Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DSP – 158 DE 2014

(Noviembre 23)

Manual de Sistemas de Pago

Destinatario: Oficina Principal y Sucursales del Banco de la República y Depositantes del Banco de la República.

Asunto 8: Sistema de cuentas de depósito CUD

Hoja 8-00

Con la presente Circular se modifican las Hojas 8-2, 8-3, 8-6, 8-7, 8-14, 8-17, 8-18, 8-27, 8-28, 8-29, 8-32, 8-40 del 3 de julio de 2015, las Hojas 8-4 y 8-11 del 10 del 10 agosto de 2015, las Hojas 8-A2-2 del Anexo 2 y 8-A3-3 del Anexo 3 del 3 de julio de 2015 de la Circular Reglamentaria Externa DSP-158, correspondiente al Asunto 8: “Sistema cuentas de depósito CUD” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago.

La citada circular se modifica para:

• Actualizar algunos términos utilizados en el glosario

• Indicar los canales través de los cuales se pueden ser programadas en el CUD órdenes de transferencia con Fecha Valor Futura-FVF.

• Incluir las condiciones de uso de las Órdenes de Transferencia FVF.

• Incluir en los procedimientos, la excepción del requisito de reconocimiento de texto y firma ante notario en los trámites solicitados por las entidades del sector público.

• Incluir transacciones de transferencias de fondos para ser utilizadas en operaciones Next Day con la Cámara de Divisas.

Hoja 8-2

d) CEDEC: Sistema de Compensación Electrónica de Cheques administrado por el Banco de la República para procesar la información recibida de las entidades que participan en la compensación interbancaria de cheques.

e) CENIT: Sistema de Compensación Electrónica Nacional Interbancaria- ACH del Banco de la República.

f) Certificados digitales PKI: Infraestructura de llaves Públicas PKI del Banco de la República que brinda servicios de firma digital y ciframiento para mantener segura la información que se manipula en forma electrónica.

g) Cola o cola de espera: Funcionalidad del CUD que permite el registro centralizado en el Sistema de transacciones cuya Liquidación en línea resulte fallida, a efectos de procurar su posterior Liquidación mediante la aplicación de Mecanismos de Agilización de Operaciones.

h) Compensación: En armonía con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 9º de la Ley 964 de 2005 y en el artículo 2º, literal e) de la Resolución Externa 5 de 2009, de la Junta Directiva del Banco de la República, se entenderá por Compensación la determinación de las obligaciones de entrega de valores, divisas, dinero, derivados u otros productos financieros, según el caso, entre los participantes de un Sistema de Pagos, incluyendo el CUD, o de un sistema externo, derivadas de las operaciones realizadas entre ellos, ya sea que se utilicen o no mecanismos multilaterales o bilaterales para establecer el valor neto de dichas obligaciones.

i) Contingencia de Sebra: Conjunto de procedimientos operativos y tecnológicos definidos por el Banco de la República para garantizar la continuidad en la prestación del servicio de Liquidación del CUD ante situaciones de interrupción temporal del sistema Sebra.

j) Contactos: Funcionalidad del CUD para administrar la comunicación entre el Banco y las entidades participantes, que permite a los usuarios con perfil de aprobación registrar datos básicos de los usuarios autorizados para recibir tanto notificaciones del Banco de la República como archivos de extracto.

k) Cuenta de Depósito: Cuentas en moneda legal y/o extranjera que las entidades participantes tienes abiertas en el Banco de la República en el marco de un contrato de depósito suscrito de conformidad con lo dispuesto en las Resolución Interna 3 de 2015 de la Junta Directiva del Banco de la República y las que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

1) Cuenta de depósito de administración: Cuenta de depósito abierta por los administradores de sistemas externos diferentes de los administrados por el Banco de la República, para manejar sus propios recursos y efectuar los pagos de tarifas, intereses, sanciones y demás cobros administrativos que implique la utilización de los servicios prestados por el Banco.

m) Cuenta de depósito de liquidación: Cuenta de depósito abierta por los administradores de sistemas externos diferentes de los administrados por el Banco de la República, para efectuar los movimientos de fondos asociados a la Liquidación de la compensación (bruta o neta) realizada por los respectivos sistemas externos, incluyendo el manejo o administración de las garantías.

n) Día bancario: Cualquier día hábil de atención al público del servicio bancario en la ciudad de Bogotá, excluidos los días sábados, domingos y festivos.

o) Doble intervención: Se refiere a que toda orden de transferencia exige una intervención de captura y otra de aprobación, antes de afectar los saldos de las cuentas de depósito.

