Conservación de documentos para efectos fiscales

Revista Nº 173 Sep.-Oct. 2012

Humberto Aníbal Restrepo Vélez 

Abogado Tributarista 

La obligación general de conservar la documentación que soporta la actividad empresarial deviene, en principio, de la calidad de comerciante a quien se le exige la conservación de los libros y papeles de comercio (L. 962/2005, art. 28), entendiendo por tales los libros que determine la ley como obligatorios y sus auxiliares, la contabilidad que debe llevarse en libros registrados, así como los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en estos e, incluso, la correspondencia directamente relacionada con los negocios (C. Co., arts. 49, 50 y 51).

Sin embargo, existe legislación impositiva especial que obliga a la conservación de documentación, informaciones y pruebas tanto para efectos tributarios, como aduaneros y cambiarios así: (i) si se trata del control de los impuestos administrados por la DIAN, el artículo 632 del estatuto tributario obliga a la conservación de los documentos allí señalados por el término de firmeza de la declaración de renta, que se hace extensivo a las declaraciones de IVA y retención en la fuente, salvo cuando la declaración de renta haya sido objeto de beneficio de auditoría, caso en el cual la documentación que la soporta debe conservarse por el término de firmeza que le corresponda según el beneficio y la firmeza de las declaraciones de IVA y retención se regirá por la regla general prevista de dos (2) años (E.T., arts. 689-1, 705, 705-1 y 714), tal como lo ha manifestado la DIAN mediante Circular 118 del 7 de octubre del 2005; (ii) en materia aduanera, el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999 obliga al declarante a conservar los documentos originales allí señalados por el término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de presentación y aceptación de la declaración de importación; y (iii) en relación con los aspectos cambiarios cuyo control esta en cabeza de la DIAN, el artículo 3º de la Resolución Externa 8 del 2000 de la Junta Directiva del Banco de la República ordena que los residentes en el país que efectúen operaciones de cambio están obligados a conservar los documentos relacionados con la importación y exportación de bienes y servicios, sus gastos y financiación, por el término de cinco (5) años, contados, para efectos prácticos, desde la fecha de su expedición (D. 2245/2011, art. 5º).

Ahora bien, la obligación general de conservar los documentos atendiendo a la calidad de comerciante se encuentra regulada por el artículo 28 de la Ley 962 del 2005, exigiendo un término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, con la autorización expresa de poder conservarlos en papel, o “…en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”, con lo que deben entenderse derogadas tácitamente las disposiciones anteriores que le sean contrarias, tanto en lo relacionado con el término como con las condiciones de conservación y reproducción, en especial el artículo 60 del Código de Comercio y algunas disposiciones de los decretos 2649, 2620 y 2650 de 1993, entre otras (Supersociedades, Conc. 220-000434/2006 y Conc. 220-005124/2007 y CTCP, Conc. 8/2007).

La exigencia legal para remplazar la documentación en papel tan solo hace referencia a que el medio utilizado, bien sea técnico, magnético o electrónico, “garantice la reproducción exacta del documento”, situación prevista por el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 al señalar que cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan, entre otras, las siguientes condiciones: (i) que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta y (ii) que el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido, o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida.

Por su parte, la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC, mediante Concepto 5054043 del 2005, considera que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de los libros y papeles del comerciante no será necesaria su conservación física (en papel), pues “En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un periodo de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido”.

Pero otra cosa opina la DIAN, que desatendiendo el mandato de la Ley 527 de 1999 y sin considerar el concepto de la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante oficio 49693 del 3 de agosto del 2012 insiste en la especialidad de la legislación impositiva, para oponerse rotundamente a la destrucción de los documentos físicos en las condiciones anotadas, mientras no se cumplan los términos previstos en dicha normatividad.