Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DSP – 158 DE 2014

(Junio 9)

Manual de Sistemas de Pago

Destinatario: Oficina Principal y Sucursales del Banco de la República y Depositantes del Banco de la República.

Asunto 8: Sistema de cuentas de depósito CUD

Hoja 8-00

Con la presente Circular se sustituyen las Hojas 8-2, 8-5 y 8-6 de febrero 24 de 2010, las Hojas 8-7, 8-8, 8-9, 8-10, 8-15, 8-16, 8-19, 8-20, 8-25, 8-27, 8-28 y 8-37 de febrero 24 de 2014, las hojas 8-17, 8-18 y 8-30 de noviembre 2 de 2010 y la hoja 8-35 de abril 23 de 2014, de la Circular Reglamentaria Externa DSP-158, correspondiente al Asunto 8 “Sistema cuentas de depósito CUD” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago.

La citada circular se modifica con el objeto de incluir las nuevas funcionalidades por la puesta en producción del nuevo sistema CUD, tales como:

• Uso de servicios web para realizar ordenes de transferencias y consultas de saldos.

• Firma electrónica de las órdenes de transferencias en línea.

• Transferencias en línea múltiples.

• Transferencias con fecha valor futuro.

• Uso de Servicio de Seguridad Semántica S3 para la administración descentralizada de perfiles.

• Uso del Sistema Unificado de Certificación Digital - Suced que permite firmar y validar archivos y órdenes transferencia de fondos en línea.

Hoja 8-2

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

d) Cedec: Sistema de Compensación Electrónica de Cheques administrado por el Banco de la República para procesar la información recibida de las entidades que participan en la compensación interbancaria de cheques.

e) Cenit: Sistema de Compensación Electrónica Nacional Interbancaria - ACH del Banco de la República.

f) Certificados digitales PKI: Infraestructura de llaves públicas PKI del Banco de la República que brinda servicios de firma digital y ciframiento para mantener segura la información que se manipula en forma electrónica.

g) Cola o Cola de espera: Funcionalidad del CUD que permite el registro centralizado en el sistema de transacciones cuya liquidación en línea resulte fallida, a efectos de procurar su posterior liquidación mediante la aplicación de mecanismos de agilización de operaciones.

h) Compensación: En armonía con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 9º de la Ley 964 de 2005 y en el artículo 2º, literal e) de la Resolución Externa 5 de 2009, de la Junta

Directiva del Banco de la República, se entenderá por Compensación la determinación de las obligaciones de entrega de valores, divisas, dinero, derivados u otros productos financieros, según el caso, entre los participantes de un Sistema de Pagos, incluyendo el CUD, o de un Sistema Externo, derivadas de las operaciones realizadas entre ellos, ya sea que se utilicen o no mecanismos multilaterales o bilaterales para establecer el valor neto de dichas obligaciones.

i) Contingencia de Sebra: Conjunto de procedimientos operativos y tecnológicos definidos por el Banco de la República para garantizar la continuidad en la prestación del servicio de liquidación del CUD ante situaciones de interrupción temporal del Sistema SEBRA.

j) Contactos: Funcionalidad del CUD para administrar la comunicación entre el Banco y las entidades participantes, que permite a los usuarios con perfil de aprobación registrar datos básicos de los usuarios autorizados para recibir tanto notificaciones del Banco de la República como archivos de extracto.

k) Cuenta de Depósito: Cuentas en moneda legal y/o extranjera que las entidades participantes tienen abiertas en el Banco de la República, de conformidad con lo dispuesto en las resoluciones internas 3 de 1997, 3 de 2003 y 4 de 2004 de la Junta Directiva del Banco de la República, y las que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

1) Cuenta de depósito de administración: Cuenta de depósito abierta por los administradores de sistemas externos diferentes de los administrados por el Banco de la República, para manejar sus propios recursos y efectuar los pagos de tarifas, intereses, sanciones y demás cobros administrativos que implique la utilización de los servicios prestados por el Banco.

m) Cuenta de depósito de liquidación: cuenta de depósito abierta por los administradores de sistemas externos diferentes de los administrados por el Banco de la República, para efectuar los movimientos de fondos asociados a la liquidación de la compensación (bruta o neta) realizada por los respectivos sistemas externos, incluyendo el manejo o administración de las garantías.

n) Día Bancario: Cualquier día hábil de atención al público del servicio bancario en la ciudad de Bogotá, excluidos los días sábados, domingos y festivos.

o) Encripción: Mecanismo para brindar confidencialidad a la información mediante algoritmos matemáticos especiales y datos privados que garantizan que solo quien los conozca podrá obtener acceso a dicha información.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-5

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

pp) Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT): Riesgo de que el CUD pueda ser utilizado, directa o indirectamente, para el lavado de activos provenientes de actividades delictivas, o para canalizar fondos destinados a la financiación de actividades terroristas.

qq) Riesgo de liquidez: Riesgo de que una entidad participante incumpla la obligación resultante de la compensación y/o liquidación a su cargo en el CUD dentro del plazo estipulado, aunque pueda cumplirla en un momento posterior.

rr) Riesgo legal: Riesgo de que se presenten pérdidas por causas imputables a debilidades, incertidumbres o vacíos en el marco legal vigente, incluyendo los reglamentos, manuales, circulares y contratos utilizados por el CUD. Igualmente supone riesgo legal el riesgo reputacional asociado a la ocurrencia de las anteriores circunstancias.

ss) Riesgo Operativo: Riesgo de que se vea afectado el funcionamiento adecuado, seguro y continuo del CUD por: a) fallas en los equipos, los programas de computación, la infraestructura tecnológica o los canales de comunicación del sistema; b) deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano o los procesos asociados al funcionamiento del sistema, o e) la ocurrencia de acontecimientos externos, entre otros factores. Igualmente supone riesgo operativo el riesgo reputacional asociado a la ocurrencia de los anteriores factores.

tt) Riesgo sistémico: Riesgo que se presenta cuando el incumplimiento total o parcial de una entidad participante, en una o varias de las obligaciones a su cargo, o la interrupción o mal funcionamiento del CUD puedan originar, entre otros:

i. Que otras entidades participantes del CUD no puedan cumplir a su vencimiento con las obligaciones a su cargo;

ii. Que otros participantes de sistemas externos no puedan cumplir a su vencimiento con las obligaciones a su cargo;

iii. Que otras instituciones o personas que operen en el sistema financiero o en el mercado público de valores no puedan cumplir a su vencimiento con las obligaciones a su cargo; o

iv. En general, que tal incumplimiento pueda causar problemas significativos de liquidez o de crédito, y como resultado de ello, amenazar la estabilidad de los mercados financieros.

