Ministerio de Justicia y del Derecho

DECRETO 1664 DE 2015

(Agosto 20)

“Por el cual se adiciona y se derogan algunos artículos del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho y se reglamentan los artículos 487 parágrafo y 617 de la Ley 1564 de 2012”.

El Presidente de la República de Colombia,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las que le confieren el artículo 189 numeral 11 de la Constitución Política, y en desarrollo del Decreto-Ley 960 de 1970, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 487 parágrafo de la Ley 1564 de 2012 establece que la partición que en vida espontáneamente quiera efectuar una persona para adjudicar todo o parte de sus bienes, deberá, previa licencia judicial, efectuarse mediante escritura pública.

Que el artículo 617 de la Ley 1564 de 2012 atribuyó competencias a los notarios para conocer a prevención de algunos trámites notariales, por razón de su naturaleza no contenciosa.

Que algunas de las competencias allí previstas requieren una reglamentación, teniendo en cuenta las normas vigentes del derecho notarial.

Que el artículo 218 del Decreto-Ley 960 de 1970 establece que compete al Gobierno Nacional revisar periódicamente las tarifas que señalan los derechos notariales, en consideración a los costos del servicio y la conveniencia pública.

Que mediante Decreto 188 de 2013, compilado en el Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, el Gobierno Nacional fijó los derechos por concepto del ejercicio de la función notarial, incrementados anualmente en el mismo porcentaje del índice de precios al consumidor (IPC), al cual se hace necesario incorporar las tarifas relacionadas con los trámites notariales a que hace referencia el presente decreto.

En mérito de lo expuesto,

DECRETA:

ART. 1º—Adiciónese un Capítulo 15 al Título 6 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, el cual tendrá el siguiente texto:

CAPÍTULO 15

De los trámites notariales de que tratan los artículos 487 parágrafo y 617 de la Ley 1564 de 2012

SECCIÓN 1

Disposiciones generales

ART. 2.2.6.15.1.1.—Derecho de postulación. Las personas que hayan de comparecer a los trámites reglamentados por el presente decreto podrán hacerlo por sí mismas, por medio de sus representantes legales, o por conducto de apoderado o abogado legalmente autorizado. De igual manera, podrán comparecer todos los herederos reconocidos, cónyuge o compañero sobreviviente.

ART. 2.2.6.15.1.2.—Auxiliares de la justicia. Cuando en el curso del trámite haya de designarse curadores, u otros sujetos que tengan la condición de auxiliares de la justicia, el notario podrá designar a quienes aparezcan relacionados en la lista de auxiliares de la justicia.

ART. 2.2.6.15.1.3.—Notificaciones. Los actos que se profieran en el curso de alguno de los trámites reglamentados en el presente decreto se notificarán a través de los mismos mecanismos dispuestos en el Código General del Proceso para los procesos jurisdiccionales.

Cuando la carga de realizar la notificación corresponda al solicitante, el notario o un funcionario de la notaría podrán realizarla directamente cuando en el lugar no haya empresa de servicio postal autorizado, o para efectos de agilizar o viabilizar el trámite de la notificación. En tal caso, el costo de la notificación será sufragado por el interesado al momento de cancelar los derechos notariales, los cuales deben ser los costos de las empresas de mensajería.

ART. 2.2.6.15.1.4.—Terminación anormal del trámite. Habrá lugar a la terminación anormal del trámite en los mismos supuestos de desistimiento expreso o tácito el cual se entenderá transcurridos dos (2) meses contados a partir de la fecha en que debe dar cumplimiento a una carga o a un acto que corresponda realizar una de las partes.

En los anteriores casos, el notario extenderá un acta que no generará derecho notarial alguno, en la cual expresará tales circunstancias y dispondrá la devolución de la solicitud y sus anexos a los interesados.

ART. 2.2.6.15.1.5.—Oposición y remisión al juez competente. Cuando en los asuntos reglamentados en el presente decreto surjan controversias o existan oposiciones, el trámite se remitirá al juez competente.

La oposición deberá ser presentada por escrito y debidamente sustentada con las pruebas pertinentes.

Los trámites adelantados ante el notario serán convalidados por el juez, en la medida en que se ajusten al debido proceso.

SECCIÓN 2

Trámites notariales

SUBSECCIÓN 1

De la autorización notarial para enajenar bienes de los incapaces, sean estos mayores o menores de edad

ART. 2.2.6.15.2.1.1.—Solicitud de autorización para enajenar bienes de incapaces. Sin perjuicio de la competencia judicial, la solicitud y trámite correspondiente de autorización para enajenar bienes o cuotas partes de estos, cuya propiedad sea de menores de edad o de incapaces mayores de edad podrá hacerse por escritura pública, ante notario. La solicitud la suscribirán los padres del menor o los guardadores según el caso.

PAR.—La solicitud en ningún caso podrá formularse para enajenar una universalidad de bienes del incapaz.

ART. 2.2.6.15.2.1.2.—Requisitos de la solicitud. La solicitud deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. La designación del notario a quien se dirija. Será competente para tramitar la solicitud el notario del domicilio del incapaz.

2. Nombres, apellidos, identificación, edad, nacionalidad, domicilio y residencia de los solicitantes a que se refiere el artículo anterior, quienes afirmarán y acreditarán la calidad en que hacen la solicitud.

