Banco de la República

CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DSP-158 DE 2010

(Noviembre 2)

Manual del Departamento Sistemas de Pago

Asunto 8: Sistema de cuentas de depósito CUD.

Destinatarios: Oficina principal y sucursales del Banco de la República y depositantes del Banco de la República.

Adjunto estamos remitiendo la Circular Reglamentaria Externa DSP-158, la cual sustituye las hojas 8-17, 8-18, 8-25, 8-27, 8-28, 8-29, 8-30, 8-31 8-32 de febrero 24 de 2010 correspondiente al Asunto 8 “Sistema de cuentas de depósito - CUD” del Manual del Departamento Sistemas de Pago.

Entre los aspectos que se modifican en esta circular se destacan los siguientes:

a) Se incluyen en el capítulo II:

• En el numeral 1º de obligaciones y responsabilidades de las entidades participantes, la de dar cumplimiento a las instrucciones de registro de direcciones de correo electrónico para notificación de circulares reglamentarias, definidas en la Circular DDE-304.

• En el numeral 2º de obligaciones y responsabilidades del Banco de la República como administrador del sistema de cuentas de depósito, la de notificar a las entidades autorizadas acerca de novedades reglamentarias aplicando los procedimientos definidos en la Circular DDE-304.

b) Se modifica en el capítulo III, literal 3.1, el límite para solicitar extensión del horario del servicio, dejándolo hasta las 20:00 horas.

c) Se adiciona en capítulo IV un requisito para la vinculación al servicio de liquidación en cuentas de depósito para sistemas externos y una obligación para la utilización del débito automático. Las dos novedades se relacionan con la realización de pruebas en el ambiente respectivo del CUD, a efectos de certificar la debida operatividad de los servicios.

Hoja 8-17

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 9 de Junio de 2014 del Banco de la República)

k) Delegar en un tercero diferente del administrador de perfiles de usuarios, la periódica revisión de los usuarios autorizados y sus respectivos perfiles, así como de los respectivos registros o “logs”, a fin de corroborar que los usuarios y las asignaciones de perfiles se ajustan a la estructura organizacional de cada entidad.

l) El delegado mencionado en el literal anterior debe controlar que la lista de contactos de Correspondencia se mantenga actualizada. Adicionalmente, garantizar que los certificados PKI de estos contactos estén en todo momento vigentes.

m) Informar al Banco de la República en caso de que se presente alguna fusión, escisión, transformación, cesión total o parcial de activos, pasivos y contratos, cambio de razón social o de domicilio social, disolución, liquidación voluntaria, terminación definitiva de la actividad económica o cualquier otro fenómeno jurídico o económico similar.

n) Dar respuesta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a los requerimientos de información de sus clientes y de los demás participantes del Sistema que hayan tenido algún tipo de relación con la información solicitada, incluyendo el Banco de la República como operador del CUD. Así mismo, atender los requerimientos que le formulen las autoridades judiciales o administrativas competentes, dentro del término señalado para cada caso por la autoridad respectiva o por la ley.

o) Dar oportuna aplicación a las modificaciones que sobre la reglamentación y/o la operatividad del sistema informe el Banco de la República a través de cartas circulares masivas o circulares reglamentarias, las que serán además publicadas en Sebra - Servicios informativos - Sistema cuentas de depósito CUD.

p) Conocer y acatar el esquema de funcionamiento de las prioridades aplicables a las operaciones tramitadas en el CUD, según lo dispuesto en esta circular y en sus anexos.

q) Dar cumplimiento a las instrucciones de registro de direcciones de correo electrónico para notificación de circulares reglamentarias, definidas en la Circular DDE-304.

