación en línea y tiempo real, ni su inclusión en los procesos de gestión centralizada de colas; es decir, que se quieren dejar capturadas y aprobadas para su posterior activación en el CUD.

Hoja 8-24

Las Órdenes de Transferencia que al momento del cierre diario del servicio de Liquidación del CUD se encuentren aún en la Cola de Espera, serán suprimidas, sin responsabilidad alguna para el Banco de la República.

2.2. Manejo de prioridades.

Toda orden de transferencia que ingrese al sistema tendrá definida una prioridad, en forma independiente de si es susceptible de enviarse a la Cola o no. Dicha prioridad se manejará como un número de dos dígitos, donde el primero identifica su nivel: a) nivel 1 para transacciones de mayor urgencia, cuya prioridad (segundo dígito) no puede ser modificada por los usuarios; b) nivel 2 para transacciones de menor urgencia, cuya prioridad (segundo dígito) puede ser definida por el usuario de la entidad participante en el momento de aprobar la transferencia de fondos (por defecto, aparecerá en pantalla con la prioridad más baja), o aparece predefinida en el CUD, de acuerdo con el sistema que las origina.

El segundo dígito corresponde a la prioridad misma definida para cada transacción, en el caso del nivel 1 por el Banco de la República, y en el del nivel 2 por los usuarios (transferencias originadas directamente) o por el mismo CUD (órdenes provenientes de otros sistemas). Tanto las transacciones clasificadas en el nivel 1 como en el nivel 2, manejarán niveles de Prioridad entre el 1 (mayor prioridad) y 9 (menor prioridad) y no habrá límite en el número de transacciones que podrán enviarse a la Cola con una misma Prioridad.

Con base en lo anterior, las prioridades variarán entre 11 y 19 para las transacciones de primer nivel, y entre 21 y 29 para las de segundo, considerándose siempre de mayor urgencia o importancia la Liquidación de las Órdenes de Transferencia marcadas con un menor número.

Las anteriores prioridades definirán el orden ele liquidación de las transacciones en el CUD, de acuerdo con el siguiente esquema de operación:

2.2.1. En órdenes de transferencia que ingresan al sistema.

Cada vez que ingrese una operación al CUD, éste validará si existen en la cola de espera de la respectiva entidad participante operaciones con una Prioridad mayor a la asignada a la nueva operación, caso en el cual el sistema la rechazará o la enviará a la cola, según el tipo de transacción, independientemente ele si la Entidad participante cuenta con saldo suficiente en su cuenta de depósito para liquidar la nueva operación. Si el sistema no encuentra transacciones en la cola de espera, o solo halla transacciones con menor o igual prioridad a la nueva operación, verificará la existencia de saldo disponible suficiente en la cuenta de depósito y, de ser posible, liquidará la respectiva operación.

2.2.2. En la gestión descentralizada de colas.

Cuando una entidad seleccione una orden ele transferencia de nivel 2 de su cola de espera, incluyendo las que están en estado “pendiente por afectar saldo” y ordene por pantalla reintentar su liquidación inmediata, el sistema le cambiará automáticamente la prioridad a 21 y la tratará de liquidar. Si ello no es posible por falta ele fondos o por que existen en su Cola de Espera

Hoja 8-25

transacciones de nivel 1, la pondrá nuevamente en cola, conservando su Prioridad original (ver numeral 2.3 siguiente). En el caso de las órdenes de transferencia en estado “pendiente por afectar saldo”, éstas volverán a la cola de espera con la misma prioridad y en estado “activa”.

2.2.3. En la gestión centralizada de colas mediante repiques FIFO Bypass.

En los procesos periódicos de reintento automático de liquidación bruta de las órdenes de transferencia, el CUD tratará de liquidar la totalidad de las transacciones en la cola de espera siempre y cuando aparezcan en estado "activa", respetando las prioridades de cada una de ellas y, dentro de cada prioridad, el orden de entrada de las respectivas transacciones, pero en un proceso PIFO Bypass, según el cual el Sistema pasará a tratar de liquidar la segunda y las subsiguientes transacciones de una misma Prioridad en caso de que los fondos no sean suficientes para liquidar la primera. Solo tratará de liquidar órdenes de transferencia de una menor Prioridad, cuando no existan ya transacciones pendientes de la Prioridad anterior (ver numeral 2.4.1 siguiente).

2.2.4. En la gestión centralizada de colas mediante la liquidación bruta en bloque de transacciones en estos procesos automatizados de reintento de liquidación bruta en bloque de transacciones, el CUD no tendrá en cuenta ni la prioridad ni el orden de entrada de las mismas. La selección de las transacciones a liquidar en el proceso se efectuará con base en algoritmos matemáticos encaminados a optimizar el uso de los recursos disponibles en las cuentas de depósito (ver numeral 2.4.2 siguiente).

2.3. Gestión descentralizada de colas.

Funcionalidad del CUD que permite a cada usuario realizar las siguientes acciones sobre sus transacciones en cola de espera:

a) Reintentar manualmente la Liquidación de cualquiera de las operaciones de nivel 2, sin importar su prioridad, incluyendo las que se encuentren en estado “pendiente por afectar saldo”.

b) Cambiar el estado de las transacciones “pendientes por afectar saldo” a “activa, mediante su identificación en el módulo de gestión de colas del CUD y la selección para éstas de la opción “afectar saldos”, con el fin de que tales operaciones queden en la cola de espera.

