CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DTE-182 DE 2006 

(Mayo 30)

Asunto 29: Consultas sobre cambiabilidad y autenticidad de billetes y monedas emitidos por el Banco de la República.

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1. Aspectos generales.

El Banco de la República por disposición de la Constitución Política y de la Ley 31 de 1992, es el organismo competente para ejercer en forma exclusiva e indelegable el atributo estatal de emisión de moneda legal constituida por billetes y moneda metálica.

La ley penal colombiana tipifica como delitos contra la fe pública, la falsificación y el tráfico de moneda nacional. En consecuencia, los billetes y monedas colombianos detectados como falsos por bancos y establecimientos comerciales deben ser retenidos y enviados al Banco de la República, atendiendo los procedimientos que se describen en este asunto.

Por otra parte, los billetes y moneda nacionales que hayan sufrido deterioro o fraccionamiento pueden ser cambiados si cumplen con los requisitos establecidos en la Resolución Interna 4 de julio 24 de 1998, expedida por la Junta Directiva del Banco de la República.

2. Autenticidad de billetes y monedas nacionales.

Las secciones de tesorería del banco serán las dependencias competentes para determinar la autenticidad o falsedad de las especies recibidas en consignación. No obstante, cuando las características físicas de este no permitan determinar con certeza su autenticidad o falsedad, el espécimen será enviado en consulta a la sección de investigación y análisis del departamento técnico industrial.

2.1. Billetes y monedas falsos que el Banco de la República detecte a los establecimientos bancarios:

Si en los procesos de clasificación y verificación el Banco de la República detecta especies falsas procederá de la siguiente forma:

a) La especie será examinada por el jefe, subjefe o coordinador de tesorería (1) y si es necesario por un funcionario de mayor jerarquía, de tal forma que no quede la menor duda sobre su falsedad.

b) Las especies falsas de moneda nacional detectadas por las secciones de tesorería serán relacionadas en la planilla “Especies falsas detectadas en consignaciones sujetas a verificación enviadas al departamento técnico industrial”, Forma BR-3-418-0.

Para efectos de registro y control, se enviará el original de la planilla junto con los especímenes falsos; y la copia se conservará en cada oficina por el término de un año. Para el envío de la relación de errores, los comprobantes contables y las fajillas a las entidades financieras se atenderán las instrucciones que sobre el particular trata el asunto 04-clasificación y recuento de billetes, del manual de tesorería.

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2.2. Billetes y monedas falsos detectadas en las ventanillas del Banco de la República:

Cuando la tesorería detecte billetes o monedas falsos por ventanilla, se retendrá la especie y se solicitará al usuario el diligenciamiento del formulario “Billetes y/o monedas retenidos por falsedad”, forma BR-3-437-0 en original y dos copias; si la cantidad y características de la falsificación lo ameritan, el jefe de tesorería (2) podrá entrevistar al tenedor con el propósito de obtener mayor información. El original del formulario se remitirá con los signos falsos, para efectos de control y registro, a la sección de investigación y análisis del departamento técnico industrial, la primera copia se entregará al usuario y la otra se conservará en tesorería por el término de un año.

Adicionalmente a lo anterior, en las oficinas que cuentan con la aplicación master, el funcionario asignado incluirá los datos del formulario a través de la opción “Ingreso de especies monetarias en consulta por autenticidad”. Mediante este registro el sistema reportará al SIC el movimiento de las cuentas contables que soportan este recibo.

2.3. Billetes y monedas falsos recibidas de entidades financieras:

Las entidades financieras que detecten billetes o monedas falsos deberán remitir, debidamente relacionados y con sus respectivos anexos, los signos espurios a la sección de investigación y análisis del departamento técnico industrial, dependencia que expedirá el concepto correspondiente. Si en el estudio se encuentran especies auténticas, se enviarán, junto con el concepto, al departamento de tesorería para el respectivo abono. Copia del comprobante contable será enviada al departamento técnico industrial para ser anexado al concepto.

2.4. Billetes y monedas falsos recibidos de establecimientos comerciales o de particulares:

Los particulares o establecimientos comerciales que detecten billetes o monedas falsos deberán remitir, debidamente relacionados, los signos espurios a la sección de investigación y análisis del departamento técnico industrial, dependencia que expedirá el concepto correspondiente. Si en el estudio se encuentran especies auténticas, se enviarán, junto con el concepto, al departamento de tesorería, para que proceda á su pago.

2.5. Billetes y monedas recibidos en consulta de autoridad judicial, de policía u organismo de control.

Cualquier consulta referente a la autenticidad de billetes o monedas que se reciba de autoridad judicial, de policía u organismo de control, deberá ser remitida con carta al departamento técnico industrial, adjuntando los especímenes objeto de examen. La citada dependencia expedirá concepto y devolverá los signos estudiados a la institución solicitante en los eventos en que se acrediten como prueba dentro de un proceso judicial; en los demás casos, se procederá a su retención.

