Banco de la República

 

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CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DSP-158 DE 2011

(Septiembre 23)

Manual del Departamento Sistemas de Pago

Asunto 8: Sistema de cuentas de depósito CUD.

Destinatarios: Oficina principal y sucursales del Banco de la República y depositantes del Banco de la República.

Hoja 8-00

Con la presente circular se sustituyen las hojas 8-9 y 8-13 de febrero 24 de 2010, hoja 8-14 de julio 18 de 2011, hoja 8-20 de febrero 8 de 2011 y hojas 8-27 y 8-28 de noviembre 2 de 2010, de la Circular Reglamentaria Externa DSP-158, correspondiente al Asunto 8 “Sistema de cuentas de depósito CUD” del Manual del Departamento Sistemas de Pago.

La citada circular se modifica para actualizar algunos trámites que implicaban la utilización de firmas registradas en el Banco para el manejo de las cuentas de depósito, las cuales se están sustituyendo por firmas electrónicas.

Hoja 8-9

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)

5. Alcance del sistema.

5.1. Geográfico.

Puede accederse al sistema de cuentas de depósito desde estaciones remotas conectadas al sistema SEBRA y ubicadas en cualquier ciudad del país. Para el efecto, las entidades participantes deberán cumplir con los requisitos de conexión definidos por el Banco de la República.

5.2. Afectación de cuentas de depósito.

Los saldos de las cuentas de depósito se verán afectados en línea y tiempo real por las transferencias de fondos ordenadas directamente por las entidades participantes y por los sistemas externos, así como por aquellas tramitadas por el Banco de la República, tales como notas débito y crédito.

5.3. Tipos de transacciones.

5.3.1. Transacciones para usuarios externos.

Las entidades participantes podrán realizar a través del CUD operaciones de transferencia de fondos entre cuentas de depósito, únicamente con la fecha del día bancario abierto en el sistema, por cuenta propia o en nombre de terceros. En este último caso, podrán incluir como información adicional a la transferencia, la siguiente: a) la cuenta corriente o de ahorros o el número de identificación y el nombre del tercero que ordena la transferencia; b) la cuenta corriente o de ahorros o el número de identificación y el nombre del tercero al que se le deben abonar los recursos.

El Banco de la República podrá autorizar transferencias de fondos con fecha del día bancario anterior, exclusivamente en el evento de que las mismas tengan por finalidad cubrir saldos deficitarios en las cuentas de depósito, ocasionados por la compensación interbancaria de cheques. En este caso, un funcionario de la entidad que presente el saldo deficitario, que tenga asignado un perfil en el CUD diferente al de CONSULTA y que a su vez sea usuario de la herramienta de seguridad PKI o la que la sustituya en el futuro, deberá remitir vía correo electrónico a la dirección “cuentadedepósito@banrep.gov.co” una comunicación firmada digitalmente, en la cual informe el nombre de la entidad o entidades participantes que le suministrarán los fondos para cubrir el faltante, así como el valor a transferir, las cuentas de depósito débito y crédito a afectar, el código de la transacción, la fecha de afectación de la transferencia y los motivos que dieron origen al saldo deficitario.

5.3.2. Transacciones para usuarios del Banco de la República.

Las áreas competentes del Banco de la República podrán afectar a través del CUD los saldos de las cuentas de depósito de las entidades participantes por: a) La realización de transferencias de fondos autorizadas por sus titulares directamente al CUD o por intermedio de otros sistemas del Banco interconectados con aquel; b) La aplicación de esquemas de contingencia de comunicación, y c) La contabilización de notas débito y crédito. Las anteriores afectaciones serán efectuadas directamente sobre el CUD o a través de los diferentes aplicativos internos, siempre y cuando los

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-13

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 de noviembre 28 de 2013 del Banco de la República)

luego de haber registrado su firma en el Banco de la República y autorizado el desbloqueo de la cuenta de depósito de la entidad participante intervenida, de acuerdo con el procedimiento descrito en numeral 16 del capítulo II de la Circular Reglamentaria Externa DSEP-157 (Asunto 7 del Manual del Departamento de Sistemas de Pago - “Cuentas de Depósito”), autorizar la habilitación de nuevos perfiles de usuario en el CUD, quienes podrán eliminar las órdenes de transferencia previamente bloqueadas en la cola de espera, o permitir que continúe su proceso de liquidación. Estas instrucciones se aplicarán hasta tanto no se reciba comunicación en contrario por parte del mismo funcionario o del que lo sustituya legalmente, para la continuación de la medida o del procedimiento correspondiente. En este último caso, el nuevo funcionario que se designe, una vez posesionado, deberá confirmar, modificar o revocar las instrucciones impartidas por el funcionario anterior, para lo cual deberá cumplir con los mismos requisitos exigidos en este párrafo a dicho funcionario.