Hoja 8-3

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

p) Encripción: Mecanismo para brindar confidencialidad a la información a través de algoritmos matemáticos especiales y datos privados que garantizan que sólo quien los conozca podrá obtener acceso a dicha información.

q) Entidad participante: Nombre genérico con el que se designa a las entidades que sean autorizadas por el Banco de la República para utilizar los servicios del sistema CUD.

r) Entidad participante originadora: Entidad participante que envía al CUD una Orden de Transferencia Crédito o Débito para su Compensación y/o Liquidación.

s) Entidad participante receptora: Entidad participante cuya cuenta de depósito es afectada (debitada o acreditada) por concepto de órdenes de transferencia débito o crédito enviadas al CUD por otra entidad participante.

t) Estado de orden de transferencia o estado: Corresponde a las fases por las que puede pasar una orden de transferencia enviada al CUD. Para mayor detalle remitirse al “Manual de Usuario Externo Nuevo CUD” publicado en WSEBRA, opción Carteleras electrónicas, menú CUD.

u) Firma digital: La firma digital señalada en la Ley 527 de 1999 se define como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

v) Garantía: Todo activo realizable, incluido el dinero, que haya sido entregado o puesto a disposición del sistema de cuentas de depósito - CUD o de un sistema externo por un participante, ya sea propio o de un tercero, para asegurar la liquidación de las órdenes de transferencia procesadas por dicho sistema.

w) Gestión centralizada de colas: Funcionalidad del CUD que permite la Liquidación de las operaciones en cola de espera, mediante un procesamiento automatizado sujeto a la disponibilidad de saldos en las cuentas de depósito. Se fundamenta en dos mecanismos para la Liquidación bruta de las operaciones: los Repiques PIFO Bypass y la liquidación bruta en bloque de transacciones.

x) Gestión descentralizada de colas: Funcionalidad del CUD que permite a cada entidad participante consultar su cola de espera y reintentar la Liquidación de una o varias de las operaciones que se encuentren en dicha cola.

y) HTRANS: Aplicativo de transmisión de archivos que el Banco de la República provee a las entidades participantes.

z) Instrucción de liquidación en bloque: Información contenida en el encabezado de un archivo que indica que el grupo de órdenes de transferencia contenidas en el mismo se procesan sí y sólo sí todas cumplen con las condiciones para ser realizadas. De lo contrario, no se procesa ninguna y se informa del hecho al respectivo sistema externo.

aa) Liquidación: Cumplimiento definitivo de una orden de transferencia o un conjunto de ellas, mediante cargos y abonos realizados en las Cuentas de depósito de las entidades participantes.

bb) Liquidación bruta en bloque de transacciones: Proceso automatizado en el cual se trata de liquidar en forma bruta, pero en conjunto, las operaciones individuales que se encuentren en cola de espera, a efectos de optimizar el uso de los fondos disponibles en las respectivas cuentas de depósito.

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

Hoja 8-4

cc) Mecanismos de agilización de liquidación de operaciones: Esquemas automatizados de operación del CUD para el procesamiento de las transacciones en la cola de espera, que contemplan tanto la gestión descentralizada como la gestión centralizada de colas.

dd) Normas del Servicio: Se refiere, en su conjunto, a la Resolución Internas No. 3 de __ 2015 expedida por la Junta Directiva del Banco de la República, las Resoluciones Externas 4 de 2006 y 5 de 2009 dictadas por la misma Corporación, en su partes pertinentes, la Circular Reglamentaria Externa DSP- 157, correspondiente al Asunto 7 “Cuentas de depósito” del Manual del departamento de sistemas de pago, la presente circular reglamentaria y las demás normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.

ee) Orden de transferencia: Instrucción incondicional dada por un participante al sistema de cuentas de depósito - CUD o a un Sistema Externo para transferir una determinada suma de dinero, valores, divisas u otros activos financieros a uno o varios beneficiarios designados en dicha instrucción.

ff) Orden de transferencia aceptada: Orden de transferencia que ha cumplido con todos los requisitos y controles de riesgo establecidos para el efecto en el presente reglamento o en el reglamento de un sistema externo y que, por ende, de acuerdo con lo establecido en la Ley 964 de 2005, en el Decreto 1456 de 2007 y en las Resoluciones Externas 4 de 2006 y 5 de 2009 de la Junta Directiva del Banco, según el caso, se considera firme, irrevocable, exigible y oponible a terceros. Esta definición no resulta aplicable a los Sistemas de Pago de bajo valor, cuya regulación no incorpora el tema de finalidad y aceptación de las órdenes de transferencia.

gg) Orden de transferencia crédito: Es una orden de transferencia de dinero en virtud de la cual se debita la cuenta de depósito de la entidad participante ordenante y se abona o acredita, por el mismo valor, la cuenta de depósito de la entidad participante receptora.

hh) Orden de transferencia débito: Es una orden de transferencia de dinero en virtud de la cual se debita la cuenta de depósito de la entidad participante receptora y se abona o acredita, por el mismo valor, otra cuenta de depósito que puede ser la de la entidad depositante ordenante.

ii) Movimiento: Registro electrónico que se genera por cada afectación de los saldos de las cuentas de depósito.

jj) Notificación de crédito y/o débito, o notificación: Archivos informativos en formato XML que el CUD envía a las entidades participantes que soliciten el servicio, cuando reciban créditos y/o débitos en sus cuentas de depósito. Igualmente a la notificación de créditos y/o débitos se puede acceder mediante la invocación de un servicio WEB.

kk) Participante de sistema externo - participante: Persona jurídica que, siendo titular de una cuenta depósito en el Banco de la República, se encuentra autorizada para participar en forma directa en algún sistema externo.

ll) PKI: Infraestructura de gran alcance que se basa en conceptos de llaves públicas y privadas.

mm) Prioridad: Identificador numérico que acompaña a todas las transacciones que ingresan al CUD y que define el orden en el cual éstas deben ser liquidadas tanto en el momento de su ingreso al CUD, como en los procesos de repique FIFO Bypass.