3. Nombres, apellidos, edad, domicilio, residencia del menor o del mayor incapaz, cédula de ciudadanía de este último, fecha y lugar de nacimiento, número del registro civil de nacimiento y número de la tarjeta de identidad, si fuere mayor de 7 y menor de 18 años.

4. Lo que se pretende, identificando el bien o los bienes objeto de la enajenación, con precisión y claridad, y si se trata de bien o bienes inmuebles identificándolos por su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral; en este caso no se exigirá transcripción de linderos cuando estos se encuentren contenidos en alguno de los documentos anexos a la solicitud. Los demás bienes se determinarán por su cantidad, calidad, peso o medida, o serán identificados según fuere el caso.

5. Declaración expresa del valor catastral del bien o de los bienes que se pretenden enajenar. Si versa sobre bienes muebles, el valor estimado de los bienes para cuya enajenación se da inicio al trámite.

6. Las razones por las cuales se justifica la necesidad de enajenar el bien o los bienes o una cuota parte de los mismos. Los interesados manifestarán en forma expresa cuál ha de ser la destinación del producto de la enajenación, a la que se comprometen.

7. El contenido de la solicitud se formulará bajo la gravedad del juramento, el que se entenderá prestado con la presentación de la misma.

ART. 2.2.6.15.2.1.3.—Anexos a la solicitud. A la solicitud se anexarán:

1. Copia del registro civil de nacimiento del menor o del incapaz mayor de edad, válido para acreditar parentesco. Si alguno de los padres fuere fallecido, se presentará la copia del registro civil de defunción respectivo.

2. Copia de la providencia mediante la cual el juez competente designó al guardador-curador, con constancia de su ejecutoria, de la debida posesión de aquel y de su vigencia.

3. Si el bien es inmueble, certificado de tradición y libertad vigente que refleje su situación jurídica actual. Cuando se trate de otra clase de bienes se probará por los medios que establezca la ley, teniendo en cuenta su naturaleza.

ART. 2.2.6.15.2.1.4.—Trámite. Recibida la solicitud, el notario verificará, en primer término, su competencia y, luego, si los requisitos y anexos establecidos en este decreto están completos y ajustados a la ley.

Recibida la solicitud de autorización de enajenación, el notario comunicará a la Defensoría de Familia del domicilio del menor o a la personería distrital o municipal del domicilio del mayor incapaz, para que en el término de quince (15) días hábiles contados a partir del tercer día hábil siguiente al envío por correo certificado de la comunicación, el defensor o el personero se pronuncie aprobando, negando o condicionando la enajenación del bien o de los bienes objeto de la solicitud. Si transcurrido dicho término, no se pronuncian, el notario continuará con el trámite, dejando constancia de lo ocurrido en la escritura pública correspondiente.

Cuando el concepto del defensor de familia o del personero distrital o municipal sea desfavorable, el notario remitirá la documentación al juez competente de lo cual informará a los solicitantes y a dichas autoridades, según corresponda.

ART. 2.2.6.15.2.1.5.—Escritura pública. La escritura pública de autorización contendrá, en lo pertinente, los mismos elementos de la solicitud y con ella se protocolizarán sus anexos y todo lo actuado. Será otorgada por los solicitantes quienes podrán hacerlo a través de apoderado. En todo caso, declararán que el producto de la enajenación autorizada será destinado de conformidad con las razones que justificaron la necesidad de la enajenación.

El notario dejará constancia expresa que por haberse cumplido con los requisitos legales, procede a la autorización para la enajenación directa, la cual tendrá una vigencia de seis (6) meses a partir de su otorgamiento. Vencido este término se extinguirá la autorización.

ART. 2.2.6.15.2.1.6.—Derechos notariales. La autorización de la escritura pública que contenga la autorización para enajenar bienes de los incapaces, sean menores o mayores de edad, causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada para los actos sin cuantía.

SUBSECCIÓN 2

De la declaración de mera ausencia del desaparecido y del nombramiento de su administrador mientras dure la ausencia

ART. 2.2.6.15.2.2.1.—Declaración de mera ausencia del desaparecido. Sin perjuicio de la competencia judicial, la declaración de mera ausencia de una persona que haya desaparecido de su domicilio, ignorándose su paradero, podrá hacerse por escritura pública. El trámite se adelantará en la notaría del círculo que corresponda al último domicilio del desaparecido en el territorio nacional, y si este tenía varios, al del asiento principal de sus negocios.

ART. 2.2.6.15.2.2.2.—Requisitos de la solicitud. El cónyuge, compañero(a) permanente, aquellos que tengan vocación hereditaria o interés legítimo con respecto al desaparecido, deberán acudir ante el notario, personalmente o a través de apoderado.

En la solicitud de declaración de ausencia se expresará, bajo la gravedad del juramento, el que se entiende prestado por su sola presentación, lo siguiente:

1. La designación del notario a quien se dirige.

2. Nombre, apellidos, identificación, dirección física y electrónica, si la tuviere, estado civil, edad, nacionalidad y teléfonos de todos los interesados que han hecho la solicitud.

