CAPÍTULO 1

1. Declaración de cambio.

1.1. Declaración de cambio - suministro y transmisión de la información de las operaciones de cambio al Banco de la República.

De conformidad con lo previsto en el artículo 89 de la Resolución Externa 1 de 2018 de la Junta Directiva del Banco de la República (en adelante R.E. 1/2018 J.D.) y demás normas que la modifiquen o adicionen, los residentes y no residentes que realicen operaciones de cambio deberán suministrar a los intermediarios del mercado cambiario (en adelante IMC) y al Banco de la República (en adelante BR) en el caso de las cuentas de compensación, la información de los datos mínimos que el BR requiera, de las operaciones que canalicen por conducto del mercado cambiario (declaración de cambio).

En desarrollo de lo anterior, los IMC podrán implementar diferentes mecanismos para la recepción de la información de las operaciones de cambio, la cual deberán transmitir al BR de conformidad con la sección I del anexo 5 de esta circular. Los titulares de las cuentas de compensación deberán transmitir la información al BR de conformidad con la sección II del anexo 5 de esta circular. La información se considerará correctamente transmitida por los IMC o los titulares de cuentas de compensación cuando se encuentre incorporada en el sistema del BR con la aceptación de la transmisión.

Cuando la canalización se realice a través de IMC, la información de la operación de cambio debe corresponder a la del día de la compra y venta de las divisas. Cuando la canalización se realice a través de cuentas de compensación, la información de la operación de cambio debe corresponder a la del día del ingreso o egreso de las divisas a la cuenta de compensación. La información que transmitan los IMC o los titulares de cuentas de compensación deberá indicar esta fecha.

1.2. Obligaciones.

1.2.1. Residentes y no residentes:

Los residentes o no residentes que realicen una operación de cambio deberán:

a) Suministrar la información veraz y completa de los datos mínimos de las operaciones de cambio que canalicen por conducto del mercado cambiario (declaración de cambio).

b) Conservar los documentos que acrediten el monto, características y demás condiciones de la operación y el origen o destino de las divisas, según el caso, por un período igual al de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracciones al régimen cambiario.

Tales documentos deberán presentarse a las entidades encargadas del control y vigilancia del cumplimiento del régimen cambiario que los requieran, o dentro de las actuaciones administrativas que se inicien para determinar la comisión de infracciones cambiarias.

1.2.2. Los IMC:

Los IMC deberán:

a) Conocer adecuadamente al cliente en ejercicio de los deberes de control y prevención a las actividades delictivas, para poder informar, en caso de ser requerido, a las autoridades de control y vigilancia del régimen cambiario sobre las características básicas de la operación cambiaria de la que son intermediarios, conforme a lo dispuesto en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero sobre prevención de actividades delictivas, en los artículos 39 a 44 de la Ley 190 de 1995 y en los artículos 9º y 11 de la Ley 526 de 1999 y demás normas que las modifiquen o adicionen.

b) Exigir a los residentes y no residentes la información de los datos mínimos de las operaciones de cambio que canalicen y transmitirla al BR vía electrónica, dentro del plazo y procedimiento establecido en el anexo 5 de la presente circular.

c) Verificar que el valor de las divisas que se informa corresponda a las que se adquieren o venden por su conducto.

d) Asignar a cada declaración de cambio un número de identificación, el cual no puede repetirse a nivel nacional en un mismo día y que deberá informar a los residentes y no residentes con quienes realiza la operación de cambio.

e) Conservar la información que transmitan al BR de las operaciones de cambio canalizadas, por un período igual al de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracciones al régimen cambiario.

El incumplimiento total o parcial de estas obligaciones y de cualquier otra consignada en el régimen cambiario dará lugar a la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, dentro de sus competencias, tanto a la entidad como a los funcionarios responsables que desacaten estas disposiciones, de acuerdo con lo previsto en la Ley 9a de 1991, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y la Ley 964 de 2005, así como las demás disposiciones concordantes.

1.3. Declaraciones de cambio de las operaciones de comercio exterior.

1. Para las operaciones de comercio exterior que se realicen a nombre y por cuenta de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios, no se requerirá que coincidan los sujetos que se relacionen como importadores o exportadores en la información de los datos mínimos (patrimonios autónomos y encargos fiduciarios) con los fideicomitentes que se relacionen en los documentos aduaneros.

Se deberá indicar el NIT del patrimonio autónomo conforme a lo previsto en el Decreto 589 del 11 de abril de 2016, o demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen.

(Nota: Modificado por la Circular Reglamentaria Externa 83 de septiembre 24 de 2018 numeral primero del Banco de la República de Colombia)

2. Para las titularizaciones en Colombia de los flujos de fondos futuros de exportaciones de bienes, no se requerirá que coincidan los sujetos que se relacionen como importadores o exportadores en la información de los datos mínimos (el patrimonio autónomo) con el exportador de los bienes que se relacione en los documentos aduaneros.

3. Para las operaciones de comercio exterior que se realicen a nombre de las distintas unidades y entidades que por su naturaleza administrativa hacen parte del sector administrativo Defensa Nacional de acuerdo con los artículos 1º, 6º y 7º del Decreto 1512 del 11 de agosto de 2000 y las normas que lo modifiquen o complementen, no se requerirá que coincidan estas unidades y las entidades que se relacionen como importadores o exportadores en la información de los datos mínimos para la canalización de las operaciones de cambio, con los usuarios aduaneros permanentes inscritos y reconocidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN en el Ministerio de Defensa Nacional que se relacionen en los documentos aduaneros. Lo anterior, sin perjuicio que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN solicite para efectos de control aduanero una relación individualizada de las operaciones.