Dado que los mecanismos de gestión centralizada de colas no se aplicarán sobre las transacciones en estado “pendiente por afectar saldo”, su Liquidación a través de los mecanismos mencionados indicados en este numeral, solo será posible mediante la modificación previa de dicho estado para dejarlas “activa” en el CUD.

e) Modificar la prioridad de cualquier transacción de nivel 2.

d) Eliminar de la cola de espera cualquier transacción de nivel 2.

Hoja 8-24

2.4. Gestión centralizada de colas.

Funcionalidad del CUD que permite el reintento automático de la Liquidación de las operaciones en Cola de Espera de una Entidad Participante. El Sistema cuenta con dos (2) mecanismos diferentes para ello:

2.4.1. Repiques FIFO Bypass.

El CUD ejecutará cada hora, entre las 8:45 y las 19:45 horas de cada día bancario, un proceso de reintento automático de la liquidación individual de cada una de las operaciones en cola, bajo un esquema FIFO bypass. Esto es, iniciando el proceso con las operaciones de mayor prioridad de cada entidad participante y dentro de éstas, respetando el orden de entrada de cada una, pero avanzando a la siguiente operación en caso de que la anterior con la misma prioridad resulte fallida, hasta llegar a la última de ellas. Cuando se logre liquidar todas las transacciones de la mayor Prioridad, se reiniciará el citado proceso para las transacciones marcadas con el siguiente nivel de Prioridad y así sucesivamente, hasta garantizar que con los saldos disponibles en las Cuentas de Depósito no se pueden liquidar ya más operaciones, respetando sus Prioridades.

2.4.2. Liquidación Bruta en Bloque de Transacciones.

A las 16:00 horas de cada día bancario, el CUD ejecutará un proceso automatizado de intento de liquidación en bloque de operaciones, con el fin de resolver posibles trabas generadas en cadenas de transacciones por liquidar. Éste se ejecutará mediante la suma algebraica para cada entidad participante de los posibles débitos y créditos a su cuenta de depósito por concepto de las órdenes de transferencia de fondos en cola de espera, la comparación de dicho resultado con el saldo disponible en su cuenta de depósito, la devolución aleatoria (sin considerar prioridades u orden de entrada) de transacciones débito a la respectiva cola de espera ante la insuficiencia de fondos para liquidarlas todas (algoritmos optimizadores de los recursos disponibles) y la final liquidación bruta de las transferencias no devueltas a la cola de espera en el proceso.

Las operaciones que se liquiden a través de este mecanismo se presentarán en los reportes, consultas y archivos de extracto del CUD en forma individual y en bloque, de tal forma que registrará un único nuevo saldo frente a la última transacción liquidada.

3. Horarios y soporte.

El Banco de la República presta el servicio de transferencia de fondos en el CUD, entre las 7:00 y las 20:00 horas de cada día bancario. Se brindará soporte técnico desde el centro de soporte informático del Banco de la República, desde la citada hora hasta el cierre del Sistema, y operativo, desde el área de cuentas de depósito, a través de su “call center” 343 03 53, a partir de las 8:15 horas y hasta el cierre del Sistema.

En aquellos días en los cuales, como producto de problemas técnicos u operativos originados en el Banco de la República, se vea afectada de manera importante la disponibilidad del sistema y, por ende, se generen retrasos en el trámite de las operaciones por parte de sus usuarios, el horario de

Hoja 8-27

servicio será automáticamente ampliado en 30 minutos, de las 20:00 a las 20:30 horas. Este cambio se reflejará y podrá ser consultado en la pantalla de “Captura de solicitud de extensión de horario” del CUD.

No obstante, si como consecuencia del citado problema un usuario del CUD requiere de tiempo extra adicional para culminar el trámite de sus operaciones, deberá solicitarlo al Centro de Soporte Informático del Banco de la República, teléfono 3431000, con no menos de 15 minutos de antelación al ya extendido horario de cierre, esto es, antes de las 20:15 horas. Dicha solicitud será evaluada de manera inmediata, para definir el nuevo horario de cierre del sistema, de ser procedente, el cual será nuevamente actualizado en la pantalla de “Captura de Solicitud de Extensión de Horario” del CUD. Cabe aclarar que en caso de no recibirse ninguna solicitud de ampliación del horario, el Sistema cerrará automáticamente a la hora predefinida.

El servicio de liquidación de transacciones por archivo o mediante la invocación de servicios WEB se prestará entre las 7:00, y las 19:45 horas para la captura de operaciones y entre las 7:00, y las 19:55 horas para la aprobación de las mismas. Si se presenta algún inconveniente técnico u operativo para tramitar las operaciones por el servicio en mención, se debe seguir las instrucciones relacionadas en el anexo 4 - manual de contingencia sistema CUD.

3.1 Solicitud de extensión del horario de servicio del CUD y el DCV por parte de entidades participantes.

Las entidades participantes podrán, ante situaciones excepcionales, solicitar al Banco de la República la extensión de los horarios para la prestación de los servicios del CUD, del DCV o de ambos sistemas, por periodos consecutivos de 60 minutos. Para el efecto, deberán presentar solicitud formal a través de la opción “Captura de solicitud de extensión de horario” del CUD, a más tardar a las 20:00 horas, o antes de la nueva hora de cierre, cuando ésta se haya ya modificado, indicando el sistema cuya ampliación de horario se requiere.

Las Entidades podrán pedir extensión de horarios máximo hasta las 24:00 horas (12 de la noche); a partir de esta hora se inhabilitará el servicio de CUD. El proceso de ampliación de horarios tiene un tiempo de ejecución de 5 minutos y a su final el sistema despliega el mensaje “Los horarios han sido extendidos 1 hora”. Y muestra a la entidad solicitante el nuevo horario vigente en el sistema.

