Secretaría Distrital de Hacienda

CIRCULAR SIN NÚMERO DE 2011

(Abril 7)

Asunto: Procedimiento para trámite de estado de cuenta para transferencia de predios, ubicados en la jurisdicción de Bogotá del Distrito Capital.

Artículo 60 Ley 1430 de 2010 y artículo 11 Acuerdo 469 de 2011.

El artículo 60 de la Ley 1430 de 2010, señala el carácter real del impuesto predial unificado, lo que implica que la administración tributaria distrital puede hacer efectivo el pago del tributo con el mismo predio, independientemente de quien sea su propietario.

Esta disposición de carácter sustantivo tiene vigencia a partir del 1º de enero de 2011, en desarrollo de los principios constitucionales contenidos en el artículo 338 de la Carta Política, por lo que para el pago de las deudas que se originen por concepto de impuesto predial, por los periodos gravables 2011 y siguientes, podrán los entes territoriales perseguir el predio mismo, aun cuando este haya cambiado de propietario y el sujeto pasivo del impuesto por el periodo fiscal de la obligación, sea diferente a quien resulte ser el propietario inscrito en el momento en que se adelante el proceso de cobro respectivo.

De conformidad con la Ley 1430 de 2010, las deudas originadas en mayores valores determinados por la administración mediante procesos de revisión de impuestos, en todos los casos, estarán exclusivamente a cargo del propietario o poseedor a 1º de enero de la correspondiente vigencia fiscal.

La modificación tributaria mencionada, en aras de garantizar los derechos de los adquirentes de inmuebles señala que, para los casos en que se realicen negocios jurídicos mediante escritura pública que impliquen la transferencia del dominio de bienes inmuebles, es preciso acreditar ante el correspondiente notario público que el predio se encuentra al día por concepto de las obligaciones tributarias del impuesto predial unificado.

Surge como nueva responsabilidad del notario, verificar, previamente a la autorización de escrituras públicas de transferencia de dominio, tales como: compraventa, permuta, dación en pago, donación, fiducia, liquidación de sociedad conyugal y patrimonial de hecho, liquidación de herencia; aporte a sociedades, liquidación de sociedad comercial o civil, o cualquier acto que implique transferencia de dominio de un inmueble, que los predios se encuentren al día en el pago del impuesto predial unificado.

Para realizar la verificación, la administración tributaria expedirá el estado de cuenta para transferencia de predios, que permitirá al notario establecer la condición de pago requerida por la norma. Con el ánimo de establecer que el predio no tenga deudas vigentes, la verificación comprenderá las obligaciones adeudadas por los periodos gravables causados hasta la fecha de la escritura pública.

El estado de cuenta para transferencia de predios que expida la administración para efectos de autorizar por parte del notario la firma de la escritura pública, no constituye paz y salvo definitivo de obligaciones ni se traduce en un mecanismo de extinción de las mismas. En este sentido, si en forma posterior se evidenciara la existencia de obligaciones no incluidas en el estado de cuenta para transferencia de predios, estas podrán ser cobradas, dentro de la oportunidad legal, a los sujetos pasivos del impuesto.

La administración tributaria distrital, de manera informativa señalará las obligaciones tributarias que no cuenten con acción de cobro vigente.

La aplicación de los artículos 60 de la Ley 1430 de 2010 y 11 del Acuerdo 469 del 22 de febrero de 2011 del Concejo de Bogotá, se deberá cumplir con las directrices que a continuación se establecen:

Mecanismos para obtener el estado de cuenta para transferencia de predios

El trámite para obtener el estado de cuenta para transferencia de predios que permita otorgar la respectiva escritura pública de transferencia de dominio, podrá ser adelantado por el notario y/o contribuyente de la siguiente manera:

I. Notarios

La Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, comprometida con la excelencia en el servicio conformará un equipo especializado de tutores por notaría para el desarrollo de este trámite, con el fin de facilitar y garantizar la ejecución de la función notarial.

En todo caso, se dispondrán mecanismos de control y auditoría a través de los cuales se efectuará seguimiento permanente con el objeto de cumplir el procedimiento aquí definido.