4. Para los casos en que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público atienda con cargo al presupuesto nacional la canalización del pago de las importaciones de bienes de los demás ministerios, no se requerirá que coincida el importador que se relacione en la información de los datos mínimos para la canalización de las operaciones de cambio (Ministerio de Hacienda), con los demás ministerios que se relacionen en los documentos aduaneros. Lo anterior, sin perjuicio que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN solicite para efectos de control aduanero una relación individualizada de las operaciones.

5. Para las operaciones de comercio exterior que se realicen a nombre de los consorcios o uniones temporales, conforme a las normas aduaneras que lo permitan, no se requerirá que coincidan los importadores o exportadores que se relacionen en la información de los datos mínimos para la canalización de las operaciones de cambio (persona natural o jurídica partícipe), con la unión temporal o el consorcio que se relacione en los documentos aduaneros.

6. Para los casos en los que en desarrollo del mecanismo de la cuenta única distrital de que trata el artículo 4º del Decreto 234 de 2015 o demás normas que lo modifiquen o adicionen, la Secretaría Distrital de Hacienda - dirección distrital de tesorería de Bogotá D.C., canalice los pagos de las operaciones de comercio exterior de los órganos y entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital y los fondos de desarrollo local, no se requerirá que coincida el importador que se relacione en la información de los datos mínimos para la canalización de las operaciones de cambio (Secretaría Distrital de Hacienda - dirección distrital de tesorería de Bogotá D.C.) con los órganos y entidades que se relacionen en los documentos aduaneros. Lo anterior, sin perjuicio de que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN solicite para efectos de control aduanero una relación individualizada de las operaciones.

1.4. Modificaciones, cambios, correcciones por errores de digitación y anulación de declaraciones de cambio ante los intermediarios del mercado cambiario.

Las modificaciones, cambios, correcciones por errores de digitación y anulación de las declaraciones de cambio incorporadas en el BR, se deberán realizar por conducto del IMC que transmitió la declaración de cambio inicial. Las modificaciones y cambios de declaraciones de cambio se deberán transmitir dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo, de acuerdo con lo establecido en el anexo 5 de esta circular.

Únicamente cuando el código de operación del IMC que transmitió la declaración de cambio inicial se encuentre suspendido, conforme a lo previsto en el numeral 2.5 del capítulo 2 de esta circular, podrán realizarse los procedimientos a que se refiere el presente numeral por conducto de un IMC diferente. En adelante, las subsiguientes modificaciones, cambios o correcciones por errores de digitación se deberán continuar efectuando por conducto del nuevo IMC seleccionado.

En estas operaciones los IMC deberán cumplir las obligaciones previstas en el numeral 1.2.2 del capítulo 1 de esta circular.

Los documentos soporte de los procedimientos a que se refiere el presente numeral, deberán conservarse para cuando sean requeridos por las autoridades de control y vigilancia.

Lo aquí previsto se entiende sin perjuicio que por cualquier medio las autoridades encargadas de la vigilancia y control del cumplimiento del régimen cambiario puedan investigar si los procedimientos a que se refiere el presente numeral se hicieron sin corresponder a la realidad de la operación, caso en el cual proceden las sanciones pertinentes.

El BR podrá requerir a los IMC la información necesaria para comprobar la veracidad de los procedimientos a que se refiere el presente numeral.

Cuando se trate de operaciones que impliquen una nueva negociación de compra o venta de divisas, no podrán aplicarse los procedimientos a que se refiere el presente numeral. En este caso, deberá suministrarse la información de los datos mínimos para la nueva operación de cambio.

1.4.1. Modificaciones.

Los datos de una declaración de cambio podrán ser modificados en cualquier tiempo por parte del residente o no residente titular de la operación.

Para el efecto, el residente o no residente deberá suministrar a los IMC la información de las modificaciones, teniendo en cuenta lo siguiente:

a) No podrán ser objeto de modificación el NIT del IMC, la fecha, número, valor y operación de ingreso o egreso.

b) La declaración de cambio que se modifica debe corresponder a la operación de cambio inicial.

c) El tipo de operación deberá identificarse como “Modificación”.

El IMC deberá transmitir la modificación al BR, teniendo en cuenta lo siguiente:

a) En la sección “Identificación de la declaración”, consignarán la fecha en que se solicita la modificación ante el IMC y el nuevo número asignado para identificar la declaración de cambio de modificación. Cuando se trate de la modificación de una declaración de cambio inicialmente transmitida por un IMC cuyo código de operación se encuentre suspendido, la fecha de la sección “Identificación de la declaración” deberá corresponder a la fecha en que se tramita la modificación ante el nuevo IMC.

b) En la sección “Identificación de la declaración de cambio anterior”, se indicarán los datos de la declaración de cambio que está siendo objeto de modificación.

En ningún caso, las modificaciones podrán sustituir los procedimientos especiales previstos en esta circular, tales como los de registro, sustituciones y cancelaciones de inversiones internacionales contenidos en el capítulo 7 de esta circular.

