INSTRUCTIVO 13 DE 2001 

(Junio 12)

Ref.: Procedimiento contable para el desarrollo e implantación del programa "computadores para educar".

Este despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en el literal a) del artículo 3º, de la Ley 298 del 23 de julio de 1996 y el literal a) del artículo 2º, del Decreto 1914 de 1996, se permite impartir las instrucciones relacionadas con el tratamiento contable que deben observar las entidades públicas, que participen en el programa "computadores para educar".

1. Justificación

Dentro de la "agenda nacional de conectividad: El salto a internet" se enmarca el programa nacional, computadores para educar aprobado por documento Conpes 3063 del 23 de diciembre de 1999, el cual tiene como objetivo recolectar y reacondicionar equipos de cómputo dados de baja por entidades públicas y empresas privadas y, distribuirlos sin costo alguno a las instituciones educativas.

2. Objetivos

2.1. General

Desarrollar el procedimiento contable que deben seguir las entidades públicas que participen en la ejecución del programa "computadores para educar".

2.2. Específicos

• Definir el procedimiento contable que deben seguir las entidades públicas que dispongan de recursos informáticos para el desarrollo del programa "computadores para educar", así como los beneficiarios del programa.

• Proporcionar una herramienta que permita hacer seguimiento a la recepción de recursos informáticos, al proceso de reacondicionamiento y a la entrega a los beneficiarios finales del proyecto.

• Definir el procedimiento para la recepción, ejecución y control de los recursos asignados al proyecto, de tal forma, que permita la generación de información útil para hacer seguimiento a la ejecución del proyecto y para toma de decisiones.

3. Ámbito de aplicación

El presente procedimiento deberá ser aplicado por las entidades públicas definidas en el artículo 2º de la Resolución 400 del 1º de diciembre de 2000, que decidan entregar recursos informáticos para el desarrollo del programa "computadores para educar", por aquellas que los reciben para su reacondicionamiento, actualización o redistribución y por los beneficiarios o destinatarios finales, de conformidad con el Decreto 2324 del 9 de noviembre de 2000.

4. Aspectos conceptuales

Agenda nacional de conectividad.

Conjunto de estrategias desarrolladas a través de programas y proyectos con los cuales se busca masificar el uso de las tecnologías de la información y comunicación, con el fin de aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y de gobierno y socializar el acceso a la información.

Computadores para educar.

Programa nacional enmarcado dentro de la agenda nacional de conectividad, que tiene por objeto la recolección y reacondicionamiento de equipos de cómputo dados de baja por entidades públicas y empresas privadas y su distribución a las instituciones educativas públicas urbanas y rurales del país.

El programa está encaminado al mejoramiento de la calidad de la educación, mediante el uso de las tecnologías de la información y comunicación, en las instituciones que no cuentan con los recursos necesarios para adquirir los elementos necesarios para ello.

Asociación computadores para educar.

Asociación entre entidades públicas sin ánimo de lucro de conformidad con lo establecido en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998. Corresponde a esta asociación la implantación y desarrollo del programa "computadores para educar". Para efectos de la Contaduría General de la Nación tiene el código institucional 081700000.

Beneficiarios finales.

Serán destinatarios finales de los equipos que se obtengan en el programa "computadores para educar" las instituciones educativas oficiales que ofrezcan el servicio público de educación formal en los niveles preescolar, básica primaria, básica secundaria y media, las normales superiores, las bibliotecas y casas de la cultura de naturaleza pública y centros de acceso comunitario a internet instalados en desarrollo del programa de telecomunicaciones sociales, de conformidad con el artículo 8º del Decreto 2324 del 9 de noviembre de 2000.

Inventario de mercancías en existencia (1)

(1) Plan general de contabilidad pública. Descripción cuenta 1510.

Corresponde al valor de los bienes adquiridos a cualquier título por el ente público, con el objetivo de ser vendidos o cedidos y que no requieren ser sometidos a ningún proceso de transformación, explotación, cultivo, construcción o tratamiento.

Inventario de bienes producidos (2)

(2) Plan general de contabilidad pública. Descripción cuenta 1505.

Valor de los bienes que han sido obtenidos por el ente público, mediante procesos de transformación, explotación, cultivo o construcción y se encuentran disponibles para la venta o cesión.

Costos de producción (3)

(3) Plan general de contabilidad pública. Norma técnica de costos de producción.

Comprenden las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la producción de bienes o la prestación de servicios de los cuales el ente público obtiene sus ingresos, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.

