Códigos de conducta: aplicabilidad y exigibilidad en las relaciones laborales

Revista Nº 145 Ene.-Feb. 2008

Carlos Hernán Godoy Fajardo, Socio y director jurídico 

Jorge Voidonikolas Muñoz, Abogado junior 

Miembros de Godoy Córdoba Abogados 

1. Introducción.

1.1. Qué es un Código de Conducta

Los Códigos de Conducta son documentos privados elaborados por las empresas que buscan direccionar el comportamiento de sus trabajadores en armonía con los valores y principios corporativos. Este tipo de códigos incluye principios y normas propias de la cultura corporativa, estableciendo una serie de obligaciones y prohibiciones a cargo de los trabajadores, con el fin de prevenir conflictos de intereses, proteger información de carácter reservado, establecer obligaciones de información y/o instaurar restricciones para recibir beneficios de empresas competidoras, proveedores o clientes.

Un Código de Conducta contiene información que busca consolidar el ambiente laboral, propendiendo por comportamientos de parte de los trabajadores, alineados con los valores de la empresa. En general, es altamente conveniente que sea persuasivo para lograr que el trabajador acepte con agrado, o por lo menos con convicción, las obligaciones contenidas dentro del código. Así, se buscará crear una cultura de aceptación y coherencia por parte del personal de la empresa que permitirá que todos los miembros de la comunidad laboral actúen armónicamente.

Es importante señalar que lo contenido en estos códigos deberá ser compatible con los derechos constitucionales y legales de los trabajadores.

Este tipo de normatividad ha tenido variedad de denominaciones (códigos de conducta, códigos de convivencia, códigos de ética, políticas corporativas, etc.), pero siempre apuntan a lo mismo. Las diferencias son eminentemente nominales y los ejemplos señalados son extraídos de lo que hemos encontrado en nuestra experiencia como asesores laborales.

1.2. Tendencia generalizada a establecer normatividades internas encaminadas a regular la conducta de los trabajadores.

En la consulta laboral, constantemente se nos pregunta el nivel o grado de exigibilidad de este tipo de códigos, pues se han generado debates en torno a su validez y exigibilidad. Lo anterior, en atención a que son elaborados de manera unilateral por la empresa e incluyen conductas que en ocasiones escapan a las obligaciones estrictamente funcionales de los trabajadores.

No obstante los diferentes criterios respecto a este tipo de códigos, es importante precisar que son perfectamente válidos y eficaces en cuanto constituyan manifestaciones diáfanas del poder subordinante que tiene el empleador respecto de los trabajadores.

Este tipo de códigos nacieron en la década de los setenta, en las grandes multinacionales que publicaron ampliamente su contenido no solo como una herramienta de mercadeo, sino como una manera de difundir la cultura corporativa para influir el comportamiento de los funcionarios.

Esta tendencia generalizada por la mayoría de compañías multinacionales ha sido reproducida por las empresas nacionales como un elemento más dentro de sus reglamentaciones internas, eso por lo menos es lo que nos indican las frecuentes consultas de este tema por parte de los responsables de la gestión humana de las empresas.

2. Normatividad, correlacionada con los códigos de conducta

Buena parte de la eficacia y, por lo tanto, de la cabal aplicación de los códigos de conducta depende de la compatibilidad de sus previsiones con las normas jurídicas aplicables en el mismo ámbito. En otras palabras, los códigos de conducta no pueden afectar los derechos constitucionales del trabajador y deben armonizar con las regulaciones de la ley laboral relativas al ejercicio del poder subordinante.

A continuación veremos en detalle este marco normativo de referencia obligada:

2.1. Marco constitucional

Este tipo de códigos tienen por objeto definir, promover, prevenir y eventualmente sancionar conductas de los funcionarios al interior de la empresa dentro del contexto legal y constitucional. Un Código de Conducta debe estar enmarcado dentro de los principios y derechos constitucionalmente protegidos, para garantizar así su validez y eficacia.

Los bienes jurídicos que deberá respetar un Código de Conducta son la igualdad, la libertad, la intimidad, la honra, el libre desarrollo de la personalidad, la libertad de empresa, la dignidad, la libertad de conciencia, entre quienes comparten un mismo ambiente laboral.

A continuación nos permitimos transcribir las normas constitucionales más relevantes que se deberán tener en consideración para el montaje de un Código de Conducta.

2.1.1. Derecho a la igualdad

“ART. 13.—Todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirán la misma protección y trato de las autoridades y gozarán de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica.