Únicamente cuando el código de operación del IMC ante el cual se tramitó la declaración inicial se encuentre suspendido, conforme a lo previsto en el numeral 2.5 del capítulo 2 de esta circular, podrá presentarse la solicitud de modificación ante un IMC diferente y en adelante las subsiguientes modificaciones sobre la misma declaración de cambio, cuando a ello haya lugar, se deberán continuar efectuando por conducto del nuevo IMC seleccionado.

1.4.2. Cambios de declaración de cambio.

El residente o no residente podrá remplazar en cualquier tiempo la declaración de cambio inicial por: (i) otra diferente con igual valor en dólares, (ii) varias del mismo tipo, (iii) varias de diferente tipo o (iv) una o varias del mismo tipo y una o varias de diferente tipo.

La sumatoria de los valores de las declaraciones de cambio que reemplazan la declaración de cambio inicial debe ser igual al valor de esta última.

Para el efecto, se deberá suministrar a los IMC la información de los cambios y este deberá transmitirla al BR, teniendo en cuenta lo siguiente:

a) En la sección “Tipo de operación”, indicará el número 3 que corresponde a la opción “Cambio de formulario”.

b) En la sección “Identificación de la declaración”, se consignarán los datos de ciudad, NIT del IMC, fecha en que se solicitó el cambio y el nuevo número asignado para identificar la declaración de cambio. Cuando se trate de un cambio a una declaración de cambio tramitada inicialmente ante un IMC cuyo código de operación se encuentre suspendido, la fecha de la sección “Identificación de la declaración” deberá corresponder a la fecha en que se presenta ante el nuevo IMC.

c) En la sección “Identificación de la declaración de cambio anterior” indicará los datos de la declaración objeto del cambio.

d) La(s) nueva(s) declaración(es) de cambio debe(n) conservar la naturaleza de ingreso o egreso de la declaración de cambio inicial.

Únicamente cuando el código de operación del IMC ante el cual se tramitó la declaración inicial se encuentre suspendido, conforme a lo previsto en el numeral 2.5 del capítulo 2 de esta circular, podrá presentarse la solicitud de cambio de declaración de cambio ante un IMC diferente y en adelante los subsiguientes cambios sobre la misma, se deberán continuar efectuando por conducto del nuevo IMC seleccionado.

1.4.3. Correcciones por errores de digitación.

Cuando los IMC incurran en errores de digitación al transmitir la información de los datos mínimos de las declaraciones de cambio, podrán corregirlos en cualquier tiempo, utilizando el sitio web http://www.banrep.gov.co/sec - opción “Transmisión para intermediarios”, “Otros servicios” y en “Declaraciones de cambio” seleccionar “Corrección por errores de digitación”. Cuando el código de operación del IMC se encuentre suspendido, conforme a lo previsto en el numeral 2.5 del capítulo 2 de esta circular, se podrá transmitir la corrección en cualquier tiempo por parte de otro IMC y en adelante las subsiguientes correcciones por errores de digitación sobre la misma declaración de cambio, cuando a ello haya lugar, se deberán continuar efectuando por conducto del nuevo IMC seleccionado.

Las respuestas a las correcciones por errores de digitación se obtendrán de acuerdo con lo dispuesto en el anexo 5 de esta circular.

1.4.4. Anulación de las declaraciones de cambio.

Las solicitudes de anulación de las declaraciones de cambio transmitidas por los IMC, se deberán tramitar en cualquier tiempo según el procedimiento señalado en el numeral 1.1.2 “Formas electrónicas”, literal b) “Solicitudes especiales (anulación de declaraciones de cambio de cambio, del informe de endeudamiento externo y cambios de propósito)”, del anexo 5 de esta circular.

La anulación de las declaraciones de cambio transmitidas por los IMC implica su eliminación en el sistema del BR.

Cuando sea necesario transmitir una nueva declaración de cambio, deberá relacionarse la fecha de la operación en la cual se realizó la compra y venta de las divisas.

1.5. Modificaciones, cambios y correcciones por errores de digitación de declaraciones de cambio transmitidas por los titulares de cuentas de compensación.

Las modificaciones, cambios y correcciones por errores de digitación podrán ser realizados por los titulares de cuentas de compensación en cualquier tiempo.

Cuando el registro de la cuenta de compensación esté cancelado se aplicará el procedimiento previsto en los numerales 1.5.1, 1.5.2 y 1.5.3.

Los documentos soporte de las modificaciones, cambios de declaraciones de cambio y correcciones por errores de digitación deberán conservarse para cuando sean requeridos por las autoridades de control y vigilancia.

Lo previsto en este numeral se entiende sin perjuicio que por cualquier medio las autoridades encargadas de la vigilancia y control del cumplimiento del régimen cambiario puedan investigar si las modificaciones, los cambios de declaraciones de cambio o las correcciones por errores de digitación realizados se hicieron sin corresponder a la realidad de la operación de cambio, caso en el cual proceden las sanciones pertinentes.

El BR podrá requerir a los titulares de cuentas de compensación la información necesaria para comprobar la veracidad de las modificaciones, de los cambios de declaraciones de cambio o de las correcciones por errores de digitación realizados.

Cuando se trate de giros adicionales a una declaración de cambio ya transmitida, o el reintegro de sumas adicionales a una operación anteriormente efectuada, no podrán aplicarse los procedimientos a que se refiere el presente numeral. En este caso, deberá transmitirse una nueva declaración de cambio por el valor respectivo.