Solicitudes de ampliación de horarios ya tramitadas en el sistema podrán cancelarse por parte de la entidad solicitante, siempre y cuando la respectiva cancelación se tramite en el CUD con por lo menos cinco (5) minutos de anticipación a la hora de su entrada en vigencia y/o, no haya tramitada ya en el CUD una solicitud adicional para ampliar nuevamente los horarios, una vez cumplido el plazo de la ampliación que se desea cancelar. Para el efecto, se utilizará la opción del CUD indicada en el párrafo anterior.

La información referente a los horarios del servicio vigentes (incluidas ampliaciones ya tramitadas en CUD) podrá ser consultada en línea por la opción “Captura de solicitud de extensión de horario” del sistema. Por esta misma opción, las entidades solicitantes de ampliaciones de horario podrán consultar en línea el estado de sus solicitudes.

Hoja 8-28

Dado que las ampliaciones en los horarios de los sistemas en cuestión impactan de manera general al sistema financiero y retrasan la compensación de cheques a nivel nacional, serán reportadas por el Banco de la República a la Superintendencia Financiera de Colombia para los efectos que considere pertinentes. En forma adicional, la entidad solicitante de la extensión de horario, deberá enviar al siguiente día bancario, una comunicación dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago del Banco de la República, suscrita por un representante legal competente en la que informe las causas del incidente y las medidas que se adoptarán para evitar su repetición, la cual será remitida a la Superintendencia Financiera, junto con el respectivo reporte de ampliación de horarios. La comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular Finalmente, la entidad que solicite por el CUD la extensión de horario de uno o los dos sistemas mencionados, deberá pagar al Banco la tarifa que se define para el efecto en la Circular Reglamentaria Externa DSP-272, correspondiente al Asunto 16 del Manual del Departamento de Sistemas de Pago - “Tarifas por la administración de cuentas de depósito y por operaciones en el CUD”, o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

(Espacio disponible)

Hoja 8-29

Capitulo IV

Servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos

El Banco de la República, a través del sistema de cuentas de depósito CUD, ofrece a los sistemas externos no administrados por el propio Banco, el servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos o servicio de liquidación, consistente en un mecanismo eficiente y seguro para liquidar, mediante archivos o mediante la invocación de servicios web, contra las cuentas de depósito, las órdenes de transferencia resultantes de la compensación (bruta o neta) efectuada por dichos sistemas.

En este capítulo se definen los aspectos operativos, técnicos, disciplinarios, de responsabilidad y de seguridad de este servicio.

1. Cuentas de depósito de administración y de liquidación.

De acuerdo con lo establecido en la Resolución Externa 5 de 2009 de la Junta Directiva del Banco de la República, los Sistemas Externos que utilicen las cuentas de depósito para liquidar total o parcialmente Órdenes de Transferencia que procesen, deben abrir y mantener, como mínimo, dos (2) cuentas de depósito en el Banco de la República: la primera, para la liquidación de las órdenes de transferencia asociadas a las operaciones realizadas por sus participantes, incluyendo el manejo o administración de las Garantías otorgadas para el efecto; y la segunda, para el manejo de sus recursos destinados al pago de tarifas, intereses, sanciones y otros gastos administrativos.

El número de cuentas de depósito de liquidación que se autorice a los sistemas externos se definirá por parte del Banco de la República de acuerdo con la capacidad de procesamiento de transacciones del CUD, dependiendo básicamente, a su vez, del volumen de operaciones a ser liquidadas diariamente. Las cuentas de depósito de liquidación mencionadas se abrirán y manejarán de conformidad con las normas dictadas por el Banco para las cuentas de depósito en general, pero deberán ser utilizadas exclusivamente para llevar a cabo las operaciones objeto de esta reglamentación. Dichas cuentas de depósito se regirán por lo establecido en las demás normas del servicio en el respectivo contrato de cuenta de depósito y, según el caso, en el contrato de vinculación al servicio de liquidación que se suscriba con el Banco de la República.

Hoja 8-30

2. Requisitos para la vinculación al servicio de liquidación.

Para vincularse al servicio de liquidación, los administradores de sistemas externos no operados por el Banco de la República deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a) Aportar los documentos en donde conste: (i) Que se encuentran debidamente autorizados por la Superintendencia Financiera, o por la entidad estatal que haga sus veces, para administrar el (Ios) sistema(s) externo(s) en relación con el(los) cual(es) pretendan utilizar el Servicio de Liquidación. (ii) El reglamento de operación del (los) respectivo(s) Sistema(s) Externo(s) y la constancia sobre la aprobación del (los) mismo(s) por parte de la autoridad competente.

b) Obtener autorización del Banco de la República para la apertura de sus cuentas de depósito de administración y de liquidación, atendiendo para el efecto el procedimiento y los requisitos descritos en el Capítulo II de la Circular Reglamentaria Externa DSP-157, correspondiente al asunto 7 “cuentas de depósito” del manual del departamento de sistemas de pago y las demás normas que la modifiquen o sustituyan.

e) Realizar el intercambio de llaves públicas con el Banco de la República, necesarias para firmar digitalmente los archivos.

d) Los funcionarios del sistema externo responsables de firmar los archivos, deben tener perfil de aprobación en CUD.

e) Haber suscrito o suscribir los contratos requeridos para la apertura de las cuentas de depósito y para la vinculación al servicio de liquidación, de acuerdo con los modelos suministrados por el Banco.

f) Estar en capacidad de generar archivos en formato XML para el envío de las órdenes de transferencia al banco, adelantando las pruebas necesarias para lograr la certificación respectiva. Una vez obtenida esta certificación, deberán remitir una comunicación dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago del banco, suscrita por un representante legal de la entidad, informando acerca de la culminación exitosa de las pruebas y relacionando los usuarios que van a remitir los archivos al CUD en el ambiente de producción. La comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular.

