CIRCULAR REGLAMENTARIA EXTERNA DTE-184 DE 2006 

(Agosto 22)

Asunto: Pago para provisión de fondos en moneda nacional

La presente circular reglamentaria externa reemplaza en su totalidad el asunto 33 “Pago para provisión de fondos en moneda nacional” contenido en la Circular Reglamentaria Externa DTE-184 de marzo 22 de 2005, con esta modificación se hace extensiva la normatividad a los comisionistas de bolsa y casas de cambio, autorizadas para efectuar retiros de efectivo en el Banco de la República.

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Asunto 33: Pago para provisión de fondos en moneda nacional

El Banco de la República implementó una aplicación bajo plataformas de certificación digital, mediante la cual los establecimientos bancarios y las entidades del sector financiero debidamente autorizarlas que requieran suministro de dinero en efectivo, reportarán sus necesidades, denominada antares (aplicación nacional de tesorería para operaciones de efectivo seguras), a la que se accede a través de la siguiente dirección electrónica:

http://antares.banrep.gov.co/Antares/

y en donde su página inicial contiene los manuales de instalación, contingencia y funcionalidad para cada uno de los perfiles que intervienen en la solicitud de provisión de fondos.

Para solicitar y recibir el efectivo, los establecimientos bancarios y demás entidades financieras autorizadas, deberán atender la siguiente reglamentación:

1. Oficina líder.

Si el establecimiento bancario y/o entidad financiera cuenta con más de una sucursal, designará una oficina líder, la cual se encargará de tramitar las solicitudes de provisión de efectivo ante las áreas de tesorería del Banco de la República en cada ciudad donde se preste este servicio.

2. Solicitud.

La oficina líder, efectuará la solicitud de efectivo en billete nacional el día hábil inmediatamente anterior. En Bogotá, antes de las 16:00 horas, y en todas las sucursales del Banco de la República que cuenten con área de tesorería antes de las 17:00 horas. El solicitante registrará a través de las opciones de la aplicación antares, solicitudes —Provisión de moneda— billete nacional, la fecha, ciudad de entrega y cantidades requeridas, el emisario autorizado para el retiro del numerario y seleccionará el código de operación a través del cual se tramitará en el sistema de cuentas de depósito-CUD “450: Entrega de efectivo moneda nacional” o “454: Entrega de efectivo moneda nacional a los IMC para pago de giros al exterior”; En caso de no seleccionar el código, el sistema validará la operación con el código 450.

De igual manera, se procederá para la solicitud de provisión de moneda metálica en donde el reporte de la información será incluida dentro del horario establecido y hasta el jueves de la semana anterior al retiro.

Registrada la operación, el sistema antares generará y mostrará al solicitante un código de validación que deberá suministrar al emisario autorizado para el retiro del dinero en las instalaciones del Banco de la República, quien el día del pago lo incluirá para validar la información del retiro y confirmar la adecuada autorización del pago.

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3. Cargo en cuenta de depósito de la provisión de fondos.

La autorización para cargar la cuenta de depósito en moneda nacional por el monto de la provisión de fondos requerida, se efectuará el día de la entrega del efectivo utilizando el sistema de cuentas de depósito-CUD, en la cual cada entidad capturará y aprobará la operación.

En la sección de recibo y pago a bancos en Bogotá y las áreas de tesorería en las sucursales, se procederá a capturar la operación en el sistema de cuentas de depósito-CUD, con base en la información y código de operación registrado por cada entidad en la aplicación antares.

La aprobación en el CUD por parte del Banco de la República será la última intervención y la realizará el funcionario encargado del pago una vez verifique en el sistema antares si el emisario validó correctamente la información y después de comprobar que es el autorizado para el retiro.

El proceso de intervenciones en el sistema de cuentas de depósito CUD exige la utilización de la tarjeta inteligente (smart card) por quien captura y aprueba la operación; una vez se generan las cuatro intervenciones (dos de la entidad y dos del Banco de la República), si los datos coinciden, el sistema debitará automáticamente la cuenta de depósito en moneda nacional de la entidad que corresponda.