Para verificar el origen de los mensajes de datos que reciba la Secretaría Distrital de Hacienda por parte de las notarías de Bogotá y a su vez remitir respuesta a las solicitudes presentadas, cada notario deberá enviar por escrito un documento dirigido a la Secretaría Distrital de Hacienda indicando su dirección de correo electrónico principal y una dirección de correo electrónico alterna, a través de las cuales se realizarán y recepcionarán las respuestas a las consultas por ellos elevadas.

1. El notario ante quien se pretendan otorgar escrituras públicas de transferencia de predios ubicados dentro en la jurisdicción de Bogotá Distrito Capital, solicitará a través del correo electrónico informado previamente a la Secretaría Distrital de Hacienda, el estado de cuenta para transferencia de predios al correo electrónico: portalnotariasdib@shd.gov.co.

En caso de presentarse algún tipo de falla informática que impida realizar la solicitud del estado de cuenta para transferencia de predios al correo anteriormente establecido, se podrá solicitar el trámite al correo electrónico portalnotariasdib@telefonica.com.

2. La solicitud para la expedición del estado de cuenta para transferencia de predios deberá realizarse por una sola vez, en formato word, y relacionando en el asunto del mensaje el número de la notaría que requiere el trámite; en cada solicitud debe señalarse un único predio, incluyendo los siguientes datos:

CHIP, matrícula inmobiliaria y dirección del inmueble sobre el cual se adelantará la transferencia de dominio.

3. Dentro de las dos (2) horas(1) siguientes al recibo de la solicitud con el lleno de los requisitos establecidos en el numeral anterior, la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá enviará al correo electrónico informado por la notaría, la siguiente información:

3.1. Si el predio objeto de la transferencia no presenta deudas, se remitirá el estado de cuenta para transferencia de predios con el cual se podrá otorgar la escritura pública.

3.2. Si el predio objeto de la transferencia presenta deudas o inconsistencias en la información, el estado de cuenta para transferencia de predios señalará que el inmueble presenta deudas o inconsistencias que deberán ser canceladas y/o subsanadas previamente al otorgamiento de la escritura, para lo cual el notario informará al contribuyente que debe acercarse a la sede administrativa de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, ubicada en la calle 17 Nº 65 B - 95 punto de contacto servicio al contribuyente, en horario de atención de 8:00 a.m. a 5 p.m. de lunes a viernes en jornada continua, para que se le liquide el impuesto por cada vigencia adeudada.

3.2.1. Los contribuyentes que presenten deudas en el pago del impuesto predial unificado, una vez canceladas, podrán aportar directamente a la notaría donde realizará la escritura de transferencia de dominio, el original o la copia auténtica del formulario de declaración con su respectiva constancia de pago por cada una de las vigencias adeudas, caso en el cual el notario podrá autorizar la escritura pública.

3.2.2. En el evento en que se presenten inconsistencias, el notario informará al contribuyente que debe dirigirse a la sede administrativa de la Dirección Distrital de impuestos de Bogotá, ubicada en la calle 17 Nº 65 B - 95, punto de contacto servicio al contribuyente, en horario de atención de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes en jornada continua, para solucionar la situación reportada.

3.2.3. En este último evento (inconsistencias), una vez el contribuyente radique la documentación pertinente, la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes enviará al correo institucional de la notaría el estado de cuenta para transferencia de predios.

Para garantizar efectivamente la respuesta en el término establecido, es necesario que las notarías realicen la solicitud de forma individual por cada uno de los predios objeto de estudio, esto es por cada folio de matrícula.

El jefe de la oficina de cuentas corrientes, será el responsable de resolver las dudas, quejas y sugerencias que sobre el procedimiento se susciten. Para tal efecto, cada notario podrá plantear sus inquietudes al correo electrónico lortegon@shd.gov.co. Es de aclarar que el uso de este correo se habilita exclusivamente para atender dudas, quejas y sugerencias. A través de él, no se recibirán solicitudes de trámite de estado de cuenta para transferencia de predios.

Igual procedimiento se utilizará para el caso de los consulados de Colombia en el exterior.