El Estado promoverá las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y adoptará medidas en favor de grupos discriminados o marginados. El Estado protegerá especialmente a aquellas personas que por su condición económica, física o mental, se encuentren en circunstancia de debilidad manifiesta y sancionará los abusos o maltratos que contra ellas se cometan”.

Comentario: El Código de Conducta deberá ser aplicable a toda la población laboral de la empresa, sin distinción alguna. Lo anterior, con el fin de evitar discriminaciones o una posible vulneración del derecho fundamental a la igualdad. No obstante lo anterior, y de conformidad con la jurisprudencia constitucional, es importante resaltar que igualdad no es sinónimo de mismidad por lo que el código, si bien aplica para todos los trabajadores, puede llegar a tener efectos diferentes en cada funcionario según circunstancias diferenciadoras constitucionalmente aceptadas.

2.1.2. Derecho a la intimidad.

“ART. 15.—Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley”.

Comentario: Este derecho fundamental debe tenerse en consideración para el tema que nos ocupa en el sentido de evitar incluir artículos que llegaren a generar injerencia indebida o arbitraria del empleador, sobre la vida privada de los trabajadores.

La jurisprudencia constitucional ha sido clara en afirmar que el derecho a la intimidad prevalece sobre el derecho a informar, razón por la cual es importante que en las obligaciones de información que se establezcan dentro de un Código de Conducta no se transgreda este elemento esencial de la personalidad del trabajador.

2.1.3. Derecho al libre desarrollo de la personalidad.

“ART. 16.—Todas las personas tienen derecho al libre desarrollo de su personalidad sin más limitaciones que las que imponen los derechos de los demás y el orden jurídico”.

Comentario: Si bien un Código de Conducta genera obligaciones en cabeza de los trabajadores, estas no pueden interferir el espacio de la personalidad del mismo, pues de lo contrario se estaría atentando contra este derecho fundamental exponiéndose a riesgos propios del ejercicio de la acción de tutela. Este es uno de los temas más complejos para ciertas empresas que, por ejemplo, pretenden exigir cierto tipo de presentación personal de parte de los trabajadores que tienen un contacto directo con los clientes. En estos casos, nos parece que resulta más apropiado exigir tal comportamiento mediante las normas del contrato laboral, o los reglamentos particulares, más que en los Códigos de Conducta.

2.1.4. Derecho a la libertad de conciencia.

“ART. 18.—Se garantiza la libertad de conciencia. Nadie será molestado por razón de sus convicciones o creencias ni compelido a revelarlas ni obligado a actuar contra su conciencia”.

Comentario: De conformidad con el anterior artículo, la Constitución Política impide a los emplea-dores establecer prohibiciones a sus trabajadores, por intermedio de un Código de Conducta, para manifestar su religión o creencias, o imponer ritos o prácticas religiosas. Si se llegare a incluir este tipo de restricciones, el empleador quedaría expuesto a la defensa del derecho constitucional.

2.1.5. Derecho a la libertad de expresión.

“ART. 20.—Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

Comentario: En sintonía con el artículo anteriormente citado, este derecho protege la libertad de expresión de las personas, no solo para difundir información, sino también para buscarla y recibirla. La libertad de expresión opera oralmente, por escrito o por cualquier representación artística. Nosotros hemos recomendado a nuestros clientes abstenerse de incluir obligaciones “de no hacer”, ligadas al derecho de expresar ideas de parte de los trabajadores, para evitar violar este derecho fundamental.

2.1.6. Derecho a la honra.

“ART. 21.—Se garantiza el derecho a la honra. La ley señalará la forma de su protección”.

Comentario: La honra se debe analizar siempre en relación con la dignidad de las personas. Este derecho surge de la esfera personal que se expresa con el respeto y el reconocimiento mismo de la dignidad de un trabajador. En un Código de Conducta, la honra hace referencia a la obligación de garantizar la reputación de los trabajadores, así estos hayan incumplido sus obligaciones especiales o hayan cometido cualquier tipo de irregularidad.

2.1.7. Libertad de empresa.

“ART. 333.—La actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común. Para su ejercicio, nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley.

La libre competencia económica es un derecho de todos que supone responsabilidades. La empresa, como base del desarrollo, tiene una función social que implica obligaciones. El Estado fortalecerá las organizaciones solidarias y estimulará el desarrollo empresarial.

El Estado, por mandato de la ley, impedirá que se obstruya o se restrinja la libertad económica y evitará o controlará cualquier abuso que personas o empresas hagan de su posición dominante en el mercado nacional.

La ley delimitará el alcance de la libertad económica cuando así lo exijan el interés social, el ambiente y el patrimonio cultural de la Nación”.