El funcionario del Banco de la República encargado del pago, generará la nota débito respectiva a la transacción, con base en la cual procederá a la entrega del efectivo.

4. Autorización para cobro.

El Banco de la República solo atenderá solicitudes de efectivo a la oficina líder o principal de cada establecimiento bancario y/o entidad, siempre y cuando estas no sean presentadas el mismo día en que consignan billetes, salvo que la consignación sea de especies deterioradas.

Cada entidad podrá solicitar autorización para ingreso a las áreas de tesorería de uno o más funcionarios, quienes se encargarán del cobro o retiro de la provisión de fondos en efectivo. Esta solicitud se efectuará mediante comunicación electrónica vía internet, utilizando la seguridad especial PKI, dirigida al departamento de protección y seguridad en la ciudad de Bogotá o a la sección de tesorería en las sucursales, autorizando debitar su cuenta de depósito en moneda nacional por el valor total del (los) carné(s) que deba(n) expedirse.

Con base en la solicitud, el departamento de protección y seguridad expedirá el (los) carné(s) o la inclusión del (los) delegado(s) en un sistema de seguridad equivalente que permita validar el control de ingreso a la zona de pagos. Esta autorización tendrá una vigencia de un (1) año y vencido este período la entidad correspondiente solicitará su renovación.

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5. Provisión de efectivo con base en la tabla de pago a bancos.

Toda solicitud de efectivo para provisión de fondos se atenderá distribuyendo el valor entre las diferentes denominaciones de acuerdo con la tabla de pagos vigente. Este tipo de provisión no tendrá ningún costo por comisión, exceptuando el gravamen para los movimientos financieros (GMF) que fije la ley, para las transacciones cursadas en el sistema de cuentas de depósito-CUD a través del código de operación 450. Este impuesto no rige para las operaciones registradas por el código de operación 454, ni para las entidades exentas por haberse ajustado a estabilidad tributaria.

6. Suministro de billetes sin sujeción a la tabla de pagos.

Las entidades autorizadas pueden solicitar al Banco de la República el suministro de billetes sin sujetarse a la tabla de pagos vigente. Para las bajas denominaciones, $ 1.000, $ 2.000 y $ 5.000, el servicio no generará comisión, mientras que para las altas denominaciones, $ 10.000, $ 20.000 y $ 50.000, se cobrará una comisión de $ 18 por cada $ 10.000 de retiro. Las citadas denominaciones se entregarán en las cantidades que sean requeridas, sin restricción alguna.

Cuando se trate de solicitudes de efectivo sin sujeción a la tabla de pagos de altas denominaciones, el establecimiento bancario y/o entidad autorizada solicitante adicionará los valores de la comisión y el IVA (calculado sobre la comisión) al monto total de los recursos que se autorizará trasladar al Banco de la República, mediante los registros de captura y aprobación en el sistema de cuentas de depósito CUD, que se efectuarán el día del retiro del efectivo.

Con el propósito de que el concepto de la operación a que se refiere el párrafo anterior, quede suficientemente claro, la primera persona que capture la operación en el CUD, especificará en el campo “concepto” el costo de la comisión más el IVA, cuando haya lugar a ello.

7. Suministro de moneda metálica.

El Banco de la República suministrará moneda metálica a los establecimientos bancarios y/o entidades autorizadas que la soliciten en dos presentaciones, así:

Moneda metálica en bolsas (1)

Moneda metálica encartuchada (2)

En consecuencia, la entrega de la moneda en estas presentaciones se efectuará de acuerdo con las existencias en cada oficina.

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8. Procedimiento general para el pago.

Los pagos en billetes se efectuarán siempre en pacas completas de billetes aptos (billetes en buen estado para circular, procesados de acuerdo con parámetros establecidos por el Banco de la República) o nuevos. En todo caso para atender estas operaciones, se dará prelación a la entrega de las existencias de billetes aptos.