Incluye igualmente el costo de producción de los bienes y servicios individualizables producidos por el ente público, para suministrarlos a la comunidad en forma gratuita o a precios económicamente no significativos, así como los bienes producidos para el uso o consumo interno.

Un servicio individualizable es aquel susceptible de suministrarse a cada individuo de manera particular, y su utilización reduce la disponibilidad de prestación para los demás individuos.

El proceso productivo comprende el conjunto de actividades realizadas bajo el control y responsabilidad del ente público, en las cuales se utilizan insumos y otros factores de producción, para obtener bienes o prestar servicios.

Los diferentes conceptos que conforman el costo de producción deben reconocerse por el costo histórico. Para la determinación y registro deben implementarse sistemas de acumulación que se ajusten a la naturaleza de la producción, bien sea por órdenes específicas o procesos, empleando metodologías reconocidas técnicamente que puedan satisfacer las necesidades de información del ente público.

Valor en libros (4)

(4) Plan general de contabilidad pública. Instrucciones relativas al reconocimiento y revelación de las propiedades, planta y equipo.

Corresponde al valor neto resultante de conjugar el costo histórico, ajustes por inflación, depreciación, amortización, provisión, valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien, según sea el caso.

Costo histórico (5)

(5) Plan general de contabilidad pública. Norma técnica relativa al reconocimiento y revelación de los hechos económicos, financieros y sociales.

Está constituido por el precio de adquisición o importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido el ente para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en condiciones de utilización. Además harán parte del costo histórico las adiciones y mejoras objeto de capitalización efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso.

5. Aplicación contable

5.1. Registros en la entidad pública, que traslada los recursos informáticos al programa "computadores para educar".

La entidad que decida disponer de recursos informáticos para el desarrollo del programa "computadores para educar", de conformidad con el Decreto 2324 del 9 de noviembre de 2000, debe:

• Realizar las evaluaciones técnicas, económicas y jurídicas para determinar las necesidades y conveniencia de los procesos de reposición de recursos informáticos.

• Identificar y hacer una relación detallada, de los recursos informáticos que de acuerdo con dichas evaluaciones puedan destinarse al programa e informar a la asociación computadores para educar (6) .

(6) Directiva Presidencial 02 de mayo de 2000.

• Con la comunicación de aceptación de los recursos informáticos, por parte de la asociación computadores paga educar, las entidades públicas deberán expedir un acto administrativo, de conformidad con las normas legales y/o estatutarias que le sean aplicables, para dar de baja y autorizar el traslado de los mismos a la asociación.

• El valor de los bienes objeto de traslado para efectos contables corresponde al valor en libros, determinado de conformidad con el numeral 4º de este procedimiento.

5.1.1. Cuando los bienes objeto de traslado se encuentran registrados en cuentas de orden.

Con el acto administrativo que ordene el traslado, se efectuará el siguiente registro:

Códigodenominacióndébitocrédito
891500Deudoras de control por contra (CR)  
891506Activos totalmente depreciados, agotados o amortizadosXXX 
831500Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados  
831507Equipo de comunicación y computación XXX

5.1.2. Cuando los bienes se retiran del servicio y simultáneamente se trasladan (7) :

Códigodenominacióndébitocrédito
168500Depreciación acumulada (CR)  
168507Equipos de comunicación y computaciónXXX 
168599Ajuste por inflaciónXXX 
169500Provisiones para protección de propiedades, planta y equipo (CR)  
169511Equipos de comunicación y computaciónXXX 
572500Operaciones de traspaso de bienes, derechos y obligaciones  
572501Bienes transferidosXXX 
167000Equipo de comunicación y computación  
167002Equipo de computación XXX
167099Ajuste por inflación XXX
313500(8)Ajustes por inflación  
313506Propiedades, planta y equipoXXX 
313510Depreciación acumulada (DB) XXX
325000(9)Ajustes por inflación  
325006Propiedades, planta y equipoXXX 
325010Depreciación acumulada (DB) XXX

(7) En este caso, el retiro y traslado del bien es simultáneo.

(8) Para los entes públicos que aplican el sistema de ajustes parciales por inflación.

(9) Para los entes públicos que aplican el sistema de ajustes integrales por inflación.