Comentario: Este artículo de nuestra Constitución protege la iniciativa privada económica y la libre competencia. De lo anterior se des-prende la obligación que tienen los empleadores de respetar y hacer cumplir las garantías constitucionales por encima de la relación laboral. Este derecho tiene mucho que ver en los eventos en los que las empresas pretenden restringir y/u obligar a sus trabajadores a abstenerse de adquirir acciones o participaciones de capital social de empresas del sector en forma directa o a través de sus familiares. Es evidente que el deber de informar para precaver conflictos de intereses sería válido, pero nunca lo sería, considerar exigible y por lo tanto sancionable la decisión de un trabajador de vincularse económicamente a otra empresa.

2.2. Marco legal.

La obligación del trabajador de acatar los Códigos de Conducta, en principio, surge del deber de obediencia y fidelidad que tiene con respecto al empleador. A continuación nos permitimos relacionar los artículos del Código Sustantivo del Trabajo relativos al tema objeto del presente artículo.

Los artículos de la normatividad laboral que dan soporte a este tipo de códigos son los siguientes:

2.2.1. “ART. 23, subrogado. L. 50/90, ART. 1º—Elementos esenciales. 1. Para que haya contrato de trabajo se requiere que concurran estos tres elementos esenciales:

a) La actividad personal del trabajador, es decir, realizada por sí mismo;

b) La continuada subordinación o dependencia del trabajador respecto del empleador, que faculta a este para exigirle el cumplimiento de órdenes, en cualquier momento, en cuanto al modo, tiempo o cantidad de trabajo, e imponerle reglamentos, la cual debe mantenerse por todo el tiempo de duración del contrato. Todo ello sin que afecte el honor, la dignidad y los derechos *(mínimos)* del trabajador en concordancia con los tratados o convenios internacionales que sobre derechos humanos relativos a la materia obliguen al país, y

c) Un salario como retribución del servicio” (resaltado fuera de texto).

Comentario: Del citado artículo se desprende la facultad de subordinación que tiene el empleador respecto de sus trabajadores, lo que lo habilita para imponer órdenes y reglamentos. Estos pueden ser interpuestos verbalmente o pueden estar incluidos en escritos.

Los códigos de conducta son un ejemplo práctico del ejercicio de la subordinación que puede ejercer un empleador respecto de sus trabajadores.

2.2.2. “ART. 56.—Obligaciones de las partes en general. De modo general, incumben al patrono obligaciones de protección y de seguridad para con los trabajadores, y a estos obligaciones de obediencia y fidelidad para con el patrono” (resaltado fuera de texto).

Comentario: El deber de fidelidad debe entenderse como sinónimo de lealtad, honradez y buena fe, que obliga a los trabajadores a observar un comportamiento coherente con dichos valores, en desarrollo del vínculo laboral.

La buena fe y lealtad hace referencia a la conducta de la persona que considera cumplir realmente con su deber, en un sentido ético o moral, distinta de la buena fe-creencia que se refiere el campo religioso” (CSJ, Cas. Laboral, Sec. Primera, sent., sep. 21/82).

2.2.3. “ART. 58.—Obligaciones especiales del trabajador. Ver artículo 58 CST.

Comentario: Como desarrollo del poder subordinante y el deber de obediencia y fidelidad del trabajador, el artículo trascrito desarrolla las obligaciones especiales que debe cumplir un empleado en la ejecución del contrato.

Del conjunto de obligaciones especiales contenidas en esta norma, se desprende la facultad de establecer, entre otros, códigos o reglamentos de comportamiento al interior de una organización.

2.2.4. “ART. 60.—Prohibiciones a los trabajadores. Ver artículo 60 CST.

Comentario: Al igual que el artículo 58, esta norma es un desarrollo del deber de obediencia y fidelidad que tiene el trabajador con su empleador. Específicamente desarrolla las prohibiciones relativas al comportamiento que debe observar un trabajador en desarrollo del contrato.

La mayoría de los numerales hace referencia a temas comportamentales (por diferencia con los funcionales) que debe observar el trabajador y encajan dentro de las finalidades propias de un Código de Conducta.

2.3. Marco doctrinal.

Resulta necesario y procedente hacer un análisis de las obligaciones y prohibiciones especiales de orden legal, a fin de calificarlas dentro del nivel funcional o comportamental, con el propósito de establecer cuáles de ellas pueden ser objeto de desarrollo dentro de un Código de Conducta.