3. Obligaciones y responsabilidades.

3.1. De los administradores de sistemas externos.

Los Administradores de sistemas externos deberán cumplir las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del servicio, del contrato de cuenta de depósito y del contrato de vinculación al servicio de liquidación:

a) Emplear los formatos diseñados por el Banco de la República para transmitir archivos al CUD.

b) Dar cumplimiento a los horarios establecidos por el Banco de la República para el trámite de archivos a través del servicio de liquidación.

e) Verificar electrónicamente la información correspondiente a los Registros que envíe o reciba por el servicio de liquidación y validarla contra los datos de sus participantes y las instrucciones y/o autorizaciones suministradas por éstos.

Hoja 8-31

d) Conservar los Registros, tanto recibidos como enviados, al menos por el término de conservación al que estén legalmente obligados.

e) Atender, dentro de los dos (2) días bancarios siguientes a su recepción, los requerimientos de información que les formulen el Banco de República, y contestar oportunamente las solicitudes que le formulen las autoridades judiciales y administrativas.

f) Aceptar los registros del Banco de la República como prueba de las órdenes de transferencia cursadas a través del servicio de liquidación.

g) Informar al Banco de la República en forma inmediata y por escrito, los inconvenientes o fallas que se presenten en la operación del servicio de liquidación.

h) Cumplir con los estándares de seguridad para el acceso y manejo de claves y perfiles que se establecen en el manual de Sebra o del sistema que lo sustituya.

i) En relación con sus participantes que deseen autorizar al Banco de la República para recibir y procesar, sin confirmación previa, las órdenes de transferencia débito enviadas por el respectivo sistema externo, éste último deberá gestionar la suscripción de la autorización correspondiente, otorgada por cada uno de dichos participantes, la cual deberá estar dirigida al Banco de la República, conforme al formato del Anexo 5. Dicha autorización deberá ser entregada al sistema externo quién luego la radicará en el Banco de la República y deberá ser suscrita por un representante legal competente del participante del sistema externo, con reconocimiento de contenido y firma ante notario, y acompañarse del respectivo certificado de existencia y representación legal (original o copia autenticada) con no más de 30 días de expedido por la Superintendencia Financiera o la autoridad competente.

j) El sistema externo deberá adelantar las pruebas de operación con el sistema CUD y una vez finalizadas, deberá remitir una comunicación dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago del banco, suscrita por un representante legal de la entidad, informando acerca de la culminación exitosa de las mismas y de la fecha en la que iniciará el envío de archivos o la invocación de los servicios WEB. La comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1 del capítulo VI de esta circular.

k) Informar en forma inmediata al Banco de la República acerca de la vinculación o desvinculación de un participante de sistema externo a sus servicios de compensación y liquidación de transacciones, siempre que dicho participante haya dado la autorización a que se refiere el literal anterior.

3.2. Del Banco de la República como operador del servicio de liquidación.

El Banco de la República tendrá las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del servicio del contrato de cuenta de depósito y del contrato de vinculación respectivos:

a) Procesar en los horarios definidos los archivos o las invocaciones de los Servicios WEB que cumplan con las condiciones especificadas en los documentos “Mecanismos de intercambio de información con el CUD” y “Documento técnico de servicios no interactivos del BR” que se encuentran publicados en WSEBRA, opción carteleras electrónicas, menú CUD.

Hoja 8-32

b) Validar los Archivos enviados por los sistemas externos y rechazar aquellos que no cumplan con los requisitos establecidos para los mismos. Efectuar la liquidación de las órdenes de transferencia contenidas en los registros enviados por los sistemas externos, creando las respectivas transacciones en el CUD o afectando las cuentas de depósito indicadas en cada instrucción, según el Tipo de Registro utilizado.

e) Transmitir a los sistemas externos los archivos de salida correspondientes a cada ciclo de operación, dentro de los plazos establecidos en esta reglamentación.

d) Conservar los registros de todas las operaciones tramitadas por el servicio de liquidación, por el término previsto en su régimen legal propio para la conservación de documentos.

e) Certificar, dentro de los cinco (5) días bancarios siguientes a su recepción, con base en los registros del CUD y a solicitud de un sistema externo, los datos relacionados con el trámite de las órdenes de transferencia enviadas por dicho sistema externo.

f) Aceptar los registros del CUD como prueba de las operaciones cursadas en el servicio de liquidación.

g) Diseñar un plan de contingencia que permita la operación continua del servicio de liquidación.

h) Informar al respectivo administrador de sistema externo, tan pronto como le sea posible, acerca de la revocación o cancelación de la autorización mencionada en el literal i) del numeral 2.1 anterior, por parte de alguno de sus Participantes.