3. Que desconocen la existencia de otras personas con igual o mejor derecho al que tienen los interesados.

4. Nombre, apellidos, identificación, sexo, dirección del último domicilio conocido, dirección electrónica si la tuviere, estado civil y nacionalidad de la persona desaparecida.

5. Relación de los bienes y deudas del ausente.

6. Relación de los hechos del desaparecimiento, incluyendo la fecha, lugar y circunstancias en las que fue visto el ausente, por última vez.

7. Información de los medios utilizados para la búsqueda del desaparecido y mención de las autoridades a las que se han acudido para encontrarlo.

8. Declaración del interés legítimo que les asiste a los solicitantes, debidamente probado.

9. Edad, nacionalidad, números telefónicos, sus obligaciones, remuneración y demás formalidades requeridas para el ejercicio, de la persona que designarán los interesados, de común acuerdo, como administrador de los bienes del ausente.

PAR.—Si el ausente hubiere constituido poder a un tercero o tuviere representantes legales, estos ejercerán su representación y el cuidado de sus intereses durante el periodo de la mera ausencia.

ART. 2.2.6.15.2.2.3.—Anexos de la solicitud. Con la solicitud deberá adjuntarse:

1. Copia del registro civil de nacimiento del desaparecido, válido para acreditar parentesco.

2. Copia del registro civil de matrimonio con notas marginales si las hubiere y la prueba que acredite la unión marital de hecho con el desaparecido.

3. Copia de la denuncia por desaparición presentada ante autoridad competente.

4. Copias de los documentos que acrediten la relación de los bienes y deudas del ausente.

5. Certificado de vigencia de la cédula de ciudadanía del desaparecido.

6. El poder debidamente otorgado.

7. Prueba idónea para demostrar el interés legítimo de los solicitantes.

8. Póliza de cumplimiento, o caución a favor del ausente y subsidiariamente de sus causahabientes, equivalente al veinte por ciento (20%) del capital a administrar, con una vigencia inicial de por lo menos un año, siendo obligación del administrador mantenerla vigente mientras dure el encargo. El original de las garantías será depositado ante el notario que efectúe la respectiva escritura pública.

PAR.—En el poder todos los solicitantes manifestarán bajo la gravedad del juramento que desconocen el paradero y no han recibido noticia sobre el fallecimiento del desaparecido, que no saben de la existencia de otros interesados con igual o mejor derecho, incluyendo expresamente, si así lo deciden, la facultad para firmar la respectiva escritura pública.

ART. 2.2.6.15.2.2.4.—Recibida la solicitud, el notario verificará si los requisitos y anexos están completos y ajustados a la ley, en cuyo caso, dará inicio al trámite y ordenará:

1. La fijación de un edicto por el término de 10 días hábiles en lugar público de la notaría.

2. La publicación del edicto se hará un día domingo en uno de los periódicos de mayor circulación en la capital de la República y en un periódico de amplia circulación en el último domicilio conocido del ausente y en una radiodifusora con sintonía en ese lugar, que contenga:

a) La identificación de la persona cuya declaración de ausencia se persigue, el lugar de su último domicilio conocido y el nombre completo del o los solicitantes del trámite.

b) La prevención a quienes tengan noticias del ausente para que lo informen a la notaría por medio de documento que hará parte de la actuación.

3. La información con cargo a los interesados, de la iniciación del trámite al Ministerio Público, las Autoridades de Emigración, la Policía Nacional, la Registraduría Nacional del Estado Civil y Medicina Legal, con el fin de que dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación le indiquen al notario, si ya conocían el caso, si adelantaron algún trámite o investigación y si conocen el paradero o saben del fallecimiento del ausente. Si el ausente es menor se le informará al defensor de familia y si es incapaz mayor se le informará al personero distrital o municipal, de su última residencia, para que intervengan dentro del término de 10 días hábiles.

Si las autoridades antes mencionadas, dentro de los términos señalados, no informan hechos que impidan la continuación del trámite, el notario proseguirá con este.

Vencidos los anteriores términos y transcurridos 10 días hábiles contados a partir de la desfijación del edicto y su publicación sin que se presente novedad alguna para la declaración notarial de mera ausencia, se procederá a extender y autorizar la respectiva escritura pública, con la cual termina el trámite.

ART. 2.2.6.15.2.2.5.—Obligaciones especiales del administrador. Además de las obligaciones consignadas en la ley para la administración por mandato, este deberá presentar trimestralmente a los interesados o a la persona que ellos designen, informes por escrito de su gestión. Igualmente lo deberá hacer al finalizar su encargo.

ART. 2.2.6.15.2.2.6.—Escritura pública. La escritura pública de declaración de mera ausencia, contendrá los mismos elementos de la solicitud, un recuento de lo actuado, y la constancia del notario de que, surtido los trámites correspondientes, no fue posible determinar el paradero del ausente. En ella también se dejará constancia de la entrega de los bienes al administrador.

En el mismo instrumento se designará al administrador de los bienes del ausente, de quien se señalará su nombre, documento de identidad y domicilio, la clase de administración que ejerce, la remuneración pactada y la forma en la cual prestará caución.

Con la firma de la escritura pública por parte del administrador se entenderá aceptada su gestión. A esta administración se aplicará en lo pertinente, las normas sobre administración de bienes previstas en la Ley 1306 de 2009.