b) Sin perjuicio de lo anterior y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 18 de la Resolución Externa 5 de 2009 de la Junta Directiva del Banco de la República, incluso después de notificado personalmente el Banco acerca de la toma de posesión de los bienes, haberes y negocios de una entidad participante, de su liquidación o de otra medida similar adoptada sobre ella en desarrollo de un proceso concursal, por orden de la superintendencia financiera o de otra autoridad competente, el sistema continuará recibiendo órdenes de transferencia provenientes de sistemas externos diferentes a los sistemas de pago de bajo valor y que hayan sido previamente aceptadas por éstos, aun cuando impliquen débito a la cuenta de depósito de la entidad participante intervenida, siempre y cuando el respectivo sistema externo se encuentre vinculado al servicio de liquidación, las órdenes de transferencia aceptadas no correspondan a cargos por concepto de tarifas, impuestos, sanciones, ajustes o cualquier otro cobro administrativo, y se envíen mediante registros tipo 7 o tipo 2 (ver numeral 4.1.3 del capítulo IV de la presente circular). Las órdenes de transferencia débito enviadas al CUD mediante registros tipo 7, por no requerir la autorización previa e individual de la entidad participante receptora, tratarán de ser cumplidas en forma automática por el sistema. Las órdenes de transferencia débito enviadas mediante registros tipo 2, por requerir la autorización previa e individual de la entidad participante receptora, quedarán capturadas y pendientes de aprobación por parte de dicha entidad participante, una vez se autorice la habilitación de nuevos usuarios por parte del funcionario comisionado para ejecutar la medida de toma de posesión, el agente especial o el liquidador de la entidad intervenida, según el caso.

En el caso de los sistemas externos no vinculados al servicio de liquidación o vinculados a dicho servicio pero que no cuenten con la autorización de sus participantes para enviar órdenes de transferencia débito mediante registros tipo 2 ó 7 la entidad participante intervenida solamente podrá ordenar débitos contra su propia cuenta de depósito para efectuar la liquidación de las órdenes de transferencia que hubieran sido previamente aceptadas por el sistema externo del cual forma parte, una vez que el funcionario comisionado para ejecutar la medida de toma de posesión, el agente especial o el liquidador de la entidad participante intervenida, según el caso, autorice la habilitación de los nuevos usuarios de dicha entidad en el CUD y en SEBRA, con los perfiles necesarios para ordenar transferencias de fondos.

Hoja 8-14

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)

De conformidad con el parágrafo primero del artículo 18 de la Resolución Externa 5 de 2009 de la Junta Directiva, el Banco de la República, en ningún caso y bajo ninguna circunstancia, verificará, confirmará o validará el cumplimiento previo de los requisitos que el sistema externo deba exigir para aceptar la(s) orden(es) de transferencia enviada(s) al CUD, lo cual será responsabilidad exclusiva del administrador del sistema externo respectivo. Así mismo, el Banco de la República tampoco garantizará el cumplimiento efectivo o la liquidación de la respectiva orden de transferencia, lo cual estará sujeto a la existencia de los recursos disponibles suficientes en las cuentas de depósito de los participantes y/o en la cuenta de liquidación del respectivo sistema externo, según el caso.

10. Límite máximo de las transacciones.

El valor máximo individual de las transacciones que se realicen en el CUD, será el equivalente en pesos colombianos a ciento cincuenta millones de dólares de los Estados Unidos de América (USD$ 150 millones). Para determinar el valor equivalente en moneda legal colombiana, se tomará la tasa representativa del mercado, TRM, certificada y publicada por la Superintendencia Financiera para el día en que se realice determinada transacción.

Cualquier orden de transferencia u otra transacción que se envíe al CUD o se intente realizar en el mismo por un valor superior al indicado, será automáticamente rechazada por el sistema, sin responsabilidad alguna por parte del Banco de la República.

11. Servicio de notificación de créditos.

Este servicio adicional se ofrece opcionalmente a cualquier entidad participante y consiste en el envío automático, por parte del CUD, de archivos con mensajes de notificación en formato XML, cada vez que se contabilicen créditos en sus cuentas de depósito.

Para la vinculación a este servicio, la entidad participante interesada deberá realizar la solicitud correspondiente mediante una comunicación suscrita por un representante legal la cual deberá venir con reconocimiento de contenido y firma ante notario y estar acompañada de copia auténtica o fotocopia autenticada del certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera o la autoridad competente, con no más de 30 días de antigüedad.