1.5.1. Modificaciones.

No podrán ser objeto de modificación los siguientes datos:

a) Código de la cuenta de compensación;

b) Fecha;

c) Período del formulario 10;

d) Número;

e) Valor;

f) Operación de ingreso o egreso.

En ningún caso las modificaciones podrán sustituir los procedimientos especiales previstos en esta circular, tales como los de registro, sustituciones y cancelaciones de inversiones internacionales contenidos en el capítulo 7 de esta circular.

Los titulares de cuentas de compensación deberán transmitir electrónicamente las modificaciones al DCIN en cualquier tiempo, antes de la cancelación del registro de la cuenta bajo el mecanismo de compensación, de acuerdo con el procedimiento establecido en el anexo 5 de esta circular, en los siguientes eventos:

a) Cuando se trate de modificaciones a la declaración de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales, se deberá transmitir en su totalidad una nueva declaración de cambio que incluya las modificaciones. Cuando estas modificaciones impliquen cambios en el “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10), con posterioridad a la transmisión de las modificaciones, se deberá transmitir en su totalidad un nuevo “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10) que incluya las modificaciones correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación”.

b) Cuando se trate de modificaciones al “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10) que haga las veces de la declaración de cambio para las operaciones de importaciones y exportaciones de bienes, inversiones financieras y en activos en el exterior y servicios, transferencias y otros conceptos, o se trate de modificaciones de los numerales referentes al cumplimiento de obligaciones derivadas de operaciones internas, se deberá transmitir un nuevo “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10) diligenciado en su totalidad, que incluya las modificaciones correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación”.

c) Cuando se trate de modificaciones al “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10) para incluir numerales no informados previamente, se deberá transmitir un nuevo “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10) diligenciado en su totalidad, que incluya los numerales correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación”. En el evento de que se trate de numerales cambiarios de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales, que requieran transmisión previa al BR conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1 del capítulo 8 de esta circular, estas se deberán transmitir previamente a la transmisión del “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10).

Cuando el registro de la cuenta de compensación esté cancelado únicamente se podrán tramitar modificaciones de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales, transmitidas por los titulares de cuentas de compensación conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1 del capítulo 8 de esta circular. Para el efecto, el titular de la cuenta de compensación cancelada podrá solicitar dicho procedimiento en cualquier tiempo, mediante la presentación de una comunicación escrita dirigida al DCIN del BR, adjuntando las modificaciones. En estos casos, el BR no incluirá las modificaciones en el “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10), por lo que las diferencias entre las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales y el formulario 10 no generarán infracción cambiaria.

Los documentos soporte de las modificaciones de que trata este numeral deberán conservarse para cuando sean requeridos por el BR o las autoridades de control y vigilancia.

1.5.2. Cambios de declaración de cambio.

Los titulares de cuentas de compensación podrán remplazar en cualquier tiempo la declaración de cambio inicial por: (i) otra diferente con igual valor en dólares, (ii) varias del mismo tipo, (iii) varias de diferente tipo o (iv) una o varias de mismo tipo y una o varias de diferente tipo.

La sumatoria de los valores de las declaraciones de cambio que reemplazan la declaración de cambio inicial, debe ser igual al valor de esta última.

Para el efecto, se deberá proceder de la siguiente manera:

a) Cuando se trate de declaraciones de cambio que los titulares de cuentas de compensación deban transmitir al BR, conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1 del capítulo 8 de esta circular, el titular de la cuenta de compensación deberá:

i. Solicitar la anulación de la declaración de cambio previamente transmitida a través del correo electrónico DCIN-anulacionF3-F4cuentas@banrep.gov.co, señalando en el asunto del correo el código de la cuenta de compensación asignado por el BR seguido del tipo de solicitud, así: “Anulación endeudamiento”, “Anulación inversiones” o “Anulación endeudamiento/inversiones”, e informando en el correo el número y fecha asignados a la(s) declaración(es) de cambio que se solicita(n) anular y,

ii. Posteriormente transmitir en su totalidad la(s) declaración(es) de cambio que reemplace(n) la(s) declaración(es) anulada(s), la(s) cual(es) deberá(n) contener la fecha de la operación inicial (fecha en que se debitaron o consignaron las divisas en la cuenta de compensación). En la sección “Tipo de operación” se deberá indicar la opción 1 “Inicial”. Si la(s) declaración(es) de cambio que reemplaza(n) la(s) operación(es) anulada(s) se trata de aquella(s) que los titulares de cuentas de compensación no deban transmitir al BR, conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1 del capítulo 8 de esta circular, únicamente se debe conservar la información de los datos mínimos para la operación de cambio (declaración de cambio) con los soportes respectivos sin que se requiera su envío a los IMC o al BR.

iii. En el evento en que el reemplazo de la declaración de cambio implique modificaciones en el “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10), con posterioridad a la transmisión de la(s) nueva(s) declaración(es) de cambio, se deberá transmitir en su totalidad un nuevo formulario 10 que incluya los cambios correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación”.