El administrador prestará caución para garantizar los eventuales perjuicios que puedan causarse por su gestión, salvo las excepciones legales. Dicha garantía consistirá en una póliza de seguros o bancaria la cual contemplará la indemnización de perjuicios morales por 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes, y materiales por el veinte por ciento (20%) de los bienes a cargo del administrador. En defecto de esta póliza se podrá aceptar hipoteca o prenda sin tenencia del acreedor sobre bienes cuyo valor sea igual o superior al monto anteriormente establecido.

En la escritura pública, se protocolizarán los anexos de la solicitud y los documentos necesarios para su otorgamiento.

Si después de autorizada la escritura pública aparece el ausente, se procederá a su cancelación.

ART. 2.2.6.15.2.2.7.—Inscripciones. Autorizada la escritura pública, el notario dispondrá su inscripción en el libro de varios y la consignación de la nota marginal en el respectivo registro civil de nacimiento del ausente.

ART. 2.2.6.15.2.2.8.—Derechos notariales. La autorización de la escritura pública que contenga la declaración de mera ausencia, causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada para los actos sin cuantía.

SUBSECCIÓN 3

Del inventario solemne de bienes propios de menores bajo patria potestad o mayores discapacitados, en los casos de matrimonio, declaración de unión marital de hecho o de sociedad patrimonial de hecho de uno de los padres, así como la declaración de inexistencia de bienes propios del menor o del mayor discapacitado cuando fuere el caso, de conformidad con lo establecido en los artículos 169 y 170 del Código Civil

ART. 2.2.6.15.2.3.1.—Inventario solemne de bienes de menores bajo patria potestad y mayores discapacitados en caso de matrimonio, declaración de unión marital de hecho o sociedad patrimonial de hecho de uno de los padres. Sin perjuicio de la competencia judicial, quien, teniendo hijos menores de edad bajo patria potestad o mayores incapaces, pretenda contraer matrimonio civil, declarar la existencia de su unión marital de hecho o de su sociedad patrimonial de hecho, con persona diferente al otro progenitor del menor o mayores incapaces, deberá presentar el inventario solemne de bienes cuando los esté administrando, o una declaración de inexistencia de los mismos, según las reglas establecidas en este capítulo.

PAR.—Si el menor de edad o mayor incapaz es hijo de la misma pareja que pretende casarse, declarar la unión marital de hecho o la sociedad patrimonial de hecho, no se requiere del inventario ni de la declaración de inexistencia de que trata el presente artículo.

ART. 2.2.6.15.2.3.2.—Requisitos de la solicitud. El interesado presentará la solicitud para obtener el inventario de bienes de los menores de edad y/o mayores incapaces, ante el notario del círculo donde vaya o vayan a contraer matrimonio, declarar la unión marital de hecho o sociedad patrimonial de hecho o ante el notario del domicilio del solicitante. Esta solicitud se entiende formulada bajo la gravedad del juramento, y contendrá lo siguiente:

1. La designación del notario a quien se dirija.

2. Nombres, apellidos, documento de identidad, lugar de nacimiento, edad, ocupación y domicilio del interesado y nombre de los hijos menores y/o mayores incapaces.

3. Relación de los bienes del menor y/o mayor incapaz que estén siendo administrados, con indicación de los mismos y lo que se pretende, identificando el bien o los bienes, con precisión y claridad, y si se trata de bien o bienes inmuebles identificándolos por su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral. Los demás bienes se determinarán por su cantidad, calidad, peso o medida, o serán identificados según fuere el caso.

4. Declaración expresa del valor catastral del bien o de los bienes inmuebles. Si versa sobre bienes muebles, el valor estimado de los bienes inventariados.

PAR.—En caso de inexistencia de bienes, además de la declaración en tal sentido, la solicitud contendrá lo dispuesto en el numeral 2 del presente artículo.

ART. 2.2.6.15.2.3.3.—Anexos a la solicitud. Con la solicitud se anexará:

1. Copia del registro civil de nacimiento del hijo menor y/o del mayor incapaz, válida para acreditar parentesco, con las respectivas notas marginales, según el caso.

2. Cuando fuere el caso, los documentos idóneos para acreditar el derecho de dominio de los bienes en cabeza de los menores de edad o mayores incapaces.

ART. 2.2.6.15.2.3.4.—Curador especial. Presentada la solicitud, el notario designará un curador especial de la lista oficial de auxiliares de la justicia conformada por el Consejo Superior de la Judicatura para estos efectos. En el mismo acto de designación se señalarán los honorarios de acuerdo a las tarifas establecidas por dicho Consejo.

El cargo de auxiliar de la justicia es de obligatoria aceptación para quienes estén inscritos en la lista oficial. Cuando el auxiliar designado no acepte el cargo dentro de los cinco (5) días siguientes a la comunicación de su nombramiento, se excuse de prestar el servicio, no concurra a la diligencia, no cumpla el encargo en el término otorgado, o incurra en causal de exclusión de la lista, será relevado inmediatamente.

ART. 2.2.6.15.2.3.5.—Inventario. El inventario deberá presentarlo el curador, ante el notario, de manera personal, por escrito y bajo la gravedad del juramento que se entenderá prestado por el hecho de la firma.