12. Funcionalidad de correspondencia.

Para administrar la comunicación entre el Banco de la República y las entidades participantes, estas deberán registrar en la funcionalidad de correspondencia del CUD, como máximo seis (6) usuarios, de los cuales, tres (3) estarán autorizados para recibir extractos y notificaciones, y tres adicionales (3) lo estarán para recibir exclusivamente notificaciones. Para tal efecto, deberán

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-20

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)

dentro de una misma cuenta de depósito. La forma de utilizar los portafolios en cuestión, se describe en el capítulo “Portafolio y cuenta contraparte” del Manual del Usuario del Sistema.

e) Para utilizar el “Servicio de liquidación de transacciones por archivo” cada entidad debe realizar la construcción de los archivos en formato XML y las pruebas para lograr la certificación respectiva de su correcto funcionamiento. Una vez logrado este objetivo, un funcionario de la entidad interesada que tenga asignado un perfil en el CUD diferente al de CONSULTA y que a su vez sea usuario de la herramienta de seguridad PKI o la que la sustituya en el futuro, deberá remitir vía correo electrónico a la dirección “cuentadedepósito@banrep.gov.co” una comunicación firmada digitalmente, informando de la culminación exitosa de las pruebas, de la certificación de funcionamiento del servicio y relacionando los usuarios que van a remitir los archivos en ambiente de CUD producción.

f) Los archivos a través de los cuales se tramitan transferencias de fondos utilizando el Servicio de liquidación de transacciones por archivo deben ser firmados con PKI por un usuario con perfil de aprobación en el sistema CUD. En el caso de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional DGCPTN, los archivos deberán ser firmados con las condiciones especiales de seguridad acordadas con el Banco de la República. La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público es responsable de la actualización del repositorio de certificados de confianza de acuerdo con el mecanismo establecido en el documento “Procedimiento para la administración de certificados digitales por parte de la DGCPTN”.

g) La administración de los perfiles de los usuarios del sistema CUD será responsabilidad directa de cada entidad participante. Esta labor debe ser realizada por un funcionario designado como administrador, quien únicamente podrá actualizar los perfiles de los usuarios de su entidad y en ningún caso estará autorizado para actuar en el sistema con perfil de captura, aprobación, provisión de efectivo o consulta de operaciones

h) De conformidad con las normas de seguridad definidas por el Banco de la República, es de suma importancia que el perfil de captura de transferencias sea asignado a persona diferente a aquella a la que se asigne el perfil de aprobación, con el fin de garantizar una adecuada segregación de funciones en la intervención realizada para el trámite de las operaciones; sin embargo, es potestad de cada entidad participante asignar el perfil que permite la captura y la aprobación de las transacciones a un solo funcionario, sin que el Banco de la República se haga responsable de las posibles repercusiones que en términos de seguridad se deriven de tal hecho.

El usuario al que se asigne un perfil de captura o de aprobación en CUD, puede, según su perfil, capturar o aprobar operaciones tanto en la cuenta de depósito en moneda nacional como en la cuenta de depósito en moneda extranjera.

i) El CUD efectúa en forma automática un control que permite verificar, en el momento de la aprobación de la operación, que la sucursal a la que pertenece el usuario con perfil de aprobación, corresponda a la sucursal elegida por el usuario con perfil de captura.

2. Mecanismos de agilización de liquidación de operaciones.

Para agilizar el cumplimiento de las operaciones que resulten en cola de espera, el CUD cuenta con diferentes funcionalidades que permiten de manera manual o automática reintentar su liquidación.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-27

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)

2. Requisitos para la vinculación al servicio de liquidación.

Para vincularse al servicio de liquidación, los administradores de sistemas externos no operados por el Banco de la República deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a) Aportar los documentos en donde conste: i) Que se encuentran debidamente autorizados por la Superintendencia Financiera, o por la entidad estatal que haga sus veces, para administrar el(los) sistema(s) externo(s) en relación con el(los) cual(es) pretendan utilizar el servicio de liquidación. ii) El reglamento de operación del (los) respectivo(s) sistema(s) externo(s) y la constancia sobre la aprobación del (los) mismo(s) por parte de la autoridad competente.

b) Obtener autorización del Banco de la República para la apertura de sus cuentas de depósito de administración y de liquidación, atendiendo para el efecto el procedimiento y los requisitos descritos en el capítulo II de la Circular Reglamentaria Externa DSP-157, correspondiente al asunto 7 “Cuentas de depósito” del Manual del Departamento de Sistemas de Pago y las demás normas que la modifiquen o sustituyan.

c) Realizar el intercambio de llaves públicas PKI con el Banco de la República, necesarias para firmar digitalmente los archivos.