Hoja 8-6

vv) S3: Servicio de seguridad semántica - es la aplicación que integra los diferentes servicios provistos por las aplicaciones corporativas del Banco de la República. Funciona sobre una arquitectura orientada a servicios.

ww) Servicio web: Tecnología que utiliza un conjunto de protocolos y estándares para intercambiar datos entre aplicaciones de software, las cuales aún desarrolladas en lenguajes de programación diferentes y ejecutadas sobre cualquier plataforma pueden por su intermedio intercambiar datos en redes de ordenadores como Internet.

xx) Sebra: Plataforma de seguridad y de comunicaciones para el ingreso a los diferentes aplicativos corporativos que ofrece el Banco a las entidades participantes.

yy) Servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos o servicio de liquidación: Se refiere al servicio que el Banco de la República presta a los administradores de sistemas externos y que se encuentra descrito y reglamentado en el capítulo IV de esta circular y en los manuales de operación que se expidan con fundamento en la misma.

zz) Sistema de cuentas de depósito, CUD, o el sistema: Es el sistema de pagos de alto valor del Banco de la República, descrito y reglamentado en esta circular.

aaa) Sistema de pagos: Conjunto organizado de políticas, reglas, acuerdos, instrumentos de pago, entidades y componentes tecnológicos, tales como equipos, software y sistemas de comunicación, que permiten la transferencia de fondos entre los participantes, mediante la recepción, el procesamiento, la transmisión, la compensación y/o la liquidación de órdenes de transferencia y recaudo.

bbb) Sistema de pagos de alto valor: Sistema de pagos que, además de cumplir con las características y requisitos señalados en el literal anterior, procesa órdenes de transferencia por un valor promedio diario superior al indicado en artículo 1º , literal o) del Decreto 1400 de 2005, o en las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

ccc) Sistema externo: Es cualquier sistema de compensación y liquidación de operaciones sobre valores, sistema de compensación y liquidación de divisas, sistema de compensación y liquidación de futuros, opciones y otros activos financieros, cámara de riesgo central de contraparte o sistema de pagos diferente del CUD, debidamente autorizado por la autoridad competente para operar en Colombia.

ddd) Suced: Sistema unificado de certificación digital que permite firmar y validar archivos y órdenes transferencia de fondos en línea o por servicios WEB.

eee) Tipo de registro: Parte de la estructura de los archivos que determina las condiciones bajo las cuales se deben liquidar en las cuentas de depósito las órdenes de transferencia contenidas en los respectivos registros.

fff) Token Criptográfico: Token de seguridad (también token de autenticación o token criptográfico), es un dispositivo electrónico que se le da a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de autenticación, comúnmente denominados tokens USB, los cuales permiten almacenar contraseñas y certificados y, además, llevar la identidad digital de la persona.

ggg) Token de seguridad: Dispositivo electrónico de seguridad para el ingreso a SEBRA y a los aplicativos o módulos autorizados para cada usuario.

hhh) Transferencias de fondos con fecha valor futura TFF: Son las transferencias de fondos que las entidades participantes ordenan para ser liquidadas en una fecha posterior a la de su envío al sistema.

Hoja 8-7

iii) Transferencias de fondos por cuenta de terceros: Son las transferencias de fondos contra cuentas de depósito que las entidades participantes realizan por cuenta de un tercero, persona natural o jurídica.

jjj) XML (Extensible Markup Language): Estándar internacional utilizado para el intercambio de información financiera.

4. Características del sistema de cuentas de depósito.

El CUD es un sistema de liquidación bruta en tiempo real de órdenes de transferencia enviadas por las entidades participantes, para ser cumplidas mediante débitos y créditos a sus cuentas de depósito. El citado esquema de operación consiste en la Liquidación individual de cada orden de transferencia en el momento de su recepción, siempre y cuando la entidad participante deudora disponga de saldo suficiente en su cuenta de depósito y no tenga en su cola de espera órdenes de transferencia identificadas con una mayor prioridad.

El descrito esquema controla de manera efectiva los riesgos de crédito y sistémico asociados al funcionamiento de los sistemas de pago, en la medida en que minimiza el lapso transcurrido entre la recepción de las Órdenes de Transferencia y su cumplimiento definitivo o Liquidación.

El control de saldos en línea y la disponibilidad inmediata de los recursos asociados a las órdenes de Transferencia liquidadas, debidamente complementados con los mecanismos de liquidez que se mencionan en el párrafo siguiente, ofrecen a las entidades participantes herramientas eficaces para reducir la probabilidad de incumplimientos en las obligaciones a cargo, previniendo el riesgo istémico.