En los casos de inexistencia de bienes, el curador deberá así manifestarlo mediante declaración extraproceso que se protocolizará en la respectiva escritura pública de matrimonio civil ante notario, de declaratoria de existencia de unión marital de hecho o de constitución de sociedad patrimonial de hecho.

ART. 2.2.6.15.2.3.6.—Escritura pública. Aprobado el inventario, el notario procederá a extender la escritura pública.

ART. 2.2.6.15.2.3.7.—Vigencia del inventario o de la declaración. Los inventarios solemnes de los bienes pertenecientes a menores o mayores incapaces y las declaraciones de inexistencia de bienes tendrán una vigencia de seis (6) meses.

ART. 2.2.6.15.2.3.8.—Derechos notariales. La escritura pública del inventario solemne de bienes de menores o mayores discapacitados, causará derechos calculados sobre el valor de los bienes inventariados, de conformidad con el artículo 2.2.6.13.2.2.1 del presente decreto o las disposiciones que lo modifiquen o deroguen.

SUBSECCIÓN 4

De la custodia del hijo menor o del mayor discapacitado y la regulación de visitas, de común acuerdo

ART. 2.2.6.15.2.4.1.—Custodia y regulación de visitas. Sin perjuicio de la competencia judicial y de la notarial en materia de conciliación extrajudicial en derecho, de común acuerdo y por escritura pública, los padres de sus hijos menores o mayores incapaces, podrán convenir la custodia y regulación de visitas de estos.

Tratándose de mayores con discapacidad mental se adjuntará la copia auténtica del folio del Libro varios donde conste la inscripción de la sentencia de interdicción y copia auténtica del registro civil de nacimiento.

ART. 2.2.6.15.2.4.2.—Requisitos de la solicitud. La solicitud deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. La designación del notario a quien se dirija.

2. Nombre, identificación, domicilio y residencia de los solicitantes y del hijo menor o mayor incapaz que estuviere a su cargo.

3. El objeto de la solicitud en el cual conste el acuerdo, que comprenda la custodia del hijo menor o mayor incapaz y el régimen de visitas según el caso.

ART. 2.2.6.15.2.4.3.—Anexos de la solicitud. A la solicitud se anexarán:

1. Copia del registro civil de nacimiento con notas marginales para acreditar parentesco de los hijos menores o mayores incapaces.

2. No será necesario aportar este anexo cuando el registro respectivo repose en los archivos de la notaría ante la cual se solicita el trámite.

3. En el evento de que en el registro civil de nacimiento no conste la condición de incapaz o el nombramiento de representante legal, se deberá aportar copia de la providencia mediante la cual se declaró la interdicción y designó al representante legal, con la respectiva constancia de ejecutoria.

ART. 2.2.6.15.2.4.4.—Escritura pública. Verificados los requisitos señalados en los artículos anteriores, el notario procederá a extender la escritura pública, la cual contendrá una síntesis de la solicitud y de lo actuado, el acuerdo sobre la custodia y la regulación de visitas, según el caso.

ART. 2.2.6.15.2.4.5.—Derechos notariales. La autorización de la escritura pública causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada para los actos sin cuantía.

SUBSECCIÓN 5

De las declaraciones de constitución, disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho y de la existencia y cesación de efectos civiles de la unión marital de hecho entre compañeros permanentes, de común acuerdo

ART. 2.2.6.15.2.5.1.—Declaración de existencia de la unión marital de hecho. La solicitud deberá formularse en forma conjunta por los interesados, e indicará:

1. La designación del notario a quien se dirija.

2. Nombre, identificación, edad, domicilio y residencia de los interesados.

3. La manifestación de común acuerdo de la existencia de la unión marital de hecho.

ART. 2.2.6.15.2.5.2.—Anexos de la solicitud. A la solicitud se anexarán:

1. Copia del registro civil de nacimiento de los interesados. No será necesario aportar este anexo cuando el registro respectivo repose en los archivos de la notaría ante la cual se solicita el trámite.

2. En el evento de que los solicitantes tengan hijos, inventario solemne de los bienes propios de los menores bajo patria potestad o de los mayores incapaces en caso de que los esté administrando o declaración de inexistencia de los mismos.

ART. 2.2.6.15.2.5.3.—Declaración de cesación de los efectos civiles de la unión marital de hecho. La solicitud deberá formularse en forma conjunta por los interesados, mediante apoderado, e indicará:

1. Los nombres, apellidos, documento de identidad, edad y residencia de los compañeros permanentes.

2. El acuerdo suscrito por los compañeros permanentes con la manifestación de voluntad de que cesen los efectos civiles de la unión marital de hecho. Además contendrá disposiciones sobre el cumplimiento de las obligaciones alimentarias entre ellos, si es el caso.

3. Si se hubiere constituido, el estado en que se encuentra la sociedad patrimonial.

4. Si hubiere hijos menores de edad se informará sobre su existencia. El acuerdo también comprenderá los siguientes aspectos: la forma en que contribuirán los padres a la crianza, educación y establecimiento de los mismos, precisando la cuantía de la obligación alimentaria, indicando lugar y forma de su cumplimiento y demás aspectos que se estimen necesarios; custodia y cuidado personal de los menores; y régimen de visitas con la periodicidad de las mismas.