Cuando el registro de la cuenta de compensación esté cancelado únicamente se podrán tramitar cambios de declaración de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías o por inversiones internacionales, transmitidas por los titulares de cuentas de compensación conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1 del capítulo 8 de esta circular. Para el efecto, el titular de la cuenta de compensación cancelada podrá solicitar dicho procedimiento en cualquier tiempo, mediante la presentación de una comunicación escrita dirigida al DCIN del BR, adjuntando los cambios correspondientes. En estos casos, el BR no incluirá las modificaciones en el “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10), por lo que las diferencias entre las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales y el formulario 10 no generarán infracción cambiaria.

b) Cuando se trate de declaraciones de cambio que los titulares de cuentas de compensación no deban transmitir al BR, conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1 del capítulo 8 de esta circular, el titular de la cuenta de compensación deberá:

i. Conservar los soportes respectivos sin que se requiera su envío a los IMC o al DCIN.

ii. En el evento en que el cambio de la declaración de cambio implique modificaciones en el “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10), se deberá transmitir en su totalidad un nuevo “Informe de movimientos cuenta de compensación” (formulario 10) que incluya los cambios correspondientes. En la sección “Tipo de operación” se indicará la opción 2 “Modificación”.

1.5.3. Correcciones por errores de digitación.

Los titulares de cuentas de compensación que transmitan al BR con errores los datos relativos a la fecha, número, valor o tipo de operación (ingreso o egreso) de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías o por inversiones internacionales, podrán en cualquier tiempo antes de la cancelación del registro de la cuenta bajo el mecanismo de compensación, solicitar su anulación y con posterioridad, si a ello hay lugar, transmitir en su totalidad la(s) declaración(es) de cambio correspondiente(s), siguiendo el procedimiento previsto en el literal a) del numeral 1.5.2 de este capítulo.

Cuando el registro de la cuenta de compensación esté cancelado únicamente se podrán tramitar correcciones por errores de digitación de las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías o por inversiones internacionales, transmitidas por los titulares de cuentas de compensación conforme a lo previsto en el numeral 8.4.1 del capítulo 8 de esta circular. Para el efecto, el titular de la cuenta de compensación cancelada podrá solicitar dicho procedimiento en cualquier tiempo, mediante la presentación de una comunicación escrita dirigida al DCIN del BR, anexando las correcciones correspondientes. En estos casos, el BR no incluirá las modificaciones en el “Informe de movimientos cuenta de compensación” (numeral IV del formulario 10), por lo que las diferencias entre las declaraciones de cambio por endeudamiento externo o avales y garantías e inversiones internacionales y el formulario 10 no generarán infracción cambiaria.

1.6. Devoluciones.

Cuando haya lugar a efectuar un giro al exterior para devolver divisas ya reintegradas y reportadas en una declaración de cambio anterior, o se reciba del exterior el valor de divisas giradas y reportadas en una declaración de cambio ya transmitida, porque hubo, entre otros, devolución de cheques, o se presentó rechazo o pérdida de la mercancía, se deberá suministrar nuevamente los datos mínimos de la operación anotando en la sección “Tipo de operación” el número 2 que corresponde a “Devolución”. El numeral cambiario debe corresponder al mismo de la operación inicial. Para todos los efectos el IMC deberá exigir la información de los datos mínimos de la declaración de cambio anterior, a fin de comprobar el plazo y los términos de la operación.

En el caso de inversiones de capital del exterior no perfeccionadas, para la devolución de las divisas se procederá de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 7.2.3 de la presente circular.

1.7. Actualización de datos y unificación de identificación.

Los procedimientos de actualización de datos y unificación de identificación podrán surtirse por su titular en cualquier tiempo y no podrán remplazar los previstos en el capítulo 7 de esta circular.

En los trámites que se adelanten por conducto de apoderado o representante legal, se deberá adjuntar el documento que lo acredite como tal, el cual deberá cumplir con las formalidades legales pertinentes y especialmente tener en cuenta lo siguiente:

a) Cuando el no residente sea una persona jurídica o asimilada, su representante legal deberá aportar el documento equivalente al certificado de existencia y representación legal de aquella, de acuerdo con la legislación del país de domicilio y en el cual conste su condición. Por su parte, de conformidad con el artículo 251 de la Ley 1564 de 2012 (CGP), así como, las demás normas que los modifiquen o complementen, el mencionado documento deberá allegarse con traducción oficial al idioma castellano y con sello de apostille o trámite de legalización de firmas, según corresponda.

b) Cuando el residente o no residente actúe por conducto de apoderado, si el poder ha sido otorgado en Colombia, se debe adjuntar la escritura pública o el documento privado con nota de presentación personal ante notario público que acredita tal condición y con facultades suficientes para el respectivo trámite ante esta entidad. Lo anterior, de conformidad con los artículos 74 de la Ley 1564 de 2012 (CGP) y 25 del Decreto 19 de 2012 (Decreto Antitrámites), así como, las demás normas que los modifiquen o complementen.

Cuando el poder ha sido otorgado en el exterior su autenticación se hará en la forma establecida en el artículo 251 de la Ley 1564 de 2012 (CGP). La condición de representante legal de una persona jurídica extranjera o asimilada, se entiende probada cuando exista manifestación expresa en ese sentido, por parte del cónsul que autentica el poder o funcionario competente ante quien se presenta el mismo.

1.7.1. Actualización de datos de residentes y no residentes.

Los residentes o no residentes podrán solicitar en cualquier tiempo directamente o a través del representante legal o su apoderado, la actualización de sus datos, ante el DCIN mediante la presentación del formulario “Solicitud de actualización de datos o unificación de identificación”. Los no residentes también podrán actualizar sus datos por conducto de los representantes legales de las empresas receptoras de su inversión.

En todo caso, el DCIN previa verificación de la información que repose en los archivos y bases de datos, podrá de oficio actualizar tal información.