d) Los funcionarios del sistema externo responsables de firmar los archivos, deben tener perfil de aprobación en CUD.

e) Haber suscrito o suscribir los contratos requeridos para la apertura de las cuentas de depósito y para la vinculación al servicio de liquidación, de acuerdo con los modelos suministrados por el Banco.

f) Estar en capacidad de generar archivos en formato XML para el envío de las órdenes de transferencia al banco, adelantando las pruebas necesarias para lograr la certificación respectiva. Una vez obtenida esta certificación, un funcionario del sistema externo que tenga asignado un perfil en el CUD diferente al de CONSULTA y que a su vez sea usuario de la herramienta de seguridad PKI o la que la sustituya en el futuro, deberá remitir vía caneo electrónico a la dirección “cuentadedepósito@banrep.gov.co” una comunicación fi1mada digitalmente, informando acerca de la culminación exitosa de las pruebas y relacionando los usuarios que van a remitir los archivos al CUD en el ambiente de producción.

3. Obligaciones y responsabilidades.

3.1. De los administradores de sistemas externos.

Los administradores de sistemas externos deberán cumplir las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del servicio, del contrato de cuenta de depósito y del contrato de vinculación al servicio de liquidación:

a) Emplear los formatos diseñados por el Banco de la República para transmitir archivos al CUD.

b) Dar cumplimiento a los horarios establecidos por el Banco de la República para el trámite de archivos a través del servicio de liquidación.

c) Verificar electrónicamente la información correspondiente a los registros que envíe o reciba por el servicio de liquidación y validarla contra los datos de sus participantes y las instrucciones y/o autorizaciones suministradas por estos.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)

Hoja 8-28

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)

d) Conservar los registros, tanto recibidos como enviados, al menos por el término de conservación al que estén legalmente obligados.

e) Atender, dentro de los dos (2) días bancarios siguientes a su recepción, los requerimientos de información que les formulen el Banco de República, y contestar oportunamente las solicitudes que le formulen las autoridades judiciales y administrativas.

f) Aceptar los registros del Banco de la República como prueba de las órdenes de transferencia cursadas a través del servicio de liquidación.

g) Informar al Banco de la República en forma inmediata y por escrito, los inconvenientes o fallas que se presenten en la operación del servicio de liquidación.

h) Cumplir con los estándares de seguridad para el acceso y manejo de claves y perfiles que se establecen en el Manual de SEBRA” o del sistema que lo sustituya.

i) En relación con sus participantes que deseen autorizar al Banco de la República para recibir y procesar, sin confirmación previa, las órdenes de transferencia débito enviadas por el respectivo sistema extremo, este último deberá gestionar la suscripción y entrega al Banco de la autorización correspondiente, otorgada por cada uno de dichos Participantes y dirigida al Banco de la República, conforme al formato del anexo 3. Esta autorización deberá ser suscrita por un representante legal competente del participante del sistema extremo, con reconocimiento de contenido y firma ante notario, y acompañarse del respectivo certificado de existencia y representación legal (original o copia autenticada) con no más de 30 días de expedido por la Superintendencia Financiera o la autoridad competente.

j) El sistema extremo deberá adelantar las pruebas de débito automático con el sistema CUD y un funcionario del sistema extremo que tenga asignado un perfil en el CUD diferente al de CONSULTA y que a su vez sea usuario de la herramienta de seguridad PKI o la que la sustituya en el futuro, deberá remitir vía correo electrónico a la dirección “cuentadedepósito@banrep.gov.co” una comunicación firmada digitalmente informando acerca de la culminación exitosa de las mismas y de la fecha en la que iniciará el envío de este tipo de transacciones.

k) Informar en forma inmediata al Banco de la República acerca de la vinculación o desvinculación de un participante de sistema extremo a sus servicios de compensación y liquidación de transacciones, siempre que dicho participante haya dado la autorización a que se refiere el literal anterior.

3.2. Del Banco de la República como operador del servicio de liquidación.

El Banco de la República tendrá las siguientes obligaciones, además de las previstas en otras partes de las normas del servicio del contrato de cuenta de depósito y del contrato de vinculación respectivos:

a) Procesar en los horarios definidos los archivos que cumplan con las condiciones especificadas en el documento denominado “Servicio de liquidación de transacciones por archivo entre cuentas de depósito”, publicado en la página de internet del Banco, siguiendo el vínculo http://www.banrep.gov.co/reglamentacion/rg_cud.htm.

b) Validar los archivos enviados por los sistemas extremos y rechazar aquellos que no cumplan con los requisitos establecidos para los mismos.

(Nota: Sustituida por la Circular Reglamentaria Externa 158 del 24 de Febrero de 2014 del Banco de la República)