Para los retiros de efectivo iguales o superiores a 300 pacas (300.000 billetes) por operación, se requiere la participación de por lo menos dos (2) emisarios, uno de los cuales debe corresponder al autorizado en el sistema antares, pues el recibo de los signos debe realizarse en forma ágil y oportuna para permitir un adecuado flujo de operaciones en las instalaciones del Banco de la República. Así mismo y para evitar que en un solo emisario se deleguen más dos (2) retiros diarios de numerario, los establecimientos bancarios y demás entidades autorizadas coordinarán este proceso previamente con las compañías transportadoras de valores, cuando estas últimas vayan a prestar el servicio.

El día del pago, el emisario autorizado para el retiro ingresará al sistema antares, en la terminal de computador ubicada en las instalaciones del Banco de la República, digitará el código de validación, el establecimiento bancario o entidad bajo la que actúa y el valor neto del retiro para el cual fue autorizado, información que validará el sistema.

El cajero del Banco de la República (3) verificará en el sistema antares que la solicitud haya quedado en estado “validado” y procederá a identificar al funcionario autorizado por el banco comercial, quien presentará el carné al cual se refiere el numeral 4º de esta circular y la cédula de ciudadanía. A continuación procederá a dejar la operación en estado “tramitado”, en señal de que ha realizado la identificación física del emisario autorizado para el retiro y continuará con la aprobación en el sistema de cuentas de depósito CUD, generando la nota débito mencionada en el numeral 3º de la presente circular.

El Banco de la República diligenciará el comprobante de pago correspondiente, en el cual se detalla el pago por denominación. Las pacas se entregarán al emisario autorizado para el retiro, en el mismo orden en que han sido relacionadas en el formulario; es obligación de quien recibe verificar que cada paca tenga diez fajos, antes de firmar en señal de conformidad. No obstante en caso de no hacerlo y suscribir los comprobantes de pago eximen al Banco de la República de cualquier responsabilidad en este sentido.

Las entidades que retiren dinero del Banco de la República, si lo estiman conveniente, pueden efectuar una verificación total o parcial del dinero que reciben, en presencia del funcionario que efectúa el pago, para este efecto se les suministrará las máquinas que requieran.

Los bancos comerciales deben cambiar las fajillas y empaque con los cuales se les entregan los billetes, por elementos que identifiquen a cada establecimiento bancario o entidad. No

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está permitido que se pague al público con billetes que posean fajillas del Banco de la República.

9. Límites para cobros.

El Banco de la República atenderá solo una solicitud de pago al día por cada entidad en cada ciudad. Sin embargo, cuando requiera autorizar para el retiro de efectivo emisarios de dos o más compañías transportadoras, efectuará registros independientes en las aplicaciones antares y CUD.

En los meses de junio y diciembre, debido a los altos volúmenes de numerario que se ponen en circulación, así como en casos excepcionales, el gerente de la sucursal correspondiente o el director o subdirector operativo del departamento de tesorería en la oficina principal, podrán autorizar pagos adicionales.

10. Medidas de seguridad.

Cada entidad adoptará las medidas de seguridad necesarias para el traslado del dinero a sus dependencias, bajo su propia cuenta y riesgo, pues el Banco de la República no asume responsabilidad sobre el dinero una vez haya sido retirado de la ventanilla.

11. Representantes de las empresas transportadoras.

Las empresas transportadoras que presten su servicio a los establecimientos bancarios y/o entidades autorizadas, solicitarán la expedición de un carné de ingreso para sus emisarios a las instalaciones del Banco de la República, mediante el mismo procedimiento descrito en el numeral 4º de esta circular. En este caso la solicitud se transmitirá vía internet, utilizando la seguridad especial PKI y consignará en la ventanilla de secretaría del Banco de la República el valor del(los) carné(s) solicitado(s), copia de la cual debe ser remitida a la oficina que expedirá el carné.

N. del D.: La presente circular externa va dirigida a la Asociación Bancaria, Superintendencia Bancaria, bancos comerciales, compañías transportadoras de valores, comisionistas de bolsa, casas de cambio, oficina principal y sucursales de Armenia, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Cúcuta, Ibagué, Leticia, Manizales, Medellín, Montería, Pasto, Quibdó, Riohacha y Villavicencio.

(1) Bogotá y sucursales.

(2) Solo en sucursales donde no operan centros únicos de efectivo.

(3) Subjefe o coordinador de tesorería en sucursales.

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