La actualización de los datos de las empresas receptoras de inversión colombiana en el exterior, podrá ser solicitada por esta o por el inversionista residente.

La actualización de los datos del representante legal de los titulares de cuentas de compensación se realizará de forma automática con la transmisión del formulario 10 “Registro, informe de movimientos y/o cancelación cuenta de compensación”.

La actualización del código de la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) de residentes o no residentes que realicen operaciones ante el BR, se realizará en forma automática con la transmisión electrónica de este dato cuando así se exija, o mediante la presentación del formulario “Solicitud de actualización de datos o unificación de identificación”.

1.7.2. Unificación de identificación de inversionistas no residentes o empresas receptoras del exterior.

Cuando los inversionistas no residentes o las empresas receptoras de inversión colombiana en el exterior, figuren en el sistema estadístico cambiario (SEC) con múltiples identificaciones, el inversionista, su representante legal, sus apoderados, o el representante legal de la empresa receptora de su inversión, podrán solicitar en cualquier tiempo la unificación de la identificación ante el DCIN mediante la presentación del formulario “Solicitud de actualización de datos o unificación de identificación”.

En todo caso, el DCIN previa verificación de la información que repose en los archivos y bases de datos, podrá de oficio unificar la identificación.

Cuando la información del sistema estadístico cambiario (SEC) no coincida con la suministrada en las declaraciones de cambio, se deberán efectuar las modificaciones a las mismas según los procedimientos dispuestos en los numerales 1.4.1 y 1.5.1 de este capítulo. Si se trata de errores de digitación, se deberá efectuar el procedimiento de corrección por errores de digitación de las declaraciones de cambio según lo señalado en los numerales 1.4.3 y 1.5.3 de este capítulo.

Las unificaciones de identificación de los inversionistas no residentes o de las empresas receptoras del exterior, no implicará la modificación de los registros de inversiones, sustituciones o cancelaciones ya expedidos por el BR.

La modificación de los códigos de no residentes por endeudamiento externo activo o pasivo se realizará según el procedimiento señalado en el literal d), numeral 1.1.2 formas electrónicas, sección I del anexo 5 de esta circular.

1.8. Operaciones de los intermediarios del mercado cambiario.

Los IMC que realicen operaciones de cambio diferentes a las autorizadas en su condición de intermediarios, deberán cumplir las obligaciones previstas en el régimen cambiario para los demás residentes, entre otras, transmitir las declaraciones de cambio correspondientes.

Cuando se trate de créditos externos que adquieran los IMC en desarrollo de los actos conexos o complementarios a su objeto social principal autorizado, a que se refiere el parágrafo 5º del artículo 8º de la R.E. 1/2018 J.D., estos deberán ser informados por dichas entidades al BR conforme al procedimiento previsto en el numeral 5.1.2 del capítulo 5 de esta circular. Para acreditar el desembolso, los pagos de los servicios de la deuda y las amortizaciones de los créditos de capital de trabajo obtenidos por los IMC se deberá transmitir vía electrónica la información de los datos mínimos de excepciones a la canalización al DCIN del BR, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la realización de la respectiva operación, indicando el código 23 “Crédito pasivo obtenido por un IMC en desarrollo de los actos conexos o complementarios”. Tratándose de créditos pasivos obtenidos por los IMC para realizar inversiones colombianas en el exterior se deberá informar el desembolso de la misma manera indicando el código 7 “Desembolso de préstamo para inversión colombiana en el exterior”.

Cuando se trate de operaciones de inversiones de capital del exterior en los IMC y/o de inversiones colombianas en el exterior de los IMC, las divisas podrán canalizarse por conducto de los mismos, sin necesidad de transmitir la declaración de cambio correspondiente.

Cuando se trate de compraventa de divisas entre IMC (operaciones interbancarias), no se requerirá transmitir declaración de cambio al BR.

Cuando se trate de avales en divisas contratados entre IMC, únicamente el IMC avalista deberá informar el aval otorgado según el procedimiento descrito en el numeral 6.1 del capítulo 6 de esta circular.

Los límites a los pagos señalados en el artículo 10 de la R.E. 1/2018 J.D. aplican para operaciones individuales.

1.9. Profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero.

De conformidad con las condiciones previstas en el artículo 84 de la R.E. 1/2018 J.D., los residentes podrán comprar y vender de manera profesional divisas en efectivo y cheques de viajero (en adelante profesionales de cambio), previa inscripción en el registro mercantil y en el registro de profesionales de cambio que establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN conforme a los requisitos y condiciones que señale esa entidad.

1.9.1. Operaciones de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero con pago en efectivo y/o cheques en moneda legal colombiana.

En las operaciones de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero cuyo pago en moneda legal colombiana se realice en efectivo y/o mediante cheque, los profesionales de cambio están obligados a exigir a sus clientes en cada una de las operaciones una declaración de cambio en original y copia que contenga, como mínimo, la información prevista en el formulario 18 “Declaración de cambio por compra y venta de manera profesional de divisas en efectivo y cheques de viajero” incluido en esta circular. Estas declaraciones de cambio podrán elaborarse mediante el uso de medios electrónicos, de acuerdo con los requisitos que establece la Ley 527 de 1999 y demás disposiciones aplicables.