Para el control del riesgo de liquidez, el CUD cuenta con los mecanismos descritos en el numeral 2º del Capítulo III de la presente circular, encaminados a agilizar la liquidación de las órdenes de transferencia y a minimizar la liquidez necesaria para el efecto. En forma adicional, como mecanismo de liquidez, para minimizar trabas en las operaciones y facilitar la realización oportuna de los pagos, los agentes colocadores de OMA, que son entidades participantes del CUD, tienen acceso a los repo intradía del Banco de la República, reglamentados mediante Circular Reglamentaria Externa DFV- 120, Asunto 61 “Repo intradía”, del Manual del Departamento de Fiduciaria y Valores.

De manera general, el CUD cuenta con las siguientes funcionalidades y características operativas:

a) Permite la realización de transferencias de fondos entre Cuentas de Depósito en moneda nacional y extranjera, en línea y en tiempo real.

b) Maneja diferentes tipos de saldos, a saber: disponible, en canje, reservado, embargado, compensación provisional cheques y compensación provisional CENIT, los cuales pueden ser consultados en línea por pantalla y reporte.

c) Permite el envío de órdenes de transferencias con fecha valor futura TFF, las cuales pueden ser enviadas al sistema en línea, mediante archivo XML o a través de servicios web.

Hoja 8-11

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

directamente sobre el CUD o a través de los diferentes aplicativos internos, siempre y cuando los movimientos se originen en operaciones realizadas en concordancia con la normatividad y los contratos aplicables a cada uno de ellos.

6. Participantes.

6.1 Entidades participantes.

Podrán acceder a los servicios del sistema de cuentas de depósito-CUD, todas aquellas entidades que mantengan cuentas de depósito en moneda legal colombiana en el Banco de la República, de acuerdo con lo establecido en la Resolución Interna No. 3 de 2015 de la Junta Directiva del Banco.

6.2 Condiciones y requisitos de acceso al sistema de cuentas de depósito.

a) Estar vinculados al Sebra y disponer de una estación de trabajo con los programas y los equipos informáticos y de comunicación requeridos por el Banco de la República.

b) Mantener una cuenta de depósito en moneda legal en el Banco de la República, previo el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes para dicho fin.

c) Tramitar el formato de “Novedades usuarios Banco de la República”, diligenciando los campos correspondientes al Sistema CUD, para la asignación del perfil de administrador de perfiles de usuarios o para la creación de nuevos usuarios en el sistema, a quienes se les debe solicitar en forma simultánea la asignación del token OTP. El formato en mención se encuentra disponible en http://www.banrep.gov.co/es/sebra (Novedades de usuarios Sebra).

d) Tramitar el formato de “'Novedades de Suscriptor CA – BANREP (Formato BR-3-598-0)”, diligenciando los campos correspondientes al sistema CUD, para los usuarios que vayan a aprobar operaciones en línea o a firmar los archivos con órdenes de transferencia de fondos, adicionalmente estos usuarios deben estar registrados en CUD con perfil de aprobación. El formato en mención se encuentra disponible en http://www.banrep.gov.co/temas/6923.

e) Tramitar el formato de “Novedades de Suscriptor CA - BANREP (Formato BR-3-598-0)”, diligenciando los campos correspondientes al sistema CUD, para los usuarios que vayan a recibir los extractos de cuenta de depósito vía correo electrónico en escenarios de contingencia. El formato en mención se encuentra disponible en http://www .banrep.gov .co/temas/6923

f) El Banco de la República no tramitará novedades de usuarios diferentes a la creación inicial de los mismos y a la asignación del perfil de administrador de perfiles de usuarios, toda vez que el funcionario con este último perfil en cada entidad, será responsable de asignar, modificar e inhabilitar los perfiles de los usuarios CUD.

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

Hoja 8-14

Cuando tenga conocimiento de la designación posterior del agente especial, el departamento de sistemas de pago le remitirá a éste una comunicación en la cual se informe que salvo que se reciban instrucciones en contrario, se mantendrán los usuarios y perfiles vigentes en ese momento.

b. Cuando se trate de una orden de suspensión de pagos, de la liquidación o de la admisión o inicio de cualquier otro proceso concursal o de una medida judicial o administrativa que tenga los mismos efectos legales, el departamento de sistemas de pago -DSP procederá en el horario en que ello sea técnica y operativamente posible a inhabilitar los usuarios registrados previamente por la Entidad Participante intervenida en el sistema de cuentas de depósito y en Sebra, a efectos de evitar que dicha entidad envíe nuevas órdenes de transferencia para utilizar los recursos disponibles en su cuenta de depósito. dado que las órdenes de transferencia que se encuentren en la cola de espera de la entidad participante intervenida no están aceptadas aún en el CUD, serán bloqueadas en dicha cola. Las demás entidades participantes podrán seguir enviando a través del CUD órdenes de transferencia para acreditar o abonar la cuenta de depósito de la entidad participante intervenida.