2. Obligaciones y responsabilidades del Banco de la República como administrador del sistema de cuentas de depósito.

El Banco de la República, como administrador del sistema de cuentas de depósito-CUD, tiene las siguientes obligaciones, además de las previstas en los contratos y en otras partes de las normas del servicio:

a) Atender y responder en forma oportuna las inquietudes, quejas o solicitudes presentadas por la Entidades Participantes en relación con el sistema CUD y con las transacciones cursadas en él.

b) Garantizar la integridad y confidencialidad de la información que reciba de las entidades participantes, a partir de su recepción, o que envíe a éstas en desarrollo de la operación del sistema de cuentas de depósito.

c) Diseñar, probar y poner en ejecución un plan de contingencia tendiente a procurar la continuidad en la operación del sistema de cuentas de depósito-CUD.

d) Efectuar la liquidación de las operaciones ordenadas por las entidades participantes a través del CUD, de acuerdo con el esquema de funcionamiento de sus prioridades y con los procedimientos descritos en esta circular y en sus anexos (incluyendo el manejo de colas de espera), siempre que existan recursos disponibles suficientes en sus cuentas de depósito.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 9 de Junio de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-18

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 9 de Junio de 2014 del Banco de la República)

El Banco de la República no será responsable por el hecho de que, al aplicar los procedimientos y mecanismos de gestión de transacciones y de agilización de la liquidación previstos en esta circular, una o varias operaciones ordenadas por una entidad participante no puedan ser liquidadas en forma inmediata o dentro del ciclo de funcionamiento del sistema en un día determinado.

e) Informar oportunamente a las entidades participantes sobre modificaciones al software, a la reglamentación vigente o a las condiciones técnicas y operativas del sistema, a través de actualizaciones periódicas de sus manuales de usuario y de su reglamentación.

f) Notificar a las entidades autorizadas acerca de novedades reglamentarias, aplicando los procedimientos definidos en la Circular DDE-304.

No obstante lo anterior, el banco no será responsable por las interrupciones, demoras, errores o fallas que se presenten en el CUD, así como en cualquier otro sistema informático del banco que interactúe con este o que afecte las cuentas de depósito, siempre que tales interrupciones, demoras, errores o fallas:

a) Sean ocasionadas por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, o

b) Tengan una causa desconocida o que no pueda ser establecida técnicamente, o

c) No sean imputables al banco a título de dolo, culpa grave o leve.

(Espacio blanco)

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 9 de Junio de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-25

El servicio de liquidación de transacciones por archivo se prestará entre las 7:00, y las 19:45 horas para la captura de operaciones y entre las 7:00, y las 19:55 horas para la aprobación de las mismas. Si se presenta algún inconveniente técnico u operativo para tramitar las operaciones por el servicio en mención, se debe seguir las instrucciones relacionadas en el anexo 2 - Manual de contingencia sistema CUD.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria externa DSP-158 de 21 de Diciembre de 2010 del Banco de la República)

3.1. Solicitud de extensión del horario de servicio del CUD y el DCV por parte de entidades participantes.

Las entidades participantes podrán, ante situaciones excepcionales, solicitar al Banco de la República la extensión de los horarios para la prestación de los servicios del CUD, del DCV o de ambos sistemas, por periodos consecutivos de 60 minutos. Para el efecto, deberán presentar solicitud formal a través de la opción “Captura de solicitud de extensión de horario” del CUD, a más tardar a las 20:00 horas, o antes de la nueva hora de cierre, cuando esta se haya ya modificado, indicando el sistema cuya ampliación de horario se requiere.

Dado que las ampliaciones en los horarios de los sistemas en cuestión impactan de manera general al sistema financiero y retrasan la compensación de cheques a nivel nacional, serán reportadas por el Banco de la República a la Superintendencia Financiera de Colombia para los efectos que considere pertinentes. En forma adicional, la entidad solicitante de la extensión de horario, deberá enviar al siguiente día bancario, a la dirección del Departamento de Sistemas de Pago del Banco de la República, una comunicación suscrita por un representante legal competente en la que informe las causas del incidente y las medidas que se adoptarán para evitar su repetición, la cual será remitida a la Superintendencia Financiera, junto con el respectivo reporte de ampliación de horarios.

