CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DTE-184 DE 2005 

(Marzo 22)

Asunto: Pago para provisión de fondos en moneda nacional

(Nota: Reemplazada por la Circular Reglamentaria Externa DTE-184 de 2006 del Banco de la República)

La presente circular reglamentaria externa reemplaza en su totalidad las circulares reglamentarias externas DTE-16 de abril 8 de 2003, DTE-13 de febrero 28 de 2002 y DTE-184 de julio 29 de 2004, las circulares reglamentarias internas DTE-32 de febrero 25 de 2002 y DTE-184 de julio 29 de 2004, y corresponde a los ajustes introducidos en la operatividad de tesorería con ocasión de la entrada en producción de la aplicación nacional de tesorería para operaciones de efectivo seguras – Antares.

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Asunto 33: Pago para provisión de fondos en moneda nacional

El Banco de la República implementó una aplicación bajo plataformas de certificación digital, mediante la cual las entidades del sector financiero que requieren el suministro de dinero en efectivo deben reportar sus necesidades, denominada Antares (aplicación nacional de tesorería para operaciones de efectivo seguras), a la que se accede a través de la siguiente dirección electrónica:

https://antares.banrep.gov.co/Antares 

y en donde su página inicial contiene los manuales de instalación, contingencia y funcionalidad para cada uno de los perfiles que intervienen en la solicitud de provisión de fondos.

Para solicitar y recibir el efectivo, las entidades del sector financiero deben atender la siguiente reglamentación:

1. Oficina líder.

Los bancos que cuentan con más de una sucursal en las ciudades donde operan secciones de tesorería del Banco de la República, deberán designar una oficina líder, la cual se encargará de tramitar las solicitudes de provisión de efectivo.

2. Solicitud.

Las oficinas líderes de los bancos comerciales, deberán efectuar la solicitud de efectivo en billete nacional el día hábil inmediatamente anterior. En Bogotá, antes de las 16:00 horas, y en todas las sucursales del Banco de la República que cuenten con área de tesorería antes de las 17:00 horas. El solicitante de la entidad deberá registrar a través de las opciones de la aplicación Antares, solicitudes —provisión de moneda— billete nacional, la fecha, ciudad de entrega y cantidades requeridas, así como el emisario autorizado para el retiro del numerario.

De igual manera se procederá para la solicitud de provisión de moneda metálica en donde el reporte de la información se deberá efectuar dentro del horario establecido y hasta el jueves de la semana anterior al retiro.

Registrada la operación, el sistema Antares generará y mostrará al solicitante de la entidad, un código de validación que debe suministrar al emisario autorizado para el retiro del dinero en las instalaciones del Banco de la República, quien lo incluirá para validar la información del retiro y confirmar la adecuada autorización del pago.

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3. Cargo en cuenta de depósito de la provisión de fondos.

La autorización para cargar la cuenta de depósito en moneda nacional por el monto de la provisión de fondos requerida, se efectuará el día de la entrega del efectivo utilizando el sistema de cuentas de depósito, CUD, en el cual la entidad financiera en sus propias instalaciones deberá capturar y aprobar la operación, intervenciones que deben centralizar en su oficina líder.

En la sección de recibo y pago a bancos en Bogotá y las áreas de tesorería en las sucursales, se procederá a capturar la operación en el sistema de cuentas de depósito, CUD, con base en la información registrada por cada entidad en la aplicación Antares.

La aprobación en el CUD por parte del Banco de la República será la última intervención y la realizará el funcionario encargado del pago una vez verifique en el sistema Antares si el emisario validó correctamente la información y después de comprobar que es el autorizado para el retiro.

El proceso de intervenciones en el sistema de cuentas de depósito CUD exige la utilización de la tarjeta inteligente (Smart Card) por quien captura y aprueba la operación; una vez se generan las cuatro intervenciones (dos del banco comercial y dos del Banco de la República), si los datos coinciden, el sistema debitará automáticamente la cuenta de depósito en moneda nacional del banco comercial que corresponda.