uu) S3: Servicio de seguridad semántica es la aplicación que integra los diferentes servicios provistos por las aplicaciones corporativas del Banco de la República. Funciona sobre una arquitectura Orientada a Servicios.

vv) Sebra: Plataforma de seguridad y de comunicaciones para el ingreso a los diferentes aplicativos corporativos que ofrece el Banco a las Entidades Participantes.

ww) Servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos o servicio de liquidación: Se refiere al servicio que el Banco de la República presta a los administradores de sistemas externos y que se encuentra descrito y reglamentado en el capítulo IV de esta circular y en los manuales de operación que se expidan con fundamento en la misma.

xx) Sistema de cuentas de depósito, CUD, o el sistema: Es el sistema de pagos de alto valor del Banco de la República, descrito y reglamentado en esta Circular.

yy) Sistema de pagos: Conjunto organizado de políticas, reglas, acuerdos, instrumentos de pago, entidades y componentes tecnológicos, tales como equipos, software y sistemas de

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-6

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

comunicación, que permiten la transferencia de fondos entre los participantes, mediante la recepción, el procesamiento, la transmisión, la compensación y/o la liquidación de órdenes de transferencia y recaudo.

zz) Sistema de pagos de alto valor: Sistema de pagos que, además de cumplir con las características y requisitos señalados en el literal anterior, procesa órdenes de transferencia por un valor promedio diario superior al indicado en artículo 1º , literal o) del Decreto 1400 de 2005, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

aaa) Sistema externo: Es cualquier sistema de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, sistema de compensación y liquidación de divisas, sistema de compensación y liquidación de futuros, opciones y otros activos financieros, cámara de riesgo central de contraparte o sistema de pagos diferente del CUD, debidamente autorizado por la autoridad competente para operar en Colombia.

bbb) Suced: Sistema Unificado de Certificación Digital que permite firmar y validar archivos y órdenes transferencia de fondos en línea.

ccc) Tipo de registro: Parte de la estructura de los archivos que determina las condiciones bajo las cuales se deben liquidar en las cuentas de depósito las órdenes de transferencia contenidas en los respectivos registros.

ddd) Token Criptografico: Token de seguridad (también token de autenticación o token criptográfico), es un dispositivo electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación, comúnmente denominados tokens VSB, los cuales permiten almacenar contraseñas y certificados y, además, llevar la identidad digital de la persona.

eee) Token de Seguridad: Dispositivo electrónico de seguridad para el ingreso a SEBRA y a los aplicativos o módulos autorizados para cada usuario.

fff) Transferencias de Fondos por cuenta de Terceros: Son las transferencias de fondos contra cuentas de depósito que las entidades participantes realizan por cuenta de un tercero, persona natural o jurídica.

ggg) XML (Extensible Markup Language): Estándar internacional utilizado para el intercambio de información financiera.

hhh) WEB-SERVICES: tecnología que utiliza un conjunto de protocolos y estándares que sirven para intercambiar datos entre aplicaciones.

4. Características del sistema de cuentas de depósito.

El CUD es un sistema de liquidación bruta en tiempo real de órdenes de transferencia enviadas por las entidades participantes, para ser cumplidas mediante débitos y créditos a sus cuentas de depósito. El citado esquema de operación consiste en la Liquidación individual de cada orden de transferencia en el momento de su recepción, siempre y cuando la Entidad Participante deudora disponga de saldo suficiente en su cuenta de depósito y no tenga en su cola de espera órdenes de transferencia identificadas con una mayor prioridad.

El descrito esquema controla de manera efectiva los riesgos de crédito y sistémico asociados al funcionamiento de los sistemas de pago, en la medida en que minimiza el lapso transcurrido entre la recepción de las órdenes de transferencia y su cumplimiento definitivo o liquidación. El transcurrido entre la recepción de las órdenes de transferencia y su cumplimiento definitivo o

liquidación.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-7

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

El control de saldos en línea y la disponibilidad inmediata de los recursos asociados a las órdenes de transferencia liquidadas, debidamente complementados con los mecanismos de liquidez que se mencionan en el párrafo siguiente, ofrecen a las entidades participantes herramientas eficaces para reducir la probabilidad de incumplimientos en las obligaciones a cargo, previniendo el riesgo sistémico.

Para el control del riesgo de liquidez, el CUD cuenta con los mecanismos descritos en el numeral 2º del Capítulo III de la presente Circular, encaminados a agilizar la liquidación de las órdenes de transferencia y a minimizar la liquidez necesaria para el efecto. En forma adicional, corno mecanismo de liquidez, para minimizar trabas en las operaciones y facilitar la realización oportuna de los pagos, los agentes colocadores de OMA, que son entidades participantes del CUD, tienen acceso a los repo intradía del Banco de la República, reglamentados mediante Circular Reglamentaria Externa DFV- 120, Asunto 61 “Repo Intradía”, del Manual del Departamento de Fiduciaria y Valores.

De manera general, el CUD cuenta con las siguientes funcionalidades y características operativas:

a) Permite la realización de transferencias de fondos entre cuentas de depósito en moneda nacional y extranjera, en línea y en tiempo real.

b) Maneja diferentes tipos de saldos, a saber: disponible, en canje, reservado, embargado, compensación provisional cheques y compensación provisional CENIT, los cuales pueden ser consultados en línea por pantalla y reporte.

e) Permite el envío de transferencias de fondos con fecha futura. Una transferencia puede ser capturada, aprobada y firmada electrónicamente para ser liquidada en un día bancario posterior.

d) Permite ordenar en línea transferencias de fondos múltiples, es decir órdenes de transferencia con destino a múltiples cuentas de depósito.

e) Permite consultas de saldo y ordenes de trasferencias a través de web-services. La estructura de los web-services se encuentra publicada Carteleras Electrónicas de Sebra opción CUD.

f) Permite el envío de órdenes de transferencia por archivo, protegidos con Suced, para la liquidación de débitos ordenados por el titular de la cuenta de depósito que origina el archivo.