Cuando los profesionales de cambio compren divisas en efectivo y cheques de viajero por montos iguales o superiores a USD 10.000 o su equivalente en otras monedas, están obligados a pagar la operación mediante cheque en moneda legal colombiana o adicionalmente, podrán efectuar el pago mediante el uso de los instrumentos de pago a que se refiere el numeral 1.9.2 de este capítulo.

1.9.2. Operaciones de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero mediante el uso de instrumentos de pago diferentes al efectivo y al cheque en moneda legal colombiana.

En las operaciones de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero el pago en moneda legal colombiana, independientemente de su monto, podrá realizarse mediante el uso de: (i) transferencias electrónicas intrabancarias en el país; (ii) instrumentos de pago electrónicos que se compensan y liquidan a través de la red de sistemas de pago de bajo valor en el país (tarjeta débito; tarjeta crédito, transferencia electrónica interbancaria).

La factura de la operación o el recibo de compra correspondiente y el registro de utilización de la tarjeta o de la transferencia electrónica de fondos constituyen la declaración de cambio. La DIAN señalará las condiciones y requisitos que se deben acreditar para este efecto.

En los casos en que se combinen los medios de pago descritos en los numerales 1.9.1 y 1.9.2 de este capítulo, se deberá informar el monto total de la operación en el formulario 18, discriminando el valor pagado por cada medio de pago.

1.9.3. Reglas especiales de los profesionales de cambio ubicados en ciudades de frontera.

Los profesionales de cambio que se encuentren ubicados en ciudades de frontera, se sujetarán a las siguientes reglas:

a) Exigir a sus clientes una declaración de cambio en original y copia que contenga como mínimo la información prevista en el formulario 18 “Declaración de cambio por compra y venta de manera profesional de divisas en efectivo y cheques de viajero” incluido en esta circular, para operaciones con valor igual o superior a quinientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 500.00) o, su equivalente en otras monedas.

b) Exigir a sus clientes la presentación de la declaración de cambio conforme al formulario simplificado que para tales efectos determine la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, para operaciones inferiores a quinientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 500.00) y superiores a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 200.00) o, su equivalente en otras monedas.

c) Para el caso de las operaciones iguales o inferiores a doscientos dólares de los Estados Unidos de América (USD 200.00) o, su equivalente en otras monedas, no se exigirá la presentación de la declaración de cambio.

Para efectos de realizar el cálculo de los montos anteriormente señalados, se debe tener en cuenta el valor en moneda legal colombiana de la transacción y la TRM vigente el día de la operación.

Cuando el pago de las operaciones de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero se efectúe mediante el uso de los instrumentos de pago a que se refiere el numeral 1.9.2 de este capítulo, la factura de la operación o el recibo de compra correspondiente y el registro de utilización de la tarjeta o de la transferencia electrónica de fondos constituyen la declaración de cambio. La DIAN señalará las condiciones y requisitos que se deben acreditar para este efecto.

1.9.4. Informe a autoridades y conservación de documentos.

Para efectos de la prevención de lavado de activos, financiación al terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT-FPADM), los profesionales de cambio deberán informar las operaciones de compra y venta de divisas que se realicen de manera individual o múltiple con una misma persona natural o jurídica, conforme a lo que establezca la UIAF (Res. 59/2013 o las normas que la sustituyan o modifiquen).

La declaración de cambio y en general la información de las operaciones que realicen los profesionales de cambio deberá conservarse y estar a disposición de la UIAF, DIAN y demás autoridades que la exijan, según su competencia, incluyendo la relativa a la prevención de LA/FT-FPADM, como mínimo por un período igual al de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracciones a este régimen, sin perjuicio que deba o no exigirse la presentación de la declaración de cambio. La conservación podrá efectuarse utilizando los medios autorizados en la ley, incluyendo los electrónicos de acuerdo con los requisitos que establece la Ley 527 de 1999 y demás disposiciones aplicables.

La información también deberá estar a disposición del BR en caso que este la solicite para efectos estadísticos.

1.10. Operaciones de compra y venta de divisas a través de sistemas electrónicos.

1.10.1. Tarjetas débito y crédito.

Los IMC que manejen o administren sistemas de tarjetas débito y crédito para pagos en moneda extranjera deberán reportar semanalmente al BR el valor neto de la monetización o compra de divisas con la transmisión de la declaración de cambio por servicios, transferencia y otros conceptos, utilizando el numeral cambiario 1601 para ingresos de divisas y el numeral 2904 para egresos de divisas.

Las entidades que no sean IMC que manejen o administren dichos sistemas deberán suministrar la información de los datos mínimos de la operación de cambio por servicios, transferencias y otros conceptos (declaración de cambio), utilizando el numeral cambiario 1601 para ingresos de divisas y el numeral 2904 para egresos de divisas, por cada compra o venta de divisas que realicen para canalizar los pagos o reintegros producto del resultado neto consolidado de la administración de dichos sistemas.

También deberán suministrar la información y prestar la colaboración que requiera la UIAF y las demás autoridades para sus propósitos de prevención de actividades delictivas, control cambiario y cualquier otra de su competencia.

El registro de utilización del sistema por parte del tarjetahabiente o usuario del sistema, constituye la declaración de cambio y la información individual allí consignada deberá estar a disposición de las autoridades.