El Banco de la República responderá hasta por la culpa leve en el cumplimiento de sus obligaciones descritas en este numeral. Sin embargo, el Banco no será responsable en las siguientes situaciones: 1) La ausencia parcial o total, definitiva o transitoria, de recursos disponibles suficientes en las cuentas de depósito que deban ser afectadas para realizar la liquidación, ni por las gestiones que el sistema externo realice o deje de realizar con sus participantes para obtener la liquidación de las órdenes de transferencia respectivas. 2) Las consecuencias que se deriven del mal uso o del uso no autorizado del servicio de liquidación, por parte de los representantes, socios, directores, empleados, dependientes o contratistas de un administrador de sistema externo, o de terceros que actúen en su nombre, con o sin su autorización. 3) La veracidad, idoneidad, integridad, validez, calidad, contenido, oportunidad y utilización de la información contenida en los archivos y registros enviados por los sistemas externos. 4) Las consecuencias que se deriven de la decisión que un sistema externo adopte, de incluir o no incluir oportunamente una orden de transferencia o un conjunto de órdenes de transferencia en los archivos que remita utilizando el servicio de liquidación. 5) El cumplimiento de los requisitos que el sistema externo debe exigir para aceptar una orden de transferencia y, en general, la decisión de aceptar o no las órdenes de transferencia que dicho sistema externo envíe al CUD para su liquidación. 6) Las interrupciones, fallas, errores o demoras que se presenten en los sistemas utilizados por el Banco para la prestación del Servicio de Liquidación, siempre que tales interrupciones, fallas, errores o demoras: (i) sean ocasionadas por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, o (ii) tengan una causa desconocida o que no pueda ser técnicamente establecida, o (iii) no sean imputables a El Banco a título de dolo, culpa grave o leve. 7) En general, cualquier otra situación ajena a la voluntad y al control del Banco de la República como administrador del sistema.

Hoja 8-33

4. Procedimientos de operación.

4.1. Transferencia de Fondos.

A continuación se describen los procedimientos para el trámite de órdenes de transferencia enviadas al CUD por los sistemas externos vinculados:

4.1.1. Transmisión y seguridad en la información.

El sistema externo trasmitirá al Banco las respectivas órdenes de transferencia utilizando archivos o invocando los Servicios WEB.

Cuando las órdenes de transferencia sean enviadas al CUD mediante archivos, el sistema externo recibirá del Banco archivos que conforme su estado, utilizando el servicio HTRANS provisto por Sebra. Dichos Archivos deberán ser firmados digitalmente con Suced, a fin ele garantizar la autenticidad y el origen de la información.

En el caso ele órdenes ele transferencia enviadas al CUD mediante la invocación de Servicios WEB se confirmará de manera inmediata y por este mismo medio el resultado de su procesamiento.

El sistema externo también podrá invocar los servicios WEB de consultas de saldo, de estado de una Orden de Transferencia, de notificaciones de crédito y/o débito y del consecutivo ele envió (secuencia) del siguiente grupo de operaciones que el CUD espera recibir del sistema externo Para mayor información sobre la estructura y condiciones de seguridad de estos mecanismos de transmisión de información se pueden consultar los documentos “Mecanismos de intercambio de información con el CUD” y “documento técnico de servicios no interactivos del BR” que se encuentran publicados en WSEBRA, opción carteleras electrónicas, menú CUD.

4.1.2. Identificación de las operaciones.

Cada transacción deberá ser identificada por el sistema externo con un número consecutivo diario, que no se repetirá, aun si la operación es anulada.

4.1.3. Tipos de Registro.

1 • Registro tipo 1: Corresponde al encabezado de cada Archivo o invocación al Servicio WEB y contiene información referente al Sistema Externo, la secuencia de Archivos, los controles por totales y la Instrucción de Liquidación en Bloque de Transacciones o individual de los Registros.

• Registro tipo 2: Corresponde a órdenes de transferencia débito que se deben crear en el CUD en “estado capturado”, para que las Entidades Receptoras correspondientes realicen su aprobación o rechazo desde sus estaciones remotas. Una vez aprobadas, los respectivos fondos se trasladan por el CUD, de la cuenta de depósito de la entidad receptora a la cuenta de depósito del sistema externo que originó la orden de transferencia inicial. Esta última cuenta de depósito viene definida en la estructura del Registro como “cuenta crédito”. Toda vez que las órdenes de transferencia enviadas mediante este tipo de registros solo se liquidarán una vez

Hoja 8-34

aprobadas por las entidades receptoras, no podrán ser utilizadas por sistemas externos que utilicen esquemas de liquidación multilateral neta.

Mediante archivos periódicos o respuestas a la invocación del respectivo servicio WEB, el Banco de la República informará a los sistemas externos acerca de la aprobación por parte de las correspondientes entidades receptoras, de las órdenes de transferencia débito creadas por el CUD como resultado ele la recepción de registros tipo 2, pudiendo verificar dichos sistemas externos, a través del CUD, la disponibilidad ele los respectivos recursos en su(s) cuenta(s) de depósito ele liquidación. Aquellas órdenes de transferencia que no sean aprobadas por las entidades participantes receptoras dentro del horario de operación del Servicio de Liquidación, serán retiradas automáticamente del CUD y se entenderán como no cursadas.

El sistema externo podrá ordenar al Banco, a través de un archivo o de la invocación de un servicio WEB, la anulación de órdenes de transferencia no aceptadas que, habiendo sido creadas en el CUD como registros tipo 2, no hayan sido aún aprobadas por la entidad receptora. (Registro tipo 6)

• Registro tipo 3: Tipo de Registro de uso exclusivo para el Banco de la República.

• Registro tipo 4: Corresponde a órdenes de transferencia crédito enviadas por los sistemas externos al CUD, para trasladar fondos previamente recibidos en sus cuentas de depósito de liquidación, a las cuentas de depósito de las entidades receptoras.