II. Contribuyentes/usuarios:

La solicitud del estado de cuenta para transferencia de predios puede ser formulada por cualquier ciudadano que tenga la calidad de propietario del inmueble objeto de transferencia de dominio. Su procedimiento será el siguiente:

1. Solicitud a través de correo electrónico:

1.1. El contribuyente propietario del inmueble que adelante trámite de escritura por transferencia de dominio, podrá solicitar el estado de cuenta para transferencia de predios enviando por una sola vez, dicha solicitud al correo electrónico: portalnotariasdib@shd.gov.co.

En caso de presentarse algún tipo de falla informática que impida realizar la solicitud del estado de cuenta para transferencia de predios al correo anteriormente establecido, se podrá solicitar el trámite al correo electrónico: portalnotariasdib@telefonica.com

1.2. La solicitud para la expedición del estado de cuenta para transferencia de predios deberá realizarse por una sola vez, en formato word incluyendo los siguientes datos: CHIP, matrícula inmobiliaria, dirección del inmueble y la notaría en la cual se adelantará la escritura de transferencia de dominio.

1.3. Si el inmueble se encuentra al día en el pago del impuesto predial, la administración tributaria, dentro de las dos horas siguientes, enviará el estado de cuenta para transferencia de predios al correo electrónico de la notaría, señalado por el usuario.

1.3.1. Si predio objeto de la transferencia de dominio presenta deudas o inconsistencias en la información, el estado de cuenta para transferencia de predios señalará que el predio presenta deudas o inconsistencias que deberán ser canceladas y/o revisadas antes del otorgamiento de la escritura.

En este evento, el contribuyente deberá dirigirse a la sede administrativa de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, ubicada en la calle 17 Nº 65 B - 95, punto de contacto servicio al contribuyente, en horario de atención de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes en jornada continua, para solucionar la situación reportada.

2. Solicitud presencial:

2.1. La solicitud presencial del estado de cuenta para transferencia de predios deberá realizarse en la sede administrativa de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, ubicada en la calle 17 Nº 65 B 95 punto de contacto servicio presencial, en horario de atención de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes en jornada continua.

2.2. Para el trámite de la solicitud se deberá diligenciar el formato dispuesto por la administración tributaria que contendrá: nombre y cédula de ciudadanía del contribuyente propietario del bien, dirección de correspondencia, teléfono, notaría en la que se adelantará el negocio jurídico, CHIP, matricula inmobiliaria y dirección del inmueble objeto de la transferencia. En ningún caso este trámite se realizará a terceros no autorizados.

En caso de que el trámite lo realice un tercero no propietario del inmueble es necesario presentar adicionalmente una autorización de quien detente la calidad de propietario para adelantar la solicitud del estado de cuenta para transferencia de predios.

2.3. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes la administración tributaria podrá pronunciarse de la siguiente manera:

2.3.1. Si el predio objeto de la transferencia no presenta deudas se enviará el estado de cuenta para transferencia de predios, mediante documento físico a la notaría y al domicilio del contribuyente o del autorizado, con lo cual se podrá otorgar la escritura pública.

2.3.2. Si el predio objeto de la transferencia presenta deudas o inconsistencias en la información, la administración tributaria enviará al correo institucional de la notaría y a la dirección señalada por el contribuyente y/o autorizado en su solicitud, el estado de cuenta para transferencia de predios especificando que el predio presenta deudas o inconsistencias que deben ser revisadas antes del otorgamiento de la escritura.

En caso de presentar deudas, el contribuyente debe acercarse a la sede administrativa de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, ubicada en la calle 17 Nº 65 B 95 punto de contacto servicio presencial, en horario de atención de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes en jornada continua, para que le sean liquidadas las vigencias adeudadas.

Los contribuyentes que presenten deudas en el pago del impuesto predial unificado, una vez canceladas, podrán aportar directamente a la notaría donde realizará la escritura de transferencia de dominio, el original o la copia auténtica del formulario de declaración con su respectiva constancia de pago por cada una de las vigencias adeudadas, caso en el cual el notario podrá continuar con el proceso de escrituración.

En caso de inconsistencias, una vez el contribuyente radique la documentación pertinente para subsanarlas, la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes enviará mediante documento físico a la notaría y al domicilio del contribuyente el estado de cuenta para transferencia de predios.