ART. 2.2.6.15.2.5.4.—Anexos de la solicitud. A la solicitud se anexarán:

1. Copia de la providencia judicial, escritura pública o acta de conciliación en las que conste la existencia de la unión marital de hecho, cuando con la solicitud no se pida su declaración.

2. Copias de los registros civiles de nacimiento de los compañeros permanentes y habiendo hijos menores, las copias de los registros civiles de nacimiento de los mismos.

3. El poder debidamente otorgado, incluyendo expresamente, si así lo deciden, la facultad para firmar la escritura pública correspondiente.

4. El concepto del defensor de familia, en el caso de que haya hijos menores de edad, si por cualquier circunstancia legal ya se cuenta con dicho concepto.

ART. 2.2.6.15.2.5.5.—Intervención del defensor de familia. En caso de que con la solicitud no se anexe concepto previo del defensor de familia, habiendo hijos menores de edad, el notario le notificará al defensor de familia del lugar de residencia de aquellos, mediante escrito, el acuerdo al que han llegado los compañeros permanentes.

El defensor de familia deberá emitir su concepto en los quince (15) días siguientes a la notificación. Si en dicho plazo el defensor de familia no ha allegado su concepto, el notario dejará constancia de tal circunstancia, autorizará la escritura y le enviará una copia a costa de los interesados.

Las observaciones legalmente sustentadas que hiciere el defensor de familia referidas a la protección de los hijos menores de edad, se incorporarán al acuerdo, de ser aceptadas por los compañeros permanentes. En caso contrario se entenderá que existe controversia y el notario remitirá las actuaciones al juez competente.

ART. 2.2.6.15.2.5.6.—Declaración de constitución de sociedad patrimonial de hecho. La solicitud deberá formularse por escrito ante el notario por los interesados, e indicará:

1. La designación del notario a quien se dirija.

2. Nombre, identificación, edad y domicilio o residencia de los interesados.

3. Manifestación de la existencia de la unión marital de hecho por un lapso no inferior a dos años, así como la manifestación sobre la existencia o no de impedimentos para contraer matrimonio. De existir impedimento, los solicitantes deberán allegar prueba que demuestre que la sociedad o sociedades conyugales anteriores han sido disueltas y liquidadas por lo menos un año antes de la fecha en que se inició la unión marital de hecho.

ART. 2.2.6.15.2.5.7.—Anexos de la solicitud. A la solicitud se anexan:

1. Copia de la providencia judicial, escritura pública o acta de conciliación en las que conste la existencia de la unión marital de hecho, cuando con la solicitud no se pida su declaración.

2. Inventario y avalúo de los bienes, y relación del pasivo de la sociedad patrimonial o manifestación de su inexistencia. Los inmuebles se identificarán por su ubicación, dirección, número de matrícula inmobiliaria y cédula catastral; en este caso no se exigirá transcripción de linderos cuando estos se encuentren contenidos en alguno de los documentos anexos a la solicitud. Los demás bienes se determinarán por su cantidad, calidad, peso o medida, o serán identificados según fuere el caso.

ART. 2.2.6.15.2.5.8.—Disolución y liquidación de la sociedad patrimonial de hecho. A la liquidación de la sociedad patrimonial entre compañeros permanentes, se aplicarán las normas contenidas en el libro 4, título XXII, capítulos I al VI del código civil.

ART. 2.2.6.15.2.5.9.—Escrituras públicas. Las escrituras públicas a las que se refiere el presente capítulo contendrán, en lo pertinente, los mismos elementos de la solicitud y con ella se protocolizarán sus anexos y todo lo actuado. Será otorgada por los solicitantes quienes podrán hacerlo a través de apoderado.

ART. 2.2.6.15.2.5.10.—Concurrencia de trámites. Los trámites regulados en el presente capítulo podrán formularse en la misma solicitud y consignarse en una misma escritura pública, conforme a lo dispuesto en el artículo 220 del Decreto-Ley 960 de 1970.

ART. 2.2.6.15.2.5.11.—Derechos notariales. La declaración de la existencia de la unión marital de hecho y la cesación de sus efectos civiles, y la declaración de constitución de sociedad patrimonial de hecho causarán los mismos derechos notariales establecidos para los actos sin cuantía, en el literal a) del artículo 2.2.6.13.2.1.1 del presente decreto.

La escritura de disolución y liquidación de la sociedad patrimonial causará los mismos derechos notariales establecidos en el artículo 2.2.6.13.2.2.4 del presente decreto.

SUBSECCIÓN 6

De la declaración de bienes de la sociedad patrimonial de hecho no declarada, ni liquidada que ingresan a la sociedad conyugal

ART. 2.2.6.15.2.6.1.—Declaración de bienes de la sociedad patrimonial que ingresan a la sociedad conyugal. Quienes tengan entre sí unión marital de hecho y sociedad patrimonial no declarada ni liquidada y pretendan celebrar matrimonio, podrán declarar, por escritura pública, que han tenido unión marital de hecho y sociedad patrimonial entre ellos y que es su voluntad que los bienes integrantes de esta sociedad ingresen a la sociedad conyugal que surge por el hecho del matrimonio.

Los declarantes relacionarán e identificarán todos los bienes habidos en la sociedad patrimonial para que hagan parte de la sociedad conyugal.