Para ello, procedemos a definir el significado de cada uno los niveles:

2.3.1. Obligaciones a nivel funcional. Hacen referencia a la manera como el trabajador realiza la labor propia para la cual fue contratado. En otras palabras, se refiere al qué y al cómo de la tarea encomendada al trabajador.

2.3.2. Obligaciones a nivel comportamental. Hace referencia a la conducta esperada por parte del trabajador en el ámbito de la ejecución de sus obligaciones laborales (más allá de la prestación misma del servicio y hace alusión a la interacción con los superiores, compañeros de trabajo, clientes, proveedores, empresas competidoras, terceros, etc.)

Concluimos que las obligaciones que regulan el comportamiento son las que mejor encajan en este tipo de códigos, esto es, en el nivel comportamental, pues lo que se busca en últimas es regular el proceder de los trabajadores durante su vinculación con la empresa.

El grado de exigibilidad de las normas de un Código de Conducta se acentúa en la medida en que las obligaciones en él contenidas desarrollen las disposiciones legales que consagran obligaciones a nivel comportamental.

A continuación proponemos una clasificación de cada uno de los numerales de los artículos 58 y 60 del Código Sustantivo del Trabajo, para establecer cuáles encajan en el nivel funcional y cuáles en el comportamental.

Artículo 58:

• Numeral 1º: Funcional y comportamental.

• Numeral 2º: Comportamental.

• Numeral 3º: Funcional y comportamental.

• Numeral 4º: Comportamental.

• Numeral 5º: Comportamental.

• Numeral 6º: Comportamental.

• Numeral 7º: Funcional y comportamental.

• Numeral 8º: Funcional y comportamental.

Artículo 60:

• Numeral 1º: Comportamental.

• Numeral 2º: Comportamental.

• Numeral 3º: Comportamental.

• Numeral 4º: Funcional.

• Numeral 5º: Funcional.

• Numeral 6º: Comportamental.

• Numeral 7º: Comportamental.

• Numeral 8º: Funcional.

3. Aplicabilidad y eficacia jurídica de un Código de Conducta.

3.1. Fundamento y límites de un Código de Conducta.

El Código de Conducta para los empleados deberá respetar los derechos constitucionales y legales que tiene el trabajador. Esto aplica para cualquier código que se pretenda hacer valer dentro de una empresa.

Para los trabajadores, este tipo de códigos es la aplicación del deber de obediencia que tiene con su empleador, y por parte de la empresa es el reflejo del poder subordinante que tiene frente a sus trabajadores. Como anteriormente se mencionó, este poder subordinante lo describe el artículo 23, literal b, el cual expresa que la subordinación implica también la facultad que tiene el empleador de imponer reglamentos a sus trabajadores, “sin que afecte el honor la dignidad y los derechos mínimos del trabajador...”.

En otras palabras, un Código de Conducta, como emanación del poder subordinante, tiene límites, los cuales son precisamente los derechos constitucionales y legales de los trabajadores.

3.2. Lo deseable y lo exigible en un Código de Conducta.

Los códigos de conducta pueden contener comportamientos deseables y exigibles. Lo ideal para la empresa es que dichos comportamientos sean deseables y puedan de igual manera ser exigibles, pero lo anterior no siempre es así. A veces una conducta es deseable (por razones de conveniencia), pero no es exigible puesto que podría estar violando derechos constitucionales o legales de los trabajadores(1).

En caso de encontrar un comportamiento deseable pero que no puede ser exigible, la solución recomendable es remitirse al campo puramente cultural, logrando encontrar consensos y acuerdos con los trabajadores, para que se comprometan por encontrarlos razonables y convenientes independientemente de la exigibilidad de los mismos.

Como se mencionará más adelante, lo importante es que los responsables de estos temas en la empresa sean conscientes de estas limitaciones para que las administren adecuadamente y no se expongan a la toma de decisiones que resulten cuestionadas ante los jueces y que dejen sin piso el Código de Conducta.

3.3. Código de Conducta como mecanismo que fomenta la cultura empresarial más que una herramienta de coacción.

El Código de Conducta deberá contener información que sea asimilable de manera positiva por parte de los funcionarios, fruto de su comprensión sobre las razones de conveniencia para la institución misma y todos sus miembros.

Así mismo, deberá ser persuasivo, logrando que el empleado acepte con agrado, o por lo menos con convicción, las obligaciones contenidas en el código. La mejor manera de hacerlo es expresando las obligaciones y prohibiciones razonablemente, haciendo que el empleado vea lógica y necesaria la medida.

Todo lo anterior creará una cultura de aceptación y coherencia por parte del personal de la empresa, que permitirá que todos los miembros de la comunidad laboral actúen armónicamente con las obligaciones y prohibiciones que el código pueda contener.