1.10.2. Tarjetas débito prepago, recargables o no, e instrumentos similares.

El IMC que distribuya y venda tarjetas débito prepago, recargables o no, e instrumentos similares únicamente podrá suscribir contratos de distribución y venta con entidades financieras del exterior que capten recursos del público y los coloquen a través de préstamos o de otras operaciones activas de crédito, equivalentes a las supervisadas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Dicha condición debe ser acreditada ante el BR, de manera previa a la celebración del contrato, con el certificado de la entidad especializada de supervisión financiera semejante a la Superintendencia Financiera de Colombia. Adicionalmente, deberá remitirse una comunicación de dicho organismo sobre la existencia y obligación de dar cumplimiento en el país de origen a normas de prevención de lavado de activos.

En el caso de entidades financieras del exterior con oficina de representación en Colombia únicamente se deberá remitir la certificación expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia que acredite dicha condición.

Cualquier interesado podrá solicitar mediante comunicación escrita al DCIN del BR la inclusión en la lista de estas entidades previa la acreditación de los mencionados requisitos. En todo caso, el BR podrá no autorizar la inclusión o eliminar de la lista a cualquier entidad.

El IMC interesado en celebrar el contrato de distribución y venta de tarjetas débito prepago, recargables o no, e instrumentos similares deberá enviar una comunicación al DCIN, informando la entidad financiera del exterior con la cual celebrará el mencionado contrato y declarando que esa entidad mantiene un adecuado sistema de prevención de lavado de activos. Así mismo deberá informar la red afiliada de las tarjetas.

El contrato de distribución y venta de las tarjetas débito prepago debe contemplar, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Condiciones de la emisión en el exterior y distribución y venta en el país de las tarjetas débito prepago e instrumentos similares, así como las responsabilidades de las partes.

b) Mecanismos que aseguren la adecuada identificación de esta clase de tarjetas e instrumentos en los sistemas de red de bajo valor.

c) La obligación de la entidad financiera del exterior de suministrar la información correspondiente al IMC con el que ha celebrado el contrato de distribución sobre las recargas que tengan las tarjetas, identificando la fecha, cuantía y cualquier información pertinente.

d) La obligación de las partes de reportar la información a las autoridades competentes sobre las operaciones.

De acuerdo con las instrucciones de la entidad financiera del exterior, al momento de la entrega de la tarjeta débito prepago o del instrumento emitido por la entidad financiera del exterior, el IMC deberá dejar constancia, como mínimo, de la información relativa a la identificación de la persona, número de la tarjeta y valor. En tal caso, la declaración de cambio por el uso de las tarjetas a través de la red de cajeros deberá estar a disposición de las autoridades.

En caso de que el IMC venda directamente las tarjetas débito prepago o instrumentos similares emitidos por entidades financieras del exterior a residentes, en la medida que implica una venta de divisas al residente, este deberá suministrar la información de los datos mínimos de la operación de cambio por servicios, transferencias y otros conceptos (declaración de cambio), utilizando el numeral correspondiente a la operación de que se trate. La utilización de estas tarjetas se sujeta a lo dispuesto en el artículo 86 de la R.E. 1/2018 J.D., que prohíbe como regla general el pago en divisas de operaciones internas, salvo las excepciones consagradas en la mencionada resolución.

Los IMC podrán recibir y conservar la información de la distribución y venta de las tarjetas débito prepago y de otros instrumentos similares por medios electrónicos.

La información sobre distribución y venta de tarjetas deberá transmitirse vía electrónica, quincenalmente, teniendo en cuenta la estructura establecida por el BR en la página web http://banrep.gov.co - opción “Operaciones y procedimientos cambiarios”, “Procedimientos cambiarios”, “Transmisión de la información por los intermediarios del mercado cambiario”.

La información deberá presentarse en documento físico al DCIN del BR, mientras se habilita el acceso electrónico.

1.11. Operaciones de las agencias de turismo y de los hoteles.

Las agencias de turismo y los hoteles podrán recibir divisas de sus clientes turistas extranjeros (compradores de paquetes de viajes y turismo o huéspedes) por concepto de la venta de bienes o la prestación de servicios. El cambio de divisas se encuentra incluido dentro del concepto de venta de bienes o prestación de servicios, cuando las empresas de turismo y los hoteles lo presten a sus clientes turistas extranjeros. Las mencionadas empresas serán responsables de conocer adecuadamente al cliente de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 85 de la R.E. 1/2018 J.D.

La información relativa al nombre, dirección, número y clase de documento de identidad extranjero, monto, fecha y forma de pago de la transacción en divisas, deberá conservarse por un período igual al de caducidad o prescripción de la acción sancionatoria por infracciones al régimen cambiario y debe presentarse a las entidades encargadas del control y vigilancia del cumplimiento del régimen cambiario que los requieran o dentro de las actuaciones administrativas que se inicien para determinar la comisión de infracciones cambiarias, conforme a lo previsto en el artículo 90 de la R.E. 1/2018 J.D.

Cuando las agencias de turismo y los hoteles vendan las divisas a los IMC, el contador público o el revisor fiscal deberá expedir una certificación referente al cumplimiento de las normas relativas al conocimiento del cliente y de la conservación de la información. Dicha certificación no debe discriminar cada transacción.

Estas empresas podrán comprar o vender divisas a personas diferentes de sus compradores de paquetes de viajes y turismo o sus huéspedes, siempre que se constituyan en un profesional de compra y venta de divisas de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 84 de la R.E. 1/2018 J.D. En estos casos, le serán aplicables las reglas previstas en el numeral 1.9 de este capítulo.