ART. 2.2.6.15.2.6.2.—Escritura pública. La escritura pública de autorización contendrá, en lo pertinente, los mismos elementos de la solicitud y con ella se protocolizarán sus anexos y todo lo actuado.

ART. 2.2.6.15.2.6.3.—Derechos notariales. La autorización de la escritura pública, causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada para los actos sin cuantía.

SUBSECCIÓN 7

De la cancelación de hipoteca en mayor extensión, en los casos de subrogación

ART. 2.2.6.15.2.7.1.—Cancelación de hipoteca en mayor extensión, en los casos de subrogación. Cuando existiere un gravamen hipotecario sobre el inmueble de mayor extensión que se sometió al régimen de propiedad horizontal, el propietario inicial deberá solicitar el levantamiento del gravamen, en la proporción que afecte a la unidad privada.

La cancelación de la hipoteca de mayor extensión podrá realizarse dentro del mismo acto jurídico de transferencia de dominio de la unidad privada, o en solicitud independiente.

ART. 2.2.6.15.2.7.2.—Requisitos de la solicitud. La solicitud deberá formularse por escrito ante el notario por los interesados, e indicará:

1. La designación del notario a quien se dirija.

2. Nombre, identificación, edad y domicilio o residencia de los interesados.

3. Manifestación de la necesidad de cancelación de la hipoteca.

4. Certificado de tradición y libertad (vigencia no mayor a 30 días).

ART. 2.2.6.15.2.7.3.—Anexos de la solicitud. Quien solicite la cancelación de la hipoteca de mayor extensión deberá anexar a la solicitud copia del contrato de hipoteca en el que el acreedor hipotecario se obliga a liberar los lotes o construcciones que se vayan enajenando, mediante el pago proporcional del gravamen que afecte cada lote o construcción. En su defecto, aportará una certificación del acreedor hipotecario en la que se obliga a levantar la proporción de dicho gravamen que afecta a la unidad privada objeto del acto.

En todo caso deberá anexar certificado de tradición y libertad en el que conste el gravamen.

El notario no podrá autorizar el otorgamiento de esta escritura ante la falta de los referidos documentos.

ART. 2.2.6.15.2.7.4.—Escritura pública. Verificado el cumplimiento de los requisitos legales, el notario autorizará la escritura pública en la que constará la cancelación del gravamen hipotecario en mayor extensión frente a la unidad privada; dará fe, con fundamento en los documentos allegados con la solicitud, de la calidad con que actuó el solicitante y atenderá lo dispuesto en el artículo 52 del Decreto-Ley 960 de 1970.

ART. 2.2.6.15.2.7.5.—Certificaciones. Cuando la escritura pública de cancelación se autorice en una notaría distinta a aquella en la que se constituyó la hipoteca, el notario que autoriza la cancelación enviará por medio seguro un certificado dirigido al notario en cuyo protocolo repose la escritura de hipoteca para que este imponga la nota de cancelación respectiva.

Este certificado no requerirá protocolización, pero hará parte del archivo de la notaría. Salvo el certificado en el que conste la hipoteca que cancelará el interesado, la inscripción de la nota de cancelación no tendrá costo alguno para el usuario.

Así mismo expedirá certificación sobre la cancelación de hipoteca en mayor extensión con destino al registrador de instrumentos públicos a fin de que proceda a cancelar la inscripción.

ART. 2.2.6.15.2.7.6.—Derechos notariales. Los derechos correspondientes a las cancelaciones parciales otorgadas con fines de liberar unidades de una propiedad horizontal, se liquidarán con base en el coeficiente que tenga el inmueble hipotecado en el respectivo régimen de propiedad horizontal, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 2.2.6.13.2.6.5 del presente decreto.

SUBSECCIÓN 8

De la solicitud de copia sustitutiva de la primera que presta mérito ejecutivo

ART. 2.2.6.15.2.8.1.—De la solicitud de copia sustitutiva de la primera que presta mérito ejecutivo. Quien tenga un interés legítimo, ya sea por haber sido parte en la relación jurídica o su beneficiario podrá solicitar copias sustitutivas de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo extraviadas, perdidas, hurtadas o destruidas, previo el trámite reglamentado en este capítulo.

ART. 2.2.6.15.2.8.2.—Requisitos de la solicitud. La solicitud, que deberá formularse por escrito, contendrá:

1. La designación del notario a quien se dirija.

2. Nombre y apellido, identificación y domicilio o residencia del solicitante.

3. Número y fecha de expedición de la escritura pública.

4. Indicación del interés legítimo que le asiste para la presentación de la solicitud.

5. La afirmación acerca del extravío, pérdida, hurto o destrucción de la copia que presta mérito ejecutivo, que se entenderá efectuada bajo la gravedad de juramento.

6. La indicación que la obligación no se ha extinguido o solo se extinguió en la parte en que se indique.

7. Afirmación bajo juramento que si la copia perdida, hurtada o destruida aparece, se obliga a no usarla y a entregarla al notario para que agregue nota de su invalidación.

ART. 2.2.6.15.2.8.3.—Trámite. El notario verificará el interés legítimo del solicitante, y en caso de no existir controversia, expedirá copia auténtica de la escritura con la anotación de ser sustitutiva de la primera copia que presta mérito ejecutivo, y el nombre del interesado en favor de quien se expida.