No es recomendable incluir expresiones penales o coactivas (evitar las amenazas o mensajes negativos), pues puede generar reacciones de rechazo. Resulta más efectivo enfatizar en los bienes o valores que quiere proteger el Código de Conducta, para motivar una actitud de aceptación hacia las obligaciones.

4. Aspectos importantes a tener en consideración para la construcción de un Código de Conducta.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, a continuación proponemos los siguientes criterios, para construir un Código de Conducta:

• Determinar los bienes, valores o circunstancias que se quieren proteger o prevenir.

• Verificar si los contenidos tienen sustento constitucional y legal.

• Analizar el lenguaje para que sea positivo y no impositivo.

• Evaluar los posibles escenarios de conflictos.

• Definir qué elementos del código son deseables y cuáles son exigibles.

5. Ejemplos de aplicación.

A continuación describiremos dos ejemplos de aplicación de los criterios anteriormente descritos:

5.1. Garantías de exclusividad.

“Ningún empleado con jornada incompleta al servicio de la empresa debe servir como consultor, director, funcionario, socio, o como empleado en su jornada disponible de una organización que sea competidora, distribuidora de productos, cliente o proveedor de la empresa, a menos que haya obtenido previo consentimiento escrito de la presidencia.

También puede existir conflicto de intereses si las actividades externas del empleado, no constitutivas en sí mismas de conflicto de intereses, lo sean al exigir tiempo del empleado que interfiera en su desempeño laboral”.

5.1.1. Determinar los bienes, valores o circunstancias que se quieren proteger o prevenir.

No es clara la identificación del objeto protegido. En este caso debería haberse enfatizado, en primer lugar, el interés en propiciar la exclusividad para prevenir la competencia desleal.

5.1.2. Verificar si los contenidos tienen sustento constitucional/legal.

Los contenidos constitucional/legal son válidos.

5.1.3. Analizar el lenguaje para que sea positivo y no impositivo.

El lenguaje es típicamente impositivo.

5.1.4. Evaluar los posibles escenarios de conflictos.

• Funcionario que trabaje para una empresa de la competencia.

— El anterior elemento es deseable y exigible solo cuando el trabajador tiene jornada completa.

• Funcionario que requiera tiempo para sus actividades externas, sin que haya conflicto de intereses, pero que interfieren con su jornada de trabajo.

— Conducta deseable y exigible, solamente durante los horarios comprometidos con la empresa.

5.2. Prevención de conflicto de intereses.

Actividades de familiares inmediatos

“Teniendo en cuenta la política de la compañía, que pretende evitar conflictos de interés entre lo personal y afectivo y lo organizacional, los funcionarios deberán avisar a la empresa si familiares en primer y segundo grado de consanguinidad o afinidad, pretenden trabajar en la misma.

Incurrirá en falta grave el trabajador que se abstenga de dar aviso a la empresa de estas circunstancias por ser considerado un acto de deslealtad”.

5.2.1. Determinar los bienes, valores o circunstancias que se quieren proteger o prevenir.

En este caso, el contenido es mucho más afortunado, pues pone en evidencia las circunstancias que se quieren prevenir y sus fundamentos.

5.2.2. Verificar si los contenidos tienen sustento constitucional/legal.

Es necesario verificar si tiene sustento legal y constitucional, pues corresponde al deber de informar con la debida advertencia previa.

5.2.3. Analizar el lenguaje para que sea positivo y no impositivo.

En este caso encontramos un lenguaje mucho más persuasivo que puede llegar a generar comprensión y aceptación de parte de los funcionarios.

5.2.4. Evaluar los posibles escenarios de conflictos.

• Familiar de empleado que desee ingresar a la empresa.

— La conducta es deseable pero no es exigible. La obligación exigible que tiene frente al trabajador es la de informar. La decisión frente al aspirante corresponde a otro ámbito.

6. Comentario final.

El objeto de este artículo es sensibilizar a los responsables de estos temas en las empresas, en cuanto a que los códigos de conducta requieren un trabajo de validación previa, si se pretende que penetren a la organización de manera eficaz, generando comportamientos alineados con los valores y principios de cada una de estas.

En otras palabras, se trata de contribuir en la conversión de este tipo de herramientas en elementos más de construcción de cultura corporativa que de fuentes de conflicto. Esperamos haber logrado el objetivo.

(1) Por ejemplo, es deseable que no haya familiares o parejas trabajando dentro de la empresa para efectos de evitar conflictos personales dentro del ámbito laboral, pero esto no sería exigible a los trabajadores.