Ministerio de Hacienda y Crédito Público

DECRETO NÚMERO 146 DE 2013

(Febrero 6)

“Por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores de los órganos del Sistema General de Regalías”.

(Nota: Compilado por el Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 y véase artículo 3.1.1. del Departamento Nacional de Planeación)

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial de las conferidas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 11 de la Ley 1606 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 11 de la Ley 1606 de 2012, señala que el Gobierno Nacional reglamentará la constitución y funcionamiento de las cajas menores con cargo a los recursos del Sistema General de Regalías en los órganos encargados de la fiscalización de la exploración y explotación de los yacimientos, el conocimiento y cartografía geológica del subsuelo, del funcionamiento del Sistema de monitoreo, seguimiento, control y evaluación y del Sistema General de Regalías.

Que como consecuencia de lo anterior, se hace necesario reglamentar la constitución y funcionamiento de las cajas menores de los órganos del Sistema General de Regalías en los términos y condiciones que se señalan a continuación,

DECRETA:

ART. 1º—Del campo de aplicación. Quedan sujetos a las disposiciones del presente decreto el Departamento Nacional de Planeación, los Ministerios de Hacienda y Crédito Público, y de Minas y Energía, así como sus entidades adscritas y vinculadas que cumplan funciones en el ciclo de las regalías, el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación (Colciencias), la Contraloría General de la República, así como los órganos encargados de la fiscalización de la exploración y explotación de los yacimientos, el conocimiento y cartografía geológica del subsuelo, del funcionamiento del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación y del Sistema General de Regalías.

ART. 2º—De la Constitución. Las cajas menores se constituirán para cada bienio, mediante resolución suscrita por el Jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo, en la cual se indique la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar.

Para la constitución y reembolso de las cajas menores se deberá contar con el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. En la resolución de constitución de las cajas menores se deberá indicar la cuantía de cada rubro presupuestal.

Las cajas menores deberán ajustarse a las necesidades de cada órgano, siendo responsabilidad de los ordenadores del gasto de dichos órganos el buen uso de las mismas y el cumplimiento de las reglas que aquí se establecen.

ART. 3º—Del número de cajas menores. El jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo, de acuerdo con los requerimientos, deberá establecer el número de cajas menores y autorizar su creación con base en las reglas aquí establecidas. La justificación técnica y económica deberá quedar anexa a la respectiva resolución de constitución de caja menor.

ART. 4º—Cuantía. La cuantía destinada para las cajas menores de cada entidad no podrá exceder el 0.5% del presupuesto asignado al respectivo órgano dentro de cada bienio.

Los órganos que requieran una mayor cuantía deberán justificarlo mediante escrito motivado por el Jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo, el cual deberá quedar anexo a la Resolución.

ART. 5º—Destinación. El dinero que se entregue para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para sufragar los gastos previstos en Gastos Generales del Plan de Cuentas del Sistema General de Regalías que tengan carácter de urgente. De igual forma los recursos podrán ser utilizados para el pago de viáticos y gastos de viaje, los cuales sólo requerirán autorización del Jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo.

Parágrafo. Los dineros entregados para viáticos y gastos de viaje se legalizarán dentro de los diez (10) días siguientes a la realización del gasto y, en todo caso, antes del 29 de diciembre del final del bienio.

ART. 6º—Fianzas y garantías. El Jefe del órgano respectivo o su delegado del nivel directivo deberá constituir las fianzas y garantías que considere necesarias para proteger los recursos del Sistema General de Regalías con cargo a los cuales se constituye la caja menor.

ART. 7º—Legalización de gasto. La legalización de los gastos de la caja menor deberá efectuarse durante los diez (10) días siguientes a su realización.

No se podrán entregar nuevos recursos, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.

ART. 8º—De las prohibiciones. No se podrán realizar con fondos de cajas menores las siguientes operaciones:

1. Fraccionar compras de un mismo elemento o servicio.

2. Realizar desembolsos con destino a gastos de órganos diferentes de su propia organización.

3. Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten deban constar por escrito.

4. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías y pensiones.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la entidad.

7. Efectuar gastos de servicios públicos.

8. Pagar gastos que no contengan los documentos soporte exigidos para su legalización, tales como facturas, resoluciones de comisión, recibos de registradora o la elaboración de una planilla de control.

PAR.Cuando por cualquier circunstancia una caja menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

ART. 9º—Del manejo del dinero. El manejo del dinero de caja menor se hará a través de una cuenta corriente de acuerdo con las normas legales vigentes. No obstante, se podrá manejar en efectivo un monto equivalente de hasta cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Estos recursos serán administrados por el funcionario facultado, debidamente afianzado.

PAR.—Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual sólo se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo.

ART. 10.—Registro en libros. Una vez suscrita la resolución de constitución de la caja menor, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, el órgano ejecutor procederá al registro de creación de la Caja Menor, así como el registro de la gestión financiera que se realice a través de las mismas, en el libro que para tal fin se establezca.

ART. 11.—Del primer giro. Se efectuará con base en los siguientes requisitos:

1. Que exista resolución de constitución expedida de conformidad con el presente decreto.

2. Que el funcionario encargado de su administración haya constituido o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada, amparando el monto total del valor de la caja menor.

ART. 12.—De la apertura de los libros. Los órganos procederán a la apertura de los libros en donde se contabilicen diariamente las operaciones que afecten la Caja Menor indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada operación.

Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan, las oficinas de control interno, deberán efectuar arqueos periódicos y sorpresivos independientemente de la verificación por parte de las dependencias financieras de los distintos órganos y de las oficinas de auditoría.

ART. 13.—Pagos de caja menor. Cada vez que se realiza un pago con cargo a la caja menor, el titular registra: a) el rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la cuenta contable respectiva, b) su monto bruto, c) las deducciones practicadas —concepto y monto—, d) el monto líquido pagado, e) la fecha del pago, f) el número del documento de identidad o el NIT del beneficiario, y g) los demás datos que se consideren necesarios.

ART. 14.—De la legalización para el reembolso. En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican:

1. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en la resolución de constitución.

2. Que los documentos presentados sean los originales y se encuentren firmados por los acreedores con identificación del nombre o razón social y el número del documento de identidad o NIT, objeto y cuantía.

3. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al bienio que se está legalizando.

4. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor, según el caso.

5. Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto.

La legalización definitiva de las cajas menores, se hará antes del 29 de diciembre del último año del bienio, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiese lugar.

ART. 15.—Del reembolso. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un setenta por ciento (70%), lo que ocurra primero, de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados.

En el reembolso se deberán reportar los gastos realizados en todos los rubros presupuestales, a fin de efectuar un corte de numeración y de fechas.

ART. 16.—Cambio de responsable. Cuando se cambie el responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

ART. 17.—Cancelación de la caja menor. Cuando se decida la cancelación de una caja menor, su titular la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió. En este caso, se debe saldar la cuenta corriente.

ART. 18.—Responsabilidad. Los funcionarios a quienes se les entregue recursos del Sistema General de Regalías, para constituir cajas menores se harán responsables por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero.

Los responsables de las cajas menores deberán adoptar los controles internos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las evaluaciones y verificaciones que compete adelantar a las oficinas de auditoría o control interno.

ART. 19.—El presente decreto rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 6 de febrero de 2013.