ART. 2.2.6.15.2.8.4.—Derechos notariales. La expedición de la copia auténtica de la escritura generará derechos notariales de acuerdo al inciso primero del artículo 2.2.6.13.2.14 del presente decreto.

SUBSECCIÓN 9

De las correcciones de errores en los registros civiles

ART. 2.2.6.15.2.9.1.—Corrección de errores. Podrán solicitar que se corrijan los errores que consten en los registros civiles, las personas a las que ellos se refieren, directamente, o por medio de sus representantes legales o sus herederos sin perjuicio de lo dispuesto en la sección 4, capítulo 12, título 6, parte 2 del libro 2 del Decreto 1069 de 2015.

ART. 2.2.6.15.2.9.2.—Requisitos de la solicitud. La solicitud deberá presentarse por escrito y contendrá:

1. La designación del notario a quien se dirija.

2. Nombre, identificación y domicilio o residencia de los solicitantes.

3. La identificación del registro cuya corrección se solicita, el objeto de la corrección y las razones en que se fundamenta.

ART. 2.2.6.15.2.9.3.—Anexos de la solicitud. A la solicitud se anexarán:

1. Copia del registro civil objeto de la solicitud de corrección, salvo que su original repose en la notaría donde se está tramitando la actuación.

2. Los documentos que fundamenten la corrección.

No será necesario aportar como anexo los documentos que reposen en los archivos de la notaría ante la cual se solicita el trámite.

ART. 2.2.6.15.2.9.4.—Trámite de la corrección. Verificado el cumplimiento de los requisitos legales y de no existir controversia, el notario corregirá el error mecanográfico, ortográfico o aquel que se establezca con la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio, mediante la apertura de uno nuevo donde se consignarán los datos correctos. Los folios llevarán notas de recíproca referencia.

Los errores en la inscripción distintos de los mencionados en el inciso anterior se corregirán por escritura pública en la que expresará el otorgante las razones de la corrección y protocolizará los documentos que la fundamente. Una vez autorizada la escritura, se procederá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto 1260 de 1970, modificado por el artículo 4º del Decreto-Ley 999 de 1988.

PAR.—Si la escritura pública se otorgare en una notaría u oficina diferente en la cual reposa el registro civil objeto de la corrección, el notario respectivo procederá a expedir a costa del interesado, copia de la escritura, con destino al funcionario competente del registro civil, para que se haga la correspondiente sustitución de folio.

ART. 2.2.6.15.2.9.5.—Derechos notariales. La corrección de errores mecanográficos, ortográficos y aquellos que se establezcan con la comparación del documento antecedente o con la sola lectura del folio no causará derecho notarial alguno.

La escritura pública para corrección de errores distintos de los enunciados en el inciso anterior, causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada por el artículo 2.2.6.13.2.11.1 del presente decreto.

SUBSECCIÓN 10

De la cancelación y de la sustitución voluntaria del patrimonio de familia inembargable

ART. 2.2.6.15.2.10.1.—Sustitución y cancelación voluntaria del patrimonio de familia inembargable. Los notarios podrán sustituir o cancelar mediante escritura pública el patrimonio de familia constituido sobre un bien inmueble, para lo cual se seguirán las reglas previstas en los artículos 84 a 88 del Decreto-Ley 19 de 2012.

ART. 2.2.6.15.2.10.2.—Derechos notariales. La escritura pública de sustitución o cancelación voluntaria del patrimonio de familia inembargable, causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada para los actos sin cuantía, conforme a lo dispuesto por el literal g) del artículo 2.2.6.13.2.8.1 del presente decreto.

SUBSECCIÓN 11

De la partición del patrimonio en vida

ART. 2.2.6.15.2.11.1.—Solicitud de partición del patrimonio en vida. La solicitud de partición del patrimonio que espontáneamente quiera efectuar una persona para adjudicar todo o parte de sus bienes, con o sin reserva de usufructo o administración, mediante escritura pública, previa licencia judicial tramitada conforme a las normas del Código General del Proceso para los procesos de jurisdicción voluntaria, respetando las asignaciones forzosas, los derechos de terceros y los gananciales, deberá contener:

1. La designación del notario a quien se dirija.

2. Nombre, identificación y domicilio o residencia de los solicitantes.

3. El objeto de la solicitud.

ART. 2.2.6.15.2.11.2.—Anexos de la solicitud. A la solicitud se anexarán:

1. Copia con nota de ejecutoria de la sentencia que concede la licencia judicial de adjudicación, conferida con base en el trabajo de partición.

2. La partición o adjudicación aprobada por el juez.

ART. 2.2.6.15.2.11.3.—Competencia. Será competente para tramitar la solicitud el notario del domicilio del adjudicante.

ART. 2.2.6.15.2.11.4.—Derechos notariales. Por el trámite se causarán los derechos señalados para la liquidación de herencia por causa de muerte, en el literal c) del artículo 2.2.6.13.2.1.1 del presente decreto.

ART. 2º—Deróguense los artículos 2.2.6.10.1, 2.2.6.10.2, 2.2.6.10.3, 2.2.6.10.4 y 2.2.6.10.5 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho.

ART. 3º—Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dado en Bogotá, D.C., a 20 de agosto de 2015.