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2.6. Retención y custodia de las especies falsas.

El departamento técnico industrial depositará las especies falsas retenidas en custodia en el Departamento de Fiduciaria y Valores por el término de un año, contado a partir de la fecha de su recepción. Vencido el término anterior se procederá a su destrucción, diligencia de la cual levantará la correspondiente acta.

3. Cambiabilidad.

El departamento de tesorería en la oficina principal, será la dependencia del Banco de la República encargada de atender las solicitudes que se presenten sobre la cambiabilidad de los billetes. Para tal efecto se conformará un grupo compuesto por el director, el subdirector operativo y el jefe de caja o clasificación y recuento, que autorizará o negará el cambio de los signos que le remitan para evaluación. Cuando el estado de las piezas no permita establecer fácilmente su autenticidad y/o cambiabilidad, podrá apoyarse en el departamento técnico industrial.

3.1. Condiciones para el cambio de billetes:

De acuerdo con lo establecido por la Junta Directiva del Banco de la República mediante Resolución Interna 4 de julio 24 de 1998, para que un billete nacional deteriorado o fraccionado pueda ser cambiado debe cumplir los siguientes requisitos:

a) Ser auténtico.

b) Tener impresión por anverso y reverso.

c) Estar conformado de por lo menos tres quintas partes continuas, así estén en uno o varios pedazos.

d) Exhibir en forma completa una numeración.

3.2. Consultas sobre cambiabilidad de billetes:

Los billetes nacionales que se reciban del público, establecimientos comerciales o entidades financieras para cambio que presenten alguna duda al cajero, deben ser consultados al jefe, subjefe o coordinador de tesorería de la oficina respectiva. Si persiste la dificultad para establecer su cambiabilidad, se diligenciará la forma BR-3-416-0 “Billetes recibidos en consulta”, en original y dos copias; los signos se remitirán al departamento de tesorería en la oficina principal acompañados de la primera copia del formulario, la otra será entregada al beneficiario y el original se conservará en poder del jefe de tesorería (3) , para efectos de registro y control.

En las oficinas que cuentan con el aplicativo master, registrarán los formularios de las especies recibidas en consulta, a través de la opción “Ingreso de especies monetarias en consulta por

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cambiabilidad”, registro que el sistema reportará al SIC para efectos de los respectivos movimientos contables.

3.3. Billetes cambiables conceptuados por oficina principal:

Los billetes que obtengan concepto favorable por el grupo de tesorería para su cambio, serán identificados con un sello que contenga el número del concepto y la firma o inicial de los funcionarios responsables de este, antes de ser remitidos a la sección de caja del departamento de tesorería en oficina principal, para que se adelante uno de los siguientes procedimientos:

a) Si corresponde a dineros recibidos de particulares en las ventanillas de tesorería en la oficina principal, se ingresará el valor de las especies conceptuadas como cambiables a la caja y se creará una cuenta por pagar que identifique al beneficiario. Este proceso se realizará a través del aplicativo master por el módulo de “Transacciones”, opción “Clasificación de especies monetarias recibidas en consulta”. El sistema generará de manera simultánea el comprobante de ingreso y la orden de pago, y reportará al SIC los respectivos movimientos contables.

El dinero recibido ingresará a la ventanilla de secretaría, y el jefe o supervisor de caja informará al beneficiario de la novedad para proceder a su pago.

Para proceder al pago el usuario deberá presentar su documento de identidad y la copia del formulario mediante el cual se le recibieron los valores. El cajero realizará la consulta en el sistema master, si existe orden pendiente de pago, activará la opción “pagar orden” e imprimirá el comprobante de pago para que el beneficiario firme y estampe la huella dactilar en señal de recibo y conformidad, al formato se le colocará un sello de “Pagado” junto con el original que se encuentra en poder del jefe o supervisor de caja, una vez se haya entregado el efectivo.

b) Si corresponde a dineros que fueron remitidos al grupo de tesorería por las sucursales del Banco de la República, se registrará el valor y se hará el abono a la respectiva sucursal. La oficina correspondiente notificará al usuario y procederá a efectuar el pago por ventanilla atendiendo el procedimiento normado en el numeral 3.3a de esta circular. Si los dineros provienen de una entidad financiera se contabilizarán abonando la cuenta de depósito correspondiente. Igualmente, se enviará una copia del comprobante contable y fotocopia del concepto de cambiabilidad a la sucursal que originó la consulta, para su conocimiento y notificación a la entidad financiera.

c) Si corresponde a especies detectadas en los procesos manuales y automatizados de clasificación y verificación de billetes, le corresponde al jefe de tesorería (4) efectuar los registros contables para abonar a la entidad financiera o cajero del Banco de la República que corresponda y proceder con las notificaciones a que haya lugar.