5.1.3. Cuando los bienes objeto de traslado tienen constituidas valorizaciones.

Códigodenominacióndébitocrédito
311500Superávit por valorización  
311502 ó 324000Propiedades, planta y equipo Superávit por valorizaciónXXX 
324002Propiedades, planta y equipoXXX 
199900Valorizaciones  
199902Propiedades, planta y equipo XXX

(*) Cuando el activo objeto de traslado tenga constituidas desvalorizaciones, debe efectuarse la reversión por este concepto.

5.1.4. Cuando el traslado incluye software y éste se encuentra registrado como intangible

Códigodenominacióndébitocrédito
197500Amortización acumulada intangibles (CR)  
197508"Software"XXX 
197599Ajuste por inflaciónXXX 
572500Operaciones de traspaso de bienes, derechos y obligaciones  
572502Derechos transferidosXXX 
197000Intangibles  
197008"Software" XXX
197099Ajuste por inflación XXX
313500(10)Ajustes por inflación  
313507Otros activosXXX 
313512Amortización acumulada XXX
325000(11)Ajustes por inflación  
325007Otros activosXXX 
325012Amortización acumulada (DB) XXX

(10) Para los entes públicos que aplican el sistema parcial de ajustes por inflación.

(11) Para los entes públicos que aplican el sistema integral de ajustes por inflación.

* Cuando el intangible tenga constituidas valorizaciones o desvalorizaciones, debe efectuarse el registro correspondiente a cada concepto.

5.2. Registros en la asociación "computadores para educar"

La asociación computadores para educar, debe fijar los procedimientos administrativos que le permitan la implantación y desarrollo del programa, así como, definir los centros de acopio y reacondicionamiento, con el fin de garantizar el seguimiento del proyecto y la generación de información útil para la toma de decisiones.

Igualmente, definir el sistema de acumulación de costos, la base de distribución de los costos indirectos, los cuales deben ser distribuidos como mínimo al finalizar el mes, de conformidad con las normas técnicas y procedimentales de contabilidad pública.

5.2.1. Con el informe de recepción de equipos en los centros de acopio, la asociación hará el siguiente registro:

Códigodenominacióndébitocrédito
152500Inventarios en tránsito  
152543Equipos de comunicación y computaciónXXX 
481000Otros ingresos - extraordinarios  
481022(12)Donaciones XXX
472500Operaciones de traspaso de bienes, derechos y obligaciones  
472501(13)Bienes recibidos XXX
472502(14)Derechos recibidos XXX

(12) Cuando los equipos se reciban de entidades privadas.

(13) Cuando los equipos se reciban de entidades públicas.

(14) Cuando se recibe software de entidades públicas.

• Los equipos recibidos se registrarán por el valor del traslado fijado en el acta de entrega. Para todos los casos éste debe corresponder al valor en libros.

5.2.2. Con la recepción de los equipos en los centros de reacondicionamiento:

CódigoDenominaciónDébitoCrédito
151200Inventario de materias primas  
151201Materias primas(15)XXX 
152500Inventarios en tránsito  
152543Equipos de comunicación y computación XXX

(15) A nivel auxiliar se identifican los componentes de los equipos que se están recepcionando.

5.2.3. Cuando se trate de equipos de computación que no requieran proceso de reacondicionamiento, se registrarán en el inventario de mercancías en existencia, así:

CódigoDenominacióndébitocrédito
151000Mercancías en existencia  
151030Equipos de comunicación y computaciónXXX 
152500Inventarios en tránsito  
152543Equipos de comunicación y computación XXX

5.2.4. Cuando entran al proceso de reacondicionamiento, se acumularán los insumos necesarios para tal fin en el concepto de costos de producción de bienes:

Códigodenominacióndébitocrédito
710000Costos de producción de bienes  
713600Equipos  
713601Materia primaXXX 
151200Inventario de materias primas  
151201Materias primas XXX

5.2.5. Con el registro de los demás componentes del costo, tomando como base la información suministrada por la administradora de los recursos y los centros de reacondicionamiento, se afectarán cada una de las subcuentas de costo de producción, código 7136- Equipos:

Códigodenominacióndébitocrédito
713600Equipos  
713602MaterialesXXX 
713603GeneralesXXX 
713604Sueldos y salarioXXX 
713608Aportes sobre nóminaXXX 
142500Depósitos entregados  
142504En administración XXX

• La cuenta 142504-Depósito en administración, se debita con los recursos que se entreguen en desarrollo del convenio de administración.

• Con los informes de la administradora se disminuye dicho depósito afectando las cuentas de costos.

• Cuando los recursos se destinen a la formación de capital de la asociación, se afectará la cuenta de activo que corresponda.