El funcionario del Banco de la República encargado del pago, generará la nota débito respectiva a la transacción, con base en la cual procederá a la entrega del efectivo.

4. Autorización para cobro.

El Banco de la República solo atenderá solicitudes de efectivo a la oficina líder o principal de cada banco comercial, siempre y cuando estas no sean presentadas el mismo día en que consignan billetes, salvo que la consignación sea de especies deterioradas.

Cada banco comercial puede solicitar autorización para ingreso al área de recibo y pago a bancos de uno o más funcionarios, quienes se encargarán del cobro o retiro de la provisión de fondos en efectivo. Esta solicitud se efectuará mediante comunicación electrónica vía internet, utilizando la seguridad especial PKI, dirigida al departamento de protección y seguridad en la ciudad de Bogotá o a la sección de tesorería en las sucursales, autorizando debitar su cuenta de depósito en moneda nacional por el valor total del (los) carné(s) que deba(n) expedirse.

Con base en la solicitud, el departamento de protección y seguridad expedirá el (los) carné(s) o la inclusión del (los) delegado(s) en un sistema de seguridad equivalente que permita validar el control de ingreso a la zona de pagos. Esta autorización tendrá una vigencia máxima de un año y vencido este período la entidad correspondiente deberá solicitar su renovación.

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5. Provisión de efectivo con base en la tabla de pago a bancos.

Toda solicitud de efectivo para provisión de fondos se atenderá distribuyendo el valor entre las diferentes denominaciones de acuerdo con la tabla de pagos vigente. Este tipo de provisión no tendrá ningún costo por comisión para los bancos comerciales, excepto el gravamen para los movimientos financieros (GMF) que fije la ley.

6. Suministro de billetes sin sujeción a la tabla de pagos.

Los bancos comerciales pueden solicitar al Banco de la República el suministro de billetes sin sujetarse a la tabla de pagos vigente. Para las bajas denominaciones, $1.000, $2.000 y $5.000, el servicio no generará comisión, mientras que para las altas denominaciones, $10.000, $20.000 y $50.000, se cobrará una comisión de $18 por cada $l0.000 de retiro. Las citadas denominaciones se entregarán en las cantidades que sean requeridas, sin restricción alguna.

Cuando se trate de solicitudes de efectivo sin sujeción a la tabla de pagos de altas denominaciones, la entidad solicitante debe adicionar los valores de la comisión y el IVA (calculado sobre la comisión) al monto total de los recursos que se autorizará trasladar al Banco de la República, mediante los registros de captura y aprobación en el sistema de cuentas de depósito CUD, que se efectuarán el día del retiro del efectivo.

Con el propósito de que el concepto de la operación a que se refiere el párrafo anterior, quede suficientemente claro, la primera persona que efectúe la captura de la operación deberá especificar en el campo “concepto” el costo de la comisión más el IVA, cuando haya lugar a ello.

7. Suministro de moneda metálica.

El Banco de la República suministrará moneda metálica a los bancos comerciales que lo soliciten en dos presentaciones, así:

— Moneda metálica en bolsas (1)

— Moneda metálica encartuchada (2)

En consecuencia, la entrega de la moneda en estas presentaciones se efectuará de acuerdo con las existencias en cada oficina.

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8. Procedimiento general para el pago.

Los pagos en billetes se efectuarán siempre en pacas completas de billetes aptos (billetes en buen estado para circular, procesados de acuerdo con parámetros establecidos por el Banco de la República) o nuevos. En todo caso para atender estas operaciones, se dará prelación a la entrega de las existencias de billetes aptos.

Para los retiros de efectivo iguales o superiores a 300 pacas (300.000 billetes) por operación, se requiere la participación de por lo menos dos (2) emisarios, uno de los cuales debe corresponder al autorizado en el sistema Antares, pues el recibo de los signos debe realizarse en forma ágil y oportuna para permitir un adecuado flujo de operaciones en las instalaciones del Banco de la República. Así mismo y para evitar que en un solo emisario se deleguen más dos (2) retiros diarios de numerario, los bancos comerciales deben coordinar este proceso previamente con las compañías transportadoras de valores, cuando estas últimas vayan a prestar el servicio.