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3.4. Billetes no cambiables:

Las especies auténticas que no cumplan con los requisitos de cambiabilidad de que trata el numeral 3.1 de este asunto, serán devueltas al interesado selladas y/o perforadas con la leyenda “No Cambiable” de tal forma que se invalide su circulación. El cajero consultará en el master si hay billetes no cambiables por entregar al beneficiario, esta verificación se realiza por el módulo “Transacciones”, opción “Registro de entrega de especies no cambiables”. En caso afirmativo generará el comprobante de entrega para que el beneficiario firme y estampe la huella dactilar en señal de recibo y conformidad. Aquellas especies no cambiables que no sean reclamadas por los usuarios, se conservarán por un término de seis (6) meses, y posteriormente se procederá a su destrucción levantando el acta correspondiente.

No obstante lo anterior, en los casos en que los billetes recibidos para concepto de cambiabilidad o detectados en los procesos de verificación y/o clasificación presenten o contengan partes de signos falsos estos serán retenidos y remitidos al departamento técnico industrial para evaluación de la parte espúrea; posteriormente serán destruidas levantando el acta correspondiente. Con esta medida se evitará la recirculación de billetes no cambiables unidos o adicionados con partes falsas.

4. Contabilizaciones.

4.1. Por el recibo y envío en consulta de especies monetarias:

En las sucursales se contabilizará el envío al departamento de tesorería de las especies monetarias nacionales recibidas en consulta del público a través de sus ventanillas y localizadas en los procesos de clasificación y verificación manual y automatizada, a través de la siguiente transacción del SIC:

Transacción 0020: Envío especies monetarias en consulta al departamento de tesorería en oficina principal.

Le corresponde al jefe de tesorería (5) conciliar cada quince días la cuenta de orden correspondiente, requiriendo al departamento de tesorería en la oficina principal información sobre el estado de las consultas elevadas, cuando se encuentren partidas con más de quince días de antigüedad.

4.2. Por conceptos favorables de cambiabilidad o autenticidad:

Cuando se trate de conceptos favorables por cambiabilidad o autenticidad de signos recibidos de sucursales, el departamento de tesorería en la oficina principal; registrará contablemente tal hecho mediante las siguientes transacciones del SIC según corresponda

4.2.1. Pago a particulares:

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Transacción 0119: Abono a particulares-Conceptos cambiabilidad o autenticidad.

Con esta transacción, en la oficina principal, se abonará una cuenta por pagar, por el valor de las especies declaradas cambiables o auténticas y cuyo proceso de pago se efectuará en efectivo en una de las oficinas del banco. Igualmente, el registro en cuentas de orden, si lo hubiere, será reversado en forma automática por el sistema, para ello, la contabilización de la operación requerirá la información correspondiente al registro inicial.

Para el pago en efectivo a través de las ventanillas, se utilizará la siguiente operación:

Transacción: 0019 pagos por ventanilla

4.2.2. Abono en cuenta entidades financieras:

Transacción: 0120 abono a bancos moneda nacional billetes y monedas autorizados-DTI.

Con esta transacción la oficina principal abonará en la cuenta de depósito el valor de las especies declaradas cambiables o autenticas. Igualmente, el registro en cuentas de orden si lo hubiere será reversado en forma automática por el sistema.

4.3. Por conceptos no favorables de cambiabilidad:

Cuando se trate de conceptos no favorables de cambiabilidad, el departamento de tesorería en la oficina principal remitirá las especies no cambiables a la oficina que emitió la consulta, quien se encargará de reversar el registro inicial en cuentas de orden mediante la siguiente transacción del SIC:

Transacción 0320: Cancelación registro inicial especies enviadas en consulta al departamento de tesorería.

N. del D.: La presente circular reglamentaria externa va dirigida a Asociación Bancaria, Superintendencia Bancaria, bancos comerciales, compañías transportadoras de valores, oficina principal y sucursales de Armenia, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Cúcuta, Ibagué, Leticia, Manizales, Medellín, Montería, Pasto, Quibdó, Riohacha, y Villavicencio.

(1) Jefe o supervisor de caja, de clasificación y recuento y de recibo y pago a bancos en la oficina principal.

(2) Jefe de caja en oficina principal.

(3) Jefe o supervisor de caja en oficina principal.

(4) Jefe de clasificación y recuento en la oficina principal.

(5) Jefe de caja o supervisor en oficina principal.

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