El funcionario competente (funcionario designado o responsable de ejecutar la medida, agente especial, liquidador, etc.) podrá, luego de haber autorizado el desbloqueo de la cuenta de depósito de la entidad participante intervenida, de acuerdo con el procedimiento descrito en numeral 16 del capítulo 11 de la Circular Reglamentaria Externa DSP-157 (Asunto 7 del Manual del Departamento de Sistemas de Pago – “Cuentas de Depósito”), autorizar la habilitación de usuarios en el CUD, quienes podrán eliminar las órdenes de transferencia previamente bloqueadas en la cola de espera, o permitir que continúe su proceso de liquidación. Estas instrucciones se aplicarán hasta tanto se reciba comunicación en contrario por parte del mismo agente designado o del que lo sustituya legalmente, con el cumplimiento de los requisitos antes indicados.

c. Sin perjuicio de lo anterior y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 de la Resolución Externa 5 de 2009 de la Junta Directiva del Banco de la República, incluso después de notificado personalmente el Banco acerca de la toma de posesión de los bienes, haberes y negocios de una entidad participante, de su liquidación o de otra medida similar adoptada sobre ella en desarrollo de un proceso concursal, por orden de la Superintendencia Financiera o de otra autoridad competente, el sistema continuará recibiendo órdenes de transferencia, provenientes de sistemas externos diferentes a los sistemas de pago de bajo valor y que hayan sido previamente aceptadas por éstos, aun cuando impliquen débito a la cuenta de depósito de la entidad participante intervenida, siempre y cuando el respectivo sistema externo se encuentre vinculado al servicio de liquidación, las órdenes de transferencia aceptadas no correspondan a cargos por concepto de tarifas, impuestos, sanciones, ajustes o cualquier otro cobro administrativo, y se envíen mediante registros tipo 7 o tipo 2 (ver numeral 4.1.3 del capítulo IV de la presente circular). Las órdenes de transferencia débito enviadas al CUD mediante

Hoja 8-17

suscrita por un representante legal, venir con reconocimiento de contenido y firma ante notario (condición esta que no aplica en el caso de las entidades públicas) y estar acompañada de copia auténtica o fotocopia autenticada del certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera o la autoridad competente con no más de 30 días de antigüedad o de copia simple del decreto o resolución de nombramiento y del acta de posesión del funcionario que en calidad de representante legal suscribe la comunicación en el caso de las entidades públicas no vigiladas por la superfinanciera. La comunicación con sus anexos podrá ser radicada en el Banco teniendo en cuenta alguno de los mecanismos indicados en el numeral 1 del capítulo VI de esta circular.

13. Servicios web.

Las entidades participantes y las entidades administradoras de sistemas externos podrán tramitar órdenes de transferencia y hacer consultas de saldo, de estados y de notificación de débitos y/o créditos mediante el uso de servicios WEB, los cuales son consumidos a través de canales dedicados. Todas las peticiones que se hagan a CUD a través de estos mecanismos deberán venir firmadas digitalmente con un certificado empresarial, utilizando Suced, a fin de garantizar la autenticidad y el origen de la información.

En el caso de los administradores de sistemas externos, este servicio se regirá por las disposiciones establecidas en el capítulo IV de esta circular - Servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos.

Las reglas de negocio y procedimientos operativos de este servicio se detallan en el documento “Manual de Operación para el Intercambio de Información con el CUD”, que está publicado en WSEBRA, opción carteleras electrónicas, menú CUD. Igualmente se encuentran publicados en este sitio los documentos “Mecanismos de Intercambio de Información con el CUD” y “Documento técnico de servicios no interactivos del BR” que contienen la estructura de los servicios Web y las condiciones técnicas para su uso, a las cuales deberán ajustarse las entidades que estén interesadas en utilizar este servicio. Adicionalmente, las entidades participantes diferentes a las entidades administradoras de sistemas externos, deberán acogerse a lo establecido en el numeral 4º. “Procedimientos de operación” del capítulo IV antes mencionado y previamente a la utilización de este servicio, las entidades participantes interesadas deberán:

• Solicitar la vinculación al Servicio mediante comunicación remitida a la dirección del departamento de sistemas de pagos, ver modelo en el anexo 6 de esta circular. Dicha comunicación deberá ser remitida de acuerdo con lo establecido en el numeral 1º del Capítulo VI “Disposiciones finales” de esta circular.

• Realizar las pruebas correspondientes que permitan verificar que están en capacidad de invocar el servicio WEB ajustándose a la estructura definida por el Banco y que igualmente reciben la respuesta correspondiente por parte del CUD.

• Llevar a cabo las pruebas que permitan verificar que la información contenida en las respuestas a la invocación de los servicios WEB producidas por el CUD, se integran adecuadamente con sus propios sistemas de información.

Hoja 8-18

• Culminado el proceso de pruebas, remitir a la dirección del departamento de sistemas de pago una comunicación, ver Anexo 7 de esta circular, donde informen el resultado de las pruebas y la fecha en la que comenzarán a utilizar los servicios WEB cumpliendo con las condiciones establecidas en el numeral 1 del Capítulo VI “Disposiciones Finales” de esta circular.