El emisario autorizado para el retiro ingresará al sistema Antares, en la terminal de computador ubicada en las instalaciones del Banco de la República, digitará la información requerida en el sistema para validar la entidad bajo la que actúa y el valor neto del retiro para el cual fue autorizado.

El cajero del Banco de la República (3) verificará en el sistema Antares que la solicitud haya quedado en estado “validado” y procederá a identificar al funcionario autorizado por el banco comercial, quien deberá presentar el carné al cual se refiere el numeral 4º de esta circular y la cédula de ciudadanía. A continuación procederá a dejar la operación en estado “tramitado”, en señal de que ha realizado la identificación física del emisario autorizado para el retiro y continuará con la aprobación en el sistema de cuentas de depósito CUD, generando la nota débito mencionada en el numeral 3º de la presente circular.

El Banco de la República diligenciará el comprobante de pago correspondiente, en el cual se detalla el pago por denominación. Las pacas se entregarán al emisario de la entidad que realiza el retiro, en el mismo orden en que han sido relacionadas en el formulario; es obligación de quien recibe verificar que cada paca tenga diez fajos, antes de firmar en señal de conformidad. No obstante en caso de no hacerlo y suscribir los comprobantes de pago eximen al Banco de la República de cualquier responsabilidad en este sentido.

Los bancos comerciales que retiren dinero del Banco de la República, si lo estiman conveniente, pueden efectuar una verificación total o parcial del dinero que reciben, en presencia del funcionario que efectúa el pago. Para este efecto se les suministrará las máquinas que requieran.

Los bancos comerciales deben cambiar las fajillas y empaque con los cuales se les entregan los billetes, por elementos que identifiquen a cada entidad. No está permitido que se pague al público con billetes que posean fajillas del Banco de la República.

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9. Límites para cobros.

El Banco de la República atenderá sólo una solicitud de pago al día por cada entidad en cada ciudad. Sin embargo, cuando un banco comercial requiera autorizar para el retiro de efectivo emisarios de dos o más compañías transportadoras, deberá efectuar registros independientes en las aplicaciones Antares y CUD.

En los meses de junio y diciembre, debido a los altos volúmenes de numerario que se ponen en circulación, así como en casos excepcionales, el gerente de la sucursal correspondiente o el director o subdirector operativo del departamento de tesorería en la oficina principal, podrán autorizar pagos adicionales.

10. Medidas de seguridad.

Cada entidad debe adoptar las medidas de seguridad necesarias para el traslado del dinero a sus dependencias, bajo su propia cuenta y riesgo, pues el Banco de la República no asume responsabilidad sobre el dinero una vez haya sido retirado de la ventanilla.

11. Representantes de las empresas transportadoras.

Las empresas transportadoras que presten su servicio a los bancos comerciales deberán solicitar la expedición de un carné de ingreso para sus emisarios a las instalaciones del Banco de la República, mediante el mismo procedimiento descrito en el numeral 4º de esta circular. En este caso la solicitud se tramitará vía internet, utilizando la seguridad especial PKI y deberán efectuar una consignación en la ventanilla de secretaría del Banco de la República por el valor del (los) carné(s) solicitado(s), copia de la cual debe ser remitida a la oficina que expedirá el carné.

N. del D.: La presente circular reglamentaria externa va dirigida a la Asociación Bancaria, Superintendencia Bancaria, bancos comerciales, compañías transportadoras de valores, oficina principal y sucursales de Armenia, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Cúcuta, Ibagué, Leticia, Manizales, Medellín, Montería, Neiva, Pasto, Quibdó, Riohacha, San Andrés y Villavicencio.

(1) Bogotá y sucursales.

(2) Solo en sucursales donde no operan centros únicos de efectivo.

(3) Subjefe o coordinador de tesorería en sucursales.

(Nota: Reemplazada por la Circular Reglamentaria Externa DTE-184 de 2006 del Banco de la República)

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