• Registro tipo 5: Corresponde a órdenes de transferencia crédito enviadas al Banco por sistemas externos, en las cuales el CUD debita en forma automática su respectiva cuenta de depósito y acredita por el mismo valor la cuenta de depósito de una entidad receptora. Es de advertir que si la “cuenta débito” no tiene fondos suficientes, la orden de transferencia respectiva será rechazada, hecho que se informará al sistema externo originador a través de un archivo o de una respuesta a la invocación del servicio WEB, sin que la respectiva transacción quede registrada en el CUD.

• Registro tipo 6: Corresponde a órdenes de anulación de registros tipo 2 enviados anteriormente al CUD, que aún no han sido aprobados por las entidades receptoras y cuyas órdenes de transferencia, por ende, no han sido liquidadas. Si en un archivo o en la invocación de un servicio WEB llega un registro tipo 6 que corresponda a una operación ya aprobada por la entidad receptora, la operación será rechazada e informada al sistema externo en el archivo de validación del CUD o en la respuesta a la invocación del Servicio WEB, con un código de error específico.

• Registro tipo 7: Corresponde a órdenes de transferencia débito enviadas por un sistema externo al CUD para el débito automático de fondos en una Cuenta de depósito de una entidad receptora (sin requerir aprobación previa para cada débito) y el crédito respectivo a otra cuenta de depósito, que puede ser su cuenta de depósito de liquidación. Es de advertir que si la “cuenta débito” no tiene fondos suficientes disponibles, la orden de transferencia respectiva será rechazada, hecho se informará al sistema externo

Hoja 8-35

originador por medio de un archivo o la respuesta al servicio WEB, sin que la respectiva transacción quede registrada en el CUD.

Para el procesamiento de este tipo de registros, el Banco de la República validará en el CUD el envío previo, por parte de la entidad receptora, de la autorización escrita para débitos automáticos a su cuenta de depósito, a que hace referencia el literal i) del numeral 2.1 anterior.

4.2. Frecuencia de transmisión de órdenes de transferencia.

4.2.1. Por parte del sistema externo.

El sistema externo solamente podrá enviar una nueva orden de transferencia al CUD cuando haya recibido de éste respuesta de validación de los registros contenidos en la anterior orden, independientemente de si se envía por archivo o mediante la invocación de un servicio WEB.

4.2.2. Por parte del banco.

El Banco de la República remitirá, por cada orden de transferencia recibida de un sistema externo, una respuesta en la que se incluirán, además de los Registros que cursaron exitosamente, los que presentaron inconsistencias y que por ende no fueron liquidados. Igualmente, informará a dicho sistema externo, sobre las órdenes de transferencia aprobadas o rechazadas por las entidades participantes receptoras. Las respuestas que genere el CUD se tramitarán por igual mecanismo al utilizado para el envío de las órdenes por parte de los sistemas externos.

4.3. Horarios para tramitar órdenes de transferencia.

Sin perjuicio de los horarios especiales que el Banco de la República pueda definir o acordar con cada administrador de sistema externo vinculado al servicio de liquidación, teniendo en cuenta el ciclo de operación de tales sistemas externos, los siguientes son los horarios generales en que se podrán enviar al CUD los diferentes tipos de registros previstos en esta circular:

• Envío de registros tipo 2: De las 7:00 a las 19:40 horas.

• Aprobación de registros tipo 2: De las 7:00 a las 19:50 horas.

• Envío de registros tipo 4, 5, 6 y 7: De las 7:00 a las 19:55 horas.

En caso de que el sistema externo requiera ampliar el horario del servicio de liquidación, deberá solicitar la ampliación del horario del CUD siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 3.1 del capítulo 111 de la presente circular.

(Espacio disponible)

Hoja 8-36

Capítulo V

Gravamen a los movimientos financieros

1. El Banco de la Republica como agente retenedor.

De conformidad con los artículos 876 y 880 del estatuto tributario, el Banco de la República es el agente retenedor del gravamen a los movimientos financieros - GMF por la disposición de recursos depositados en las Cuentas de Depósito; por lo tanto y en razón a que existen ordenes de transferencia que de acuerdo con el concepto asociado a la respectiva disposición de recursos resultan exentas de este gravamen, los códigos de transacción que se utilizan en el sistema cuenta de depósito- CUD se encuentran clasificados como gravados o exentos del GMF de conformidad con las disposiciones legales vigentes, emitidas por las autoridades competentes (ver Anexos 1 y 2).

2. Responsabilidad de los titulares de la cuentas de depósito.

Los códigos de transacción son creados por el Banco de la República de acuerdo con las necesidades de información propias de la entidad o las reportadas por las entidades autorizadas y su utilización es de la entera responsabilidad de estas últimas, de acuerdo con la realidad económica y la normatividad tributaria aplicable a cada orden de transferencia.

Cuando se utilicen códigos de transferencia para Transferencias de Fondos por cuenta de terceros, es de carácter obligatorio el identificar el tercero que originó la orden de transferencia, diligenciando los campos dispuestos para tal fin en el sistema de cuentas de depósito CUD. En una transferencia de fondos por Cuenta de Terceros, la entidad titular de la cuenta sobre la cual se da la disposición de los recursos es la única responsable de garantizar que a la operación se le efectúe la retención del GMF en su origen, si está gravada con dicho impuesto.

En todo caso, el Banco de la República pondrá a disposición de la DIAN toda la información referente a las Órdenes de Transferencia de Fondos realizadas por las entidades autorizadas.