14. Funcionalidad de contactos.

Para administrar la comunicación entre el Banco de la República y las entidades participantes, éstas deberán registrar en la funcionalidad de correspondencia del CUD, como mínimo tres (3) usuarios que estarán autorizados para recibir extractos y notificaciones. Para tal efecto, deberán indicar algunos datos básicos obligatorios, tales como el nombre, el número de identificación, nombre de la entidad, nombre del usuario, dirección física, teléfono fijo dirección de correo electrónico y cargo. Igualmente, podrán registrar otros datos opcionales, tales como el número de teléfono celular y el número del fax.

Los 3 usuarios autorizados para recibir extractos deben tener un certificado digital e intercambio de llaves públicas, con el Banco de la República, toda vez que los extractos en mención se remiten a cada entidad autorizada, firmados y encriptados con Suced.

Esta información es de crucial importancia, especialmente cuando se apliquen esquemas de contingencia y el Banco requiera enviar a la entidad participante extractos o información relacionada con los movimientos de su(s) cuenta(s) de depósito.

15. Tarifas.

Las tarifas establecidas para los servicios ofrecidos por el sistema de cuentas de depósito CUD, incluido el servicio de liquidación, serán aquellas establecidas en la Circular Reglamentaria Externa DSP-272, Asunto 16 del Manual del Departamento de Sistemas de Pago “Tarifas por la administración de las cuentas de depósito y por operaciones en el CUD”, o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan, y se cobrarán de acuerdo con lo dispuesto en tales normas.

(Espacio disponible)

Hoja 8-27

2.4.1. Repiques FIFO Bypass.

El CUD ejecutará cada hora, entre las 8:45 y las 19:45 horas de cada día bancario, un proceso de reintento automático de la Liquidación individual de cada una de las operaciones en cola, bajo un esquema FIFO Bypass. Esto es, iniciando el proceso con las operaciones de mayor prioridad de cada entidad participante y dentro de éstas, respetando el orden de entrada de cada una, pero avanzando a la siguiente operación en caso de que la anterior con la misma prioridad resulte fallida, hasta llegar a la última de ellas. Cuando se logre liquidar todas las transacciones de la mayor Prioridad, se reiniciará el citado proceso para las transacciones marcadas con el siguiente nivel de prioridad y así sucesivamente, hasta garantizar que con los saldos disponibles en las cuentas de depósito no se pueden liquidar ya más operaciones, respetando sus prioridades.

2.4.2. Liquidación bruta en bloque de transacciones.

A las 16:00 horas de cada día bancario, el CUD ejecutará un proceso automatizado de intento de Liquidación en bloque de operaciones, con el fin de resolver posibles trabas generadas en cadenas de transacciones por liquidar. Éste se ejecutará mediante la suma algebraica para cada entidad participante de los posibles débitos y créditos a su cuenta de depósito por concepto de las órdenes de transferencia de fondos en cola de espera, la comparación de dicho resultado con el saldo disponible en su cuenta de depósito, la devolución aleatoria (sin considerar prioridades u orden de entrada) de transacciones débito a la respectiva cola de espera ante la insuficiencia de fondos para liquidarlas todas (algoritmos optimizadores de los recursos disponibles) y la final liquidación bruta de las transferencias no devueltas a la cola de espera en el proceso.

Las operaciones que se liquiden a través de este mecanismo se presentarán en los reportes, consultas y archivos de extracto del CUD en forma individual y en bloque, de tal forma que registrará un único nuevo saldo frente a la última transacción liquidada.

3. Condiciones de uso de transferencias con fecha valor futura.

Las transferencias con fecha valor futura TFF deben cumplir las siguientes condiciones:

• Pueden ser programadas para su liquidación dentro de los siguientes 5 días bancarios.

• Al igual que las órdenes de transferencia con fecha valor del mismo día tramitadas en línea, éstas deben ser aprobadas el día en que se capturan o de lo contrario serán rechazadas en el cierre diario del CUD.

• En la fecha de su liquidación estas órdenes de transferencia serán inmediatamente rechazadas por el sistema ante faltantes de fondos para su liquidación, incluso si su código de transacción está marcado con el parámetro de encolamiento.

Hoja 8-28

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

4. Horarios y soporte.

El Banco de la República presta el servicio de transferencia de fondos en el CUD, entre las 7:00 y las 20:00 horas de cada día bancario. Se brindará soporte técnico desde el centro de soporte informático del Banco de la República, desde la citada hora hasta el cierre del Sistema, y operativo, desde el área de cuentas de depósito, a través de su “call center” 343 03 53, a partir de las 8:15 horas y hasta el cierre del sistema.

En aquellos días en los cuales, como producto de problemas técnicos u operativos originados en el Banco de la República, se vea afectada de manera importante la disponibilidad del sistema y, por ende, se generen retrasos en el trámite de las operaciones por parte de sus usuarios, el horario de servicio será automáticamente ampliado en 30 minutos, de las 20:00 a las 20:30 horas. Este cambio se reflejará y podrá ser consultado en la pantalla de “captura de solicitud de extensión de horario” del CUD.