Para mejor comprensión de la información se requiere la implementación de centros de costos; por ejemplo, identificándolos con cada uno de los centros de reacondicionamiento, y dentro de ellos definir los procesos de transformación. Igualmente, deben habilitarse a nivel auxiliar los códigos necesarios para la identificación de las partes que conforman los equipos. De tal forma que permita su seguimiento y control.

5.2.6. Es un componente del costo la depreciación de la propiedad, planta y equipo, utilizada en el proceso de transformación.

Códigodenominacióndébitocrédito
710000Costo de producción de bienes  
713600Equipos  
7136XXDepreciaciónXXX 
168500Depreciación acumulada (CR)  
168504Maquinaria y equipo XXX

* Igual tratamiento debe darse a las amortizaciones.

5.2.7. Los traslados a los inventarios se harán utilizando la subcuenta, 713695- Traslado de costos (Cr).

Los costos de producción se acumulan durante el período contable, razón por la cual la actualización de los inventarios, debe efectuarse a través de la subcuenta de naturaleza crédito denominada 713595-Traslado de costos, de conformidad con la dinámica establecida en el catálogo general de cuentas.

5.2.7.1. Traslado al inventario de productos en proceso:

Para efectos de revelación de la información contable, a una fecha determinada, el costo de los bienes que se encuentran en proceso de producción actualizará temporalmente el inventario de productos en proceso. El valor del registro corresponde a los costos acumulados en cada uno de sus componentes.

Códigodenominacióndébitocrédito
152000Inventario de productos en proceso  
152032EquiposXXX 
710000Costo de producción de bienes  
713600Equipos  
713695Traslado de costos XXX

Posteriormente se hace la devolución de los costos de bienes en proceso de producción, para continuar su acumulación reversando el registro anterior.

5.2.7.2. Inventarios de bienes producidos

Concluido el proceso de reacondicionamiento el costo de producción de los bienes se trasladará al inventario de productos terminados, previa la distribución de los costos indirectos.

Códigodenominacióndébitocrédito
150500Bienes producidos  
150541EquiposXXX 
710000Costo de producción de bienes  
713600Equipos  
713695Traslado de costos (Cr) XXX

Para determinar el valor de los equipos terminados y que pasan a conformar el inventario de bienes producidos, debe definirse el sistema de valuación de dichos inventarios. Un sistema adecuado para este proceso puede ser el valor promedio.

Al cierre del período contable, las subcuentas de naturaleza débito se cancelarán contra la subcuenta "Traslado de costos (Cr)".

5.2.8. Con la entrega de equipos a las entidades beneficiarias.

Códigodenominacióndébitocrédito
572500Operaciones de traspaso de bienes, derechos y obligaciones  
572501Bienes transferidosXXX 
150500Bienes producidos  
150541 óEquipos XXX
151000(16)Mercancías en existencia  
151030Equipos de comunicación y computación XXX

(16) Cuando se entreguen equipos que no requieren reacondicionamiento (numeral 5.2.3).

5.3. Registros en el ente beneficiario de los equipos

Las entidades públicas destinatarias de los traslados definitivos de los equipos de cómputo, de conformidad con lo previsto por el programa, afectarán la cuenta de operaciones de traspaso de bienes, derechos y obligaciones.

Códigodenominacióndébitocrédito
167000Equipos de comunicación y computación  
167002Equipos de computaciónXXX 
472500Operaciones de traspaso de bienes, derechos y obligaciones  
472501Bienes recibidos XXX

6. Registro en el fondo de comunicaciones

El fondo de comunicaciones registrará el aporte patrimonial a la asociación computadores para educar como inversión patrimonial, la cual estará sujeta a la actualización mediante la aplicación del método de participación, de conformidad con lo establecido en la norma técnica de inversiones.

El método de participación patrimonial consiste en actualizar el costo de la inversión, con base en las variaciones patrimoniales de la entidad subordinada o controlada, con posterioridad a su adquisición, en la proporción de la participación del ente inversor.

7. Vigencia

El presente instructivo rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

N. del D.: Este instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de contabilidad, contadores y revisores fiscales de los entes públicos de los niveles nacional y territorial, que efectúen reposición de recursos informáticos como consecuencia de la emergencia informática del año 2000 y de los procesos de actualización tecnológica a que se refiere el Decreto 2324 del 9 de noviembre de 2000 y la Directiva Presidencial 02 de mayo 11 de 2001.

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