La estructura de los archivos para la utilización de este servicio se encuentra publicada carteleras electrónicas de Sebra opción CUD.

g) Ofrece el servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos: Mediante un mecanismo de intercambio de archivos protegidos con Suced con sistemas externos, se presta un servicio de liquidación en lote de órdenes de transferencia de dinero. Este servicio se rige por lo definido en el Capítulo IV de la presente circular o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

h) Permite la generación de extractos en archivos con formato XML. La estructura de estos archivos se encuentra publicada en carteleras electrónicas de Sebra opción CUD.

i) Cuenta con un módulo de tarifas que factura y recauda automáticamente las diferentes tarifas fijadas por el Banco de la República para los servicios prestados por el sistema.

j) Permite la creación de portafolios dentro de una misma cuenta de depósito, lo cual facilita la clasificación de los movimientos ocasionados por las transferencias de fondos en el CUD, de acuerdo con la operatividad que maneje cada entidad participante.

k) En el caso de las transacciones sujetas al gravamen a los movimientos financieros -GMF (Anexo 1), recauda automáticamente y en línea dicho tributo. Para las operaciones en moneda extranjera,

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-8

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

aplica el GMF sobre la cuenta de depósito en moneda legal colombiana, moneda extranjera, aplica el GMF sobre la cuenta de depósito en moneda legal colombiana, por el valor equivalente en pesos. En el caso de los dólares estadounidenses, utiliza la tasa representativa del mercado (TRM) vigente y para las demás divisas, realiza una primera conversión a dólares de los Estados Unidos de América, utilizando las tasas vigentes, para luego hacer su conversión a pesos utilizando la misma TRM.

1) Para el control del riesgo operativo, cuenta con un mecanismo de control de acceso, soportado por la seguridad del Sistema Sebra, el cual exige el uso de un Token de seguridad personalizado para cada usuario. Cuenta, además, con mecanismos de seguridad propios, tales como los perfiles de usuario con los que se administran los permisos de operación, y con un esquema de doble intervención que segrega la ejecución de las transferencias de fondos en una función de captura y otra de aprobación.

m) Maneja los siguientes perfiles de operación: captura, aprobación, captura aprobación, captura con gestión de cola y consulta. Los cuatro (4) primeros incorporan la consulta y permiten la realización de operaciones tanto en moneda nacional como en moneda extranjera. Así mismo, los perfiles de aprobación y captura aprobación tienen la opción de solicitar extensión de horarios de los servicios. Estos dos (2) perfiles y el de captura con gestión de cola incorporan la gestión descentralizada de colas.

n) Como medida de seguridad adicional al momento de aprobar una transferencia de fondos el sistema exige la firma de la transacción utilizando un token criptográfico.

o) Permite a cada entidad participante designar a uno o varios funcionarios como administradores de perfiles, quienes, a través del Sistema S3, pueden, desde sus estaciones remotas, realizar la asignación, modificación e inhabilitación de perfiles de los usuarios del sistema.

p) Opera bajo un ambiente WEB, plataforma tecnológica en la que se invoca la aplicación desde una estación cliente. Los procesos son ejecutados en un servidor intermedio (Servidor WEB), consultando directamente la base de datos y mostrando la información al usuario final a través de un navegador. De esta forma, la estación-cliente del usuario no tiene prácticamente ninguna carga de procesamiento, excepto el presentar la información.

q) Permite realizar transferencias de fondos por cuenta de terceros, las cuales, para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 3222 de agosto 29 de 2008, deberán realizarse utilizando los códigos de transacción identificados al final con la palabra “Terceros” y que se encuentran definidos para el efecto en el anexo 2 de esta circular en los cuales aparece como obligatorio el diligenciamiento de los campos de identificación del tercero originador de la operación. Podrá además incluirse en estas operaciones, de manera opcional, información relativa al destinatario final de los fondos.

r) Registra en una cola de espera para cada entidad participante, algunas de las transacciones cuya liquidación en línea y tiempo real resulte fallida (ver numeral 2.1 del capítulo III de esta circular).

s) Para el control del riesgo de liquidez, dispone de mecanismos de agilización de liquidación de operaciones, que permiten la gestión centralizada y/o la gestión descentralizada de las colas de espera, con el fin de acelerar la liquidación de las operaciones y optimizar el uso de los recursos disponibles en las cuentas de depósito (ver numeral 2 del capítulo III de esta circular).

t) Cuenta con el servicio de notificación de créditos, por medio del cual el CUD envía mensajes informativos en formato XML para notificar acerca de créditos a una cuenta de depósito de una entidad que esté vinculada a este servicio. Dichos mensajes detallan, entre otros datos, los siguientes: valor, fecha, sucursal, número de cuenta débito, número de cuenta crédito, portafolio, transacción, referencia y pormenor.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-9

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

5. Alcance del sistema.

5.1 Geográfico.

Puede accederse al sistema de cuentas de depósito desde estaciones remotas conectadas al Sistema Sebra y ubicadas en cualquier ciudad del país. Para el efecto, las entidades participantes deberán cumplir con los requisitos de conexión definidos por el Banco de la República.

5.2 Afectación de cuentas de depósito.

Los saldos de las cuentas de depósito se verán afectados en línea y tiempo real por las transferencias de fondos ordenadas directamente por las Entidades participantes y por los sistemas externos, así como por aquellas tramitadas por el banco de la república, tales como notas débito y crédito.

5.3 Tipos de transacciones.

5.3.1. Transacciones para usuarios externos.

Las Entidades participantes podrán realizar a través del CUD operaciones de transferencia de fondos entre cuentas de depósito, con la fecha del Día Bancario abierto en el sistema o programar órdenes de transferencia con fecha valor futura, por cuenta propia o en nombre de terceros. En este último caso, podrán incluir como información adicional a la transferencia, la siguiente: a) la cuenta corriente o de ahorros o el número de identificación y el nombre del tercero que ordena la transferencia; b) la cuenta corriente o de ahorros o el número de identificación y el nombre del tercero al que se le deben abonar los recursos.

El Banco de la República podrá autorizar transferencias de fondos con fecha del día bancario anterior, exclusivamente en el evento de que las mismas tengan por finalidad cubrir saldos deficitarios en las cuentas de depósito, ocasionados por la compensación interbancaria de cheques. En este caso, un funcionario de la entidad que presente el saldo deficitario, que tenga asignado un perfil en el CUD diferente al de consulta y que a su vez sea usuario de la herramienta de seguridad Suced o la que la sustituya en el futuro, deberá informar mediante una comunicación, el nombre de la entidad o entidades participantes que le suministrarán los fondos para cubrir el faltante, así como el valor a transferir, las cuentas de depósito débito y crédito a afectar, el código de la transacción, la fecha de afectación de la transferencia y los motivos que dieron origen al saldo deficitario, dicha comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el literal a) del numeral 1º del capítulo VI de esta circular.