3. Retención practicada por el Banco de la República.

El Banco de la República retendrá de manera automática el valor del GMF sobre toda orden de transferencia enviada al CUD por las entidades autorizadas, utilizando un código de transacción gravado de conformidad con la relación de códigos contenida el Anexo 1. Así mismo, cuando se liquiden operaciones débito sobre las cuentas de depósito de las entidades autorizadas, ordenadas directamente por el Banco de la Republica, se liquidará y retendrá el GMF sobre las operaciones cuyo concepto se encuentre clasificado como gravado con este impuesto

Hoja 8-37

Las entidades autorizadas deben asegurar la disponibilidad de los recursos suficientes para permitir la liquidación de cada orden de transferencia, junto con el valor debito que, de ser el caso, se genere por la retención del respectivo GMF sobre el valor de la misma. Será causal de rechazo de una orden de transferencia, la insuficiencia de fondos para su liquidación incluido el respectivo impuesto (GMF).

En el extracto de las cuentas de depósito aparecerá en forma separada el valor de cada orden de transferencia y el del respectivo GMF, el cual se liquidará sobre el valor total de la operación.

4. Corrección por operaciones que no causaron el GMF.

Cuando una Entidad Autorizada determine que una orden de transferencia se tramitó de manera errada exenta del GMF por la selección de un código indebido de transacción, deberá dirigir a la dirección del departamento de sistemas de pago una solicitud firmada por un representante legal, autorizando se le debite de su cuenta de depósito el valor del impuesto dejado de pagar, indicando además la fecha de la operación, el número de secuencia que aparece en el extracto, el código de transacción utilizado erradamente y el correcto, el concepto y valor de la misma y el valor del GMF dejado de retener. A esta solicitud se deberá anexar copia del certificado de existencia y representación legal de la Entidad Autorizada con una antigüedad no mayor a (30) días. La comunicación con sus anexos deberá ser radicada en el Banco teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular.

5. Devolución del GMF retenido en exceso o indebidamente.

Para solicitar la devolución de un GMF retenido en exceso o indebidamente, la entidad autorizada afectada deberá dirigir una solicitud a la dirección del Departamento de Sistemas de Pago, firmada por un representante legal, en la cual se sustenten los motivos que dan lugar a la devolución y se relacionen el número de secuencia de la operación que aparece en el extracto, el código de transacción utilizado erradamente y el correcto, el concepto y valor de la misma y el valor del GMF retenido objeto de devolución. A esta solicitud se debe anexar copia del certificado de existencia y representación legal de la respectiva entidad autorizada con una antigüedad no mayor a (30) días. Dicha comunicación con sus anexos deberá ser radicada en el Banco teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular.

Para la eventual devolución del impuesto en cuestión, el Banco de la República analizará la solicitud teniendo en cuenta la normatividad vigente y la sustentación realizada por el titular de la respectiva cuenta de depósito. En el evento en los que la DIAN llegaré a rechazar una devolución efectuada por el Banco de la República, éste repetirá (cobrará) a la Entidad Autorizada titular de la cuenta de depósito que solicitó la devolución, el valor de las retenciones más las sanciones e interés moratorios que se generen por el rechazo de la DIAN.

(Espacio disponible)

Hoja 8-38

Capítulo VI

Disposiciones finales

1. Trámites reglamentarios, notificaciones y solicitudes de Información.

Para solicitar ante el Banco de la República cualquier trámite reglamentario o solicitud de información indicada en esta circular, así como para remitir alguna notificación, las entidades podrán utilizar una de las dos siguientes modalidades:

a) Remitir los documentos mediante correo electrónico a la lista “cucntadedcposito@banrcp.gov.co”, con el lleno de los siguientes requisitos:

• La solicitud debe ser presentada por el funcionario indicado para cada caso, a través de una comunicación en la que se indique el trámite requerido, su nombre, cargo y firma manuscrita.

• La comunicación debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad.

• Con la comunicación y documentos anexos requeridos para cada caso se debe crear un archivo PDF que debe ser firmado digitalmente con Suced (o la que la sustituya en el futuro).

• El archivo encriptado debe ser remitido preferiblemente desde correos personales corporativos y únicamente a la dirección de correo “cuentadedeposito@banrep.gov.co”. Si la solicitud se remite desde un correo corporativo (Ej. Tesorería@xxx.com.co), en el texto de la carta se deberá informar el correo personal corporativo del usuario al cual se le informará sobre el resultado de su solicitud, lo cual de ser necesario se remitirá firmado digitalmente.

• En el asunto del correo se debe mencionar en forma resumida, el trámite requerido (ej. Solicitud notificación de créditos).

• No se tramitarán solicitudes que sean remitidas a direcciones de correo diferentes a la antes indicada o que no cumplan con los demás requisitos.

b) Radicar los respectivos documentos en la ventanilla de correspondencia del Banco, caso en el cual:

• La comunicación deberá ser suscrita por un representante legal con reconocimiento de texto y firma ante notario.

• Debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad.

• Se le deberá adjuntar original, copia auténtica o fotocopia autenticada del certificado de existencia y representación legal de la entidad que los vigile con vigencia no superior a treinta (30) días.

Hoja 8-39

2. Plan de contingencia.

Para el control de los riesgos sistémico y operativo, el sistema CUD del Banco de la República dispone de diversos esquemas de contingencia que procuran la prestación continua del servicio. El funcionamiento de estos mecanismos se detalla en el “Manual de contingencia sistema CUD” y en el “Manual de contingencia para el servicio de liquidación por archivo en cuentas de depósito”, que se pueden consultar en la página de Internet del Banco, siguiendo el vínculo http://www.banrep.gov.co/reglamentacion/rg_cud.htm. Estos esquemas de contingencia se aplicarán cuando se presenten fallas de comunicación u otros problemas técnicos que impidan o dificulten en forma grave el flujo normal de las operaciones y en ellos se contempla, cuando sea del caso, la aplicación de los mismos esquemas de firma digital de archivos definidos para el trámite normal de las operaciones.