Sin perjuicio de lo anterior, si el contribuyente no aportó las pruebas que dan lugar a establecer la información correcta respecto del predio en estudio, este podrá adelantar nuevamente el trámite ante la administración tributaria, para obtener el estado de cuenta para transferencia de predios y así continuar con el otorgamiento de la escritura ante la notaría.

Para los casos de predios nuevos, es decir los que son producto de desenglobe en razón a la división material de un predio matriz, para efectos de la expedición del estado de cuenta para transferencia de predios, se entenderá que la existencia jurídica de las nuevas unidades empieza a contarse desde la apertura del nuevo folio de matrícula y en todo caso su condición de "nuevo" terminará en la respectiva vigencia fiscal.

El notario, para proceder con el otorgamiento de la escritura de transferencia debe solicitar el estado de cuenta para transferencia de predios con base en el análisis del predio matriz para verificar si se encuentra al día respecto a sus obligaciones tributarias.

En el evento de efectuar transferencia de dominio de nuevas unidades, el estado de cuenta para transferencia de predios, se exigirá por parte de las notarías en caso de que los nuevos inmuebles cuenten con folio de matrícula a 1º de enero de la respectiva vigencia fiscal.

El estado de cuenta para transferencia de predios es un documento firmado de manera autógrafa y/o mecánica por el jefe de la oficina de cuentas corrientes, en el que se refleja si un predio identificado con CHIP, matrícula inmobiliaria y dirección se encuentra al día o no por concepto de obligaciones del impuesto predial unificado.

Atendiendo la dinámica de las obligaciones tributarias, el estado de cuenta para transferencia de predios tendrá vigencia de tres meses, desde la fecha de su expedición.

Comprobantes fiscales que se agregan a la escritura pública de transferencia de inmuebles

En cumplimiento del artículo 60 de la Ley 1430 de 2010 y del artículo 11 del Acuerdo 469 del 22 de febrero de 2011, expedido por el Concejo de Bogotá D.C., y para efectos de lo señalado en el artículo 44 del Decreto 960 de 1970, en la transferencia de inmuebles ubicados dentro de la Jurisdicción del Distrito Capital, el comprobante fiscal para acreditar que el inmueble a transferir se encuentra al día por concepto de impuesto predial unificado, será el estado de cuenta para transferencia de predios, expedido por la Oficina de Cuentas Corrientes de la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, con la firma autógrafa o mecánica del jefe de dicha oficina.

En el evento en que el contenido del estado de cuenta para transferencia de predios refleje la existencia de una obligación pendiente de pago, incluida la del año en que se otorga y autoriza la escritura pública, el contribuyente podrá cancelar sus obligaciones tributarias y aportar directamente a la notaría donde realizará la escritura de transferencia de dominio, el original o la copia auténtica del formulario de declaración con su respectiva constancia de pago por cada una de las vigencias adeudadas, caso en el cual el notario podrá autorizar la Escritura Pública correspondiente.

Es pertinente señalar que para autorizar las escrituras, de conformidad con los artículos 26 del Decreto 2148 de 1983 y 27 de la Ley 14 de 1983, es indispensable la presentación del estado de cuenta para transferencia de predios, que deberá encontrarse vigente.

Así mismo y teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 1250 de 1970 y en la “Guía de causales de no inscripción de los documentos sometidos a registro”, expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro, en el evento en que determinados documentos no cumplan con los requisitos de ley, las oficinas de registro e instrumentos públicos no podrán realizar la inscripción de los mismos.

Ventanilla única de registro VUR

Finalmente es importante señalar que la administración tributaria distrital, actualmente efectúa adecuaciones al sistema de información tributaria para que en un futuro cercano, la verificación del estado de cuenta para transferencia de predios frente a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá, se realice a través de la ventanilla única de registro VUR y así se convierta en la herramienta expedita para este tipo de análisis.

N. del D.: La presente circular va dirigida a la Superintendencia de Notariado y Registro, notarios, oficinas de registro e instrumentos públicos de Bogotá D.C. zona norte, zona centro y zona sur. Contribuyentes del Impuesto Predial Unificado.

(1) Las solicitudes que se tramitarán en dos horas corresponden a aquellas que cumplen los requisitos definidos: un CHIP por solicitud; datos completos (la matrícula debe coincidir con el CHIP para los predios desenglobados, formato word, radicadas a través del correo electrónico).