Finalmente, la entidad .que solicite por el CUD la extensión de horario de uno o los dos sistemas mencionados, deberá pagar al banco la tarifa que se define para el efecto en la Circular Reglamentaria Externa DSEP-272, correspondiente al Asunto 16 del Manual del Departamento de Sistemas de Pago - “Tarifas por la administración de cuentas de depósito y por operaciones en el CUD”, o las que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

(Espacio en blanco)

Hoja 8-27

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 de septiembre 23 de 2011 del Banco de la República)

2. Requisitos para la vinculación al servicio de liquidación.

Para vincularse al servicio de liquidación, los administradores de sistemas externos no operados por el Banco de la República deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a) Aportar los documentos en donde conste: (i) Que se encuentran debidamente autorizados por la Superintendencia Financiera, o por la entidad estatal que haga sus veces, para administrar el(los) sistema(s) externo(s) en relación con el(los) cual(es) pretendan utilizar el servicio de liquidación. (ii) El reglamento de operación del (los) respectivo(s) sistema(s) externo(s) y la constancia sobre la aprobación del (los) mismo(s) por parte de la autoridad competente.

b) Obtener autorización del Banco de la República para la apertura de sus cuentas de depósito de administración y de liquidación, atendiendo para el efecto el procedimiento y los requisitos descritos en el capítulo II de la Circular Reglamentaria Externa DSEP-157, correspondiente al Asunto 7 “Cuentas de depósito” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago y las demás normas que la modifiquen o sustituyan.

c) Realizar el intercambio de llaves públicas PKI con el Banco de la República, necesarias para firmar digitalmente los archivos.

d) Los funcionarios del sistema externo responsables de firmar los archivos, deben tener perfil de aprobación en CUD.

e) Haber suscrito o suscribir los contratos requeridos para la apertura de las cuentas de depósito y para la vinculación al servicio de liquidación, de acuerdo con los modelos suministrados por el banco.

f) Estar en capacidad de generar archivos en formato XML para el envío de las órdenes de transferencia al banco, gestionando las pruebas para lograr la certificación respectiva. Una vez logrado este objetivo, el sistema externo debe enviar una comunicación a la sección de cuentas de depósito del Banco de la República suscrita por un funcionario con firma registrada en dicha sección, informando de la culminación exitosa de las pruebas, y relacionando los usuarios que van a remitir los archivos al CUD en el ambiente de producción.

3. Obligaciones y responsabilidades.

3.1. De los administradores de sistemas externos.

Los administradores de sistemas externos deberán cumplir las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del servicio, del contrato de cuenta de depósito y del contrato de vinculación al servicio de liquidación:

a) Emplear los formatos diseñados por el Banco de la República para transmitir archivos al CUD.

b) Dar cumplimiento a los horarios establecidos por el Banco de la República para el trámite de archivos a través del servicio de liquidación.

c) Verificar electrónicamente la información correspondiente a los registros que envíe o reciba por el servicio de liquidación y validarla contra los datos de sus participantes y las instrucciones y/o autorizaciones suministradas por estos.

Hoja 8-28

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 de septiembre 23 de 2011 del Banco de la República)

d) Conservar los registros, tanto recibidos como enviados, al menos por el término de conservación al que estén legalmente obligados.

e) Atender, dentro de los dos (2) días bancarios siguientes a su recepción, los requerimientos de información que les formulen el Banco de República, y contestar oportunamente las solicitudes que le formulen las autoridades judiciales y administrativas.

f) Aceptar los registros del Banco de la República como prueba de las órdenes de transferencia cursadas a través del servicio de liquidación.

g) Informar al Banco de la República en forma inmediata y por escrito, los inconvenientes o fallas que se presenten en la operación del servicio de liquidación.