3. Solución de controversias.

El Banco de la República, como administrador del CUD y las entidades participantes (incluyendo los sistemas externos), deberán procurar la solución directa y amigable de cualquier discrepancia o controversia que surja entre ellos en relación con las operaciones cursadas o que han debido cursar a través del CUD, para lo cual las entidades participantes involucradas podrán solicitar al Banco de la República información sobre los datos registrados en el CUD.

No obstante, el Banco de la República y las entidades participantes conservan la facultad de acudir a otro mecanismo legal que permita dirimir la controversia, utilizando preferiblemente las formas alternativas de solución de conflictos, tales como el arbitraje, la conciliación y la amigable composición.

En todo caso, el Banco, como administrador del CUD, no mediará, arbitrará ni dirimirá las controversias que eventualmente surjan entre las entidades participantes, ni entre ellas y sus clientes, en relación con órdenes de transferencias cursadas o que han debido cursar en el CUD. Su actuación en esta materia se limitará al suministro de la información mencionada en este numeral.

4. Manejo de la confidencialidad.

Las Entidades Participantes deberán mantener la confidencialidad de los programas utilizados para la instalación y el funcionamiento del Sistema de cuentas de depósito - CUD o el que un futuro lo reemplace o sustituya, de su documentación y de sus actualizaciones, y se comprometen a no divulgarlos por ningún medio, en todo o en parte, ni suministrar copia de ellos a terceros. De igual manera, guardarán confidencialidad sobre los documentos e informaciones del Banco y/o de terceros que llegaren a conocer con ocasión de la utilización de los servicios de CUD. Por su parte, el Banco guardará reserva sobre la información de las entidades participantes y sus clientes en los términos previstos en las disposiciones legales y en su régimen legal propio.

Hoja 8-40

No obstante lo anterior, las entidades participantes y el Banco estarán obligados a suministrar la información que las autoridades judiciales o administrativas competentes les soliciten para el desarrollo de sus funciones y de acuerdo con la ley, sobre las instrucciones dadas o recibidas y las Órdenes de Transferencia cursadas a través del CUD.

5. Información adicional.

El Banco de la República suministrará información adicional en el departamento de sistemas de pago, en el “call center” 3430353, o en la dirección de correo electrónico sistemacud@banrep.gov.co

(Espacio disponible)

Hoja 8-A4-6

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

dirección de correo electrónico que expidió el archivo con las respectivas órdenes de transferencia de fondos. Cuando la entidad no reciba este Archivo dentro de los 30 minutos siguientes al envío de su Archivo original, deberá comunicarse con el call center del CUD 3430353 para confirmar su recepción.

4.7. La Entidad Autorizada deberá verificar en el Archivo de respuesta, que sus órdenes de transferencia fueron exitosamente tramitadas; de lo contrario, deberá analizar los mensajes de error y reenviarlas corregidas de ser este el caso, con la secuencia que corresponda.

4.8. Para cualquier consulta sobre el trámite de las operaciones, la Entidad Autorizada deberá comunicarse al call center 343 03 53.

4.9. Solucionados los inconvenientes en el Banco de la República, se enviará una notificación a través de los contactos definidos por cada Entidad Autorizada a través del servicio de correspondencia del CUD para que se retorne a la operación normal vía Sebra.

4.10. Anunciado el retorno a la normalidad y antes del envío de nuevas órdenes de transferencia al CUD, se deberá efectuar por parte de las entidades autorizadas una consulta de su extracto y de la correspondiente cola de operaciones pendientes de liquidación, para evitar la duplicación u omisión de pagos.

5. Escenario: no disponibilidad de servicios web.

Cuando una entidad no pueda utilizar el servicio de liquidación de órdenes de transferencia a través de Servicios Web, ya sea por fallas en su plataforma tecnológica interna o por fallas al interior del Banco de la República, debe seguir los procedimientos de contingencia que se detallan a continuación:

5.1. Comunicarse telefónicamente con el call center 3431000 del Centro de Soporte del Banco de la República para reportar el problema y solicitar instrucciones.

5.2. Si el Centro de Soporte del Banco no encuentra solución inmediata, comunicarse con el call center de cuentas de depósito 3430353 y solicitar la activación del esquema de contingencia definido para este escenario.

5.3. Proceder al envío de archivos a través de HTRANS o el sistema que lo reemplace o realizar operaciones en línea a través de la aplicación de cuentas de depósito en el portal WSEBRA. Para ambos procedimientos se requiere tener certificado digital para firmar los archivos y operaciones electrónicamente.

En caso de realizar las operaciones a través de HTRANS, la entidad debe verificar en el archivo de salida si sus órdenes de transferencia fueron exitosamente tramitadas; de lo contrario, deberá analizar los mensajes de error y de ser el caso, reenviarlas en un nuevo archivo con la secuencia que corresponda.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

1 No todos los tipos de transacciones que ingresan al CUD serán enviados a la cola de espera ante la insuficiencia de fondos o la existencia en la cola de transacciones de mayor prioridad, de tal forma que, en tal evento, algunas órdenes de transferencia serán enviadas a la cola y otras, inmediatamente rechazadas (ver Anexo 3 de esta circular).