No obstante, si como consecuencia del citado problema un usuario del CUD requiere de tiempo extra adicional para culminar el trámite de sus operaciones, deberá solicitarlo al centro de soporte informático del Banco de la República, teléfono 3431000, con no menos de 15 minutos de antelación al ya extendido horario de cierre, esto es, antes de las 20:15 horas. Dicha solicitud será evaluada de manera inmediata, para definir el nuevo horario de cierre del sistema, de ser procedente, el cual será nuevamente actualizado en la pantalla de “Captura de solicitud de extensión de horario” del CUD. Cabe aclarar que en caso de no recibirse ninguna solicitud de ampliación del horario, el Sistema cerrará automáticamente a la hora predefinida.

El servicio de liquidación de transacciones por archivo o mediante la invocación de servicios WEB se prestará entre las 7:00, y las 19:45 horas para la captura de operaciones y entre las 7:00, y las 19:55 horas para la aprobación de las mismas. Si se presenta algún inconveniente técnico u operativo para tramitar las operaciones por el servicio en mención, se debe seguir las instrucciones relacionadas en el anexo 4.- manual de contingencia sistema CUD.

4.1 Solicitud de Extensión del Horario de Servicio del CUD y del DCV por parte de las entidades participantes.

Las entidades participantes podrán, ante situaciones excepcionales, solicitar al Banco de la República la extensión de los horarios para la prestación de los servicios del CUD, del DCV o de ambos sistemas, por periodos consecutivos de 60 minutos. Para el efecto, deberán presentar solicitud formal a través de la opción “Captura de solicitud de extensión de horario” del CUD, a más tardar a las 20:00 horas, o antes de la nueva hora de cierre, cuando ésta se haya ya modificado, indicando el sistema cuya ampliación de horario se requiere.

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de Marzo 29 de 2016 del Banco de la República)

Hoja 8-29

partir de esta hora se inhabilitará el servicio de CUD. El proceso de ampliación de horarios tiene un tiempo de ejecución de 5 minutos y a su final el sistema despliega el mensaje “Los horarios han sido extendidos 1 hora”. Y muestra a la Entidad solicitante el nuevo horario vigente en el sistema.

Solicitudes de ampliación de horarios ya tramitadas en el sistema podrán cancelarse por parte de la entidad solicitante, siempre y cuando la respectiva cancelación se tramite en el CUD con por lo menos cinco (5) minutos de anticipación a la hora de su entrada en vigencia y/o, no haya tramitada ya en el CUD una solicitud adicional para ampliar nuevamente los horarios, una vez cumplido el plazo de la ampliación que se desea cancelar. Para el efecto, se utilizará la opción del CUD indicada en el párrafo anterior.

La información referente a los horarios del servicio vigentes (incluidas ampliaciones ya tramitadas en CUD) podrá ser consultada en línea por la opción “Captura de solicitud de extensión de horario” del sistema. Por esta misma opción, las entidades solicitantes de ampliaciones de horario podrán consultar en línea el estado de sus solicitudes.

Dado que las ampliaciones en los horarios de los sistemas en cuestión impactan de manera general al sistema financiero y retrasan la compensación de cheques a nivel nacional, serán reportadas por el Banco de la República a la Superintendencia Financiera de Colombia para los efectos que considere pertinentes. En forma adicional, la entidad solicitante de la extensión de horario, deberá enviar al siguiente Día Bancario, una comunicación dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago del Banco de la República, suscrita por un representante legal competente en la que informe las causas del incidente y las medidas que se adoptarán para evitar su repetición, la cual será remitida a la Superintendencia Financiera, junto con el respectivo reporte de ampliación de horarios. La comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular Finalmente, la entidad que solicite por el CUD la extensión de horario de uno o los dos sistemas mencionados, deberá pagar al Banco la tarifa que se define para el efecto en la Circular Reglamentaria Externa DSP-272, correspondiente al Asunto 16 del Manual del Departamento de Sistemas de Pago “Tarifas por la administración de cuentas de depósito y por operaciones en el CUD”, o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

(Espacio disponible)

Hoja 8-32

e) Verificar electrónicamente la información correspondiente a los registros que envíe o reciba por el servicio de liquidación y validarla contra los datos de sus participantes y las instrucciones y/o autorizaciones suministradas por éstos.

d) Conservar los registros, tanto recibidos como enviados, al menos por el término de conservación al que estén legalmente obligados.

e) Atender, dentro de los dos (2) días bancarios siguientes a su recepción, los requerimientos de información que les formulen el Banco de República, y contestar oportunamente las solicitudes que le formulen las autoridades judiciales y administrativas.

f) Aceptar los registros del Banco de la República como prueba de las Órdenes de Transferencia cursadas a través del servicio de liquidación.

g) Informar al Banco de la República en forma inmediata y por escrito, los inconvenientes o fallas que se presenten en la operación del servicio de liquidación.