5.3.2 Transacciones para usuarios del Banco de la República.

Las áreas competentes del Banco de la República podrán afectar a través del CUD los saldos de las cuentas de depósito de las entidades participantes por: a) La realización de transferencias de fondos autorizadas por sus titulares directamente al CUD o por intermedio de otros sistemas del Banco interconectados con aquel; b) La aplicación de esquemas de contingencia de comunicación, y e) La contabilización de notas débito y crédito. Las anteriores afectaciones serán efectuadas directamente sobre el CUD o a través de los diferentes aplicativos internos, siempre y cuando los movimientos se originen en operaciones realizadas en concordancia con la normatividad y los contratos aplicables a cada uno de ellos.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-10

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

6. Participantes.

6.1 Entidades participantes.

Podrán acceder a los servicios del sistema de cuentas de depósito-CUD, todas aquellas entidades que mantengan cuentas de depósito en moneda legal colombiana en el Banco de la República, de acuerdo con lo establecido en la resoluciones internas 3 de 1997, 3 de 2003 y 4 de 2004 de la Junta Directiva del Banco.

6.2. Condiciones y requisitos de acceso al sistema de cuentas de depósito.

a) Estar vinculados al Sebra y disponer de una estación de trabajo con los programas y los equipos informáticos y de comunicación requeridos por el Banco de la República.

b) Mantener una cuenta de depósito en moneda legal en el Banco de la República, previo el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes para dicho fin.

e) Tramitar el formato de “Novedades usuarios Banco de la República”, diligenciando los campos correspondientes al Sistema CUD, para la asignación del perfil de administrador de perfiles de usuarios o para la creación de nuevos usuarios en el Sistema, a quienes se les debe solicitar en forma simultánea la asignación del token OTP. El formato en mención se encuentra disponible en http://www.banrep.gov.co/es/sebra (Novedades de usuarios Sebra).

d) Tramitar el formato de “Novedades de suscriptor CA – BANREP (Formato BR-3-598-0)”,diligenciando los campos correspondientes al sistema CUD, para los usuarios que vayan a aprobar operaciones en línea o a firmar los archivos con órdenes de transferencia de fondos, adicionalmente estos usuarios deben estar registrados en CUD con perfil de aprobación. El formato en mención se encuentra disponible en http://www.banrep.gov.co/temas/6923.

e) Tramitar el formato de “Novedades de suscriptor CA – BANREP (Formato BR-3-598-0)” diligenciando los campos correspondientes al sistema CUD, para los usuarios que vayan a recibir los extractos de cuenta de depósito vía correo electrónico en escenarios de contingencia. El formato en mención se encuentra disponible en http:/ /www .banrep.gov.co/temas/6923.

El Banco de la República no tramitará novedades de usuarios diferentes a la creación inicial de los mismos y a la asignación del perfil de administrador de perfiles de usuarios, toda vez que el funcionario con este último perfil en cada entidad, será responsable de asignar, modificar e inhabilitar los perfiles de los usuarios CUD.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-15

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

11. Servicio de notificación de créditos.

Este servicio adicional se ofrece opcionalmente a cualquier entidad participante y consiste en el envío automático, por parte del CUD, de archivos con mensajes de notificación en formato XML, cada vez que se contabilicen créditos en sus cuentas de depósito.

Para la vinculación a este servicio, la entidad participante interesada deberá realizar la solicitud correspondiente mediante una comunicación, suscrita por un representante legal, la cual deberá venir con reconocimiento de contenido y firma ante notario y estar acompañada de copia auténtica o fotocopia autenticada del certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera o la autoridad competente, con no más de 30 días de antigüedad, la cual podrá ser radicada en el Banco teniendo en cuenta alguno de los mecanismos indicados en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular.

12. Funcionalidad de contactos.

Para administrar la comunicación entre el Banco de la República y las Entidades Participantes, éstas deberán registrar en la funcionalidad de Correspondencia del CUD, como mínimo tres (3) usuarios que estarán autorizados para recibir extractos y notificaciones. Para tal efecto, deberán indicar algunos datos básicos obligatorios, tales como el nombre, el número de identificación, nombre de la entidad, nombre del usuario, dirección física, teléfono fijo dirección de correo electrónico y cargo. Igualmente, podrán registrar otros datos opcionales, tales como el número de teléfono celular y el número del fax.

Los 3 usuarios autorizados para recibir extractos deben tener un certificado digital e intercambio de llaves públicas con el Banco de la República, toda vez que los extractos en mención se remiten a cada Entidad Autorizada, firmados y encriptados con Suced.

Esta información es de crucial importancia, especialmente cuando se apliquen esquemas de contingencia y el Banco requiera enviar a la entidad participante extractos o información relacionada con los movimientos de su(s) Cuenta(s) de depósito.

13. Tarifas.

Las tarifas establecidas para los servicios ofrecidos por el Sistema de Cuentas de Depósito - CUD, incluido el Servicio de Liquidación, serán aquellas establecidas en la Circular Reglamentaria Externa DSP-272, Asunto 16 del Manual del Departamento de Sistemas de Pago – “Tarifas por la administración de las cuentas de depósito y por operaciones en el CUD”, o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan, y se cobrarán de acuerdo con lo dispuesto en tales normas.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-16

Capítulo 11

Obligaciones y responsabilidades

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

1. Obligaciones y responsabilidades de las entidades participantes.

Además de lo previsto en otras partes de las normas del servicio, las Entidades Participantes tendrán las siguientes obligaciones y responsabilidades:

a) Acatar los horarios, procedimientos, requisitos y normas técnicas contenidos en esta Circular Reglamentaria y en las demás disposiciones que integran las normas del servicio, así como cualquier otra instrucción que el Banco de la República expida para el mejor funcionamiento del sistema.

b) Tener los fondos disponibles suficientes en sus cuentas de depósito para cumplir de manera oportuna con las obligaciones previamente pactadas con el Banco de la República.

e) Monitorear en forma permanente las operaciones en cola de espera, con el fin de efectuar una eficiente gestión descentralizada sobre las respectivas transacciones. En dicho monitoreo es fundamental tener en cuenta que el Sistema liquidará en forma automática solo las operaciones que en la Cola de Espera se encuentren en estado “activa”.