h) Cumplir con los estándares de seguridad para el acceso y manejo de claves y perfiles que se establecen en el manual de Sebra o del sistema que lo sustituya.

i) En relación con sus participantes que deseen autorizar al Banco de la República para recibir y procesar, sin confirmación previa, las órdenes de transferencia débito enviadas por el respectivo sistema externo, éste último deberá gestionar la suscripción y entrega al banco de la autorización correspondiente, otorgada por cada uno de dichos participantes y dirigida al Banco de la República, conforme al formato del anexo 3. Esta autorización deberá ser suscrita por un representante legal competente del participante del sistema externo, con reconocimiento de contenido y firma ante notario, y acompañarse del respectivo certificado de existencia y representación legal (original o copia autenticada) con no más de 30 días de expedido por la Superintendencia Financiera o la autoridad competente.

j) El sistema externo deberá adelantar las pruebas de débito automático con el sistema CUD y enviar una comunicación a la sección de cuentas de depósito del Banco de la República, suscrita por un funcionario con firma registrada en dicha sección, informando acerca de la culminación exitosa de las mismas y de la fecha en la que iniciará el envío de este tipo de transacciones.

k) Informar en forma inmediata al Banco de la República acerca de la vinculación o desvinculación de un participante de sistema externo a sus servicios de compensación y liquidación de transacciones, siempre que dicho participante haya dado la autorización a que se refiere el literal anterior.

3.2. Del Banco de la República como operador del servicio de liquidación.

El Banco de la República tendrá las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del servicio del contrato de cuenta de depósito y del contrato de vinculación respectivos:

a) Procesar en los horarios definidos los archivos que cumplan con las condiciones especificadas en el documento denominado “Servicio de liquidación de transacciones por archivo entre cuentas de depósito”, publicado en la página de internet del banco, siguiendo el vínculo http://www.banrep.gov.co/reglamentacion/rg_cud.htm.

b) Validar los archivos enviados por los sistemas externos y rechazar aquellos que no cumplan con los requisitos establecidos para los mismos.

Hoja 8-29

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

c) Efectuar la liquidación de las órdenes de transferencia contenidas en los registros enviados por los sistemas externos, creando las respectivas transacciones en el CUD o afectando las cuentas de depósito indicadas en cada instrucción, según el tipo de registro utilizado.

d) Transmitir a los sistemas externos los archivos de salida correspondientes a cada ciclo de operación, dentro de los plazos establecidos en esta reglamentación.

e) Conservar los registros de todas las operaciones tramitadas por el servicio de liquidación, por el término previsto en su régimen legal propio para la conservación de documentos.

f) Certificar, dentro de los cinco (5) días bancarios siguientes a su recepción, con base en los registros del CUD y a solicitud de un sistema externo, los datos relacionados con el trámite de las órdenes de transferencia enviadas por dicho sistema externo.

g) Aceptar los registros del CUD como prueba de las operaciones cursadas en el servicio de liquidación.

h) Diseñar un plan de contingencia que permita la operación continua del servicio de liquidación.

i) Informar al respectivo administrador de sistema externo, tan pronto como le sea posible, acerca de la revocación o cancelación de la autorización mencionada en el literal i) del numeral 2.1 anterior, por parte de alguno de sus participantes.