h) Cumplir con los estándares de seguridad para el acceso y manejo de claves y perfiles que se establecen en el Manual de SEBRA” o del sistema que lo sustituya.

i) En relación con sus participantes que deseen autorizar al Banco de la República para recibir y procesar, sin confirmación previa, las órdenes de transferencia débito enviadas por el respectivo Sistema Externo, éste último deberá gestionar la suscripción de la autorización correspondiente, otorgada por cada uno de dichos Participantes, la cual deberá estar dirigida al Banco de la República, conforme al formato del Anexo 5. Dicha autorización deberá ser entregada al sistema externo quién luego la radicará en el Banco de la República y debe ni ser suscrita por un representante legal competente del participante del sistema externo, con reconocimiento de contenido y firma ante notario (condición esta no aplicable en el caso de las entidades públicas), y acompañarse del respectivo certificado de existencia y representación legal (original o copia autenticada) con no más de 30 días de expedido por la Superintendencia Financiera o la autoridad competente, o de copia simple del decreto o resolución de nombramiento y del acta de posesión del funcionario que en calidad de representante legal suscribe la comunicación en el caso de las entidades públicas no vigiladas por la superfinanciera.

j) El sistema externo deberá adelantar las pruebas de operación con el sistema CUD y una vez finalizadas deberá remitir una comunicación dirigida a la dirección del departamento de sistemas de pago del Banco, suscrita por un representante legal de la entidad, informando acerca de la culminación exitosa de las mismas y de la fecha en la que iniciará el envío de archivos o la invocación de los servicios WEB. La comunicación deberá ser remitida teniendo en cuenta lo indicado en el numeral 1º del capítulo VI de esta circular.

k) Informar en forma inmediata al Banco de la República acerca de la vinculación o desvinculación de un Participante de Sistema Externo a sus servicios de Compensación y Liquidación de transacciones, siempre que dicho Participante haya dado la autorización a que se refiere el literal anterior.

3.2 Del Banco de la República como operador del servicio de liquidación.

El Banco de la República tendrá las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del servicio del contrato de cuenta de depósito y del contrato de vinculación respectivos:

a) Procesar en los horarios definidos los archivos o las invocaciones de los servicios WEB que cumplan con las condiciones especificadas en los documentos, “Manual de operación para el intercambio de información con el CUD” “Mecanismos de intercambio de información con el CUD” y “Documento técnico de servicios No interactivos del BR” que se encuentran

Hoja 8-40

1. Trámites reglamentarios, notificaciones y solicitudes de información.

Para solicitar ante el Banco de la República cualquier trámite reglamentario o solicitud de información indicada en esta circular, así como para remitir alguna notificación, las entidades podrán utilizar una de las dos siguientes modalidades:

a) Remitir los documentos mediante correo electrónico a la lista “cuentadedeposito@banrep.gov.co”, con el lleno de los siguientes requisitos:

• La solicitud debe ser presentada por el funcionario indicado para cada caso, a través de una comunicación en la que se indique el trámite requerido, su nombre, cargo y firma manuscrita.

• La comunicación debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad.

• Con la comunicación y documentos anexos requeridos para cada caso se debe crear un archivo PDF que debe ser firmado digitalmente con SUCED (o la que la sustituya en el futuro).

• El archivo encriptado debe ser remitido preferiblemente desde correos personales corporativos y únicamente a la dirección de correo “cuentadedeposito@banrep.gov.co”. Si la solicitud se remite desde un correo corporativo (Ej. Tesorería@ xxx.com.co), en el texto de la carta se deberá informar el correo personal corporativo del usuario al cual se le informará sobre el resultado de su solicitud, lo cual de ser necesario se remitirá firmado digitalmente.

• En el asunto del correo se debe mencionar en forma resumida, el trámite requerido (ej. Solicitud notificación de créditos).

• No se tramitarán solicitudes que sean remitidas a direcciones de correo diferentes a la antes indicada o que no cumplan con los demás requisitos.

b) Radicar los respectivos documentos en la ventanilla de correspondencia del Banco, caso en el cual:

• La comunicación deberá ser suscrita por un representante legal con reconocimiento de texto y firma ante notario. El reconocimiento de texto y firma ante notario no aplicará en caso de que la solicitud provenga de una entidad pública.

• Debe ser elaborada en papelería que contenga el logotipo y/o nombre de la entidad.

• Se le deberá adjuntar original, copia auténtica o fotocopia autenticada del certificado de existencia y representación legal de la entidad que los vigile con vigencia no superior a treinta (30) días, o de copia simple del decreto o resolución de nombramiento y del acta de posesión del funcionario que en calidad de representante legal suscribe la comunicación en el caso de las entidades públicas no vigiladas por la superfinanciera.

Hoja 8-A2-2

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de diciembre 22 de 2015 del Banco de la República)

111
 

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de diciembre 22 de 2015 del Banco de la República)

Hoja 8-A3-3

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de diciembre 22 de 2015 del Banco de la República)

222
222
 

(Nota: Modificada por la Circular Reglamentaria Externa 158 de diciembre 22 de 2015 del Banco de la República)