d) Hacer que sus operadores del Sistema participen en los programas de capacitación que organice el Banco de la República y participar en las pruebas que se programen como parte del servicio.

e) Informar al Banco de la República en forma inmediata sobre los inconvenientes y fallas que se presenten en la operación del sistema de cuentas de depósito, CUD.

i) Mantener disponible, al menos un usuario con perfil de aprobación y su correspondiente token criptográfico como respaldo para la aprobación y firma de operaciones cuando los usuarios aprobadores principales no se encuentren disponibles.

g) Diseñar y mantener en debido funcionamiento esquemas internos de contingencia que garanticen la continuidad en su interacción con el sistema de cuentas de depósito o con los demás sistemas que lo utilicen para liquidar las órdenes de transferencia de dinero originadas en las respectivas transacciones.

h) Utilizar el plan de contingencia establecido por el Banco de la República, cuando sea necesario, según el escenario que se presente. Ver anexo 4.

i) Informar oportunamente al Banco de la República acerca de la asignación o retiro del perfil de “Administrador de perfiles de usuarios” del sistema CUD y sobre la creación de nuevos usuarios, diligenciando para el efecto el formato “Novedades usuarios Banco de la República” disponible en el vínculo http://www.banrep.gov.co/es/sebra (Novedades de usuarios Sebra).

j) Mantener actualizada, a través de la funcionalidad de Correspondencia, la lista de usuarios autorizados, con su dirección de correo electrónico corporativo, para recibir los extractos de cuenta y las notificaciones del Banco de la República, en los términos establecidos en el numeral 11 del capítulo I de esta circular. Cada usuario autorizado debe tener asociado un certificado digital, el cual se debe mantener vigente. Ver “Novedades de suscriptor CA – BANREP (Formato BR-3-598-0)” publicado en http://www.banrep.gov.co/temas/6923.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-17

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

k) No asignar al administrador de perfiles de usuarios de CUD, mediante la utilización de diferentes Tokens, funciones de captura, aprobación o consulta. Delegar en un tercero diferente del administrador de perfiles de usuarios, la periódica revisión de los usuarios autorizados y sus respectivos perfiles, así como de los respectivos registros o “logs”, a fin de corroborar que los usuarios y las asignaciones de perfiles se ajustan a la estructura organizacional de cada entidad.

l) El delegado mencionado en el literal anterior debe controlar que la lista de contactos se mantenga actualizada. Adicionalmente, garantizar que los certificados digitales de estos contactos estén en todo momento vigentes.

m) Informar al Banco de la República en caso de que se presente alguna fusión, escisión, transformación, cesión total o parcial de activos, pasivos y contratos, cambio de razón social o de domicilio social, disolución, liquidación voluntaria, terminación definitiva de la actividad económica o cualquier otro fenómeno jurídico o económico similar.

n) Dar respuesta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a los requerimientos de información de sus clientes y de los demás participantes del Sistema que hayan tenido algún tipo de relación con la información solicitada, incluyendo el Banco de la República como operador del CUD. Así mismo, atender los requerimientos que le formulen las autoridades judiciales o administrativas competentes, dentro del término señalado para cada caso por la autoridad respectiva o por la ley.

o) Dar oportuna aplicación a las modificaciones que sobre la reglamentación y/o la operatividad del Sistema informe el Banco de la República a través de cartas circulares masivas o circulares reglamentarias, las que serán además publicadas en Sebra —Servicios informativos— Sistema cuentas de depósito CUD.

p) Conocer y acatar el esquema de funcionamiento de las prioridades aplicables a las operaciones tramitadas en el CUD, según lo dispuesto en esta circular y en sus anexos.

Dar cumplimiento a las instrucciones de registro de direcciones de correo electrónico para notificación de circulares reglamentarias, definidas en la circular DDE-304.

2. Obligaciones y responsabilidades del banco de la república como administrador del sistema de cuentas de depósito.

El Banco de la República, como administrador del sistema de cuentas de depósito-CUD, tiene las siguientes obligaciones, además de las previstas en los contratos y en otras partes de las normas del servicio:

a) Atender y responder en forma oportuna las inquietudes, quejas o solicitudes presentadas por las entidades participantes en relación con el Sistema CUD y con las transacciones cursadas en él.

b) Garantizar la integridad y confidencialidad de la información que reciba de las entidades participantes, a partir de su recepción, o que envíe a éstas en desarrollo de la operación del sistema de cuentas de depósito.

e) Diseñar, probar y poner en ejecución un plan de contingencia tendiente a procurar la continuidad en la operación del sistema de cuentas de depósito-CUD.

d) Efectuar la liquidación de las operaciones ordenadas por las entidades participantes a través del CUD, de acuerdo con el esquema de funcionamiento de sus prioridades y con los procedimientos descritos en esta circular y en sus anexos (incluyendo el manejo de colas de

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-18

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

espera), siempre que existan recursos disponibles suficientes en sus cuentas de depósito. El Banco de la República no será responsable por el hecho de que, al aplicar los procedimientos y mecanismos de gestión de transacciones y de agilización de la liquidación previstos en esta circular, una o varias operaciones ordenadas por una entidad participante no puedan ser liquidadas en forma inmediata o dentro del ciclo de funcionamiento del sistema en un día determinado.

e) Informar oportunamente a las entidades participantes sobre modificaciones al software, a la reglamentación vigente o a las condiciones técnicas· y operativas del Sistema, a través de actualizaciones periódicas de sus manuales de usuario y de su reglamentación.

f) Notificar a las entidades autorizadas acerca de novedades reglamentarias, aplicando los procedimientos definidos en la circular DDE-304.

No obstante lo anterior, el Banco no será responsable por las interrupciones, demoras, errores o fallas que se presenten en el CUD, así como en cualquier otro sistema informático del Banco que interactúe con éste o que afecte las Cuentas de Depósito, siempre que tales interrupciones, demoras, errores o fallas:

a) Sean ocasionadas por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, o

b) Tengan una causa desconocida o que no pueda ser establecida técnicamente, o

c) No sean imputables al Banco a título de dolo, culpa grave o leve.