El Banco de la República responderá hasta por la culpa leve en el cumplimiento de sus obligaciones descritas en este numeral. Sin embargo, el Banco no será responsable en las siguientes situaciones: 1) La ausencia parcial o total, definitiva o transitoria, de recursos disponibles suficientes en las cuentas de depósito que deban ser afectadas para realizar la liquidación, ni por las gestiones que el sistema externo realice o deje de realizar con sus participantes para obtener la liquidación de las órdenes de transferencia respectivas. 2) Las consecuencias que se deriven del mal uso o del uso no autorizado del servicio de liquidación, por parte de los representantes, socios, directores, empleados, dependientes o contratistas de un administrador de sistema externo, o de terceros que actúen en su nombre, con o sin su autorización. 3) La veracidad, idoneidad, integridad, validez, calidad, contenido, oportunidad y utilización de la información contenida en los archivos y registros enviados por los sistemas externos. 4) Las consecuencias que se deriven de la decisión que un sistema externo adopte, de incluir o no incluir oportunamente una orden de transferencia o un conjunto de órdenes de transferencia en los archivos que remita utilizando el servicio de liquidación. 5) El cumplimiento de los requisitos que el sistema externo debe exigir para aceptar una orden de transferencia y, en general, la decisión de aceptar o no las órdenes de transferencia que dicho sistema externo envíe al CUD para su liquidación. 6) Las interrupciones, fallas, errores o demoras que se presenten en los sistemas utilizados por el banco para la prestación del servicio de liquidación, siempre que tales interrupciones, fallas, errores o demoras: (i) sean ocasionadas por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, o (ii) tengan una causa desconocida o que no pueda ser técnicamente establecida, o (iii) no sean imputables a el banco a título de dolo, culpa grave o leve. 7) En general, cualquier otra situación ajena a la voluntad y al control del Banco de la República como administrador del sistema.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-30

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 9 de Junio de 2014 del Banco de la República)

4. Procedimientos de operación.

4.1. Transferencia de fondos.

A continuación se describen los procedimientos para el intercambio de archivos entre los sistemas externos vinculados y el Banco de la República por el CUD:

4.1.1. Transmisión y seguridad en la información.

El sistema externo trasmitirá al banco los archivos con órdenes de transferencia por procesar y recibirá de éste archivos que confirmen su estado, utilizando el servicio HTRANS provisto por Sebra. Dichos archivos deberán ser firmados digitalmente con PKI, a fin de garantizar la autenticidad y el origen de la información.

La descripción de la estructura de los anteriores archivos se encuentra detallada en el documento denominado “Servicio de liquidación por archivo en cuentas de depósito”, publicado en la página de internet del banco, siguiendo el vínculo http://www.banrep.gov.co/reglamentacion/rg_cud.htm

4.1.2. Identificación de las operaciones.

Cada transacción deberá ser identificada por el sistema externo con un número consecutivo diario, que no se repetirá, aun si la operación es anulada.

4.1.3. Tipos de registro.

• Registro tipo 1: Corresponde al encabezado de cada archivo y contiene información referente al sistema externo, la secuencia de archivos, los controles por totales y la instrucción de liquidación en bloque de transacciones o individual de los registros.

• Registro tipo 2: Corresponde a órdenes de transferencia débito que se deben crear en el CUD en “estado capturado”, para que las entidades receptoras correspondientes realicen su aprobación o rechazo desde sus estaciones remotas. Una vez aprobadas, los respectivos fondos se trasladan por el CUD; de la cuenta de depósito de la entidad receptora a la cuenta de depósito del sistema externo que originó el archivo inicial. Esta última cuenta de depósito viene definida en la estructura del registro como “cuenta crédito”. Toda vez que las órdenes de transferencia enviadas mediante este tipo de registros sólo se liquidarán una vez aprobadas por las entidades receptoras, no podrán ser utilizadas por sistemas externos que utilicen esquemas de liquidación multilateral neta.

Mediante archivos periódicos, el Banco de la República informará a los sistemas externos acerca de la aprobación por parte de las correspondientes entidades receptoras, de las órdenes de transferencia débito creadas por el CUD como resultado de la recepción de registros tipo 2, pudiendo verificar dichos sistemas externos, a través del CUD, la disponibilidad de los respectivos recursos en su(s) cuenta(s) de depósito de liquidación. Aquellas órdenes de transferencia que no sean aprobadas por las entidades participantes receptoras dentro del horario de operación del servicio de liquidación, serán retiradas automáticamente del CUD y se entenderán como no cursadas.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 9 de Junio de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-31

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

El sistema externo podrá ordenar al banco, a través de un archivo, la anulación de órdenes de transferencia no aceptadas que, habiendo sido creadas en el CUD como registros tipo 2, no hayan sido aún aprobadas por la entidad receptora (Registro tipo 6).