(Espacio en blanco)

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-19

Capitulo III

Procedimientos de operación

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1. Descripción general.

a) Toda transferencia de fondos ordenada en el sistema CUD se liquida, en línea y en tiempo real, con excepción de aquellas que hayan sido programadas corno Transferencias de Fondos con fecha futura, si existen los fondos disponibles suficientes para ello en la respectiva cuenta de depósito, siempre que no se encuentren en la cola de espera de la entidad participante operaciones con mayor prioridad. Para la realización de operaciones se ha dispuesto en el Sistema códigos de transacción clasificados por “Conceptos”, cada uno de ellos identificados para efectos tributarios, como “Gravados” o “Exentos” del Gravamen a los Movimientos Financieros - GMF de acuerdo con los anexos 1 y 2 de esta circular. La entidad participante titular de una cuenta de depósito es la responsable de seleccionar en forma veraz el código de transacción aplicable a cada operación, para lo cual deberá tener en cuenta las tablas de conceptos gravados y exentos contenidas en los anexos antes indicados.

b) Las Transferencias de fondos con fecha futura se liquidarán automáticamente el día bancario en que han sido programadas, aplicado los controles mencionados en el literal anterior.

e) Las entidades participantes pueden llevar a cabo la conciliación de su cuenta de depósito utilizando los archivos XML de extractos y movimientos que diariamente transmite el Banco de la República a través del servicio de transmisión de archivos HTRANS. Dado que cada Entidad Participante puede obtener del sistema sus extractos diarios, el Banco de la República no emitirá estos reportes en forma impresa. Las entidades participantes destinatarias de transferencias de fondos por cuenta de terceros, recibirán durante el día, en archivo plano, la información correspondiente a este tipo de operaciones, con el fin de que los fondos puedan ser aplicados con mayor prontitud en la cuenta del tercero.

d) Cada entidad podrá obtener en pantalla, a través del menú de consulta y reportes, submenú reporte de transferencias opción reporte extracto oficial mensual, el cual podrá ser impreso o guardado electrónicamente. Esta información estará disponible durante todo el mes siguiente al que esté finalizando. Si una entidad requiere de un extracto que ya no se encuentre disponible en el sistema, la solicitud correspondiente deberá tramitarse a través del departamento de sistemas de pago del Banco de la República, teniendo en cuenta lo indicados en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular. El costo de las copias correspondientes será cargado a la Cuenta de Depósito de la entidad solicitante.

e) Cuando se realice la apertura de una cuenta de depósito en el sistema CUD, se asignará por defecto un portafolio cero (0), dentro del cual quedarán clasificados todos los Movimientos ocasionados por las transferencias de fondos liquidadas. Sin embargo, el representante legal de la entidad participante podrá solicitar la apertura de códigos de portafolio adicionales, enviando una comunicación dirigida a la dirección departamento de sistemas de pago del Banco, teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1 del capítulo VI de esta circular. Esta funcionalidad permitirá la clasificación de los movimientos de las transferencias de fondos dentro de una misma cuenta de depósito. La forma de utilizar los portafolios en cuestión, se describe en el capítulo “Portafolio y cuenta contraparte” del Manual del Usuario del Sistema.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-20

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

f) Para utilizar el “Servicio de liquidación de transacciones por archivo” cada Entidad debe realizar la construcción de los archivos en formato XML y las pruebas para lograr la certificación respectiva de su correcto funcionamiento. Una vez logrado este objetivo, un funcionario de la Entidad interesada que tenga asignado un perfil en el CUD diferente al de consulta y que a su vez sea usuario de Suced o la que la sustituya en el futuro, deberá remitir vía correo electrónico a la dirección “cuentadedepósito@banrep.gov.co” una comunicación firmada digitalmente, informando de la culminación exitosa de las pruebas, de la certificación de funcionamiento del servicio y relacionando los usuarios que van a remitir los archivos en ambiente de CUD producción.

g) Los archivos a través de los cuales se tramitan transferencias de fondos utilizando el servicio de liquidación de transacciones por archivo deben ser firmados con Suced por un usuario con perfil de aprobación en el sistema CUD. En el caso de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional DGCPTN, los archivos deberán ser firmados con las condiciones especiales de seguridad acordadas con el Banco de la República. La dirección general de crédito público y del tesoro nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es responsable de la actualización del repositorio de certificados de confianza de acuerdo con el mecanismo establecido en el documento “Procedimiento para la administración de certificados digitales por parte de la DGCPTN”.

h) La administración de los perfiles de los usuarios del sistema CUD será responsabilidad directa de cada entidad participante. Esta labor debe ser realizada por un funcionario designado como administrador, quien únicamente podrá actualizar los perfiles de los usuarios de su entidad y en ningún caso estará autorizado para actuar en el sistema con perfil de captura, aprobación, provisión de efectivo o consulta de operaciones.

i) De conformidad con las normas de seguridad definidas por el Banco de la República, es de suma importancia que el perfil de captura de transferencias sea asignado a persona diferente a aquella a la que se asigne el perfil de aprobación, con el fin de garantizar una adecuada segregación de funciones en la intervención realizada para el trámite de las operaciones; sin embargo, es potestad de cada entidad participante asignar el perfil que permite la captura. Y la aprobación de las transacciones a un solo funcionario, sin que el Banco de la República se haga responsable de las posibles repercusiones que en términos de seguridad se deriven de tal hecho.

El usuario al que se asigne un perfil de captura o de aprobación en CUD, puede, según su perfil, capturar o aprobar operaciones tanto en la cuenta de depósito en moneda nacional como en la cuenta de depósito en moneda extranjera.

j) El CUD efectúa en forma automática un control que permite verificar, en el momento de la aprobación de la operación, que la sucursal a la que pertenece el usuario con perfil de aprobación, corresponda a la sucursal elegida por el usuario con perfil de captura.

2. Mecanismos de agilización de liquidación de operaciones.

Para agilizar el cumplimiento de las operaciones que resulten en cola de espera, el CUD cuenta con diferentes funcionalidades que permiten de manera manual o automática reintentar su Liquidación.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-25

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

El servicio de liquidación de transacciones por archivo se prestará entre las 7:00, y las 19:45 horas para la captura de operaciones y entre las 7:00, y las 19:55 horas para la aprobación de las mismas. Si se presenta algún inconveniente técnico u operativo para tramitar las operaciones por el servicio en mención, se debe seguir las instrucciones relacionadas en el anexo 4. Manual de Contingencia Sistema CUD.

3.1 Solicitud de Extensión del Horario de Servicio del CUD y el DCV por parte de Entidades Participantes.

Las Entidades participantes podrán, ante situaciones excepcionales, solicitar al Banco de la República la extensión de los horarios para la prestación de los servicios del CUD, del DCV o de ambos sistemas, por periodos consecutivos de 60 minutos. Para el efecto, deberán presentar solicitud formal a través de la opción “Captura de Solicitud de Extensión de Horario” del CUD, a más tardar a las 20:00 horas, o antes de la nueva hora de cierre, cuando esta se haya ya modificado, indicando el sistema cuya ampliación de horario se requiere.

Las Entidades podrán pedir extensión de horarios máximo hasta las 24:00 horas (12 de la noche); a partir de esta hora se inhabilitará el servicio de CUD. El proceso de ampliación de horarios tiene un tiempo de ejecución de 3 minutos y a su final el sistema despliega el mensaje “Los horarios han sido extendidos 1 hora”. Y muestra a la entidad solicitante el nuevo horario vigente en el sistema.

Solicitudes de ampliación de horarios ya tramitadas en el sistema podrán cancelarse por parte de la entidad solicitante, siempre y cuando la respectiva cancelación se tramite en el CUD con por lo menos cinco (5) minutos de anticipación a la hora de su entrada en vigencia y/o, no haya tramitada ya en el CUD una solicitud adicional para ampliar nuevamente los horarios, una vez cumplido el plazo de la ampliación que se desea cancelar. Para el efecto, se utilizará la opción del CUD indicada en el párrafo anterior.

La información referente a los horarios del servicio vigentes (incluidas ampliaciones ya tramitadas en CUD) podrá ser consultada en línea por la opción “Captura de solicitud de extensión de horario” del sistema. Por esta misma opción, las entidades solicitantes de ampliaciones de horario podrán consultar en línea el estado de sus solicitudes.

Dado que las ampliaciones en los horarios de los sistemas en cuestión impactan de manera general al sistema financiero y retrasan la compensación de cheques a nivel nacional, serán reportadas por el Banco de la República a la Superintendencia Financiera de Colombia para los efectos que considere pertinentes. En forma adicional, la entidad solicitante de la extensión de horario, deberá enviar al siguiente Día Bancario, una comunicación dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago del Banco de la República, suscrita por un representante legal competente en la que informe las causas del incidente y las medidas que se adoptarán para evitar su repetición, la cual será remitida a la Superintendencia Financiera, junto con el respectivo reporte de ampliación de horarios. La comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular Finalmente, la entidad que solicite por el CUD la extensión de horario de uno o los dos sistemas mencionados, deberá pagar al Banco la tarifa que se define para el efecto en la Circular Reglamentaria Externa DSP-272, correspondiente al Asunto 16 del Manual del Departamento de Sistemas de Pago “Tarifas por la administración de cuentas de depósito y por operaciones en el CUD”, o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

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(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

2. Requisitos para la vinculación al servicio de liquidación.

Para vincularse al servicio de liquidación, los administradores de sistemas externos no operados por el Banco de la República deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a) Aportar los documentos en donde conste: (i) Que se encuentran debidamente autorizados por la Superintendencia Financiera, o por la entidad estatal que haga sus veces, para administrar el (Ios) sistema(s) externo(s) en relación con el(los) cual(es) pretendan utilizar el Servicio de Liquidación.

(ii) El reglamento de operación del (los) respectivo(s) sistema(s) externo(s) y la constancia sobre la aprobación del (los) mismo(s) por parte de la autoridad competente.

b) Obtener autorización del Banco de la República para la apertura de sus cuentas de depósito de administración y de liquidación, atendiendo para el efecto el procedimiento y los requisitos descritos en el Capítulo II de la Circular Reglamentaria Externa DSP-157, correspondiente al asunto 7 “Cuentas de depósito” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago y las demás normas que la modifiquen o sustituyan.

e) Realizar el intercambio de llaves públicas con el Banco de la República, necesarias para firmar digitalmente los archivos.

d) Los funcionarios del Sistema Externo responsables de firmar los archivos, deben tener perfil de aprobación en CUD.

e) Haber suscrito o suscribir los contratos requeridos para la apertura de las cuentas de depósito y para la vinculación al servicio de liquidación, de acuerdo con los modelos suministrados por el Banco.

f) Estar en capacidad ele generar archivos en formato XML para el envío ele las órdenes de transferencia al Banco, adelantando las pruebas necesarias para lograr la certificación respectiva. Una vez obtenida esta certificación, deberán remitir una comunicación dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago del Banco, suscrita por un representante legal de la entidad informando acerca de la culminación exitosa de las pruebas y relacionando los usuarios que van a remitir los archivos al CUD en el ambiente ele producción. La comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1 del capítulo VI de esta circular.

3. Obligaciones y responsabilidades.

3.1 De los Administradores de Sistemas Externos.

Los administradores ele sistemas externos deberán cumplir las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las Normas del Servicio, del contrato de cuenta de depósito y del contrato de vinculación al servicio de liquidación:

a) Emplear los formatos diseñados por el Banco de la República para transmitir Archivos al CUD.

b) Dar cumplimiento a los horarios establecidos por el Banco de la República para el trámite de archivos a través del servicio de liquidación.

e) Verificar electrónicamente la información correspondiente a los registros que envíe o reciba por el servicio de liquidación y validarla contra los datos de sus participantes y las instrucciones y/o autorizaciones suministradas por estos.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-28

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

d) Conservar los registros, tanto recibidos como enviados, al menos por el término de conservación al que estén legalmente obligados.

e) Atender, dentro de los dos (2) Días Bancarios siguientes a su recepción, los requerimientos de información que les formulen el Banco de República, y contestar oportunamente las solicitudes que le formulen las autoridades judiciales y administrativas.

f) Aceptar los registros del Banco de la República como prueba de las órdenes de transferencia cursadas a través del servicio de liquidación.

g) Informar al Banco de la República en forma inmediata y por escrito, los inconvenientes o fallas que se presenten en la operación del Servicio de Liquidación.

h) Cumplir con los estándares de seguridad para el acceso y manejo de claves y perfiles que se establecen en el Manual de Sebra" o del sistema que lo sustituya.

i) En relación con sus Participantes que deseen autorizar al Banco de la República para recibir y procesar, sin confirmación previa, las órdenes de transferencia débito enviadas por el respectivo sistema externo, éste último deberá gestionar la suscripción de la autorización correspondiente, otorgada por cada uno de dichos Participantes, la cual deberá estar dirigida al Banco de la República, conforme al formato del Anexo 5. Dicha autorización deberá ser entregada al sistema externo quién luego la radicará en el Banco de la República y deberá ser suscrita por un representante legal competente del participante del sistema externo, con reconocimiento de contenido y firma ante notario, y acompañarse del respectivo certificado de existencia y representación legal (original o copia autenticada) con no más de 30 días de expedido por la Superintendencia Financiera o la autoridad competente.

j) El Sistema Externo deberá adelantar las pruebas de débito automático con el sistema CUD y una vez terminadas las pruebas, deberá remitir una comunicación dirigida a la Dirección del Departamento de Sistemas de Pago del Banco, suscrita por un representante legal de la entidad, informando acerca de la culminación exitosa de las mismas y de la fecha en la que iniciará el envío de este tipo de transacciones. La comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1 del capítulo VI de esta circular. k) Informar en forma inmediata al Banco de la República acerca de la vinculación o desvinculación de un participante de sistema externo a sus servicios de compensación y liquidación de transacciones, siempre que dicho Participante haya dado la autorización a que se refiere el literal anterior.