• Registro tipo 3: Tipo de registro de uso exclusivo para el Banco de la República.

• Registro tipo 4: Corresponde a órdenes de transferencia crédito enviadas por los sistemas externos al CUD, para trasladar fondos previamente recibidos en sus cuentas de depósito de liquidación, a las cuentas de depósito de las entidades receptoras.

• Registro tipo 5: Corresponde a órdenes de transferencia crédito enviadas al banco por sistemas externos, en las cuales el CUD debita en forma automática su cuenta de depósito respectiva y acredita por el mismo valor la cuenta de depósito de una entidad receptora. Es de advertir que si la “cuenta débito” no tiene fondos suficientes, la orden de transferencia respectiva será rechazada, hecho que se informará al sistema externo originador a través de un archivo, sin que la respectiva transacción quede registrada en el CUD.

• Registro tipo 6: Corresponde a órdenes de anulación de registros tipo 2 enviados en archivos anteriores, que aún no han sido aprobados por las entidades receptoras y cuyas órdenes de transferencia, por ende, no han sido liquidadas. Si en un archivo llega un registro tipo 6 que corresponda a una operación ya aprobada por la entidad receptora, este será rechazado e informado al sistema externo en el archivo de validación del CUD, con un código de error específico.

• Registro tipo 7: Corresponde a órdenes de transferencia débito enviadas por un sistema externo al CUD para el débito automático de fondos en una cuenta de depósito de una entidad receptora (sin requerir aprobación previa para cada débito) y el crédito respectivo a su cuenta de depósito de liquidación. Es de advertir que si la “cuenta débito” no tiene fondos suficientes disponibles, la orden de transferencia respectiva será rechazada, hecho que se informará al sistema externo originador por medio de un archivo, sin que la respectiva transacción quede registrada en el CUD.

• Para el procesamiento de este tipo de registros, el Banco de la República validará en el CUD el envío previo, por parte de la entidad receptora, de la autorización escrita para débitos automáticos a su cuenta de depósito, a que hace referencia el literal i) del numeral 2.1 anterior.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-32

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

4.2. Frecuencia de transmisión de archivos.

4.2.1. Por parte del sistema externo.

El sistema externo solamente podrá enviar un nuevo archivo al banco cuando haya recibido de éste respuesta de validación de los registros contenidos en el anterior archivo.

4.2.2. Por parte del banco.

El Banco de la República remitirá, por cada archivo recibido de un sistema externo, un archivo de respuesta en el que se incluirán, además de los registros que cursaron exitosamente, los que presentaron inconsistencias y cuyas órdenes de transferencia, por ende, no fueron liquidadas. Igualmente, informará a dicho sistema externo, sobre las órdenes de transferencia aprobadas o rechazadas por las entidades participantes receptoras.

4.3. Horarios para tramitar órdenes de transferencia.

Sin perjuicio de los horarios especiales que el Banco de la República pueda definir o acordar con cada administrador de sistema externo vinculado al servicio de liquidación, teniendo en cuenta el ciclo de operación de tales sistemas externos, los siguientes son los horarios generales en que se podrán enviar al CUD los diferentes tipos de registros previstos en esta circular:

• Envío de registros tipo 2: De las 7:00 a las 19:40 horas.

• Aprobación de registros tipo 2: De las 7:00 a las 19:50 horas.

• Envío de registros tipo 4, 5, 6 y 7: De las 7:00 a las 19:55 horas.

En caso de que el sistema externo requiera ampliar el horario del servicio de liquidación, deberá solicitar la ampliación del horario del CUD siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 3.1 del capítulo III de la presente circular.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 18 de Diciembre de 2014 del Banco de la República)

(Espacio en blanco)