3.2. Del Banco de la República como Operador del Servicio de Liquidación.

El Banco de la República tendrá las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del servicio del contrato de cuenta de depósito y del contrato de vinculación respectivos:

a) Procesar en los horarios definidos los archivos que cumplan con las condiciones especificadas en el documento denominado “Servicio de liquidación de transacciones por archivo entre cuentas de depósito”, publicado en carteleras electrónicas de Sebra opción CUD.

b) Validar los archivos enviados por los sistemas externos y rechazar aquellos que no cumplan con los requisitos establecidos para los mismos.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-30

Procedimientos de operación

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

4.1 Transferencia de fondos.

A continuación se describen los procedimientos para el intercambio de Archivos entre los sistemas externos vinculados y el Banco de la República por el CUD:

4.1.1 Transmisión y seguridad en la información.

El sistema externo trasmitirá al Banco los archivos con órdenes de transferencia por procesar y recibirá de éste archivos que confirmen su estado, utilizando el servicio HTRANS provisto por Sebra. Dichos archivos deberán ser firmados digitalmente con Suced, a fin de garantizar la autenticidad y el origen de la información.

La descripción de la estructura de los anteriores archivos se encuentra detallada en el documento denominado “Servicio de liquidación por archivo en cuentas de depósito”, publicado carteleras electrónicas de Sebra opción CUD.

4.1.2 Identificación de las operaciones.

Cada transacción deberá ser identificada por el sistema externo con un número consecutivo diario, que no se repetirá, aun si la operación es anulada.

4.1.3 Tipos de Registro.

- Registro tipo 1: Corresponde al encabezado de cada archivo y contiene información referente al sistema externo, la secuencia de archivos, los controles por totales y la instrucción de liquidación en bloque de transacciones o individual de los registros.

- Registro tipo 2: Corresponde a órdenes de transferencia débito que se deben crear en el CUD en “estado capturado”, para que las entidades receptoras correspondientes realicen su aprobación o rechazo desde sus estaciones remotas. Una vez aprobadas, los respectivos fondos se trasladan por el CUD, de la cuenta de depósito de la entidad receptora a la cuenta de depósito del sistema externo que originó el archivo inicial. Esta última cuenta de depósito viene definida en la estructura del registro como “cuenta crédito”. Toda vez que las órdenes de transferencia enviadas mediante este tipo de registros solo se liquidarán una vez aprobadas por las entidades receptoras, no podrán ser utilizadas por sistemas externos que utilicen esquemas de liquidación multilateral neta mediante archivos periódicos, el Banco de la República informará a los sistemas externos acerca de la aprobación por parte de las correspondientes entidades receptoras, de las órdenes de transferencia débito creadas por el CUD como resultado de la recepción de registros tipo 2, pudiendo verificar dichos sistemas externos, a través del CUD, la disponibilidad de los respectivos recursos en su(s) cuenta(s) de depósito de liquidación. Aquellas órdenes de transferencia que no sean aprobadas por las entidades participantes receptoras dentro del horario de operación del servicio de liquidación, serán retiradas automáticamente del CUD y se entenderán como no cursadas.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-35

Capítulo VI

Disposiciones finales

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

1. Trámites reglamentarios, notificaciones y solicitudes de Información.

Para solicitar ante el Banco de la República cualquier trámite reglamentario o solicitud de información indicada en esta circular, así como para remitir alguna notificación, las entidades podrán utilizar una de las dos siguientes modalidades:

a) Remitir los documentos mediante correo electrónico a la lista “cuentadedeposito@banrep.gov.co”, con el lleno de los siguientes requisitos:

- La solicitud debe ser presentada por el funcionario indicado para cada caso, a través de una comunicación en la que se indique el trámite requerido, su nombre, cargo y firma manuscrita.

- La comunicación debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad.

- Con la comunicación y documentos anexos requeridos para cada caso se debe crear un archivo PDF que debe ser firmado digitalmente con Suced (o la que la sustituya en el futuro).

- El archivo encriptado debe ser remitido preferiblemente desde correos personales corporativos y únicamente a la dirección de correo “cuentadedeposito@banrep.gov.co”. Si la solicitud se remite desde un correo corporativo (Ej. Tesorería@ xxx. com.co), en el texto de la carta se deberá informar el correo personal corporativo del usuario al cual se le informará sobre el resultado de su solicitud, lo cual de ser necesario se remitirá firmado digitalmente.

- En el asunto del correo se debe mencionar en forma resumida, el trámite requerido (ej. Solicitud notificación de créditos).

- No se tramitarán solicitudes que sean remitidas a direcciones de correo diferentes a la antes indicada o que no cumplan con los demás requisitos.

b) Radicar los respectivos documentos en la ventanilla de correspondencia del Banco, caso en el cual:

- La comunicación deberá ser suscrita por un representante legal con reconocimiento de texto y firma ante notario.

- Debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad.

- Se le deberá adjuntar original, copia auténtica o fotocopia autenticada del certificado de existencia y representación legal de la entidad que los vigile con vigencia no superior a treinta (30) días.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-37

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

No obstante lo anterior, las entidades participantes y el Banco estarán obligados a suministrar la información que las autoridades judiciales o administrativas competentes les soliciten para el desarrollo de sus funciones y de acuerdo con la ley, sobre las instrucciones dadas o recibidas y las Órdenes de Transferencia cursadas a través del CUD.

5. Información adicional.

El Banco de la República suministrará información adicional en el departamento de sistemas de pago, en el “call center” 3430353, o en la dirección de correo electrónico sistemacud@banrep.gov.co

(Espacio disponible)

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)